KIO 5113/25

Sygn. akt: KIO 5113/25

WYROK

Warszawa, dnia 31 grudnia 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca:Małgorzata Matecka

Protokolant:Adam Skowroński

po rozpoznaniu na rozprawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 26 listopada 2025 r. przez wykonawcę Cloud4You Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie w postępowaniu prowadzonym przez Śląskie Centrum Chorób Serca w Zabrzu z siedzibą w Zabrzu

przy udziale:

A.wykonawcy WASKO S.A. z siedzibą w Gliwicach - uczestnika po stronie odwołującego

B.wykonawcy net-o-logy Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach - uczestnika po stronie zamawiającego

orzeka:

1.Oddala odwołanie.

2.Kosztami postępowania obciąża odwołującego i zalicza do kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez odwołującego tytułem wpisu od odwołania.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca:

Sygn. akt: KIO 5113/25

Uzasadnienie

Zamawiający Śląskie Centrum Chorób Serca w Zabrzu z siedzibą w Zabrzu (dalej: „Zamawiający”) prowadzi w trybie przetargu nieograniczonego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę centralnego systemu kopii zapasowych wraz ze szkoleniem administratorów. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w dniu 11 sierpnia 2025 r. w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (numer publikacji ogłoszenia: 524474-2025, numer wydania Dz.U. S: 152/2025).

I. W dniu 26 listopada 2025 r. wykonawca Cloud4You Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej: „Odwołujący”) wniósł do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odwołanie wobec:

czynności odrzucenia oferty Odwołującego wraz z uznaniem rzekomej niezgodności oferty Odwołującego z wymaganiami SWZ, oraz

czynności wyboru oferty wykonawcy NET-O-LOGY Sp. z o.o. jako oferty najkorzystniejszej.

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie następujących przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: „ustawa Pzp”):

1)art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp w zw. z art. 226 ust. 1 pkt 10 ustawy Pzp – przez zaniechanie poprawienia w ofercie Odwołującego oczywistej omyłki polegającej na błędnym wskazaniu przez Odwołującego stawki VAT (23% zamiast 0%), co doprowadziło do nieuprawnionego uznania, że oferta zawiera błąd w obliczeniu ceny i w efekcie do jej odrzucenia. Zamawiający miał obowiązek potraktować niewłaściwie podaną stawkę VAT jako omyłkę i poprawić ją zgodnie z art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp (za zgodą Odwołującego), zamiast odrzucać ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 10 ustawy Pzp;

2)art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp – przez bezpodstawne uznanie, że oferta Odwołującego jest niezgodna z warunkami zamówienia określonymi w Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ), w szczególności zarzucenie Odwołującemu niespełnienia wymagań technicznych wskazanych w załączniku nr 2A do SWZ (Opis przedmiotu zamówienia). W ocenie Odwołującego wszystkie te wymagania zostały przez jego ofertę spełnione lub ewentualne drobne niejasności powinny zostać wyjaśnione, a nie stanowić podstawy do odrzucenia oferty jako niezgodnej z SWZ;

3)art. 16 pkt 1 i 2 ustawy Pzp – przez szereg działań i zaniechań Zamawiającego, które skutkowały nierównym traktowaniem Odwołującego i innych wykonawców w porównaniu z wykonawcą, którego oferta została wybrana, a także naruszeniem transparentności postępowania, w tym w szczególności:

a)potencjalne zaniechanie równego traktowania przy ocenie zgodności ofert z SWZ – Zamawiający wybrał ofertę NET-O-LOGY Sp. z o.o. mimo możliwego niespełnienia przez nią jednego z kluczowych wymagań SWZ (brak dwóch różnych mediów do przechowywania kopii zapasowych wymaganych w pkt 1.2.1 załącznika 2A SWZ), jednocześnie surowo oceniając ofertę Odwołującego i dopatrując się w niej rzekomych braków formalnych i merytorycznych, które w rzeczywistości nie występowały lub były nieistotne. Takie postępowanie Zamawiającego może naruszyć zasadę równego traktowania wykonawców (art. 16 pkt 1 ustawy Pzp);

4)brak przejrzystości modyfikacji dokumentacji postępowania – Zamawiający dokonał w dniu 23 września 2025 r. modyfikacji formularza ofertowego (udostępniając nową wersję dokumentu), nie przedłużając przy tym terminu składania ofert (termin pozostał bez zmian tj. 1 października 2025 r.). Poprzednie zmiany SWZ dokonane w trakcie postępowania (np. modyfikacje z dnia 18 września 2025 r.) skutkowały przesunięciem terminu składania ofert, co wskazuje, że Zamawiający uznawał je za istotne dla przygotowania ofert. Brak analogicznego przedłużenia terminu przy zmianie formularza ofertowego z 23 września 2025 r. sugerował, że zmiana ta miała charakter nieistotny i nie powinna wpływać na ważność oferty złożonej na wcześniejszym formularzu. Jeżeli jednak mimo to Zamawiający odrzucił ofertę Odwołującego wyłącznie z powodu użycia poprzedniej wersji formularza, to działanie takie narusza zasadę przejrzystości i proporcjonalności (art. 16 pkt 1 i 2 ustawy Pzp), gdyż wprowadziło wykonawców w błąd co do znaczenia tej zmiany;

5)nieuzasadnione zaniechanie poprawienia omyłki stawki VAT – co zostało już podniesione wyżej (zarzut 1) jako naruszenie konkretnych przepisów, a jednocześnie stanowi przejaw nierównego traktowania Odwołującego. W analogicznych sytuacjach w innych postępowaniach zamawiający poprawiają tego typu oczywiste omyłki (dotyczące stawki VAT), tutaj jednak Zamawiający błędnie obarczył konsekwencjami drobnego uchybienia wyłącznie Odwołującego, zamiast skorygować ofertę i uczciwie ją ocenić.

6)uprzywilejowanie oferty konkurenta przez potencjalny dostęp do niejawnych informacji – okoliczność, że oferta NET-O-LOGY Sp. z o.o. jako jedyna zawierała rozwiązanie dedykowane do wykonywania kopii zapasowych systemu PACS (system archiwizacji obrazów medycznych), może świadczyć o posiadaniu przez tego wykonawcę informacji o potrzebach Zamawiającego, które nie były wprost dostępne w publicznej dokumentacji przetargowej. Jeśli wymaganie dotyczące backupu systemu PACS umożliwiało wykorzystanie modułu producenta do wykonywania kopii i nie zostało jednoznacznie określone w SWZ, a mimo to tylko wybrany wykonawca uwzględnił takie rozwiązanie, rodzi to poważne wątpliwości co do równości szans wykonawców i transparentności procedury (naruszenie art. 16 pkt 1 i 2 ustawy Pzp).

Odwołujący wniósł o:

unieważnienie czynności wyboru oferty najkorzystniejszej, tj. unieważnienie wyboru oferty NET-O-LOGY Sp. z o.o. dokonanej przez Zamawiającego,

unieważnienie czynności odrzucenia oferty Odwołującego Cloud4You Sp. z o.o. jako czynności podjętej z naruszeniem przepisów Pzp,

nakazanie powtórzenia czynności badania i oceny ofert, z uwzględnieniem oferty Odwołującego, przy prawidłowym zastosowaniu przepisów Pzp oraz postanowień SWZ (tj. bez dyskwalifikowania oferty Odwołującego na podstawie niesłusznych zarzutów),

ewentualnie (w przypadku uznania za zasadne i wystarczające) – nakazanie Zamawiającemu wyboru oferty Odwołującego jako najkorzystniejszej w postępowaniu, o ile Krajowa Izba Odwoławcza stwierdzi, że oferta Odwołującego spełnia wszystkie wymagania i – po odrzuceniu oferty konkurenta niespełniającej wymagań – pozostaje najkorzystniejszą ważną ofertą w postępowaniu.

II. Pismem z dnia 19 grudnia 2025 r. Zamawiający udzielił odpowiedzi na odwołanie. Zamawiający uznał zarzuty odwołania za niezasadne i wniósł o jego oddalenie.

III. Przystąpienie do postępowania odwoławczego zgłosili następujący wykonawcy:

wykonawca WASKO S.A. z siedzibą w Gliwicach - po stronie odwołującego,

wykonawca net-o-logy Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach - po stronie zamawiającego.

Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje:

Pismem z dnia 17 listopada 2025 r. Zamawiający poinformował o wyborze oferty wykonawcy net-o-logy Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach. Pismem tym Zamawiający poinformował również o odrzuceniu oferty Odwołującego stwierdzając, co następuje:

„3. Cloud4You Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością; ul. Poleczki 23; 02-822 Warszawa: oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu:

a) na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Prawo zamówień publicznych — treść oferty jest niezgodna z warunkami zamówienia

Uzasadnienie: Zgodnie z zapisami rozdziału III ust. 2 ppkt 3) SWZ Zamawiający wskazał, że „Dla uznania formalnej poprawności oferta musi zawierać następujące dokumenty i materiały:

3) Podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym Szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia — wymagania funkcjonalne stanowiące załącznik nr 2A do SWZ.

Przedłożony przez Wykonawcę wraz z ofertą Załącznik nr 2A do SWZ jest nieaktualny i nie uwzględnia wszystkich wymagań Zamawiającego określonych w zapisach SWZ, tj. nie uwzględnia modyfikacji treści wymagań opisu przedmiotu zamówienia — wymagań funkcjonalnych (Załącznik nr 2A do SWZ), które zostały wprowadzone przez Zamawiającego w konsekwencji udzielonych wyjaśnień i modyfikacji treści SWZ w dniu 18.09 2025r. (pismo znak SCCS/EZP/04892/2025) wraz z którymi Zamawiający opublikował zmodyfikowane szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia — wymagania funkcjonalne.

W związku z powyższym oferta Wykonawcy jest niezgodna z wymaganiami Zamawiającego i podlega odrzuceniu jak na wstępie.

Dodatkowo Zamawiający w dniu 23.09.2025r. - pismo znak: SCCS/EZP.251.63.2025.00006/2025 dokonał modyfikacji treści załącznika nr 2 do SWZ (Formularz asortymentowo — cenowy).

Zamawiający w ww. dniu opublikował na stronie internetowej prowadzonego postępowania zmodyfikowany załącznik nr 2 do SWZ, w którym dodana została kolumna „Producent i model/nazwa oferowanego komponentu (sprzęt/licencja)”. Dodanie wskazanej kolumny do treści formularza miało na celu jednoznaczne określenie oferowanego rozwiązania przez Wykonawcę w treści złożonej oferty. Wykonawca w złożonej ofercie przedłożył formularz asortymentowo-cenowy, który nie uwzględnia ww. modyfikacji.

b) na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 10) ustawy Prawo zamówień publicznych — zawiera błędy w obliczeniu ceny lub kosztu.

Uzasadnienie: Zgodnie z wymaganiami Zamawiającego określonymi w SWZ Wykonawcy w pozycji 2 formularza asortymentowego cenowego zobowiązani byli do wyceny pozycji „szkolenie administratorów” w zakresie której Zamawiający sprecyzował, że wymaga zastosowania stawki podatku VAT wynoszącej 0%. Wykonawca w treści złożonej oferty zastosował w zakresie wskazanej pozycji stawkę podatku VAT wynoszącą 23%, tj. stawkę niezgodną z wymaganiami Zamawiającego.”

Stanowisko Izby:

Izba podziela stanowisko Odwołującemu w zakresie zarzutu naruszenia przepisów art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp w zw. z art. 226 ust. 1 pkt 10 ustawy Pzp.

Jak wskazał Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 20 października 2011 r., III CZP 52/11: „Jedynie wówczas, gdy zamawiający wskazał w specyfikacji konkretną stawkę podatku VAT, kształtującą także wysokość określonej w ofercie ceny, może dojść do ewentualnego wystąpienia innej omyłki, polegającej na niezgodności przyjętej w ofercie stawki VAT ze stawką zawartą w specyfikacji. Niezgodność taka uzasadniałaby obowiązek poprawienia oferty i to tylko wówczas, gdy omyłka polegająca na takiej niezgodności nie powoduje istotnych zmian w treści oferty.”

Mając na uwadze powyższe, w ocenie składu orzekającego Izby, zaistniały podstawy do poprawienia błędnie podanej stawki VAT w ofercie Odwołującego na podstawie art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp. Poprawna stawka VAT została podana przez Zamawiającego w specyfikacji warunków zamówienia (projekcie umowy). Poprawienie stawki VAT w ofercie Odwołującego nastąpiłoby w odniesieniu do podanej przez Odwołującego ceny netto, która nie uległaby zmianie, a jedynie zmianie uległaby cena brutto – zostałaby obniżona. Oferta Odwołującego, zarówno przed jak i po poprawieniu omyłki, byłaby ofertą najkorzystniejszą pod względem ceny. Poprawienie tej omyłki nie spowodowałoby istotnych zmian w treści oferty Odwołującego.

Natomiast za prawidłowe Izba uznała stanowisko Zamawiającego w zakresie odrzucenia oferty Odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp. Odwołujący złożył ofertę nieuwzględniającą zmodyfikowanych załączników do SWZ. O ile stanowisko Zamawiającego w zakresie Załącznika nr 2A do SWZ nie zostało skonkretyzowane w uzasadnieniu odrzucenia oferty Odwołującego, o tyle w przypadku Załącznika nr 2 do SWZ sprawa jest jasna. Odwołujący, składając nieaktualny formularz asortymentowo-cenowy, nie podał informacji wymaganych w dodanej kolumnie „Producent i model/nazwa oferowanego komponentu (sprzęt/licencja)”. Skoro przedmiot zamówienia obejmuje również sprzęt, to za oczywisty należy przyjąć wniosek, że wymagane w tym zakresie informacje mają znaczenie dla oceny ofert. Odwołujący nie wykazał, aby wystąpiła sytuacja przeciwna – tj. aby informacje te nie miały znaczenia dla oceny ofert. Uzupełnienie treści oferty w tym zakresie należy uznać za niedopuszczalne. Przepisy ustawy Pzp nie przewidują takiej możliwości. Na podstawie art. 223 ust. 1 zd. pierwsze ustawy Pzp zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń – jednakże dotyczy to wyłącznie treści zawartej w ofercie, przedmiotowych środkach dowodowych oraz innych dowodach lub oświadczeniach. Natomiast zgodnie z art. 223 ust. 1 zd. drugie ustawy Pzp niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z uwzględnieniem ust. 2 i art. 187, dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści. Zmianę w treści oferty stanowi również jej uzupełnienie o informacje pierwotnie w niej niezawarte, a wymagane zgodnie ze specyfikacją warunków zamówienia.

Odnosząc się do zarzutu dotyczącego oferty wykonawcy net-o-logy Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach Izba podzieliła stanowisko, że w postanowieniach SWZ Zamawiający nie ograniczył wymogu w zakresie dwóch różnych mediów przechowywania wyłącznie do wskazanej przez Odwołującego kombinacji, w szczególności nie było wymagane aby zaoferowane rozwiązanie opierało się o biblioteki taśmowe. W odwołaniu Odwołujący nie przedstawił żadnych konkretnych argumentów potwierdzających niezgodność oferty wykonawcy net-o-logy Sp. z o.o. z warunkami zamówienia. Co więcej, sam Odwołujący stwierdził jedynie możliwość wystąpienia takiej niezgodności. Dotyczy to również stwierdzenia o braku spełnienia wymogu trzech kopii wobec zaoferowania dwóch macierzy dyskowych. Stwierdzenie to nie zostało w odwołaniu wyjaśnione, a ponadto Odwołujący wskazuje jedynie na potencjalne niespełnienie tego wymogu przez ofertę wykonawcy net-o-logy Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach. Więcej informacji w zakresie tego zarzutu Odwołujący przedstawił w dodatkowym piśmie z dnia 23 grudnia 2025 r. Jednakże okoliczności przedstawione przez Odwołującego w tym piśmie po części wykraczają poza zakres postawionego zarzutu, a ponadto ich ocena wymagałaby posiadania informacji specjalnych, a żaden wniosek dowodowy w tym zakresie nie został złożony.

Ponadto, Izba nie podzieliła stanowiska Odwołującego, że liczba odrzuconych ofert świadczy o nieprawidłowym przeprowadzeniu postępowania przez Zamawiającego. Jeżeli zaistnieje podstawa do odrzucenia oferty, to zamawiający obowiązany jest do dokonania tej czynności. Izba nie będzie się odnosić do przedstawionej przez Odwołującego kwestii zaniechania przez Zamawiającego odrzucenia ofert złożonych przez innych wykonawców niż Odwołujący i wykonawca net-o-logy Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, gdyż nie ma to znaczenia dla wyniku postępowania o udzielenie zamówienia. Należy bowiem wyjaśnić, że Izba nie jest organem uprawnionym do dokonywania ogólnej kontroli i oceny postępowania o udzielenie zamówienia, a jedynie do oceny zarzutów przedstawionych w odwołaniu, a uwzględnienie odwołania w całości albo części może mieć miejsce jedynie w przypadku, gdy stwierdzone naruszenie przepisów ma lub może mieć wpływ na wynik postępowania (art. 554 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp).

Należy również wyjaśnić, że jeżeli w ocenie Odwołującego Zamawiający dokonał istotnej modyfikacji specyfikacji warunków zamówienia, która powinna skutkować przedłużeniem terminu składania ofert, to mógł zaskarżyć zaniechanie Zamawiającego w tym zakresie odwołaniem wniesionym do Prezesa Izby. Zgodnie z art. 137 ust. 6 ustawy Pzp w przypadku gdy zmiany treści SWZ są istotne dla sporządzenia oferty lub wymagają od wykonawców dodatkowego czasu na zapoznanie się ze zmianą SWZ i przygotowanie ofert, zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny na zapoznanie się ze zmianą SWZ i przygotowanie oferty. Na obecnym etapie postępowania kwestia ta nie może być przedmiotem oceny ze strony Izby, gdyż termin na wniesienie odwołania wobec ewentualnego zaniechania Zamawiającego już upłynął. Wymaga jednak podkreślenia, że wykonawców obowiązują aktualne formularze ofertowe. Z faktu niedokonania przedłużenia terminu składania ofert nie można wywodzić nieobowiązującego charakteru nowych wzorów ustalonych przez Zamawiającego formularzy. Takie twierdzenie nie znajduje oparcia w przepisach ustawy Pzp.

Stwierdzenie, że fakt, iż oferta wykonawcy net-o-logy Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach jako jedyna zawierała rozwiązanie dedykowane do wykonywania kopii zapasowych systemu PACS (system archiwizacji obrazów medycznych), może świadczyć o posiadaniu przez tego wykonawcę informacji o potrzebach Zamawiającego, dostępie do informacji niejawnych – stanowi wyłącznie niczym niepoparte przypuszczenie Odwołującego, do którego Izba w żaden sposób nie może się odnieść.

Podsumowując: Izba uznała, że jeden zarzutów podniesionych w odwołaniu jest zasadny, jednakże nie ma to wpływu na wynik postępowania, gdyż czynność odrzucenia oferty Odwołującego winna pozostać w mocy. Ponadto, Izba nie stwierdziła podstaw do odrzucenia oferty wykonawcy net-o-logy Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, która to oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.

Biorąc pod uwagę powyższe, Izba orzekła, jak w sentencji, na podstawie art. 553 oraz art. 554 ust. 1 pkt 1 a contrario ustawy Pzp.

O kosztach postępowania odwoławczego Izba orzekła na podstawie art. 557, 574 i 575 ustawy Pzp oraz § 8 ust. 2 zdanie pierwsze rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437).

Przewodnicząca: