KIO 5711/25

Sygn. akt: KIO 5711/25

WYROK

Warszawa, dnia 4 lutego 2026 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca:Małgorzata Matecka

Protokolant:Mikołaj Kraska

po rozpoznaniu na rozprawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 19 grudnia 2025 r. przez wykonawcę: A.N. prowadzący działalność gospodarczą pod firmą: D.A. z siedzibą w Krakowie w postępowaniu prowadzonym przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Tychach z siedzibą w Tychach

przy udziale wykonawcy Medipol sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach – uczestnika po stronie zamawiającego

orzeka:

1.Uwzględnia odwołanie i nakazuje zamawiającemu unieważnienie czynności odrzucenia oferty odwołującego.

2.Kosztami postępowania obciąża zamawiającego i:

2.1 zalicza do kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500 zł 00 gr (siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez odwołującego tytułem wpisu od odwołania oraz kwotę 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez odwołującego tytułem wynagrodzenia pełnomocnika;

2.2 zasądza od zamawiającego na rzecz odwołującego kwotę 11 100 zł 00 gr (słownie: jedenaście tysięcy sto złotych zero groszy) stanowiącą koszty postępowania odwoławczego poniesione przez odwołującego.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca:

Sygn. akt: KIO 5711/25

Uzasadnienie

Zamawiający Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Tychach z siedzibą w Tychach (dalej: „Zamawiający”) prowadzi na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. (dalej: „ustawa Pzp”), w trybie podstawowym bez negocjacji, postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Świadczenie usług w zakresie sprzątania w pomieszczeniach Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tychach w 2026 roku”. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych z dnia 4 listopada 2025 r., numer: 2025/BZP 00513033/01.

W dniu 19 grudnia 2025 r. wykonawca A.N. prowadzący działalność gospodarczą pod firmą D.A. z siedzibą w Krakowie (dalej: „Odwołujący”) wniósł do Prezesa Izby odwołanie zarzucając Zamawiającemu naruszenie następujących przepisów ustawy Pzp: 

1)art. 226 ust. 1 ustawy Pzp przez odrzucenie oferty Odwołującego, pomimo niewystąpienia w odniesieniu do oferty Odwołującego żadnej z przesłanek odrzucenia oferty, o których mowa w treści tego przepisu;

2)art. 253 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp w zw. z art. 226 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp przez brak sporządzenia spełniającego wymogi przepisów prawa uzasadnienia decyzji odrzucenia oferty, przez:

niewskazanie precyzyjnej podstawy prawnej odrzucenia oferty Odwołującego oraz

zaniechanie zawarcia w treści decyzji uzasadnienia faktycznego odrzucenia oferty Odwołującego, choćby poprzez brak wykazania (opisu) okoliczności, których wystąpienie świadczyć ma o ziszczeniu się względem Odwołującego którejkolwiek z przesłanek z art. 226 ust. 1,

podjęcie decyzji w zakresie odrzucenia oferty wykonawcy na podstawie dokumentów przedkładanych na etapie przed zawarciem umowy a nie na podstawie dokumentów przedkładanych na etapie oceny ofert, mających stanowić potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz weryfikacji podstaw wykluczenia, przy jednoczesnym zaniechaniu wezwania wykonawcy do poprawienia dokumentów;

uniemożliwienie Odwołującemu skutecznego odniesienia się w treści Odwołania do okoliczności (faktów), które rzekomo pozwalają na zakwalifikowanie ich jako spełniające przesłankę odrzucenia, co realnie utrudnia możliwość zakwestionowania tej decyzji oraz realną obronę oferty Odwołującego.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i:

unieważnienie czynności odrzucenia oferty Wykonawcy;

przeprowadzenie ponownego badania i oceny ofert z uwzględnieniem oferty Odwołującego.

Pismem z dnia 28 stycznia 2026 r. Zamawiający udzielił odpowiedzi na odwołanie. Zamawiający wniósł o oddalenie odwołania.

Przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego zgłosił wykonawca Medipol sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach. Stanowisko w sprawie wykonawca przedstawił w piśmie z 31 stycznia 2026 r.

Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje:

Pismem z dnia 17 grudnia 2025 r., które zostało skierowane do wszystkich wykonawców, Zamawiający poinformował o unieważnieniu czynności oceny i wyboru najkorzystniejszej oferty oraz o powtórzeniu czynności badania i oceny ofert. Uzasadnienie tej czynności ma trzy zdania, a jedno z nich jest następujące:

„W toku badania i oceny dokumentów wymaganych od Wykonawcy przed podpisaniem umowy Zamawiający odrzucił ofertę Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza na podstawie art. 226 ust. 1 ustawy Pzp.” Jest to jedyna treść, jaka w odniesieniu do czynności odrzucenia oferty Odwołującego, znalazła się w ww. piśmie z dnia 17 grudnia 2025 r.

Izba ustaliła na rozprawie, że w odpowiedzi na wniosek Odwołującego z 18 grudnia 2025 r. Zamawiający przekazał temu wykonawcy w dniu 19 grudnia 2025 r. dokumenty zamówienia, w tym jako załącznik do protokołu postępowania, dokument o następującej treści:

„Odrzucenie oferty Wykonawcy:

DevePoler A.N.

Rynek Główny 34/15, 31-010 Kraków

Podstawa prawna odrzucenia ofert:

1) art 226 ust. 1 pkt 2 c ustawy PZP - zamawiający odrzuca ofertę jeżeli wykonawca w przewidzianym terminie nie złożył podmiotowego środka dowodowego potwierdzającego spełnienie warunków udziału w postępowaniu.

art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy PZP - jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia

2) art. 226 ust 1 pkt 7 ustawy PZP - została złożona w warunkach czynu nieuczciwej konkurencji w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji

Uzasadnienie faktyczne odrzucenia ofert:

1) Wykonawca został wezwany do podpisania umowy z terminem na dzień 10.12.2025 roku. W wyznaczonym terminie wykonawca zobligowany był do przedłożenia zamawiającemu dokumentów wymaganych rozdziałem IX SWZ tj. kopii polisy ubezpieczeniowej odpowiedzialności cywilnej OC, dokumentu potwierdzającego doświadczenie koordynatora/kierownika ( np.. umowa o pracę, umowa cywilno- prawna, referencje itp.), listy osób które będą realizować przedmiotowe zamówienie wraz z dokumentami potwierdzającymi zatrudnienie na podstawie umowy o pracę osób skierowanych do realizacji zadania. Dodatkowo w rozdziale X SWZ zamawiający wymagał od wykonawcy wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny całkowitej podanej w ofercie.

W wyznaczonym terminie wykonawca w dniu 09.12.2025 roku zwrócił się do zamawiającego z prośba o przesunięcie terminu podpisania umowy na dzień 12.12.2025 r. z uwagi na procesowanie gwarancji ubezpieczyciela. Zamawiający przychylił się do prośby.

W wyznaczonym terminie na 12.12. 2025 roku wykonawca złożył jedynie zamawiającemu zabezpieczenie należytego wykonania umowy, polisę OC, 2 umowy o prace oraz oświadczenie koordynatora.

Zamawiający nie uznaje dokumentu - oświadczenia koordynatora jako potwierdzenie wymaganego warunku udziału w postępowaniu (1 osobę koordynującą i nadzorującą prace oraz odpowiedzialną za kontrolę jakości, posiadającą minimum-2 letnie doświadczenie zawodowe w pełnieniu funkcji koordynatora/kierownika zespołu osób świadczących usługi polegające na pracach porządkowych/sprzątaniu), które nie stanowi umowy o pracę , umowy cywilno- prawnej, ani referencji, jak wymagał tego zamawiający w pkt 4.2 rozdziału IX SWZ. Ponadto, zamawiający wymagał od wykonawcy złożenia również listy osób, które będą realizować przedmiotowe zamówienie wraz z dokumentami potwierdzającymi zatrudnienie na podstawie umowy o pracę osób skierowanych do realizacji zadania — wykonawca w przewidzianym terminie dostarczył jedynie dwie umowy o pracę bez wymaganej listy osób.

Dodatkowo należy zaznaczyć iż oświadczenie koordynatora nie spełnia deklaracji zawartej w druku oferty. Wykonawca zadeklarował iż koordynator posiada doświadczenie powyżej 21 lat, natomiast z oświadczenia wynika że doświadczenie wynosi niecałe 21 lat.

2) Zamawiający uznaje iż wykonawca złożoną ofertą wprowadził zamawiającego oraz pozostałych wykonawców biorących udział w postępowaniu w błąd - informacje te w istotny sposób wpłynęły na decyzję podejmowane w postępowaniu o udzielenie zamówienia ( na formularzu oferty - oświadczenie, iż dysponuje koordynatorem posiadającym co najmniej 21 letnie doświadczenie zawodowe). Ze złożonego oświadczenia ( które nie stanowi dowodu w rozumieniu zamawiającego) — wynika iż pani koordynator posiada 20 lat i 6 miesięcy doświadczenia. Zadeklarowane doświadczenie koordynatora w ofercie wpłynęło na wynik postępowania i wybór Wykonawcy DevePoler A.N. jako najkorzystniejszej oferty.”

Składając odwołanie Odwołujący pominął ww. dokument. Stwierdzenie tego mogłoby prowadzić do oddalenia odwołania, jednakże należało wziąć pod uwagę, że Odwołujący postawił zarzut naruszenia art. 253 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp w zw. z art. 226 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp przez brak sporządzenia spełniającego wymogi przepisów prawa uzasadnienia decyzji odrzucenia oferty, przez podjęcie decyzji w zakresie odrzucenia oferty wykonawcy na podstawie dokumentów przedkładanych na etapie przed zawarciem umowy a nie na podstawie dokumentów przedkładanych na etapie oceny ofert, mających stanowić potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz weryfikacji podstaw wykluczenia, przy jednoczesnym zaniechaniu wezwania wykonawcy do poprawienia dokumentów. W ramach uzasadnienia odwołania Odwołujący stwierdził:

„7. Dodatkowo, w treści pisma wskazano, że odrzucenie miało miejsce w toku badania i oceny dokumentów wymaganych od Wykonawcy przed podpisaniem umowy.

8. Z powyższego wynika, że Zamawiający odrzucił ofertę Odwołującego na podstawie dokumentów innych niż te, w posiadaniu których był na moment wyboru oferty najkorzystniejszej. Zamawiający nie skorzystał jednocześnie z uprawnienia i obowiązku, jaki nakłada na niego ustawa, zwrócenia się do Odwołującego, w trybie art. 128 ust. 1 Pzp.”

Istotnie, jak wynika z ww. dokumentu stanowiącego załącznik do protokołu odrzucenie oferty Odwołującego nastąpiło z uwagi na niezłożenie w przewidzianym terminie podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu. Jednocześnie, Zamawiający wskazał na dokumenty wymagane od wykonawcy w rozdziale IX SWZ.

Zgodnie z rozdziałem IX („INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO) pkt 4 SWZ:

„4. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza przed podpisaniem umowy zobowiązany będzie do przedłożenia:

4.1 kopii polisy ubezpieczeniowej odpowiedzialności cywilnej OC o wartości ubezpieczenia nie mniejszej niż określonej w Rozdziale III pkt 1.3 i obejmującej okres co najmniej równy okresowi wykonywania usług realizowanych niniejszym zamówieniem. Zamawiający dopuszcza przedłożenie kopii polisy obejmującej krótszy termin ubezpieczenia z zastrzeżeniem, że Wykonawca zobowiązany będzie do przedłożenia kolejnej polisy ubezpieczeniowej z zachowaniem zasady ciągłości ubezpieczenia. Brak przedłożenia dokumentu stanowić będzie podstawę do uznania, iż Wykonawca uchyla się od podpisania umowy,

4.2 dokumentu potwierdzającego doświadczenie koordynatora/kierownika (np. umowa o pracę, umowa cywilno – prawna, referencje itp.),

4.3 listy osób, które będą realizować przedmiotowe zamówienie wraz z dokumentami potwierdzającymi zatrudnienie na podstawie umowy o pracę osób skierowanych do realizacji zadania”.

Z powyższego wynika, że Zamawiający odrzucił ofertę Odwołującego z uwagi na niezłożenie w przewidzianym terminie podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, jednakże uzasadniając tę czynność Zamawiający nie wskazał na niezłożenie dokumentów, które zostały określone w SWZ jako podmiotowe środki dowodowe (których złożenie wymagane jest na etapie badania i oceny ofert tj. przed dokonaniem wyboru oferty najkorzystniejszej), lecz wskazał na dokumenty, które zostały określone jako formalności, które powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 281 ust. 1 pkt 18 ustawy Pzp). Niedopełnienie tych formalności może zostać potraktowane jako uchylanie się od zawarcia umowy. Nie mogą one natomiast służyć do oceny podmiotowej wykonawcy i skutkować uznaniem, że wykonawca nie spełnił warunku udziału w postępowaniu. Stanowisko Zamawiającego podjęte w tym zakresie należy uznać za błędne i naruszające podstawowe zasady prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W związku z tym nie mogło się ono ostać. Wprawdzie Zamawiający wskazał również jako podstawę prawną czynności odrzucenia oferty – obok art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp – także art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp oraz art. 226 ust 1 pkt 7 ustawy Pzp, jednakże w odniesieniu do art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp nie przedstawił żadnego uzasadnienia, a uzasadnienie przedstawione w odniesieniu do art. 226 ust 1 pkt 7 ustawy Pzp wskazuje, że ta podstawa ma charakter wynikowy w stosunku do art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp.

Biorąc pod uwagę powyższe, Izba orzekła jak w sentencji, na podstawie art. 553 oraz art. 554 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 3 pkt 1 lit. b ustawy Pzp.

O kosztach postępowania odwoławczego Izba orzekła na podstawie art. 557, 574 i 575 ustawy Pzp oraz § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437).

Przewodnicząca: