Sygn. akt: KIO 335/26, KIO 367/26

POSTANOWIENIE

Warszawa, dnia 24 lutego 2026 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodniczący:Anna Wojciechowska

po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym bez udziału stron i uczestnika postępowania w dniu 24 lutego 2026 r. odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej:

- w dniu 23 stycznia 2026 r. przez wykonawcę Merkator sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (KIO 335/26),

- w dniu 26 stycznia 2026 r. przez wykonawcę Konica Minolta Business Solutions Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (KIO 367/26),

w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego Lotnicza Akademia Wojskowa z siedzibą w Dęblinie

przy udziale uczestnika po stronie zamawiającego – wykonawcy Konica Minolta Business Solutions Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (KIO 335/26)

postanawia:

1. umorzyć postępowania odwoławcze;

2. nakazuje zwrot z rachunku bankowego Urzędu Zamówień Publicznych na rzecz wykonawcy Merkator sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie kwoty 15 000 zł 00 gr (piętnaście tysięcy złotych zero groszy), uiszczonej tytułem wpisu od odwołania w sprawie KIO 335/26.

2. nakazuje zwrot z rachunku bankowego Urzędu Zamówień Publicznych na rzecz wykonawcy Konica Minolta Business Solutions Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie kwoty 15 000 zł 00 gr (piętnaście tysięcy złotych zero groszy), uiszczonej tytułem wpisu od odwołania w sprawie KIO 367/26.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodniczący: ………………………

‎Sygn. akt KIO 335/26, KIO 367/26

Uzasadnienie

Zamawiający – Lotnicza Akademia Wojskowa z siedzibą w Dęblinie - prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. 2024 r., poz. 1320 z późn. zm. – dalej „ustawa pzp”), na: „dzierżawę urządzeń wielofunkcyjnych (kopiujących, skanujących, drukujących, wolnostojących) produkcyjnych wraz z usługą serwisowania i naprawy sprzętu”, nr sprawy Zp/pn/70/2025”. Ogłoszenie o zamówieniu opublikowane zostało w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 23 października 2025 r., numer publikacji ogłoszenia: 701574-2025, numer wydania Dz.U. S: 204/2025.

KIO 335/26

W dniu 23 stycznia 2026 r. odwołanie wniósł wykonawca Merkator sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie – dalej Odwołujący. Odwołujący wniósł odwołanie wobec: wyboru jako najkorzystniejszej oferty wykonawcy Konica Minolta Business Solutions Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie – dalej Przystępujący oraz zaniechania odrzucenia oferty tego wykonawcy.

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy pzp przez dokonanie wyboru oferty wykonawcy Konica Minolta Business Solutions Polska sp. z o.o. jako oferty najkorzystniejszej, podczas gdy jego oferta nie spełnia warunków zamówienia i jako taka winna zostać odrzucona.

Odwołujący w oparciu o wyżej wskazane zarzuty wniósł o uwzględnienie odwołania, jak również nakazanie Zamawiającemu:

1. unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej,

2. przeprowadzenia ponownego badania i oceny ofert.

KIO 367/26

W dniu 26 stycznia 2026 r. odwołanie wniósł wykonawca Konica Minolta Business Solutions Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie – dalej Odwołujący. Odwołujący wniósł odwołanie wobec zaniechania odrzucenia oferty wykonawcy Merkator sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie – dalej „MERKATOR”.

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie:

1. art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy pzp w zw. art. 223 ust. 1, 2 pkt 1,2,3 ustawy pzp w zw. z art. 16 pkt 1, 2 ustawy pzp przez zaniechanie odrzucenia oferty MERKATOR jako niezgodnej z warunkami zamówienia na skutek błędnego uznania, że oferta MERKATOR podlega poprawie jako tzw. „inna omyłka”, nie powodująca istotnej zmiany treści oferty, podczas gdy zamiana modeli urządzeń nie jest ani oczywistą omyłką pisarską, ani oczywistą omyłką rachunkową, ani też tzw. inną omyłką polegającą na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, której poprawienie nie prowadzi do istotnej zmiany treści oferty, co w konsekwencji doprowadziło do naruszenia zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

2. ewentualnie – jedynie w przypadku nieuwzględnienia przez Izbę zarzutu 1 –

art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy pzp w zw. z art. 223 ust. 1 ustawy pzp, art. 16 pkt 1, 2 ustawy pzp przez zaniechanie odrzucenia oferty MERKATOR jako niezgodnej z warunkami zamówienia pomimo, że oba urządzenia producenta Canon oferowane przez wykonawcę MERKATOR nie spełniają wymagania postawionego zarówno dla obu wymaganych rodzajów urządzeń: Panel urządzenia z kolorowym ekranem dotykowym w języku polskim oraz przekątnej co najmniej 12", co w konsekwencji doprowadziło do naruszenia zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

Odwołujący w oparciu o wyżej wskazane zarzuty wniósł o uwzględnienie odwołania, jak również nakazanie Zamawiającemu:

1. dokonania ponownego badania i oceny ofert.

2. odrzucenia oferty wykonawcy MERKATOR z postępowania z wszystkich możliwych podstaw.

W dniu 19 lutego 2026 r. wpłynęła do Krajowej Izby Odwoławczej odpowiedź Zamawiającego na odwołanie, w której Zamawiający oświadczył, że uwzględnia odwołania w obu sprawach w całości. Zamawiający wskazał również, że w dniu 18 lutego 2026 r. unieważnił czynność wyboru oferty najkorzystniejszej oraz poinformował wykonawców, że przystępuje do ponownego badania i oceny ofert. Izba ustaliła, że Zamawiający w dniu 18 lutego 2026 r. zamieścił na platformie zakupowej informację o unieważnieniu czynności oceny i wyboru najkorzystniejszej oferty oraz zawiadomił o powtórzeniu czynności oceny ofert.

Skład orzekający Krajowej Izby Odwoławczej, wyznaczony do rozpoznania niniejszej sprawy odwoławczej ustalił i zważył, co następuje:

Izba stwierdziła, że odwołania czynią zadość wymogom proceduralnym zdefiniowanym w Dziale IX ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, tj. odwołania nie zawierają braków formalnych oraz zostały uiszczony od nich wpisy. Izba ustaliła, że nie zaistniały przesłanki określone w art. 528 ustawy pzp, które skutkowałyby odrzuceniem któregokolwiek odwołania.

Izba ustaliła, że w terminie wynikającym z art. 525 ustawy pzp do postępowania odwoławczego w sprawie KIO 335/26 po stronie Zamawiającego zgłosił skuteczne przystąpienie wykonawca Konica Minolta Business Solutions Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.

Izba stwierdziła nieskuteczność przystąpienia po stronie Zamawiającego w sprawie KIO 367/26 wykonawcy Merkator sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.

Zgodnie z informacją przekazaną przez Zamawiającego, kopia odwołania w sprawie KIO 367/26 została przekazana wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu w dniu 27 stycznia 2026 r. Zgłoszenie przystąpienia powinno zatem w myśl art. 525 ust. 1 ustawy pzp nastąpić najpóźniej w dniu 30 stycznia 2026 r. Izba ustaliła, że przystąpienie wykonawcy Merkator sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie wpłynęło w dniu 5 lutego 2026 r., a więc przystąpienie wpłynęło po terminie wynikającym z art. 525 ust. 1 ustawy pzp. Zaznaczenia wymaga w zakresie terminu na wniesienie przystąpienia, że zgodnie z art. 525 ust. 1 i 2 ustawy pzp: „Wykonawca może zgłosić przystąpienie do postępowania odwoławczego w terminie 3 dni od dnia otrzymania kopii odwołania, wskazując stronę, do której przystępuje, i interes w uzyskaniu rozstrzygnięcia na korzyść strony, do której przystępuje. 2. Zgłoszenie przystąpienia doręcza się Prezesowi Izby, a jego kopię przesyła się zamawiającemu oraz wykonawcy wnoszącemu odwołanie. Do zgłoszenia przystąpienia dołącza się dowód przesłania kopii zgłoszenia przystąpienia zamawiającemu oraz wykonawcy wnoszącemu odwołanie.” Odnosząc się do formy zgłoszenia przystąpienia wskazania wymaga, że zgłoszenie przystąpienia wnosi się w formie pisemnej bądź w postaci elektronicznej przez przekazanie zgłoszenia na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu, co wynika z art. 508 ustawy pzp: „1. Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym. 2. Pisma w formie pisemnej wnosi się za pośrednictwem operatora pocztowego, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca, a pisma w postaci elektronicznej wnosi się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w tym na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285).” oraz § 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą (Dz. U. z 2020 r., poz. 2453): „1. Pisma w postępowaniu odwoławczym w postaci elektronicznej wnoszone przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z art. 508 ust. 2 ustawy, przekazuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu lub na wskazany adres poczty elektronicznej, przy użyciu których obsługiwana jest korespondencja Izby, przy czym odwołanie i zgłoszenie przystąpienia do postępowania odwoławczego przekazuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu.” Wykonawcy mogą zgłosić przystąpienie do postępowania odwoławczego w terminie 3 dni od dnia otrzymania kopii odwołania. Zgłoszenie przystąpienia po upływie terminu wskazanego w art. 525 ust. 1 ustawy pzp jest bezskuteczne. Zgłoszenie przystąpienia doręcza się Prezesowi Izby w jednej z ww. postaci. Oznacza to, że zgłoszenie przystąpienia musi dotrzeć do Prezesa Izby w terminie 3 dni od otrzymania przez wykonawcę kopii odwołania i jest to termin zawity. Przystąpienie wykonawcy Merkator sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie wpłynęło do Prezesa Izby w dniu 5 lutego 2026 r., a więc po terminie na zgłoszenie przystąpienia, który upłynął w dniu 30 stycznia 2026 r., a co wskazuje sam Wykonawca w przystąpieniu. Izba zauważa dodatkowo, że w zakresie terminu wskazanego w art. 525 ust. 1 ustawy pzp Ustawodawca nie przewidział skutku doręczenia Prezesowi Izby w dacie nadania zgłoszenia w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z 23.11.2012 r. – Prawo pocztowe, jak w przypadku wniesienia skargi, zgodnie z dyspozycją art. 580 ust. 2 ustawy pzp (tak też: Krajowa Izba Odwoławcza w postanowieniu z dnia 12 lipca 2013 r., sygn. akt: KIO 1577/13). W konsekwencji, niewątpliwie zgłoszenie przystąpienia, które wpłynęło do Prezesa Izby w dniu 5 lutego 2026 r. należało uznać za nieskuteczne z uwagi na niedochowanie terminu wskazanego w art. 525 ust. 1 ustawy pzp, który to termin nie podlega przywróceniu.

Mając na względzie wskazane wyżej formy zgłoszenia przystąpienia Izba nie mogła uznać za skuteczne przystąpienia, które wpłynęło do Prezesa Izby drogą mailową w dniu 30 stycznia 2026 r., gdyż nie jest to forma elektroniczna właściwa dla zgłoszenia przystąpienia. Zgodnie z dyspozycją § 4 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą (Dz. U. z 2020 r., poz. 2453), zgłoszenie przystąpienia do postępowania odwoławczego przekazuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu.

Dlatego Izba stwierdziła nieskuteczność zgłoszonego przystąpienia w sprawie KIO 367/26 i postanowiła nie dopuścić wykonawcy Merkator sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie do udziału w postępowaniu odwoławczym.

Izba ustaliła, że w dniu 18 lutego 2026 r. Zamawiający poinformował wykonawców o unieważnieniu czynności wyboru oferty najkorzystniejszej oraz przystąpieniu do ponownego badania i oceny ofert.

W ocenie Izby nie budzi wątpliwości, że w przedmiotowych sprawach, w związku z dokonaniem unieważnienia czynności wyboru najkorzystniejszej oferty może znaleźć zastosowanie art. 568 pkt 2 ustawy pzp, w myśl którego Izba umarza postępowanie odwoławcze w przypadku stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne. Na dzień rozpoznania odwołania na posiedzeniu niejawnym nie istniała już czynność, wobec której zostały wniesione odwołania. Oznacza to, że w momencie orzekania przez Izbę nie istniał substrat odwołania, będący podstawą korzystania ze środków ochrony prawnej przez Odwołujących. Wobec nowych czynności podjętych przez Zamawiającego w postępowaniu Odwołujący będą uprawnieni skorzystać ze środków ochrony prawnej. Ostatecznie spór stał się bezprzedmiotowy. Aby Izba mogła rozpoznać wniesione odwołanie – musi ono dotyczyć czynności Zamawiającego (art. 513 pkt 1 ustawy pzp). Zatem na moment wniesienia odwołania musi istnieć substrat zaskarżenia, będący podstawą dla wykonawcy do wniesienia środka ochrony prawnej. W przedmiotowych sprawach niewątpliwie substratem zaskarżenia była czynność polegająca na wyborze najkorzystniejszej oferty oraz czynności badania i oceny ofert: zaniechania odrzucenia ofert Wykonawców: Merkator sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie oraz Konica Minolta Business Solutions Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Następnie dostrzeżenia wymaga, iż zgodnie z treścią art. 552 ust. 1 ustawy pzp Izba wydając orzeczenie bierze pod uwagę stan rzeczy ustalony na moment zamknięcia postępowania odwoławczego. Ustawodawca przewidział zatem sytuację, w której może dojść do zmian w toku postępowania o udzielenie zamówienia – co Izba zobowiązana jest uwzględnić wydając orzeczenie w sprawie w toku postępowania przed Izbą. Zauważenia również wymaga, że przepisy ustawy nie zobowiązują Zamawiającego do zawieszenia postępowania o udzielenie zamówienia, wobec wniesionego odwołania. Rolą ustalenia stanu rzeczy na moment zamknięcia postępowania odwoławczego jest uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zmówienia. Izba jest więc w takim przypadku zobowiązania uwzględnić czynności zamawiającego, które miały miejsce po wniesieniu odwołania, do czasu wydania orzeczenia w sprawie. Skoro Zamawiający unieważnił czynność wyboru najkorzystniejszej oferty oraz przystąpił do ponownego badania i oceny ofert to tym samym czynności stanowiące podstawę wniesienia środków ochrony prawnej przestały istnieć. Zaskarżenie czynności, która już nie istnieje, nie daje podstaw Izbie do stwierdzenia naruszenia przepisów przez Zamawiającego i nie może być podstawą do wydania orzeczenia merytorycznego.

Uznać w takiej sytuacji w ocenie składu orzekającego Izby należy, iż prowadzenie dalszego postępowania odwoławczego jest bezcelowe, czyli jak stanowi przepis ustawy pzp – zbędne. W innym wypadku bowiem odwołania podtrzymywane przez Odwołujących podlegałoby oddaleniu jako bezzasadne wobec nieistniejącej czynności Zamawiającego. Orzekanie przez Izbę wobec nowych czynności Zamawiającego nie może mieć miejsca, gdyż wykraczałoby poza ramy postępowania odwoławczego, które wyznacza treść wniesionego odwołania.

W konsekwencji mając na względzie okoliczności tej sprawy, orzeczono jak w sentencji, na podstawie przepisu art. 568 pkt 2 ustawy pzp, umarzając postępowania odwoławcze w sprawie KIO 335/26 oraz KIO 367/26.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do jego wyniku na podstawie art. 557 i 575 ustawy pzp w zw. z § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz.U. z 2020 r., poz. 2437) z którego wynika, że w przypadku umorzenia postępowania odwoławczego przez Izbę na skutek stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne koszty, o których mowa w § 5 pkt 2, znosi się wzajemnie. Na podstawie art. 574 ustawy pzp Izba orzekła o dokonaniu zwrotu Odwołującym uiszczonych wpisów odpowiednio w wysokości 15 000 zł 00 gr, o czym orzeczono w pkt 2 i 3 sentencji orzeczenia.

Mając na uwadze powyższe postanowiono jak w sentencji.

Przewodniczący: ……………………..