KIO 5869/25

Sygn. akt: KIO 5869/25

WYROK

Warszawa, dnia 23 lutego 2026 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca:Małgorzata Matecka

Protokolantka:Karina Karpińska

po rozpoznaniu na rozprawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 29 grudnia 2025 r. przez wykonawcę Iron Mountain Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Regułach w postępowaniu prowadzonym przez: Szpitale Pomorskie Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni

orzeka:

1.Umarza postępowanie odwoławcze w zakresie zarzutu nr 2b.

2.Uwzględnia odwołanie w zakresie zarzutu nr 2a i nakazuje zamawiającemu jednoznaczne określenie czy do obowiązków wykonawcy przejmującego dokumentację będzie należeć dokonanie jej zaewidencjonowania.

3.W zakresie pozostałych zarzutów oddala odwołanie.

4.Kosztami postępowania obciąża odwołującego w części 2/3 i zamawiającego w części 1/3 i: 

4.1.zalicza do kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez odwołującego tytułem wpisu od odwołania oraz kwotę 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez odwołującego tytułem wynagrodzenia pełnomocnika;

4.2.zasądza od zamawiającego na rzecz odwołującego kwotę 6 200 zł 00 gr (słownie: sześć tysięcy dwieście złotych zero groszy) stanowiącą 1/3 kosztów postępowania odwoławczego poniesionych przez odwołującego.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca:

Sygn. akt: KIO 5869/25

Uzasadnienie

Zamawiający Szpitale Pomorskie Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni (dalej: „Zamawiający”) prowadzi na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: „ustawa Pzp”), w trybie przetargu nieograniczonego, postępowanie o udzielenie zamówienia pn. „Świadczenie usługi przechowywania i archiwizacji dokumentów na rzecz Szpitali Pomorskich Sp. z o.o.” Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 16 grudnia 2025 r. pod numerem 834820-2025.

W dniu 29 grudnia 2025 r. wykonawca Iron Mountain Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Regułach (dalej: „Odwołujący”) wniósł do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odwołanie wobec treści dokumentów zamówienia zarzucając Zamawiającemu naruszenie następujących przepisów ustawy Pzp:

1)art. 16 pkt 1) i art. 99 ust. 4 ustawy Pzp przez prowadzenie postępowania i dokonanie opisu przedmiotu zamówienia oraz ustalenie kryteriów oceny ofert w sposób niezapewniający zachowania zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, w tym zwłaszcza:

a)wskazanie jako jednego z kryterium oceny ofert odległości magazynu zewnętrznego od siedzib Zamawiającego, co faworyzuje wykonawców mających siedzibę w okolicach Trójmiasta, a nie ma to żadnego uzasadnienia i nie wiąże się to z realną jakością świadczonej usługi;

b)wskazanie, że w przypadku zawarcia umowy z firmą inną niż obecnie przechowująca dokumentację, koszt ewentualnego ponownego zaewidencjonowania dokumentów w liczbie 2.100.000 szt. będzie ponosić firma przejmująca dokumentację od obecnego kontrahenta Szpitali Pomorskich Sp. z o.o., co w sposób oczywisty uprzywilejowuje obecnego wykonawcę, tj. PIKA Sp. z o.o.;

2)art. 16 pkt 2) i art. 99 ust. 1 ustawy Pzp przez prowadzenie postępowania i dokonanie opisu przedmiotu zamówienia w sposób nieprzejrzysty i niejednoznaczny, w tym zwłaszcza:

a)wskazanie, że przypadku zawarcia umowy z firmą inną niż obecnie przechowująca dokumentację, koszt ewentualnego ponownego zaewidencjonowania dokumentów będzie ponosić firma przejmująca dokumentację od obecnego kontrahenta Szpitali Pomorskich Sp. z o.o., co skutkuje brakiem możliwości prawidłowego oszacowania ceny oferty i złożeniem ofert nieporównywalnych, gdyż przez użycie słowa „ewentualnego ponownego zewidencjowania dokumentów” wykonawcy startujący w przetargu nie mają pewności, czy ww. czynność zewidencjonowania dokumentów ostatecznie będzie objęta przedmiotem zamówienia, w jakich przypadkach będzie wymagana, kto będzie o tym decydował, a tym samym nie jest możliwe prawidłowe skalkulowanie w ofercie kosztów ww. czynności;

b)wskazanie, że odległość magazynu zewnętrznego do każdej z lokalizacji Zamawiającego należy wyliczyć odrębnie przy użyciu narzędzi internetowych ustalających trasę np. przy użyciu strony internetowej ustalającej trasę www.targeo.pl lub https://maps.google.pl (opcja - "trasa krótka”), co może skutkować złożeniem ofert nieporównywalnych, gdyż w zależności od użytej strony internetowej i przyjętego na niej algorytmu, odległość magazynu zewnętrznego do siedzib Zamawiającego może zostać obliczona w różny sposób;

3)art. 16 pkt 3) i art. 99 ust. 1 ustawy Pzp przez określenie zakresu przedmiotu zamówienia w sposób nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia, w tym w sposób przerzucający na nowego wykonawcę ryzyka i koszty ponownego zewidencjowania dokumentów.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie Zamawiającemu zmiany SWZ w zakresie:

a)wykreślenia z Rozdziału XVII zatytułowanego „Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert” kryteriów oceny ofert w postaci odległości magazynu zewnętrznego oraz adekwatną zmianę Załącznika nr 1 do SWZ, w którym wykonawcy mają wskazać odległość magazynu zewnętrznego wykonawcy do siedzib Zamawiającego;

b)wykreślenia pkt 12 z Rozdziału III SWZ zatytułowanego „Opis przedmiotu zamówienia” o treści: „W przypadku zawarcia umowy z firmą inną niż obecnie przechowująca dokumentację, koszt ewentualnego ponownego zaewidencjonowania dokumentów w liczbie około 2.100.000 szt będzie ponosić firma przejmująca dokumentację z obecnego kontrahenta Szpitali Pomorskich sp. z o.o.”;

c)Załącznika nr 2 do SWZ zatytułowanego „Formularz asortymentowo - cenowy” przez wykreślenie zdania: „W przypadku zawarcia umowy z firmą inną niż obecnie przechowująca dokumentację, koszt ewentualnego ponownego zaewidencjonowania dokumentów w liczbie około 2.100.000 szt będzie ponosić firma przejmująca dokumentację z obecnego kontrahenta Szpitali Pomorskich sp. z o.o.”

Uzasadniając podniesione zarzuty Odwołujący stwierdził w szczególności:

W Rozdziale XVII SWZ zatytułowanym „Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert” Zamawiający wskazał, że kryteriami wyboru oferty najkorzystniejszej są: Cena brutto (70 %) oraz odległość magazynu zewnętrznego (30 %). W pkt 4 ww. Rozdziału Zamawiający wskazał, że „Należy wyliczyć odległość do każdej z lokalizacji odrębnie przy użyciu narzędzi internetowych ustalających trasę np. przy użyciu strony internetowej ustalającej trasę www.targeo.pl lub https://maps.google.pl (opcja - "trasa krótka”). Trasa nie może uwzględniać dróg gruntowych. Trasa musi przebiegać po drogach krajowych. Odległość należy podać w kilometrach zaokrąglonych do pełnych kilometrów zgodnie z zasadami matematycznymi”. Ponadto, w ww. punkcie Zamawiający wskazał, że będzie oceniał oferty w niniejszym kryterium na podstawie zawartych w Formularzu Oferty informacji. Natomiast, w Załączniku nr 1 do SWZ zatytułowanym „Formularz Oferty” w pkt 3 wykonawcy mają wskazać poszczególne odległości magazynu zewnętrznego, w którym będzie realizowany przedmiot zamówienia do lokalizacji Zamawiającego, w tym: Szpital Morski im. PCK w Gdyni przy ul. Powstania Styczniowego 1, Szpital św. Wincentego a Paulo w Gdyni przy ul. Wójta Radtkego 1, Pomorskie Centrum Chorób Zakaźnych i Gruźlicy w Gdańsku przy ul. Smoluchowskiego 18 oraz Szpital Specjalistyczny im. F. Ceynowy w Wejherowie przy ul. dr A. Jagalskiego 10. Zgodnie z Rozdziałem III SWZ zatytułowanym „Opis przedmiotu zamówienia”, pkt 12 „w przypadku zawarcia umowy z firmą inną niż obecnie przechowująca dokumentację, koszt ewentualnego ponownego zaewidencjonowania dokumentów w liczbie 2.100.000 szt., będzie ponosić firma przejmująca dokumentację od obecnego kontrahenta Szpitali Pomorskich Sp. z o.o.”. Tożsame postanowienie zostało powielone w treści Załącznika nr 2 do SWZ zatytułowanego „Formularz asortymentowo - cenowy”. Przy czym, w ww. Formularzu asortymentowo - cenowym nie ujęto odrębnej pozycji, która miałaby służyć wycenie tych prac.

W ocenie Odwołującego skonstruowany w ten sposób opis przedmiotu zamówienia nie zapewnia zachowania zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, gdyż faworyzuje wykonawców mających siedzibę w okolicach Trójmiasta, a nie ma to żadnego uzasadnienia i nie wiąże się to z realną jakością świadczonej usługi, zwłaszcza, że Zamawiający w żadnym miejscu SWZ nie określił tzw. SLA (czyli czasu reakcji na realizację usługi). Ponadto, uprzywilejowuje obecnego wykonawcę, tj. PIKA Sp. z o.o., który nie będzie musiał ponieść kosztu ponownego zaewidencjonowania dokumentów w liczbie 2.100.000 szt. Zwłaszcza w sytuacji, gdyby obecnie wykonana ewidencja była wadliwa, to odpowiedzialność powinien za to ponosić obecny wykonawca, a nie nowo wybrany. Ponadto, jak wynika z załączonych do odwołania dokumentów postępowania nr D25M/251/N/47-78rj/22 dotyczących obecnie świadczonej usługi przechowywania i archiwizacji dokumentów na rzecz Szpitali Pomorskich Sp. z o.o., aktualny wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji, za które to prace Zamawiający zapłacił mu wynagrodzenie. Skoro bowiem obecny wykonawca prowadzi ewidencję dokumentów, za co pobiera wynagrodzenie, to brak jest podstaw dla ponoszenia po raz kolejny tych samych kosztów. Dodatkowo, opis przedmiotu zamówienia jest nieprzejrzysty i niejednoznaczny, gdyż nie precyzuje czy czynność zewidencjonowania dokumentów ostatecznie będzie objęta przedmiotem zamówienia, w jakich przypadkach będzie wymagana oraz kto będzie o tym decydował. Użycie słowa „ewentualny” świadczy o tym, że opis przedmiotu zamówienia nie jest precyzyjny i jest niejednoznaczny. Z drugiej strony nie ujęto takiej czynności w żadnej pozycji tego Formularza, więc wykonawcy nawet nie mają, jak jej uwzględnić w kalkulacji oferty. Cena ofertowa nie będzie wprost uwzględniała tego kosztu, a wybrany wykonawca będzie musiał go ponieść. Z uwagi na powyższe nie jest możliwe prawidłowe skalkulowanie w ofercie kosztów ww. czynności. Ponadto, Zamawiający nie określił konkretnej strony internetowej, na podstawie której wykonawcy mają wyliczyć odległość magazynu zewnętrznego do każdej z lokalizacji Zamawiającego, co może również skutkować złożeniem ofert nieporównywalnych, gdyż w zależności od użytej strony internetowej i przyjętego na niej algorytmu odległość magazynu zewnętrznego może zostać obliczona w różny sposób. Zakres przedmiotu zamówienia w został określony w sposób nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia, w tym w sposób przerzucający na nowego wykonawcę ryzyka i koszty ponownego zewidencjowania dokumentów.

Pismem z dnia 16 lutego 2026 r. Odwołujący przedstawił dodatkowe stanowisko w sprawie. Odwołujący:

1)podtrzymał wszystkie zarzuty podniesione w odwołaniu;

2)podtrzymał żądanie odwołania przez nakazanie Zamawiającemu zmiany treści Specyfikacji Warunków Zamówienia w zakresie wskazanym w odwołaniu, tj.:

a)wykreślenie z Rozdziału XVII zatytułowanego „Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert” kryteriów oceny ofert w postaci odległości magazynu zewnętrznego oraz adekwatną zmianę Załącznika nr 1 do SWZ, w którym wykonawcy mają wskazać odległość magazynu zewnętrznego wykonawcy do siedzib Zamawiającego;

b)wykreślenie pkt 12 z Rozdziału III SWZ zatytułowanego „Opis przedmiotu zamówienia” o treści: „W przypadku zawarcia umowy z firmą inną niż obecnie przechowująca dokumentację, koszt ewentualnego ponownego zaewidencjonowania dokumentów w liczbie około 2.100.000 szt będzie ponosić firma przejmująca dokumentację z obecnego kontrahenta Szpitali Pomorskich sp. z o.o.”

3)zmodyfikował żądanie odwołania przez nakazanie Zamawiającemu zmiany treści:

a)Załącznika nr 2 do SWZ zatytułowanego „Formularz asortymentowo - cenowy” poprzez wykreślenie pozycji 17 zatytułowanej „Przejęcie oraz zweryfikowanie lub zaewidencjonowanie zasobu, przewiezienie zasobu od obecnego dostawcy”

b)Załącznika nr 10 do SWZ zatytułowanego „Opis przedmiotu zamówienia” poprzez wykreślenie:

i.z pkt 2.6 zatytułowanego „Przejęcie zasobu archiwalnego” pkt 2, tj. obowiązku weryfikacji lub ponownego ewidencjonowania przejętej dokumentacji

ii.z przedostatniego akapitu Załącznika nr 10 zdania: „Zamawiający posiada aktualną ewidencję w EXCEL, jednak ponowne zweryfikowanie dokumentacji jest niezbędne, gdyż daje Zamawiającemu pewność, jaka dokumentacja jest u Wykonawcy i eliminuje jakiekolwiek wątpliwości co do przejęcia zasobu".

Odwołujący wskazał, że po złożeniu odwołania Zamawiający dokonał modyfikacji treści SWZ, w tym m.in.:

zmienił wagę kryterium oceny ofert, poprzez wskazanie, że Cena brutto ma wagę 75 % (uprzednio: 70 %), a odległość magazynu zewnętrznego ma 25 % (uprzednio 30 %) — Zamawiający nie dokonał zatem wykreślenia z Rozdziału XVII zatytułowanego „Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert” kryteriów oceny ofert w postaci odległości magazynu zewnętrznego, czego domaga się Odwołujący w odwołaniu - powyższe świadczy o tym, że aktualny pozostaje zarzut naruszenia art. 16 pkt 1) i art. 99 ust. 4 ustawy Pzp przez prowadzenie postępowania i dokonanie opisu przedmiotu zamówienia oraz ustalenie kryteriów oceny ofert w sposób niezapewniający zachowania zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, w tym wskazanie jako jednego z kryterium oceny ofert odległości magazynu zewnętrznego od siedzib Zamawiającego, co faworyzuje wykonawców mających siedzibę w okolicach Trójmiasta, a nie ma to żadnego uzasadnienia i nie wiąże się to z realną jakością świadczonej usługi;

zmienił treść Załącznika nr 2 do SWZ zatytułowanego „Formularz asortymentowo - cenowy” przez usunięcie zadania „w przypadku zawarcia umowy z firmą inną niż obecnie przechowująca dokumentację, koszt ewentualnego ponownego zaewidencjonowania dokumentów w liczbie 2.100.000 szt., będzie ponosić firma przejmująca dokumentację od obecnego kontrahenta Szpitali Pomorskich Sp. z o.o. ” oraz przez dodanie pozycji 17, którą wykonawcy mają wycenić w postaci „Przejęcia oraz zweryfikowania lub zaewidencjonowania zasobu, przewiezienia zasobu od obecnego dostawcy” - powyższe świadczy o tym, że ww. opis przedmiotu zamówienia nadal narusza art. 16 pkt 1) i art. 99 ust. 4 ustawy Pzp przez prowadzenie postępowania i dokonanie opisu przedmiotu zamówienia oraz ustalenie kryteriów oceny ofert w sposób niezapewniający zachowania zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, gdyż uprzywilejowuje obecnego wykonawcę, tj. PIKA Sp. z o.o., który nie będzie musiał ponosić ww. kosztu;

dodał do SWZ nowy Załącznik nr 10 zatytułowany „Opis przedmiotu zamówienia", w którym w pkt 2.6 doprecyzował zaskarżony w Odwołaniu pkt 12 z Rozdziału III SWZ zatytułowany „Opis przedmiotu zamówienia” o treści: „W przypadku zawarcia umowy z firmą inną niż obecnie przechowująca dokumentację, koszt ewentualnego ponownego zaewidencjonowania dokumentów w liczbie około 2.100.000 szt będzie ponosić firma przejmująca dokumentację z obecnego kontrahenta Szpitali Pomorskich sp. z o.o.” wskazując, że w zakres przedmiotu zamówienia wchodzi m.in. przejęcie zasobu archiwalnego od obecnego dostawcy usług, w ramach którego należy m.in. dokonać weryfikacji lub ponownego ewidencjonowania przejętej dokumentacji, gdyż dokumentacja spakowana przez obecnego dostawcę w kartonach, wymaga weryfikacji lub ponownego zaewidencjonowania - ponowne zweryfikowanie dokumentacji jest niezbędne, gdyż daje Zamawiającemu pewność, jaka dokumentacja jest u Wykonawcy i eliminuje jakiekolwiek wątpliwości co do przejęcia zasobu. Weryfikacja ta ma służyć jako podstawa do zamknięcia stanu rozliczenia obowiązującej umowy z dotychczasowym Wykonawcą i stanowić będzie podstawę odpowiedzialności/stanu początkowego dla Nowego Wykonawcy — powyższe świadczy o tym, że ww. opis przedmiotu zamówienia nadal narusza art. 16 pkt 1) i art. 99 ust. 4 ustawy Pzp przez prowadzenie postępowania i dokonanie opisu przedmiotu zamówienia w sposób niezapewniający zachowania zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, gdyż uprzywilejowuje obecnego wykonawcę, tj. PIKA Sp. z o.o., który nie będzie musiał ponosić ww. kosztu oraz nadal narusza art. 16 pkt 3) i art. 99 ust. 1 ustawy Pzp przez określenie zakresu przedmiotu zamówienia w sposób nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia, w tym w sposób przerzucający na nowego wykonawcę ryzyka i koszty ponownego zewidencjowania dokumentów;

ponadto, w dniu 27 stycznia 2026 r. Zamawiający udzielił odpowiedzi na pytania do SWZ.

Odwołujący wskazał, że w odpowiedziach na pytania do SWZ nr 128, nr 131, nr 132, nr 133, nr 134 Zamawiający wprost wskazał, że posiada ewidencję dokumentów wykonaną przez obecnego wykonawcę, a w Załączniku nr 10 do SWZ, zatytułowanym „Opis przedmiotu zamówienia”, Zamawiający wskazał, że „posiada aktualną ewidencję w EXCEL”. Dodatkowo, w odpowiedzi na pytanie nr 136 Zamawiający wprost potwierdził, że „Zgodnie z posiadanymi przez Zamawiającego informacjami dokumenty są prawidłowo zweryfikowane i zakodowane”. W związku z tym, zdaniem Odwołującego, ponowna ewidencja i ponoszenie z tego tytułu dodatkowych kosztów przez pozostałych wykonawców jest zbędne, nieracjonalne i prowadzi do uprzywilejowania obecnego wykonawcy, gdyż potwierdza także, że taką ewidencję już wykonał — więc koszt z tego tytułu nie będzie objęty jego ofertą.

Odwołujący zauważył również, że treść odpowiedzi na pytania nr 128, nr 129, nr 130, nr 132, nr 137, nr 140 i nr 144 do SWZ potwierdza, że Zamawiający nadal prowadzi postępowanie w sposób niezgodny z art. 16 pkt 2) i art. 99 ust. 1 ustawy Pzp, skutkujący brakiem możliwości prawidłowego oszacowania ceny oferty i złożeniem ofert nieporównywalnych. Zamawiający bowiem w odpowiedzi na pytanie nr 129 wskazał, że nowy wykonawca ma dokonać weryfikacji przekazanych dokumentów i „w zależności od jej wyników ewentualnej dodatkowej inwentaryzacji”. Podobnie w odpowiedzi na pytanie nr 132 Zamawiający wskazał, że: „Dokumentacja spakowana przez obecnego dostawcę w kartonach, wymaga weryfikacji lub i w zależności od jej wyników ewentualnego ponownego zaewidencjonowania”. Także w odpowiedzi na pytanie nr 137 Zamawiający wskazał, że „Potrzeba ponownej inwentaryzacji zależeć będzie od weryfikacji przeprowadzonej przez nowego wykonawcę. Zamawiający wskazuje, że może wystąpić taka potrzeba”. W odpowiedzi na pytanie nr 140 Zamawiający wskazał, że: „Inwentaryzacja jest wymagana w przypadku negatywnego procesu weryfikacji zasobu”. A w odpowiedzi na pytanie nr 144 Zamawiający wskazał, że jeżeli zajdzie taka potrzeba, wykonanie inwentaryzacji będzie koniecznie. Z drugiej strony, w odpowiedzi na pytanie nr 129 do SWZ Zamawiający wskazał, że inwentaryzacja przejmowanego zasobu jest objęta przedmiotem zamówienia, a w odpowiedzi na pytanie nr 130 Zamawiający wskazał, że „Wykonawca winien dokonać weryfikacji i dodatkowej inwentaryzacji lub zaewidencjonowania zasobu. Przedmiot zamówienia obejmuje te czynności".

Pismem z dnia 17 lutego 2026 r. Zamawiający udzielił odpowiedzi na odwołanie. Zamawiający wniósł o:

1)oddalenie odwołania w zakresie zarzutu nr 1 a) i b) jako bezpodstawnego;

2)oddalenie odwołania w zakresie zarzutu nr 2 a) jako bezpodstawnego, względnie umorzenie postępowania odwoławczego w części dotyczącej tego zarzutu, zaś w stosunku do zarzutu nr 2 b) umorzenie postępowania odwoławczego w części dotyczącej tego zarzutu - odnośnie zarzutu nr 2 b) Zamawiający, po szczegółowej analizie zarzutu przyjmuje argumenty Odwołującego i dokona stosownej modyfikacji przez usunięcie jednej z przeglądarek, WWW.targeo.pl, w Rozdziale XVII. pkt 4 SWZ tak aby nie było wątpliwości i minimalnych rozbieżności w wyliczeniu odległości; względnie oddalenie odwołania w zakresie zarzutu nr 2 b) jako bezpodstawnego;

3)oddalenie odwołania w zakresie zarzutu nr 3 bezpodstawnego.

Żaden wykonawca nie zgłosił przystąpienie do postępowania odwoławczego.

Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje:

Zarzut oznaczony w odwołaniu nr 2b został przez Zamawiającego uwzględniony, co pełnomocnik Zamawiającego potwierdził na posiedzeniu z udziałem stron. W związku z tym postępowanie odwoławcze w zakresie tego zarzutu podlegało umorzeniu na podstawie art. 522 ust. 4 ustawy Pzp. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku uwzględnienia przez zamawiającego części zarzutów przedstawionych w odwołaniu, Izba może umorzyć postępowanie odwoławcze w części dotyczącej tych zarzutów, pod warunkiem że w postępowaniu odwoławczym po stronie zamawiającego nie przystąpił w terminie żaden wykonawca albo wykonawca, który przystąpił po stronie zamawiającego, nie wniósł sprzeciwu wobec uwzględnienia tych zarzutów. W takim przypadku Izba rozpoznaje pozostałe zarzuty odwołania. Zamawiający wykonuje, powtarza lub unieważnia czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, zgodnie z żądaniem zawartym w odwołaniu w zakresie uwzględnionych zarzutów.

Izba uznała, że odwołanie podlega uwzględnieniu w zakresie zarzutu oznaczonego w odwołaniu nr 2a. Wprawdzie w tym zakresie Zamawiający dokonał modyfikacji SWZ po wniesieniu odwołania, jednakże Izba podzieliła stanowisko Odwołującego, że zarzut ten pozostaje aktualny. Należy bowiem zauważyć, że jednocześnie Zamawiający udzielił odpowiedzi na pytania do SWZ, w świetle których zakres obowiązków wykonawcy przejmującego dokumentację w zakresie jej zaewidencjonowania pozostaje niejasny. Odwołujący postawił w tym zakresie zarzut naruszenia art. 16 pkt 2) i art. 99 ust. 1 ustawy Pzp przez prowadzenie postępowania i dokonanie opisu przedmiotu zamówienia w sposób nieprzejrzysty i niejednoznaczny, w tym zwłaszcza wskazanie, że przypadku zawarcia umowy z firmą inną niż obecnie przechowująca dokumentację, koszt ewentualnego ponownego zaewidencjonowania dokumentów będzie ponosić firma przejmująca dokumentację od obecnego kontrahenta Szpitali Pomorskich Sp. z o.o., co skutkuje brakiem możliwości prawidłowego oszacowania ceny oferty i złożeniem ofert nieporównywalnych, gdyż przez użycie słowa „ewentualnego ponownego zewidencjowania dokumentów” wykonawcy startujący w przetargu nie mają pewności, czy ww. czynność zewidencjonowania dokumentów ostatecznie będzie objęta przedmiotem zamówienia, w jakich przypadkach będzie wymagana, kto będzie o tym decydował, a tym samym nie jest możliwe prawidłowe skalkulowanie w ofercie kosztów ww. czynności. Natomiast z treści udzielonych przez Zamawiającego odpowiedzi na pytania wykonawców (które zgodnie z ugruntowanym w orzecznictwie i nauce prawa poglądem wiążą wykonawców na równi z postanowieniami SWZ) wynika:

odpowiedź na pytanie nr 128 – obowiązek ewentualnej dodatkowej inwentaryzacji dokumentacji w zależności od wyników weryfikacji;

odpowiedź na pytanie nr 129 – z jednej strony jest mowa o zweryfikowaniu lub zaewidencjonowaniu zasobu, a z drugiej wskazano, że inwentaryzacja przejmowanego zasobu jest objęta przedmiotem zamówienia;

odpowiedź na pytanie nr 130 – obowiązek weryfikacji i dodatkowej inwentaryzacji lub zaewidencjonowania zasobu;

odpowiedź na pytanie nr 132 – obowiązek weryfikacji i w zależności od jej wyników ewentualnego ponownego zaewidencjonowania dokumentacji;

odpowiedź na pytanie nr 137 – obowiązek inwentaryzacji w zależności od wyników weryfikacji dokumentacji;

odpowiedź na pytanie nr 140 – obowiązek inwentaryzacji dokumentacji w przypadku negatywnego procesu weryfikacji;

odpowiedź na pytanie nr 144 – obowiązek inwentaryzacji dokumentacji, jeżeli zajdzie taka potrzeba.

Należy zatem stwierdzić, że w świetle ww. odpowiedzi zakres obowiązków wykonawcy przejmującego dokumentację - w odniesieniu do jej zaewidencjonowania - nie został przez Zamawiającego w sposób jednoznaczny określony, co narusza przepis art. 99 ust. 1 ustawy Pzp. Zgodnie z tym przepisem przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. W związku z tym, Izba uznała za konieczne uwzględnienie odwołanie w zakresie zarzutu nr 2a i nakazanie Zamawiającemu jednoznacznego określenia czy do obowiązków wykonawcy przejmującego dokumentację będzie należeć dokonanie jej zaewidencjonowania.

W zakresie pozostałych zarzutów Izba uznała, że odwołanie podlega oddaleniu.

Po pierwsze, Izba stwierdziła, że Odwołujący nie wykazał, aby kryterium oceny ofert dotyczące odległości magazynu zewnętrznego od siedziby Zamawiającego zostało ustanowione niezgodnie z przepisami ustawy Pzp. Nie można zgodzić się z Odwołującym, że to kryterium faworyzuje wykonawców mających siedzibę w okolicach Trójmiasta, gdyż kryterium nie dotyczy odległości od siedziby wykonawcy, lecz magazynu zewnętrznego. Jest to kryterium bezpośrednio związane ze sposobem realizacji zamówienia. W ocenie składu orzekającego Izby Zamawiający uzasadnił wprowadzenie takiego kryterium. Na przykład w odpowiedzi:

na pytanie nr 140 Zamawiający wskazał: Dokumentacja przekazywana jest dokumentacją wrażliwą i Zamawiający nie dopuszcza rozproszenia zasobu na wiele centrów logistycznych na terenie Polski, ze względu na potrzebę zapewnienia dostarczenia dokumentacji w krótkich terminach, w szczególności na pilne żądanie Prokuratury lub Policji (w terminie 1-3 dni) lub kontroli / wyjaśnień do NFZ (również w terminie 1-3 dni). W trakcie inwentaryzacji Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości zamawiania i dostarczenia dokumentów.

na pytanie nr 143 Zamawiający wskazał: W przypadku kontroli z Narodowego Funduszu Zdrowia lub innego Podmiotu Zewnętrznego (np. Prokuratury), czas dostarczenia zamówionej dokumentacji, w możliwie jak najszybszym terminie, jest kluczowy, a jego niedotrzymanie w terminie 1-2 dni mogą nieść dla Zamawiającego negatywne konsekwencje. Stąd istotnym dla Zamawiającego jest odległość magazynów.

Po drugie, Zamawiający wykazał, że ewentualny (tj. o ile zostanie ostatecznie i jednoznacznie wprowadzony) obowiązek dokonania ponownej ewidencji dokumentacji przez wykonawcę przejmującego świadczenie usługi należy uznać za uzasadniony. Ma to na celu zapewnienia bezpieczeństwa dokumentacji, tym bardziej, że zawiera ona dane wrażliwe. Ponieważ do obowiązków Zamawiającego niewątpliwie należy zagwarantowanie bezpieczeństwa wytwarzanej dokumentacji, jest on uprawniony do stawiania wykonawcom w tym zakresie wymagań na wysokim poziomie.

Po trzecie, zarzut, że konieczność ponoszenia kosztów ewentualnego ponownego zaewidencjonowania dokumentów w liczbie 2.100.000 szt. przez wykonawcę przejmującego dokumentację w sposób oczywisty uprzywilejowuje obecnego wykonawcę, tj. PIKA Sp. z o.o., nie został zdaniem Izby w sposób dostatecznie określony – Odwołujący nie wykazał ani szacunkowego poziomu kosztów, które będzie musiał ponieść wykonawca zobowiązany do wykonania ww. świadczenia, ani udziału tych kosztów w sumie kosztów z tytułu realizacji całej umowy. W związku z niepodaniem wszystkich istotnych w tym zakresie okoliczności, Izba nie miała możliwości dokonania oceny tego zarzutu.

Biorąc pod uwagę powyższe, w zakresie zarzutów podlegających rozpoznaniu, Izba orzekła, jak w sentencji, na podstawie art. 553 oraz art. 554 ust. 1 pkt 1, ust. 2 oraz ust. 3 pkt 1 lit. a) ustawy Pzp.

O kosztach postępowania odwoławczego Izba orzekła na podstawie art. 557, 574 i 575 ustawy Pzp oraz § 9 ust. 3 pkt 3 w zw. z § 7 ust. 2 pkt 1 i ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437).

Przewodnicząca: