KIO 5477/25

Sygn. akt: KIO 5477/25

WYROK

Warszawa, dnia 26. 01. 2026 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca: Agata Mikołajczyk

Protokolant: Tomasz Skowroński

po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 23 stycznia 2026 r. w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 8 grudnia 2025 r. przez Odwołującego: Fundacja D.T. SPORT z/s w Lesznie (ul. Średnia 16, 64­100 Leszno) w postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego: Baseny Miejskie "Termy Jakuba" Sp. z o.o. z/s w Oławie (ul. 1 Maja 33A, 55­200 Oława)

- Uczestnik po stronie Zamawiającego: DELPHINUS Sport Promotion Stowarzyszenie Rekreacyjno-Sportowe z/s we Wrocławiu (ul. Kowalska 81, 51-424 Wrocław),

orzeka:

1. Oddala odwołanie;

2.Kosztami postępowania odwoławczego obciąża Odwołującego: Fundacja D.T. SPORT z/s w Lesznie (ul. Średnia 16, 64­100 Leszno) i:

2.1.zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7. 500 zł 00 gr (słownie: siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez Odwołującego tytułem wpisu od odwołania oraz koszty postępowania odwoławczego poniesione przez Zamawiającego tytułem kosztów dojazdu na posiedzenie i rozprawę w kwocie 1.230 zł 00 gr (słownie: jeden tysiąc dwieście trzydzieści złotych zero groszy) oraz tytułem wynagrodzenia pełnomocnika w kwocie 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy);

2.2.zasądza od Odwołującego na rzecz Zamawiającego: Baseny Miejskie "Termy Jakuba"

Sp. z o.o. z/s w Oławie (ul. 1 Maja 33A, 55­200 Oława) koszty postępowania odwoławczego przez niego poniesione tytułem dojazdu na posiedzenie i rozprawę w kwocie 1.230 zł 00 gr (słownie: jeden tysiąc dwieście trzydzieści złotych zero groszy) oraz tytułem wynagrodzenia pełnomocnika w kwocie 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy).

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

…………………………….

Sygn. akt: KIO 5477/25

Uzasadnienie

Odwołanie zostało wniesione do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 8 grudnia
‎2025 r. przez wykonawcę - Fundacja D.T. SPORT z/s w Lesznie (Odwołujący) w postępowaniu prowadzonym w trybie podstawowym na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), [ustawa Pzp lub Pzp lub Ustawa PZP] przez Zamawiającego: Baseny Miejskie "Termy Jakuba" Sp. z o.o. z/s w Oławie. Przedmiotem zamówienia publicznego jest: „Świadczenie usług w zakresie obsługi ratowniczej w kompleksie baseny miejskie „Termy Jakuba" w Oławie – w roku 2026” (wew. Indent. Nr 2/2025). Ogłoszenie o zamówieniu opublikowano 5 listopada 2025 r. w BZP Nr pozycji 2025/: BZP 00516841/01.

Wykonawca podał, że wnosi odwołanie: (…) od niezgodnych z przepisami ustawy PZP czynności i zaniechań Zamawiającego, polegających na:

1.Bezpodstawnym odrzuceniu oferty Odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 p. 2c) PZP - z tym uzasadnieniem, że Odwołujący nie złożył w przewidzianym terminie wymaganego podmiotowego środka dowodowego, potwierdzającego brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, podczas, gdy podmiotowe środki dowodowe zostały złożone przez Odwołującego terminowo- w tym zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami;

2.Z ostrożności procesowej - od niezgodnego z art. 128 ust. 1 i ust. 4 PZP w zw. z art. 16 p. 1) i 3) PZP zaniechania Zamawiającego wezwania Odwołującego do wyjaśnienia lub poprawienia złożonego podmiotowego środka dowodowego w postaci zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem podatków UNP: eUS-25-0C293CB Znak sprawy: 3014-NUS.4050.001893.2025.eUS Data wydania: 12.09.2025 ZAS-W Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości z dnia 12.09.2025 poprzez zaniechanie wezwania Odwołującego do wyjaśnienia kto i w jaki sposób podpisał zaświadczenie lub przesłania w/w zaświadczenia Zamawiającemu w formie dającej możliwość zweryfikowania złożonego pod nim podpisu pracownika organu (kwalifikowanej pieczęci elektronicznej Szefa KAS), jako nośnika cech bezpieczeństwa (integralności i autentyczności).

3. Z ostrożności procesowej – niezgodnego z art. 128 ust. 5 PZP w zw. z art. 16 p. 1) i 3) PZP zaniechania Zamawiającego zwrócenia się bezpośrednio do Szefa KAS o wyjaśnienie kto i w jaki sposób podpisał zaświadczenie lub o przesłanie złożonego przez Odwołującego zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem podatków UNP: eUS-25-0C293CB Znak sprawy:

3014-NUS.4050.001893.2025.eUS Data wydania: 12.09.2025 ZAS-W Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości z dnia 12.09.2025 poprzez zaniechanie wezwania Szefa KAS do przesłania informacji kto i w jaki sposób podpisał zaświadczenie lub przesłania w/w zaświadczenia Zamawiającemu w formie dającej możliwość zweryfikowania złożonego pod nim podpisu pracownika organu (kwalifikowanej pieczęci elektronicznej Szefa KAS), jako nośnika cech bezpieczeństwa (integralności i autentyczności) lub potwierdzenia wydania w/w zaświadczenia przez Szefa KAS w trybie ustawy Ordynacja Podatkowa.

4. Od wyboru przez Zamawiającego z naruszeniem art. 239 ust. 1 ustawy Pzp, w zw. z w art. 16 pkt 1 i 2 Pzp i art. 17 ust. 2 PZP jako oferty najkorzystniejszej oferty Wykonawcy

Stowarzyszenie Rekreacyjno-Sportowe Delphinus Sport Promotion ul. Kowalska 81, 51464 Wrocław (dalej nazywanym także „Wykonawca Wybrany”) podczas gdy oferta ta nie powinna zostać wybrana, gdyż nie jest ofertą najkorzystniejszą w postępowaniu, wybraną na podstawie przepisów ustawy, albowiem taką ofertą jest oferta Odwołującego.

II. Odwołujący wskazuje, że poprzez wskazane powyżej czynności i zaniechania Zamawiający naruszył następujące przepisy ustawy PZP (stosowane na podstawie art. 266 PZP):

1.art. 239 ust. 1 ustawy Pzp, w zw. z w art. 16 pkt 1 i 2 Pzp poprzez wybór oferty Wykonawcy Wybranego Stowarzyszenie Rekreacyjno-Sportowe Delphinus Sport Promotion ul. Kowalska 81, 51-464 Wrocław, która nie jest najkorzystniejszą w postępowaniu, wybraną na podstawie przepisów ustawy, albowiem taką ofertą jest oferta Odwołującego, która została bezpodstawnie odrzucona;

2.art. 226 ust. 1 p. 2c) PZP w zw. z w art. 16 pkt 1 i 2 Pzp - poprzez bezzasadne odrzucenie oferty Odwołującego z tym uzasadnieniem, że Odwołujący nie złożył w przewidzianym terminie wymaganego podmiotowego środka dowodowego, potwierdzającego brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu- chodzi o zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami, podczas, gdy podmiotowe środki dowodowe zostały złożone przez Odwołującego terminowo- w tym sporne zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami również zostało złożone terminowo;

3.art. 128 ust. 1 i ust. 4 ustawy Pzp oraz art. 16 pkt 1 i 2 Pzp (zarzut z ostrożności procesowej) – poprzez zaniechanie Zamawiającego wezwania Odwołującego do wyjaśnienia lub poprawienia złożonego podmiotowego środka dowodowego w postaci zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem podatków UNP: eUS-25-0C293CB Znak sprawy: 3014-NUS.4050.001893.2025.eUS Data wydania: 12.09.2025 ZAS-W Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości z dnia 12.09.2025 poprzez zaniechanie wezwania Odwołującego do wyjaśnienia kto i w jaki sposób podpisał zaświadczenie lub do przesłania w/w zaświadczenia Zamawiającemu w formie dającej możliwość zweryfikowania złożonego pod nim podpisu pracownika organu (kwalifikowanej pieczęci elektronicznej Szefa KAS), jako nośnika cech bezpieczeństwa (integralności i autentyczności).

4. art. 128 ust. 5 PZP w zw. z art. 16 p. 1) i 3) PZP oraz art. 16 pkt 1 i 2 Pzp – poprzez zaniechanie Zamawiającego zwrócenia się bezpośrednio do Szefa KAS o informację, kto i w jaki sposób podpisał zaświadczenie lub o przesłanie złożonego przez Odwołującego zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem podatków UNP: eUS-25-0C293CB Znak sprawy:

3014-NUS.4050.001893.2025.eUS Data wydania: 12.09.2025 ZAS-W Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości z dnia 12.09.2025 poprzez zaniechanie wezwania Szefa KAS do przesłania informacji kto i w jaki sposób podpisał zaświadczenie lub przesłania w/w zaświadczenia Zamawiającemu w formie dającej możliwość zweryfikowania złożonego pod nim podpisu pracownika organu (kwalifikowanej pieczęci elektronicznej Szefa KAS), jako nośnika cech bezpieczeństwa (integralności i autentyczności) lub potwierdzenia wydania w/w zaświadczenia przez Szefa KAS w trybie ustawy Ordynacja Podatkowa.

III. Wobec powyższego Odwołujący wnosi o uwzględnienie odwołania w całości i nakazanie Zamawiającemu:

1.unieważnienia czynności wyboru oferty Wykonawcy wybranego Stowarzyszenie Rekreacyjno-Sportowe Delphinus Sport Promotion ul. Kowalska 81, 51-464 Wrocław, jako najkorzystniejszej,

2.unieważnienia czynności odrzucenia oferty Odwołującego

3.dokonania ponownie czynności badania i oceny ofert, z uwzględnieniem merytorycznej oceny oferty Odwołującego

4.ewentualnie wezwania Odwołującego do wyjaśnień lub poprawienia złożonego podmiotowego środka dowodowego w postaci zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem podatków UNP: eUS-25-0C293CB Znak sprawy: 3014-NUS.4050.001893.2025.eUS Data wydania: 12.09.2025 ZAS-W Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości z dnia 12.09.2025 poprzez wyjaśnienie kto podpisał zaświadczenie lub wezwanie Odwołującego do przesłania go Zamawiającemu w sposób dający możliwość zweryfikowania złożonego pod nim podpisu pracownika organu (kwalifikowanej pieczęci elektronicznej Szefa KAS), jako nośnika cech bezpieczeństwa (integralności i autentyczności)

5. ewentualnie zwrócenia się przez Zamawiającego bezpośrednio do Szefa KAS o przesłanie złożonego przez Odwołującego zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem podatków UNP: eUS-25-0C293CB Znak sprawy: 3014-NUS.4050.001893.2025.eUS Data wydania: 12.09.2025 ZAS-W Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości z dnia 12.09.2025 poprzez zaniechanie wezwania Szefa KAS do przesłania informacji kto i w jaki sposób podpisał zaświadczenie lub przesłania w/w zaświadczenia Zamawiającemu w formie dającej możliwość zweryfikowania złożonego pod nim podpisu pracownika organu (kwalifikowanej pieczęci elektronicznej Szefa KAS), jako nośnika cech bezpieczeństwa (integralności i autentyczności) lub potwierdzenia wydania w/w zaświadczenia przez Szefa KAS w trybie ustawy Ordynacja Podatkowa.

6. zwrotu na rzecz Odwołującego kosztów spowodowanych wniesieniem niniejszego odwołania, w szczególności kosztów wpisu od odwołania i kosztów zastępstwa procesowego wg norm przepisanych.

IV.Interes Odwołującego we wniesieniu odwołania.

Odwołujący posiada interes we wniesieniu odwołania, gdyż złożył w postępowaniu ofertę, która jest zgodna z warunkami zamówienia i najkorzystniejsza w świetle kryteriów, przyjętych przez Zamawiającego, a tym samym winna zostać sklasyfikowana przez Zamawiającego na pierwszym miejscu i wybrana jako oferta najkorzystniejsza i wybrana. Dokonanie przez Zamawiającego niezgodnej z przepisami ustawy Pzp czynności odrzucenia oferty Odwołującego oraz dokonanie wyboru jako najkorzystniejszej oferty, złożonej przez wykonawcę, którego to oferta powinna zostać sklasyfikowana na drugim miejscu, narusza interes Odwołującego w uzyskaniu niniejszego zamówienia. Odwołujący ponosi tym samym szkodę w postaci uniemożliwienia mu realizacji zamówienia, doznając tym samym szkody polegającej na nieuzyskaniu spodziewanego zysku. Powyższe stanowi wystarczającą przesłankę do skorzystania przez Odwołującego ze środków ochrony prawnej przewidzianych w art. 505 ust. 1 ustawy PZP. Tym samym należy uznać, że Odwołujący wykazał przesłankę materialnoprawną dopuszczalności odwołania.

W uzasadnieniu stanowiska wskazał w szczególności: (…)

W dniu 2/12/2025 zamawiający zawiadomił o dokonaniu wyboru w postępowaniu oferty, złożonej przez: Stowarzyszenie Rekreacyjno-Sportowe Delphinus Sport Promotion ul. Kowalska 81, 51-464 Wrocław. W tym samym zawiadomieniu Zamawiający poinformował o odrzuceniu oferty Odwołującego, z następującym uzasadnieniem: „Podstawa prawna: art. 226 ust. 1 pkt. 2 lit. c) – Wykonawca nie złożył w przewidzianym terminie wymaganego podmiotowego środka dowodowego, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Nr postępowania: 2/2025

Uzasadnienie faktyczne:

Na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) ustawy Pzp, Zamawiający odrzuca ofertę Wykonawcy, który nie złożył w przewidzianym terminie podmiotowych środków dowodowych. W niniejszym postępowaniu, Wykonawca został wezwany w trybie art. 128 ust. 1 Pzp do uzupełnienia zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W odpowiedzi na wezwanie, Wykonawca przedłożył plik komputerowy będący wizualizacją dokumentu, który nie posiadał przymiotów oryginału dokumentu elektronicznego.

Zgodnie z § 2 ust. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, dokumenty wystawione przez upoważnione podmioty jako dokumenty elektroniczne przekazuje się w tej postaci. Analiza informatyczna pliku uzupełnienie wyjaśnienia PŚD...pdf wykazała, że nie zawiera on kwalifikowanej pieczęci elektronicznej Szefa KAS.

Widoczny na stronie 14 element graficzny ("Digitally signed by...") jest jedynie odwzorowaniem cyfrowym, a nie nośnikiem cech bezpieczeństwa (integralności i autentyczności). Z punktu widzenia prawa, plik ten jest tożsamy z niepoświadczoną kserokopią dokumentu.

Argumentacja Wykonawcy, opierająca się na zapewnieniach ustnych pracowników Urzędu Skarbowego w Lesznie oraz na tezie o wizualnej obecności podpisu, jest chybiona. W obrocie profesjonalnym, a w szczególności w zamówieniach publicznych, decydujące znaczenie ma warstwa techniczna dokumentu elektronicznego (struktura pliku, metadane, podpis kryptograficzny), a nie jego warstwa prezentacyjna. Wykonawca jako profesjonalista, zobowiązany jest do posługiwania się narzędziami informatycznymi w sposób umożliwiający weryfikację autentyczności przedkładanych dokumentów.

Zamawiający podkreśla, że nie jest uprawniony do prowadzenia postępowania wyjaśniającego w Urzędzie Skarbowym w zastępstwie Wykonawcy (telefoniczny kontakt z urzędnikiem), ani do samodzielnego pobierania zaświadczeń dotyczących Wykonawcy (ze względu na ochronę tajemnicy skarbowej). Ciężar dowodu spoczywa wyłącznie na Wykonawcy. Zamawiający w wezwaniu z dnia 26.11.2025 r. precyzyjnie wskazał na wadę dokumentu ("Przesłany dokument nie posiada ww. pieczęci Szefa KAS"). Mimo tak sformułowanej instrukcji, Wykonawca nie dokonał korekty (nie przesłał prawidłowego pliku źródłowego), lecz ograniczył się do polemiki.

Wobec zasady jednokrotności wezwania z art. 128 ust. 1 Pzp, Zamawiający nie ma prawnej możliwości ponownego wzywania Wykonawcy do uzupełnienia tego samego dokumentu. Uczynienie tego stanowiłoby naruszenie zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców (art. 16 Pzp), stawiając Fundację D.T. SPORT w pozycji uprzywilejowanej względem innych uczestników postępowania, którzy dochowali rygorów formalnych. Brak prawidłowego zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami oznacza, że Wykonawca nie wykazał braku podstaw do wykluczenia z art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp. Stan ten, istniejący na dzień składania oświadczeń w trybie art. 128 Pzp, jest nieusuwalny na obecnym etapie postępowania i skutkuje obligatoryjnym odrzuceniem oferty.” Jak wynika z uzasadnienia, Zamawiający wiąże odrzucenie ze złożonym przez Odwołującego zaświadczeniem UNP: eUS-25-0C293CB Znak sprawy: 3014-NUS.4050.001893.2025.eUS Data wydania: 12.09.2025 ZAS-W Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości z dnia 12.09.2025 - które to aktualne i ważne zaświadczenie Odwołujący złożył, dochowując każdorazowo terminu, wyznaczonego w wezwaniu - najpierw na wezwanie do złożenia podmiotowych środków dowodowych (wezwanie z 16.11.2025), a następnie ponownie z wyjaśnieniem na wezwanie do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych (wezwanie z 26.11.2025). Dopiero z informacji o odrzuceniu oferty Odwołującego się, Odwołujący się powziął wiadomość, że Zamawiającemu chodzi o to, że nie mógł zweryfikować kwalifikowanej pieczęci elektronicznej na zaświadczeniu w systemie informatycznym. Wynika to z uzasadnienia faktycznego odrzucenia oferty, gdzie Zamawiający wskazuje, że:

Analiza informatyczna pliku uzupełnienie wyjaśnienia PŚD...pdf wykazała, że nie zawiera on kwalifikowanej pieczęci elektronicznej Szefa KAS. Widoczny na stronie 14 element graficzny ("Digitally signed by...") jest jedynie odwzorowaniem cyfrowym, a nie nośnikiem cech bezpieczeństwa (integralności i autentyczności). Z punktu widzenia prawa, plik ten jest tożsamy z niepoświadczoną kserokopią dokumentu.

W wezwaniu z dnia 26.11.2025 r. nie pisał o takim problemie, jego wezwanie wzywało ponownie do złożenia podmiotowych środków dowodowych, nie do ich uzupełnienia czy poprawienia i było nieprecyzyjne w zakresie przyczyn wezwania do złożenia zaświadczenia. Zamawiający napisał:

Wezwanie do złożenia podmiotowych środków dowodowych

Dotyczy:

FUNDACJA D.T. SPORT

UL. ŚREDNIA 16, 64-100 LESZNO

NIP: 6972330656

ŚWIADCZENIE USŁUG W ZAKRESIE OBSŁUGI RATOWNICZEJ W KOMPLEKSIE

BASENY MIEJSKIE „TERMY JAKUBA" W OŁAWIE – W ROKU 2026

Działając na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2019 ze zm.), zamawiający wzywa wykonawcę do złożenia następujących dokumentów (…):

2) zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt. 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;

Uzasadnienie (…):

2) Dokument ad. 2 – został złożony w formie nieprawidłowej. Przesłany przez Wykonawcę w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego z dnia 16.11.2025 r. dokument zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem podatków, posiada formę dokumentu elektronicznego wydanego w e- Urzędzie Skarbowym, a zatem w tej formie winien być opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Przesłany dokument nie posiada ww. pieczęci Szefa KAS. Wykonawca składa dokumenty, będące przedmiotem niniejszego wezwania aktualne na dzień ich złożenia.

Uwaga: Podmiotowe środki dowodowe przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Gdy podmiotowe środki dowodowe zostały wystawione przez upoważnione podmioty inne niż wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca:

→ jako dokument elektroniczny – przekazuje się ten dokument,

→ jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem – przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Przez cyfrowe odwzorowanie rozumieć należy dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do oryginału. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, dokonuje odpowiednio wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, w zakresie podmiotowych środków dowodowych lub notariusz.

Wskazane w niniejszym piśmie dokumenty - podmiotowe środki dowodowe, należy złożyć w terminie do dnia 28.11.2025 r. do godziny 15.00, za pośrednictwem Platformy e zamówienia.

Pouczenie:

Niezłożenie/ nieuzupełnienie/ niepoprawienie dokumentów/oświadczeń będzie skutkowało odrzuceniem oferty wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) ustawy Pzp

Zamawiający w w/w piśmie nie zawarł informacji, że chodzi o weryfikację podpisu. Nie zostało tam wskazane, że analiza informatyczna pliku uzupełnienie wyjaśnienia PŚD...pdf wykazała, że nie zawiera on kwalifikowanej pieczęci elektronicznej Szefa KAS. Widoczny na stronie 14 element graficzny ("Digitally signed by...") jest jedynie odwzorowaniem cyfrowym, a nie nośnikiem cech bezpieczeństwa (integralności i autentyczności). Z punktu widzenia prawa, plik ten jest tożsamy z niepoświadczoną kserokopią dokumentu. Był jedynie komunikat, że Przesłany dokument nie posiada ww. pieczęci Szefa KAS. Odwołujący na podstawie treści wezwania myślał, że Zamawiającemu chodzi o to, że Szef KAS nie opatrzył zaświadczenia imienną pieczęcią (w związku z tym, że zaświadczenie może podpisać Szef KAS lub pracownik Urzędu Skarbowego). Przedstawiciele Odwołującego sprawę starali się wyjaśnić w Urzędzie Skarbowym w Lesznie, gdzie udzielono im informacji, że na zaświadczeniu podpis jest umieszczony na 2 stronie dokumentu po prawej stronie – Digitally signed by Krajowa Administracja Skarbowa i że od sierpnia 2024 roku dokumenty w formie elektronicznej są dokumentami równoważnymi i są honorowane w całym kraju. Otrzymał też informację, że w celu upewnienia się co do autentyczności dokumentu i jego wiarygodności istnieje możliwość, aby Zamawiający skorzystał z opcji e- urząd skarbowy i zlecił wydanie dokumentu stwierdzającego nie zaleganiu w podatkach z własnego profilu i otrzyma identyczny dokument jaki dnia 16.11.2025 Wykonawca przesłał do Zamawiającego korzystając z ścieżki i sposobu wygenerowania dokumentu elektronicznego za pomocą i pośrednictwem e- urząd skarbowy. Odwołujący ustalił również, że celem potwierdzenia podpisu skuteczności dokumentu na rynku i w obiegu ordynacji podatkowej istnieje możliwość kontaktu Zamawiającego z p. Renata Włodarczak - Kierownik Działu Obsługi pod numerem kierunkowy 65 525 83 19 po przekazaniu numeru dokumentu ona udzieli wszelkich wyjaśnień i rozwieje wątpliwości Zamawiającego. Te wszystkie informacje zawarł w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego, przesyłając dokument zaświadczenia jeszcze raz- bo z treści wezwania nie wynikało, że Zamawiającemu chodzi mu o to, że nie może zweryfikować autentyczności podpisu na złożonym zaświadczeniu. Gdyby w wezwaniu z dnia 26.11.2025r. zostało wskazane, że problemem jest to, że plik zaświadczenia z US z dnia 12.09.2025r. (cały czas ten sam, bo ten sam plik został załączony przez Wykonawcę 16.11.2025 i 28.11.2025r) został poddany analizie informatycznej, i w przesłanym dokumencie nie da się zweryfikować autentyczności kwalifikowanej pieczęci elektronicznej Szefa KAS, bo widoczny na stronie 14 element graficzny ("Digitally signed by...") jest jedynie odwzorowaniem cyfrowym, a nie nośnikiem cech bezpieczeństwa (integralności i autentyczności) - czyli gdyby Zamawiający w wezwaniu wskazał to, co w zawiadomieniu o odrzuceniu- to Odwołujący miałby wiedzę, w jakim zakresie w ocenie Zamawiającego dokument jest nieprawidłowy, jaka jest intencja wezwania i co ma uzupełnić - o co tak naprawdę jest wzywany. Tego doprecyzowania zabrakło. Równocześnie załączone zaświadczenie posiadało i posiada autentyczny, kwalifikowany podpis, będący odpowiednikiem pieczęci Szefa KAS, więc gdyby Odwołujący wiedział, o co Zamawiającemu chodzi, to by przedłożył zaświadczenie w formie umożliwiającej weryfikację elektroniczną tego podpisu i raport z weryfikacji. Wezwanie, kierowane do wykonawcy powinno precyzyjnie wskazywać uchybienia, jakich dopuścił się on składając podmiotowe środki dowodowe, precyzować w jaki sposób wykonawca ma usunąć stwierdzone w dokumentach braki tj. czy powinien przedłożyć nowe, czy też poprawić lub uzupełnić określone oświadczenia lub dokumenty. Konieczne jest także wskazanie terminu i formy, w jakiej nieprawidłowości powinny być usunięte. W przypadku, gdy zamawiający nie dochowa tych warunków, w szczególności, jeśli treść skierowanego do wykonawcy wezwania będzie nieprecyzyjna lub niekompletna możliwe, a nawet konieczne, będzie ponowienie tej czynności przez zamawiającego- patrz np. wyrok o sygn. akt. KIO 868/23. Zamawiający przed odrzuceniem oferty Odwołującego miał obowiązek wyczerpać możliwość precyzyjnego wezwania do wyjaśnienia i poprawy zaświadczenia, jak również zwrócić się samodzielnie do organu skarbowego o przesłanie dokumentu lub poświadczenie aktualności i ważności podpisu, gdyż Odwołujący oba wezwania terminowo wykonał i – wbrew twierdzeniu Zamawiającego, zawartym w uzasadnieniu odrzucenia oferty- każdorazowo złożył terminowo dokument, stanowiący podmiotowy środek dowodowy (zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami). Zamawiający miał obowiązek wezwać go jedynie prawidłowo i precyzyjnie do usunięcia błędu w tym środku, a tego zaniechał. Zaniechanie prawidłowego wezwania i odrzucenie oferty na podstawie rzekomego niezłożenia podmiotowego środka dowodowego w terminie, narusza zasadę równego i uczciwego traktowania wykonawców, a odrzucenie oferty Odwołującego bez uprzedniego precyzyjnego wezwania stanowi naruszenie zasady proporcjonalności, wskazując na nadmierny formalizm, wymierzony w stosunku do Odwołującego. Tym bardziej, że zaświadczenie o nie zaleganiu z podatkami zostało złożone w terminie, wskazanym przez Zamawiającego (tak za pierwszym, jak i za drugim razem) i miało służyć wykazaniu braku podstaw do wykluczenia z art. 109 ust. 1 p. 1) PZP w zw. z p. 8. 1.1. p. 7) SWZ, a Zamawiający, odrzucając ofertę nie stwierdził równocześnie, że Odwołujący podlega wykluczeniu z postępowania, jako naruszający obowiązki dotyczące płatności podatków i oferty nie odrzucił na podstawie art. 226 ust. 2 p. a) PZP, co oznacza, że zaświadczenie merytorycznie uwzględnił. To wszystko świadczy o nierównym potraktowaniu Odwołującego, nieproporcjonalności postępowania Zamawiającego i jego nadmiernym formalizmie w stosunku do Odwołującego - przy równoczesnym oczekiwaniu, że jeśli chodzi o treść wezwania, Odwołujący będzie w stanie odczytać intencje Zamawiającego, nie przekładające się na pisemne sformułowania. (…)

Do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego przystąpienie zgłosił wykonawca DELPHINUS Sport Promotion Stowarzyszenie Rekreacyjno-Sportowe z/s we Wrocławiu (Uczestnik po stronie Zamawiającego) wnosząc o oddalenie odwołania. W piśmie procesowym z dnia 13.01.2026 r. podał: (…)

Wnioski:

1.Wnoszę o oddalenie odwołania w całości jako oczywiście pozbawionego podstaw. (…)

W uzasadnieniu stanowiska wskazał na następujące okoliczności: (…) Stanowisko odwołującego jest nieuzasadnione.

1. Stan faktyczny

W dniu 16 listopada 2025 r. Zamawiający wezwał Odwołującego do złożenia podmiotowych środków dowodowych. W pkt 4 wezwania, Zamawiający wskazał, że Wykonawca winien przedłożyć zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega z opłaceniem podatków i opłat, w zakresie artykułu 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż trzy miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłaceniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem Zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności:

W odpowiedzi na wezwanie w zakresie pkt 4, Odwołujący przedłożył jedynie skan wydruku dokumentu elektronicznego - zaświadczenia o niezaleganiu z e-urzędu skarbowego.

Wobec powyższego, Zamawiający w dniu 26 listopada 2025 r. ponownie wezwał wykonawcę, tym razem w trybie artykułu 128 ust. 1 Pzp, w punkcie 2 pisma do złożenia zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłaceniem podatków i opłat, w zakresie artykułu 109 ustęp 1 pkt 1 ustawy. W uzasadnieniu pisma, zamawiający wskazał, że pierwotnie złożony dokument został złożony w formie nieprawidłowej. Przesłany bowiem przez wykonawcę w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego z dnia 16 listopada 2025 r. dokument zaświadczenia o niezaleganiu z opłaceniem podatków, posiada formę dokumentu elektronicznego wydanego w e-urzędzie skarbowym, a zatem w tej formie winien być opatrzony kwalifikowanym pieczęcią elektroniczną Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Przesłany dokument nie posiada wyżej wymienionej pieczęci szefa KAS. Ponadto Zamawiający podkreślił, że gdy podmiotowe środki dowodowe zostały wystawione przez upoważnione podmioty inne niż Wykonawca, jako dokument elektroniczny przekazuje się ten dokument. W odpowiedzi na wezwanie w piśmie z dnia 26 listopada 2025 r., Odwołujący ponownie przesłał skan wydruku tego samego zaświadczenia. W piśmie tym, wykonawca ponadto wskazał, że jego dyrektor wykonawczy Dariusz Tysper udał się do urzędu skarbowego, aby potwierdzić, że zaświadczenie jest prawidłowe. Pracownik urzędu skarbowego miał stwierdzić, że dokument jest podpisany przez krajową administracja Skarbową, O czym świadczy napis w prawym dolnym rogu wydruku. Ponadto wykonawca stwierdził: „celem potwierdzenia podpisu skuteczności dokumentu na rynku i w obiegu ordynacji podatkowej proszę o kontakt z Renatą Włodarczak (…)”.

2. Argumentacja prawna

Z powyższego wynika, że wykonawca był wzywany zarówno w trybie artykułu 274 Pzp jaki następnie w trybie artykułu 128 Pzp do złożenia zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie Zalega z opłaceniem podatków i opłat. Odwołujący mógł w odpowiedzi no to wezwanie przedstawić dwa rodzaje dokumentów - dokument zwykły wydany przez naczelnika urzędu skarbowego, lub dokument elektroniczny wydany przez Krajową Administracja Skarbowa. Dopuszczalność tej drugiej formy, oraz wystawcy – zamiast naczelnika urzędu skarbowego – szefa KAS potwierdził Urząd Zamówień Publicznych w opinii 18 kwietnia 2023 r. Skoro Odwołujący zdecydował się na przedstawienie zaświadczenia w formie elektronicznej, to powinien przedłożyć Zamawiającemu dokument elektroniczny. Aby można było mówić o dokumencie w formie elektronicznej niezbędne jest, aby dokument ten (plik) posiadał podpis elektroniczny, w tym przypadku kwalifikowaną pieczęć elektroniczną Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Powyższe okoliczności stanowią elementarne zasady stosowane w procedurze zamówień publicznych. Odwołujący w sposób jednoznaczny i jasny został wezwany do przedłużenia dokumentu elektronicznego - zaświadczenia o niezaleganiu. Zamawiający w sposób jednoznaczny wskazał również, że przesłany skan zaświadczenia nie posiada podpisu szefa KAS. Zamawiający podkreślił, że wykonawca powinien złożyć podpisany dokument elektroniczny otrzymany z e-urzędu skarbowego. Jeżeli faktycznie wykonawca uzyskał takie zaświadczenie, to nic nie stało na przeszkodzie, aby w wyznaczonym terminie przekazać je Zamawiającemu. Za niewiarygodne należy uznać rzekome działanie Wykonawcy jakoby udał się on do urzędu skarbowego, aby uzyskiwać jakieś wyjaśnienia. Skoro dysponował plikiem uzyskanym z urzędu skarbowego wystarczyło zweryfikować ten plik samodzielnie w taki sam sposób jak zrobił to Zamawiający i następnie przesłać taki dokument Zamawiającemu. Znamiennym jest, że Odwołujący nie przedstawił żadnych środków dowodowych, a nawet nie starał się wykazać, że przesłany przez niego do Zamawiającego dwukrotnie plik był prawidłowy tj. posiadał podpis szefa KAS. Faktem jest, że w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, odwołujący nie złożył prawidłowego zaświadczenia - to jest zaświadczenia w formie dokumentu elektronicznego podpisanego przez szefa KAS. Dodać należy, że w tym przypadku brak jest podstaw do kierowania kolejnego wezwania do Odwołującego. Tym bardziej do uzyskiwania za Wykonawcę prawidłowego pliku dokumentu elektronicznego. Abstrahując od niedopuszczalności kolejnego wezwania w trybie artykułu 128 Pzp w zakresie przedłożenia zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami i opłatami, to takie, kolejne wezwanie musiałoby mieć tożsamą formę z poprzednim. (…)

Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie (pismo z dnia 13 stycznia 2026 r.) podał: (…) wnoszę o:

1.Oddalenie odwołania w całości jako oczywiście bezzasadnego.

2.Dopuszczenie i przeprowadzenie dowodu z dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności z plików elektronicznych złożonych przez Odwołującego w toku postępowania, na okoliczność ich formatu, struktury metadanych oraz braku kwalifikowanej pieczęci elektronicznej organu wystawiającego (Szefa KAS), co potwierdza zasadność odrzucenia oferty.

3.Podnoszę dalsze twierdzenia jak w treści uzasadnienia;

4.(…)

W uzasadnieniu stanowiska wskazał na następujące okoliczności:

Poniższe uzasadnienie stanowi wyczerpującą analizę prawną i faktyczną, wykazującą, że czynności Zamawiającego polegające na odrzuceniu oferty Odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) ustawy Pzp były nie tylko uprawnione, ale wręcz obligatoryjne w świetle obowiązujących przepisów prawa krajowego i unijnego (rozporządzenie eIDAS) oraz utrwalonej linii orzeczniczej Krajowej Izby Odwoławczej.

I. Stan faktyczny sprawy i identyfikacja naruszeń po stronie Odwołującego

Aby właściwie ocenić zasadność zarzutów podniesionych w odwołaniu, konieczne jest precyzyjne odtworzenie chronologii zdarzeń oraz analiza techniczno-prawna dokumentów, które stały się osią sporu. Spór w niniejszej sprawie nie dotyczy bowiem faktu istnienia podmiotu czy jego niezalegania z podatkami w sensie materialnym, lecz umiejętności wykazania tego faktu w sformalizowanej procedurze zamówień publicznych, w której forma dokumentu elektronicznego ma kluczowe znaczenie dowodowe.

1.1. Wymagania Dokumentacji Postępowania (SWZ)

Zamawiający prowadzi postępowanie o wartości szacunkowej poniżej progów unijnych.1 W Specyfikacji Warunków Zamówienia (dalej: SWZ), w Rozdziale II pkt 8 i 9, Zamawiający określił wymagania dotyczące podmiotowych środków dowodowych. Zgodnie z art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, Zamawiający przewidział wykluczenie wykonawcy, który naruszył obowiązki dotyczące płatności podatków. Na potwierdzenie braku tej przesłanki, Zamawiający żądał od wykonawców przedłożenia zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego, o niezaleganiu z opłacaniem podatków.

Kluczowe dla rozstrzygnięcia sporu są zapisy SWZ dotyczące formy składania dokumentów oraz przepisy powszechnie obowiązujące, do których SWZ odsyła.

Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych (dalej: "Rozporządzenie w sprawie dokumentów"), dokumenty wystawione przez upoważnione podmioty jako dokumenty elektroniczne przekazuje się w tej właśnie postaci.

1.2. Przebieg procedury weryfikacji i zastosowanie art. 128 ust. 1 Pzp Proces badania oferty Odwołującego przebiegał następująco:

1.Pierwsze wezwanie (Art. 274 ust. 1 Pzp): W dniu 16.11.2025 r. Zamawiający wezwał Odwołującego do złożenia podmiotowych środków dowodowych, w tym zaświadczenia z US.

2.Wadliwe złożenie: W odpowiedzi, Odwołujący przedłożył plik dokumentów w postaci jednego pliku *.pdf podpisanego przez osoby reprezentujące Odwołującego. Zawarty w nim dokument z e-US, nie stanowił oryginału dokumentu elektronicznego. Dokument ten był bowiem pozbawiony warstwy kryptograficznej gwarantującej jego autentyczność i integralność (brak pieczęci Szefa KAS).

3.Procedura naprawcza (Art. 128 ust. 1 Pzp): Działając zgodnie z zasadą sanacji, Zamawiający w dniu 26.11.2025 r. wezwał Odwołującego do uzupełnienia dokumentu. Wezwanie to było sformułowane w sposób niezwykle precyzyjny i niepozostawiający pola do interpretacji. Zamawiający wskazał wprost: "Dokument ad. 2 - został złożony w formie nieprawidłowej. Przesłany przez Wykonawcę w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego z dnia 16.11.2025 r. dokument zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem podatków, posiada formę dokumentu elektronicznego wydanego w e-Urzędzie Skarbowym, a zatem w tej formie winien być opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Przesłany dokument nie posiada ww. pieczęci Szefa KAS".

4.Reakcja Odwołującego: W odpowiedzi na tak sformułowane wezwanie, Odwołujący, zamiast pobrać właściwy plik z systemu e-Urząd Skarbowy (co jest czynnością techniczną trwającą kilka minut), wdał się w polemikę z Zamawiającym. W piśmie wyjaśniającym, Odwołujący wskazał, że przedstawiciele fundacji udali się osobiście do Urzędu Skarbowego w Lesznie, gdzie uzyskali ustne zapewnienia urzędników o poprawności dokumentu. Do pisma załączono ten sam plik, który był przedmiotem kwestionowania – plik PDF zawierający jedynie wizualizację podpisu ("Digitally signed by..."), lecz pozbawiony technicznych atrybutów podpisu kwalifikowanego. Co więcej, Odwołujący zasugerował, aby Zamawiający sam skontaktował się telefonicznie z pracownikiem US ("p. Renatą Włodarczak") w celu weryfikacji dokumentu.

5.Decyzja o odrzuceniu: Wobec bezskutecznego upływu terminu wyznaczonego na uzupełnienie dokumentu (28.11.2025 r.) i wyczerpania procedury z art. 128 ust. 1 Pzp, Zamawiający w dniu 02.12.2025 r. odrzucił ofertę Odwołującego.

Dowód: Dokumentacja postępowania 2/2025, w szczególności Elektroniczne Poświadczenie Weryfikacji  podmiotowych środków dowodowych, złożonych przez Odwołującego w odpowiedzi na wezwania z art. 274 ust. 1 i art. 128 ust. 1 Pzp – w aktach postępowania KIO 5477/25

II. Szczegółowa analiza prawna – Istota dokumentu elektronicznego

Główna oś sporu w niniejszej sprawie dotyczy rozumienia pojęcia "dokument elektroniczny" oraz skutków prawnych ingerencji w strukturę takiego dokumentu. Stanowisko Odwołującego opiera się na błędnym utożsamieniu wizualnej reprezentacji dokumentu na ekranie komputera z jego bytem prawnym.

2.1. Rozróżnienie między oryginałem a "wizualizacją"

W systemie prawnym ukształtowanym przez Rozporządzenie eIDAS (nr 910/2014) oraz ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, dokument elektroniczny to nie tylko treść, ale nierozerwalna całość składająca się z warstwy danych i warstwy podpisu elektronicznego (lub pieczęci). Zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach (ZAS-W) generowane w systemie e-Urząd Skarbowy są dokumentami natywnie elektronicznymi. Są one opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Szefa KAS. Zgodnie z art. 35 ust. 2 Rozporządzenia eIDAS: "Kwalifikowana pieczęć elektroniczna korzysta z domniemania integralności danych i autentyczności pochodzenia tych danych, z którymi kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest powiązana." Kluczowym słowem jest tutaj "powiązana". W momencie, gdy Odwołujący pobrał dokument z systemu e-US, posiadał on walor oryginału. Jednakże sposób, w jaki Odwołujący przetworzył ten plik przed wysłaniem do Zamawiającego (np. poprzez "wydruk do PDF", zapisanie jako obraz czy usunięcie metadanych), doprowadził do zerwania więzi kryptograficznej między treścią a pieczęcią. Złożony przez Odwołującego plik, mimo że wizualnie przypomina zaświadczenie (zawiera godło, treść, a nawet grafikę imitującą podpis), technicznie nie zawiera pieczęci. Weryfikacja takiego pliku w jakimkolwiek oprogramowaniu walidacyjnym (Szafir, Sigillum, weryfikator gov.pl) zwraca wynik negatywny.

2.2. Podpis wykonawcy na dokumencie urzędowym – błąd w sztuce

Odwołujący w treści odwołania i wyjaśnień zdaje się nie dostrzegać problemu, wskazując, że dokument został podpisany przez osoby reprezentujące wykonawcę. Jest to fundamentalne niezrozumienie istoty dowodu z dokumentu urzędowego.

Zgodnie z § 6 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie dokumentów: "W przypadku, gdy podmiotowe środki dowodowe (...) zostały wystawione przez upoważnione podmioty (...) jako dokument elektroniczny, przekazuje się ten dokument." Przepis ten nakazuje przekazanie pliku źródłowego (tego, który wyszedł z systemu e-US). Nie przewiduje on możliwości, aby wykonawca tworzył "własną wersję" tego dokumentu i autoryzował ją swoim podpisem. Podpis wykonawcy na zaświadczeniu z US ma sens jedynie w przypadku cyfrowego odwzorowania (skanu) dokumentu papierowego (§ 6 ust. 2 rozporządzenia). W przypadku dokumentu elektronicznego, podpis wykonawcy jest zbędny, a jeśli jego nałożenie wiąże się z modyfikacją struktury pliku (co miało miejsce w tej sprawie) – jest wręcz szkodliwy, gdyż niszczy oryginał.

Stanowisko to jest ugruntowane w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej. W wyroku z dnia 15 marca 2023 r., sygn. akt KIO 587/23, Izba wskazała: "Dokumenty ten nie zostały przekazane w oryginale, lecz podpisane przez Wykonawcę, co w skutkach oznaczało przekazanie kopii dokumentu elektronicznego podpisanego za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. (...) Dokument elektroniczny, który nie zawiera kwalifikowanego podpisu wystawcy (tutaj: organu podatkowego), nie może być uznany za oryginał." Podobnie w wyroku z dnia 6 grudnia 2024 r., sygn. akt KIO 2438/24, Izba stwierdziła, że wykonawca nie jest uprawniony do posługiwania się jedynie wizualizacją zaświadczenia, skoro otrzymał zaświadczenie właściwe (np. XML lub PDF z podpisem).

2.3. Znaczenie "wizualizacji" w świetle art. 144b Ordynacji podatkowej

Odwołujący powołuje się na art. 144b Ordynacji podatkowej, twierdząc, że wydruk dokumentu ma moc dowodową. Jest to prawda, ale wyłącznie w postępowaniu przed organami podatkowymi lub w obrocie tradycyjnym. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym na platformie elektronicznej, nie składa się wydruków, lecz pliki. Przesłanie pliku PDF, który jest "cyfrowym obrazem wydruku", bez zachowania warstwy kryptograficznej oryginału, sprowadza go do roli zwykłej kopii (skanu). Taka kopia, aby mogła być uznana za dowód, musiałaby zostać poświadczona za zgodność z oryginałem przez notariusza (jeśli oryginał był elektroniczny, a my mamy wydruk/skan) lub, w drodze wyjątku, przez wykonawcę, ale tylko wtedy, gdy nie istnieje możliwość przekazania oryginału. W niniejszym przypadku oryginał istniał (został wygenerowany w e-US 12.09.2025 r.), a wykonawca z niewiadomych przyczyn go nie przekazał.

III. Zasada Jednokrotności Wezwania – Fundament Odrzucenia Oferty

Odwołujący zarzuca Zamawiającemu naruszenie art. 128 ust. 1 Pzp poprzez zaniechanie ponownego wezwania do uzupełnienia dokumentu. Zarzut ten jest całkowicie bezzasadny i stoi w sprzeczności z naczelnymi zasadami zamówień publicznych: równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji.

3.1. Doktryna i orzecznictwo w zakresie art. 128 ust. 1 Pzp

Art. 128 ust. 1 Pzp nakłada na zamawiającego obowiązek wezwania wykonawcy do uzupełnienia brakujących lub błędnych dokumentów. Jest to instrument naprawczy, dający wykonawcy "drugą szansę". Jednakże, jak jednolicie przyjmuje się w doktrynie i orzecznictwie, szansa ta przysługuje tylko raz w odniesieniu do tego samego błędu. Zgodnie z jednolitą linią orzeczniczą KIO, wezwanie z art. 128 ust. 1 Pzp ma charakter jednokrotny. Nie można wzywać wykonawcy "w nieskończoność" do poprawienia tego samego błędu, jeśli pierwsze wezwanie było precyzyjne. Potwierdza to m.in. wyrok z dnia 26 sierpnia 2021 r. KIO 2348/21: "Stosowanie tej zasady polega bowiem, jak jednolicie wskazuje się w orzecznictwie i poglądach doktryny, na jednokrotnym wezwaniu w zakresie konkretnego braku." czy też wyrok z dnia 12 kwietnia 2023 r. KIO 868/23: "Wezwanie do uzupełnienia dokumentów lub oświadczeń może być dokonywane tylko raz w stosunku do tego samego braku..." Przywołana zasada jednokrotności wezwania została potwierdzona również w innych licznych wyrokach KIO, m.in.:

●Wyrok KIO z dnia 9 grudnia 2021 r., sygn. akt KIO 3460/21: "Wielokrotne wzywanie do uzupełnienia tego samego dokumentu naruszałoby zasadę równego traktowania wykonawców."

●Wyrok KIO z dnia 25 stycznia 2022 r., sygn. akt KIO 56/22. - analogicznie

● Wyrok KIO z dnia 10 września 2024 r., sygn. akt KIO 2955/24. – analogicznie

Jak wykazano niżej, w niniejszej sprawie Zamawiający wyczerpał procedurę z art. 128 ust. 1 Pzp.

1.Dokument złożony pierwotnie był wadliwy.

2.Zamawiający wystosował wezwanie z art. 128 ust. 1 Pzp (26.11.2025 r.).

3.Wezwanie było precyzyjne: wskazywało dokładnie, czego brakuje ("brak pieczęci Szefa KAS") i jak należy to naprawić ("dokument winien być opatrzony kwalifikowaną pieczęcią").

4.Odwołujący nie wykonał wezwania, przesyłając ponownie ten sam wadliwy plik (plik o tej samej wadliwej charakterystyce) wraz z polemiką. Ponowne wezwanie Odwołującego do złożenia tego samego zaświadczenia stanowiłoby niedopuszczalne przywrócenie terminu składania dokumentów i faworyzowanie tego wykonawcy względem innych uczestników rynku (np. Stowarzyszenia Delphinus Sport Promotion, które złożyło w niniejszym postępowaniu poprawną formalnie i merytorycznie ofertę).

3.2. Prekluzja dowodowa a "ostrożność procesowa" Odwołującego

Odwołujący podnosi w uzasadnieniu, że "z ostrożności procesowej" składa dowody lub wnioskuje o ich przeprowadzenie. Należy jednak wskazać, że zgodnie z art. 128 ust. 1 Pzp, dokumenty składa się w wyznaczonym terminie. Termin ten upłynął ostatecznie 28.11.2025 r. o godz. 15:00. Choć art. 535 Pzp pozwala na składanie dowodów do zamknięcia rozprawy, dotyczy to dowodów na poparcie twierdzeń o faktach (np. udowodnienie, że złożony w terminie plik był poprawny). Nie można jednak w ten sposób "uzupełniać" oferty o nowe dokumenty, których nie było w aktach postępowania w momencie podejmowania decyzji przez Zamawiającego. Zamawiający ocenia stan faktyczny na moment upływu terminu z wezwania. W tym momencie w systemie e-zamówienia znajdowała się jedynie wadliwa wizualizacja. Izba nie może zastępować Zamawiającego w procedurze oceny ofert i przyjmować nowych dokumentów, które zmieniają stan faktyczny sprawy. Wszelkie próby sanowania oferty poprzez załączanie prawidłowego pliku do odwołania wniesionego 8 grudnia 2025 r., są zatem, co do zasady, spóźnione. Jak słusznie zauważa KIO, ocena czynności Zamawiającego dokonywana jest na moment podjęcia decyzji. W dniu 02.12.2025 r. (data odrzucenia oferty), Zamawiający dysponował jedynie wadliwym plikiem i informacją, że wykonawca nie jest w stanie (lub nie chce) dostarczyć oryginału. Fakt późniejszego "odnalezienia" pliku przez Odwołującego nie ma znaczenia prawnego dla oceny prawidłowości decyzji Zamawiającego. Jak wskazano w Wyroku KIO z dnia 22 lutego 2023 r., sygn. akt KIO 360/23: "W sytuacji gdy zaświadczenie z ZUS zostało wystawione w formie elektronicznej (...) ww. dokument nie został przekazany Zamawiającemu zgodnie z § 6 Rozporządzenia (...). Należy uznać, że Zamawiający zasadnie odrzucił ofertę."

IV. Bezzasadność zarzutów naruszenia art. 128 ust. 4 i 5 Pzp

Odwołujący konstruuje alternatywną rzeczywistość prawną, w której to na Zamawiającym ciąży obowiązek "śledczy" i naprawczy za błędy wykonawcy. Zarzuty te są chybione.

4.1. Art. 128 ust. 4 Pzp – Wyjaśnienia

Przepis ten pozwala żądać wyjaśnień dotyczących treści dokumentów. W niniejszej sprawie treść zaświadczenia (stwierdzenie braku zaległości) nie budziła wątpliwości. Wątpliwość (a właściwie pewność negatywna) dotyczyła formy i ważności dokumentu (brak podpisu). Braku podpisu na dokumencie urzędowym nie da się "wyjaśnić". Dokument niepodpisany jest dokumentem nieistniejącym w obrocie prawnym. Wyjaśnienia wykonawcy ("zapewniam, że to oryginał") nie mogą zastąpić weryfikacji kryptograficznej.

4.2. Art. 128 ust. 5 Pzp – Bezpośrednie zwrócenie się do organu

Odwołujący sugeruje, że Zamawiający powinien był zadzwonić do Urzędu Skarbowego lub wystąpić do Szefa KAS o wydanie dokumentu. Jest to postulat nierealny i sprzeczny z prawem.

1.Uprawnienie, nie obowiązek: Art. 128 ust. 5 Pzp stanowi, że zamawiający "może" (a nie musi) zwrócić się do podmiotu trzeciego. Co więcej, uprawnienie to dotyczy sytuacji, gdy dokumenty budzą "wątpliwości". W niniejszej sprawie nie było wątpliwości – była pewność co do braku pieczęci.

2.Tajemnica skarbowa: Argument Odwołującego o możliwości weryfikacji dokumentu przez Zamawiającego bezpośrednio w KAS pomija kwestię tajemnicy skarbowej (art. 293 Ordynacji podatkowej). Zamawiający nie jest organem podatkowym ani inną stroną postępowania podatkowego i nie ma prawa żądać od organów skarbowych wydania zaświadczenia o niezaleganiu dotyczącego podmiotu trzeciego (wykonawcy) bez wyraźnego, szczegółowego upoważnienia, którego w ofercie zazwyczaj brak dla takich czynności.

3.Zakaz wyręczania: Rola Zamawiającego nie polega na kompletowaniu oferty za wykonawcę. To wykonawca jako podmiot profesjonalny, ubiegający się o zamówienie publiczne, ma obowiązek przedstawić dowody spełniania warunków określonych przez Zamawiającego. W wyroku KIO 1272/19 Izba wskazała: "Zamawiający nie może wyręczać wykonawcy w przedstawianiu okoliczności uzasadniających realność (...) samodzielne weryfikowanie przez Zamawiającego (...) przy braku złożenia stosownych dowodów przez wykonawcę (...) może być uznane za próbę uwiarygodnienia".

Zastosowanie tego przepisu w sytuacji, gdy wykonawca zignorował precyzyjne wezwanie do uzupełnienia brakującego podpisu, byłoby działaniem naruszającym równowagę stron. Propozycja Odwołującego, by Zamawiający dzwonił do "pani Renaty Włodarczak z Urzędu Skarbowego", jest wręcz kuriozalna w kontekście profesjonalnego obrotu gospodarczego i zasad pisemności postępowania. Weryfikacja podpisu elektronicznego odbywa się za pomocą algorytmów i certyfikatów, a nie oświadczeń ustnych urzędników. Odwołujący podnosi również, że zaświadczenie można zweryfikować. Jednakże systemy weryfikacji (np. strona weryfikacjapodpisu.pl lub systemy KAS) wymagają wgrania pliku z podpisem. Skoro Odwołujący przesłał plik bez właściwego podpisu (co potwierdziła analiza Zamawiającego), to weryfikacja techniczna musiała zawsze dać wynik negatywny. Zamawiający nie miał technicznej możliwości "odzyskania" podpisu z pliku, który został go pozbawiony przez działania Wykonawcy (np. poprzez wydruk do PDF). Nadto, Odwołujący w piśmie z 26.11.
‎2025 r. twierdził, że "podpis jest umieszczony na 2 stronie po prawej stronie". Jest to klasyczny błąd poznawczy, polegający na myleniu warstwy prezentacyjnej (to, co widzi oko) z warstwą techniczną (to, co przetwarza system).

W wyroku KIO 1816/22 Izba dobitnie stwierdziła: "nie jest dowodem na prawidłowe podpisanie (...) samo widoczne odwzorowanie/znacznik tego podpisu na dokumencie. (...) Aby jednak podpis mógł być uznany za prawidłowy i ważny, konieczne jest dokonanie jego walidacji za pomocą przewidzianych do tego programów weryfikacyjnych." Skoro walidacja przeprowadzona przez Zamawiającego dała wynik negatywny, to subiektywne przekonanie Wykonawcy o istnieniu podpisu jest irrelewantne prawnie. Ciężar dowodu, że plik był prawidłowy, spoczywa na Wykonawcy (art. 534 ust. 1 Pzp). Odwołujący w odwołaniu nie przedstawił kontrdowodu w postaci np. raportu walidacji spornego pliku, co potwierdza stanowisko Zamawiającego o jego wadliwości.

 

 Skład Orzekający Krajowej Izby Odwoławczej (Izba lub KIO) ustalił i zważył, co następuje:

Odwołujący,Fundacja D.T. SPORT z/s w Lesznie (wykonawca lub Fundacja) w odwołaniu kwestionuje odrzucenie jego oferty podnosząc zarzut naruszenia art. 226 ust. 1 p. 2c) Pzp i twierdząc, że terminowo złożył zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami. Z ostrożności procesowej – jak zaznaczył – podniósł zarzut zaniechania przez Zamawiającego z naruszeniem art. 128 ust. 1 i ust. 4 Pzp w zw. z art. 16 p. 1) i 3) Pzp zaniechania wezwania Odwołującego do wyjaśnienia lub poprawienia złożonego podmiotowego środka dowodowego w postaci zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem podatków UNP: eUS-25-0C293CB Znak sprawy: 3014-NUS.4050.001893.2025.eUS Data wydania: 12.09.2025 ZAS-W w zakresie „kto i w jaki sposób podpisał zaświadczenie lub przesłania w/w zaświadczenia Zamawiającemu w formie dającej możliwość zweryfikowania złożonego pod nim podpisu pracownika organu (kwalifikowanej pieczęci elektronicznej Szefa KAS), jako nośnika cech bezpieczeństwa (integralności i autentyczności)”. Także z ostrożności procesowej wskazał na niezgodne z art. 128 ust. 5 Pzp w zw. z art. 16 p. 1) i 3) Pzp zaniechanie Zamawiającego zwrócenia się bezpośrednio do Szefa KAS o wyjaśnienie kto i w jaki sposób podpisał zaświadczenie lub o przesłanie złożonego przez Odwołującego zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem podatków UNP: eUS-25-0C293CB Znak sprawy: 3014-NUS.4050.001893.2025.eUS Data wydania: 12.09.2025 ZAS-W. W konsekwencji zdaniem wykonawcy spowodowało to naruszenie art. 239 ust. 1 ustawy Pzp, w zw. z w art. 16 pkt 1 i 2 Pzp i art. 17 ust. 2 Pzp jako oferty najkorzystniejszej oferty wykonawcy Stowarzyszenie Rekreacyjno-Sportowe Delphinus Sport Promotion z/s we Wrocławiu.

W decyzji z dnia 2 grudnia 2025 r. Zamawiający wskazał na art. 226 ust. 1 pkt. 2 lit. c) i podał, że Fundacja nie złożyła w przewidzianym terminie wymaganego podmiotowego środka dowodowego, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu. W uzasadnieniu faktycznym stanowiska wskazał na następujące okoliczności: (…) W niniejszym postępowaniu, Wykonawca został wezwany w trybie art. 128 ust. 1 Pzp do uzupełnienia zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W odpowiedzi na wezwanie, Wykonawca przedłożył plik komputerowy będący wizualizacją dokumentu, który nie posiadał przymiotów oryginału dokumentu elektronicznego. Zgodnie z § 2 ust. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, dokumenty wystawione przez upoważnione podmioty jako dokumenty elektroniczne przekazuje się w tej postaci. Analiza informatyczna pliku uzupełnienie wyjaśnienia PŚD...pdf wykazała, że nie zawiera on kwalifikowanej pieczęci elektronicznej Szefa KAS. Widoczny na stronie 14 element graficzny ("Digitally signed by...") jest jedynie odwzorowaniem cyfrowym, a nie nośnikiem cech bezpieczeństwa (integralności i autentyczności). Z punktu widzenia prawa, plik ten jest tożsamy z niepoświadczoną kserokopią dokumentu. Argumentacja Wykonawcy, opierająca się na zapewnieniach ustnych pracowników Urzędu Skarbowego w Lesznie oraz na tezie o wizualnej obecności podpisu, jest chybiona. W obrocie profesjonalnym, a w szczególności w zamówieniach publicznych, decydujące znaczenie ma warstwa techniczna dokumentu elektronicznego (struktura pliku, metadane, podpis kryptograficzny), a nie jego warstwa prezentacyjna. Wykonawca jako profesjonalista, zobowiązany jest do posługiwania się narzędziami informatycznymi w sposób umożliwiający weryfikację autentyczności przedkładanych dokumentów. Zamawiający podkreśla, że nie jest uprawniony do prowadzenia postępowania wyjaśniającego w Urzędzie Skarbowym w zastępstwie Wykonawcy (telefoniczny kontakt z urzędnikiem), ani do samodzielnego pobierania zaświadczeń dotyczących Wykonawcy (ze względu na ochronę tajemnicy skarbowej). Ciężar dowodu spoczywa wyłącznie na Wykonawcy. Zamawiający w wezwaniu z dnia 26.11.2025 r. precyzyjnie wskazał na wadę dokumentu ("Przesłany dokument nie posiada ww. pieczęci Szefa KAS"). Mimo tak sformułowanej instrukcji, Wykonawca nie dokonał korekty (nie przesłał prawidłowego pliku źródłowego), lecz ograniczył się do polemiki. Wobec zasady jednokrotności wezwania z art. 128 ust. 1 Pzp, Zamawiający nie ma prawnej możliwości ponownego wzywania Wykonawcy do uzupełnienia tego samego dokumentu. Uczynienie tego stanowiłoby naruszenie zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców (art. 16 Pzp), stawiając Fundację D.T. SPORT w pozycji uprzywilejowanej względem innych uczestników postępowania, którzy dochowali rygorów formalnych. Brak prawidłowego zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami oznacza, że Wykonawca nie wykazał braku podstaw do wykluczenia z art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp. Stan ten, istniejący na dzień składania oświadczeń w trybie art. 128 Pzp, jest nieusuwalny na obecnym etapie postępowania i skutkuje obligatoryjnym odrzuceniem oferty”.

Zgodnie z pkt II.3 Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ: (…)

„1.6.Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem Formularza do komunikacji jako załączniki.

1.7.Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452) oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów i oświadczeń jakich może żądać zamawiający od wykonawcy ( Dz.U. z 2020 poz. 2415). (…)

  Także w punkcie III. 1.4) SWZ Zamawiający wskazał: (…)

1.6.Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem Formularza do komunikacji jako załączniki.

1.7.Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452) oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów i oświadczeń jakich może żądać zamawiający od wykonawcy ( Dz.U. z 2020 poz. 2415). (…)

 

 Także Zamawiający w punkcie III. 1.4) SWZ wymagał: (…)

4)Dokumenty elektroniczne, składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem „Formularza do komunikacji” jako załączniki. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452) oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 poz. 2415)”.

  W wezwaniu do złożenia podmiotowych środków dowodowych z 16.11.2025 r. Zamawiający w uwadze podał: (…) Podmiotowe środki dowodowe przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Gdy podmiotowe środki dowodowe zostały wystawione przez upoważnione podmioty inne niż wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca:

→ jako dokument elektroniczny – przekazuje się ten dokument;

→ jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem – przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Przez cyfrowe odwzorowanie, rozumieć dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do oryginału. (…)

  W kolejnym wezwaniu z dnia 26.11. 2025 r. Zamawiający powołując się na art. 128 ust,1 ustawy Pzp w punkcie 2 wezwał wykonawcę do złożenia: (…) 2) zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt. 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności (…). W uzasadnieniu do punktu 2) podał: „Dokument ad. 2 – został złożony w formie nieprawidłowej. Przesłany przez Wykonawcę w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego z dnia 16.11.2025 r. dokument zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem podatków, posiada formę dokumentu elektronicznego wydanego w e- Urzędzie Skarbowym, a zatem w tej formie winien być opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Przesłany dokument nie posiada ww. pieczęci Szefa KAS. (…) Dalej w pouczeniu podał: „Niezłożenie/ nieuzupełnienie/ niepoprawienie dokumentów/oświadczeń będzie skutkowało odrzuceniem oferty wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) ustawy Pzp”.

  Wykonawca jak wynika bezspornie z ustaleń zarówno na wezwanie z dnia 16.11.
‎2025 r. jak i z dnia 26.11.2025 r. nie przedłożył dokumentu posiadającego przymiot oryginału dokumentu elektronicznego a jego wizualizację. Tym samym sporny dokument nie spełniał wymagań, a to oznacza, że w odniesieniu do oferty miał zastosowanie wskazany w decyzji art.

art. 226 ust. 1 pkt. 2 lit. c) Pzp, albowiem Fundacja nie złożyła w przewidzianym terminie wymaganego podmiotowego środka dowodowego, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

  Mając na uwadze treść wezwania z 26.11. 2025 r. Izba zgodziła się z Zamawiającym, że w wezwaniu precyzyjnie wskazano na wadę dokumentu ("Przesłany dokument nie posiada ww. pieczęci Szefa KAS"). Wykonawca w miejsce przesłania prawidłowego pliku źródłowego przesłał ponownie jego wizualizację. Właściwy dokument – jak wynika z okoliczności był w posiadaniu wykonawcy – przesłany został dopiero wraz z wniesionym odwołaniem. Jak podkreśla się w doktrynie i orzecznictwie – na co wskazywał Zamawiający i Uczestnik - zaświadczenie z urzędu skarbowego (US) wygenerowane w e-Urzędzie Skarbowym (e-US) to dokument podpisany kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub podpisem elektronicznym, który należy przekazać zamawiającemu wyłącznie w postaci elektronicznej (plik XML/PDF). Także podkreśla się, że w systemie prawnym regulowanym rozporządzenie eIDAS (nr 910/2014) oraz ustawą z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, dokument elektroniczny to nie tylko treść, ale nierozerwalna całość składająca się z warstwy danych i warstwy podpisu elektronicznego (lub pieczęci).

Wykonawca zatem, celem zachowania integralności dokumentu powinien przekazać oryginalne pliki pobrane z e-US, a nie jego wydruk. To wymaganie wynika z powołanego w SWZ rozporządzenia (pkt I.3.1.7) jego § 6 ust.1 zgodnie z którym: "W przypadku, gdy podmiotowe środki dowodowe (...) zostały wystawione przez upoważnione podmioty (...) jako dokument elektroniczny, przekazuje się ten dokument." Przepis ten nakazuje zatem przekazanie pliku źródłowego (z systemu e-US) nie przewidując możliwości, aby wykonawca tworzył "własną wersję" tego dokumentu i autoryzował ją swoim podpisem.

Nie jest słuszne w tym stanie faktycznym powoływanie się przez wykonawcę na art. 144b ustawy - Ordynacja podatkowa. Ten przepis bowiem mógłby mieć zastosowanie w tej sprawie, gdyby wykonawca wykazał, że dokument w takiej formie uzyskał od organu podatkowego – Urzędu Skarbowego, a zatem nie miał możliwości przekazania jego oryginału. W niniejszym przypadku – jak potwierdziły zgodnie Strony i Uczestnik - oryginał istniał i został wygenerowany w e-US 12.09.2025 r. na potrzeby postępowania odwoławczego. Izba zwraca uwagę na wyrok WSA w Łodzi z dnia 27 marca 2025 r. sygn. akt: I SA/Łd 78/25 w którym Sąd odnosząc to orzeczenie do decyzji administracyjnej stwierdził: „Pisma w formie dokumentu elektronicznego muszą spełniać wymagania właściwe technologii komunikacji elektronicznej, a takich wymagań nie spełnia np. skan decyzji w formie pdf przesłany bez pliku zawierającego podpis elektroniczny tej decyzji”.

 W odniesieniu do zarzutów podnoszonych z ostrożności procesowej Izba stwierdza, że podlegają one również oddaleniu. Jak powyżej wskazano w wezwaniu Zamawiający określił precyzyjnie wadę dokumentu – brak pieczęci Szefa KAS oraz wskazał, że dokument powinien być opatrzony kwalifikowaną pieczęcią. Wykonawca wezwany do uzupełnienia dokumentu przedłożył analogiczny dokument jak na wezwanie z 16.11.2025 r. - plik o tej samej wadliwej charakterystyce. Tym samym nie wykonał wezwania, a to oznacza, że oferta musiała podlegać odrzuceniu na wskazanej w decyzji podstawie prawnej. Wezwanie z 26.11.2025 r. zastosowany jako instrument naprawczy dotyczyło konkretnego braku, który nie został naprawiony. Kolejne wezwanie o przedstawienie dokumentu wolnego od tej konkretnej wady prowadziłoby – jak podkreśla się w orzecznictwie, w tym powołanym przez Zamawiającego i Uczestnika – do naruszenia zasady równego traktowania wykonawców. Tym samym w tej sprawie nie mógł mieć zastosowania wskazany art. 128 ust. 4 Pzp. Także Izba stwierdza brak podstaw do zastosowania w tym stanie faktycznym procedury z art. 128 ust.5 ustawy Pzp, której przedmiotem miałoby być wnioskowane wystąpienie do US lub Szefa KAS (telefoniczne lub pisemne) o wyjaśnienie lub wydanie dokumentu. Uprawnienie w myśl art. 128 ust. 5 Pzp dotyczy bowiem sytuacji, gdy dokumenty budzą wątpliwości, które w stanie faktycznym nie wystąpiły. Zamawiający jak podał w wezwaniu z 26.11.2025 r. ustalił, że złożone zaświadczenie nie zostało opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, co nie pozwalało na weryfikację tego podpisu. Należy zgodzić się z Zamawiającym, który wskazując na orzecznictwo KIO podkreślił, że Zamawiający nie może wyręczać wykonawcy w przedstawianiu okoliczności uzasadniających realność złożonego dokumentu pozwalających na samodzielne zweryfikowanie przez niego podpisu w sytuacji braku złożenia pliku zawierającego podpis elektroniczny, w tym przypadku spornego zaświadczenia.

  Reasumując Izba podzieliła stanowisko Zamawiającego, że weryfikacja podpisu elektronicznego odbywa się za pomocą algorytmów i certyfikatów, a nie oświadczeń ustnych urzędników i aby podpis mógł być uznany za prawidłowy i ważny, konieczne jest dokonanie jego walidacji za pomocą przewidzianych do tego programów weryfikacyjnych. Izba zwraca także uwagę, że ustawa Pzp w celu zapewnienie przejrzystości, równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji wymaga zarówno od zamawiającego jak i wykonawców przestrzegania zdefiniowanych w tej ustawie i przepisach wykonawczych reguł, w tym w zakresie komunikacji elektronicznej. Te przepisy i te reguły – w tej sprawie - zostały zdefiniowane w specyfikacji warunków zamówienia, m.in. w tych postanowieniach SWZ na które Izba powyżej zwracała uwagę. Niewątpliwie stopień sformalizowania procedur w ustawie Pzp związany z przestrzeganiem zasad w niej zawartych wymaga od wykonawców podwyższonej staranności przy przygotowaniu ofert, w tym w uzupełnianiu dokumentów i ich wyjaśnianiu, co wynika także z profesjonalnego charakteru ich działalności. Izba zwraca uwagę, że w tej sprawie odrzucenie oferty wykonawcy było skutkiem przedłożenia, pomimo dodatkowego wezwania wadliwego co do formy zaświadczenia, którego wadliwość dotyczyła braku kwalifikowanej pieczęci (nie jego treści), co wskazano w wezwaniu, a wyjaśnienia (wykonawcy czy wystawcy dokumentu) nie mogły zastąpić weryfikacji kryptograficznej.

W konkluzji Izba stwierdza, że odwołanie podlega oddaleniu albowiem w niniejszej sprawie nie potwierdził się zarzut naruszenia art. 226 ust. 1 p. 2c) Pzp jak również podnoszone przez wykonawcę z ostrożności procesowej zarzuty naruszenia art. 128 ust. 1 i ust. 4 oraz ust. 5 Pzp w zw. z art. 16 p. 1) i 3) Pzp.

 O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku na podstawie art. 575 ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz w oparciu o przepisy poz. 2437).

Mając powyższe na uwadze, Krajowa Izba Odwoławcza orzekła jak w sentencji wyroku.

……………………………………