KIO 5193/25

KIO 5193/25

WYROK

Warszawa, 9 stycznia 2026 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca:Izabela Niedziałek-Bujak

Protokolant:  Rafał Komoń

po rozpoznaniu na rozprawie 5 stycznia 2026 r. w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej 19 listopada 2025 r. przez odwołującego – wykonawcę VOID Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Poznań, KRS 0000660036, w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego – Gmina Miasto Krosno

orzeka:

1Oddala odwołanie.

2Kosztami postępowania odwoławczego obciąża odwołującego VOID Sp. z o.o. i zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego 7.500 zł 00 gr. (siedem tysięcy pięćset złotych) wpisu.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca:………………………………

KIO 5193/25

   

U z a s a d n i e n i e

W postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego – Gminę Miasto Krosno w trybie przetargu nieograniczonego na usługę organizacji wydarzeń związanych z działalnością Branżowego Centrum Umiejętności w Krośnie w ramach projektu pn. „Innowacyjne Branżowe Centrum Umiejętności lotniczych w Krośnie” (nr postępowania: ZP.271.88.2025) ogłoszonym w Biuletynie Zamówień Publicznych 29.10.2025 r., 2025/BZP 00504184-01, wobec czynności wyboru oferty najkorzystniejszej i zaniechania odrzucenia ofert IMKS Sp. z o.o. sp.k., wniesione zostało 19.11.2025 r. do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odwołanie wykonawcy VOID Sp. z o.o. z/s w Poznaniu (sygn. akt KIO 5193/25).

Zamawiający poinformował o wyborze ofert najkorzystniejszych 14.11.2025 r.

Odwołujący zarzucił naruszenie:

1) art. 224 ust. 1–6 Pzp – przez uznanie za wystarczające wyjaśnień, które nie zawierały dowodów, nie obalały domniemania rażąco niskiej ceny, miały charakter ogólny, deklaratywny i nieweryfikowalny.

2) art. 226 ust. 1 pkt 8 Pzp – przez zaniechanie odrzucenia oferty, mimo że wykonawca nie wykazał realności ceny i nie udowodnił, że nie jest ona rażąco niska.

3) art. 16 pkt 1–3 Pzp (zasada uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości) przez:

a) nierówne traktowanie wykonawców,

b) akceptację niekompletnych wyjaśnień jednego wykonawcy,

c) nieprzejrzystą ocenę wyjaśnień.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie zamawiającemu unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej i powtórzenie czynności badania i oceny ofert, odrzucenie oferty IMKS Sp. z o.o. sp.k.

W uzasadnieniu zarzutu odwołujący wskazał na wyjaśnienia do złożenia, których został wezwany wykonawca IMKS Sp. z o.o. sp.k., które zawierać miały ogólne stwierdzenia o „korzystnych telefonicznych ofertach”, bez załączenia pisemnych ofert, umów, cenników, kosztorysów. Wykonawca nie przedstawił kalkulacji kosztów pracy, amortyzacji, transportu i logistyki, jak również nie uzasadnił wartości całkowitej (straming, technika, catering itd.).

Wykonawca nie przedstawił dowodów potwierdzających cenę, zrzutów ekranu z korespondencji z hotelem, nie wskazano również obiektu, który wzięto pod uwagę w wycenie, niemożliwa jest przez to ocena czy zaproponowano obiekt zgodnie z wymaganiami OPZ tj. hotelu minimum 3 gwiazdkowego w odległości maksymalnie 20 km od BCU nr 2 w Krośnie. Brak dowodu, iż wyceniono kolację zgodnie z wymaganiami wskazanymi w OPZ.

Nadto wykonawca nie ujął w wycenie zapewnienia identyfikatorów dla uczestników oraz materiałów konferencyjnych (długopis, notes i teczka) zgodnie z wymaganiami OPZ „Wykonawca we wskazanym przez Zamawiającego miejscu zapewni: obsługę biura, listę uczestników, identyfikatory dla każdego z uczestników oraz materiały konferencyjne w postaci zestawu: długopis, notes i teczka. Wszystkie materiały muszą być oznaczone logiem BCU oraz spełniać wymagania informacyjno-promocyjne zgodnie z KPO.”

Odnosząc się, m.in. do kwestii gadgetów Wykonawca IMKS Sp. z o.o. Sp.k. deklaruje, iż ofertę uzyskał od firmy gratisownia.pl nie załączył jednak zrzutów ekranu owej korespondencji na dowód. Nie jest możliwe więc sprawdzenie czy oferowane powyżej produkty spełniają wszystkie wymagania np. czy długopis jest techniczny (np. z suwmiarką) czy pendrive jest w kształcie samolotu lub czy parasol jest wysokiej jakości lub czy opakowanie związane jest z branżą lotniczą zgodnie z oczekiwaniami Zamawiającego. Ponadto Wykonawca nie wycenił przygotowania 20kg krówek z logo BCU – brak takiej pozycji w wyjaśnieniach.

Brak dowodów potwierdzających, że Wykonawca zrealizuje usługi w deklarowanej kwocie. W założonej kwocie 6000,00 zł wykonawca deklaruje wykonanie:

- 10 wywiadów wideo z osobami wskazanymi przez Zamawiającego (Przyjaciele BCU, osoby zaangażowane w tworzenie, eksperci). Filmy będą wyświetlane na ekranach w trakcie prezentacji potencjału BCU. Maksymalna długość pojedynczego filmu 2 min.

- 5 filmów podsumowujących zorganizowane wydarzenie 5 szt. materiałów filmowych - jednostkowy film będzie miał minimalnie 5 min. a maksymalnie 12 min).

- Transmisję Live: Wykonawca zapewni sprzęt (kamery, mikrofony kierunkowe, okablowanie, enkoder) i obsługę techniczną niezbędną do transmisji na żywo wszystkich zaplanowanych bloków tematycznych w internecie.

Dzieląc kwotę 6.000 na wskazane 16 działań, nie jest możliwe aby za 375 zł budżet ten pozwolił na wykonanie usługi.

Odnosząc się w tym miejscu do usługi cateringu, zasadne wątpliwości budzi kwestia dlaczego wyceniony jest catering dla 2 zadań łącznie. W zadaniu 1 - przerwa kawowa ma odbyć się w miejscu zapewnionym przez Zamawiającego, W zadaniu 2 - przerwy kawowe mają mieć miejsce w hotelu, w którym organizowane jest spotkanie. Z naszego doświadczenia hotele nie wyrażają zgody na wprowadzanie zewnętrznego cateringu, podczas gdy sami oferują organizację przerw kawowych. Przerwy kawowe w hotelu są droższe niż oferowane przez zewnętrzny catering, ponieważ to na nich hotele najwięcej zarabiają.

Po przeliczeniu kwoty 12.037,04 zł na organizację łącznie 4 przerw kawowych, odwołujący wyliczył, że wykonawca:

W zadaniu 2 za kwotę ok. 16,67 zł/os. Wykonawca oferuje więc zapewnienie bogatej przerwy kawowej obejmującej m.in. kawę, herbatę, ciastka, po 4 butelki wody mineralnej w butelkach szklanych, soki owocowe, przekąski fingerfood, kanapki, owoce filetowane, mini deserki oraz obsługę i zapewnienie stołów do obsługi cateringowej oraz stolików typu “barowego” dla gości (min. 10 szt.)

W zadaniu 1 za kwotę ok. 16,98 zł/os. oferuje zakres przerwy kawowej jak powyżej plus lunch dla uczestników w postaci zupy oraz dania drugiego (pierogów).

Z przeprowadzonego rozeznania rynku na etapie wyceny zamówienia z pewnością możemy stwierdzić, ze żaden obiekt spełniający wymagania Zamawiającego nie posiada wystarczającej ilości pokoi dla 150 osób. Zamawiający dopuścił rozmieszczenie uczestników w więcej niż 1 hotelu natomiast w takim wypadku Wykonawca powinien zapewnić transport autokarowy uczestników na miejsce konferencji oraz transfer powrotny dla gości w każdym z 2 dni. Wykonawca nie ujął pozycji transportu autokarowego dla uczestników w swojej wycenie ani nie udowodnił, że obiekt, wzięty pod uwagę w wycenie posiada wystarczającą liczbę pokoi.

Wreszcie podnoszę, iż wycena wykonawcy nie uwzględnia również następujących kosztów:

- Koncepcji i Scenografii w tym realizację multimedialnej prezentacji potencjału BCU;

- Praw autorskich: Zabezpieczenie wszelkich opłat licencyjnych i formalności (ZAIKS, STOART, etc.) związanych z wykorzystaniem muzyki w tle i innych materiałów chronionych prawem autorskim.

- zapewnienia tortu dla 150 osób;

a także, o czym już była mowa powyżej:

- identyfikatorów i materiałów konferencyjnych

-krówek 20kg

-transportu autokarowego dla uczestników śpiących w innym hotelu

-kosztów dojazdu ekipy filmowej na wywiady

-nagłośnienia, oświetlenia i techniki (nie wyszczególniono co jest w posiadaniu Wykonawcy oraz czy sprzęt jest zgodny z Wymaganiami Zamawiającego)

- odstępnego dla hotelu za wprowadzenie zewnętrznej firmy cateringowej lub zgody hotelu na powyższe.

Zamawiający nie złożył odpowiedź na odwołanie, jak również nie stawił się na posiedzeniu wyznaczonym do rozpoznania odwołania.

Do postępowania odwoławczego nie przystąpił po stronie zamawiającego wybrany wykonawca IMKS Sp. z o.o. sp.k.

Stanowisko Izby

Do rozpoznania odwołania zastosowanie znajdowały przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych obowiązujące w dacie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.), dalej jako Ustawa.

Rozpoznając odwołanie Izba miała na uwadze stan faktyczny ustalony w oparciu o dokumentację postępowania złożoną do akt sprawy. Ponieważ w wyznaczonym terminie posiedzenia, na którym miało być rozpoznane odwołanie strony się nie stawiły, podstawą rozpoznania zarzutów podniesionych w odwołaniu była dokumentacja postępowania przekazana przez zamawiającego i włączona do akt sprawy.

Izba ustaliła i zważyła.

Zamawiający oszacował wartość zamówienia na kwotę netto 312.441,73 zł. – wniosek o wszczęcie postępowania z 27.10.2025 r.

Zamawiający przewidział termin wykonania zamówienia do 23.12.2025 r.

Przedmiotem zamówienia jest organizacja i kompleksowa obsługa wydarzenia (eventu) promującego działalność Branżowego Centrum Umiejętności w Kronie (BCU) zgodnie z zakresem rzeczowym określonym w załączniku do swz – opis przedmiotu zamówienia.

Zamawiający przewidział wynagrodzenie ryczałtowe, które obejmować ma wszystkie koszty (noclegi, catering, AV, ZAiKS/pozostałe OZZ, produkcja filmów, moderatorzy, gadżety itd.) – pkt 19.1.1 swz.

Kryterium oceny ofert stanowiła cena z wagą - 100 %.

W formularzu oferty wykonawcy wskazywali łączną kwotę brutto za realizacje przedmiotu zamówienia.

7.11.2025 r. odbyło się otwarcie ofert. W postępowaniu złożonych zostało pięć ofert:

1)Akademia Dla Biznesu Sp. z o.o., ul. Lelewela 3/7/69, 93-166 Łódź,

2)TARRAYA S.A., ul. Głogowska 108/6, 60-263 Poznań,

3)Void Sp. z o.o., ul. Sanocka 17C/2, 61-315 Poznań,

4)Nastula Events Sp. z o.o., ul. Gałczyńskiego 4/901, 00-362 Warszawa,

5)IMKS Sp. z o.o. Sp. k., Al. Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa.

Ceny ofert:

1)357 762,00 zł,

2)412 733,44 zł,

3)277 652,76 zł,

4)297 783,00 zł,

5)222 109,33 zł.

Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotowego zamówienia 131 610,00 zł brutto.

Średnia arytmetyczna zaoferowanych cen wynosi 313 608,11 zł brutto, a oferta wybrana stanowi 70,82% średniej ceny.

Zamawiający skierował wezwanie do IMKS Sp. z o.o. sp.k. na podstawie art. 224 ust. 1 i 2 Ustawy do udzielenia wyjaśnień, w tym złożenia dowodów, dotyczących wyliczenia ceny, która jest niższa o 42,17% od wartości szacunkowej zamówienia powiększonej o należny podatek VAT (wezwanie z 7.11.2025 r.). W wezwaniu zamawiający wskazał na konieczność wyjaśnienia kosztów pracy personelu i zbadania, czy:

a)Ewentualne koszty pracy rozumiane jako wynagrodzenie pracownika nie są niższe niż wartości ustanowione na podstawie art. 6 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,

b)Koszty zatrudnienia personelu nie są niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę lub minimalna stawka godzinowa (dot. umów zawartych w oparciu o przepisy kodeksu cywilnego);

Oznacza to, że wyjaśnienia wykonawcy składane w odpowiedzi na wezwanie, aby były skuteczne, muszą zawierać argumentację przynajmniej w zakresie wyliczenia kosztów pracy oraz zgodności z przepisami z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego.

W wyjaśnieniach należy również uwzględnić wszystkie inne koszty i okoliczności, które mają wpływ na obniżenie ceny.

Wyjaśnienia winny zawierać wszystkie aspekty mające wpływ na cenę, tak aby nie pozostawiały wątpliwości co do prawidłowego i rzetelnego jej wyliczenia.

Zamawiający wydłużył termin do złożenia wyjaśnień w zakresie ceny do 14.11.2025 r. (pismo z 13.11.2025 r.).

W odpowiedzi na wezwanie, wykonawca 13.11.2025 r. skierował do zamawiającego informację, w której wskazywał, że cena 222.109,33 zł brutto jest o 69% większa od środków przeznaczonych przez zamawiającego na sfinansowanie zamówienia, co pozbawiać miało podstawy do wezwania, a informację o różnicy ceny do wartości szacunkowej na poziomie 42.17% wykonawca określił w kategorii oczywistej omyłki. W konsekwencji wezwanie do złożenia wyjaśnień jest bezprzedmiotowe i nie może być przedmiotem merytorycznej odpowiedzi, gdyż odnosi się do okoliczności, które faktycznie na zachodzą. Jednocześnie wykonawca skierował do zamawiającego wniosek o przedłużenie czasu na złożenie odpowiedzi wraz z dowodami do 14.11.2025 godzina 8:00.

W wyjaśnieniach z 14.11.2025 r. wykonawca przedstawił tabelę kosztów, które uwzględniono podczas kalkulacji, wraz z opisami poszczególnych pozycji. W ten sposób zostanie wykazane, że cena ofertowa nie odbiega od realiów rynkowych, gwarantuje należyte wykonanie przedmiotu zamówienia powyżej kosztów wytworzenia i zapewnia wykonawcy godziwy zysk. W tych punktach zawarte będą szczegóły dotyczące zarządzania procesem produkcji lub świadczonych usług oraz wybranych korzystnych rozwiązań i warunków dostaw i zgodność z wymogami prawa pracy. Na cenę nie wpływa żadna szczególna oryginalność dostaw, spółka nie korzysta z pomocy publicznej, nie powierza zamówienia podwykonawcom, a przedmiot zamówienia nie wpływa w znaczącym stopniu na środowisko.

W przedmiotowym postępowaniu usługi zostały wycenione zgodnie ze specyfikacją w sposób kompleksowy jedną ceną za wykonanie całego przedmiotu zamówienia. Ewentualne przesunięcia pomiędzy wycenionymi pozycjami nie wpływają na cenę końcową. Wykonawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Przedmiotowi zamówienia odpowiada stawka podstawowa 23% VAT co uwzględniono w kalkulacji. Wykonawca zaproponował cenę brutto 222 109,33 zł. Cena ta zawiera podatek VAT w wysokości 41 532,64 zł. Cena netto wynosi 180 576,69 zł i właśnie cena netto będzie podstawą do dalszych kalkulacji.

W tabeli wykonawca wskazał na koszty w rozbiciu na:

1 Usługi hotelowe zadanie 1 – kolacja dla 36 osób oraz nocleg dla 30 osób. Oferty od hoteli uzyskane drogą telefoniczną, wybrano najkorzystniejszą ofertę, dokonano wstępnej rezerwacji.

2 W ramach działań związanych ze streamingiem i filmami współpracujemy z firmą Rewole Marcin Opęchowski. Firma wykona wymienione w tabeli zadania. Z uwagi na wieloletnią współpracę i formę komunikacji ofertę otrzymaliśmy drogą telefoniczną. W cenie zawarte wszystkie elementy opisane w OPZ dotyczące streamingu i filmów.

3 Koszty związane z zatrudnieniem prowadzącego i moderatorów oszacowano na podstawie doświadczenia wykonawcy (i kosztów podobnych usług zapewnionych w bieżącym sezonie) i bazy osób współpracujących. Każda z tych kwot wielokrotnie przewyższa minimalne wynagrodzenie, choć rozliczenie zazwyczaj przebiega w formie B2B, bowiem w 90% przypadków, takie osoby posiadają własne działalności gospodarcze. Na wynagrodzenie za dzień przewidziano średnio 1500 zł netto. W przypadku zatrudnienia na umowę cywilnoprawną w tej kwocie zawarte są składki ZUS. Przy minimalnej stawce godzinowej 30,50 zł kwota przeznaczona na wynagrodzenia wielokrotnie przewyższa minima ustawowe. Przewidziano, iż prowadzący będzie także jednym z moderatorów. Przewidziano po 2 moderatorów na każde zadanie.

2Gadgety – zadania 1 i 2 – ceny szacowana na podstawie dokładnej specyfikacji jakościowej i ilościowej wraz ze znakowaniem. Ofertę otrzymano od firmy gratisownia.pl, poniżej szczegółowa kalkulacja kosztów.

Wykonawca przedstawił w tabeli wyliczenia dla kosztów gadżetów z uwzględnieniem, ilości ceny brutto i netto, stawki podatku VAT – 23% w podziale na asortyment:

Pluszak w koszulce (100 szt.; 36,00 zł; 23% 29,27 zł 3 600,00 zł 2 926,83 zł)

Parasol (200 szt.; 35,00 zł; 23% 28,46 zł 7 000,00 zł 5 691,06 zł)

Notatnik A5 (140 szt.; 12,00 zł; 23% 9,76 zł 1 680,00 zł 1 365,85 zł)

Długopis wielofunkcyjny (200 szt.; 12,00 zł; 23% 9,76 zł 2 400,00 zł 1 951,22 zł)

Linijka wielofunkcyjna (40 szt.; 20,00 zł; 23% 16,26 zł 800,00 zł 650,41 zł)

Zestaw narzędzi (40 szt.: 38,00 zł; 23% 30,89 zł 1 520,00 zł 1 235,77 zł)

Kubek termiczny (100 szt.; 60,00 z; 23% 48,78 zł 6 000,00 zł 4 878,05 zł)

Worek sportowy (200 szt.; 15,00 zł; 23% 12,20 zł 3 000,00 zł 2 439,02 zł)

Pendrive (160 szt.; 45,00 zł; 23% 36,59 zł 7 200,00 zł 5 853,66 zł)

Kamizelki (40 szt.; 45,00 zł; 23% 36,59 zł 1 800,00 zł 1 463,41 zł)

Śrubokręt (60 szt.; 40,00 zł; 23% 32,52 zł 2 400,00 zł 1 951,22 zł)

ręcznik mikrofibra (60 szt.; 20,00 zł; 23% 16,26 zł 1 200,00 zł 975,61 zł)

opakowanie (200 szt.; 6,00 zł; 23% 4,88 zł 1 200,00 zł 975,61 zł)

kubek ceramiczny (100 szt.; 20,00 zł; 23% 16,26 zł 2 000,00 zł 1 626,02 zł)

balony (1 sz.; 970,00 zł; 23% 788,62 zł 970,00 zł 788,62 zł)

wstążki (1 sz.; 918,50 zł; 23% 746,75 zł 918,50 zł 746,75 zł)

razem koszty: 43 688,50 zł/35 519,11 zł.

5 catering wyceniono telefonicznie w firmie speedcatering. Cena obejmuje wykonanie obsługi cateringowej (przerwy kawowe) dla zadania 1 i zadania 2 łącznie.

6 Czas pracy koordynatora – Pani D.D., zatrudnionej na umowę o pracę, określono na podstawie podobnych realizacji. Pani D. jest skutecznym i sprawnym koordynatorem, a spółka posiada narzędzia informatyczne i know-how pozwalający na optymalizację czasu pracy, dlatego wykona czynności organizacyjne, licząc także dzień konferencyjny, w ciągu 6 dni roboczych. W wyliczeniu uwzględniono całkowity koszt zatrudnienia zawierając należne składki społeczne i zdrowotne. Koszt dojazdu i diety ryczałtowo. [dni pracy x całkowity koszt zatrudnienia + koszty dojazdu, noclegu i wyżywienia] 6/20*9455 zł + 1500 zł = 4336,50 zł

7 Obsługa recepcji – Wykonawca posiada bazę osób współpracujących, z których zamierza skorzystać. Są to studenci, dzięki czemu koszt zatrudnienia jest niższy o składki ZUS. Przewidziano dniówkę w wysokości 350 zł. Biorąc pod uwagę niepełny czas pracy, także i to wynagrodzenie jest znacznie wyższe od stawki minimalnej godzinowej.

8 Obsługa techniczna i sprzęt – wykonawca posiada własny sprzęt multimedialny, dźwiękowy, światła, sprzęt konferencyjny, a także zasoby osobowe pozwalające na wykonanie części technicznej własnymi siłami. Pozwala to na znaczną redukcję kosztów. Przewidziano transport sprzętu firmowym busem, a także czas pracy dwóch techników (2 dni x 3 osoby x 600 zł dniówka ) potrzebny do realizacji wydarzenia, a także montażu i demontażu.

00 zł dniówka).

9 Usługi hotelowe zadanie 2 obejmujące obiad, uroczystą kolację, noclegi ze śniadaniem i wynajem sal wyceniono zbiorczo. Oferty od hoteli uzyskane drogą telefoniczną, wybrano najkorzystniejszą ofertę, dokonano wstępnej rezerwacji.

10 Koszt fotobudki z obsługą i przygotowaniem tła wyceniono w firmie Hossa Events drogą telefoniczną.

11-13 Koszty zapewnienia dyplomów, wynajem sceny z montażem, koszty statuetek i dyplomów oszacowano na podstawie doświadczenia zawodowego wykonawcy.

Pozostało 19 801,04 zł jako marża wykonawcy i ewentualny bufor na nieprzewidziane koszty.

(...) Nie jest możliwe podanie bardziej szczegółowych dowodów, bowiem umowy z konkretnymi osobami (recepcja, technicy, moderatorzy) zostaną zawarte w toku realizacji umowy. Proponowane ceny ofertowe nie tylko pozwalają wykonać zamówienie powyżej kosztów wytworzenia, ale pozostawiają bufor na ewentualne zwiększenie kosztów, w którymś z elementów, jak i zapewniają wykonawcy godziwy zysk.

Izba oddala odwołanie w całości.

Na wstępie należy wskazać, że argumentacja odwołującego została przedstawiona w odwołaniu w odniesieniu do wybranych składowych ceny i na tej podstawie odwołujący formułował zarzut niedostatecznej treści wyjaśnień, w tym braku przedłożenia dowodów, które odnosiłyby się do elementów wskazanych przez odwołującego.

Uwzględniając wytyczne płynące z orzecznictwa w zakresie zarzutu rażąco niskiej ceny Izba za wyrokiem Sądu Zamówień Publicznych z 13.06.2025 r., sygn. XXIII Zs 67/25 wskazuje, że ocena wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny zależy od tego jak zostało skonstruowane wezwanie. Uwzględniając przy ty specyfikę zamówienia należało przyjąć, że zamawiający w szczególności oczekiwał wyjaśnienia kosztów pracy personelu, na jakim opiera się przedmiot zamówienia. Zamawiający nie ograniczał przy tym wezwania tylko do tego elementu kosztowego, jednak brak precyzji co do elementów świadczenia, które wymagać miałyby konkretnych wyjaśnień miał ten skutek, że wykonawca nie musiał gromadzić szeregu dowodów, które miałyby odniesienie do każdego aspektu, w tym wskazywanych dopiero w zarzutach elementów świadczenia. W szczególności zamawiający nie żądał identyfikacji miejsca organizacji eventu, a w ofercie nie było również obowiązku wskazania tego miejsca. Powyższe należało również odnosić do takich kwestii jak organizacja dojazdu, czy też noclegu dla wskazanej liczby uczestników. Skoro wykonawca nie miał obowiązku określenia tych informacji ani w ofercie, ani w wyjaśnieniach ceny, ich brak nie mógł automatycznie podważać wyjaśnień, w tym prezentowanych kosztów świadczenia.

Uwzględniając przedmiot zamówienia, jak również przyjęte wynagrodzenie ryczałtowe, oferty wykonawców mogły znacznie odbiegać w wycenie świadczenia, którego podstawą jest organizacja eventu. Odwołujący wskazując na niedostateczną treść wyjaśnień, w tym brak dowodów, odnosił się tylko do części elementów świadczenia, tj. transmisja i filmy (6.000,00 z netto) oraz catering (12.037,04 zł netto), co stanowi ok 10% całości kosztów wskazanych w wyjaśnieniach. Gołosłowne kwestionowanie wyjaśnień, w których wykonawca w sposób rzeczowy odnosił się do podstaw wyceny, w ocenie Izby nie jest wystarczającą podstawą do stwierdzenia, że wyjaśnieniach potwierdzają rażąco niski charakter wyceny. W ocenie Izby zamawiający mógł uznać wyjaśnienia za rzeczowe i przekonujące o rynkowych charakterze wyceny, pomimo braku dowodów na zawarte umowy, czy to noclegu, czy też obsługi pracowniczej. Wykonawca określił na poziomie szczegółowości znaczenie wykraczającym poza treść oferty, podział kosztów, których wysokość nie została przez odwołującego skutecznie podważona, tym bardziej że odwołujący pominął szereg składowych ceny, w tym mających najwyższy udział w kalkulacji kosztów, ceny noclegów oraz gadżetów. Ponownie należy podkreślić z całą stanowczością, że oceny wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny nie można dokonywać w oderwaniu od zakresu wezwania zamawiającego, a tym bardziej nie można tej oceny prowadzić w sposób narzucony narracją odwołującego, która opiera się na wytknięciu braku informacji, których zamawiający wprost nie oczekiwał ani w ofercie ani w wezwaniu do wyjaśnienia ceny.

W celu podważenia wyjaśnień, które stanowią materiał dowodowy, na podstawie którego zamawiający ocenił ofertę wybraną, po stronie odwołującego spoczywał ciężar obalenia podstaw tej oceny. Wybiórcza próba podważenia założeń co do ok 10% kosztów wskazanych w wyjaśnieniach, nie mogła być uznana za wystarczająca dla zmiany oceny oferty, tym bardziej, że wykazane składowe ceny uwzględniały znaczący jak na ten poziom ceny bufor środków (ok 20 tyś netto), co pozwalało na uznanie, że wykonawca rzetelnie skalkulował koszty realizacji zamówienia.

Cytując za wyrokiem Sądu Zamówień Publicznych z 28.02.2025 r., sygn. XXIII Zs 178/24 „w razie złożenia wyjaśnień, kalkulacji oraz odpowiedzi na wszystkie zadane pytania, gdy zamawiający uznał je za wystarczające, inny wykonawca, kwestionując zasadność takiej decyzji winien postawić konkretne, sprecyzowanie i udowodnione tym razem przez siebie zarzuty, że cena konkurencyjna jest jednak rażąco niska”. Izba wskazuje, że ocena wyjaśnień każdorazowo uwzględniać musi indywidualny charakter zamówienia, a tym samym ogólne tezy dotyczące stosowania Ustawy, w szczególności obowiązku nałożonego na wykonawcę wezwanego do złożenia wyjaśnień, udowodnienia przed zamawiającym realności wyceny, nie przesądzają o zasadności zarzutów. Przykładowo można za wyrokiem Sądu Zamówień Publicznych z 13.11.2024 r., sygn. XXIII Zs 138/24, że sam kosztorys przygotowany na wezwanie do złożenia wyjaśnień, chociaż nie jest dowodem zewnętrznym wobec oświadczenia wykonawcy, to może być traktowany jako dowód w rozumieniu art. 224 ust. 2 Ustawy, jeżeli jest kompletny i zawiera szczegółowe dane. W ocenie Izby nie stoi również na przeszkodzie przyjęcie, że wyjaśnienia zawierające kompletną (pod względem wezwania zamawiającego) informację prezentującą założenia wyjaśniające poziom oferty, w tym kalkulację kosztów świadczenia, również wypełnia obowiązek rzeczowego wykazania przed zamawiającym poziomu kosztów przyjętych do wyliczenia ceny. W tej sytuacji, to na odwołującym spoczywał ciężar podważenia wyjaśnień złożonych zamawiającemu, którego odwołujący w niniejszej sprawie nie udźwignął. Zarzuty w odwołaniu opierają się bowiem na wybiórczej ocenie kosztów wskazanych w wyjaśnieniach i ogólnych twierdzeniach odwołującego co do wiedzy na temat warunków organizacji eventu, co nie było wystarczające dla przyjęcia odmiennej oceny wyjaśnień.

O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku na podstawie art. 575 Ustawy Prawa zamówień publicznych oraz w oparciu o przepisy § 5 ust. 2 w zw. z § 8 ust. 2 poz. 2437).

Izba zaliczyła do kosztów postępowania wpis w wysokości 7.500 zł. i obciążyła nimi w całości odwołującego.

Przewodnicząca:.……………………..….