KIO 755/25

Sygn. akt KIO 755/25

POSTANOWIENIE

Warszawa, dnia 11 marca 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodniczący:Maksym Smorczewski

po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym bez udziału stron postępowania odwoławczego odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 3 marca 2025 r. przez wykonawcę IMC Projekt spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie

w postępowaniu prowadzonym przez Polską Akademię Nauk

postanawia:

1.zwraca wniesione odwołanie,

2.nakazuje zwrot z rachunku bankowego Urzędu Zamówień Publicznych na rzecz IMC Projekt spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie kwoty 7 500 zł (siedem tysięcy pięćset złotych) uiszczonej tytułem wpisu od odwołania.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodniczący:………………………..
‎

Sygn. akt: KIO 755/25

UZASADNIENIE

3 marca 2025 r. wykonawca IMC Projekt spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (dalej jako „Odwołujący”) wniósł odwołanie w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o nazwie „Wykonanie inwentaryzacji architektoniczno-budowlanej oraz ekspertyzy stanu technicznego budynku Pałacu Staszica w Warszawie” (dalej jako „Postępowanie”), prowadzonym przez Polską Akademię Nauk (dalej jako „Zamawiający”).

Odwołanie w imieniu Odwołującego wniósł adwokat, który przy tej czynności nie dołączył do akt sprawy pełnomocnictwa uprawniającego do reprezentowania Odwołującego w postępowaniu odwoławczym ani jego wierzytelnego odpisu. Do odwołania został załączony wyłącznie wydruk, który nie obejmuje podpisu mocodawcy (prezesa zarządu Odwołującego), a jedynie zawiera imię i nazwisko prezesa zarządu Odwołującego ze stwierdzeniem „dokument podpisany elektronicznie podpisem zaufanym”, którego zgodność z oryginałem została potwierdzona przez ww. adwokata.

6 marca 2025 r. Odwołujący na podstawie art. 518 ust. 1 w związku z art. 519 ust. 4 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej jako „Pzp”) został wezwany do złożenia w terminie 3 dni od dnia doręczenia wezwania dokumentu potwierdzającego umocowanie ww. adwokata do reprezentowania Odwołującego w terminie 3 dni od dnia doręczenia wezwania.

10 marca 2025 r. Odwołujący złożył w pliku opatrzonym podpisem zaufanym ww. adwokata pismo zatytułowane „pismo pełnomocnika odwołującego” w postaci elektronicznej oraz dokument zatytułowany „pełnomocnictwo” w postaci elektronicznej.

Zgodnie z art. 511 ust. 1 Pzp „pełnomocnik jest obowiązany, przy pierwszej czynności przed Prezesem Izby lub przed Izbą, dołączyć do akt sprawy pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa”. Art. 516 ust. 2 pkt 3) Pzp stanowi, że „do odwołania dołącza się dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania odwołującego”. Stosownie do art. 518 ust. 1 Pzp „jeżeli odwołanie nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych, braku pełnomocnictwa lub braku dowodu uiszczenia wpisu w terminie, o którym mowa w art. 517 ust. 2, Prezes Izby wzywa odwołującego, pod rygorem zwrócenia odwołania, do poprawienia lub uzupełnienia odwołania lub złożenia dowodu uiszczenia wpisu lub dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania odwołującego, w terminie 3 dni od dnia doręczenia wezwania”. W art. 519 ust. 1 Pzp określono, że „w przypadku nieuiszczenia wpisu w terminie, o którym mowa w art. 517 ust. 2, oraz po bezskutecznym upływie terminu, o którym mowa w art. 518 ust. 1, Prezes Izby zwraca odwołanie w formie postanowienia”, zaś w art. 519 ust. 4 Pzp, iż „Przepisy ust. 1-3 stosuje się w przypadku niezachowania warunków formalnych odwołania lub braku pełnomocnictwa, stwierdzonych przez skład orzekający. Kompetencje Prezesa Izby przysługują składowi orzekającemu.”.

Izba stwierdziła, że złożony do akt sprawy 10 marca 2025 r. dokument zatytułowany „pełnomocnictwo” nie jest opatrzony jakimkolwiek podpisem osoby będącej piastunem organu reprezentującego Odwołującego (prezesa zarządu Odwołującego) – kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym ani podpisem własnoręcznym - i zawiera jedynie imię i nazwisko prezesa zarządu Odwołującego ze stwierdzeniem „dokument podpisany elektronicznie podpisem zaufanym”, a ponadto, że dokument ten zawiera także potwierdzenie zgodności z oryginałem, opatrzone własnoręcznym podpisem ww. adwokata, z czego wynika, że jest on cyfrowym odwzorowaniem dokumentu sporządzonego w postaci papierowej.

W sytuacji, gdy przedmiotowy dokument zatytułowany „pełnomocnictwo” nie jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym osoby będącej piastunem organu reprezentującego Odwołującego (prezesa zarządu Odwołującego) samo to, że ma on postać elektroniczną nie pozwala na przyjęcie, że jest on pełnomocnictwem (udzielonym) w formie elektronicznej bądź postaci elektronicznej.

Wobec braku własnoręcznego podpisu takiej osoby przedmiotowy dokument zatytułowany „pełnomocnictwo” niewątpliwie nie jest pełnomocnictwem (udzielonym) w formie pisemnej.

Dokument ten nie może być uznany za odpis pełnomocnictwa. Należy stwierdzić, że jest on cyfrowym odwzorowaniem dokumentu sporządzonego w postaci papierowej – wydruku załączonego do odwołania - który, jak wskazano powyżej, nie zawiera podpisu osoby będącej piastunem organu reprezentującego Odwołującego (prezesa zarządu Odwołującego), a jedynie imię i nazwisko prezesa zarządu Odwołującego ze stwierdzeniem „dokument podpisany elektronicznie podpisem zaufanym”, które podpisem nie jest.

Wymaga wskazania, że w postanowieniach Sądu Najwyższego z dnia 15 października 2021 r., wydanym w sprawie o sygn. akt IV CSK 19/21, oraz z dnia 28 lipca 2022 r., wydanym w sprawie o sygn. akt I CSK 2423/22, wskazano, że „uwierzytelnienie dokonane na wydruku, który nie obejmuje podpisów mocodawców, a jedynie wydruk obejmujący ich imiona i nazwiska ze stwierdzeniami „elektronicznie podpisany przez” nie czyni zadość wymaganiom określonym w art. 89 § 1 KPC”. Zważywszy, że zgodnie z art. 89 § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego „Pełnomocnik jest obowiązany przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt sprawy pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa wraz z odpisem dla strony przeciwnej. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Złożenie dokumentu wykazującego umocowanie lub jego uwierzytelnionego odpisu nie jest wymagane, jeżeli stwierdzenie przez sąd umocowania jest możliwe na podstawie wykazu lub innego rejestru, do którego sąd ma dostęp drogą elektroniczną.”, norma wynikająca z tego przepisu w zakresie obowiązku dołączenia do akt sprawy pełnomocnictwa z podpisem mocodawcy lub wierzytelnego odpis pełnomocnictwa jest identyczna z normą wynikającą z art. 511 ust. 1 zdanie pierwsze Pzp. Powyższe uzasadnia uznanie, że stanowiska wyrażone w ww. postanowieniach w pełni można odnosić do art. 511 ust. 1 zdanie pierwsze Pzp, i ich podzielenie w zakresie interpretacji i stosowania tego przepisu.

Należy wskazać, że w obowiązkowi wynikającemu art. 511 ust. 1 zdanie pierwsze Pzp można zadośćuczynić składając pełnomocnictwo w postaci elektronicznej z podpisem mocodawcy, natomiast w przypadku takiego dokumentu nie można mówić o jego kopii czy odpisie. W sytuacji, gdy plik zawierający dokument sporządzony w postaci elektronicznej zostanie zwielokrotniony (skopiowany), dokument znajdujący się w pliku stanowiącym kopię innego pliku, jest tym samym dokumentem (takim samym „oryginałem”), co dokument znajdujący się w pliku, który został zwielokrotniony (skopiowany).

Przepisy Pzp regulujące postępowanie odwoławcze nie przewidują przy tym możliwości złożenia wydruku pełnomocnictwa w postaci elektronicznej z podpisem mocodawcy, natomiast w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z § 9 ust. 5 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie możliwe jest przekazanie zamawiającemu przez wykonawcę uwierzytelnionego wydruku wizualizacji treści dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania, wystawionego przez upoważniony podmiot jako dokument elektroniczny, lecz stosownie do § 9 ust. 6 tego rozporządzenia „uwierzytelniony wydruk, o którym mowa w ust. 5, zawiera w szczególności identyfikator dokumentu lub datę wydruku, a także własnoręczny podpis odpowiednio wykonawcy, wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia, podmiotu udostępniającego zasoby lub podwykonawcy albo uczestnika konkursu, potwierdzający zgodność wydruku z treścią dokumentu elektronicznego”. Oznacza to, że uwierzytelniony wydruk wizualizacji treści udzielonego przez wykonawcę pełnomocnictwa sporządzonego w postaci elektronicznej musi zawierać (być opatrzony) własnoręcznym podpisem wykonawcy.

Mając na uwadze powyższe, a także okoliczność, że złożony do akt sprawy 10 marca 2025 r. dokument zatytułowany „pełnomocnictwo” jest cyfrowym odwzorowaniem dokumentu sporządzonego w postaci papierowej – wydruku załączonego do odwołania – oraz że zarówno ten dokument, jak i ten wydruk, jak wskazano powyżej, nie zawiera podpisu osoby będącej piastunem organu reprezentującego Odwołującego (prezesa zarządu Odwołującego), Izba uznała, że nie stanowi wierzytelnego odpisu pełnomocnictwa, o którym mowa w art. 511 ust.1 zdanie pierwsze Pzp, cyfrowe odwzorowania przedmiotowego wydruku ani sam wydruk, które nie obejmuje podpisu osoby będącej piastunem organu reprezentującego Odwołującego (prezesa zarządu Odwołującego), a zawiera jedynie imię i nazwisko prezesa zarządu Odwołującego ze stwierdzeniem „dokument podpisany elektronicznie podpisem zaufanym”, którego zgodność z oryginałem została potwierdzona przez adwokata, który wniósł odwołanie w imieniu Odwołującego.

W konsekwencji złożenie do akt sprawy przedmiotowego odwzorowania czy wydruku nie czyni zadość obowiązkowi wynikającemu z ww. przepisu.

Wobec powyższego należało uznać, że w terminie określonym w doręczonym Odwołującemu 6 marca 2024 r. wezwaniu do złożenia dokumentu potwierdzającego umocowanie ww. adwokata do reprezentowania Odwołującego w terminie 3 dni od dnia doręczenia wezwania Odwołujący nie złożył żadnego dokumentu potwierdzającego umocowanie ww. adwokata do reprezentowania Odwołującego.

W tym stanie rzeczy należało przyjąć, że termin do złożenia dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania odwołującego, tj. termin określony w art. 518 ust. 1 Pzp upłynął bezskutecznie, a zatem że odwołanie podlega zwrotowi na podstawie art. 519 ust. 1 i 4 Pzp,.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono na podstawie art. 557 Pzp oraz § 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania. Zgodnie z art. 557 Pzp „w wyroku oraz w postanowieniu kończącym postępowanie odwoławcze Izba rozstrzyga o kosztach postępowania odwoławczego”, stosownie zaś do § 6 ww. rozporządzenia „w przypadku zwrotu odwołania odwołującemu zwraca się z rachunku Urzędu kwotę uiszczoną tytułem wpisu.”.

Zgodnie z tymi przepisami Izba w punkcie 2 postanowienia nakazała dokonanie zwrotu na rzecz Odwołującego kwoty uiszczonej z tytułu wpisu od odwołania.

Przewodniczący: …………………………..