KIO 5106/25

Sygn. akt: KIO 5106/25

WYROK

Warszawa, 5 stycznia 2026 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodniczący: Ernest Klauziński

Protokolantka: Klaudia Kwadrans

po rozpoznaniu na rozprawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej
‎17 listopada 2025 r. przez odwołującego: DEF-SPEC spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
‎z siedzibą w Lubinie w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego: Gmina Miasta Gdańska z siedzibą w Gdańsku

orzeka:

1.Uwzględnia odwołanie w zakresie zarzutu nr 2 i nakłada na zamawiającego - Gminę Miasta Gdańska - karę finansową w wysokości 26 445 zł 00 gr (dwadzieścia sześć tysięcy czterysta czterdzieści pięć złotych zero groszy).

2.W pozostałym zakresie oddala odwołanie.

3.Kosztami postępowania obciąża zamawiającego i odwołującego w częściach równych i zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego:

3.1kwotę 7 500 zł 00 gr (siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną
‎przez odwołującego tytułem wpisu od odwołania, 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszt wynagrodzenia pełnomocnika odwołującego, 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszt wynagrodzenia pełnomocnika zamawiającego oraz 1 147 zł
‎51 gr (jeden tysiąc sto czterdzieści siedem złotych pięćdziesiąt jeden groszy) stanowiącą koszt dojazdu pełnomocnika zamawiającego na rozprawę.

4.Zasądza od zamawiającego na rzecz odwołującego 3 750 zł 00 gr (trzy tysiące siedemset pięćdziesiąt złotych zero groszy) tytułem proporcjonalnego zwrotu kosztów postępowania odwoławczego poniesionych przez Odwołującego z tytułu wpisu
‎od odwołania, a w pozostałym zakresie znosi koszty między Stronami.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga
‎za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodniczący ……………………………………………..............
‎

Sygn. akt: KIO 5106/25

U z a s a d n i e n i e

Gmina Miasta Gdańska z siedzibą w Gdańsku (dalej: Zamawiający) prowadzi na podstawie przepisów ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp) postępowanie w trybie podstawowym pn. „Zakup i dostawa środków ochrony indywidualnej
‎w postaci kamizelek kuloodpornych” sygn. BZP.271.35.2025, zwane dalej postępowaniem.

Ogłoszenie o zamówieniu opublikowane zostało 26 sierpnia 2025 r. w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 2025/BZP 00392335.

17 listopada 2025 r. wykonawca DEF-SPEC spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
‎z siedzibą w Lubinie (dalej: Odwołujący), wniósł odwołanie zarzucając Zamawiającemu naruszenie:

1.art. 239 ust. 1 i 2 Pzp w zw. z art. 226 ust. 1 pkt 5 i art. 16 pkt 1 Pzp – przez wybór
‎jako najkorzystniejszych oferty, która nie jest ofertą najkorzystniejszą, gdyż została wybrana przez Zamawiającego na skutek zaniechania odrzucenia oferty wykonawcy SQUARED Sp. z o.o. ze względu na brak dla zaoferowanego przez
‎ww. wykonawcę produktu badań odporności dla ostrza P1, a także badań odporności dla energii E2 (36 J) wg wskazanej w treści Specyfikacji Warunków Zamówienia
‎w opisie przedmiotu zamówienia normy NIJ 0115.00;

2.art. 239 ust. 1 i 2 w związku z treścią art. 16 pkt 1 i 2 Pzp w wyniku bezpodstawnego pominięcia w ramach wyboru oferty Odwołującego przez niezasadne uznanie,
‎że Odwołujący uchylał się od zawarcia umowy oraz zaoferował przedmiot oferty niezgodny z wymaganiami zawartymi w dokumentach zamówienia;

alternatywnie:

3.w przypadku gdyby Krajowa Izba Odwoławcza uznała konieczność wezwania Odwołującego do wyjaśnień treści oferty - dodatkowo naruszenie art. 223 ust. 1 oraz art. 107 ust. 2 Pzp na skutek braku wezwania Odwołującego do złożenia dodatkowych wyjaśnień lub dodatkowych przedmiotowych środków dowodowych.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie Zamawiającemu:

1.unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej, tj. oferty wykonawcy SQUARED Sp. z o.o. i jej odrzucenie z uwagi na niespełnienie normy NIJ 0115.00 poziom 1;

2.uwzględnienia w procesie wyboru ofert oferty Odwołującego jako zgodnej
‎z wymaganiami w zakresie przedmiotu zamówienia, odstąpienie od uznania,
‎że Odwołujący uchylał się od zawarcia umowy oraz powtórzenia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej z uwzględnieniem naszej oferty;

3.w ramach alternatywnego zarzutu Odwołujący wniósł o nakazanie Zamawiającemu wezwania go do ewentualnego złożenia dodatkowych i udokumentowanych wyjaśnień w zakresie potwierdzającym zasady certyfikacji środków ochrony indywidualnej jakimi są kamizelki kuloodporne, zaś w przypadku uznania przez Izbę, że konieczne jest uzupełnienie aktualnego certyfikatu nakazanie wyznaczenia Zamawiającemu w tym zakresie możliwego do dochowania terminu, tj. minimum terminu 14-dniowego.

W uzasadnieniu Odwołujący wskazał m. in.:

Pismem z 28 października 2025 r. Zamawiający dokonał wyboru jako najkorzystniejszej oferty Odwołującego (wybór nr 1). W uzasadnieniu wyboru Zamawiający podniósł, że Wykonawca złożył ofertę najkorzystniejszą, zgodnie z kryteriami oceny ofert określonymi w dokumentach zamówienia. Jednocześnie Wykonawca w wyznaczonym terminie przedstawił oświadczenia oraz dokumenty potwierdzające brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

Zamawiający pismem z 23 października 2025 r. wezwał Odwołującego do złożenia wyjaśnień odnoszących się do złożonych wraz z ofertą certyfikatów na potwierdzenie spełniania wymagań zawartych w SWZ OPZ oraz w kontekście zaoferowanej w ofercie ceny.

W odpowiedzi na powyższe Odwołujący pismem z 24 października 2025 r. złożył obszerne wyjaśnienia.

Kolejnym pismem z 5 listopada 2025 r. Zamawiający oświadczył, że Odwołujący uchyla
‎się od zawarcia umowy. Poza tym oświadczeniem Zamawiający nie dokonał żadnej czynności w ramach toczącego się postępowania. W uzasadnieniu tego oświadczenia Zamawiający wskazał, co następuje:

„Z dokumentów złożonych przez Państwa w celu podpisania umowy wynika, że zaoferowany przez Państwa przedmiot zamówienia nie spełnia wymogów określonych w opisie przedmiotu zamówienia, który stanowi integralna część umowy. Zamawiający pismem z 4 listopada br. wezwał Państwa do złożenia dla oferowanego przez Państwa produktu, właściwego certyfikatu w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/425 z 9 marca 2016 r. w sprawie środków ochrony indywidualnej.

W odpowiedzi na powyższe wezwanie podnosicie Państwo, że zaproponowane przez Was zmiany poszycia, wprowadzone celem spełnienia wymagań przedstawionych w opisie przedmiotu zamówienia tj.:

•pola rzepowe (VELCRO) zwiększone zgodnie z wymaganiami SWZ,

•montaż pasów na ramionach wykonany z użyciem zapięć rzepowych zarówno
‎z przodu, jak i z tyłu kamizelki,

Mają charakter kosmetyczny i nie wpływają na funkcjonalność, bezpieczeństwo ani parametry ochronne produktu. Jednocześnie informujemy, że poszycie kamizelki oraz wkłady balistyczne/nożoodporne to osobne przedmioty a nazewnictwo „kamizelka kuloodporna” potocznie odnosi się do zestawu złożonego z tych części. Samo poszycie kamizelki nie zapewnia ochrony balistycznej. Ochronne wkłady balistyczne/nożoodporne mające bezpośredni wpływ na właściwości ochronne wymienione w certyfikacie w pełni spełniają wymagania przedstawione przez zmawiającego i w związku z tym nie są w żaden sposób zmienione.

W konsekwencji, produkt oferowany przez nas pod nazwą „ENHANCER V-FIT001.5” wraz
‎z dedykowanymi wkładami balistycznymi/ nożoodpornymi jest produktem objętym zakresem certyfikatu UE nr 2777/26184-01/E00-00, a dodanie powyższych zmian nie zmienia tożsamości ani nie wpływa na jego parametry ochronne, jak również na zgodność
‎z dokumentacją certyfikacyjną.”

Z powyższym stanowiskiem nie zgadza się Zamawiający gdyż zgodnie z ZAŁĄCZNIKIEM V BADANIE TYPU UE (Moduł B) do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/425 z 9 marca 2016 r. cytuję:

7.2. Producent informuje jednostkę notyfikowaną, która przechowuje dokumentację techniczną dotyczącą certyfikatu badania typu UE, o wszelkich modyfikacjach zatwierdzonego typu i o wszystkich modyfikacjach dokumentacji technicznej, które mogą mieć wpływ na zgodność ŚOI z mającymi zastosowanie zasadniczymi wymaganiami dotyczącymi zdrowia i bezpieczeństwa lub na warunki ważności certyfikatu. Takie modyfikacje wymagają dodatkowego zatwierdzenia w formie dodatku do oryginalnego certyfikatu badania typu UE.

7.4. Producent występuje z wnioskiem do jednostki notyfikowanej o dokonanie przeglądu certyfikatu badania typu UE: a) w przypadku modyfikacji zatwierdzonego typu, o którym mowa w pkt 7.2;

7.5. Jednostka notyfikowana przeprowadza badanie typu ŚOI oraz, w razie konieczności wynikającej z dokonanych zmian, przeprowadza odpowiednie badania w celu zapewnienia, aby zatwierdzony typ nadal spełniał mające zastosowanie zasadnicze wymagania dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa. Jeżeli jednostka notyfikowana uzna, że zatwierdzony typ nadal spełnia mające zastosowanie wymagania dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa, odnawia certyfikat badania typu UE. Jednostka notyfikowana zapewnia, aby procedura przeglądu została zakończona przed upływem ważności certyfikatu badania typu UE.

7.6 (...) W przypadku gdy jednostka notyfikowana potwierdziła, że nie nastąpiła żadna modyfikacja zatwierdzonego typu, o którym mowa w pkt 7.2, ani żadne zmiany stanu aktualnej wiedzy, o której mowa w pkt 7.3, stosuje się uproszczoną procedurę przeglądu bez przeprowadzania sprawdzeń i badań, o których mowa w pkt 7.5. W takich przypadkach jednostka notyfikowana odnawia certyfikat badania typu UE.

7.7. Jeżeli po dokonaniu przeglądu jednostka notyfikowana stwierdzi, że certyfikat badania typu UE stracił ważność, cofa go, a producent zaprzestaje wprowadzania danych ŚOI do obrotu.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że nie przewidziano takiej formy wprowadzenia zmian w certyfikowanym typie jak "KOSMETYCZNE ZMIANY", a każda zmiana wymaga potwierdzenia przez jednostkę notyfikującą.

Zasadnicze wymagania dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa stanowią katalog zawarty
‎w załączniku II do wskazanego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/425 z 9 marca 2016 r. w sprawie środków ochrony indywidualnej, w którym ocenie zgodności podlega szereg parametrów, wskazując m.in.: pkt 1.3. Komfort i skuteczność 1.3.1. Dopasowanie ŚOI do budowy ciała użytkownika ŚOI muszą być zaprojektowane i wytworzone w taki sposób, aby ułatwić ich prawidłowe zakładanie oraz utrzymywanie na właściwym miejscu przez przewidywalny okres użytkowania, z uwzględnieniem panujących wokół warunków, wykonywanych ruchów i zmiany pozycji. W tym celu musi być możliwe dopasowanie ŚOI do budowy ciała użytkownika za pomocą wszelkich właściwych środków, takich jak odpowiednie sposoby regulacji i mocowania lub zapewnienie odpowiedniego zakresu rozmiarów.

1.3.4. Odzież ochronna ze zdejmowalnymi ochraniaczami

Odzież ochronna ze zdejmowalnymi ochraniaczami stanowi ŚOI i musi być oceniana
‎w ramach procedur oceny zgodności jako kompletny wyrób.

2. DODATKOWE WYMAGANIA WSPÓLNE DLA RÓŻNYCH TYPÓW ŚOI

2.1. ŚOI wyposażone w systemy regulacji Jeżeli ŚOI są wyposażone w systemy regulacji, systemy te muszą być zaprojektowane i wytworzone w sposób uniemożliwiający niezamierzoną zmianę regulacji w możliwych do przewidzenia warunkach użytkowania.

2.7. ŚOI przewidziane do użytku w nagłych wypadkach lub do szybkiego zakładania
‎lub zdejmowania Tego rodzaju ŚOI muszą być zaprojektowane i wytworzone w taki sposób, aby czas potrzebny na ich zakładanie lub zdejmowanie był jak najkrótszy.
‎W przypadku gdy ŚOI są wyposażone w systemy mocowania umożliwiające ich utrzymywanie na właściwym miejscu lub zdejmowanie, obsługa takich systemów musi być szybka i łatwa.

2.9. ŚOI wyposażone w części składowe, które mogą być regulowane lub odłączone przez użytkownika W przypadku gdy ŚOI zawierają części, które mogą być dołączane, regulowane lub odłączane przez użytkownika celem wymiany, części te muszą być zaprojektowane i wykonane w taki sposób, aby umożliwiały łatwe dołączanie, regulowanie i odłączanie bez użycia narzędzi.

Ponadto należy wskazać, że w wyjaśnieniach do wyjaśnień dotyczących rażąco niskiej ceny, złożonych przez Państwa do Zamawiającego 24 października br. wskazujecie Państwo wprost, że produkt, który jest produktem „dedykowanym” i przygotowanym pod indywidualne zamówienie Zamawiającego „ZOSTANIE PODDANY CERTYFIKACJI”. W związku z tym nie ma podstaw sądzić, że produkt, który Państwo deklarujecie dostarczyć Zamawiającemu posiada ważny certyfikat zgodny z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/425 z 9 marca 2016 r. w sprawie środków ochrony indywidualnej.

Mając na uwadze powyższe Zamawiający uznaje, że nie wykazując się odpowiednimi dokumentami uchylają się Państwo od zawarcia ważnej umowy, w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego.

Zamawiający 6 listopada 2025 r. na platformie zakupowej o godzinie 12:17 skierował
‎do Odwołującego następujące wezwanie:

„Zamawiający pismem z 5 listopada br. jasno i wyraźnie określił swoje stanowisko dotyczące złożonych przez Państwa dokumentów dla oferowanego przez Państwa produktu. Jeżeli Państwo nie zgadzają się z argumentacją Zamawiającego wskazaną w ww. piśmie,
‎to ostatecznym terminem na złożenie prawidłowych dokumentów potwierdzających,
‎że Państwo dostarczą kamizelki zgodne z przedmiotem zamówienia jest dzień dzisiejszy
‎tj. 6 listopada br. godzina 16:00. Należy nadmienić, że przedmiotowe postępowanie zostało wszczęte przez Zamawiającego z dniem 20 sierpnia br. tak więc Wykonawca składając swoją ofertę w postępowaniu wiedział, stosunkowo wcześniej, jakie wymagania winien spełnić dostarczany produkt”.

Następnie 12 listopada 2025 r. Odwołujący otrzymał informację o wyborze jako najkorzystniejszej oferty SQUARED Sp. z o.o. w postępowaniu BZP.271.35.2025 - zakup kamizelek UM Gdańsk (informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty nr 2).

Zamawiający w powyższej informacji zawarł następujące uzasadnienie: W związku
‎z uchylaniem się od zawarcia umowy przez pierwotnie wybranego Wykonawcę DEFSPEC Sp. z o.o., ul. Marii Skłodowskiej-Curie 182A, 59-300 Lubin oraz w związku z brakiem wyrażeniem zgody na wybór oferty, kolejnego w rankingu Wykonawcy tj. Valhalla Industries (…), Zamawiający działając na podstawie art. 253 ust. 1 ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U z 2024 roku, poz. 1320 ze zm. – dalej: „ustawa Pzp”) dokonuje wyboru oferty Wykonawcy: SQUARED Sp. z o.o., ul. Puławska, 12 lok. 3, 02-566 Warszawa, NIP: PL 8393220693 .

Zamawiający nie dokonał żadnej prawnie wiążącej i konwencjonalnej czynności wobec oferty Odwołującego, mimo uznania, że w jego ocenie jest ona niezgodna z opisem przedmiotu zamówienia. Tym samym, de facto, dokonała wyboru jako najkorzystniejszej oferty sklasyfikowanej na 3 miejscu w rankingu ofert. Dodatkowo Zamawiający pominął także okoliczność, że oferta wykonawcy SQUARED Sp. z o.o. jest niezgodna z warunkami zamówienia, tj. nie odpowiada wymaganiom ujętym w opisie przedmiotu zamówienia. Jedyną ofertą jaka została odrzucona w ramach czynności z 12 listopada 2025 r. była oferta wykonawcy Valhalla Industries (…) na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 13) Pzp. Wobec oferty tego wykonawcy Zamawiający wskazał, że odrzuca ofertę Wykonawcy, jeżeli Wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na wybór jego oferty po upływie terminu związania ofertą.

Zarzut nr 1

Jak wynika z treści Rozdział 2 zatytułowanego „Opis przedmiotu zamówienia” SWZ pkt 1.2. Wymagania ogólne ppkt 6) Produkt musi spełniać wymagania odporności przeciwko kłuciu, dla poziomu 1, odpowiadającej standardowi “NIJ Standard0115.00” lub wyższemu, bądź innemu odpowiadającemu parametrami wskazanemu standardowi; Norma NIJ 0115.00, opracowana przez NIJ we współpracy z brytyjskim Police Scientific Development Branch (PSDB), stanowi wzorzec dla kamizelek antyprzebiciowych. „Norma NIJ 0115.00 określa minimalne wymagania dla pancerzy osobistych, koncentrując się na ochronie przed nożami
‎i kolcami w warunkach pracy zawodowej. Kamizelka przetestowana zgodnie z normą NIJ 0115.00 musi być w stanie zatrzymać najwyższej jakości noże, dostępne w lokalnym sklepie sportowym. NIJ stosuje tę metodę testowania dla kolca i noża, czym różni się od brytyjskiej normy HOSDB”.

Zgodnie z wiedzą Odwołującego i posiadaną dokumentacją (SQUARED przekazywał
‎nam wcześniej komplet materiałów dot. modelu IMPACT2), zakres badań odporności na kłucie (NIJ Standard 0115.00, poziom 1) nie został zrealizowany w pełnym wymaganym zakresie:

•Wymogi normy / SWZ. SWZ wymagała odporności na kłucie (stab) na poziomie 1
‎wg NIJ 0115.00 (doprecyzowane w odpowiedziach do SWZ - załączone, pytanie nr 6). Standard NIJ 0115.00 przewiduje dla poziomu 1 dwie energie uderzenia: E1 = 24 J
‎i E2 = 36 J, a badania obejmują oba typy ostrzy: S1 oraz P1; ponadto odrębnie opisuje badania SPIKE zgodnie z tymi samymi poziomami energii.

•Raport AITEX – „odchylenie od standardu”.

•Wymogi normy NIJ: Poziom 1 obejmuje dwa poziomy energii (E1 = 24 J i E2 = 36 J) oraz dwa typy ostrzy (S1 i P1). Dodatkowo standard opisuje testy SPIKE podlegające tym samym poziomom energii.

•Zakres badań IMPACT2: Raport AITEX (załączony) zawiera kluczowe zastrzeżenie: brak badań dla ostrza P1 (Energia E1 oraz E2) i energii E2 (36 J), a więc brak pełnego spełnienia wymogów poziomu 1.

W raporcie AITEX dotyczącym IMPACT2 (będącym częścią dokumentacji CE wykonawcy SQUARED sp. z o.o., strona 3) widnieje wprost, że pełny test dla danej klasyfikacji ochrony nie został wykonany; na życzenie klienta próbkę badano wyłącznie ostrzem S1/G przy energii E1 (24 J) na dwóch panelach.

Innymi słowy dla zaoferowanego przez wykonawcę SQUARED sp. z o.o. produktu: brakuje badań ostrzem P1, a także badań dla energii E2 (36 J); jeśli interpretować SWZ literalnie jako „stab” = ostrze, nawet wtedy zakres wymagany przez poziom 1 NIJ nie został spełniony.

W ocenie Odwołującego oznacza to niezgodność oferty SQUARED z wymaganiami SWZ,
‎co powinno skutkować odrzuceniem tej oferty, a w konsekwencji unieważnieniem czynności wyboru.

Nawet gdyby przyjąć, ze fragment odpowiedzi na pytanie nr 6 (zawarte w piśmie Zamawiającego z 1 września 2025 r.) „Jednocześnie Zamawiający wyjaśnia, że użycie sformułowania „kłucie” stanowi tłumaczenie z angielskiego słowa „stab”, występujące w opisie przytoczonej przez Państwa tabeli dotyczącej poziomów odporności na kłucie/dźgnięcie
‎w standardzie NIJ Standard-0115.00” - stanowi wykluczenie z zakresu ostrza typu SPIKE.

To oznacza, że dla produktu zaoferowanego przez wykonawcę SQUARED sp. z o.o. dalej brakuje badania na ostrze P1 oraz badania ostrza S1 i P1 w energii uderzenia E2 (36J). Tym samym już tylko z tego powodu wybór oferty wykonawcy SQUARED sp. z o.o. był wadliwy, gdyż oferta tego wykonawcy powinna zostać odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp.

Zarzut nr 2

Zamawiający pominął w ocenie i wyborze ofertę Odwołującego powołując się na konieczność ponownej certyfikacji produktu po wprowadzeniu zmiany konstrukcyjnej – tj. zastąpienia przyszytych pasów z tyłu pasami na rzepie w obydwu panelach (przednim oraz tylnym). Zamawiający uznał, że taka modyfikacja stanowi zmianę „dokumentacji technicznej, która może mieć wpływ na zgodność ŚOI z zasadniczymi wymaganiami bezpieczeństwa”,
‎co doprowadziło Zamawiającego do uznania, że DEF-SPEC sp. z o.o. uchyla się od zawarcia umowy.

Stanowisko Odwołującego:

• Zmiana dotyczy wyłącznie elementu nośnego / sposobu regulacji i nie wpływa na parametry ochronne kamizelki ani integralność balistyczną.

• Nie jest to zmiana wymagająca nowej oceny zgodności ani recertyfikacji CE.

• Zamawiający błędnie zinterpretował art. 10 rozporządzenia (UE) 2016/425, odnoszący
‎się do zmian istotnych dla bezpieczeństwa użytkownika (Zamawiający w piśmie z 5 listopada 2025 r. podkreślił ten fragment).

• Dodatkowo wezwanie do przedstawienia nowego certyfikatu CE miało jednodniowy termin, co uniemożliwiało realną reakcję i naruszało zasadę proporcjonalności i równego traktowania wykonawców (art. 16 Pzp).

Pełna i częściowa argumentacja Odwołującego w tym zakresie została zawarta
‎w wyjaśnieniach. Ciężar wykazania istnienia przesłanek do odrzucenia oferty ciąży zawsze
‎na podmiocie zamawiającym, który w uzasadnieniu tejże czynności powinien precyzyjne wskazać przyczyny, na których opiera swoje stanowisko. Powyższa instytucja powinna być również stosowana przy uwzględnieniu zasad systemu zamówień publicznych, w tym zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

W zakresie oferty wykonawcy SQUARED sp. z o.o. Zamawiający w ogóle nie dokonał badania zasadniczych parametrów zaoferowanych przez tego wykonawcę środków ochrony indywidualnej (dalej: „ŚOI”), zaś w odniesieniu do oferty Odwołującego takie wezwania kierował wielokrotnie, w tym wyznaczył kilkugodzinny termin na dostarczenie zaktualizowanego certyfikatu.

Nawet gdyby z ostrożności przyjąć, że dedykowane dla Zamawiającego 200 egz. kamizelek kuloodpornych (czemu Odwołujący zaprzecza) wymagało na skutek modyfikacji zaczepów rzepowych przeprowadzenia nowej certyfikacji Zamawiający winien wyznaczyć wykonawcy adekwatny termin do wypełnienia tego obowiązku. Jednak w ocenie Odwołującego treść załącznika nr V do przywołanego poniżej Rozporządzenia nie wymaga recertyfikacji produkowanego seryjnie i występującego powszechnie w obrocie handlowym produktu tylko dlatego, że jego autoryzowany dystrybutor (Odwołujący) zamierza zlecić producentowi wykonanie nieznacznych modyfikacji zaczepów rzepowych – tak aby spełnić indywidualne wymagania określone przez Zamawiającego w treści SWZ OPZ.

W zakresie pominięcia przy ocenie oferty Odwołującego Zamawiający w sposób niewłaściwy dokonał wykładni regulacji zgodnie z ZAŁĄCZNIKIEM V BADANIE TYPU UE (Moduł B)
‎do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/425 z 9 marca 2016 r.:

7.2. Producent informuje jednostkę notyfikowaną, która przechowuje dokumentację techniczną dotyczącą certyfikatu badania typu UE, o wszelkich modyfikacjach zatwierdzonego typu i o wszystkich modyfikacjach dokumentacji technicznej, które mogą mieć wpływ na zgodność ŚOI z mającymi zastosowanie zasadniczymi wymaganiami dotyczącymi zdrowia i bezpieczeństwa lub na warunki ważności certyfikatu. Takie modyfikacje wymagają dodatkowego zatwierdzenia w formie dodatku do oryginalnego certyfikatu badania typu UE.

Nie sposób zgodzić się z tak dokonaną przez Zamawiającego wykładnią regulacji tego aktu. Po pierwsze zgodnie z treścią Załącznika nr V do ww. Rozporządzenia (Badanie typu UE) jest ono dokonywane w odniesieniu do „projektu technicznego ŚOI” – a nie każdego dostarczanego egzemplarza, typu, czy podtypu (jak oczekuje tego Zamawiający). Jak wynika z kolejnego postanowienia ww. Załącznika V. „Wniosek o przeprowadzenie badania typu UE” Producent składa wniosek o przeprowadzenie badania typu UE w jednej wybranej przez siebie jednostce notyfikowanej. Wniosek ten zawiera m.in.: egzemplarz lub egzemplarze ŚOI reprezentatywne dla przewidywanej produkcji. Jednostka notyfikowana może żądać dostarczenia kolejnych egzemplarzy, jeśli jest to niezbędne do przeprowadzenia programu badań. W przypadku ŚOI produkowanych seryjnie, gdy każdy egzemplarz jest dostosowywany do indywidualnego użytkownika, dostarcza się egzemplarze reprezentatywne dla szeregu różnych użytkowników, a w przypadku ŚOI produkowanych jednostkowo, w celu zaspokojenia specjalnych potrzeb indywidualnego użytkownika, dostarcza się model podstawowy.

Regulacja powyższa potwierdza, że wprowadzenie modyfikacji w zakresie (zgodnie
‎z informacją zawartą w wyjaśnieniach Odwołującego z 24 października 2025 r.)

- pola rzepowe (VELCRO) zostaną zwiększone zgodnie z wymaganiami SWZ,

- montaż pasów na ramionach będzie wykonany z użyciem zapięć rzepowych zarówno
‎z przodu, jak i z tyłu kamizelki.

Obie wskazane zmiany mają charakter kosmetyczny i nie wpływają na funkcjonalność, bezpieczeństwo ani parametry ochronne produktu. Zmiany te zostaną wprowadzone
‎na etapie produkcji finalnej partii przeznaczonej dla Zamawiającego, do czego niniejszym
‎się zobowiązujemy.

Wobec faktu, że do czasu otwarcia posiedzenia z udziałem Stron Zamawiający zawarł umowę z wybranym wykonawcą i umowa ta została już zrealizowana, 31 grudnia 2025 r.,
‎na posiedzeniu niejawnym z udziałem stron, Odwołujący wniósł o nałożenie kary finansowej na Zamawiającego.

W odpowiedzi na odwołanie z 23 grudnia 2025 r. Zamawiający zaprzeczył twierdzeniom Odwołującego i wniósł o:

1.odrzucenie odwołania na podstawie art. 528 pkt 2 i pkt 3 Pzp z uwagi na okoliczność, że odwołanie zostało wniesione przez podmiot nieuprawniony i po upływie terminu określonego w ustawie.

Alternatywnie, w przypadku dokonania odmiennej oceny stanu prawnego przez Izbę,
‎tj. stwierdzenia przez Izbę, że w sprawie nie zachodzą przesłanki odrzucenia odwołania wnoszę o:

2.oddalenie odwołania w całości, ze względu na jego bezzasadność i prawidłowe zastosowanie przez Zamawiającego przepisów prawa, których naruszenie Odwołujący zarzuca.

Zamawiający podniósł, że odwołanie zostało wniesione po terminie określonym w ustawie,
‎a zatem zgodnie z art. 528 pkt 3 Pzp powinno zostać odrzucone przez Izbę. Zgodnie z art. 515 ust. 1 pkt 2 lit. a Pzp w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne odwołanie wnosi się w terminie 5 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Po drugie Zamawiający stoi na stanowisku, że Odwołujący nie miał 17 listopada 2025 r. legitymacji do wniesienia odwołania na dokonanie przez Zamawiającego czynności wyboru oferty wykonawcy SQUARED Sp. z o.o. w Warszawie jako najkorzystniejszej, a zatem
‎na podstawie art. 528 pkt 2 Pzp odwołanie w tym zakresie powinno zostać odrzucone przez Izbę jako wniesione przez osobę nieuprawnioną.

Zgodnie z treścią odwołania czynnościami/zaniechaniami, jakie zaskarżył Odwołujący
‎są (kolejność według wskazanej w treści odwołania):

a.wybór jako najkorzystniejszej oferty wykonawcy SQUARED sp. z o.o. w Warszawie;

b.pominięcie w ramach wyboru oferty Odwołującego;

c.uznanie, że Odwołujący uchyla się od zawarcia umowy wobec zaoferowania przedmiotu dostawy niezgodnego z wymaganiami Zamawiającego;

d.Zaniechanie odrzucenia oferty SQUARED sp. z o.o.

Kolejność czynności/zaniechań Zamawiającego to: c., d. i a. Czynności ad. b. Zamawiający
‎w ogóle nie dokonał.

Ad. c. Uznanie, że odwołujący uchyla się od zawarcia umowy – 4 listopada 2025 r.

W ramach korespondencji prowadzonej pomiędzy Zamawiającym a Odwołującym, ostatecznie 4 listopada 2025 r. Zamawiający dokonał czynności ad. c. tj. poinformował Odwołującego,
‎że istniejący brak złożenia wszystkich wymaganych dokumentów (certyfikaty, normy ISO,
‎o których mowa w opisie warunków zamówienia) w wyznaczonym terminie zostaje uznany przez Zamawiającego jako uchylanie się przez Odwołującego od zawarcia umowy
‎z Zamawiającym. Tym samym bieg terminu na wniesienie odwołania od czynności ad. c. zaczął biec dla Odwołującego 5 listopada 2025 r. i upłynął 10 listopada 2025 r. Wprawdzie Strony prowadziły 6 listopada 2025 r. korespondencję, w której Zamawiający umożliwiał jeszcze dodatkowo Odwołującemu uzupełnienie wymaganych dokumentów, jednakże powyższe nie nastąpiło, zatem nawet przyjmując, że ostatecznie termin na wniesienie odwołania rozpoczął bieg 6 listopada 2025 r., i upłynął 12 listopada 2025 r. to niewątpliwie odwołanie wniesione 17 listopada 2025 r. należy uznać za wniesione po terminie i w tym zakresie powinno zostać odrzucone.

Ad. b Pominięcie w ramach wyboru oferty odwołującego

Zgodnie z art. 263 Pzp, jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może dokonać ponownego badania i oceny ofert spośród ofert pozostałych
‎w postępowaniu Wykonawców oraz wybrać najkorzystniejszą ofertę albo unieważnić postępowanie. 12 listopada 2025 r., Zamawiający postanowił o zastosowaniu w sprawie trybu określonego w opisanym powyżej przepisie.

W konsekwencji zaskarżona czynność ad. b., tj. pominięcie w ramach wyboru ofert oferty Odwołującego w ogóle nie została przez Zamawiającego dokonana. Wskazany powyżej przepis PZP wyraźnie mówi bowiem o dokonaniu ponownego badania i oceny ofert spośród ofert pozostałych w postępowaniu, a zatem w niniejszej sprawie – bez uwzględnienia oferty Odwołującego.

Zamawiający wskazuje i wyjaśnia, że oferta wykonawcy SQUARED sp. z o.o. została wybrana jako najkorzystniejsza na skutek faktu, że okazała się najkorzystniejsza w zastosowanej przez Zamawiającego procedurze ponownego badania ofert przez Zamawiającego po uchyleniu
‎się przez Odwołującego od zawarcia umowy z Zamawiającym.

Odwołujący pomija zupełnie fakt, że 28 października 2025 r. Zamawiający dokonał oceny wszystkich ofert, dokonał pierwszego wyboru i poinformował Odwołującego o wyborze jego oferty jako najkorzystniejszej w przedmiotowym postępowaniu. Następnie 29 października 2025 r. Zamawiający przesłał do Odwołującego korespondencję, za pomocą platformy
‎e-zamawiający, z prośbą o uzupełnienie danych w umowie oraz przesłanie wszystkich dokumentów (certyfikaty, normy ISO), o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający był od tego dnia w stałym kontakcie z Odwołującym zarówno telefonicznie
‎jak i mailowo poprzez platformę e-zamawiający, na której prowadził przedmiotowe postępowanie. Szczegóły tej korespondencji poprzez platformę, która odbywała się w dniach 3 - 6 listopada 2025 r. wskazano w załączniku nr 2 i 3 do niniejszego pisma. Odwołujący przedłożył z dniem 4 listopada 2025 r. „Deklarację Zgodności UE nr 021/2025” wystawioną przez Odwołującego wskazując producenta kamizelek Ace Link Industrial INC. (DBA ACE LINK ARMOR) 3625 w Marcarthur BLVD #301 Santa Ana, California 92704, USA, podpisaną przez Panią Agnieszkę Jerchewicz osobę umocowaną do reprezentowania Odwołującego.

W ocenie Zamawiającego przedstawiony dokument nie stanowił potwierdzenia spełniania „wymagań ogólnych” dla zamawianego produktu określonych w pkt. 1.2 Opisu przedmiotu zamówienia, o czym Zamawiający poinformował Odwołującego, pismem z 4 listopada 2025 r., jednocześnie wzywając Odwołującego do przedłożenia niezbędnych dokumentów do końca dnia 4 listopada 2025 pod rygorem uznania, że Odwołujący uchyla się od zawarcia umowy. Szczegółowe omówienie wymogów zostanie dokonane przez Zamawiającego w dalszej – merytorycznej części uzasadnienia odpowiedzi na odwołanie.

Mając na uwadze powyższe czynność pominięcia oferty Odwołującego w procedurze wyboru nie miała miejsca. Oferta odwołującego została oceniona i wybrana przez Zamawiającego jako najkorzystniejsza, a następnie Odwołujący uchylił się od zawarcia Umowy z Zamawiającym, umożliwiając mu skorzystanie z procedury przewidzianej w art. 263 Pzp i wyeliminował
‎się dobrowolnie z postępowania.

Ad. d. i a. Zaniechanie odrzucenia oferty SQUARED sp. z o.o. w Warszawie i wybór jako najkorzystniejszej oferty wykonawcy SQUARED sp. z o.o. w Warszawie – 12 listopada 2025

Zamawiający stoi na stanowisku, że Odwołujący nie miał 17 listopada 2025 r. legitymacji
‎do wniesienia odwołania na dokonanie przez Zamawiającego czynności wyboru oferty wykonawcy SQUARED sp. z o.o. w Warszawie jako najkorzystniejszej, a zatem na podstawie art. 528 pkt 2 Pzp odwołanie w tym zakresie powinno zostać odrzucone przez Izbę jako wniesione przez osobę nieuprawnioną.

Możliwość skutecznego wniesienia odwołania po ponownym wyborze oferty najkorzystniejszej istnieje tylko wówczas, gdy Zamawiający rzeczywiście dokonał nowych czynności
‎w postępowaniu. W przeciwnym razie odwołanie zostanie uznane za spóźnione.

W tej sprawie stosując procedurę z art. 263 Pzp Zamawiający nie dokonał nowych, merytorycznych czynności w postępowaniu. Nie uzyskał też żadnych nowych informacji mających wpływ na ponowną ocenę ofert. W czynności tej ograniczył się jedynie względem pierwotnej oceny i wyboru ofert krąg i ranking Wykonawców ustalony w oparciu o kryterium oceny ofert. W tym kontekście zasada koncentracji środków ochrony prawnej – jak potwierdza liczne orzecznictwo KIO i sądów – pełni istotną rolę w zapewnieniu sprawności i przejrzystości procedury zamówień publicznych.

Zamawiający wskazuje, że czynność ponownego wyboru najkorzystniejszej oferty opierała
‎się na tych samych przesłankach co pierwotna. Wobec powyższego Odwołujący dysponował już pełnią wiedzy pozwalającą na zgłoszenie zarzutów co do oceny wszystkich ofert dokonaną przy pierwotnym badaniu, w związku z czym wniesienie odwołania przez Odwołującego
‎17 listopada 2025 r. jest z jednej strony spóźnione zgodnie z art. art. 515 ust. 1 pkt 2 lit. a Pzp, a z drugiej strony pochodzi od podmiotu nieuprawnionego, ponieważ Odwołujący
‎przy ponownej ocenie i wyborze oferty najkorzystniejszej dobrowolnie nie brał już udziału
‎w postępowaniu, a zatem nie posiada legitymacji do kwestionowania czynności Zamawiającego – odwołanie w tym zakresie powinno zatem podlegać odrzuceniu.

W zakresie wniosku o oddalenie Zamawiający zaprzeczył stanowisku Odwołującego
‎w zakresie zarzutu skierowanego przeciwko ofercie wykonawcy Squared jak również
‎co do zarzutu dotyczącego oferty Odwołującego.

Po przeprowadzeniu rozprawy Izba, uwzględniając dokumentację przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym w szczególności
‎treść SWZ, jak również biorąc pod uwagę oświadczenia i stanowiska Stron
‎zawarte w odwołaniu i pismach procesowych, a także wyrażone na rozprawie, ustaliła
‎i zważyła, co następuje.

Izba stwierdziła, że nie została wypełniona żadna z przesłanek ustawowych skutkujących odrzuceniem odwołania, wynikających z art. 528 Pzp. Tym samym Izba oddaliła wniosek Zamawiającego o odrzucenie odwołania. W sprawie niewątpliwym jest, że odwołanie było wynikiem dokonania przez Zamawiającego ponownej czynności wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu – 12 listopada 2025 r. Odwołujący nie miał podstaw, by liczyć termin
‎do wniesienia odwołania od momentu informacji od Zamawiającego o uznaniu, że Odwołujący uchyla się od zawarcia umowy. Wystarczy wskazać, że w samym wniosku o odrzucenie odwołania Zamawiający stwierdził, ze termin należało liczyć od 5 listopada 2025 r.,
‎ale -„Wprawdzie Strony prowadziły 6 listopada 2025 r. korespondencję, w której Zamawiający umożliwiał jeszcze dodatkowo Odwołującemu uzupełnienie wymaganych dokumentów, jednakże powyższe nie nastąpiło (…)”. Tym samym już z samego stanowiska Zamawiającego jasno wynika, że 5 listopada 2025 r. nie był dniem, w którym Odwołujący mógł powziąć
‎nie budzącą wątpliwości informację, że Zamawiający dokonał jakiejś formalnej czynności
‎w postępowaniu w stosunku do jego oferty.

Dopiero ponowny wybór oferty miał charakter czynności Zamawiającego w postępowaniu, zatem Odwołujący w prawidłowy sposób przyjął ją jako początkowy moment biegu terminu
‎do wniesienia niniejszego odwołania. Ponadto 12 listopada 2025 r. nastąpił skutek (pominięcie oferty Odwołującego) poszczególnych działań Stron, które miały doprowadzić do naruszenia przez Zamawiającego przepisów objętych zarzutami odwołania.

Przystępując do rozpoznania odwołania, Izba ustaliła wystąpienie przesłanek z art. 505 ust. 1 Pzp, tj. istnienie po stronie odwołującego interesu w uzyskaniu zamówienia oraz możliwości poniesienia przez niego szkody w wyniku kwestionowanych czynności zamawiającego.

Izba przeprowadziła dowód z dokumentacji postępowania ze szczególnym uwzględnieniem SWZ wraz z załącznikami oraz opisu przedmiotu zamówienia, a także korespondencji prowadzonej między Zamawiającym i Odwołującym. Izba przeprowadziła również wszystkie dowody z dokumentów wnioskowane przez Strony.

Mając na uwadze powyższe Izba merytorycznie rozpoznała zarzuty odwołania, uznając,
‎że częściowo zasługuje ono na uwzględnienie.

Izba ustaliła, co następuje:

Między Stronami nie było sporu, co do stanu faktycznego sprawy i chronologii zdarzeń
‎w postępowaniu. Strony różniły się natomiast co do oceny tych zdarzeń i ich skutków.

Izba potwierdziła zatem, że:

1.5 września 2025 r. doszło do otwarcia ofert złożonych w postępowaniu;

2.1 października 2025 r. Zamawiający wezwał Odwołującego do wyjaśnienia ceny złożonej w postępowaniu;

3.6 października 2025 r. Odwołujący złożył wyjaśnienia, a wraz z nimi m.in. Certyfikat badania typu UE Numer 2777/26184-01/E00-00.

4.23 października 2025 r. Zamawiający na podstawie art. 223 ust. 1 Pzp wezwał Odwołującego do wyjaśnień dotyczących wcześniejszych wyjaśnień ceny oferty, wskazując:

„Działając na podstawie art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2024 roku, poz. 1320 ze zm.) zwanej dalej „ustawą Pzp”, wzywamy Państwa do złożenia wyjaśnień w zakresie rozbieżności między złożonymi dokumentami,
‎a zapisami SWZ, które wg Zamawiającego mogą mieć wpływ na wskazaną w ofercie cenie.

W Rozdziale 2 pkt. 1.2 „wymagania ogólne”, ppkt. 3) SWZ – „Produkt musi spełniać wymagania określone Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/425
‎z dnia 9 marca 2016 r. w sprawie środków ochrony indywidualnej”.

Jak wskazali Państwo w wyjaśnieniach jesteście jedynym dystrybutorem produktów Ace Link Armor w Europie co jest zgodne z przedłożonym przez Państwa załącznikiem B – certyfikatem autoryzacji wyłącznej od Ace Link Armor.

Jednocześnie do wyjaśnień załączono certyfikat załącznik C - Certyfikat Badania Typu_UE_CE wydany przez jednostkę notyfikowaną nr 2777/26184-01/E00-00, który w swym opisie zawiera oznaczenia modeli przedstawionych przez zlecającego certyfikację, firmę "Beijing Vgreat International Trade Co. Ltd.". Wskazane w certyfikacie nr 2777/26184-01/E00-00 produkty nie identyfikują się z modelem oferowanym przez Państwa tj. produktem firmy "Ace Link Armor".

Zamawiający zwrócił uwagę, że na załączonych zdjęciach kamizelki kuloodpornej, widać,
‎że pasy mocowane na ramionach są za pomocą rzepów tylko na części przedniej kamizelki,
‎a nie jak wymagał tego opis przedmiotu zamówienia tj. „Część przednia i tylna muszą być mocowana ze sobą na ramionach i bokach za pomocą elastycznych pasów mocujących
‎z zapięciami rzepowymi na obu częściach” (Rozdział 2 pkt. 1.4. ppkt. 4 SWZ). Zaznaczyć należy, że w swoim piśmie wskazali Państwo, że zdjęcia są „poglądowe”, a dostarczony produkt będzie zgodny z opisem przedmiotu zamówienia. Natomiast odnieśli się Państwo
‎w tym zakresie jedynie do wymogu określonego w Rozdziale 2 pkt. 1.3 „wymagania techniczne”, ppkt 16) SWZ, tj. „poszycie musi być wyposażone w pola rzepowe o wymiarach minimalnych 100 x 100 mm, zlokalizowane w górnej połowie części przedniej i tylnej umożliwiających mocowanie emblematów na rzepie”.

5.24 października 2025 r. Odwołujący w odpowiedzi na powyższe wezwanie wyjaśnił:

„W zakresie dotyczacym producenta oraz oznaczenia modelu kamizelki, informuje, ze firma Beijing V-Great International Trade Co. Ltd. jest fabryką realizującą produkcję na zlecenie
‎i według specyfikacji firmy Ace Link Industrial Inc. (działającej handlowo pod marką Ace Link Armor). Produkty wytwarzane przez Beijing VGreat są więc produktami marki Ace Link Armor, a przedstawienie dokumentów wystawionych przez jednostkę notyfikowaną dla faktycznego producenta (tj. podmiotu wykonującego proces technologiczny) jest działaniem prawidłowym
‎i zgodnym z zasadami wynikającymi z Rozporządzenia (UE) 2016/425.

Jednocześnie wskazujemy, że Def-Spec Sp. z o.o. jest wyłącznym przedstawicielem marki Ace Link Armor na terytorium Europy, a w zakresie niniejszego postępowania działa jako importer i podmiot wprowadzający produkt do obrotu na terytorium Unii Europejskiej. W związku z tym Def-Spec Sp. z o.o. przedstawi Certyfikat Zgodności wystawiony jako podmiot wprowadzający, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Odnosząc się do kwestii oznaczenia modelu, wskazujemy, że model figurujący w certyfikacie CE nr 2777/26184-01/E00-00 pod nazwą „V-FIT001.5” jest w pełni tożsamy z modelem oferowanym przez Def-Spec Sp. z o.o., określonym jako „ENHANCER V-FIT001.5”. Oznaczenie „V-FIT001.5” stanowi nomenklaturę techniczną producenta kamizelki balistycznej, dla której przeprowadzono certyfikację zgodności. Natomiast oznaczenie „ENHANCER” jest nazwą handlową stosowaną przez markę Ace Link Armor w obrocie rynkowym, w ramach której ten sam model techniczny jest wprowadzany do sprzedaży. W konsekwencji, produkt oferowany przez Def-Spec Sp. z o.o. pod nazwą „ENHANCER V-FIT001.5” jest produktem objętym zakresem certyfikatu UE nr 2777/26184-01/E00-00, a dodanie oznaczenia handlowego nie zmienia tożsamości ani nie wpływa na jego parametry użytkowe, jak również na zgodność z dokumentacją certyfikacyjną.

Odnosząc się do uwagi Zamawiającego dotyczącej sposobu montażu pasów na ramionach, potwierdzamy, że oferowany produkt będzie w pełni zgodny z wymaganiami określonymi
‎w Specyfikacji Warunków Zamówienia, w szczególności z Rozdziałem 2 pkt 1.4 ppkt 4 SWZ, tj. „część przednia i tylna będą mocowane ze sobą na ramionach i bokach za pomocą elastycznych pasów mocujących z zapięciami rzepowymi na obu częściach”. Informujemy, że:

•pola rzepowe (VELCRO) zostaną zwiększone zgodnie z wymaganiami SWZ,

•montaż pasów na ramionach będzie wykonany z użyciem zapięć rzepowych zarówno z przodu, jak i z tyłu kamizelki,

Obie wskazane zmiany mają charakter kosmetyczny i nie wpływają na funkcjonalność, bezpieczeństwo ani parametry ochronne produktu. Zmiany te zostaną wprowadzone na etapie produkcji finalnej partii przeznaczonej dla Zamawiającego, do czego niniejszym się zobowiązujemy.

Jako autoryzowany przedstawiciel Ace Link Armor na terytorium Europy jesteśmy w stanie zlecić produkcję i dostarczyć Państwu wyrób wykonany zgodnie z indywidualną specyfikacją Zamawiającego. Zostanie przygotowany w oparciu o indywidualne wymagania Zamawiającego i będzie on stanowił produkt dedykowany (a wiec zgodny z opracowaną przez Państwa specyfikacją techniczną). Jest to więc wyrób wytworzony na indywidualne zamówienie i pochodzący z linii produktowej Ace Link Armor, nie zaś konkretny model z tzw. „półki” (ang. "off-the-shelf product" – a więc gotowy produkt). Stąd też, zgodnie z wyżej wskazaną deklaracją, zostanie on poddany certyfikacji i dostarczony Państwu przez nasze przedsiębiorstwo - jako podmiot wprowadzający produkt do obrotu na terytorium Unii Europejskiej. Tym samym w ramach procesu ofertowania jako autoryzowany przedstawiciel producenta jesteśmy wyłącznym podmiotem uprawnionym do złożenia oświadczenia w zakresie właściwości oferowanego produktu. Jest to powszechnie przyjęta praktyka zwana potocznie „customizacją” i polegająca na indywidualnym doborze parametrów i właściwości oferowanych produktów pod specyficzne wymagania klientów i ostatecznych użytkowników”.

6.28 października 2025 r. Zamawiający opublikował informację o wyborze jako najkorzystniejszej w postępowaniu oferty złożonej przez Odwołującego.

7.3 listopada 2025 r. Zamawiający i Odwołujący prowadzili korespondencję zmierzającą do zawarcia umowy, a 4 listopada 2025 r. Zamawiający skierował do Odwołującego następujące wezwanie:

„Szanowni Państwo, mając na względzie opis przedmiotu zamówienia będący integralną częścią SWZ, środki ochrony indywidualnej kategorii III w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/425 z dnia 9 marca 2016 r. w sprawie środków ochrony indywidualnej oraz uchylenia dyrektywy Rady 89/686/EWG, wymagają uzyskania certyfikatu typu UE sporządzonego zgodnie z procedurą wskazaną w artykule 19 ww. rozporządzenia.

Zgodnie z wymogami rozporządzenia (UE) 2016/425 w sprawie środków ochrony indywidualnej (PPER), środki ochrony indywidualnej zapewniające ochronę przed urazami spowodowanymi postrzałem lub pchnięciem nożem klasyfikowane są jako Środki Ochrony Indywidualnej kategorii III (załącznik I, kategoria III lit. l)). Produkty tej kategorii podlegają obowiązkowej ocenie zgodności przeprowadzanej według modułu B w połączeniu z modułem C2 lub D (art. 19 lit. c) rozporządzenia 2016/425). Zgodnie z zapisami ww. rozporządzenia,
‎na zasadzie odstępstwa, w przypadku Środków Ochrony Indywidualnej (ŚOI) produkowanego jednostkowo i dopasowanego do indywidualnego użytkownika oraz sklasyfikowanego
‎w kategorii III, można zastosować procedurę polegającą na badaniu typu UE (moduł B) określone w załączniku V, po którym następuje badanie zgodności z typem w oparciu
‎o wewnętrzną kontrolę produkcji (moduł C) określone w załączniku VI.

Niemniej jednak, każda z przytoczonych procedur wymaga uzyskania certyfikatu typu UE wydaną przez jednostkę notyfikowaną.

Jednocześnie przypominamy, że zgodnie z pkt. 7.2 Załącznika V do ww. rozporządzenia, producent informuje jednostkę notyfikowaną, która przechowuje dokumentację techniczną dotyczącą certyfikatu badania typu UE, o wszelkich modyfikacjach zatwierdzonego typu
‎i o wszystkich modyfikacjach dokumentacji technicznej, które mogą mieć wpływ na zgodność ŚOI z mającymi zastosowanie zasadniczymi wymaganiami dotyczącymi zdrowia
‎i bezpieczeństwa lub na warunki ważności certyfikatu. Takie modyfikacje wymagają dodatkowego zatwierdzenia w formie dodatku do oryginalnego certyfikatu badania typu UE.

Tożsamy zapis został zawarty na stronie 2 ("terms and conditions") certyfikatu typu przedstawiony przez Państwa dla kamizelki V-fit001.5.

Mając na uwadze powyższe należy wskazać, że każda modyfikacja produktu mogąca mieć wpływ na własności obronne produktu wymaga ponownej oceny zgodności z udziałem jednostki notyfikowanej. W przypadku braku takiej zgodności z udziałem jednostki notyfikowanej produkt może zostać uznany za niezgodny z obowiązującymi przepisami.

Zatem w ocenie Zamawiającego przedstawiony dokument nie stanowi potwierdzenia spełniania "wymagań ogólnych" dla zamawianego produktu określonych w pkt. 1.2 Opisu przedmiotu zamówienia stanowiącego załącznik do umowy.

W związku z powyższym Zamawiający wzywa Państwa do przedłożenia, do końca dnia dzisiejszego tj. do 4.11.2025 r. do godziny 24:00, właściwego certyfikatu w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/425 z dnia 9 marca 2016 r.
‎w sprawie środków ochrony indywidualnej, dla produktu który ma być dostarczony Zamawiającemu.

Nie przedłożenie ww. dokumentu w wyznaczonym terminie uznane będzie przez Zamawiającego jako uchylanie się od zawarcia umowy”.

8.W tym samym dniu Odwołujący udzielił odpowiedzi w której wskazał, że zmiany poszycia, wprowadzone celem spełnienia wymagań przedstawionych w opisie przedmiotu zamówienia mają charakter kosmetyczny i nie wpływają
‎na funkcjonalność, bezpieczeństwo ani parametry ochronne produktu. Poszycie kamizelki oraz wkłady balistyczne/nożoodporne to osobne przedmioty
‎a nazewnictwo „kamizelka kuloodporna” potocznie odnosi się do zestawu złożonego
‎z tych części. Samo poszycie kamizelki nie zapewnia ochrony balistycznej. Ochronne wkłady balistyczne/nożoodporne mające bezpośredni wpływ na właściwości ochronne wymienione w certyfikacie w pełni spełniają wymagania przedstawione przez zamawiającego i w związku z tym nie są w żaden sposób zmienione.

Odwołujący przesłał Zamawiającemu ponadto dokument „Deklaracja Zgodności UE Enhancer (2).pdf” - deklaracja zgodności z wymaganymi normami.

9.5 listopada 2025 r. Zamawiający przekazał Odwołującemu pismo informujące o uznaniu, że Odwołujący uchylił się od zawarcia umowy. Podstawową część pisma stanowiło uzasadnienie odnoszące się do zasad certyfikacji kamizelek kuloodpornych. Zamawiający zwrócił również uwagę, że w wyjaśnieniach ceny oferty Odwołujący zadeklarował, że złoży nową deklarację zgodności, a następnie zmienił swoje stanowisko twierdząc, że dotychczasowa deklaracja jest prawidłowa.

10.6 listopada 2025 r. (o godz. 12.17) Zamawiający skierował do Odwołującego następującą informację:

„Zamawiający pismem z dnia 5 listopada br. jasno i wyraźnie określił swoje stanowisko dotyczące przedłożonych przez Państwa dokumentów dla oferowanego przez Państwa produktu.

Jeżeli Państwo nie zgadzają się z argumentacją Zamawiającego wskazaną w ww. piśmie,
‎to ostatecznym terminem na przedłożenie prawidłowych dokumentów potwierdzających,
‎że Państwo dostarczą kamizelki zgodne z przedmiotem zamówienia jest dzień dzisiejszy
‎tj. 6 listopada br. godzina 16:00.

Należy nadmienić, że przedmiotowe postępowanie zostało wszczęte przez Zamawiającego
‎z dniem 20 sierpnia br. tak więc Wykonawca składając swoją ofertę w postępowaniu wiedział, stosunkowo wcześniej, jakie wymagania winien spełnić dostarczany produkt”.

11.12 listopada 2025 r. Zamawiający poinformował o dokonaniu ponownej czynności wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu – wykonawcy Squred sp. z o.o.
‎z siedzibą w Warszawie. W informacji Zamawiający wskazał, że Odwołujący uchylił się od zawarcia umowy. Oferta Odwołującego została pominięta w ocenie.

12.14 listopada 2025 r. zawarta została umowa między Zamawiającym i wybranym wykonawcą (Umowa datowana jest na 12 listopada 2025 r., ale zgodnie z dowodami złożonymi przez Zamawiającego faktyczne zawarcie nastąpiło dwa dni później).

Istotne znaczenie w sprawie miały ponadto następujące okoliczności:

1.Zamawiający nie przewidywał w SWZ żądania przedmiotowych środków dowodowych

2.Deklaracje zgodności miały być złożone wraz z dostawą kamizelek, a zatem na etapie realizacji umowy – Rozdział 2, pkt 1.5 OPZ :

1.1. Ukompletowanie 200 szt. zestawów

- w skład jednego zestawu kamizelki wchodzi:

1)Poszycie kamizelki (część przednia i tylna) wraz z pasami pozwalającymi dopasować kamizelkę do sylwetki – 1 komplet,

2)Wkłady balistyczne: 1 x przedni i 1x tylni – 1 komplet,

3)Opakowanie – 1 szt.

4)Deklaracja zgodności zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/425 z dnia 9 marca 2016 r. w sprawie środków ochrony indywidualnej - 1 szt.

5)Instrukcja użytkowania i konserwacji w języku polskim – 1 szt.

6)Karta gwarancyjna zawierająca okres i warunki gwarancji ze wskazaniem końcowej daty trwania gwarancji na poszczególne elementy wchodzące w skład zestawu – 1 szt.

3.Brak w SWZ jakiegokolwiek obowiązku ciążącego na wykonawcy, by złożył
‎ww. deklarację na etapie składa ofert bądź przed zawarciem umowy.

4.Brak w SWZ postanowień o weryfikacji oferowanych kamizelek w zakresie zgodności z Rozporządzeniem PE na etapie oceny ofert i na etapie poprzedzającym zawarcie umowy.

Wobec ustalonego i opisanego wyżej stanu faktycznego Izba uznała, że czynności Zamawiającego w zakresie dotyczącym oferty Odwołującego były rażąco nieprawidłowe.

Zamawiający wybrał ofertę Odwołującego jako najkorzystniejszą zatem ocena oferty zakończyła się z wynikiem pozytywnym. Zamawiający zweryfikował więc ofertę Odwołującego pod kątem jej zgodności z SWZ i nie mógł już dokonywać dodatkowych czynności w tym zakresie. Jeśli po wyborze oferty Zamawiający uznałby, że konieczne są dodatkowe wyjaśnienia oferty Odwołującego, winien najpierw unieważnić czynność wyboru najkorzystniejszej oferty. Wobec utrzymania wyboru w mocy, w grę wchodziło już tylko zawarcie umowy z Odwołującym.

Zamawiający jednak - bez podstawy mającej oparcie w SWZ, zażądał na tym etapie Deklaracji zgodności i podjął działania wskazujące na wątpliwości co do zgodności oferty z SWZ. Charakter żądań Zamawiającego, jak i jego stanowisko zawarte w pismach skierowanych
‎do Odwołującego wprost potwierdza na takie właśnie wątpliwości.

Zamawiający nie unieważnił wyboru najkorzystniejszej oferty, a uznał, że Odwołujący uchyla się od zawarcia umowy, co było rażąco sprzeczne tak ze stanem faktycznym jak i przepisami Pzp. Wola zawarcia umowy przez Odwołującego była jednoznaczna, a Zamawiający kwestii Deklaracji zgodności kamizelek nadał znaczenie nie mające żadnego związku z zawarciem umowy.

Skutkiem powyższego – niezależnie od kwestii zasadności wątpliwości Zamawiającego - było zaniechanie badania oferty pod kątem jej zgodności z SWZ. Co za tym idzie – utrzymana
‎w mocy została pozytywna ocena oferty Odwołującego potwierdzona pierwotnym wyborem najkorzystniejszej oferty w postępowaniu. Zamawiający nie miał zatem żadnych podstaw
‎by pominąć ofertę Odwołującego w drugim wyborze, był uprawniony co najwyżej do weryfikacji zgodności jego oferty z SWZ w ramach ponownego badania i oceny ofert poprzedzających drugi wybór najkorzystniejszej oferty. Zamawiający tego jednak zaniechał, nie było więc formalnych podstaw do uznania, ze oferta jest niezgodna z SWZ, zatem winna być uwzględniona w ponownej czynności wyboru. W konsekwencji Zamawiający w sposób rażący naruszył przepisy wskazane w zarzucie nr 2.

Powyższe ustalenia są z kolei zgodne z twierdzeniami Odwołującego podniesionymi
‎na poparcie zarzutu nr 2 odwołania i przesądziły o jego uwzględnieniu.

Dla oceny zasadności zmodyfikowanych żądań Odwołującego istotne znaczenie miały następujące fakty:

Na dzień ponownego wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający datował umowę zawartą z wybranym w postępowaniu wykonawcą. Izba dała jednak wiarę dowodom złożonym przez Zamawiającego, że faktyczne zawarcie umowy nastąpiło 14 listopada 2025 r., zatem dwa dni po wyborze najkorzystniejszej oferty. Tym samym Zamawiający złamał zakaz zawarcia umowy przed upływem terminu wynikającego z art. 308 ust. 2 Pzp.

W konsekwencji zaistniały przesłanki do unieważnienia umowy na podstawie art. 457 ust. 1 pkt 1 i 2 Pzp, zgodnie z którym: Umowa podlega unieważnieniu, jeżeli zamawiający:

1)z naruszeniem ustawy udzielił zamówienia, zawarł umowę ramową lub ustanowił dynamiczny system zakupów bez uprzedniego zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych albo przekazania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenia wszczynającego postępowanie lub bez wymaganego ogłoszenia zmieniającego ogłoszenie wszczynające postępowanie, jeżeli zmiany miały znaczenie dla sporządzenia wniosków o dopuszczenie do udziału w po-stępowaniu albo ofert;

2)zawarł umowę z naruszeniem art. 264 lub art. 308 ust. 2 lub 3 lub art. 421 ust. 1 lub 2 albo art. 577, jeżeli uniemożliwiło to Krajowej Izbie Odwoławczej uwzględnienie odwołania przed zawarciem umowy.

Zamawiający udzielił zamówienia z naruszeniem ustawy tj. udzielił zamówienia wykonawcy, którego oferta w świetle czynności Zamawiającego dokonanych w postępowaniu nie była najkorzystniejszą (art. 457 ust. 1 pkt 1 Pzp) oraz zawarł umowę z naruszeniem terminu wynikającego z art. 308 ust. 2 Pzp (art. 457 ust. 1 pkt 2 Pzp).

Zgodnie z art. 554 ust. 3 pkt 2 lit. c Pzp uwzględniając odwołanie, Izba może jeżeli umowa została zawarta oraz zachodzi jedna z przesłanek, o których mowa w art. 457 ust. 1: nałożyć karę finansową albo orzec o skróceniu okresu obowiązywania umowy w przypadku stwierdzenia, że utrzymanie umowy w mocy leży w ważnym interesie publicznym,
‎w szczególności w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. Ponieważ umowa została
‎już zrealizowana, a jej utrzymanie – ze względu na jej przedmiot - leży w ważnym interesie publicznym, Izba postanowiła uwzględnić żądanie Odwołującego i nałożyć na Zamawiającego karę finansową.

Wobec rażącego naruszenia przez Zamawiającego art. 239 ust. 1 w zw. z art. 16 pkt 1 i 2 Pzp Izba uznała za uzasadnione nałożenie na Zamawiającego kary w maksymalnej wysokości przewidzianej w ustawie. Z ustalonego stanu faktycznego nie wynikają żadne okoliczności, które przemawiałyby na korzyść Zamawiającego. W ocenie Izby nie ma jednak podstaw
‎do uznania, że Zamawiający działał w celu obejścia ustawy czy celowego i świadomego naruszenia przepisów ustawy ze szkodą dla Odwołującego, brak też podstaw by Zamawiający działał w celu faworyzowania określonego wykonawcy czy też zwiększenia jego szans
‎na wygraną w postępowaniu. W konsekwencji Izba obniżyła stawkę nałożonej
‎na zamawiającego kary do 5% wartości umowy w zakresie zamówienia podstawowego.

Stosownie do art. 563 Pzp kary finansowe, o których mowa w art. 554 ust. 3 pkt 2 lit. b oraz c, nakłada się na zamawiającego w wysokości do 10% wartości wynagrodzenia wykonawcy przewidzianego w zawartej umowie, biorąc pod uwagę rodzaj i zakres naruszenia, za które kara jest orzekana, oraz wartość wynagrodzenia wykonawcy przewidzianego w zawartej umowie. Ponieważ wartość zawartej umowy stanowi 168 000 zł brutto, Izba nałożyła
‎na zamawiającego karę w wysokości 8 400 zł 00 gr, co stanowi 5% jej wartości.

Zarzut nr 1 odwołania podlegał oddaleniu. W tym zakresie Odwołujący nawet nie podjął realnej próby wykazania zasadności podniesionego zarzutu. Został ona zatem oddalony jako nieudowodniony i oparty wyłącznie na niepotwierdzonych twierdzeniach Odwołującego.

Zarzut nr 3 jako alternatywny wobec zarzutu nr 2 nie był przedmiotem rozpoznania – zarzut podstawowy potwierdził się, zatem alternatywny został pominięty.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do wyniku sprawy
‎na podstawie art. 575 Pzp oraz w oparciu o przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania
‎(Dz. U. z 2020 r. poz. 2437).

Mając powyższe na uwadze, orzeczono jak w sentencji.

Przewodniczący ……………………………………………..............