KIO 5412/25

Sygn. akt: KIO 5412/25

WYROK

Warszawa, dnia 23. 01. 2026 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca: Agata Mikołajczyk

Protokolant: Tomasz Skowroński

po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 22 stycznia 2026 r. w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 2 grudnia 2025 r. przez Odwołującego: BESTCAN sp. j. T.F., J.R., P.F. z/s w Warszawie (ul. Suwak 5, 02­676 Warszawa) w postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego: Urząd Lotnictwa Cywilnego z/s w Warszawie (ul. Marcina Flisa 2, 02­247 Warszawa)

- Uczestnik po stronie Zamawiającego: DKS Sp. z o.o. z/s w Kowalach (ul. Energetyczna 15. 80-180 Kowale),

orzeka:

1. Oddala odwołanie;

2.Kosztami postępowania odwoławczego obciąża Odwołującego: BESTCAN sp. j. T.F., J.R., P.F. z/s w Warszawie (ul. Suwak 5, 02­676 Warszawa) i:

2.1.zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7. 500 zł 00 gr (słownie: siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez Odwołującego tytułem wpisu od odwołania.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

…………………………….

Sygn. akt: KIO 5412/25

Uzasadnienie

Odwołanie zostało wniesione do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 2 grudnia
‎2025 r. przez wykonawcę BESTCAN sp. j. T.F., J.R., P.F. z/s w Warszawie (Odwołujący) w postępowaniu prowadzonym w trybie podstawowym na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), [ustawa Pzp lub Pzp lub Ustawa PZP] przez Zamawiającego: Urząd Lotnictwa Cywilnego z/s w Warszawie. Przedmiotem zamówienia publicznego jest: „Usługa wdrożenia i utrzymania systemu centralnego wydruku w Urzędzie Lotnictwa Cywilnego”, Nr ULC-BIN-25- 15/202 Ogłoszenie o zamówieniu opublikowane dnia 16 października 2025 roku w Biuletynie Zamówienia Publicznego Nr ogłoszenia 2025/BZP 00480334/01.

Wykonawca podał: (…) Wnoszę odwołanie wobec czynności Zamawiającego dokonanych w Postępowaniu, a to:

a.Odrzucenia oferty BESTCAN SPÓŁKA JAWNA TOMASZ FABIANOWICZ, JACEK RADOSZ, PAWEŁ FABIANOWICZ ze względu na uznanie, że oferta zawierała rażąco niską cenę, które to odrzucenie zostało dokonane z naruszeniem przepisów postępowania, a to art. 226 ust. 1 pkt 8 p.z.p. poprzez jego wadliwe zastosowanie, w sytuacji, w której oferta nie zawierała rażąco niskiej ceny w stosunku do przedmiotu zamówienia; a w konsekwencji:

b.Wadliwego wyboru oferty DKS sp. z o.o., który to wybór został dokonany z naruszeniem przepisów postępowania, a to art. 239 ust. 1 p.z.p., poprzez jego niewłaściwe zastosowanie, w sytuacji, w której oferta Odwołującego była ofertą najkorzystniejszą;

Wnoszę o uwzględnienie odwołania w całości oraz nakazanie Zamawiającemu:

a.Unieważnienie czynności z 'dnia 27 listopada 2025 r. polegającej na odrzuceniu oferty Odwołującego;

b.Unieważnienie czynności z dnia 27 listopada 2025 r. polegającej na wyborze oferty DKS sp. z o.o.; 

c.Przeprowadzenie ponownego badania i oceny ofert;

III. Ponadto, wnoszę o zasądzenie od Zamawiającego na rzecz Odwołującego kosztów postępowania odwoławczego, w tym kosztów zastępstwa prawnego.

Informację stanowiącą podstawę wniesienia odwołania Odwołujący powziął w dniu 27 listopada 2025 r., tj. w dniu opublikowania przez Zamawiającego czynności wyboru najkorzystniejszej oferty oraz odrzucenia oferty Odwołującego.

Odwołujący wykazuje swój interes w uzyskaniu zamówienia, którego dotyczy Postępowanie, a także interes w złożeniu odwołania w tym, że na skutek wadliwych czynności Zamawiającego, tj. odrzucenia oferty Odwołującego oraz wyboru jako najkorzysmiejszej oferty DKS sp. z o.o., Odwołujący utracił możliwość uzyskania zamówienia, mimo że jego oferta jest zgodna z warunkami zamówienia i najkorzystniejsza w Postępowaniu. W następstwie powyższego, Odwołujący może ponieść rzeczywistą szkodę majątkową polegającą na braku możliwości wyboru jego oferty, jako najkorzystniejszej, a co za tym idzie - uzyskania zamówienia. Nieuzyskanie zamówienia może spowodować szkodę w majątku Odwołującego.

Odwołujący wskazuje również, że naruszenie wskazanych powyżej przepisów ustawy prawo zamówień publicznych niewątpliwie miało istotny wpływ na wynik postępowania, a zatem biorąc pod uwagę treść art. 554 ust. 1 pkt 1 p.z.p., Krajowa Izba Odwoławcza winna uwzględnić niniejsze odwołanie.

Uzasadniając odrzucenie oferty Odwołującego, Zamawiający wskazał, że w dniu 11 listopada 2025 f. wezwał Odwołującego do złożenia wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub innych istotnych części składowych oferty złożonej w dniu 22 października 2025 r., z uwagi na fakt, iż cena brutto oferty złożonej przez wykonawcę wynosząca 338 400 zł jest niższa o co Stron najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej 4 przed wszczęciem postępowania. W odpowiedzi, Odwołujący złożył wyjaśnienia, które zostały przez Zamawiającego uznane za nieprzedstawiające żadnych składowych ani kosztów wykonania zamówienia. Z przedmiotową opinią nie sposób się zgodzić. W rzeczywistości informacje przekazane przez Wykonawcę winny zostać uznane za wystarczające dla uznania, że zaoferowana przez niego cena jest ceną realistyczną, rynkową. O rynkowości tej ceny Zamawiający także winien mieć wiedzę, bowiem w ramach zamówienia dostarczone miały zostać urządzenia biurowe nieodbiegające swoją specyfikacją, przeznaczeniem oraz sposobem działania od typowych urządzeń biurowych używanych tak w instytucjach państwowych jak i w prywatnych przedsiębiorstwach. Wykonawca w toku wyjaśnień wprost stwierdził, że ceny zostały skalkulowane w oparciu o oficjalne propozycje handlowe produktów Canon. Jednocześnie kalkulacja została dokonana z uwzględnieniem ogólnodostępnych cen urządzeń, dostępnych w sieci Internet. Odwołujący szczegółowo wskazał, że dokonał analizy planowanej eksploatacji urządzeń wraz z materiałami eksploatacyjnymi, wskazując w treści złożonych wyjaśnień jej elementy. Wykonawca wskazał, że:

W okresie 24-miesięcznej umowy szacowana średnia łączna ilość wydruków na jedno urządzenie wyniesie 93.913 stron czarno-białych oraz 31.304 stron kolorowych — w tym zakresie jedynie na marginesie wskazuję, że zaznaczenie przez Zamawiającego, że umowa zawarta ma być na okres 30 miesięcy nie przeczy prawidłowości tych wyliczeń, które mogą być dostosowane do realiów umowy za pomocą prostych obliczeń;

Biorąc pod uwagę te obciążenia, przewiduje, że po zakończeniu kontraktu urządzenia nie będą w stanie wyeksploatowanym. Ich fabryczne wyposażenie i części cechują się dużą trwałością. Żywotność proponowanego modelu Producent przywiduje na 1 milion wydruków (co jest informacją powszechnie dostępną);

W konsekwencji, w 24-miesięcznym okresie trwania kontraktu, dla Wykonawcy nie powstaną koszty związane z wymianą części zamiennych oraz koszty technicznej pracy serwisowej (poza okresowymi przeglądami);

Jedynymi przewidywalnymi kosztami po stronie Wykonawcy będą: koszt dostawy materiałów Stron eksploatacyjnych (tonery, pojemniki na zużyty toner) oraz koszt okresowych przeglądów 5 konserwacyjnych.

Odwołujący wskazuje więc, że zgodnie z jego założeniami, umowę będzie mógł wykonywać w sposób niemalże bezkosztowy (w zakresie poczynionych przez niego prac). Ponadto, prosta analiza ogólnodostępnych cen urządzeń oraz materiałów eksploatacyjnych prowadzi do przeświadczenia, że ich łączna cena jest niższa, niż cena zaoferowana przez Odwołującego w Postępowaniu. Jednocześnie Odwołujący wskazał wyraźnie, że po ustaniu obowiązywania umowy, będzie dysponował urządzeniem nie wyeksploatowanym oraz nadającym się do dalszego wykorzystania, tj. do zawarcia w stosunku do niego kolejnej umowy bądź sprzedaży urządzenia. W tym miejscu przedstawiam cenę urządzenia dostępną na stronie internetowej Canon oraz szczegółowe wyliczenie: 

(…)

ULC Kalkulacja do postępowania ULC.BlN.25-1S/2025

Przewidywana Ilość "druków na 23 urządzeniach w okresie 30 miesięcy

Ilość wydruków A4 w okresie 30 miesięcy

Do kalkulacji przyjąłem informacje ogólnodostępne w Internecie na stronie internetowej: robican.pl

nazwa mat. eksploatacyjnegonetto

nazwa mat. eksploatacyjnegocena zakupu netto w stronach A4

Koszt robocizny dostawa, instalacja urządzeń (max. 8

Jedynie na marginesie wskazuję, że powyższa kalkulacja została sporządzona bez uwzględnienia rabatu przysługującego Odwołującemu jako partnerowi Canon o statusie Gold Partner (fakt stosowanych rabatów jest praktyką powszechnie stosowaną), przy czym Odwołujący wraz z wyjaśnieniami przedstawił dowód w postaci oświadczenia osoby upoważnionej przez Canon Polska sp. z o.o.

Powyższe prowadzić musi do następujących wniosków:

Wykonawca w sposób dostateczny wykazał nie tylko, że jego oferta nie charakteryzuje się rażąco niską ceną, ale również, że jest dla niego opłacalna;

II. Zamawiający posiadał informacje pozwalające na zweryfikowanie tego stanu;

III. Złożone przez Wykonawcę wyjaśnienia w zakresie rażąco niskiej ceny w połączeniu z ogólnodostępnymi informacjami były wystarczające do wykazania braku rażąco niskiej ceny oraz nie wymagały przedkładania dodatkowych dowodów.

W zakresie opłacalności należy wskazać, że Odwołujący zakupi urządzenia oraz materiały eksploatacyjne Stron zgodnie z treścią oficjalnej, ogólnodostępnej oferty Canon. Następnie, ponosząc minimalne koszty będzie 8 w stanie wykonywać umowę w sposób prawidłowy, a po okresie jej obowiązywania, będzie dysponował w pełni sprawnymi dwudziestoma trzema urządzeniami. Wskazać należy, że Odwołujący jest podmiotem profesjonalnym, którego działalność obejmuje także dostawy urządzeń używanych.

W zakresie posiadania informacji przez Zamawiającego pozwalających na zweryfikowanie stanu opisanego powyżej, należy podkreślić, że informacje o cenach są powszechnie dostępne i znane, tj. są faktami notoryjnymi. Przyjętą zasadą w polskim systemie prawnym jest zasada, zgodnie z którą nie ma potrzeby udowadniania faktów notoryjnych. Zasada ta została wyrażona m. in. w procedurze cywilnej, karnej, administracyjnej czy w samej ustawie prawo zamówień publicznych w odniesieniu do postępowania przed Krajową Izbą Odwoławczą. Zasada ta ma na celu dostosowanie różnorakich postępowań do praktyki instytucji je stosujących, jednocześnie ograniczając formalizm w miejscach, w których jest to możliwe. Brak jednoznacznego ustanowienia przepisu w tym zakresie w stosunku do Zamawiającego nie stanowi przeszkody do uznania, iż także w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego fakty notoryjne nie wymagają dowodu. Świadczy za tym nie tylko wykładnia funkcjonalna przepisów postępowania, ale także spójność systemu prawnego. Przyjęcie odmiennej interpretacji prowadzi do zaprzeczenia uznanej w orzecznictwie tezy o racjonalności ustawodawcy. Tymczasem Odwołujący wykazał, że:

1. Cena urządzenia została skalkulowana w oparciu o oficjalne propozycje handlowe otrzymane bezpośrednio od firmy Canon Polska;

II. Urządzenie, zgodnie z założeniami umowy, nie będzie w stanie uniemożliwiającym jego dalsze wykorzystanie;

III.Zakres jego czynności świadczy o niskich kosztach obsługi umowy.

Informacje powyższe są wystarczające dla wykazania, że oferta jest dla Odwołującego opłacalna. Podkreślenia przy tym wymaga, że „z samego braku dowodu nie można jeszcze wywodzić, że cena jest rażąco niska, a w takiej sytuacji przedmiotem oceny pozostają wówczas wyjaśnienia samego wykonawcy” (Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 7 marca 2023 r., sygn. akt KIO 442/23). Te zaś w niniejszej sprawie są spójne oraz odpowiadają realiom rynkowym, o czym Zamawiający ma wiedzę. Jednocześnie, jedynie na marginesie, wskazuję, że Zamawiający wymagał od Odwołującego złożenia wyjaśnień „w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych oferty złożonej Stron w dniu 22.10.2025 roku o godzinie 16:03”. Wskazać tutaj należy, że żądanie Zamawiającego miało w tym 9 zakresie charakter ogólny, a odpowiedź Odwołującego spełniała wymogi Zamawiającego. Zgodnie z Wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 10 maja 2013 r., w sprawie prowadzonej pod sygn. akt KIO 962/13, ” . . ) zamawiający sformułował wezwanie do wyjaśnień w sposób bardzo ogólny, nie zadając żadnego szczegółowego pytania. Tym samym wykonawca nie miał obowiązku szczegółowego odnoszenia się do każdej pozycji kosztowej. Tym samym brak jest podstaw do zarzucenia złożonym wyjaśnieniom, iż są niepełne lub zbyt ogólne. (...) Pytanie do wykonawcy powinno wskazywać elementy oferty, które podczas badania oferty wzbudziły wątpliwości i co do których zamawiający oczekuje wyjaśnień. Tak więc wykonawca aby te wątpliwości rozwiać musi wiedzieć, które to elementy wyceny oferty wzbudziły zastrzeżenia zamawiającego i w jakim kierunku mają iść jego wyjaśnienia. Natomiast gdy zamawiający nie wskazuje jakich konkretnie kwestii co do których domaga się wyjaśnień i do których wykonawca ma się odnieść a podnosi jedynie, iż zaoferowana cena jest niska w stosunku do szacowanej przez niego wartości zamówienia, to przy tak ogólnikowym sformułowaniu wezwania brak jest podstawy do domagania się by wykonawca złożył szczegółowe wyjaśnienia". Przy tak sformułowanym wezwaniu ciężko czynić Odwołującemu zarzut, że złożone przez niego wyjaśnienia zostały złożone w określonej formie. W obliczu faktu, iż oferta Odwołującego nie powinna była zostać odrzucona, w oparciu o kryteria Zamawiającego, powinna ona zostać uznana za najkorzystniejszą. To z kolei prowadzi do wniosku, że czynność wyboru oferty innego wykonawcy, jako najkorzystniejszej, również obarczona jest wadą.

Do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego przystąpienie zgłosił wykonawca DKS Sp. z o.o. z/s w Kowalach (Uczestnik po stronie Zamawiającego) i wniósł o oddalenie odwołania. W piśmie procesowym z dnia 12 stycznia 2025 r. wnosząc ponownie o oddalenie odwołania w całości z uwagi na jego bezpodstawność jednocześnie wniósł o: (…)

1.dopuszczenie i przeprowadzenie dowodu z pisma Odwołującego z dnia 13.11.2025 r. stanowiącego wyjaśnienia rażąco niskiej ceny oferty (w aktach postępowania) celem wykazania faktu, iż złożone przez Odwołującego wyjaśnienia były ogólnikowe, nie potwierdzały możliwości realizacji zamówienia za cenę wskazaną w ofercie, nie wyjaśniały żadnych kwestii dot. kalkulacji oferowanej przez Odwołującego ceny zamówienia, w tym jej elementów składowych, a tym samym nie wykazały, iż oferowana przez Odwołującego cena zamówienia nie stanowi ceny rażąco niskiej; braku załączenia do złożonych przez Odwołującego wyjaśnień jakichkolwiek dowodów wykazujących, iż oferowana przez niego cena zamówienia nie stanowi ceny rażąco niskiej; zasadności odrzucenia przez Zamawiającego oferty Odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 8 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (zwanej dalej: p.z.p.) ze względu na to, iż oferta ta zawiera rażąco niską cenę,

2.pominięcie przedstawionych w treści odwołania dowodów ze skanów cen urządzeń pochodzących ze strony internetowej www.robican.pl oraz kalkulacji, ze względu na to, iż są one spóźnione, a Odwołujący winien dokonać ich przedłożenia w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny, w związku z czym przeprowadzenie dowodu z przedmiotowych dokumentów jest niedopuszczalne na obecnym etapie postępowania.

W uzasadnienie stanowiska wskazał na następujące okoliczności: (…) W przedmiotowej sprawie Odwołujący został zobowiązany na podstawie art. 224 ust. 2 pkt 1 p.z.p. do złożenia wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych złożonej przez Odwołującego oferty, gdyż oferowana przez Odwołującego cena brutto była niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej przed wszczęciem postępowania. Zgodnie z kolei z art. 224 ust. 5 p.z.p. obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu spoczywa na wykonawcy, o czym Odwołujący został również pouczony w treści skierowanego przez Zamawiającego wezwania. Należy wskazać, iż Odwołujący w treści wyjaśnień złożonych w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego wskazał jedynie lakonicznie, iż ceny oferowanych przez niego urządzeń zostały ustalone w oparciu o propozycje handlowe ich producenta. Odwołujący nie wyjaśniał przy tym żadnych kwestii dot. kalkulacji oferowanej przez Odwołującego ceny zamówienia, w tym jej elementów składowych. Nie wykazał w żaden sposób, iż w wyniku realizacji zamówienia osiągnie oczekiwany przez siebie zysk, w tym nie wykazał jaka jest wartość przedmiotowego zysku. Odwołujący w treści wyjaśnień w zakresie kosztów zamówienia, wskazał jedynie, iż po jego stronie będą nimi: koszt dostawy materiałów eksploatacyjnych (tonery, pojemniki na zużyty toner) oraz koszt okresowych przeglądów konserwacyjnych. Nie wyjaśnił jednak w żaden sposób jaka będzie wysokość przedmiotowych kosztów ani, iż umożliwi ona realizację zamówienia za oferowaną przez niego cenę. Odwołujący nie złożył również żadnego dowodu wykazującego, iż oferowana przez niego cena zamówienia nie stanowi ceny rażąco niskiej, w tym potwierdzającego, iż rzeczywiście ma możliwość realizacji zamówienia za wskazaną przez siebie kwotę. Złożone przez Odwołującego wyjaśnienia nie wykazują zatem w żaden sposób, iż cena złożonej przez niego oferty nie jest rażąco niska, a to na nim spoczywa przedmiotowy obowiązek na podstawie art. 224 ust. 5 p.z.p. Z uwagi na powyższe mając na względzie art. 224 ust. 6 p.z.p. Zamawiający w sposób prawidłowy odrzucił złożoną przez Odwołującego ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 8 p.z.p.

Odnosząc się do stanowiska Odwołującego wskazującego, iż nie miał on obowiązku przedstawienia dowodów na poparcie swojego stanowiska, zaś Zamawiający miał możliwość samodzielnej weryfikacji cen urządzeń oferowanych przez Odwołującego należy wskazać, iż jest ono całkowicie bezpodstawne. Jak zostało wskazane powyżej, treść złożonych przez Odwołującego wyjaśnień była na tyle ogólnikowa, że nie pozwalała wyłącznie na jej podstawie weryfikację przez Zamawiającego, iż złożona przez Odwołującego oferta nie zawiera ceny rażąco niskiej. Jednocześnie zgodnie z art. 224 ust. 1 p.z.p. w zw. z art. 224 ust. 2 pkt. 1 p.z.p. w zw. z art. 224 ust. 5 p.z.p. wykonawca wezwany do złożenia wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny winien również przedłożyć dowody potwierdzające zasadność swojego stanowiska przedstawionego w treści wyjaśnień, co wskazuje na to, iż treść wyjaśnień uzasadniająca, iż poszczególne części składowe oferty umożliwiają realizacje zamówienia za oferowaną przez Odwołującego kwotę winna znajdować potwierdzenie w zał. do nich dowodach. Odwołujący nie dokonał zarówno wyjaśnienia kwestii cenotwórczych wynikających z oferty jak i nie przedłożył dowodów potwierdzających, iż oferowana przez niego cena zamówienia nie zawiera ceny rażąco niskiej. Zgodnie ze stanowiskiem Zamawiającego przedstawionym w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty, jedynymi przedłożonymi przez Odwołującego dowodami wraz z treścią skierowanych przez niego wyjaśnień było potwierdzenie autoryzacji handlowej i serwisowej w zakresie sprzętu biurowego marki Canon na rok 2025 oraz certyfikat autoryzacji firmy Canon. Z przedmiotowych dokumentów nie wynikały jednak żadne składowe ani koszty wykonania zamówienia. Nie stanowiły one zatem w żaden sposób dowodu potwierdzającego, iż oferowana przez Odwołującego cena zamówienia nie jest rażąco niska, w tym, iż Odwołujący ma możliwość wykonania zamówienia za wskazaną kwotę oraz że uzyska oczekiwany przez siebie zysk. Zamawiający nie może z kolei zastępować wykonawcy w wykazywaniu, że cena jego oferty jest realna. To wykonawca ma udowodnić realność tej ceny, a nie Zamawiający ma poszukiwać czy domniemywać informacji w tym zakresie. Rolą Zamawiającego jest wyłącznie ocena przedstawionych przez wykonawcę wyjaśnień wraz z ewentualnymi dowodami, a nie wyręczanie go w wykazywaniu, że za podaną cenę można należycie wykonać zamówienie (np. poprzez samodzielne weryfikowanie na stronach internetowych prawidłowości stawek podanych przez wykonawców) jak sugeruje Odwołujący w treści skierowanego przez siebie Odwołania. Jeśli zatem wykonawca nie udzieli wyjaśnień, w których udowodni, że cena jego oferty nie jest rażąco niska, Zamawiający zobligowany jest do odrzucenia oferty. Tym samym od rzetelności wyjaśnień wykonawcy zależy jego dalszy udział w postępowaniu. Powyższe świadczy zatem o niewywiązaniu się przez Odwołującego z obowiązku wyjaśnienia czy złożona przez niego oferta nie zawiera ceny rażąco niskiej, a tym samym uzasadnia jej odrzucenie przez Zamawiającego. Stanowisko Przystępującego znajduje potwierdzenie w ugruntowanej w tym zakresie linii orzecznicze Krajowej Izby Odwoławczej. Przystępujący wskazał na wyrok:

a) z dnia 6 marca 2024 r. sygn. akt: KIO 534/24: „Ustawa Pzp przesądza również, że obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu spoczywa na wykonawcy (vide art. 224 ust. 5 ustawy Pzp), a ponadto stanowi, że odrzuceniu, jako oferta z rażąco niską ceną lub kosztem, podlega oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu (vide art. 224 ust. 6 ustawy Pzp).”

b) z dnia 7 marca 2023 r. sygn. akt: KIO 442/23: „To wykonawca został zobowiązany do wykazania, że oferowana przez niego cena nie jest rażąco niska, tym samym załączenie dowodów do składanych wyjaśnień odnośnie okoliczności, które nie są zależne od wykonawcy, a które udało mu się pozyskać (wynegocjować, ustalić, wypracować w kontaktach gospodarczych i innych formach etc.) na potrzeby wyceny danego zamówienia jest w zasadzie niezbędne i konieczne, aby owo wykazanie realności zaoferowanej ceny było rzeczywiste.”

c) z dnia 28 października 2022 r. sygn. akt. KIO 2747/22: „należy zauważyć, że jak podnoszono już w orzecznictwie KIO, w art. 224 ust. 5 ustawy Pzp, ustawodawca wskazał jednoznacznie, że obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu spoczywa na wykonawcy, który złożył ofertę z ceną budzącą wątpliwości. W przepisie mowa jest o "wykazaniu", czyli udowodnieniu, że cena nie jest rażąco niska. Tym samym wyjaśnienia wykonawcy nie mogą stanowić jedynie formalnej odpowiedzi na wezwanie zamawiającego, zawierającej ogólne informacje o działalności wykonawcy lub deklaracje co do realizacji zamówienia za zaoferowaną cenę, niepoparte stosownymi dowodami. Wyjaśnienia wykonawcy muszą być na tyle konkretne i szczegółowe, aby na ich podstawie zamawiający był w stanie dowiedzieć się, jakie okoliczności właściwe wzywanemu do wyjaśnień wykonawcy, spowodowały obniżenie ceny jego oferty, w jaki sposób okoliczności te spowodowały obniżenie ceny i jakich oszczędności wykonawca mógł dzięki nim dokonać. W zależności od charakteru przedmiotu zamówienia, wykonawca powinien wykazać przykładowo: ceny poszczególnych materiałów, ceny ofertowe dostawców, przyjętą technologię i organizację usług/robót, koszty wynagrodzeń, koszty podwykonawców, koszty stałe (paliwo, energia), koszty zarządzania, koszty zabezpieczenia należytego wykonania umowy, koszty ubezpieczenia, rezerwę, zysk. Obowiązkiem wykonawcy jest zatem przedstawienie takich składników i wykazanie indywidualnych czynników wpływających na to, że wykonawca mógł zaoferować tak niską cenę. Dodatkowo, ustawodawca wymaga, aby wskazane w wyjaśnieniach informacje były poparte dowodami, którymi mogą być przykładowo: oferty uzyskane od dostawców, w tym zawierające uzgodnione upusty, umowy wstępne z podwykonawcami, umowy z osobami, które będą realizować zamówienie wraz z ich wynagrodzeniem, czy zawarte w samych wyjaśnieniach obliczenia wskazujące na prawidłowość kalkulacji cenowej i zysk. Należy przy tym podkreślić, że zamawiający nie może zastępować wykonawcy w wykazywaniu, że cena jego oferty jest realna. To wykonawca ma udowodnić realność tej ceny, a nie zamawiający ma poszukiwać, czy domniemywać informacji w tym zakresie. Rolą zamawiającego jest wyłącznie ocena przedstawionych przez wykonawcę wyjaśnień wraz z ewentualnymi dowodami, a nie wyręczanie wykonawcy w wykazywaniu, że za podaną cenę można należycie wykonać zamówienie (np. poprzez samodzielne weryfikowanie na stronach internetowych prawidłowości stawek podanych przez wykonawców, jak uczynił to zamawiający w niniejszej sprawie, o czym świadczy przedstawiony na rozprawie dowód i argumentacja). Jeśli zatem wykonawca nie udzieli wyjaśnień lub udzieli wyjaśnień, w których nie udowodni, że cena jego oferty nie jest rażąco niska, zamawiający zobligowany jest do odrzucenia oferty. Tym samym od rzetelności wyjaśnień wykonawcy zależy jego dalszy udział w postępowaniu.”

d) z dnia 19 maja 2023 r. sygn. akt: KIO 1240/23: „Uzasadniając cenę zaoferowaną w postępowaniu, wykonawca ma obowiązek wykazać rzeczywiste koszty, jakie poniesie na realizację zamówienia oraz przychody, jakie planuje uzyskać z tytułu realizacji zamówienia w odniesieniu do całego okresu jego realizacji, a w konsekwencji - także zysk z realizacji zamówienia. Wykonawca winien wykazać, że przychody, jakie spodziewa się osiągnąć z tytułu realizacji zamówienia co najmniej w całości pokryją koszty związane z jego realizacją.”

e) z dnia 28 czerwca 2021 r. sygn. akt: KIO 1197/21: „Jeśli zamawiający wzywa wykonawcę do złożenia wyjaśnień, żądając jednocześnie, aby ten przedstawił szczegółową kalkulację kosztów oraz złożył dowody na jej poparcie to jego obowiązkiem, jako profesjonalisty biorącego udział w przetargu, jest zadośćuczynienie temu wezwaniu. Brak staranności w tym zakresie tj. składanie wyjaśnień ogólnych, nie popartych dowodami powoduje, że wykonawcy ponoszą negatywne skutki niewykazania zasadności swoich twierdzeń. Wykonawca zobligowany do złożenia wyjaśnień ma obowiązek podać zamawiającemu okoliczności uzasadniające obniżenie ceny w stosunku do przedmiotu zamówienia lub też innych czynników, do których odnosi się wezwanie.”

Dalej podał: (…) Mając na uwadze, że złożone wyjaśnienia stanowią podstawę dla Zamawiającego do oceny prawidłowości oferowanej ceny, oczywistym jest, że wyjaśnienia te powinny być wyczerpujące, zawierać uzasadnienie zaoferowanej ceny, w tym wskazywać okoliczności wpływających na zaoferowanie takiej, a nie innej ceny oraz przede wszystkim potwierdzające jej realny charakter. Złożone przez Odwołującego wyjaśnienia nie wykazują z kolei zasadności podanej w ofercie ceny, ani tego, że jest możliwe wykonanie przedmiotu zamówienia za zaoferowaną cenę bez ponoszenia straty na tym zamówieniu. Nie wynika z nich jakie koszty wykonawca uwzględnił w kalkulacji ceny oferty ani jakie okoliczności umożliwiły obniżenie ceny jego oferty. Należy wskazać, iż skoro Zamawiający wezwał Odwołującego do udzielenia wyjaśnień, w tym złożenia dowodów dotyczących wyliczenia ceny oferty, to jego obowiązkiem jako profesjonalisty biorącego udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, było zadośćuczynienie temu wezwaniu. Składanie wyjaśnień ogólnych, niepopartych dowodami, tak jak zostało to dokonane w przedmiotowej sprawie powoduje, że wykonawca ponosi negatywne skutki niewykazania zasadności swoich twierdzeń (vide: wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 23 stycznia 2024 r., sygn. akt: KIO 24/24). Niezależnie od powyższego należy wskazać, iż przedstawione w treści odwołania skany ze strony internetowej www.robican.pl oraz skan kalkulacji mające na celu wykazać stanowisko Odwołującego dot. rzekomego braku spełnienia przez oferowaną przez niego cenę zamówienia przesłanek ceny rażąco niskiej, należy uznać z kolei za dowody spóźnione. Takie same znaczenie należy przypisać stanowisku Odwołującego dot. wyjaśnienia przez niego w treści odwołania, iż złożona przez niego oferta nie stanowi oferty z rażąco niską ceną, gdyż winno ono zostać przedstawione w piśmie z dnia 13.11.2025 r. stanowiącym odpowiedź na zobowiązania Zamawiającego. Z uwagi na powyższe wnoszę o pominięcie przez Izbę treści wskazanych wyjaśnień oraz dowodów na ich poparcie jako spóźnionych oraz powołanych jedynie dla zwłoki. Powyższe znajduje potwierdzenie m.in. w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 18.06.2024 r. sygn. akt: KIO 1804/24: „W odniesieniu do dowodów wnioskowanych przez odwołującego na okoliczność prawidłowości kalkulacji ceny dopiero na etapie postępowania odwoławczego przed Izbą, takie działanie należało uznać jednak za spóźnione. Zgodnie z p.z.p. udowodnienie realności ceny powinno nastąpić w toku postępowania o udzielenie zamówienia przed zamawiającym, a nie w toku postępowania odwoławczego przed Izbą. Jeżeli wykonawca ciężaru obalenia domniemania rażąco niskiej ceny w postępowaniu przed zamawiającym nie udźwignie, to jego oferta podlega odrzuceniu. Zgodnie z art. 513 p.z.p. odwołanie wnosi się na czynność zamawiającego podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, którą w tym przypadku była ocena wyjaśnień i dowodów złożonych przez odwołującego w toku postępowania. Badaniu legalności przez Izbę podlega zaś ta ocena dokonana przez zamawiającego. W tej sytuacji Izba stwierdziła, że dowód został powołany jedynie dla zwłoki. Zgodnie z art. 541 p.z.p. Izba odmawia przeprowadzenia wnioskowanych dowodów, jeżeli fakty będące ich przedmiotem zostały już stwierdzone innymi dowodami lub gdy zostały powołane jedynie dla zwłoki. Przeprowadzenie ww. dowodu wnioskowanego przez odwołującego na okoliczność prawidłowości kalkulacji ceny dopiero na etapie postępowania odwoławczego przez Izbą należało uznać za spóźnione. Izba nie jest komisją przetargową ani nie zastępuje kierownika zamawiającego.”

Całkowicie bezpodstawne są również twierdzenia Odwołującego, iż skierowane przez Zamawiającego wezwanie do złożenia wyjaśnień było zbyt ogólne, a co za tym idzie Odwołujący nie miał możliwości odniesienia się do jego treści. Należy wskazać, iż Zamawiający w treści wezwania do złożenia wyjaśnień wskazał wyraźnie, iż mają one dot. wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych oferty złożonej w dniu 22.10.2025 roku o godzinie 16:03, a więc wyjaśnienia, iż złożona przez Odwołującego oferta nie zawiera ceny rażąco niskiej. Złożone przez Odwołującego wyjaśnienia nie przedstawiają żadnej argumentacji uzasadniającej cenę złożonej przez niego oferty. Nie sposób ich zatem uznać za wyjaśnienia wskazanej kwestii, w tym ze względu na fakt, iż nie zostały przedłożone przez Odwołującego żadne dowody potwierdzające jego stanowisko, mimo iż Zamawiający wyraźnie żądał ich przedstawienia oraz wynika to z treści art. 224 ust. 2 pkt. 1 w zw. z art. 241 ust. 1 p.z.p. Jednocześnie należy wskazać, iż zakres możliwych do udzielenia wyjaśnień w przedmiocie rażąco niskiej ceny określa art. 224 ust. 3 p.z.p. w związku z czym Odwołujący bazując na samej treści wskazanego przepisu mógł w sposób należyty odnieść się do treści wezwania powołując w nim elementy cenotwórcze określone we wskazanym przepisie. Nawet jeżeliby uznać, iż skierowane przez Zamawiającego wezwanie było ogólnikowe, czemu to jednak Przystępujący zaprzecza, to należy wskazać, iż Odwołujący i tak powinien wówczas złożyć wyjaśnienia w takim zakresie, jaki sam uznaje za istotny dla wyliczenia ceny oferty i w tym zakresie wyjaśnienia te powinny być szczegółowe, rzetelne, spójne oraz poparte dowodami (vide: wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 31 października 2023 r., sygn. akt: KIO 3005/23). Odwołujący miał zatem możliwość złożenia w odpowiedzi na treść wezwania Zamawiającego wyjaśnień, które czyniłyby zadość wykazaniu tego, iż złożona przez niego oferta nie zawiera ceny rażąco niskiej, co nie zostało przez niego dokonane w przedmiotowym postępowaniu. Złożone przez Odwołującego wyjaśnienia były zatem lakoniczne, ogólne, nie wyjaśniały w sposób rzetelny i wyczerpujący kwestii cenotwórczych składających się na wartość oferty, nie były poparte żadnymi dowodami wskazującymi, iż oferowana przez Odwołującego cena zamówienia nie stanowi ceny rażąco niskiej, a tym samym uniemożliwiały one Zamawiającemu na ich podstawie stwierdzenie, iż oferowana przez Odwołującego cena nie jest ceną rażąco niską. Zamawiający, jak zostało to już wskazane powyżej, bazuje bowiem w tym zakresie wyłącznie na wyjaśnieniach wykonawcy wraz z zał. do nich dowodami, które winny czynić zadość przedmiotowemu obowiązkowi. W takiej sytuacji jedynym uzasadnionym do podjęcia przez Zamawiającego działaniem było odrzucenie oferty Odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 8 p.z.p. w zw. z art. 224 ust. 6 p.z.p. jako zawierającej cenę rażąco niską, co też zostało przez niego dokonane. Tym samym Zamawiający w sposób prawidłowy dokonał wyboru oferty Przystępującego jako najkorzystniejszej. Brak jest zatem podstaw do przypisania Zamawiającemu naruszenia wskazanych w treści odwołania przepisów, a tym samym skierowane przez Odwołującego odwołanie winno zostać oddalone jako bezpodstawne.

Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie (pismo z dnia 13.01. 2026 r.) podał: (…) W odpowiedzi na wezwanie Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 07.01.2026 r. do złożenia odpowiedzi na odwołanie, Zamawiający wskazuje, iż wnosi o oddalenie odwołania w całości z uwagi na jego bezpodstawność. Jednocześnie Zamawiający wnosi o:

1.dopuszczenie i przeprowadzenie dowodu z pisma Odwołującego z dnia 13.11.2025 r. stanowiącego wyjaśnienia rażąco niskiej ceny oferty (w aktach postępowania) celem wykazania faktu, iż złożone przez Odwołującego wyjaśnienia były ogólnikowe, nie wyjaśniały żadnych kwestii dotyczących kalkulacji oferowanej przez Odwołującego ceny oferty, w tym jej elementów składowych, a tym samym nie wykazały, iż oferta złożona przez Odwołującego nie zawiera rażąco niskiej ceny; braku załączenia do złożonych przez Odwołującego wyjaśnień dowodów wykazujących, iż jego oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny; zasadności odrzucenia przez Zamawiającego oferty Odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 8 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (zwanej dalej jako: „ustawa Pzp”) ze względu na to, iż oferta ta zawiera rażąco niską cenę;

2.pominięcie przedstawionych w treści odwołania dowodów, stanowiących zrzut ekranu ze strony internetowej www.robican.pl potwierdzający cenę oferowanych urządzeń oraz kalkulacji, ze względu na to, iż są one spóźnione, a Odwołujący winien dokonać ich przedłożenia w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego do złożenia wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny, w związku z czym przeprowadzenie dowodu z przedmiotowych dokumentów jest niedopuszczalne na obecnym etapie postępowania.

W uzasadnienie stanowiska wskazał na następujące okoliczności: (…) W przedmiotowej sprawie Odwołujący został wezwany przez Zamawiającego, działającego na podstawie art. 224 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp do złożenia wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych oferty złożonej przez Odwołującego w dniu 22.10.2025 roku o godzinie 16:03, gdyż cena brutto oferty złożonej przez Odwołującego, wynosząca 338 400,00 zł, była niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej przed wszczęciem postępowania. Zamawiający poinformował Odwołującego w ww. wezwaniu, iż zgodnie z treścią art. 224 ust. 5 ustawy Pzp obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu, spoczywa na Wykonawcy. Mając na uwadze, że złożone wyjaśnienia stanowią podstawę dla Zamawiającego do oceny prawidłowości zaoferowanej ceny, oczywistym jest, że wyjaśnienia te powinny być wyczerpujące, zawierać uzasadnienie zaoferowanej ceny, w tym wskazanie okoliczności wpływających na zaoferowanie takiej a nie innej ceny oraz przede wszystkim potwierdzające jej realny charakter. Z treści art. 224 ust. 6 ustawy Pzp wynika m.in., iż podstawą do odrzucenia oferty jako oferty z rażąco niską ceną lub kosztem będzie sytuacja, gdy złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu. W przedmiotowej sprawie podkreślić należy, iż Odwołujący w treści wyjaśnień złożonych w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego wskazał jedynie lakonicznie, iż ceny oferowanych przez niego urządzeń zostały ustalone w oparciu o oficjalne propozycje handlowe otrzymane bezpośrednio od firmy Canon Polska. Odwołujący nie wyjaśniał przy tym żadnych kwestii dotyczących kalkulacji oferowanej przez Odwołującego ceny oferty, w tym jej elementów składowych. Nie wykazał w żaden sposób, iż w wyniku realizacji zamówienia osiągnie oczekiwany przez siebie zysk, w tym nie wykazał jaka jest wartość zysku. Odwołujący w treści wyjaśnień w zakresie kosztów zamówienia, wskazał jedynie, iż po jego stronie będą nimi: koszt dostawy materiałów eksploatacyjnych (tonery, pojemniki na zużyty toner) oraz koszt okresowych przeglądów konserwacyjnych. Nie wyjaśnił jednak w żaden sposób jaka będzie wysokość przedmiotowych kosztów ani, iż umożliwi ona realizację zamówienia za oferowaną przez niego cenę. Odwołujący nie złożył również żadnego dowodu wykazującego, iż oferowana przez niego cena zamówienia nie stanowi ceny rażąco niskiej, w tym potwierdzającego, iż rzeczywiście ma możliwość realizacji zamówienia za wskazaną przez siebie kwotę. Odwołujący złożył wyjaśniania, do których dołączone zostały potwierdzenie autoryzacji handlowej i serwisowej w zakresie sprzętu biurowego marki Canon na rok 2025 oraz certyfikat autoryzacji firmy Canon. Z przedstawionych przez Odwołującego dowodów nie wynikały żadne składowe ani koszty wykonania zamówienia i w ocenie Zamawiającego w żaden sposób nie uzasadniały, iż cena złożonej przez Odwołującego w dniu 22.10.2025 roku oferty, nie jest rażąco niska, pomimo pouczenia Odwołującego, iż to na nim spoczywał obowiązek, wynikający z treści art. 224 ust. 5 ustawy Pzp, wykazania, że jego oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu. Z uwagi na powyższe mając na względzie art. 224 ust. 6 ustawy Pzp, Zamawiający w sposób prawidłowy odrzucił złożoną przez Odwołującego ofertę, na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp. Odnosząc się do stanowiska Odwołującego wskazującego, iż nie miał on obowiązku przedstawienia dowodów na poparcie swojego stanowiska, zaś Zamawiający miał możliwość samodzielnej weryfikacji cen urządzeń oferowanych przez Odwołującego należy wskazać, iż jest ono całkowicie bezpodstawne. Jak zostało wskazane powyżej, treść złożonych przez Odwołującego wyjaśnień była na tyle bardzo ogólnikowa, że nie pozwalała, wyłącznie na jej podstawie, na weryfikację przez Zamawiającego, iż złożona przez Odwołującego oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny. Z przedstawionych dowodów nie wynikało, czy Odwołujący zakupi urządzenia, czy też będzie je wynajmował od producenta. Jednocześnie stosownie do treści art. 224 ust. 5 ustawy Pzp, Wykonawca wezwany do złożenia wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny winien również przedłożyć dowody potwierdzające zasadność swojego stanowiska przedstawionego w treści wyjaśnień, co wskazuje na to, iż treść wyjaśnień uzasadniająca, iż poszczególne części składowe oferty umożliwiają realizacje zamówienia za oferowaną przez Odwołującego kwotę, winna znajdować potwierdzenie w załączonych do wyjaśnień, wymaganych przepisami ustawy Pzp, dowodach. Zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 6 marca 2024 r. sygn. akt KIO 534/24 „ustawodawca przesądził, że wyjaśnienia muszą być poparte dowodami, zostawiając jednocześnie wykonawcy swobodę w ich doborze (…) Wreszcie, dostrzec należy, że w wezwaniu Zamawiający zwrócił się o wyjaśnienie całej ceny oferty i choć Zamawiający wprost nie zażądał kalkulacji, jest dla Izby oczywiste, że w celu wyjaśnienia całej ceny oferty, powinna zostać ona przedstawiona. Oczywiście wykonawca, z uwagi na brak narzucenia określonej metodologii jej sporządzenia, miał swobodę w jej zaprezentowaniu, niemniej jednak wykonawca w wyjaśnieniach powinien dążyć do wykazania i wyjaśnienia poszczególnych elementów składowych ceny, co również nie miało miejsca.”. W ocenie Zamawiającego, Odwołujący nie dokonał zarówno wyjaśnienia kwestii cenotwórczych istotnych części składowych oferty, jak również nie przedłożył dowodów potwierdzających, iż złożona przez niego oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny. Z przedmiotowych dokumentów nie wynikały koszty poszczególnych składowych ceny oferty. Nie stanowiły one zatem w żaden sposób dowodów potwierdzających, iż cena oferty Odwołującego nie jest rażąco niska, jak wymagał tego w wezwaniu Zamawiający. Zamawiający nie może z kolei zastępować Wykonawcy w wykazywaniu, że cena jego oferty jest realna i „szukać” dowodów potwierdzających, iż oferta złożona przez Odwołującego nie zawiera rażąco niskiej ceny. To Odwołujący musi udowodnić realność tej ceny za pomocą wyjaśnień i załączonych do nich dowodów, a nie Zamawiający ma domniemywać czy poszukiwać informacji w tym zakresie w Internecie, czy na stronach producentów lub dystrybutorów sprzętu oferowanego przez Odwołującego. W zaistniałej sytuacji, kiedy Zamawiający wzywa Wykonawcę do wyjaśnień rażąco niskiej ceny, rolą Zamawiającego jest wyłącznie ocena przedstawionych przez Wykonawcę wyjaśnień wraz z załączonymi dowodami, a nie samodzielne przez Zamawiającego wykazywanie, iż oferta Wykonawcy nie zawiera rażąco niskiej ceny. Wykonawca przedstawił lakoniczne wyjaśnienia, jednocześnie informując Zamawiającego, że jeżeli Zamawiający uzna za konieczne dodatkowe przedłożenie wewnętrznej kalkulacji cenowej dotyczącej szczegółowego wyliczenia poszczególnych składowych ceny, prosi o kontakt w celu ustalenia dogodnego terminu. Tym samym Wykonawca, będąc świadomym, iż to jego obowiązkiem jako profesjonalisty biorącego udział w postępowaniu, jest zadośćuczynienie wezwaniu Zamawiającego oraz od rzetelności wyjaśnień Wykonawcy zależy jego dalszy udział w postępowaniu, udzielił jedynie lakonicznych i ogólnikowych wyjaśnień. Powyższe świadczy zatem o niewywiązaniu się przez Odwołującego z obowiązku wyjaśnienia czy złożona przez niego oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, co skutkowało odrzuceniem oferty Odwołującego przez Zamawiającego. Powyższe znajduje potwierdzenie m.in. w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 28 czerwca 2021 r. sygn. akt KIO 1197/21, w którym to Izba stwierdza, iż „Jeśli zamawiający wzywa wykonawcę do złożenia wyjaśnień, żądając jednocześnie, aby ten przedstawił szczegółową kalkulację kosztów oraz złożył dowody na jej poparcie to jego obowiązkiem, jako profesjonalisty biorącego udział w przetargu, jest zadośćuczynienie temu wezwaniu. Brak staranności w tym zakresie tj. składanie wyjaśnień ogólnych, nie popartych dowodami powoduje, że wykonawcy ponoszą negatywne skutki niewykazania zasadności swoich twierdzeń. Wykonawca zobligowany do złożenia wyjaśnień ma obowiązek podać zamawiającemu okoliczności uzasadniające obniżenie ceny w stosunku do przedmiotu zamówienia lub też innych czynników, do których odnosi się wezwanie.” Niezależnie od powyższego należy wskazać, iż przedstawione w treści odwołania zrzut ekranu ze strony internetowej www.robican.pl oraz przedstawienie szczegółowej kalkulacji ceny jako dowodów potwierdzających brak spełnienia przez ofertę złożoną przez Odwołującego przesłanek rażąco niskiej ceny, należy uznać z kolei za dowody spóźnione. Dodowy te Odwołujący powinien był dołączyć do wyjaśnień złożonych w dniu 13.11.2025 r., stanowiących odpowiedź na wezwanie Zamawiającego. Z uwagi na powyższe Zamawiający wnosi o pominięcie przez Izbę treści wskazanych w odwołaniu wyjaśnień oraz dowodów na ich poparcie jako spóźnionych, co znajduje potwierdzenie w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 18 czerwca 2024 r. sygn. akt KIO 1804/24, w którym to wyroku Izba podkreśliła, że przedstawienie dowodów wnioskowanych przez odwołującego na okoliczność prawidłowości kalkulacji ceny dopiero na etapie postępowania odwoławczego przed Izbą, należy uznać jednak za spóźnione, gdyż, „zgodnie z Pzp udowodnienie realności ceny powinno nastąpić w toku postępowania o udzielenie zamówienia przed zamawiającym, a nie w toku postępowania odwoławczego przed Izbą. Jeżeli wykonawca ciężaru obalenia domniemania rażąco niskiej ceny w postępowaniu przed zamawiającym nie udźwignie, to jego oferta podlega odrzuceniu. Przepis art. 224 ust. 6 ustawy Pzp stanowi bowiem, że podlega odrzuceniu jako oferta z rażąco niską cena lub kosztem, oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu”.

 Zamawiający stwierdza, że całkowicie bezpodstawne są również twierdzenia Odwołującego, iż skierowane przez Zamawiającego wezwanie do złożenia wyjaśnień było zbyt ogólne, a co za tym idzie Odwołujący nie miał możliwości odniesienia się do jego treści. Z uwagi na konstrukcję formularza ofertowego i wymaganie przez Zamawiającego zaoferowania łącznej ceny brutto zamówienia za okres 30 miesięcy, Zamawiający wzywając Odwołującego do wyjaśnień odnośnie rażąco niskiej ceny, zwrócił się o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych, tzn. tych składowych, które Odwołujący uwzględnił w cenie oferty i tylko on miał o nich wiedzę. Złożone przez Odwołującego dowody nie potwierdzały ceny istotnych składowych złożonej przez Odwołującego oferty, pomimo iż Zamawiający wyraźnie żądał ich przedstawienia oraz wynika to również z treści art. 224 ust. 2 pkt. 1 w zw. z art. 241 ust. 1 ustawy Pzp. Pozostawienie Wykonawcy przez ustawodawcę swobody w doborze dowodów uzasadniających podaną w ofercie cenę daje wykonawcy możliwość złożenia szczegółowych, rzetelnych, spójnych oraz popartych dowodami wyjaśnień, które czyniłyby zadość wykazaniu tego, iż złożona przez niego oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, co nie miało miejsca. W przedmiotowym postepowaniu Zamawiającego mógł jedynie odrzucić ofertę Odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 8 ustawy Pzp w zw. z art. 224 ust. 6 ustawy Pzp jako ofertę zawierającą rażąco niską cenę, co też zostało przez Zamawiającego dokonane. Tym samym Zamawiający w sposób prawidłowy dokonał wyboru oferty Przystępującego jako najkorzystniejszej. Brak jest zatem podstaw do przypisania Zamawiającemu naruszenia wskazanych w treści odwołania przepisów, a tym samym odwołanie wniesione przez Odwołującego winno zostać oddalone jako bezpodstawne. (…).

 

 Skład Orzekający Krajowej Izby Odwoławczej (Izba lub KIO) ustalił i zważył, co następuje:

 Odwołanie podlega oddaleniu.

 Wnoszący odwołanie wykonawca - BESTCAN spółka jawna T.F. J.R., P.F. (Odwołujący lub wykonawca BESTCAN) w odwołaniu podniósł zarzut odrzucenia jego oferty z naruszeniem art. 226 ust. 1 pkt 8 Pzp wskazując, że oferta wykonawcy nie zawiera rażąco niskiej ceny w stosunku do przedmiotu zamówienia. W konsekwencji skutkiem odrzucenia oferty Odwołującego dokonany został – zdaniem wykonawcy - wybór oferty najkorzystniejszej wykonawcy DKS sp. z o. o. z naruszeniem art. 239 ust.1 ustawy Pzp Wykonawca BESTCAN wniósł o uwzględnienie odwołania oraz nakazanie Zamawiającemu unieważnienie czynności z dnia 27 listopada 2025 r. polegających na odrzuceniu oferty Odwołującego oraz na wyborze oferty DKS sp. z o.o. domagając się jednocześnie przeprowadzenia ponownego badania i oceny ofert.

Zamawiający w piśmie z dnia 7.11.2025 r. wskazując na art. 224 ust.1 ustawy Pzp zwrócił się do wykonawcy (…) o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych oferty (…) z uwagi na fakt, iż cena brutto oferty złożonej przez Wykonawcę, wynosząca 338 400,00 zł, jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej przed wszczęciem postępowania”. Jednocześnie w tym piśmie poinformował, że (…)

zgodnie z treścią art. 224 ust. 5 ustawy obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu spoczywa na Wykonawcy”. Wezwał wykonawcę (…) do złożenia wyjaśnień, w tym złożenia ww. dowodów, z zastosowaniem środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformy Zamawiającego na stronie internetowej prowadzonego postępowania pod adresem (…).

Wykonawca w odpowiedzi w piśmie z dnia 11.11.2025 r. podał: (…)

1.Uzasadnienie i Podstawa Kalkulacji Cen Urządzeń

Pragniemy stanowczo podkreślić, że ceny jednostkowe oferowanych przez nas urządzeń zostały skalkulowane w oparciu o oficjalne propozycje handlowe otrzymane bezpośrednio od firmy Canon Polska. Firma ta pełni funkcję Generalnego Przedstawiciela Producenta – korporacji Canon, co gwarantuje autentyczność i najbardziej konkurencyjne warunki zakupu.

2.Kompleksowość Oferty i Spełnienie Wymogów Zamawiającego

Nasza propozycja jest kompletna i wyczerpująca. W złożonej ofercie zostały w pełni uwzględnione:

•Wszystkie parametry techniczne oraz dodatkowe funkcjonalności wymagane w specyfikacji przez Zamawiającego. Wiele z kluczowych cech i funkcjonalności oferowane urządzenia posiadają już w standardzie fabrycznym, co w sposób bezpośredni wpływa na obniżenie ich ceny jednostkowej, eliminując konieczność zakupu drogich opcji dodatkowych.

•Wszelkie koszty niezbędne do prawidłowej i pełnej realizacji zamówienia, obejmujące:

odostawę i instalację urządzeń oraz systemu,

okompleksową obsługę serwisową przez cały okres trwania umowy,

okoszty wynagrodzeń pracowników, które są w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami Kodeksu Pracy.

3.Analiza Kosztów Eksploatacji w Horyzoncie Umowy

Kolejnym istotnym czynnikiem, który zadecydował o atrakcyjności naszej ceny, była szczegółowa analiza planowanej eksploatacji urządzeń:

•W okresie 24-miesięcznej umowy szacowana średnia łączna ilość wydruków na jedno urządzenie wyniesie 93.913 stron czarno-białych oraz 31.304 stron kolorowych.

•Biorąc pod uwagę te obciążenia, przewidujemy, że po zakończeniu kontraktu urządzenia nie będą w stanie wyeksploatowanym. Ich fabryczne wyposażenie i części cechują się dużą trwałością. Żywotność proponowanego modelu Producent przywiduje na 1 milion wydruków.

•W konsekwencji, w 24-miesięcznym okresie trwania kontraktu, dla Wykonawcy nie powstaną koszty związane z wymianą części zamiennych oraz koszty technicznej pracy serwisowej (poza okresowymi przeglądami).

•Jedynymi przewidywalnymi kosztami po stronie Wykonawcy będą: koszt dostawy materiałów eksploatacyjnych (tonery, pojemniki na zużyty toner) oraz koszt okresowych przeglądów konserwacyjnych.

4.Doświadczenie i Wiarygodność Firmy

Nasza firma nieprzerwanie działa na rynku od 1999 roku. Posiadamy bogate doświadczenie w realizacji analogicznych, złożonych zamówień publicznych i prywatnych. Dostarczaliśmy urządzenia do wielu prestiżowych instytucji, a wszystkie dotychczasowe realizacje przebiegały rzetelnie i zgodnie z wymaganiami Zamawiających.

5.Podtrzymanie Propozycji Cenowej

W świetle powyższych, szczegółowo uzasadnionych przesłanek, podtrzymujemy naszą propozycję cenową na wszystkie składowe oferty, w pełni wierząc w jej rynkową adekwatność i realność wykonania.

6.Załącznik i Ochrona Informacji

W załączeniu przekazujemy Państwu Oświadczenie Producenta Canon Polska, które stanowi nieodłączny dowód w procesie wyjaśnienia. Jednocześnie informujemy, że załączone Oświadczenie stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i prosimy o bezwzględne nieudostępnianie go osobom trzecim.

Przedstawione powyżej wyjaśnienia, wraz z załączonym dowodem, stanowią solidne potwierdzenie, iż zaoferowana przez nas cena nie ma charakteru rażąco niskiej.

Jeżeli Zamawiający uzna za konieczne dodatkowe przedłożenie wewnętrznej kalkulacji cenowej dotyczącej szczegółowego wyliczenia poszczególnych składowych ceny, prosimy o kontakt w celu ustalenia dogodnego terminu. (…)

Do tego pisma załączył wymieniony w punkcie 6 dokument zastrzeżony jako tajemnica przedsiębiorstwa oraz certyfikat autoryzacji firmy Canon.

Izba, mając na uwadze treść wyjaśnień wykonawcy w kontekście wezwania Zamawiającego zgodziła się ze stanowiskiem Zamawiającego i Uczestnika po jego stronie, że te wyjaśnienia nie są adekwatne do treści wezwania. Niewątpliwie jak wskazywali wyjaśnienia stanowią podstawę dla Zamawiającego do oceny prawidłowości zaoferowanej ceny. Takie wyjaśnienia zatem powinny zawierać uzasadnienie zaoferowanej ceny, w tym wskazanie okoliczności wpływających na zaoferowanie takiej jak w ofercie ceny oraz przede wszystkim powinny potwierdzać jej realny charakter. Wskazany w wezwaniu art. 224 ust. 5 Pzp nakłada na wykonawcę obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu i do tych wymagań nawiązuje treść wezwania, w którym Zamawiający podał również, że wyjaśnienia powinny obejmować także dowody. Z przytoczonych w całości wyjaśnień wykonawcy wynika, zdaniem Izby bezspornie, że te wyjaśnienia są ogólne i w nich przede wszystkim podkreślane jest doświadczenie i wiarygodność firmy. Odwołujący – co do meritum wyjaśnień wymaganych ustawą Pzp - wskazał bowiem tylko, że ceny oferowanych przez niego urządzeń zostały ustalone w oparciu o oficjalne propozycje handlowe otrzymane bezpośrednio od firmy Canon Polska. Odwołujący – tak jak słusznie stwierdził Zamawiający w decyzji z 27.11. 2025 r. – (…) złożył wyjaśnienia, do których dołączone zostało tylko potwierdzenie autoryzacji handlowej i serwisowej w zakresie sprzętu biurowego marki Canon na rok 2025 oraz certyfikat autoryzacji firmy Canon. Z przedmiotowych certyfikatów nie wynikały żadne składowe ceny ani koszty wykonania zamówienia. Wykonawca powołuje w wyjaśnieniach – jak wyżej wskazano - na „ceny jednostkowe oferowanych urządzeń kalkulowane w oparciu o oficjalne propozycje handlowe otrzymane bezpośrednio od firmy Canon Polska, jednakże żadne możliwe dowody na tę okoliczność nie zostały przedstawione przez Odwołującego. W tych wyjaśnieniach w miejsce dowodów wykonawca przedstawił zapewnienia, że (…) oferta „jest kompletna i wyczerpująca” oraz, iż w cenie oferty zostały w pełni uwzględnione wszystkie parametry techniczne oraz dodatkowe funkcjonalności wymagane w specyfikacji przez Zamawiającego oraz wszelkie koszty niezbędne do prawidłowej i pełnej realizacji zamówienia, obejmujące: dostawę i instalację urządzeń oraz systemu, kompleksową obsługę serwisową przez cały okres trwania umowy, koszty wynagrodzeń pracowników, które są w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami Kodeksu Pracy”.

W wyjaśnieniach wykonawca ponadto nie wykazał, że w wyniku realizacji zamówienia osiągnie oczekiwany przez siebie zysk, w tym nie wykazał jaka jest wartość zysku. Odwołujący w zakresie kosztów zamówienia - na co zwracał uwagę Zamawiający - wskazał jedynie, że po jego stronie będą koszty dostawy materiałów eksploatacyjnych (tonery, pojemniki na zużyty toner) oraz koszt okresowych przeglądów konserwacyjnych, jednakże nie wyjaśniając jaka będzie wysokość przedmiotowych kosztów ani że umożliwi ona realizację zamówienia za oferowaną przez niego cenę. Podkreślenia wymaga, że wykonawca nie złożył żadnego dowodu wykazującego, że oferowana przez niego cena zamówienia nie stanowi ceny rażąco niskiej, w tym potwierdzającego, że rzeczywiście ma możliwość realizacji zamówienia za wskazaną przez siebie kwotę. Kalkulacja, którą przedstawił w odwołaniu wykonawca nie może być uznana za dowód w tej sprawie, albowiem to w procedurze wyjaśnienia rażąco niskiej ceny takie kalkulacje powinny być przedmiotem wyjaśnień, które – jak już wskazywano – mogłyby stanowić podstawę dla Zamawiającego do oceny prawidłowości zaoferowanej ceny.

Izba zwraca również uwagę, że w decyzji z 27.11. 2025 r. Zamawiający także wskazał, że (…) Wykonawca wskazał, pomimo wymagania przez Zamawiającego terminu realizacji zamówienia wynoszącego 30 miesięcy, iż „W okresie 24-miesięcznej umowy szacowana średnia łączna ilość wydruków na jedno urządzenie wyniesie 93.913 stron czarno-białych oraz 31.304 stron kolorowych”. Ta okoliczność nie została przez wykonawcę wyjaśniona w odwołaniu. Tej okoliczności nie wyjaśnia przedstawiona w odwołaniu kalkulacja, która uwzględnia co prawda wymagany SWZ okres realizacji zamówienia, jednakże wyjaśnienia według ustaleń Zamawiającego dotyczyły okresu 24 miesięcy, która to okoliczność w odwołaniu nie została podważona.

Mając powyższe na uwadze Izba nie znalazła podstaw do kwestionowania decyzji Zamawiającego co do odrzucenia oferty Odwołującego w oparciu o przesłanki wskazane w art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp. Izba ponownie podkreśla, że stosownie do wskazanego w wezwaniu art. 224 ust. 5 ustawy Pzp, wykonawca wezwany do złożenia wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny był zobowiązany przedłożyć wyjaśnienia – a nie rekomendację producenta - oraz dowody potwierdzające, że możliwa jest realizacja zamówienia za oferowaną przez wykonawcę kwotę. Wykonawca, z uwagi na brak wskazania w wezwaniu (także w SWZ) metodologii sporządzenia kalkulacji miał swobodę w jej zaprezentowaniu, wykazując elementy składowe ceny. Ogólnikowe odniesienie do cen oferowanych urządzeń w oparciu o oficjalne propozycje handlowe otrzymane bezpośrednio od firmy Canon Polska nie spełnia tego wymagania. Te propozycje handlowe nie mogły z pewnością być uznane przez Izbę za fakt notoryjny. Faktem notoryjnym są bowiem okoliczności powszechnie dostępne, co powinno być obiektywnie dowiedzione przez wykonawcę, który na takie okoliczności się powołał. Za dowód na taką okoliczność trudno uznać dokument potwierdzenia autoryzacji handlowej i serwisowej w zakresie sprzętu biurowego marki Canon na rok 2025 oraz certyfikat autoryzacji firmy Canon.

W konkluzji Izba stwierdza, że w przypadku oferty Odwołującego zarzut naruszenia art. 226 ust.1 pkt Pzp nie podlega uwzględnieniu. Tym samym nie podlega także uwzględnieniu drugi z zarzutów naruszenia art. 239 ust.1 Pzp dotyczący wyboru najkorzystniejszej oferty wykonawcy DKS sp. z o. o.

 

 

 O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku na podstawie art. 575 ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz w oparciu o przepisy poz. 2437).

Mając powyższe na uwadze, Krajowa Izba Odwoławcza orzekła jak w sentencji wyroku.

……………………………………