KIO 1728/26

Sygn. akt: KIO 1728/26

WYROK

Warszawa, dnia 1 czerwca 2026 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca:Barbara Loba

Protokolantka: Klaudia Kwadrans

po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 27 maja 2026 r. odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 13 kwietnia 2026 r. przez odwołującego wykonawcę ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego: Ratownictwo Wodne spółka
‎z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu,

w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego – Ursynowskie Centrum Sportu
‎i Rekreacji z siedzibą w Warszawie,

przy udziale wykonawcy - Fundacji D.T. SPORT z siedzibą w Lesznie – uczestnika postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego,

orzeka:

1. Uwzględnia odwołanie w zakresie zarzutów oznaczonych w odwołaniu jako zarzuty 1, 2 i 4 oraz nakazuje zamawiającemu Ursynowskiemu Centrum Sportu i Rekreacji z siedzibą
‎w Warszawie unieważnienie czynności wyboru najkorzystniejszej oferty, powtórzenie czynności badania i oceny ofert oraz odrzucenie oferty FUNDACJI D.T. SPORT z siedzibą
‎w Lesznie na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych.

2. Oddala odwołanie w pozostałym zakresie.

3. Kosztami postępowania odwoławczego obciąża zamawiającego – Ursynowskie Centrum Sportu i Rekreacji z siedzibą w Warszawie w części 3/4 oraz odwołującego wykonawcę ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego Ratownictwo Wodne spółka
‎z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu w części 1/4 i:

3.1. zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną tytułem wpisu od odwołania oraz kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną tytułem wynagrodzenia pełnomocnika i kwotę 726 zł 00 gr (słownie: siedemset dwadzieścia sześć złotych zero groszy) poniesioną tytułem dojazdu na wyznaczone posiedzenie i rozprawę przez odwołującego wykonawcę ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego Ratownictwo Wodne spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu,

3.2. zasądza od zamawiającego Ursynowskiego Centrum Sportu i Rekreacji z siedzibą
‎w Warszawie na rzecz odwołującego wykonawcy ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego Ratownictwo Wodne spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą
‎w Poznaniu kwotę 14 495 zł 00 gr (słownie: czternaście tysięcy czterysta dziewięćdziesiąt pięć złotych zero groszy) tytułem zwrotu 3/4 kosztów postępowania odwoławczego.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca:………..……………………..

Sygn. akt: KIO 1728/26

UZASADNIENIE

Zamawiający - Ursynowskie Centrum Sportu i Rekreacji z siedzibą w Warszawie - prowadzi
‎w trybie przetargu nieograniczonego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na realizację zamówienia pn.: „Świadczenie usług ratownictwa wodnego i pierwszej pomocy przedlekarskiej w Zespołach Obiektów Sportowych (ZOS) należących do Ursynowskiego Centrum Sportu i Rekreacji”.

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej
‎OJ S 225/2025 w dniu 21 listopada 2025 r. pod numerem: 775283-2025.

Postępowanie prowadzone jest na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 roku, poz. 1320 ze zm.), zwanej dalej ustawą Pzp.

W dniu 13 kwietnia 2026 r. wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego Ratownictwo Wodne spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu, dalej: odwołujący, wniósł odwołanie wobec czynności wyboru najkorzystniejszej oferty, zarzucając zamawiającemu naruszenie:

1. art. 128 ust. 1 ustawy Pzp przez błędne uznanie, że dokument złożony przez FUNDACJĘ D.T. SPORT z siedzibą w Lesznie w odpowiedzi na wezwanie z 27 marca 2026 r., tj. „Uchwała Zarządu Fundacji DT SPORT z siedzibą w Lesznie z dnia 30.03.2026 r. w sprawie udzielenia pełnomocnictwa każdemu z członków zarządu działającemu jednoosobowo”, skutecznie potwierdza umocowanie osób podpisujących ofertę, mimo że dokument ten nie potwierdza istnienia umocowania na dzień złożenia oferty, a jedynie ustanawia pełnomocnictwo na przyszłość i zawiera próbę następczego potwierdzenia wcześniejszych czynności. Wezwanie dotyczyło uzupełnienia dokumentu potwierdzającego umocowanie osób podpisujących ofertę; 2. art. 226 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp przez zaniechanie odrzucenia oferty FUNDACJI D.T. SPORT z siedzibą w Lesznie, mimo że wykonawca – także po wezwaniu z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp – nie wykazał skutecznego umocowania osób podpisujących ofertę w dacie jej złożenia, a więc oferta została utrzymana w postępowaniu pomimo nieskutecznego wykazania prawidłowego umocowania do jej podpisania. Uchwała z 30 marca 2026 r. nie potwierdza, że umocowanie istniało wcześniej, lecz odnosi się wyłącznie do udzielenia pełnomocnictwa oraz potwierdzenia wcześniejszych czynności;

3. art. 226 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp w zw. z art. 104 k.c. poprzez zaniechanie odrzucenia oferty wykonawcy FUNDACJA D.T. SPORT z siedzibą w Lesznie, mimo że oferta ta - jako jednostronna czynność prawna składana w postepowaniu o udzielenie zamówienia publicznego – została podpisana przez osoby, co do których wykonawca nie wykazał istnienia umocowania w dacie złożenia oferty, zaś dokument złożony w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego, tj. „Uchwała Zarządu Fundacji DT SPORT z siedzibą w Lesznie z dnia 30.03.2026 r. w sprawie udzielenia pełnomocnictwa każdemu z członków zarządu działającemu jednoosobowo”, nie potwierdza wcześniejszego umocowania, a jedynie zawiera próbę następczego potwierdzenia wcześniejszych czynności, co nie usuwa wady oferty
‎i skutkuje jej nieważnością na podstawie odrębnych przepisów;

4. ewentualnie, na wypadek nieuznania, że oferta złożona w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego stanowi jednostronną czynność prawną, naruszenie art. 226 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp w zw. z art. 103 § 1 i 2 k.c. poprzez zaniechanie odrzucenia oferty wykonawcy FUNDACJA D.T. SPORT z siedzibą w Lesznie, mimo że wykonawca nie wykazał, aby osoby podpisujące ofertę były umocowane do działania w jego imieniu w dacie złożenia oferty,
‎a dokument złożony w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego nie stanowi skutecznego potwierdzenia czynności dokonanej uprzednio bez umocowania, gdyż nie potwierdza wcześniejszego umocowania tych osób, a jedynie zawiera próbę następczego potwierdzenia wcześniejszych działań;

5. art. 16 pkt 1 i 2 ustawy Pzp w zw. z art. 239 ust. 1 ustawy Pzp poprzez dokonanie wyboru jako najkorzystniejszej oferty wykonawcy FUNDACJI D.T. SPORT z siedzibą w Lesznie przy przyjęciu ceny oferty w wysokości 1 553 082,24 zł brutto, mimo że z informacji z otwarcia ofert z dnia 5 grudnia 2025 r. wynika, iż oferta tego wykonawcy opiewała na kwotę 1 758 616,86 zł brutto, bez wykazania w dokumentacji postępowania podstawy przyjęcia odmiennej ceny oferty, co narusza zasadę przejrzystości postępowania oraz uniemożliwia weryfikację prawidłowości czynności badania i oceny ofert.

W oparciu o tak postawione zarzuty odwołujący wniósł o:

a) unieważnienie czynności zamawiającego polegającej na wyborze jako najkorzystniejszej oferty wykonawcy FUNDACJI D.T. SPORT z siedzibą w Lesznie;

b) nakazanie zamawiającemu powtórzenia czynności badania i oceny ofert, z uwzględnieniem obowiązku:

- prawidłowej oceny dokumentu złożonego przez wykonawcę FUNDACJA D.T. SPORT
‎z siedzibą w Lesznie w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego z dnia 27 marca 2026 r., tj. „Uchwały Zarządu Fundacji DT SPORT z siedzibą w Lesznie z dnia 30.03.2026 r. w sprawie udzielenia pełnomocnictwa każdemu z członków zarządu działającemu jednoosobowo”, w celu zbadania czy dokument ten potwierdza istnienie umocowania osób podpisujących ofertę
‎w dacie jej złożenia,

- prawidłowej oceny oferty FUNDACJI D.T. SPORT z siedzibą w Lesznie w zakresie ceny oferty przyjętej przez zamawiającego jako podstawa wyboru oferty najkorzystniejszej;

ewentualnie:

c) odrzucenie oferty FUNDACJI D.T. SPORT z siedzibą w Lesznie jako złożonej z naruszeniem przepisów dotyczących umocowania/reprezentacji wykonawcy, względnie jako oferty, co do której wykonawca nie wykazał skutecznego umocowania osób podpisujących ofertę w dacie jej złożenia.

Odwołujący argumentował, że posiada interes prawny w rozumieniu art. 505 ust. 1 ustawy Pzp w uzyskaniu zamówienia. Odwołujący składając ofertę w niniejszym postępowaniu, posiada interes w uzyskaniu zamówienia. Z informacji o ponownym wyborze oferty najkorzystniejszej wynika, że oferta FUNDACJI D.T. SPORT z siedzibą w Lesznie uzyskała 100,00 pkt, natomiast oferta odwołującego 99,56 pkt. Wyeliminowanie oferty FUNDACJI D.T. SPORT z siedzibą
‎w Lesznie z postępowania dawałoby zatem odwołującemu realną możliwość uzyskania zamówienia. Gdyby zamawiający prawidłowo ocenił dokument złożony przez FUNDACJĘ D.T. SPORT z siedzibą w Lesznie w odpowiedzi na wezwanie z dnia 27 marca 2026 r., musiałby dojść do wniosku, że dokument ten nie potwierdza istnienia umocowania osób podpisujących ofertę w dacie jej złożenia, lecz jedynie ustanawia pełnomocnictwo na przyszłość i zawiera próbę następczego potwierdzenia wcześniejszych czynności. W konsekwencji zamawiający byłby zobowiązany do odrzucenia oferty FUNDACJI D.T. SPORT z siedzibą w Lesznie,
‎a odwołujący zachowałby realną szansę na uzyskanie zamówienia. Odwołujący wskazał ponadto, że z wezwania z dnia 27 marca 2026 r. jednoznacznie wynika, iż zamawiający wezwał FUNDACJĘ D.T. SPORT z siedzibą w Lesznie do uzupełnienia dokumentu potwierdzającego umocowanie osób podpisujących ofertę. Tymczasem złożona w odpowiedzi Uchwała z dnia 30 marca 2026 r. nie potwierdza wcześniejszego umocowania tych osób,
‎a jedynie zawiera postanowienia o udzieleniu pełnomocnictwa na przyszłość oraz
‎o potwierdzeniu wcześniejszych czynności. Zamawiający, uznając taki dokument za wystarczający, naruszył przepisy ustawy i doprowadził do utrzymania w postępowaniu oferty, co do której wykonawca nie wykazał skutecznego umocowania osób podpisujących ofertę
‎w dacie jej złożenia. Wadliwe postępowanie zamawiającego w sposób bezpośredni naruszyło więc interes odwołującego oraz spowodowało możliwość poniesienia szkody polegającej na utracie realnej szansy na uzyskanie zamówienia. Interes odwołującego ma zatem charakter aktualny, obiektywny i prawnie chroniony, co w pełni uzasadnia wniesienie odwołania.

Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i stwierdziła:

Odwołanie nie zawiera braków formalnych, od odwołania uiszczono wpis, nie zaistniały przesłanki określone w art. 528 ustawy Pzp, skutkujące odrzuceniem odwołania, odwołujący posiada interes w rozumieniu art. 505 ust. 1 ustawy Pzp, uprawniający do złożenia odwołania.

Do postępowania odwoławczego zachowując termin ustawowy oraz wskazując interes w uzyskaniu rozstrzygnięcia na korzyść zamawiającego, zgłosił skuteczne przystąpienie wykonawca FUNDACJA D.T. SPORT z siedzibą w Lesznie (dalej: przystępujący).

Izba, działając zgodnie z art. 542 ust. 1 ustawy Pzp, dopuściła w sprawie dowody
‎z dokumentacji postępowania o zamówienie publiczne, nadesłanej przez zamawiającego.

Przy rozpoznawaniu sprawy Izba wzięła pod uwagę także stanowiska wynikające ze złożonych pism, to jest odwołania, odpowiedzi na odwołanie, pisma procesowego przystępującego oraz stanowiska i oświadczenia stron i przystępującego, złożone ustnie do protokołu.

Izba ustaliła następujący stan faktyczny i prawny:

Zgodnie z informacją zamawiającego z dnia 24 kwietnia 2026 r. wartość zamówienia przekracza progi unijne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 3 ust. 3 ustawy Pzp.

Jak wynika z rozdziału XI ust. 2 Specyfikacji Warunków Zamówienia (dalej: SWZ) termin składania ofert został wyznaczony do dnia 5 grudnia 2025 r. do godz. 12.00.

W odpowiedzi na ogłoszenie zostały złożone dwie oferty: przez odwołującego za cenę brutto 1 766 251,31 zł oraz przystępującego za cenę brutto 1 758 616,86 zł. Kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi 2 018 637,08 zł.

Oferta złożona przez przystępującego została opatrzona kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi przez A.M. oraz M.T., czyli odpowiednio członka zarządu i sekretarza przystępującego. Oferta nie została podpisana przez K.T. – prezesa zarządu przystępującego.

Jak wynika z KRS przystępującego (KRS 0000661438) oświadczenia woli w imieniu przystępującego składa prezes zarządu. W sprawach związanych z zaciągnięciem zobowiązań majątkowych powyżej 7.000,00 zł oświadczenia woli składają łącznie prezes zarządu i minimum 2 członków zarządu.

W dniu 23 stycznia 2026 r. zamawiający dokonał wyboru najkorzystniejszej oferty, za którą uznał ofertę złożoną przez przystępującego.

W dniu 12 marca 2026 r. unieważnił czynność wyboru najkorzystniejszej oferty oraz w dniu 27 marca 2026 r. działając na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp wezwał przystępującego do uzupełnienia dokumentu potwierdzającego umocowanie osób podpisujących ofertę w terminie do 1 kwietnia 2026 r. do godz. 10.00.

Przystępujący w odpowiedzi na wezwanie złożył „Uchwałę Zarządu Fundacji DT SPORT
‎z siedzibą w Lesznie z dnia 30.03.2026 r. w sprawie udzielenia pełnomocnictwa każdemu
‎z członków zarządu działającemu jednoosobowo”. Z treści uchwały wynika, że zarząd przystępującego udzielił każdemu z członków zarządu pełnomocnictwa do samodzielnego jednoosobowego składania przez każdego z członków zarządu jako pełnomocnika oświadczeń woli w imieniu przystępującego w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, w tym poprzez składanie ofert oraz wszelkich oświadczeń, poświadczeń, wyjaśnień i dokumentów w postępowaniu, oraz zawierania umów w postępowaniach
‎o udzielenie zamówienia publicznego do wartości 4 000 000 zł (cztery miliony złotych),
‎z możliwością udzielania dalszych pełnomocnictw w ramach udzielonego pełnomocnictwa na rzecz pracownika przystępującego. W uchwale zawarta została również informacja o treści: „Niniejsze pełnomocnictwo powinno być w razie potrzeby traktowane rozszerzająco. Na wypadek wątpliwości, Zarząd potwierdza wszelkie czynności, dokonane przed podjęciem niniejszej uchwały, począwszy od 01.01.2025 r. przez członków zarządu, działających jednoosobowo jako czynności objęte pełnomocnictwem i skuteczne jako dokonane w imieniu FUNDACJI DT SPORT”.

W dniu 3 kwietnia 2026 r. zamawiający dokonał wyboru najkorzystniejszej oferty, za którą ponownie uznał ofertę złożoną przez przystępującego „z ceną 1 553 082,24 zł brutto”.

Z decyzją zamawiającego nie zgodził się odwołujący, który podkreślił, że uchwała zarządu przystępującego z 30 marca 2026 r. nie zawiera stwierdzenia, że osoby podpisujące ofertę były umocowane do działania w dacie złożenia oferty. Dokument ten nie stanowi dowodu wcześniejszego umocowania, lecz ustanawia pełnomocnictwo na przyszłość i zawiera próbę następczego potwierdzenia wcześniejszych czynności. Różnica między potwierdzeniem wcześniejszego umocowania a potwierdzeniem wcześniejszych czynności ma zaś w niniejszej sprawie znaczenie zasadnicze. W konsekwencji zamawiający uznając, że dokument złożony w odpowiedzi na wezwanie z dnia 27 marca 2026 r. skutecznie usuwa brak w zakresie wykazania umocowania osób podpisujących ofertę, dopuścił się naruszenia art. 128 ust. 1 ustawy Pzp. Brak nie został bowiem usunięty w sposób odpowiadający treści wezwania oraz standardowi wynikającemu z przepisów prawa. Skoro zaś wykonawca – także po wezwaniu z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp – nie wykazał, że osoby podpisujące ofertę były umocowane do działania w jego imieniu w dacie złożenia oferty, to oferta przystępującego nie mogła zostać utrzymana w postępowaniu. Zaniechanie jej odrzucenia stanowi zatem naruszenie art. 226 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp, albowiem oferta została utrzymana w postępowaniu pomimo nieskutecznego wykazania prawidłowego umocowania do jej podpisania. Niezależnie od powyższego, zachodzi także podstawa do zastosowania art. 226 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp
‎w zw. z art. 104 k.c. Jeżeli bowiem oferta przystępującego została podpisana przez osoby, co do których wykonawca nie wykazał istnienia umocowania w chwili jej złożenia, to – przy przyjęciu tej kwalifikacji – aktualizuje się sankcja z art. 104 k.c. - jednostronna czynność prawna dokonana w cudzym imieniu bez umocowania jest nieważna. Uchwała z dnia 30 marca 2026 r. nie potwierdza wcześniejszego umocowania, lecz jedynie zawiera próbę następczego potwierdzenia wcześniejszych czynności, a zatem wada ta nie została usunięta. Ewentualnie, z ostrożności procesowej, na wypadek nieuznania, że oferta złożona w postępowaniu
‎o udzielenie zamówienia publicznego stanowi jednostronną czynność prawną w rozumieniu art. 104 k.c., brak jest także podstaw do przyjęcia, że doszło do skutecznego potwierdzenia czynności w rozumieniu art. 103 § 1 i 2 k.c. Również przy przyjęciu tej konstrukcji konieczne byłoby wykazanie, że następcze oświadczenie wykonawcy rzeczywiście potwierdza czynność uprzednio dokonaną bez umocowania w sposób skuteczny i jednoznaczny. Tego wymogu przystępujący nie spełnił, gdyż złożona uchwała nie potwierdza wcześniejszego umocowania osób podpisujących ofertę, a jedynie zawiera próbę następczego potwierdzenia ich wcześniejszych działań. Nie może ona zatem zostać uznana za dokument skutecznie usuwający brak wykazania umocowania na dzień złożenia oferty. Utrzymanie tej oferty
‎w postępowaniu oraz ponowny wybór jej jako najkorzystniejszej nastąpiły z naruszeniem art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, art. 226 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp, art. 226 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp w zw. z art. 104 k.c., a ewentualnie także art. 226 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp w zw. z art. 103 § 1 i 2 k.c. Niezależnie od zarzutów dotyczących umocowania osób podpisujących ofertę przystępującego, z informacji z otwarcia ofert z dnia 5 grudnia 2025 r. wynika, że oferta przystępującego opiewa na kwotę 1.758.616,86 zł brutto, a nie jak wskazał zamawiający – na kwotę 1.553.082,24 zł brutto. Oznacza to, że w dokumentacji postępowania funkcjonują dwie różne ceny tej samej oferty, przy czym Zamawiający nie wykazał w udostępnionej dokumentacji podstawy przyjęcia ceny odmiennej od ceny ujawnionej w informacji z otwarcia ofert.

Zamawiający w odpowiedzi z dnia 28 kwietnia 2026 r. wniósł o oddalenie odwołania argumentując, że uchwała zarządu przystępującego z dnia 30 marca 2026 r. potwierdza prawo do podpisania oferty w imieniu przystępującego przez członków zarządu przystępującego działających jednoosobowo. Wskazana kwota najkorzystniejszej oferty została zaś podana omyłkowo, co nie ma wpływu na wynik postępowania. O oddalenie odwołania wnosił również przystępujący.

Na podstawie ustawy Pzp:

Art. 8 ust. 1. Do czynności podejmowanych przez zamawiającego, wykonawców oraz uczestników konkursu w postępowaniu o udzielenie zamówienia i konkursie oraz do umów
‎w sprawach zamówień publicznych stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. z 2024 r. poz. 1061), jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej.

Art. 128 ust. 1. Jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych
‎w postępowaniu lub są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że:

1) wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub

2) zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

Art. 226 ust. 1 pkt 4 zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.

Na podstawie Kodeksu cywilnego:

Art. 39 § 1. Jeżeli zawierający umowę jako organ osoby prawnej nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę prawną,
‎w której imieniu umowa została zawarta.

Art. 103 § 1. Jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta.

§ 2. Druga strona może wyznaczyć osobie, w której imieniu umowa została zawarta, odpowiedni termin do potwierdzenia umowy; staje się wolna po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu.

W myśl art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (t.j.: Dz.U. z 2023 r. poz. 166) fundator ustala statut fundacji, określający jej nazwę, siedzibę i majątek, cele, zasady, formy i zakres działalności fundacji, skład i organizację zarządu, sposób powoływania oraz obowiązki i uprawnienia tego organu i jego członków. Statut może zawierać również inne postanowienia, w szczególności dotyczące prowadzenia przez fundację działalności gospodarczej, dopuszczalności i warunków jej połączenia z inną fundacją, zmiany celu lub statutu, a także przewidywać tworzenie obok zarządu innych organów fundacji.

W ocenie Izby w postępowaniu nie doszło do naruszenia art. 16 pkt 1 i 2 ustawy Pzp w zw.
‎z art. 239 ust. 1 ustawy Pzp poprzez dokonanie wyboru jako najkorzystniejszej oferty złożonej przez przystępującego przy przyjęciu ceny oferty w wysokości 1 553 082,24 zł brutto, mimo że z informacji z otwarcia ofert z dnia 5 grudnia 2025 r. wynika, iż oferta tego wykonawcy opiewa na kwotę 1 758 616,86 zł brutto. Zamawiający wyjaśnił, że wpisał wartość 1 553 082,24 zł brutto omyłkowo i Izba uznała wyjaśnienia zamawiającego za wiarygodne. Omyłka
‎w informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty jest wadą czynności informacyjnej, jednak omyłka ta nie ma wpływu na wynik postępowania.

Wybór jakiego dokonał zamawiający jest natomiast nieprawidłowy, gdyż w toku postępowania odwoławczego potwierdziły się zarzuty zawarte w odwołaniu oznaczone jako zarzuty 1, 2 i 4. Z uwagi na fakt, że zarzut 3 odwołania miał charakter ewentualny w stosunku do zarzutu 4, uwzględnienie przez Izbę zarzutu 4 powoduje bezprzedmiotowość zarzutu 3.

W przedmiotowej sprawie bezsporne jest, że oferta złożona przez przystępującego została podpisana niezgodnie z zasadami reprezentacji przystępującego. Złożenie oferty
‎w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest czynnością prowadzącą do powstania zobowiązania majątkowego, albowiem oferta wiąże oferenta do upływu terminu składania ofert, a po jej wyborze może dojść do zawarcia umowy bez możliwości swobodnego wycofania się oferenta. Z tego względu podpisanie i złożenie oferty powinno być zgodne
‎z zasadami reprezentacji przystępującego ujawnionymi w KRS, właściwymi dla zaciągnięcia zobowiązań majątkowych o wartości powyżej 7 000,00 zł.

W ocenie Izby złożenie oferty jest jednostronną czynnością prawną. Złożenie oferty następuje bowiem jednostronnie przez wykonawcę, co wywołuje skutki prawne po stronie składającego, wynikające ze związania ofertą. Przy czym sam fakt, że czynność jest jednostronna nie wyklucza jej potwierdzenia. Należy bowiem odróżnić charakter samej czynności (oferty) od skutków wadliwej reprezentacji w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. W myśl art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, jeżeli wykonawca nie złożył dokumentów lub oświadczeń lub są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia. Stosownie zaś do treści art. 8 ust. 1 ustawy Pzp do czynności podejmowanych przez zamawiającego, wykonawców oraz uczestników konkursu
‎w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i konkursie oraz do umów w sprawach zamówień publicznych stosuje się przepisy ustawy Kodeks cywilny, jeżeli przepisy ustawy Pzp nie stanowią inaczej.

Z uwagi na brzmienie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp dopuszczalna jest możliwość późniejszego wykazania lub potwierdzenia umocowania osób składających ofertę, co prowadzi do art. 103 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego. Brak dokumentu potwierdzającego umocowanie może zatem zostać uzupełniony, jeżeli wykonawca rzeczywiście chciał złożyć ofertę, a problem dotyczy sposobu reprezentacji. Odwołujący sam zresztą przyznaje, że zamawiający prawidłowo zastosował art. 128 ust. 1 ustawy Pzp i wezwał przystępującego do uzupełnienia dokumentu potwierdzającego umocowanie osób podpisujących ofertę, zatem sam dopuszcza możliwość potwierdzenia przez przystępującego faktu jej złożenia. Przy czym w okolicznościach niniejszej sprawy do potwierdzenia faktu złożenia oferty przez przystępującego nie doszło.

Na wezwanie zamawiającego w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp przystępujący złożył „Uchwałę Zarządu Fundacji DT SPORT z siedzibą w Lesznie z dnia 30.03.2026 r. w sprawie udzielenia pełnomocnictwa każdemu z członków zarządu działającemu jednoosobowo”.
‎Z treści uchwały wynika, że zarząd przystępującego udzielił każdemu z członków zarządu pełnomocnictwa do samodzielnego jednoosobowego składania przez każdego z członków zarządu jako pełnomocnika oświadczeń woli w imieniu przystępującego w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, w tym poprzez składanie ofert oraz wszelkich oświadczeń, poświadczeń, wyjaśnień i dokumentów w postępowaniu, oraz zawierania umów w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego do wartości 4 000 000 zł (cztery miliony złotych). Treść uchwały zmienia więc zasady reprezentacji, ujawnione w KRS.

Podkreślenia wymaga fakt, że skład i organizację zarządu, sposób powoływania oraz obowiązki i uprawnienia tego organu i jego członków określa co do zasady statut fundacji. Wynikający ze statutu fundacji sposób reprezentacji ujawniany jest w KRS. Zasady reprezentacji ujawnione w KRS wprowadzają zaś w odniesieniu do przystępującego szczególną reprezentację łączną dla czynności majątkowych. Zarząd przystępującego podjął tymczasem uchwałę, że każdy członek zarządu może działać jednoosobowo i może zaciągać zobowiązania finansowe (zawierać umowy w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego) do wartości 4 000 000 zł, bez zmiany statutu i bez zmiany wpisu do KRS.
‎W sposób oczywisty uchwała zarządu przystępującego jest więc sprzeczna z zasadami reprezentacji ujawnionymi w KRS.

Nie ulega wątpliwości, że zarząd fundacji może ustanowić pełnomocnika i pełnomocnikiem może być także członek zarządu. Niemniej jednak pełnomocnictwo nie może doprowadzić do obejścia zasad reprezentacji ujawnionych w KRS, zwłaszcza gdy chodzi o czynności, dla których wymagana jest reprezentacja łączna. Pełnomocnictwo jest bowiem dopuszczalnym sposobem delegowania kompetencji, natomiast w przedmiotowej sprawie zarząd przystępującego uchwałą w sprawie udzielenia pełnomocnictwa zmienił zasady reprezentacji ujawnione w KRS, bez formalnej zmiany tych zasad. Uchwała zarządu przystępującego służyła bowiem wyeliminowaniu przewidzianego w KRS wymogu współdziałania przy zaciąganiu zobowiązań finansowych o wartości do 7 000,00 zł. Zatem w ocenie Izby, jeżeli
‎z KRS wynika reprezentacja łączna prezesa i dwóch członków zarządu przy zaciąganiu zobowiązań majątkowych, to udzielenie każdemu członkowi zarządu pełnomocnictwa do samodzielnego działania w tych sprawach stanowi obejście zasad reprezentacji ujawnionych w KRS, co nie może zostać uznane za skuteczne.

Izba w pełni podziela stanowisko odwołującego, że dokument złożony w odpowiedzi na wezwanie musi rzeczywiście potwierdzać istnienie umocowania osób podpisujących ofertę na dzień dokonania czynności, tj. na dzień złożenia oferty. Tymczasem złożona przez przystępującego uchwała z dnia 30 marca 2026 r. nie potwierdza, że osoby podpisujące ofertę były umocowane już w chwili jej złożenia. KRS przewiduje bowiem reprezentację łączną,
‎a zarząd uchwałą próbował ustanowić każdego członka zarządu samodzielnym pełnomocnikiem do czynności majątkowych, co faktycznie znosiło wymóg współdziałania. Zarząd przystępującego uchwałą udzielił więc członkom zarządu pełnomocnictwa do samodzielnego działania przy zaciąganiu zobowiązań majątkowych do wartości 4 000 000,00 zł, niezgodnie z zasadami reprezentacji ujawnionymi w KRS, jak również potwierdził wszelkie czynności dokonane przed podjęciem uchwały, począwszy od 1 stycznia 2025 r., przez członków zarządu działających jednoosobowo. Niemniej jednak nie jest możliwe potwierdzenie wcześniejszych czynności w ramach upoważnienia udzielonego wadliwie, jak to ma miejsce
‎w przedmiotowej sprawie.

W konsekwencji zamawiający, uznając, że dokument złożony w odpowiedzi na wezwanie
‎z dnia 27 marca 2026 r. skutecznie usuwa brak w zakresie wykazania umocowania osób podpisujących ofertę, dopuścił się naruszenia art. 128 ust. 1 ustawy Pzp. W dacie złożenia oferty osoby, które ją złożyły w imieniu przystępującego, nie były umocowane do jej złożenia. Późniejsze pełnomocnictwo wynikające z uchwały z dnia 30 marca 2026 r. - jako sprzeczne
‎z zasadami reprezentacji ujawnionymi w KRS – jest nieskuteczne. Nawet więc przy dopuszczeniu możliwości późniejszego potwierdzenia złożenia oferty na podstawie art. 103 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego, zabrakło potwierdzenia czynności złożenia oferty przez przystępującego. Oferta przystępującego została bowiem złożona z naruszeniem zasad reprezentacji ujawnionych w KRS, a tym samym doszło do złożenia oświadczenia woli przez podmiot nieumocowany.

Uchwała zarządu przystępującego z dnia 30 marca 2026 r. zmieniła zasady reprezentacji, a przez formalny brak zmian w zasadach reprezentacji ujawnionych
‎w KRS nie sposób jej uznać za skuteczną. Będąc nieskuteczną, nie mogła również skutecznie działać wstecz począwszy od 1 stycznia 2025 r. Zatem uchwała zarządu przystępującego
‎z dnia 30 marca 2026 r. jest wadliwa, co powoduje bezwzględną nieważność dokonanej w imieniu przystępującego czynności prawnej polegającej na złożeniu oferty. W tych okolicznościach zamawiający nie miał podstaw do uznania, że wada oferty przystępującego została usunięta. Utrzymanie oferty przystępującego w postępowaniu oraz ponowny wybór jej jako najkorzystniejszej nastąpiły więc z naruszeniem art. 128 ust. 1, art. 226 ust. 1 pkt 4 w zw. z art. 8 ust. 1 ustawy Pzp oraz art. 103 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego.

Mając powyższe na uwadze, Izba orzekła jak w sentencji.

O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku sprawy na podstawie art. 557 oraz art. 574 ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych oraz w oparciu
‎o przepisy § 5 pkt 1 i 2 lit. a i b oraz § 7 ust. 2 pkt 1 i ust. 3, ust. 4 i ust. 6 ).

Przewodnicząca: …………….……