KIO 963/25

Sygn. akt KIO 963/25

WYROK

Warszawa, dnia 4 kwietnia 2025 roku

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca:Małgorzata Jodłowska

Protokolant: Oskar Oksiński

po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 1 kwietnia 2025 roku odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 14 marca 2025 roku przez wykonawcę COCON SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą w Oleśnie w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego Państwowe Muzeum Auschwitz – Birkenau w Oświęcimiu

przy udziale uczestnika po stronie Zamawiającego: REDICREO CHMIELA SYLWESTRZAK MAJDA SPÓŁKA JAWNA z siedzibą w Krakowie

orzeka:

1.Uwzględnia odwołanie i nakazuje Zamawiającemu unieważnienie czynności wyboru najkorzystniejszej oferty, powtórzenie czynności badania i oceny ofert, a w jej ramach odrzucenie na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 8 w zw. art. 224 ust. 6 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych oferty wykonawcy REDICREO CHMIELA SYLWESTRZAK MAJDA SPÓŁKA JAWNA z siedzibą w Krakowie, którego wyjaśnienia nie uzasadniły podanej w ofercie ceny

2.Kosztami postępowania odwoławczego obciąża Zamawiającego i:

2.1.zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę: 7 500 zł 00 gr (siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez wykonawcę COCON SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą w Oleśnie tytułem wpisu od odwołania oraz po 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszt poniesiony przez wykonawcę oraz Zamawiającego tytułem wynagrodzenia pełnomocnika

2.2.zasądza od zamawiającego Państwowego Muzeum Auschwitz – Birkenau w Oświęcimiu na rzecz wykonawcy COCON SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą w Oleśnie kwotę 11 100 zł 00 gr (jedenaście tysięcy sto złotych zero groszy) stanowiącą koszt poniesiony przez wykonawcę tytułem wpisu od odwołania oraz wynagrodzenia pełnomocnika.

Na orzeczenie – w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie – Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca: …………………………………

Sygn. akt KIO 963/25

UZASADNIENIE:

Zamawiający - Państwowego Muzeum Auschwitz – Birkenau w Oświęcimiu w trybie przetargu nieograniczonego prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn.: „Dostawa trzech serwerów”, nr referencyjny: 36/2024/BZP00607916/SI.

Przedmiotowe postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest prowadzone na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, dalej: „ustawa Pzp”.

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 21 listopada 2024 r. pod numerem: 2024/BZP 00607916.

W postępowaniu tym wykonawca COCON SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą w Oleśnie (dalej: „Odwołujący”) w dniu 14 marca 2025 r. wniósł odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej wobec czynności i zaniechań Zamawiającego, tj.: wobec wyboru jako najkorzystniejszej oferty wykonawcy Redicreo C.S. spółka jawna, ul. Zygmuntowska 12, 31-314 Kraków (dalej zwana: „Redicreo), która to oferta nie jest ofertą najkorzystniejszą ekonomicznie, gdyż ww. wykonawca złożył ofertę zawierającą rażąco niską cenę i nie złożył wyczerpujących wyjaśnień w tym zakresie oraz wobec zaniechania Zamawiającego polegającego na braku odrzucenia oferty tego wykonawcy jako zawierających rażąco niską cenę w stosunku do wartości przedmiotu zamówienia. Dodatkowo Zamawiający zasugerował w kolejnym wezwaniu ww. wykonawcy sposób złożenia wyjaśnień, czym naruszył zasadę równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji, jak również ponownie przyjął wyjaśnienia bez jakiegokolwiek potwierdzenia zawartych tam tez w postaci materiału dowodowego.

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie:

1.art. 239 ust. 1 i 2 ustawy Pzp w związku z art. 224 ust. 6 ustawy Pzp oraz treścią art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp – przez wybór oferty najkorzystniejszej, która nie jest ofertą najkorzystniejszą, gdyż została wybrana przez Zamawiającego na skutek bezpodstawnego uznania, że wykonawca Redicreo skalkulował cenę na rynkowym poziomie i na skutek zaniechania odrzucenia tej oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 8 w związku z art. 224 ust. 6 ustawy Pzp;

2.art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp w związku z treścią art. 224 ust. 6 ustawy Pzp przez bezpodstawne uznanie złożonych wyjaśnień, ich nieprawidłową ocenę z uwagi na to, że wyjaśnienia te nadal są blankietowe i lakoniczne oraz potwierdzają, iż wykonawca Redicreo zaoferował świadczenie za cenę rażąco niską, w tym przez bezpodstawne uznanie przez Zamawiającego, że oferta ww. wykonawcy została skalkulowana na poziomie rynkowym umożliwiającym należytą realizację przedmiotu zamówienia jeżeli złożone wyjaśnienia nie zawierają żadnej argumentacji i dowodów pozwalających na uznanie kalkulacji za prawidłową pomimo, że Zamawiający oczekiwał szczegółowej kalkulacji ceny oraz złożenia dowodów - czemu dał wyraz w pierwszym wezwaniu z dnia 03.12.2024 r. i ponowił wezwanie w dniu 30.01.2025 r. sugerując wykonawcy odpowiedź na zadane pytanie;

3.art. 16 pkt 1 ustawy Pzp w związku z art. 224 ust. 1 i 6 ustawy Pzp na skutek przyjęcia dodatkowych wyjaśnień nie popartych jakimikolwiek dowodami oraz pozbawionych jakichkolwiek konkretów i uzyskanych w wyniku niezasadnego wezwania do doprecyzowania pierwszych wyjaśnień dodatkowo sugerujących wykonawcy odpowiedź przez Zamawiającego – tym samym Zamawiający nie posiadając żadnych konkretnych informacji o sposobie kalkulacji ceny przez wykonawcę Redicreo C.S. spółka jawna, zasadności zaaferowanego wynagrodzenia przez ww. wykonawcę oraz nie popartych żadnymi dowodami ponownie uznał ofertę tego wykonawcy za najkorzystniejszą naruszając podstawowe zasady systemu zamówień publicznych.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie Zamawiającemu:

1.unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej dokonanej w dniu 12.03.2025 r., tj. wyboru jako najkorzystniejszej oferty wykonawcy Redicreo wobec złożenia przez tego wykonawcę oferty zawierającej rażąco niska cenę i braku złożenia wiarygodnych i rzetelnych wyjaśnień w tym zakresie;

2.odrzucenia ofert wykonawcy Redicreo na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp w związku z art. 224 ust. 6 ustawy Pzp ze względu na brak wykazania realności i prawidłowości w kalkulacji wynagrodzenia oraz złożenia oferty zawierającej rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, w tym złożenia kolejnych wyjaśnień nie popartych żadnymi dowodami i nie zawierających żadnych racjonalnych elementów kalkulacji;

3.powtórzenia czynności badania i oceny ofert z uwzględnieniem wnioskowanych czynności oraz powtórzenia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej;

W uzasadnieniu powyższych zarzutów i żądań Odwołujący wskazał m.in.:

Odwołujący podniósł, że wyjaśnienia w zakresie rażąco niskiej ceny wykonawcy Redicreo były blankietowe, lakonicznej i nie poparte żadnymi dowodami. Nie zawierały one żadnej merytorycznej treści, żadnych danych pozwalających na ocenę rzetelności kalkulacji, w tym poza jednozdaniowym zapewnieniem o poprawności kalkulacji wynagrodzenia nie mogły zostać uznane za wyjaśnienia złożone w kontekście wezwania opartego o treść art. 224 ust. 1 ustawy Pzp.

W ocenie Odwołującego wezwanie Zamawiającego wymagało od wykonawcy, co najmniej złożenia kalkulacji uwzględniającej koszty urządzeń, ich dostawy (transportu), rozmieszczenia, zysku, kosztów zatrudnienia personelu, kosztów pośrednich przedsiębiorcy oraz ich uruchomienia wraz z obsługą uprawnień gwarancyjnych podmiotu Zamawiającego potwierdzonych stosownymi dowodami. Brak sprostania tym minimalnym wymaganiom spowodowało, że istniały podstawy do odrzucenia oferty wykonawcy bez konieczności doprecyzowania i ponowienia wezwania – na co Odwołujący wskazywał w treści pierwszego odwołania. Jeżeli bowiem wykonawca nie był w stanie złożyć wyjaśnień na tak podstawowym poziomie szczegółowości kolejne wezwanie było niedopuszczalne naruszając zasadę równego traktowania wykonawców.

Odwołujący zwrócił uwagę, że Zamawiający jest zobowiązany zweryfikować, czy wyliczenie ceny, założenia kalkulacyjne wykonawcy są uzasadnione w świetle okoliczności przywołanych w wyjaśnieniach, i czy złożone dowody urealniają przyjęty poziom cen, jak również, czy wezwany do wyjaśnień wykonawca nie pominął elementów świadczenia. Tego rodzaju informacji nie da się powziąć z dwóch kolejnych pism wykonawcy Redicreo oraz dołączonego do pierwszego z nich oświadczenia DELL Spółka z o.o. W ocenie Odwołującego wykonawca, którego oferta została objęta zarzutami niniejszego odwołania, nie tylko nie obalił wskazanego w powyższym orzeczeniu domniemania, lecz na skutek zaniechania w odniesieniu się do treści wezwania doprowadził do wypełnienia się hipotezy normy prawnej ujętej w treści art. 224 ust. 6 ustawy Pzp.

Nadto, zdaniem Odwołującego, Zamawiający wzywając wskazanego wykonawcę do złożenia dodatkowych wyjaśnień zasugerował treść tych wyjaśnień.

Odwołujący zwrócił uwagę, że Zamawiający może wezwać ponownie do złożenia wyjaśnień tylko tego wykonawcę, który rzetelnie złożył pierwsze wyjaśnienia, a nie takiego, który, uchylając się od udzielenia szczegółowych informacji i przedstawienia dowodów, złożył wyjaśnienia w sposób zdawkowy i ogólnikowy. Na potwierdzenie powyższego Odwołujący przytoczył szereg wyroków Krajowej Izby Odwoławczej.

W złożonej pismem z 26 marca 2024 r. odpowiedzi na odwołanie, Zamawiający nie uwzględnił zarzutów podniesionych w odwołanych i wniósł o ich oddalenie w  całości.

W uzasadnieniu Zamawiający wskazał m.in.:

Na wstępie Zamawiający zwrócił uwagę, że kwestionowana oferta jest ofertą drugą w kolejności, co oznacza, że nie jest też ofertą najtańszą. Analiza złożonych ofert wskazuje też na znacznie zawyżenie jednej z ofert - 738 000 złotych, co z pewnością wpłynęło na średnią arytmetyczną ofert i spowodowało wezwanie do wyjaśnień rażąco niskiej ceny.

Zamawiający wystosował zatem wezwanie do wyjaśnień rażąco niskiej ceny, jednakże miał na uwadze fakt, iż analiza złożonych ofert i wiedza Zamawiającego wskazuje, że cena Przystępującego nie jest ceną rażąco niską.

W ocenie Zamawiającego wykonawca wyjaśnił cenę zakupu sprzętu oraz zysk. W zakresie transportu, wprawdzie Zamawiający wzywał o wyjaśnienie, jednakże uznał, że transport jest tak znikomym kosztem, że zawiera się w zysku. Należy bowiem wskazać, że mamy do czynienia z trzema serwerami, które są sprzętem małym i mogącym zmieścić się nawet w aucie osobowym. Siedziba firmy Redicero znajduje się w Krakowie, a Zamawiający ma siedzibę w Oświęcimiu. W związku z powyższym odległość między tymi dwoma miejscowościami wynosi około 67 km, co może się przełożyć na maksymalną wartość około 150 zł.

Wobec powyższego Zamawiający uznał te wyjaśnienia. Tym bardziej, że były one poparte dodatkowym oświadczeniem producenta potwierdzającym ceny wykonawcy.

Zamawiający podkreślił, że nie miał wątpliwości, co do zaoferowanej przez wykonawcę ceny również z powodu wiedzy, która była mu dostępna na etapie wszczęcia postępowania.

Zamawiający zwrócił się bowiem do obu wykonawców to jest Przystępującego i Odwołującego w przedmiocie rozeznania rynku przed wszczęciem postępowania. Przystępujący w ramach rozeznania rynkowego, co do którego wiadomo, że wykonawcy zawsze oferują nieco wyższą cenę zaoferował cenę 85 000 zł netto za jeden serwer. (255 000 złotych netto łącznie). Natomiast Odwołujący zaoferował wtedy cenę 288 600 złotych netto.

Co ciekawe, Odwołujący w wstępnej wycenie rynkowej nie uwzględnił nawet kosztów transportu mimo, że odległość jego firmy do siedziby Zamawiającego jest o wiele dłuższa, a mianowicie wynosi około 200 km.

To potwierdza znikomość kosztów transportu.

Ponadto obie oferty złożone w ramach rozeznania rynkowego potwierdzają cenę rynkową. Zamawiający zwrócił uwagę, że Redicero w postępowaniu zaoferowało cenę 261 990 złotych, a w ofercie dotyczącej rozeznania rynkowego cenę około313 000 złotych. Z kolei Odwołujący zaoferował w postępowaniu cenę 332 100 złotych, a w ofercie dotyczącej rozeznania rynkowego cenę 354 978 złotych. Oznacza to, że każdy z wykonawców składając ofertę odpowiednio „zszedł” procentowo z tej ceny. Praktyka bowiem jest taka, że na rozeznanie rynkowe wykonawcy zawsze składają nieco wyższe ceny. W każdym razie ceny złożone w ramach rozeznania rynkowego potwierdzają także rynkowość cen zaoferowanych w przetargu, w tym ceny Redicero.

Zatem także na podstawie dostępnych Zamawiającemu informacji Zamawiający uznał że cena zaoferowana przez Przystępującego jest rynkowa.

Zamawiający wyjaśnił, że z uwagi na pierwsze odwołanie COCON S.A. Zamawiający postanowił wezwać wykonawcę do dodatkowych wyjaśnień. Nie jest prawdą, co wskazuje Odwołujący, iż Zamawiający miałby rzekomo sugerować odpowiedź Wykonawcy. Zamawiający tylko dążył do potwierdzenia okoliczności, co do których miał pewność, ale z uwagi na pierwsze odwołanie chciał mieć potwierdzenie tych okoliczności.

Wykonawca REDICREO CHMIELA SYLWESTRZAK MAJDA SPÓŁKA JAWNA z siedzibą w Krakowie zgłosił przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego. Izba postanowiła dopuścić do udziału w postępowaniu odwoławczym ww. wykonawcę. Wszystkie warunki formalne związane ze zgłoszonym przystąpieniem zostały spełnione. Co za tym idzie ww. wykonawca skutecznie zgłosił swoje przystąpienia do postępowania odwoławczego, stając się uczestnikiem postępowania odwoławczego.

Pismem z dnia 26 marca 2025 r. Uczestnik postępowania odniósł się do zarzutów podniesionych w odwołaniu i wniósł o ich oddalenie w całości.

Krajowa Izba Odwoławcza po przeprowadzeniu rozprawy z udziałem Stron oraz Uczestnika postępowania uwzględniając dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jak również biorąc pod uwagę oświadczenia i stanowiska Stron wyrażone odpowiednio w odwołaniu, odpowiedzi na odwołanie, piśmie procesowym, a także wyrażone ustnie na rozprawie i odnotowane w protokole, ustaliła i zważyła, co następuje:

Izba stwierdziła, że nie została wypełniona żadna z przesłanek ustawowych skutkujących odrzuceniem odwołania, wynikających z art. 528 ustawy Pzp.

Przystępując do rozpoznania odwołania, Izba ustaliła wystąpienie przesłanek z art. 505 ust. 1 ustawy Pzp, tj. istnienie po stronie Odwołującego interesu w uzyskaniu zamówienia oraz możliwości poniesienia przez niego szkody w wyniku kwestionowanych czynności Zamawiającego.

Izba zaliczyła w poczet materiału dowodowego dowody niestanowiące części dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, złożone przez:

1.Odwołującego na posiedzeniu, tj.: dwóch ofert na fakt: zróżnicowania cenowego systemów

2.Zamawiającego na posiedzeniu, tj.: oferty handlowej COCON złożonej w ramach rozeznania rynku na fakt: że cena zaoferowana przez Uczestnika postępowania jest ceną rynkową

3.Uczestnika postępowania wraz z pismem z dnia 26 marca 2025 r., tj. wycenę z 24 marca 2025 r. na fakt: możliwości realizacji dostaw serwerów za cenę wskazaną w ofercie.

Izba pominęła dowody przedłożony przez Zamawiającego na posiedzeniu, tj. ofertę Redicreo złożoną w ramach rozeznania rynkowego; wydruk ze strony VISTA; prt scr ze strony konfigurator1.dell24.pl z uwagi na to, że zostały złożone w języku angielskim bez tłumaczenia na język polski. Zgodnie zaś z art. 506 ust. 2 ustawy Pzp wszystkie dokumenty przedstawia się w języku polskim, a jeżeli zostały sporządzone w języku obcym, strona oraz uczestnik postępowania odwoławczego, który się na nie powołuje, przedstawia ich tłumaczenie na język polski.

Izba ustaliła następujący stan faktyczny:

Zamawiający prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest dostawa trzech serwerów.

Zgodnie z informacją z otwarcia ofert z dnia 29 listopada 2024 r. w postępowaniu złożono sześć ofert.

OFERTA NR 1:

Tronus Polska Sp. z o. o., ul. Ordona 2a, 01-237 Warszawa

Cena oferty brutto: 215 470,17 zł

OFERTA NR 2:

ISS IT Security System S.C., ul. Warszawska 40/2A, 40-008 Katowice

Cena oferty brutto: 738 000,00 zł

OFERTA NR 3:

Redicreo C.S. spółka jawna, ul. Zygmuntowska 12, 31-314 Kraków

Cena oferty brutto: 261 990,00 zł

OFERTA NR 4:

Cocon S.A., ul. Dworcowa 10a, 46-300 Olesno

Cena oferty brutto: 332 100,00 zł

OFERTA NR 5:

KONCEPT Sp. z o.o., ul. Żabiniec 97, 31-215 Kraków

Cena oferty brutto: 517 278,96 zł

OFERTA NR 6:

NEXT LEVEL IT sp. z o.o., ul. Zygmunta Krasińskiego 29/9; 40-019 Katowice

Cena oferty brutto: 420 660,00 zł

Pismem z dnia 3 grudnia 2024 r. Zamawiający, działając na podstawie art. 224 ust. 1 w związku z ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp, wezwał Uczestnika postępowania do złożenia wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia. W wezwaniu Zamawiający wskazał:

Przedstawiona przez Wykonawcę w złożonej ofercie cena brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia wynosi 261 990,00 zł, a tym samym jest niższa o 36,76 % od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie art.226 ust. 1 pkt 1 i 10 ustawy Pzp wynoszącej 414 249,86 zł.

W związku z powyższym Zamawiający żąda od Wykonawcy wyjaśnień poprzez przedstawienie szczegółowej kalkulacji ceny wykonania dostawy zawierającej wszystkie koszty jej wykonania, w tym złożenia dowodów potwierdzających wyliczenia ceny, w szczególności w zakresie, o którym mowa w art. 224 ust. 3 pkt 2 i 3 ustawy Pzp tj.:

2) wybranych rozwiązań technicznych, wyjątkowo korzystnych warunków dostaw, usług;

3) oryginalności dostaw, usług oferowanych przez wykonawcę;

a także w zakresie m.in. zakupu przez Wykonawcę oferowanego sprzętu, transportu oraz zysku.

Pismem z dnia 4 grudnia 2024 r. Uczestnik postępowania ustosunkował się do wezwania i złożył wyjaśnienia wskazując:

W nawiązaniu do złożenia wyjaśnień odnośnie rażąco niskiej ceny w przedmiocie zamówienia informujemy iż zaproponowana cena jest prawidłowa i jako partner firmy Dell otrzymaliśmy specjalny upust cenowy. Załączamy dokument potwierdzający od producenta.

Nasz zakup wynosi 239 850,00 zł brutto

Cena oferty 261 990,00 zł brutto

Założony zysk zawierający cenę sprzętu wraz z instalacją 22 140,00 zł brutto

Do wyjaśnień Uczestnik załączył oświadczenie przedstawiciela producenta Dell Sp. z o.o., który to wskazał, że cena zaproponowanych w postępowaniu serwerów PowerEdge R760 nie jest rażąco niska. Jest odzwierciedleniem aktualnej oferty z uwzględnieniem cen specjalnych przeznaczonych dla Państwowego Muzeum Auschwitz-Birkenau.

Pismem z dnia 8 stycznia 2025 r. Zamawiający poinformował o wyborze najkorzystniejszej oferty, tj. oferty nr 3 wykonawcy Redicreo C.S. spółka jawna. Na powyższa czynność Odwołujący wniósł odwołanie. Sprawa została zarejestrowana pod sygn. akt KIO 106/25.

Pismem z dnia 24 stycznia 2025 r. Zamawiający zawiadomił wykonawców o unieważnieniu czynności wyboru najkorzystniejszej oferty oraz o ponownym przeprowadzeniu czynności oceny ofert.

Z uwagi na powyższe, postanowieniem z dnia 27 stycznia 2025 r. Krajowa Izba Odwoławcza umorzyła postępowanie odwoławcze w oparciu o art. 568 pkt 2 ustawy Pzp.

Pismem z dnia 30 stycznia 2025 r., w oparciu o art. 224 ust. 1 w zw. z ust. 2 pkt 1 a także w zw. z art. 128 ust. 4 ustawy Pzp, Zamawiający wezwał Uczestnika postępowania do doprecyzowania wyjaśnień w zakresie wyliczenia ceny. W treści wezwania Zamawiający wskazał:

W piśmie z dn. 03.12.2024 r. Zamawiający wezwał Wykonawcę do złożenia wyjaśnień w zakresie wyliczenia ceny brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia gdyż, przedstawiona przez Wykonawcę w złożonej ofercie cena brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia wynosiła 261 990,00 zł. Wskazana przez Wykonawcę cena brutto była niższa o 36,76 % od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 1 i 10 ustawy Pzp wynoszącej 414 249,86 zł.

W związku z powyższym Zamawiający we wskazanym powyżej piśmie, żądał od Wykonawcy wyjaśnień poprzez przedstawienie szczegółowej kalkulacji ceny wykonania dostawy zawierającej wszystkie koszty jej wykonania, w tym złożenia dowodów potwierdzających wyliczenia ceny, w szczególności w zakresie, o którym mowa w art. 224 ust. 3 pkt 2 i 3 ustawy Pzp tj.:

2) wybranych rozwiązań technicznych, wyjątkowo korzystnych warunków dostaw, usług;

3) oryginalności dostaw, usług oferowanych przez wykonawcę;

a także w zakresie m.in. zakupu przez Wykonawcę oferowanego sprzętu, transportu oraz zysku.

Zamawiający żąda od Wykonawcy doprecyzowania złożonych przez niego wyjaśnień i dowodów poprzez wskazanie czy instalacja sprzętu wraz z wymaganą przez Zamawiającego gwarancją producenta została już uwzględniona we wskazanej kwocie zakupu wynoszącej 239 850,00 zł oraz czy wskazany zysk wynoszący 22 140,00 zł będzie pomniejszony jeszcze o wartość wynikającą z instalacji sprzętu i zapewnieniu przez Wykonawcę wymaganej gwarancji producenta.

W odpowiedzi na ww. wezwanie Uczestnik postępowania pismem z dnia 6 lutego 2025 r. wskazał:

(…)

oświadczam i precyzuję, że

1.cena zakupu wynosząca 239.850,00 zł brutto obejmuje wymaganą przez Zamawiającego gwarancję producenta;

2.koszty transportu serwerów do siedziby Zamawiającego i ich instalacji mieszczą się we wskazanym zysku wynoszącym 22.140,00 zł.

Jednocześnie wyjaśniam, że zarówno transport, jak i instalację serwerów Wykonawca wykona za pomocą własnych środków, tj. samochodu stanowiącego mienie Wykonawcy oraz personelu zatrudnionego przez Wykonawcę.

Koszt transportu serwerów z siedziby Wykonawcy do siedziby Zamawiającego nie przekroczy 500 zł brutto (2 x 64 km x 1,15 zł = 147,20 zł), natomiast ich instalacja nie zajmie dłużej niż jeden dzień roboczy. Przyjmując nawet konieczność pracy instalatora przez dwa dni robocze i uwzględniając koszty dojazdu ekipy instalacyjnej, stawka dzienna na poziomie 1.000,00 zł brutto w pełni pokryje koszty instalacji przedmiotu zamówienia.

Reasumując:

Maksymalne koszty transportu wyniosą: 500 zł brutto

Maksymalne koszty instalacji wyniosą: 2.000 zł brutto.

Biorąc pod uwagę powyższe koszty Wykonawca dotychczas nie uznawał za konieczne (a Zamawiający tego nie żądał) szczegółowe ich wyspecyfikowanie, bowiem kwota 2.500 zł brutto związana z transportem i instalacją serwerów mieści się w bieżących kosztach działalności Wykonawcy, a jej odliczenie z założonego zysku w kwocie 22.140,00 zł nie wpłynie na należyte wykonanie zamówienia, a wręcz pozwoli na wypracowanie zysku na poziomie niecałych 20.000,00 zł.

Stan faktyczny w niniejszej sprawie nie był sporny, sporna była jedynie jego ocena prawna. Oś sporu koncentrowała się wokół oceny wyjaśnień udzielonych przez Uczestnika postępowania w zakresie wyliczenia ceny.

Izba zważyła, co następuje:

Biorąc pod uwagę zgromadzony w sprawie materiał dowodowy, poczynione ustalenia faktyczne oraz orzekając w granicach zarzutów zawartych w odwołaniu Izba stwierdziła, że odwołanie zasługiwało na uwzględnienie, przy czym twierdzenia Odwołującego o sugerowaniu przez Zamawiającego odpowiedzi na wezwanie do doprecyzowania wyjaśnienie nie zasługiwało na aprobatę.

Zgodnie z art. 224 ust. 5 i 6 ustawy Pzp:

5.  Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu spoczywa na wykonawcy.

6.  Odrzuceniu, jako oferta z rażąco niską ceną lub kosztem, podlega oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu.

Art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp stanowi, że Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia.

Tytułem przypomnienia, wystosowanie wezwania w trybie art. 224 ust. 1 i 2 ustawy Pzp oznacza dla wykonawcy obowiązek wykazania, że zaproponowana przez niego cena lub proponowany koszt (względnie ich istotne części składowe) nie ma charakteru rażąco niskiego. Na wykonawcy spoczywa obowiązek udzielenia szczegółowych i wyczerpujących wyjaśnień wraz z odpowiednimi dowodami na ich poparcie. Na podstawie złożonych wyjaśnień zamawiający dokonuje oceny czy wyjaśnienia uzasadniają oferowaną cenę jak również to czy cena oferty jest rażąco niska, czy też nie. Co za tym idzie, wyjaśnienia powinny być na tyle konkretne aby rozwiać wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów.

W orzecznictwie wielokrotnie podkreślano, i z tym należy się zgodzić, że wyjaśnienia wykonawcy nie mogą stanowić jedynie formalnej odpowiedzi na wezwanie zamawiającego. Muszą być one na tyle konkretne i szczegółowe, aby na ich podstawie zamawiający (a na etapie postępowania odwoławczego Krajowa Izba Odwoławcza) był w stanie dowiedzieć się, jakie okoliczności właściwe wzywanemu do wyjaśnień wykonawcy spowodowały obniżenie ceny jego oferty. Dodatkowo, ustawodawca wymaga, aby wskazane w wyjaśnieniach informacje były poparte dowodami.

Jeżeli zamawiający wzywa wykonawcę do udzielenia wyjaśnień, w  tym złożenia dowodów dotyczących wyliczenia ceny oferty, to jego obowiązkiem, jako profesjonalisty biorącego udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jest zadośćuczynienie temu wezwaniu. Składanie wyjaśnień ogólnych, niepopartych dowodami powoduje, że wykonawca ponosi negatywne skutki niewykazania zasadności swoich twierdzeń.

Wykonawca składając wyjaśnienia musi udowodnić nie tylko to, że cena jego oferty nie jest rażąco niska ale również obowiązany jest uzasadnić podaną w ofercie cenę. W rozpoznawanej sprawie Uczestnik postępowania temu obowiązkowi nie podołał.

Podkreślić należy, że zgodnie z art. 224 ust. 4 ustawy Pzp nie tylko nieudzielenie wyjaśnień w wyznaczonym terminie skutkuje koniecznością odrzucenia oferty, ale także złożenie takich wyjaśnień, które nie uzasadniają podanej w ofercie ceny. Co istotne, ustawodawca nie przewidział możliwości zaniechania odrzucenia oferty wykonawcy w sytuacji, gdy co prawda wyjaśnienia są ogólne i nie zostały poparte dowodami, ale podejrzenia dotyczące rażąco niskiej ceny nie były uzasadnione.

Powyższe ma istotne znaczenie w kontekście oceny wyjaśnień udzielanych przez wykonawców. Nierzadko bowiem zdarzają się sytuacje odrzucenia oferty, która nie zawierała najniższej ceny, jak również nie posiadała przymiotu „rażąco niskiej”, ale niestety wykonawca nie dołożył należytej staranności przy składaniu wyjaśnień.

W  ocenie Izby wyjaśnienia Uczestnika postępowania niczego konkretnego nie wniosły do sprawy z tej przyczyny, że były ogólne i nie zostały poparte stosowanymi, wiarygodnymi dowodami, a co za tym idzie nie mogły zostać uznane za wystarczające dla uzasadnienia zaoferowanej ceny. Izba w pełni podziela twierdzenia Zamawiającego, że przedmiotem zamówienia jest kolokwialnie rzecz ujmując „prosta dostawa”. Tym bardziej niezrozumiałe jest z jakich to powodów Uczestnik postępowania, przy tak prostym zamówieniu, do wyjaśnień nie załączył oferty otrzymanej od podmiotu od którego systemy nabędzie zwłaszcza w sytuacji, gdy taką wycenę ofertową przedłożył na etapie postępowania odwoławczego - choć akurat wycena ta nie potwierdziła ceny zaoferowanej przez niego w postępowaniu, wręcz przeciwnie bowiem z dowodu wynika, że Uczestnik nie jest w stanie zaoferować serwerów w cenie przez siebie podanej.

Niejako na marginesie, nawet fakt, że cena zaoferowana przez Uczestnika może być ceną rynkową (choć tego Uczestnik nie udowodnił) nie oznacza automatycznie, że wykonawca nie jest obowiązany należycie cenę uzasadnić m.in. z tego względu, że tylko ten wykonawca wie z jakich powodów może zaoferować cenę niższą niż pozostali uczestnicy rynku.

Z dowodu przedłożonego przez Odwołującego na posiedzeniu, ale też z doświadczenia życiowego, wynika, że cena zakupu serwerów jest zróżnicowana nie tylko ze względu na „wyposażenie” serwerów ale również ze względu na status wykonawcy, podmiotu od którego serwery nabędzie, wysokości rabatów itd. Tym bardziej, nawet przy tak „prostej dostawie”, wykonawca powinien złożyć szczegółowe wyjaśnienia i uzasadnić podaną w ofercie cenę.

W ocenie Izby oświadczenie Dell Sp. z o.o. nie mogło być wystarczające do uzasadnienia podanej w ofercie ceny. Abstrahując nawet od tego czy osoba podpisująca załączone oświadczenie była upoważniona do jego złożenia, to z oświadczenia wynika wyłącznie tyle, że w ocenie Dell sp. z o.o. cena zaoferowana w postępowaniu nie jest rażąco niska – na jakiej podstawie dokonano tej oceny, tego już Uczestnik postępowania nie wyjaśnił. Zwrócić należy uwagę, że wykonawca ponosi nie tylko koszty zakupu serwerów – o czym wspomniał również Zamawiający w wezwaniu żądając szczegółowej kalkulacji ceny również w zakresie transportu oraz zysku. Uczestnik postępowania ani w wyjaśnieniach, ani też na rozprawie nie potwierdził, że to właśnie od Dell Sp. z o.o. zakupi serwery (do pisma z dnia 26 marca 2025 r. załączył wycenę od innego podmiotu). W świetle powyższego, oświadczenie należało uznać za niewystarczające.

Izba co do zasady zgadza się z Zamawiającym, że trudno jest odrzucać ofertę wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę tylko z powodu formalizmu jakim rządzi się postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Jednak w przedmiotowej sprawie to działania Zamawiającego doprowadziły do takiej sytuacji. Zamawiający obowiązany jest działać zgodnie z obowiązującymi przepisami i na ich podstawie, a nie na podstawie „przestraszenia się” odwołania wniesionego przez jednego z wykonawców. Skoro w ocenie Zamawiającego przedmiotem zamówienia jest prosta dostawa, Zamawiający przeprowadził konsultacje rynkowe, z doświadczenia wie, że cena zaoferowana przez Uczestnika jest ceną rynkową a nadto istotnym dowodem uzasadniającym cenę było oświadczenie Dell to nie powinien ze strachu wzywać Uczestnika do złożenia wyjaśnień. Nie temu mają służyć obowiązujące przepisy. Nadto, ustawodawca dopuszcza możliwość odstąpienia od żądania wyjaśnień w sytuacji, gdy rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia, a właśnie na takie okoliczności powoływał się Zamawiający.

W przedmiotowej sprawie Zamawiający wezwał Uczestnika postępowania do złożenia wyjaśnień w zakresie wyliczenia ceny w konsekwencji był zobligowany rzetelnie ocenić złożone wyjaśnienia, czego zdaniem Izby nie zrobił.

O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku, na podstawie art. 557, 574 i 575 ustawy Pzp oraz w oparciu o przepisy § 7 ust. 1 pkt 1 w zw. z § 2 ust. 1 pkt 1 w zw. § 5 pkt 1 oraz pkt 2 lit. b Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania.

Mając powyższe na uwadze, Izba orzekła, jak w sentencji.

Przewodnicząca: …………………………………