KIO 4865/25

Sygn. akt: KIO 4865/25

WYROK

Warszawa, dnia 19 grudnia 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodniczący:Marek Bienias

    

Protokolant: Aldona Karpińska

po rozpoznaniu na rozprawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 3 listopada 2025 r. przez wykonawcę SIMPLE Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, w postępowaniu prowadzonym przez Akademię Bialską im. Jana Pawła II w Białej Podlaskiej,

przy udziale uczestnika po stronie zamawiającego wykonawcy VERBIS.PL sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie

orzeka:

1.Umarza postępowanie odwoławcze w zakresie zarzutów nr 2, nr 4, nr 5, nr 9, nr 12 odwołania.

2.Uwzględnia odwołanie w części, uznając za uzasadniony zarzut nr 3 w części co do zakresu migracji (wolumen i rodzaj przenoszonych danych), zarzut nr 8, zarzut nr 13 w części w zakresie licencji co do braku jednoznacznego opisu w pkt 13.6. OPZ, czy licencja „bez jakichkolwiek ograniczeń na liczbę studentów, wykładowców, pracowników administracyjnych, liczbę stanowisk, liczbę jednocześnie zalogowanych użytkowników, liczbę wykorzystywanych przez System procesorów, ilość wykorzystywanej przez System pamięci operacyjnej” dotyczy licencji aplikacji czy systemów operacyjnych/baz danych oraz licencji technicznych czy użytkowych i nakazuje Zamawiającemu unieważnienie postępowania na podstawie art. 255 pkt 6 ustawy PZP.

3.W pozostałym zakresie odwołanie oddala.

4.Kosztami postępowania obciąża Odwołującego w części 7/10 i Zamawiającego w części 3/10 i:

4.1.Zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez Odwołującego, tytułem wpisu od odwołania oraz kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszty postępowania odwoławczego poniesione przez Odwołującego z tytułu wynagrodzenia pełnomocnika.

4.2.Zasądza od Zamawiającego na rzecz Odwołującego kwotę 5 580 zł 00 gr (słownie: pięć tysięcy pięćset osiemdziesiąt złotych zero groszy).

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodniczący: …………………….………..

Sygn. akt: KIO 4865/25

Uzasadnienie

Zamawiający – Akademia Bialska im. Jana Pawła II w Białej Podlaskiej – prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, pn.: pn. Dostawa i wdrożenie systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie uczelnią oraz świadczenie usług serwisu i rozbudowy (nr SZP.272.993.2025.).

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej 2025/S 205- 701850 z dnia 24 października 2025 r.

W dniu 3 listopada 2025 r. wykonawca SIMPLE Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie wniósł odwołanie od niezgodnych z przepisami ustawy Pzp, czynności Zamawiającego, polegających na:

1) opisaniu warunków udziału w postępowaniu;

2) opisaniu przedmiotu zamówienia oraz ustanowieniu postanowień umowy.

Odwołujący zarzucił naruszenie następujących przepisów:

1) art. 112 ust. 1 w zw. z art. 16 ustawy Pzp przez określenie w rozdz. 8.1.4.1. SWZ warunku udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej wykonawcy wymagającego zrealizowania w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, minimum jednego zamówienia obejmującego zakresem dostawę i wdrożenie systemu do zarządzania uczelnią obejmującego opisane w treści warunku moduły (łącznie 16 modułów) dla uczelni działającej na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce o wartości nie mniejszej niż 1 500 000,00 złotych brutto (słownie: jeden milion pięćset tysięcy złotych), w zakresie w jakim:

a) przedmiotowy warunek ogranicza horyzont czasowy nabycia referencyjnego doświadczenia do ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, w sytuacji w której przy uwzględnieniu bardzo specyficznych wymagań Zamawiającego ustanowionych na gruncie tego warunku jeśli chodzi o zakres wdrożenia (określone moduły), jego wartość i podmiot na rzecz którego system wdrożono (uczenia publiczna), w tym horyzoncie czasowym nie miało miejsce wiele tego rodzaju wdrożeń i wobec tego szereg podmiotów, które potencjalnie mogą należycie zrealizować zamówienie, posiadające ku temu niezbędne doświadczenie i kompetencje, nie będzie mogło ubiegać się o przedmiotowe zamówienie, a jednocześnie, ustanowienie dłuższego horyzontu czasowego dla tego warunku, nie stanowiłoby uszczerbku dla rękojmi należytego wykonania zamówienia jaką mógłby dawać wykonawca posiadający takie doświadczenie nabyte w okresie ostatnich 5 lat, w którym podobnych wdrożeń było więcej;

b) przedmiotowy warunek, ogranicza referencyjne doświadczenie wyłącznie do dostawy i wdrożenia systemu, bez świadczenia usług serwisu, w sytuacji w której:

- przedmiotem zamówienia, poza dostawą i wdrożeniem systemu jest także usługa serwisowa, będąca istotnym elementem świadczenia Wykonawcy, której należyte wykonanie potwierdza, że na etapie eksploatacji systemu, użytkownik mógł korzystać dostarczonych i wdrożonych funkcjonalności,

- standardem projektów IT obejmujących dostawę i wdrożenie systemu, jest także świadczenie usługi serwisowej,

2) art. 99 ust. 1 w zw. z art. 16 w zw. z art. 8 ustawy Pzp w zw. z art. 5 w zw. z art. 353(1) k.c. wyrażające się w ustanowieniu w załączniku nr 3 do SWZ – Projekcie Umowy postanowienia § 1 ust. 5 zgodnie z którym wykonawca musi złożyć oświadczenie o tym, że zapoznał się z infrastrukturą informatyczną Zamawiającego i potwierdza, iż spełnia ona warunki techniczne do prawidłowej realizacji przedmiotu umowy, określonego w ust. 1 tego paragrafu oraz, że nie zachodzą żadne okoliczności, które mogłyby mieć wpływ na należyte wykonanie przez niego umowy, w sytuacji w której, to oświadczenie nie może polegać na prawdzie, a Zamawiający wymagając jego złożenia nadużywa swojej pozycji dominującej bowiem:

a) Zamawiający na etapie postępowania o zamówienie publiczne nie umożliwia Wykonawcom zapoznania się z posiadaną infrastrukturą, w szczególności w Załączniku nr 4 do SWZ – Opisie przedmiotu zamówienia nie zawarł opisu posiadanej infrastruktury systemowej takiej jak serwerowe systemy operacyjne oraz motor bazy danych pomimo, że taką infrastrukturę posiada, a informacje te są istotne dla przygotowania oferty,

b) zgodnie z pkt 3 Załącznika nr 4 do SWZ – Opisu przedmiotu zamówienia, Zamawiający uregulował, że zapoznanie się przez Wykonawcę z infrastrukturą Zamawiającego ma nastąpić na etapie analizy przedwdrożeniowej, a więc na etapie realizacji umowy o zamówienie publiczne (zgodnie z umową, analiza przedwdrożeniowa ma zostać wykonana w terminie 30 dni od dnia

zawarcia Umowy);

3) art. 99 ust. 1 w zw. z art. 16 ustawy Pzp wyrażające się w nieprawidłowym i niepełnym opisaniu przedmiotu zamówienia w zakresie obowiązku przeprowadzenia migracji danych z obecnie posiadanych systemów do zamawianego systemu (pkt 2.1.7 oraz pkt 5 Załącznika nr 4 do SWZ – Opisu przedmiotu zamówienia), w zakresie w jakim:

a) dokumenty zamówienia nie wskazują ilości danych jakie należy zmigrować, a zgodnie z projektem umowy, zakres migracji ma zostać ustalony na etapie realizacji zamówienia (wykonania analizy przedwdrożeniowej),

b) Zamawiający nie zapewnia pozyskania tych danych, przerzucając ten obowiązek na Wykonawcę, mimo, że źródłem tych danych są producenci rozwiązań informatycznych z których korzysta Zamawiający, a Wykonawca nie ma żadnego tytułu na podstawie którego takie dane mógłby pozyskać, zwłaszcza, że producenci ci mogą być potencjalnymi konkurentami

Wykonawcy,

c) na etapie składania ofert, przy takich postanowieniach OPZ, nie jest możliwe ustalenie zakresu prac związanych z migracją danych, a co za tym idzie, związanych z tym kosztów, co uniemożliwia prawidłowe skalkulowanie oferty,

d) Wykonawca nie może przyjąć na siebie odpowiedzialności za efekt migracji przy braku zapewnienia przez Zamawiającego prawidłowych i niewadliwych danych jakie należy zmigrować,

e) Zamawiający obciążył Wykonawcę odpowiedzialnością za poprawność procedury migracyjnej mimo, że dane jakie mają zostać zmigrowane przechowywane są w systemach informatycznych ich producentów, do których Wykonawca nie ma dostępu (z których korzysta Zamawiający) i Wykonawca zamówienia nie ma wpływu na ich jakość i spójność, a nawet nie może tej jakości i spójności zweryfikować na etapie sporządzania oferty;

4) art. 99 ust. 1 w zw. z art. 16 ustawy Pzp w wyrażające się w nieprawidłowym i niepełnym opisaniu przedmiotu zamówienia w zakresie zintegrowania (integracji) z używanymi przez Zamawiającego programami wszystkich modułów / zakresów funkcjonalnych składających się na System (§ 1 ust. 2 pkt 3 Umowy) w zakresie w jakim:

a) Zamawiający nie wskazał jakich programów używa i z którymi ma nastąpić integracja,

b) Zamawiający nie określił celu i zakresu integracji,

c) Zamawiający nie zapewnił współpracy producentów wspomnianych programów z Wykonawcą zamówienia, zmuszając Wykonawcę do podjęcia samodzielnej współpracy z tymi producentami, w sytuacji w której Wykonawca nie ma narzędzi formalnoprawnych pozwalających na zapewnienie sobie tej współpracy (zwłaszcza, że producenci ci są konkurentami Wykonawcy i potencjalnymi konkurentami Wykonawcy w ubieganiu się o udzielenie przedmiotowego zamówienia),

d) Zamawiający nie opisał cech i parametrów tych programów niezbędnych do przeprowadzenia takiej integracji,

e) zakres integracji ma zostać ustalony na etapie realizacji zamówienia (wykonania analizy przedwdrożeniowej), co uniemożliwia jego wycenę na etapie składania ofert,

f) Zamawiający narzucił Wykonawcom jedną konkretną metodę integracji (WebSewisy), przy jednoczesnym obciążeniu Wykonawcy odpowiedzialnością za wynik integracji, co determinować powinno uprawnienie Wykonawcy do dobrania sposobu integracji (w sytuacji w której OPZ będzie pozwalał na ustalenie zakresu prac związanych z integracją),

5) art. 112 ust. 1 w zw. z art. 16 ustawy Pzp przez określenie w rozdz. 8.1.4.2.3 SWZ warunku udziału w postępowaniu w zakresie skierowania do realizacji zamówienia specjalisty ds. integracji w sytuacji w której przedmiot zamówienia w zakresie obowiązku integracji zamawianego systemu z systemami (programami) posiadanymi przez Zamawiającego w zasadzie nie został opisany w taki sposób aby było wiadomym jaki będzie zakres tego świadczenia Wykonawcy, a co z tym idzie, przedmiotowy warunek nie jest proporcjonalny do przedmiotu zamówienia,

6) art. 99 ust. 1 w zw. z art. 16 ustawy Pzp w wyrażające się w nieprawidłowym, niekonkurencyjnym i niepodyktowanym uzasadnionymi potrzebami Zamawiającego opisaniu przedmiotu zamówienia w zakresie ustanowienia (w pkt.10.1 oraz 11.4.-11.8 Załącznika nr 4 do SWZ – Opisu przedmiotu zamówienia) wymagania zgodnie z którym zamawiany system jako całość musi być wykonany w konkretnej technologii - w architekturze trójwarstwowej „z cienkim klientem” (serwer bazy danych, serwer aplikacji jako jedyne miejsce implementacji procesów biznesowych, standardowa przeglądarka internetowa jako warstwa prezentacji):

a) pomimo, iż ustanowienie takiego wymagania dla całego systemu nie ma żadnego uzasadnienia funkcjonalnego i z punktu widzenia wielu potencjalnych grup użytkowników tego systemu, co najmniej równoważnym rozwiązaniem jest oprogramowanie pracujące samodzielnie poza przeglądarką internetową,

b) ustanowienie takiego wymagania uniemożliwia złożenie oferty tym Wykonawcom, których system częściowo oparty jest na architekturze dwuwarstwowej (tzw. „gruby klient”), mimo, że z punktu widzenia jakościowego czy funkcjonalnego, takie rozwiązanie nie jest gorsze niż rozwiązanie oparte na architekturze dwuwarstwowej, co ogranicza znacznie krąg potencjalnych Wykonawców mogących ubiegać się o to zamówienie,

7) art. 99 ust. 1 w zw. z art. 16 w zw. z art. 434 ust. 1 w. zw. z art. 8 ustawy Pzp w zw. z art. 5 w zw. z art. 353(1) k.c. wyrażające się w ustanowieniu okresu realizacji zamówienia (w §2 ust. 1 pkt 5 Załącznika nr 3 do SWZ – Projekcie Umowy w związku z 6.1.2 SWZ) w zakresie opieki serwisowej wynoszącego 120 miesięcy od dnia podpisania protokołu odbioru końcowego, przy jednoczesnym uprawnieniu Zamawiającego (uregulowanym w §37 ust. 3 pkt 1 Załącznika nr 3 do SWZ – Projekcie Umowy) do wydłużenia okresu trwania opieki serwisowej o 120 miesięcy (a więc o kolejne 10 lat), a co za tym idzie, określenie maksymalnego okresu realizacji zamówienia na okres 20 lat od dnia podpisania protokołu odbioru końcowego, co:

a) jest wprost niezgodne z art. 434 ust. 1 ustawy Pzp ustanawiającego zasadę zawierania umów na czas oznaczony, nie dłuższy niż 4 lata, przy jednoczesnym braku ziszczenia się w przedmiotowym przypadku okoliczności pozwalających na odstępstwo od tej zasady, zwłaszcza, wobec tak długiego okresu trwania Umowy, jaki określono w dokumentach zamówienia (nawet w „podstawowym”, 120-miesięcznym okresie),

b) stanowi jednoznaczne ograniczenie konkurencyjności bowiem na okres najbliższych 20 lat lub 10 lat, wyklucza konieczność udzielania zamówień na świadczenie opieki serwisowej systemu przez Zamawiającego,

c) jest sprzeczne z zasadą proporcjonalności,

d) uniemożliwia Wykonawcom należyte skalkulowanie i wycenienie oferty, bowiem 20 letni, czy nawet 10 letni okres wykracza poza racjonalne ramy jakiegokolwiek realnego przewidywania, w tym gospodarczego, przy jednoczesnym braku uregulowania w umowie postanowień dot. waloryzacji wynagrodzenia, które mogłyby oddawać zmianę warunków gospodarczych w tak długim okresie realizacji (których i tak obecnie nie sposób przewidzieć),

8) art. 99 ust. 1 w zw. z art. 16 ustawy Pzp przez ustanowienie w Załączniku nr 5 do SWZ – wyrażające się z ustanowieniu wymagania złożenia wraz z ofertą oświadczenia, że w dniu składania ofert, oferowany system realizuje nie mniej niż 95% wszystkich funkcjonalności określonych w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ oraz realizuje nie mniej niż 60% funkcjonalności z każdego modułu / zakresu funkcjonalnego określonego w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ, w sytuacji, w której, oferowany system jest systemem jaki ma zostać skonfigurowany, sparametryzowany i skastomizowany dla Zamawiającego na etapie realizacji Umowy (po wyborze oferty Wykonawcy w toku postępowania o zamówienie publiczne i po zawarciu Umowy), a tym samym, wprowadzenie takiego wymagania:

a) stanowi wymaganie spełnienia znacznej części zamawianego świadczenia przed wyborem oferty danego Wykonawcy jako najkorzystniejszej,

b) jest nieprecyzyjne i niejasne bowiem nie określa algorytmu wyliczania tych wartości procentowych, zwłaszcza, że waga i zakres poszczególnych funkcjonalności są zróżnicowane;

9) art. 99 ust. 1 w zw. z art. 16 ustawy Pzp przez ustanowienie w załączniku nr 3 do SWZ – Projekcie Umowy postanowień § 2 ust. 1 pkt 1 oraz § 7 ust. 1, a także w załączniku nr 4 do SWZ – Opisie przedmiotu zamówienia postanowień pkt 3, zgodnie z którymi, w terminie 30 dni od dnia zwarcia umowy, właściwym dla opracowania analizy przedwdrożeniowej i w ramach tej analizy, Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania prac polegających na identyfikacji procesów uczelni oraz na mapowaniu procesów: określeniu punktów krytycznych, powielanych czynności oraz potencjałów automatyzacji, w sytuacji w której prace te stanowią element modeli biznesowych, które – jako element właściwej części realizacji zamówienia w zakresie wdrożenia (na którego realizację Zamawiający przewidział blisko rok) - nie są możliwe do wykonania w terminie przewidzianym dla analizy przedwdrożeniowej, a co za tym idzie, wykonanie kompletnej (w rozumieniu OPZ) analizy przedwdrożeniowej nie będzie możliwe w czasie przewidzianym przez Zamawiającego;

10) art. 99 ust. 1 w zw. z art. 16 ustawy Pzp przez ustanowienie w załączniku nr 6 do SWZ Harmonogramu wdrożenia ze wskazaniem ściśle określonych dat wykonania poszczególnych etapów zamówienia, w sytuacji w której zgodnie z m.in. § 2 ust. 8 oraz § 7 ust. 2 Załącznika nr 3 do SWZ – Projekcie Umowy ustanowiono, że to Strony wspólnie ustanowią harmonogram wdrożenia, a tym samym, dokumentacja postępowania jest wzajemnie sprzeczna;

11) art. 436 pkt 1 w zw z art. 16 ustawy Pzp, wyrażające się w ustanowieniu terminu realizacji wdrożenia (§ 2 ust. 1 pkt 3 Załącznika nr 3 do SWZ – Projektu Umowy) oraz poszczególnych terminów harmonogramu wdrożenia (załącznik nr 6 do SWZ) datami dziennymi, a nie w dniach tygodniach lub miesiącach, przez co Wykonawcy nie mogą ustalić jaki będą mieli czas na spełnienie świadczenia;

12) art. 99 ust. 1 i 4 w zw. z art. 16 ustawy Pzp przez ustanowienie w Załączniku nr 4 do SWZ – Opisu przedmiotu zamówienia (zwłaszcza w pkt 12) wymagań funkcjonalnych wskazujących na konkretny system konkretnego wykonawcy (Symfonia), co stanowi jednoznaczne naruszenie konkurencyjności postępowania przez wskazanie konkretnego produktu, prowadząc do wyeliminowania innych wykonawców;

13) art. 99 ust. 1 w zw. z art. 16 ustawy Pzp przez ustanowienie w Załączniku nr 4 do SWZ – Opisie przedmiotu zamówienia, wymagania:

a) pkt 13.6 – zgodnie z którym dostarczane przez Wykonawcę licencje nie mogą zawierać ograniczeń na liczbę studentów, wykładowców, pracowników administracyjnych, liczbę stanowisk, liczbę jednocześnie zalogowanych użytkowników, liczbę wykorzystywanych przez System procesorów, ilość wykorzystywanej przez System pamięci operacyjnej, w sytuacji w której:

- wymóg nie uwzględnia realiów licencjonowania Microsoft,

- wymóg znacznie podnosi koszty realizacji zamówienia,

- wymóg faworyzuje określonych wykonawców i jest niekonkurencyjny,

- wymóg jest nieprecyzyjny bowiem nie rozstrzyga, czy ograniczenia dotyczą licencji aplikacji czy systemów operacyjnych/baz danych, a także czy Licencji technicznych czy użytkowych,

b) pkt 11.13 – zgodnie z którym dostarczane przez Wykonawcę licencje nie mogą przewidywać ograniczenia czasowego i konieczności podejmowania jakichkolwiek działań w celu przedłużenia możliwości jego działania (np. wpisywania kluczy w celu przedłużenia możliwości korzystania z Systemu), w sytuacji, w której:

- wymóg ten nie uwzględnia, że zgodnie z polityką producentów (np. Micorsoft), aby licencje mogły działać na środowisku zwirtualizowanym (np. przenoszenie licencji, mobilność licencji), muszą być objęte Software Assurance,

- wymaganie licencji bezterminowych eliminuje wykonawców, którzy oferują legalne, zgodne z polityką producenta licencje czasowe (np. w ramach Software Assurance), które mogłoby być odnawiane przez Wykonawcę w ramach zamówienia,

- wymóg bezterminowości może zwiększyć koszty i ograniczyć dostępność aktualizacji, wsparcia technicznego i zgodności z nowymi wersjami systemów bowiem Software Assurance zapewnia m.in. prawo do nowych wersji, wsparcie techniczne, elastyczność licencjonowania w środowiskach zwirtualizowanych,

- wymaganie faworyzuje określonych wykonawców i jest niekonkurencyjne,

c) pkt 10.3 – zgodnie z którym system musi zapewniać infrastrukturę SSO, a w ramach wdrożenia musi zostać zintegrowany z innymi informatycznymi systemami Uczelni, które obecnie funkcjonują, w tym z posiadanymi przez Uczelnię usługami Platformy Tożsamości Microsoft (w zakresie automatycznego zakładania kont studentom, słuchaczom, doktorantom i wykładowcom w sposób taki, aby konta te były obsługiwane w ramach SSO), w sytuacji w której:

- wymóg pełnej integracji z Azure AD jest nieproporcjonalny bowiem ogranicza realizację SSO wyłącznie do jednego z możliwych sposobów, podczas gdy inne sposoby (np. federacja AD z Azure AD) na równi realizują potrzeby Zamawiającego,

- wymóg integracji z konkretną platformą (Microsoft Identity Platform) bezzasadnie faworyzuje tych Wykonawców, którzy oferują gotowe już rozwiązania z Azure AD, eliminując innych, którzy mogą zapewnić SSO w inny równoważny sposób (np. przez lokalne AD, Kerberos, SAML, OpenID Connect), bez uszczerbku dla możliwości realizacji przez Zamawiającego jego uzasadnionych potrzeb,

- wymaganie to jest niejednoznaczne w zakresie w jakim nie rozstrzyga o dopuszczalności innych form SSO,

- wymaganie modyfikacji kodu aplikacji może prowadzić do niepotrzebnych kosztów i ryzyk technicznych, mimo że istnieją rozwiązania infrastrukturalne (np. Azure AD Application Proxy), które pozwalają osiągnąć ten sam efekt,

- wymaganie faworyzuje określonych wykonawców i jest niekonkurencyjne.

Opierając się na przedstawionych zarzutach Odwołujący wnosił o uwzględnienie odwołania i:

1) nakazanie Zamawiającemu dokonania czynności polegającej na modyfikacji dokumentacji postępowania, tj.:

a) zmianie warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w rozdz. 8.1.4.1. SWZ przez nadanie mu treści: „O zamówienie może ubiegać się Wykonawca, który wykaże, iż posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, tj. w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował minimum jedno zamówienie obejmujące zakresem dostawę, wdrożenie oraz świadczenie usług serwisu systemu do zarządzania uczelnią obejmującego co najmniej następujące moduły / zakresy funkcjonalne: rekrutacja, dziekanat, wirtualna uczelnia, planowanie zajęć, rozliczenia finansowe studentów, stypendia, obieg dokumentów studenckich (podania i wnioski studenckie), Polskie Ramy Kwalifikacji (PRK), sylabus, praktyki i staże studenckie, rozliczenie dydaktyki, obsługa POL-on, płatności on-line, e-Teczka, finanse i księgowość, kadry i płace, dla uczelni działającej na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Okres świadczenia usług serwisu wdrożonego systemu, nie może być krótszy niż 24 miesiące od dnia zakończenia wdrożenia systemu.”,

b) zmianie postanowienia § 1 ust. 5 Załącznika nr 3 do SWZ – Projektu Umowy przez nadanie mu treści: „5. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z warunkami realizacji niniejszej i potwierdza, iż spełnia ona warunki techniczne do prawidłowej realizacji przedmiotu umowy, określonego w ust. 1 niniejszego paragrafu, oraz oświadczył, iż posiada uprawnienia, niezbędną wiedzę, umiejętności oraz potencjał do wykonania czynności określonych w ust. 1 niniejszego paragrafu i zobowiązuje się do wykonania czynności objętych niniejszą umową z należytą starannością oraz, że nie zachodzą żadne okoliczności, które mogłyby mieć wpływ na należyte wykonanie przez niego niniejszej umowy.”,

c) zmianie Załącznika nr 4 do SWZ – Opisu przedmiotu zamówienia (w zakresie migracji) przez:

- potwierdzenie, że Zamawiający będzie odpowiedzialny za dostarczenie danych do migracji w plikach w formie i formacie ustalonej z Wykonawcą na etapie Analizy (pliki .xls/.csv o ustalonej strukturze),

- przedstawienie jednoznacznego zakresu migracji (wolumen i rodzaj przenoszonych danych),

- potwierdzenie, że migracja będzie obejmować wyłącznie dane niezbędne do rozpoczęcia pracy w nowym systemie, a dane historyczne będą migrowane wyłącznie w przypadkach uzasadnionych (np. wymaganych przepisami prawa),

- potwierdzenie, że Wykonawca ponosi odpowiedzialność za poprawność przeprowadzenia migracji (procesu migracji) i jest zobowiązany bez zbędnej zwłoki usunąć wszelkie skutki wynikające z błędów migracji (procesu migracji), ale za jakość migrowanych i dostarczanych danych odpowiada Zamawiający i rolą Zamawiającego jest przygotowanie do zmigrowania danych o odpowiedniej jakości (dane muszą być: kompletne, spójne, prawidłowe, zgodne ze stanem faktycznym oraz zgodne ze standardem obowiązującym dla danej kategorii danych), oraz że Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za poprawność migracji danych w zakresie, w jakim dane te zostaną samodzielnie zmigrowane przez Zamawiającego,

- potwierdzenie, że Zamawiający będzie odpowiedzialny za merytoryczną weryfikację danych, a także za ich ewentualne poprawienie oraz uzupełnienie jeśli ich istnienia będzie wymagał wdrażany system,

d) zmianie Załącznika nr 4 do SWZ – Opisu przedmiotu zamówienia (w zakresie integracji) oraz projektu Umowy przez:

- określenie pełnej listy integrowanych systemów, wraz z zapewnieniem wsparcia dla Zamawiającego przez dostawców/producentów tych systemów w zakresie integracji owych systemów z Systemem będącym przedmiotem zamówienia,

- określenie wymaganego zakresu integracji z innymi systemami wraz z określeniem kierunku przepływu danych,

- zapewnienie, że integrowane systemy posiadają odpowiednie technologiczne możliwości integracyjne (np. API), a Zamawiający jest odpowiedzialny za wykonanie prac po stronie integrowanych systemów,

- dopuszczenie alternatywnych do określonych obecnie w pkt 10.2. OPZ metod integracji np. integracji z wykorzystaniem szyny danych czy też integracji bazodanowej,

e) zmianie rozdz. 8.1.4.2.3 SWZ przez usunięcie warunku udziału w postępowaniu dot. specjalisty ds. integracji,

f) zmianie Załącznika nr 4 do SWZ – Opisu przedmiotu zamówienia (w zakresie architektury systemu) przez ustanowienie wymagań zgodnie z którymi wybranych aplikacji zamawianego systemu (nie obejmujących funkcjonalności dostarczanych masowym użytkownikom np. Portal Pracowniczy, Wirtualna Uczelnia, Internetowa Rekrutacja Kandydatów) Zamawiający dopuszcza architekturę dwuwarstwową z serwerem aplikacji typu serwer terminalowy udostępniającym aplikację ERP wszystkim jego użytkownikom oraz zmianie załącznika nr 5 do SWZ przez usuniecie oświadczenia zgodnie z którym system wykonany jest w całości w architekturze trójwarstwowej z cienkim klientem,

g) zmianie załącznika nr 3 do SWZ – Projektu Umowy przez ograniczenie okresu realizacji zamówienia w zakresie opieki serwisowej do trzech lat od odbioru końcowego, przy jednoczesnej możliwości wydłużenia tego okresu w ramach prawa opcji do max pięciu lat od odbioru końcowego,

h) usunięcie wymogu złożenia oświadczenia wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do SWZ pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań oraz usuniecie wymogu złożenia tego oświadczenia w zakresie w którym w dniu składania oferty ww. system realizuje nie mniej niż 95% wszystkich funkcjonalności określonych w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ oraz realizuje nie mniej niż 60% funkcjonalności z każdego modułu / zakresu funkcjonalnego określonego w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ,

i) zmianie:

- § 7 ust. 1 Załącznika nr 3 do SWZ – Projektu Umowy przez nadanie mu treści: „Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej, o której mowa w § 1 ust. 2 pkt. 1) niniejszej umowy, umożliwiającej identyfikację kluczowych aspektów wdrożenia (m.in. zakres niezbędnych prac wdrożeniowych, zakres migracji, zakres integracji z wykorzystywanymi przez Zamawiającego programami itp.). Kluczowe wymagania funkcjonalne oraz szczegółowy zakres funkcjonalności został szczegółowo określony w Opisie przedmiotu zamówienia, którego kopia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy oraz niniejszej umowie”,

- zmianie załącznika nr 6 do SWZ i pozostawienie określenia dat szczegółowego harmonogramu realizacji wdrożenia zgodnie z postanowieniami § 2 ust 8 oraz § 7 ust 2 projektu umowy, stanowiącego załącznik nr 3 do SWZ,

j) zmianie § 2 ust. 1 pkt 3 Załącznika nr 3 do SWZ Projektu Umowy, przez określenie terminu realizacji wdrożenia w dniach, tygodniach, miesiącach lub latach,

k) zmianie postanowień Załącznika nr 4 do SWZ – Opisu przedmiotu zamówienia (w szczególności pkt 12) przez usunięcie opisów funkcjonalności wskazujących na konkretne rozwiązanie konkretnego producenta,

l) zmianie pkt 13.6. Załącznika nr 4 do SWZ – Opisu przedmiotu zamówienia przez nadanie mu treści: „Dla pozostałych obszarów licencje muszą umożliwiać korzystanie z Systemu przez wszystkich użytkowników Uczelni (studentów, wykładowców, pracowników administracyjnych) bez konieczności dodatkowego zakupu licencji w okresie eksploatacji. Dopuszcza się ograniczenia wynikające z polityki licencyjnej producenta, o ile nie wpływają one na funkcjonalność Systemu w środowisku produkcyjnym”,

oraz uzupełnienie tego postanowienia przez wskazanie konkretnej liczby pracowników Uczelni,

m) zmianie pkt 11.13 Załącznika nr 4 do SWZ – Opisu przedmiotu zamówienia przez nadanie mu treści: „Licencje muszą umożliwiać działanie systemu przez cały okres eksploatacji bez konieczności ingerencji użytkownika końcowego (np. ręcznego wpisywania kluczy). Dopuszcza się licencje czasowe, o ile zapewniają pełną funkcjonalność systemu w środowisku zwirtualizowanym oraz są zgodne z polityką licencjonowania producenta. Wykonawca zapewni przedłużanie licencji w okresie trwania Umowy”,

n) zmianie pkt 10.3 Załącznika nr 4 do SWZ – Opisu przedmiotu zamówienia przez nadanie mu treści: „System musi zapewniać infrastrukturę SSO, umożliwiającą jednokrotne logowanie użytkownika w ramach środowiska informatycznego Uczelni. W ramach wdrożenia system musi zostać zintegrowany z innymi systemami informatycznymi Uczelni, w tym z usługami Platformy

Tożsamości Microsoft. Dopuszcza się realizację SSO poprzez federację lokalnego Active Directory z Azure Active Directory, z wykorzystaniem istniejących mechanizmów uwierzytelniania (np. Kerberos, NTLM). System musi umożliwiać automatyczne zakładanie kont użytkowników (studentów, słuchaczy, doktorantów i wykładowców) w sposób zgodny z polityką tożsamości Uczelni, przy czym dopuszcza się wykorzystanie mechanizmów synchronizacji (np. Azure AD Connect) oraz integracji infrastrukturalnej (np. Azure AD Application Proxy, Azure Arc)”;

2) obciążenie Zamawiającego kosztami postępowania, w tym kosztami zastępstwa procesowego.

W wyniku wniesionego odwołania przez wykonawcę SIMPLE Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie z dnia 3 grudnia 2025 r. (pismo z dnia 3 grudnia 2025 r.) uwzględnił część zarzutów odwołania, tj. zarzut nr 2, nr 4, nr 5, nr 9, w pozostałym zakresie wnosił o oddalenie odwołania.

Do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego skutecznie przystąpił wykonawca VERBIS.PL sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.

Izba stwierdziła, że Przystępujący zgłosił przystąpienie do postępowania w ustawowym terminie, wykazując interes w rozstrzygnięciu odwołania na korzyść zamawiającego.

Przystępujący pismem z dnia 3 grudnia 2025 r. wnosił o oddalenie odwołania.

Stan prawny ustalony przez Izbę:

Zgodnie z art. 16 pkt 1-3 ustawy PZP, Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób:

1) zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców;

2) przejrzysty;

3) proporcjonalny.

Zgodnie z art. 112 ust. 1 ustawy PZP, Zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia oraz umożliwiający ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, w szczególności wyrażając je jako minimalne poziomy zdolności.

Zgodnie z art. 434 ust. 1 ustawy PZP, umowę zawiera się na czas oznaczony.

Zgodnie z art. 436 pkt 1 ustawy PZP, Umowa zawiera postanowienia określające w szczególności:

1)planowany termin zakończenia usługi, dostawy lub robót budowlanych, oraz, w razie potrzeby, planowane terminy wykonania poszczególnych części usługi, dostawy lub roboty budowlanej, określone w dniach, tygodniach, miesiącach lub latach, chyba że wskazanie daty wykonania umowy jest uzasadnione obiektywną przyczyną.

Zgodnie z art. 99 ust. 1 i 4 ustawy PZP:

1. Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.

4. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję, w szczególności przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów.

Zgodnie z art. 5 KC, Nie można czynić ze swego prawa użytku, który by był sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub z zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony.

Zgodnie z art. 353¹ KC, Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.

Krajowa Izba Odwoławcza – po przeprowadzeniu rozprawy w przedmiotowej sprawie, po zapoznaniu się ze stanowiskami przedstawionymi w odwołaniu, odpowiedzi na odwołanie, stanowiskiem przystępującego, konfrontując je z zebranym w sprawie materiałem procesowym, w tym z dokumentacją postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz po wysłuchaniu oświadczeń i stanowisk stron, a także uczestnika postępowania odwoławczego złożonych ustnie do protokołu w toku rozprawy – ustaliła i zważyła, co następuje:

Skład orzekający stwierdził, że odwołanie dotyczy materii określonej w art. 513 ustawy PZP i podlega rozpoznaniu zgodnie z art. 517 ustawy PZP. Izba stwierdziła również, że nie została wypełniona żadna z przesłanek określonych w art. 528 ustawy PZP, których stwierdzenie skutkowałoby odrzuceniem odwołania i odstąpieniem od badania meritum sprawy. Ponadto w ocenie składu orzekającego Odwołujący wykazał, że posiada legitymację materialną do wniesienia środka zaskarżenia zgodnie z przesłankami art. 505 ust. 1 ustawy PZP, tj. ma interes w uzyskaniu zamówienia, a naruszenie przez zamawiającego przepisów ustawy PZP może spowodować poniesienie przez niego szkody polegającej na nieuzyskaniu zamówienia.

Skład orzekający dokonał oceny stanu faktycznego ustalonego w sprawie mając na uwadze art. 554 ust. 1 pkt 1 ustawy PZP, który stanowi, że Izba uwzględnia odwołanie, jeżeli stwierdzi naruszenie przepisów ustawy, które miało wpływ lub może mieć istotny wpływ na wynik postępowania o udzielenie zamówienia.

W pierwszej kolejności, Izba umorzyła postępowanie odwoławcze na podstawie art. 568 pkt 1 ustawy PZP, ze względu na cofnięcie zarzutów nr 2, nr 4, nr 5, nr 9, nr 12 odwołania przez Odwołującego na posiedzeniu.

Odnosząc się do pozostałych zarzutów odwołania, zarzut nr 1 jest w ocenie Izby niezasadny.

Izba zważa, iż Zamawiający w rozdziale 8.1.4.1 (Informacja o warunkach udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia) SWZ w zakresie zdolności technicznej i zawodowej wskazał, iż: „ O zamówienie może ubiegać się Wykonawca, który wykaże, iż posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował minimum jedno zamówienie obejmujące zakresem dostawę i wdrożenie systemu do zarządzania uczelnią obejmującego co najmniej następujące moduły / zakresy funkcjonalne: rekrutacja, dziekanat, wirtualna uczelnia, planowanie zajęć, rozliczenia finansowe studentów, stypendia, obieg dokumentów studenckich (podania i wnioski studenckie), Polskie Ramy Kwalifikacji (PRK), sylabus, praktyki i staże studenckie, rozliczenie dydaktyki, obsługa POL-on, płatności on-line, e-Teczka, finanse i księgowość, kadry i płace, dla uczelni działającej na podstawie ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce o wartości nie mniejszej niż 1 500 000,00 złotych brutto (słownie: jeden milion pięćset tysięcy złotych). Przez dostawę Zamawiający rozumie pisemną umowę odpłatną – a nie sumę pojedynczych pisemnych / ustnych zleceń / zamówień realizowanych na rzecz tego samego podmiotu lub kilku podmiotów. Dla dostaw zrealizowanych w innej walucie niż PLN Zamawiający przyjmie przeliczenie wg średniego kursu tej waluty ogłoszonego przez NBP i obowiązującej w dniu zawarcia danej umowy”.

Izba zważa, iż Odwołujący zarzuca, że warunek udziału w postępowaniu sformułowany przez Zamawiającego przewiduje zbyt krótki horyzont czasowy referencyjnego zamówienia wynoszący „3 lata wstecz od dnia terminu składania ofert”, wnosząc o wydłużenie tego terminu do 5 lat oraz wprowadzenie do warunku dodatkowego wymagania obejmującym swoim zakresem oprócz dostawy i wdrożenia, posiadanie doświadczenia w postaci świadczenia usług serwisu.

Zgodnie z art. 112 ust. 1 ustawy PZP, Zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia oraz umożliwiający ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, w szczególności wyrażając je jako minimalne poziomy zdolności. Jak wskazuje się w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej, określenie przez Zamawiającego warunków udziału w postępowaniu ma na celu ocenę zdolności wykonawcy do realizacji należytego wykonania zamówienia. Niezbędne jest zatem zachowanie równowagi między interesem zamawiającego, a interesem wykonawcy, po to aby nadmiernie wymagania zamawiającego nie doprowadziły do wyeliminowania z postępowania wykonawców zdolnych do prawidłowej realizacji zamówienia publicznego. Zamawiający powinien więc za każdym razem dążyć do takiego opisania warunków, by udział w postępowaniu mogli wziąć wykonawcy legitymujący się doświadczeniem wystarczającym dla prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia (tak między innymi wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 20 stycznia 2023 r. o sygn. akt KIO 49/23, wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 8 lutego 2023 r. o sygn. akt KIO 224/23).

Należy również podkreślić, że ustawodawca nie nałożył na Zamawiających obowiązku formułowania warunków w taki sposób, który odzwierciedla przedmiot zamówienia, lecz pozostawił zamawiającym swobodę w tym zakresie, stwierdzając jedynie, że warunki udziału w postępowaniu muszą być określone przez Zamawiającego w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia.

Biorąc powyższe pod uwagę, w ocenie Izby warunek opisany przez Zamawiającego nie jest ani nieproporcjonalny ani nadmierny, lecz jest wystarczający dla prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia przez wybranego wykonawcę, nawet jeśli warunek ten nie odzwierciedla w pełni przedmiotu zamówienia (poprzez brak określenia w warunku doświadczenia w postaci serwisu wdrożonego rozwiązania). Poza tym, w ocenie Izby, rozszerzenie warunku o „serwis” mogłoby spowodować znaczne ograniczenie konkurencji.

Z kolei, w przypadku „horyzontu czasowego”, Odwołujący wskazuje, iż: „Dostaw i wdrożeń takich systemów jakie spełniają referencyjne wymagania było w ostatnich czasach niewiele na rynku, a specyfika tego rodzaju projektów informatycznych powoduje, że są one realizowane przez stosunkowo długie okresy. Z tego względu, szereg podmiotów, które potencjalnie mogą należycie zrealizować przedmiotowe zamówienie, posiadających ku temu niezbędne doświadczenie i kompetencje, nie będzie mogło ubiegać się o nie przy takim brzmieniu warunku”. W ocenie Izby, Odwołujący zdaje się nie zauważać, że po pierwsze Zamawiający wymaga tylko jednego referencyjnego wdrożenia, a część stawianego wymagania zawiera standardowe zakresy i funkcjonalności (moduły), jak „finanse i księgowość” oraz „kadry i płace”, a po drugie oczywistym jest, że część wymagania co do posiadanego doświadczenia odnosi się do specyficznych zakresów i funkcjonalności (modułów), jak np. rozliczenie dydaktyki, obsługa POL-on, które są charakterystyczne dla uczelni wyższych i jak stwierdził Odwołujący „takich systemów jakie spełniają referencyjne wymagania było w ostatnich czasach niewiele na rynku”, to w ocenie Izby wcale nie oznacza, że nie ma na rynku wykonawców spełniających referencyjne wymagania, zwłaszcza że Przystępujący oświadczył w piśmie procesowym, iż „posiada w swoim portfolio pomyślne dostawy na tego typu systemy”.

Tym samym, zdaniem Izby, w żaden sposób warunek opisany przez Zamawiającego nie powoduje ograniczenia konkurencji, wyrażając go jako minimalne poziomy zdolności, odzwierciedlając „jedynie ok 50% modułów składających się na przedmiot zamówienia będących podstawowymi/kluczowymi modułami systemu wdrażanego w uczelniach”, na co zwrócił uwagę Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie.

Nie można również tracić z pola widzenia, iż zgodnie z § 9 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, zamawiający może, w zależności od charakteru, znaczenia, przeznaczenia lub zakresu robót budowlanych, dostaw lub usług, żądać następujących podmiotowych środków dowodowych:

2)wykazu dostaw lub usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy,

co w ocenie Izby jednoznacznie świadczy o tym, że warunek opisany przez Zamawiającego jest zgodny z ww. Rozporządzeniem i nie narusza przepisów prawa. Co prawda, w § 9 ust. 4 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, uregulowano możliwość wydłużenia okresu dłuższego niż 3 lata, gdzie wskazano, iż: „W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu konkurencji w postępowaniu, zamawiający może dopuścić, aby wykaz, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, dotyczył dostaw lub usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych - również wykonywanych, w okresie dłuższym niż ostatnie 3 lata”, jednakże co należy podkreślić jest to tylko uprawnienie Zamawiającego, a nie jego obowiązek.

W konsekwencji powyższego, w ocenie Izby, zarzut ten jest niezasadny.

Odnosząc się do zarzutu nr 3, w ocenie Izby jest on zasadny co do zakresu migracji (wolumen i rodzaj przenoszonych danych).

Izba zważa, iż zgodnie z pkt 2.1.7 OPZ, stanowiący załącznik nr 4 do SWZ, przedmiot zamówienia obejmuje między innymi: „Migracja danych z obecnie wykorzystywanych programów oraz weryfikacja danych przeniesionych pod względem wartości, sum i ilości, itp.”, zaś zgodnie z pkt 5 OPZ: „W zakresie migracji danych, o której mowa w pkt. 2.1.7. niniejszego opisu, Wykonawca jest zobowiązany do:

5.1. przeniesienia danych do oferowanego systemu z systemów funkcjonujących u Zamawiającego tj. systemu: EduHUB, dawniej Bazus (Simple S.A.), Symfonia ERP, Symfonia Handel (Symfonia Sp. z o.o.), WF-GANG (Asseco Business Solutions S.A.), Optiest (Optidata Sp. z o.o.), według stanu na wskazany przez Zamawiającego dzień. Wykonawca otrzyma bezpośredni dostęp do systemów funkcjonujących u Zamawiającego w celu pobrania ww. danych.

5.2. zakres migracji będzie przedmiotem analizy przedwdrożeniowej;

5.3. migracja musi być wykonana w dwóch etapach: migracja testowa, migracja produkcyjna;

5.4. w przypadku obydwu migracji musi być wykonana weryfikacja poprawności danych. W przypadku niezgodności musi być ustalona przyczyna niezgodności.

5.5. migracja testowa powinna być wykonana na pełnych danych tak żeby wykluczyć ewentualne błędy bądź wady migracji produkcyjnej.

5.6. migracja produkcyjna - ostateczna migracja po której musi rozpocząć się praca produkcyjna na systemie. Czas migracji produkcyjnej musi wynosić maksymalnie 4 dni kalendarzowe od piątku do poniedziałku,

5.7. Wykonawca jest odpowiedzialny za poprawność procedury migracyjnej i jest zobowiązany usunąć błędy migracji i dokonać naprawy danych”.

Izba zważa, iż zgodnie z art. 99 ust. 1 ustawy PZP, przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.

Jak wskazuje się w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 4 marca 2024 r. o sygn. akt KIO 440/24: „Zamawiający nie może przenosić na wykonawcę obowiązku identyfikowania i określania przedmiotu zamówienia poza tym co zawarte jest w dokumentacji zamówienia. Wszelkie postanowienia, które nakładają na wykonawcę obowiązek identyfikowania czynności, jakie ma wykonać, nieokreślonych w dokumentacji postępowania, przy jednoczesnym braku określenia ich zakresu i ilości, a w konsekwencji braku możliwości wyceny, należy uznać za niezgodne z zasadami zamówień publicznych oraz wymaganiami co do jednoznaczności i wyczerpującego charakteru opisu przedmiotu zamówienia”.

W ocenie Izby, OPZ przygotowany przez Zamawiającego nie wskazuje jednoznacznie, jaki jest zakres migracji (wolumen i rodzaj przenoszonych danych), niezależnie od tego, jak wskazywał Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie, że Odwołujący odpowiedzialny jest „za rozbudowę i serwis wykorzystywanego przez Zamawiającego prawie od dwudziestu lat oprogramowania dziekanatowego, tj. systemu SIMPLE.EDU (dawna nazwa „Bazus”).”.

Należy bowiem zauważyć, że to Zamawiający ma obowiązek szczegółowego opisania przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, a poprzez brak opisania zakresu migracji, w ocenie Izby, wykonawca nie jest w stanie prawidłowo oszacować koszty przy sporządzeniu oferty. Dodatkowo wskazywany przez Zamawiającego aspekt, że dane podlegające migracji w obszarach takich jak: obsługa toku studiów (system dziekanatowy), księgowość, środki trwałe mają „charakter w dużej mierze standardowy i powtarzalny, niezależnie od dostawcy obecnych systemów”, czy też „ każdy wykonawca z doświadczeniem, na podstawie innych wdrożeń jest w stanie oszacować te cechy” w ocenie Izby nie ma żadnego znaczenia, patrząc przez pryzmat obowiązku opisania przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący. Przy czym, Izba zgadza się z Zamawiającym, że „nie jest konieczne wcześniejsze posiadanie wiedzy o dokładnych formatach danych, gdyż te są ustalane i doprecyzowywane podczas etapu analitycznego”.

Niezależnie od powyższego, wymaganie, aby Zamawiający dostarczył dane i wyłączył odpowiedzialność za efekt działania procedur migracyjnych stworzonych przez Wykonawcę, zdaniem Izby jest nieuprawnione. Należy bowiem zauważyć, że Zamawiający przekaże Wykonawcy dostęp do danych (umieszczonych w bazach danych), co jednoznacznie wynika z pkt 5.1. zd. 2 OPZ: „Wykonawca otrzyma bezpośredni dostęp do systemów funkcjonujących u Zamawiającego w celu pobrania ww. danych”. W konsekwencji powyższego, Izba nie zgadza się z Odwołującym, że na Wykonawcę został nałożony „obowiązek pozyskania danych z „obcych” systemów informatycznych, objętych ochroną prawnoautorską”.

Nie sposób się również się zgodzić z Odwołującym, że Zamawiający obciąża Wykonawcę odpowiedzialnością za jakość i spójność danych podlegających migracji, przechowywanych w systemach wykorzystywanych przez Zamawiającego. W rzeczywistości bowiem Zamawiający obciąża wykonawcę wyłącznie odpowiedzialnością za jakość procedury migracyjnej, a nie za jakość migrowanych danych, co wprost wynika z pkt 5.7 OPZ: „Wykonawca jest odpowiedzialny za poprawność procedury migracyjnej i jest zobowiązany usunąć błędy migracji i dokonać naprawy danych”. Tym samym, należy uznać, że konieczność naprawy danych wynika z błędów w migracji, a nie z faktu wystąpienia błędów w danych wyjściowych. Powyższe potwierdza również sam Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie „Zamawiający wymaga jedynie wzięcia odpowiedzialności za procedury migracyjne (ich poprawność) i w przypadku błędów w danych wyjściowych, które to błędy wynikają z błędów lub braków tychże procedur, wymaga aby te błędy w danych (zawinione przez Wykonawcę) wykonawca naprawił poprzez poprawienie danych wynikowych pochodzących z migracji”.

Biorąc powyższe pod uwagę, Izba uznała za słuszny wyłącznie zarzut odnoszący się do zakresu migracji (wolumen i rodzaj przenoszonych danych). W pozostałym zakresie Izba uznała zarzuty za niezasadne.

Odnosząc się do zarzutu nr 6, w ocenie Izby jest on niezasadny.

Izba zważa, iż w pkt.10.1 OPZ, Zamawiający wskazał wymaganie Systemu: „wykonany jest w całości w architekturze trójwarstwowej z cienkim klientem (serwer bazy danych, serwer aplikacji jako jedyne miejsce implementacji procesów biznesowych, standardowa przeglądarka internetowa jako warstwa prezentacji) - jedynym oprogramowaniem instalowanym na stanowisku użytkownika (studenta, wykładowcy, pracownika działu nauczania, administratora, pracownika innych jednostek uczelni itp.) może być standardowa przeglądarka internetowa. System do prawidłowej pracy nie może wymagać doinstalowania na stanowisku użytkownika/administratora żadnych dodatkowych składników: programów, wtyczek, rozszerzeń, skryptów itp. Niedopuszczalne jest przetwarzanie procesów biznesowych w skryptach lub kodzie, przetwarzanych przez przeglądarkę internetową oraz niedopuszczalne jest przetwarzanie procesów biznesowych w oprogramowaniu bazy danych”.

Z kolei w pkt 11.4.-11.8 OPZ, Zamawiający uregulował, iż:

„ 11.4. W zakresie wszystkich funkcjonalności System ma prawidłowo pracować co najmniej z przeglądarkami internetowymi: Mozilla Firefox, Microsoft Edge, Google Chrome w wersjach aktualnych na dzień złożenia oferty.

11.5. Konstrukcja systemu musi umożliwiać używanie Systemu przez użytkowników na stacjach roboczych działających pod kontrolą systemu Linux oraz pod kontrolą systemu Windows i MacOS (w wersjach aktualnie wspieranych przez producentów tychże systemów), bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania poza standardową przeglądarką internetową.

11.6. System musi być wykonany w architekturze trójwarstwowej (serwer bazy danych, serwer aplikacji jako jedyne miejsce implementacji procesów biznesowych), jedynym oprogramowaniem instalowanym na stanowisku użytkowników będących studentami, wykładowcami oraz pracownikami administracji może być standardowa przeglądarka internetowa.

11.7. System do prawidłowej pracy nie może wymagać doinstalowania na stanowisku studenta, wykładowcy i pracownika administracji żadnych dodatkowych składników: programów, wtyczek, rozszerzeń, skryptów (np. Flash) itp. Niedopuszczalne jest implementowanie procesów biznesowych w skryptach lub kodzie przetwarzanych przez przeglądarkę internetową.

11.8. Komunikacja pomiędzy przeglądarką internetową a systemami musi być szyfrowana w oparciu o protokół HTTPS”.

Izba zważa, iż Odwołujący w swoich żądaniach wnioskuje, aby Zamawiający dopuścił architekturę dwuwarstwową z serwerem aplikacji typu serwer terminalowy udostępniającym aplikację ERP wszystkim jego użytkownikom (tj. architekturę dwuwarstwową dla modułu ERP) oraz na zmianie załącznika nr 5 do SWZ przez usunięcie oświadczenia zgodnie z którym system wykonany jest w całości w architekturze trójwarstwowej z cienkim klientem.

W pierwszej kolejności, Izba zważa, iż niewątpliwie architektura dwuwarstwowa różni się od architektury trójwarstwowej. Jak wskazywał Przystępujący w piśmie procesowym: „W architekturze dwuwarstwowej system jest podzielony na dwie główne warstwy: klienta (łączącego w sobie interfejs użytkownika i funkcje przetwarzania danych) i serwer (zwykle jest to po prostu silnik bazy danych), który i służy do składowania danych i ewentualnie do implementacji logiki biznesowej. W tego typu systemach każdy komputer z zainstalowaną aplikacją kliencką ma bezpośredni dostęp sieciowy do serwera z bazą danych i w praktyce nic poza warstwą sieciową nie chroni tych danych ani przed nieautoryzowanym dostępem ani przed skasowaniem danych. Poza tym, żeby obsłużyć dowolna operację analityczną na danych to trzeba najpierw pobrać te dane w formie źródłowej (zapytaniem SQL), następnie cały, zwykle pokaźny zbiór tych danych przetransportować przez sieć komputerową, która dzieli aplikację kliencką i serwer a następnie przetworzyć używając zasobów komputera użytkownika końcowego”, z kolei w przypadku architektury trójwarstwowej „interfejs użytkownika, składowanie danych i ich przetwarzanie odbywa się w trzech odrębnych modułach”. Dodatkowo Przystępujący wskazywał, iż architektura trójwarstwowa ma szereg rozwiązań, które przewyższają architekturę dwuwarstwową, a mianowicie: „serwer bazodanowy, który jest ukryty w strukturze sieciowej, gdzie dostęp sieciowy do bazy danych ma wyłącznie jeden komputer- ten na którym pracuje „serwer logiki biznesowej”.

W związku z powyższym, Izba uznała za wiarygodną argumentację Przystępującego, że architektura trójwarstwowa „zapewnia wysoką warstwę bezpieczeństwa, miejscem przetwarzania danych źródłowych jest serwer logiki biznesowej, a dane źródłowe z bazy danych nie wędrują przez niskowydajne sieci, a przez wysokowydajne, bezpośrednie połączenie pomiędzy serwerami, pobrane dane są przetwarzane na wysokowydajnym sprzęcie serwera logiki biznesowej, który dysponuje wieloma procesorami i olbrzymim, w porównaniu z typowym komputerem, rozmiarem pamięci operacyjnej”, a w konsekwencji nawet duże zbiory danych przetwarzane są „niemal błyskawicznie”.

Nadto, Izba zważa, iż architektura trójwarstwowa ze standardową przeglądarką internetową w roli tzw. „cienkiego klienta” całkowicie powoduje uniezależnienie od konfiguracji sprzętowej czy programistycznej komputera użytkownika końcowego. Jak wskazuje bowiem Przystępujący „Jeżeli na danym komputerze działa standardowa przeglądarka internetowa (Microsoft Edge, Chrome lub Firefox) to jest to warunek całkowicie wystarczający do tego, żeby użytkownik końcowy miał dostęp do narzędzia pracy jakim jest tego typu System. Koszt wsparcia technicznego jest praktycznie zerowy. Obsługa techniczna komputera pracownika kończy się najczęściej na podaniu linka do systemu. I nie jest ważne, czy użytkownik pracuje na Windowsie, Linuxie czy Macu. Nie jest ważne to jaką ma wersję systemu operacyjnego na komputerze, nie jest ważne to, jakie inne programy ma zainstalowane na swoim komputerze”.

W przypadku zaś rozwiązania tzw. „grubego klienta” konieczność zainstalowania systemu, z zachowaniem oczekiwanej przez Zamawiającego funkcjonalności / modułów, przez każdego użytkowania na wykorzystywanym do tego urządzeniu (telefon, tablet, komputer) jest, jak słusznie zauważa Zamawiający, „praktycznie niemożliwa do sprawnego przeprowadzenia, a mając na uwadze specyfikę użytkowników i co roczne pojawianie się nowych użytkowaniu w ilości ok 1 000 osób (ilość urządzeń i tym samym instalacji będzie kilkukrotnie większa ze względu na wykorzystywanie przez użytkowników kilku urządzeń, cykliczne zmiany urządzeń itp.) powoduje konieczności zaangażowania kilku pracowników Zmawiającego i niewspółmierne wysokie koszty z tym związane, idące w setki tysięcy złotych rocznie. Niezmiernie istotnym jest również różnorodność wykorzystywanych przez użytkowników na prywatnych urządzeniach systemów operacyjnych (Apple, różne wersję systemu Windows, różne wersję systemu Linux). Ponadto, z tych grup zawiera wiele systemów operacyjnych (Windows 7, 8,10,11, w różnych podwersjach)”.

Biorąc powyższe pod uwagę, w ocenie Izby, wskazywane przez Odwołującego udogodnienia w przypadku tzw. „grubego klienta” w postaci szybciej wykonywanych złożonych działań przez użytkowników, niezależnego środowiska stacji roboczej, skalowaną warstwę serwerów terminalowych, niewielkie wymagania na zasoby stanowiska roboczego, jak i łącz internetowych, szybszą realizację zapytania, lepszą obsługę błędów, mniejszy stopień skomplikowania, Izba ich nie neguje, jednakże biorąc pod uwagę większe zalety, jakie daje tzw. rozwiązanie w przypadku tzw. „cienkiego klienta”, zwłaszcza w zakresie bezpieczeństwa systemu i ponoszonych kosztów oraz niespełnianie oczekiwań pokładanych przez studentów, słuchaczy i pracowników Zamawiającego (na co wskazywał Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie), jak również ze względu na to, iż rozwiązanie oparte na tzw. „cienkim kliencie” jest powszechnym i nowoczesnym stosowanym rozwiązaniem, Izba doszła do przekonania, iż Zamawiający ma uzasadnione potrzeby posiadania u siebie rozwiązania opartego na tzw. „cienkim kliencie” we wszystkich wymaganych modułach, w tym dla modułu ERP.

Nie można również tracić z pola widzenia, iż rozwiązaniem obecnie stosowanym przez Zamawiającego od 18 lat jest rozwiązanie oparte na tzw. „grubym kliencie” i jest to rozwiązanie stosowane przez Odwołującego, a w konsekwencji zdaniem Izby Zamawiający ma pełne prawo wymagać nowoczesnego rozwiązania opartego na architekturze trójwarstwowej.

Jak wskazuje się w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej: „W sytuacji gdy opis przedmiotu zamówienia jest podyktowany uzasadnionymi potrzebami zamawiającego, a nie zamiarem faworyzowania konkretnego wykonawcy i dyskryminowania innych wykonawców, nie jest możliwe skuteczne ingerowanie w określony przez zamawiającego opis przedmiotu zamówienia, a w konsekwencji decydowanie za zamawiającego, jakie rozwiązania ma dopuścić” (tak wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 28 marca 2023 r. o sygn. akt KIO 704/23).

W konsekwencji powyższego, zarzut ten, w ocenie Izby jest niezasadny.

Odnosząc się do zarzutu nr 7, w ocenie Izby jest on niezasadny.

Izba zważa, iż Zamawiający w § 2 ust. 1 pkt 5 Projektu umowy wskazał okres realizacji usługi serwisowej, tj.: „w zakresie opieki serwisowej, o której mowa w § 1 ust. 2 pkt. 5) niniejszej umowy, w terminie do 10 lat od dnia podpisania przez Zamawiającego protokołu odbioru końcowego bez uwag, o którym mowa w § 19 niniejszej umowy”, co odpowiada postanowieniu pkt 6.1.2 SWZ, przedmiot zamówienia należy dostarczyć „w zakresie opieki serwisowej w terminie 120 miesięcy od dnia odebrania końcowego dostawy i wdrożenia systemu”. Dodatkowo Zamawiający przewidział prawo opcji w § 37 ust. 3 pkt 1 Projektu umowy, wskazując, iż: „W ramach prawa opcji, o której mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, Zmawiający może zlecić maksymalnie 120 miesięcy opieki serwisowej, o której mowa w § 1 ust. 2 pkt. 5) niniejszej umowy”.

Izba zważa, iż zgodnie z art. 434 ust. 1 ustawy PZP, Umowę zawiera się na czas oznaczony, z kolei w myśl ust. 2, Zamawiający może zawrzeć umowę, której przedmiotem są świadczenia powtarzające się lub ciągłe, na okres dłuższy niż 4 lata, jeżeli wykonanie zamówienia w dłuższym okresie spowoduje oszczędności kosztów realizacji zamówienia w stosunku do okresu czteroletniego lub jest to uzasadnione zdolnościami płatniczymi zamawiającego lub zakresem planowanych nakładów oraz okresem niezbędnym do ich spłaty.

Zamawiający ma zatem możliwość zawarcia umowy na czas oznaczony dłuższy niż 4 lata, której przedmiotem są świadczenia powtarzające się lub ciągłe, jeżeli dodatkowo zaistnieje jedna z przesłanek, tj. wykonanie zamówienia w dłuższym okresie niż 4 – letni spowoduje oszczędności kosztów realizacji zamówienia lub uzasadnione jest to zdolnościami płatniczymi zamawiającego lub uzasadnione jest to zakresem planowanych nakładów oraz okresem niezbędnym do ich spłaty. Powyższe warunki mają charakter rozłączny, tj. zaistnienie któregokolwiek z nich pozwala na zawarcie umowy (której przedmiotem są świadczenia powtarzające się lub ciągłe) na okres oznaczony, dłuższy niż 4 lata.

Biorąc powyższe pod uwagę, w pierwszej kolejności, Izba nie zgadza się z Odwołującym, który w petitum odwołania, wskazuje na naruszenie art. 434 ust. 1 ustawy PZP, ponieważ w ocenie Izby, Zamawiający jednoznacznie wskazał okres realizacji usługi serwisowej, czy to podstawowej, czy w ramach opcji.

Nadto, Izba wzięła pod uwagę, jak wskazywał Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie, że: „Kluczowym dla Zamawiającego jest zdefiniowanie wszystkich kosztów jakie będą związane z użytkowanym system w tym kosztów serwisu i rozbudowy w całym okresie jego użytkowania”, a „doświadczenie nabyte w trakcie użytkowania systemów np. księgowych jak i obecnego systemu dziekanatowego jednoznacznie potwierdzają, iż zawieranie umów na okresy krótsze, nie obejmujące całego planowanego okresu użytkowania systemu skutkują niewspółmiernym wzrostem kosztów poprzez uzależnieniem się od dostawcy systemu i utratą możliwości zamówienia u innych podmiotów usług związanych z serwisem i rozbudową dostarczonego i wdrożonego systemu”.

Nie można przy tym tracić z pola widzenia, jak już Izba wskazywała powyżej, iż Odwołujący obecnie zajmuje się opieką serwisową u Zamawiającego, a co za tym idzie stał się on jedynym podmiotem, jaki może serwisować użytkowany przez Zamawiającego system dziekanatowy, tj. SIMPLE.EDU, o czym świadczą słowa Zamawiającego: „od 18 lat pierwotnie serwisowany był przez ówczesnego właściciela firmę HIHGCOM, a obecnie od nastu lat, jako następca prawny, opieką serwisową zajmuje się Odwołujący”, co doprowadzało do sytuacji podnoszenia cen przez Odwołującego nawet „o 250%”.

W konsekwencji powyższego, Izba uznała za wiarygodne stwierdzenie Zamawiającego, iż: „Określenie w SWZ 10 letniego okresu, w których system będzie serwisowany i rozbudowywany, ma zagwarantować stabilności i przewidywalność dla Wykonawcy przychodów a Zamawiającemu kosztów, jednocześnie nie narażając Zamawiającego na cykliczne, nieprzewidywalne, niewspółmierne i niczym nie podyktowane wzrosty wynikające z konieczności utrzymania systemu przy umowach na serwis i rozbudowę zawieranych na krótsze okresy”.

Tym samym, w ocenie Izby, 10 – letnia opieka serwisowa, czy w dalszej perspektywie w ramach prawa opcji o kolejne 10 lat, nie powoduje, że mamy do czynienia z ograniczeniem konkurencji, albo że postanowienia SWZ są nieproporcjonalne do przedmiotu zamówienia. Istotne bowiem jest to, że ww. zapisy SWZ co do okresu opieki serwisowej w niniejszym postępowaniu zabezpieczają Zamawiającego przed zaistnieniem na etapie serwisowania i rozbudowy nieuzasadnionego wzrostu późniejszych kosztów związanych z utrzymaniem wdrożonego systemu, a w konsekwencji zawieranie umów na okresy krótsze (jak wskazuje w żądaniach Odwołujący na okres 3 lat w przypadku „podstawowej” opieki serwisowej i 5 lat w przypadku prawa opcji) byłoby zdaniem Izby nieuzasadnione ekonomicznie skutkujące de facto uzależnieniem się od jednego wykonawcy, który de facto będzie miał możliwość złożenia kolejnych ofert na serwis, których cena może być zdecydowanie wyższa od ceny rynkowej.

Jak bowiem wynika z dowodów złożonych przez Przystępującego w postaci oferty Odwołującego w postępowaniu prowadzonym przez Uniwersytet Medyczny w Białymstoku na „Zakup i wdrożenie Komplementarnego Systemu Obsługi Dydaktyki (KSOD) wraz z wymaganymi usługami dla Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku” numer sprawy: AZP.25.2.15.2021 oraz ogłoszenia o wyniku postępowania na „Świadczenie wsparcia serwisowego, gwarancji (MAINTENANCE) oraz opieki powdrożeniowej na system BAZUS, znak sprawy: AEZ/S-002/2025” prowadzonym przez Warszawski Uniwersytet Medyczny, Odwołujący zaoferował utrzymanie systemu przez 5 lat serwisu za cenę 369.000 zł brutto (co daje 73.800 zł brutto rocznie) w postępowaniu prowadzonym przez Uniwersytet Medyczny w Białymstoku, zaś w przypadku postępowania prowadzonego przez Warszawski Uniwersytet Medyczny, Odwołujący zaoferował roczną usługę serwisową w kwocie 1.057.492 zł brutto w ramach zamówienia z wolnej ręki.

Biorąc powyższe pod uwagę, Izba nie popiera argumentacji Odwołującego, który w petitum odwołania wskazuje, iż „uniemożliwia Wykonawcom należyte skalkulowanie i wycenienie oferty”, w szczególności, że Odwołujący w treści odwołania nie podnosi żadnego zarzutu dotyczącego zakresu serwisu i rozbudowy czy to w zakresie ilości np. konsultacji, godzin, do których realizacji będzie zobowiązany czy zakresu prac serwisowych, na co słusznie zwrócił uwagę Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie.

Poza tym, w ocenie Izby, jeśli Odwołujący w postępowaniu prowadzonym przez Uniwersytet Medyczny w Białymstoku był w stanie wycenić opiekę serwisową na okres 5 lat, to Izba nie widzi podstaw do tego, czemu Odwołujący nie mógłby wycenić „serwisu” na okres 10 lat, a w konsekwencji żądanie Odwołującego w przedmiotowym postępowaniu na opiekę serwisową na

okres 3 lat jest zdaniem Izby nieuzasadnione.

Nie można również tracić z pola widzenia, iż: „Kluczowy koszty szacowany na ok. 50% wartości całej umowy, związany z przedmiotem zamówienia zostanie poniesiony przez Zamawiającego w pierwszym roku obowiązywania umowy i będzie związany z dostawą i wdrożeniem systemu. Pozostałe koszty związane z serwisem i ewentualną rozbudową zostały rozłożone na cały okres serwisu”, na co również wskazywał Zamawiający.

Z kolei odnosząc się do zarzutu Odwołującego w petitum odwołania, że brak jest „uregulowania w umowie postanowień dot. waloryzacji wynagrodzenia, które mogłyby oddawać zmianę warunków gospodarczych w tak długim okresie realizacji”, to Izba w pierwszej kolejności zważa, iż ww. stwierdzenie Odwołującego nie zostało w żaden sposób wykazane ani uzasadnione, bowiem jedynym uzasadnieniem Odwołującego jest stwierdzenie, iż: „określona w Projekcie Umowy klauzula waloryzacyjna nie jest w stanie odzwierciedlić wartości nabywczej pieniądza dla tak dalekiego terminu”.

Niezależnie od powyższego, Izba zważa, iż wskaźnik wzrostu wynagrodzenia związanego z kosztami pracy pracowników zaangażowanych w realizację prac serwisowych został wyrażony w § 22 ust. 4 pkt 1 Projektu mowy w wysokości 75% wzrostu rocznego wskaźnika przeciętnego wynagrodzenia brutto w sektorze przedsiębiorstw, natomiast wskaźnik wzrost kosztów stałych został wyrażony w § 22 ust. 4 pkt 2 Projektu umowy w wysokości 25% wzrostu rocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych. W ocenie Izby, waloryzacja wynagrodzenia w oparciu o ww. wskaźniki w pełni zabezpiecza interes Wykonawcy umożliwiając skalkulowanie mu oferty w sposób gwarantujący prawidłową realizację przedmiotu zamówienia, w szczególności że w treści odwołania Odwołujący nie odniósł się w żaden sposób do powyższych wskaźników wzrostu wynagrodzenia.

W konsekwencji powyższego, zarzut ten, w ocenie Izby jest niezasadny.

Odnosząc się do zarzutu nr 8, jest on w ocenie Izby zasadny.

Izba zważa, iż w załączniku nr 5 do SWZ, znajduje się treść oświadczenia dla Wykonawcy, zgodnie z którym: „Oświadczam, że w dniu składania oferty ww. system:

1. realizuje nie mniej niż 95% wszystkich funkcjonalności określonych w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiący załącznik nr 4 do SWZ;

2. realizuje nie mniej niż 60% funkcjonalności z każdego modułu / zakresu funkcjonalnego określonego w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiący załącznik nr 4 do SWZ”.

W pierwszej kolejności Izba zważa, iż przedmiotem zamówienia niniejszego postępowania jest dostarczenie i wdrożenie skonfigurowanego, sparametryzowanego i skastomizowanego systemu. Jak wskazuje postanowienie pkt 6.1.1. SWZ: „Przedmiot zamówienia należy dostarczyć: w zakresie dostawy i wdrożenia systemu w terminie do 30.11.2026 r.”. Z kolei w myśl § 7 ust. 1 Projektu Umowy, Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej, o której mowa w § 1 ust. 2 pkt. 1) niniejszej umowy, umożliwiającej identyfikację kluczowych aspektów wdrożenia (m.in. modele procesów biznesowych oraz potrzeb Zamawiającego, zakres niezbędnych prac wdrożeniowych, zakres migracji, zakres integracji z wykorzystywanymi przez Zamawiającego programami itp.). Kluczowe wymagania funkcjonalne oraz szczegółowy zakres funkcjonalności został szczegółowo określony w Opisie przedmiotu zamówienia, którego kopia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy oraz niniejszej umowie.

Biorąc powyższe pod uwagę, niewątpliwie zaoferowany system przez wykonawcę nie będzie uruchomiony bezpośrednio po zawarciu umowy, a po wykonaniu szeregu działań projektowych, w tym po opracowaniu analizy przedwdrożeniowej, która ma sprecyzować wymagania Zamawiającego i skonkretyzować sposób ich spełnienia. Tym samym, twierdzenia Zamawiającego, że „wymagania wyspecyfikowane w OPZ co do zasady są dosyć ogólne”, „określenie rodzaju czynności bez specyfikowania szczegółowego sposobu realizacji tego wymagania”, „Zamawiający nie wymaga ani tego, żeby Wykonawca dostarczył rozwiązanie jednego producenta, ani nawet żeby był producentem jakiejkolwiek części dostarczanego rozwiązania”, są w ocenie Izby irrelewantne w zakresie podniesionego zarzutu przez Odwołującego.

W konsekwencji powyższego, zdaniem Izby wymaganie zgodnie z którym, aż 95% funkcjonalności zamawianego systemu ma być gotowych na moment składania ofert i jednocześnie 60% funkcjonalności z każdego modułu / zakresu funkcjonalnego, stanowi w istocie wymaganie spełnienia świadczenia przed wyborem oferty najkorzystniejszej, na co słusznie zwrócił uwagę Odwołujący. W ocenie Izby, tak wysokie postawione wymaganie posiadania funkcjonalności (95% zamawianego systemu i 60% z każdego modułu / zakresu funkcjonalnego) na moment składania oferty, nie odzwierciedla uzasadnionych potrzeb Zamawiającego, patrząc przez pryzmat konieczności przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej przez Wykonawcę.

Jak wynika z normy prawnej art. 99 ust. 1 ustawy PZP, przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.

W ocenie Izby, wymaganie posiadania funkcjonalności (95% zamawianego systemu i 60% z każdego modułu / zakresu funkcjonalnego) jest nieprecyzyjne, niewyczerpujące, ponieważ, jak słusznie zauważył Odwołujący, „nie określają algorytmu wyliczania tych wartości procentowych, zwłaszcza, że waga i zakres poszczególnych funkcjonalności są zróżnicowane i nie sposób stawiać między nimi znaku równości”, co w konsekwencji zdaniem Izby powoduje naruszenie przez Zamawiającego art. 99 ust. 1 ustawy PZP.

Jednakże Izba nie zgadza się z żądaniem Odwołującego, aby usunąć wymóg złożenia oświadczenia w zakresie, w którym w dniu składania oferty ww. system realizuje nie mniej niż 95% wszystkich funkcjonalności określonych w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ oraz realizuje nie mniej niż 60% funkcjonalności z każdego modułu / zakresu funkcjonalnego określonego w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 4 do SWZ.

Izba zważa, iż związana jest zarzutami odwołania, a nie żądaniami Odwołującego. W związku z powyższym, Izba uznała, że zasadne zmniejszenie procentowe posiadanej funkcjonalności do 75% zamawianego systemu i 50% z każdego modułu / zakresu funkcjonalnego) przy jednoczesnym określeniu algorytmu wyliczania ww. wartości procentowych.

Odnosząc się do zarzutu nr 10, w ocenie Izby jest on niezasadny.

Izba zważa, iż Zamawiający w załączniku nr 6 do SWZ (Planowany Harmonogram wdrożenia)

określił planowany harmonogram wdrożenia z terminami wyrażonymi w postaci konkretnych dat w podzieleniu na IV etapy.

Dodatkowo w § 7 ust. 2 Projektu umowy Zamawiający wskazał, iż: „Wykonawca po przeprowadzeniu analizy, o której mowa w § 1 ust. 2 pkt. 1) niniejszej umowy, w terminie, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt. 1) niniejszej umowy, przedstawi Zamawiającemu: proponowany zakres funkcjonalny i organizacyjny wdrożenia oraz o ile będzie to wynikać ze zmian w zakresie wdrożenia, zmiany w Harmonogramie realizacji prac wdrożeniowych, o którym mowa w § 2 ust. 8 niniejszej umowy i infrastrukturze informatycznej Zamawiającego”.

Z kolei w § 2 ust. 8 Projektu umowy, Zamawiający określił, iż: „Strony niezwłocznie po zawarciu niniejszej umowy zobowiązane są do ustalenia Harmonogramu wdrożenia, o którym mowa w § 1 ust. 2 pkt. 3) niniejszej umowy, uwzględniającego zakres i terminy wskazane załączniku nr 6 do Specyfikacji Warunków Zamówienia, której kopia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy, oraz bieżące funkcjonowanie Zamawiającego. Aktualizowanie ww. Harmonogramu odbywać będzie się zgodnie z bieżącymi potrzebami i zostaną wprowadzone w zgodnie z zasadami określonymi w niniejszej umowie w szczególności nie wymagają aneksu”, zaś w § 4 ust. 5 pkt 1 Projektu umowy, „Kierownicy Projektu, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, upoważnieni są do:

1) zmiany Harmonogramu, w tym zmian cząstkowych terminów realizacji poszczególnych Zadań, z zastrzeżeniem, że ww. zmiany nie mogą powodować zmiany terminów określonych w § 2 ust. 1 pkt. 3) i 5) niniejszej umowy”.

Biorąc powyższe pod uwagę, w pierwszej kolejności należy wskazać, iż terminy wyrażone w postaci konkretnych dat w Harmonogramie są wyłącznie terminami „planowanymi”, a tym samym niewiążącymi Wykonawcę (z wyjątkiem terminu, jakim jest wykonanie przedmiotu umowy w zakresie wdrożenia w terminie do 30.11.2026 r. oraz okresu realizacji opieki serwisowej wdrożonego systemu), co jednoznacznie wynika nie tylko z samej nazwy Harmonogramu („Planowany Harmonogram”) oraz pozostałych zapisów w Harmonogramie oraz Projekcie umowy. Mowa bowiem jest w nich o „zmianach w Harmonogramie realizacji prac wdrożeniowych”, „Aktualizowanie ww. Harmonogramu odbywać będzie się zgodnie z bieżącymi potrzebami”.

W ocenie Izby, terminy wskazane w postaci konkretnych dat w Harmonogramie, wbrew twierdzeniom Odwołującego, wcale nie powoduje, że pozostają one w sprzeczności z postanowieniami Projektu umowy. Należy bowiem zauważyć, że docelowo zostaną one uzgodnione i będą dostosowywane przez Strony na etapie realizacji umowy, jednocześnie umożliwiając ich zmianę (z wyjątkiem terminu, jakim jest wykonanie przedmiotu umowy w zakresie wdrożenia w terminie do 30.11.2026 r. oraz okresu realizacji opieki serwisowej wdrożonego systemu), zgodnie z bieżącymi potrzebami wynikającymi z przebiegu wdrożenia bez konieczności sporządzania aneksów do umowy, pozostawiając swobodną decyzję przedstawicielom Stron pełniącym funkcję Kierowników Projektu.

Z powyższych względów, w ocenie Izby, zarzut ten jest niezasadny.

Odnosząc się do zarzutu nr 11, w ocenie Izby jest on niezasadny.

Izba zważa, iż Zamawiający w § 2 ust. 1 pkt 3 Projektu Umowy określił, iż: „Przedmiot umowy, o którym mowa w § 1 ust. 1 niniejszej umowy, Wykonawca wykona w terminie: 3) w zakresie wdrożenia, o którym mowa w § 1 ust. 2 pkt. 3) niniejszej umowy, w terminie do 30.11.2026 r.”, jak również w załączniku nr 6 do SWZ (Planowany Harmonogram wdrożenia) określił planowany harmonogram wdrożenia z terminami wyrażonymi w postaci konkretnych dat w podzieleniu na IV etapy.

Izba zważa, iż zgodnie z art. 436 pkt 1 ustawy PZP, Umowa zawiera postanowienia określające w szczególności planowany termin zakończenia usługi, dostawy lub robót budowlanych, oraz, w razie potrzeby, planowane terminy wykonania poszczególnych części usługi, dostawy lub roboty budowlanej, określone w dniach, tygodniach, miesiącach lub latach, chyba że wskazanie daty wykonania umowy jest uzasadnione obiektywną przyczyną.

W pierwszej kolejności należy wskazać, iż konkretny termin zakończenia wdrożenia, tj. 30.11.2026 r. jest terminem kluczowym dla Zamawiającego, bowiem związany jest z koniecznością wdrożenia i odebrania całego systemu składającego się na przedmiot niniejszego postępowania w terminie umożliwiającym rozpoczęcie użytkowania modułów/zakresów funkcjonalnych od 1 stycznia 2027 r. (rozpoczęcie roku budżetowego), jak również termin ten umożliwia przeprowadzenie czynności odbiorowych i następnie przeprowadzenie przez Wykonawcę szkoleń pracowników Zamawiającego z wdrożonych modułów, które zgodnie z § 13 ust. 1 Projektu umowy zostaną uzgodnione przez Strony, po odbiorze bez uwag poszczególnych modułów („Strony niezwłocznie jednakże nie później niż w terminie do 14 dni kalendarzowych od dokonania odbioru bez uwag, o którym mowa w § 12 niniejszej umowy, uzgodnią termin szkolenia, o którym mowa w § 1 ust. 2 pkt. 3) niniejszej umowy. W sytuacji nieuzgodnienia ww. terminu szkolenia, Zamawiający w terminie do 21 dni kalendarzowych dokonania od odbioru bez uwag, o którym mowa w § 12 niniejszej umowy, wskaże Wykonawcy termin przeprowadzenia ww. szkolenia”).

Z kolei odnosząc się do konkretnych dat ujętych w Harmonogramie, Izba zważa, jak już wskazywała w uzasadnieniu do zarzutu nr 10, terminy wyrażone w postaci konkretnych dat w Harmonogramie są wyłącznie terminami „planowanymi”, a tym samym niewiążącymi Wykonawcę (z wyjątkiem terminu, jakim jest wykonanie przedmiotu umowy w zakresie wdrożenia w terminie do 30.11.2026 r. oraz okresu realizacji opieki serwisowej wdrożonego systemu). Istotne jest przy tym to, iż docelowo zostaną one uzgodnione i będą dostosowywane przez Strony na etapie realizacji umowy, jednocześnie umożliwiając ich zmianę (z wyjątkiem terminu, jakim jest wykonanie przedmiotu umowy w zakresie wdrożenia w terminie do 30.11.2026 r. oraz okresu realizacji opieki serwisowej wdrożonego systemu), zgodnie z bieżącymi potrzebami wynikającymi z przebiegu wdrożenia bez konieczności sporządzania aneksów do umowy, pozostawiając swobodną decyzję przedstawicielom Stron pełniącym funkcję Kierowników Projektu.

Nie można również tracić z pola widzenia, iż terminy wskazane w Harmonogramie wynikają „wprost z terminarza roku akademickiego”, na co zwrócił uwagę Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie i Przystępujący na rozprawie.

W związku z powyższym, Izba doszła do przekonania, iż termin wskazany w § 2 ust. 1 pkt 3 Projektu Umowy oraz terminy wskazane w Planowanym Harmonogramie Wdrożenia w postaci konkretnych dat, są „uzasadnione obiektywną przyczyną”, a w konsekwencji Zamawiający miał pełne prawo określić terminy realizacji umowy konkretnymi datami, ze względu na to, iż w ocenie Izby potrzeba Zamawiającego ma charakter obiektywny.

Tym samym, zarzut ten, jest w ocenie Izby niezasadny.

Odnosząc się do zarzutu nr 13, jest w ocenie Izby zasadny w zakresie licencji co do braku jednoznacznego opisu w pkt 13.6. OPZ, czy licencja „bez jakichkolwiek ograniczeń na liczbę studentów, wykładowców, pracowników administracyjnych, liczbę stanowisk, liczbę jednocześnie zalogowanych użytkowników, liczbę wykorzystywanych przez System procesorów, ilość wykorzystywanej przez System pamięci operacyjnej” dotyczy licencji aplikacji czy systemów operacyjnych/baz danych oraz licencji technicznych czy użytkowych.

Izba zważa, iż Zamawiający w pkt 13.6 OPZ wskazał, iż: „W zakresie dostawy licencji Wykonawca zobowiązany będzie do udzielenie niewyłącznej, nieograniczonej czasowo licencji na korzystanie ze wskazanego wyżej systemu, w tym:

13.6. dla pozostałych obszarów – bez jakichkolwiek ograniczeń na liczbę studentów, wykładowców, pracowników administracyjnych, liczbę stanowisk, liczbę jednocześnie zalogowanych użytkowników, liczbę wykorzystywanych przez System procesorów, ilość wykorzystywanej przez System pamięci operacyjnej”, zaś w pkt 11.13 OPZ: „Dostarczenie w ramach realizacji zamówienia licencji firm trzecich niezbędnych do działania dostarczonego i wdrożonego sytemu. Licencje muszą być bez ograniczenia czasowego i konieczności podejmowania jakichkolwiek działań w celu przedłużenia możliwości jego działania (np. wpisywania kluczy w celu przedłużenia możliwości korzystania z Systemu)”.

W pierwszej kolejności, Izba zważa, iż Odwołujący w uzasadnieniu powyższego zarzutu opiera swoje stanowisko na „przypuszczeniach”, o czym świadczą słowa: „Może to prowadzić do faworyzowania Wykonawców, którzy mają dostęp do licencji lub niestandardowych modeli Open Source”, „omawiany wymóg może prowadzić do nieuzasadnionego zwiększenia kosztów (…)”, „Może to prowadzić z kolei prowadzić do faworyzowania tych podmiotów, które dysponują innymi typami licencjonowania”, „wymóg bezterminowości może zwiększyć koszty i ograniczyć dostępność aktualizacji, wsparcia technicznego i zgodności z nowymi wersjami systemów”.

Co istotne, twierdzenia Odwołującego, że: „omawiany wymóg może prowadzić do nieuzasadnionego zwiększenia kosztów, ponieważ SQL Server Enterprise jest kilkukrotnie droższy niż Standard”, czy też „wymóg bezterminowości może zwiększyć koszty i ograniczyć dostępność aktualizacji, wsparcia technicznego i zgodności z nowymi wersjami systemów, w sytuacji w której np. Software Assurance zapewnia m.in. prawo do nowych wersji, wsparcie techniczne, elastyczność licencjonowania w środowiskach zwirtualizowanych” nie zostały w żaden sposób wykazane, tj. udowodnione przez Odwołującego.

Nadto Izba zważa, iż twierdzenia Odwołującego, iż: „Wymóg „bez jakichkolwiek ograniczeń” w zakresie ww. licencji eliminuje możliwość złożenia oferty przez tych wykonawców, którzy oferują rozwiązania zgodne z polityką licencyjną producenta, ale z ograniczeniami technicznymi (np. SQL Standard)”, jak również „wymaganie licencji bezterminowych eliminuje możliwość ubiegania się o zamówienie przez tych wykonawców , którzy oferują legalne, zgodne z polityką producenta licencje czasowe (np. w ramach Software Assurance)”, potwierdzają de facto w ocenie Izby to, iż znajdują się na rynku wykonawcy, którzy są w stanie zaoferować przedmiot zamówienia w zakresie wymogu co do licencji.

Poza tym, istotą opisu przedmiotu zamówienia nie jest tak, że każdy wykonawca działający na rynku musi mieć możliwość złożenia oferty, lecz ma być to taki opis przedmiotu zamówienia, który jest uzasadniony potrzebami Zamawiającego, a z taką sytuacją w ocenie Izby mamy do czynienia w niniejszej sprawie.

Potwierdza powyższe wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 4 lutego 2009 r. o sygn. akt KIO 1848/09, w którym Izba wskazała: „(...) w przypadku zobiektywizowanych potrzeb zamawiającego dopuszczalne jest takie opisanie przedmiotu zamówienia, w którym sprecyzowane istotne wymagania ograniczają liczbę potencjalnych rozwiązań nawet do jednego tylko producenta. W takim wypadku celem takiego opisu przedmiotu zamówienia nie jest preferowanie określonego wykonawcy, ale otrzymanie przez zamawiającego świadczenia (produktu) odpowiadającego jego potrzebom. Podkreślenia również wymaga, że zamawiający dokonując opisu przedmiotu zamówienia nie ma obowiązku zapewnienia możliwości realizacji przedmiotu zamówienia przez wszystkie podmioty działające na rynku w danej branży, zaś fakt, że na rynku istnieją inne produkty, nie przesądza o obowiązku dopuszczenia każdego z nich. Wymaga także podkreślenia, iż ustawa Prawo zamówień publicznych nie powinna być stosowana i interpretowana jedynie przez pryzmat pojmowanej absolutnej zasady równej konkurencji, w oderwaniu od innego podstawowego celu jej regulacji, jakim jest zapewnienie dokonywania racjonalnych i celowych zakupów. Stosowanie przepisów ustawy Pzp prowadzące do podporządkowania dokonywanych zamówień wyłącznie interesom wykonawców i tym samym narzucenie zamawiającemu konieczności realizowania zakupów, które nie odpowiadają w pełni jego potrzebom, prowadziłoby do utrudnienia prowadzenia działalności, a także realizacji wyznaczonych zadań, nie dając pogodzić się z podstawowym celem ustawodawcy wyrażonym w przywołanych przepisach”.

W podobnym duchu wypowiedziała się również w wyroku Krajowa Izba Odwoławcza z dnia 28 marca 2023 r. o sygn. akt KIO 704/23, w którym Izba wskazała: „w sytuacji gdy opis przedmiotu zamówienia jest podyktowany uzasadnionymi potrzebami zamawiającego, a nie zamiarem faworyzowania konkretnego wykonawcy i dyskryminowania innych wykonawców, nie jest możliwe skuteczne ingerowanie w określony przez zamawiającego opis przedmiotu zamówienia, a w konsekwencji decydowanie za zamawiającego, jakie rozwiązania ma dopuścić”.

Nie można również tracić z pola widzenia, iż po pierwsze Zamawiający „nie wymaga od Wykonawcy aby używał konkretnego oprogramowania, ani konkretnych rozwiązań szczegółowych, w szczególności żeby używał systemów operacyjnych Microsoft, bazy danych Microsoft czy też innego oprogramowania tej ani innej konkretnej firmy”, a po drugie licencja Open Source wskazywana przez Odwołującego jest licencją powszechnie dostępną, na co wskazywał Przystępujący w piśmie procesowym, a w konsekwencji wymóg opisany w OPZ przez Zamawiającego nie wymaga, aby Odwołujący był zobligowany do zastosowania rozwiązania Open Source.

W związku z powyższym, w ocenie Izby zarzut ten w powyższym zakresie jest niezasadny.

Jednakże, Izba uznała za zasadny zarzut w zakresie licencji co do braku jednoznacznego opisu w pkt 13.6. OPZ, czy licencja „bez jakichkolwiek ograniczeń na liczbę studentów, wykładowców, pracowników administracyjnych, liczbę stanowisk, liczbę jednocześnie zalogowanych użytkowników, liczbę wykorzystywanych przez System procesorów, ilość wykorzystywanej przez System pamięci operacyjnej” dotyczy licencji aplikacji czy systemów operacyjnych/baz danych oraz licencji technicznych czy użytkowych.

Izba zważa, iż zgodnie z art. 99 ust. 1 ustawy PZP, przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.

W ocenie Izby, opis dokonany przez Zamawiającego w pkt 13.6. OPZ jest niejednoznaczny i nie wyczerpująco odnosi się do sytuacji, czy licencja „bez jakichkolwiek ograniczeń na liczbę studentów, wykładowców, pracowników administracyjnych, liczbę stanowisk, liczbę jednocześnie zalogowanych użytkowników, liczbę wykorzystywanych przez System procesorów, ilość wykorzystywanej przez System pamięci operacyjnej” dotyczy licencji aplikacji czy systemów operacyjnych/baz danych oraz licencji technicznych czy użytkowych.

W związku z powyższym, w ocenie Izby zarzut ten w powyższym zakresie jest zasadny.

Odnosząc się z kolei do „infrastruktury SSO”, Izba zważa, iż Zamawiający w pkt 10.3. OPZ wskazał, iż: „system musi zapewniać infrastrukturę SSO, a w ramach wdrożenia musi zostać zintegrowany z innymi informatycznymi systemami Uczelni, które obecnie funkcjonują w tym z posiadanymi przez Uczelnię usługami Platformy Tożsamości Microsoft (w zakresie automatycznego zakładania kont studentom, słuchaczom, doktorantom i wykładowcom w sposób taki, aby konta te były obsługiwane w ramach SSO)”.

Izba zważa, iż zdaniem Odwołującego wymaganie ustanowione przez Zamawiającego jest niekonkurencyjne, a wymóg pełnej integracji z Azure AD jest nieproporcjonalny „w zakresie w jakim wymaga modyfikacji kodu aplikacji, mimo że możliwe są alternatywne sposoby realizacji SSO (np. przez federację AD z Azure AD)”, zaś „Wymóg integracji z konkretną platformą (Microsoft Identity Platform) może faworyzować tych Wykonawców, którzy już mają gotowe rozwiązania uwzgledniające Azure AD, eliminując innych, którzy mogą zapewnić SSO w inny -równoważny z perspektywy użytkownika - sposób (np. przez lokalne AD, Kerberos, SAML, OpenID Connect)”.

W pierwszej kolejności Izba zważa, iż Odwołujący de facto postuluje, iż „wymaganie modyfikacji kodu aplikacji może prowadzić do niepotrzebnych kosztów i ryzyk technicznych”, jednakże w ocenie Izby, po pierwsze powyższe twierdzenie Odwołującego oparte jest na „przypuszczeniu” poprzez użycie słowa „może”, a po drugie Odwołujący w żaden sposób nie wykazał, tj. nie udowodnił, jakie to byłyby „niepotrzebne koszty i ryzyka techniczne”, wskazując jedynie, że „istnieją rozwiązania infrastrukturalne (np. Azure AD Application Proxy), które pozwalają osiągnąć ten sam efekt”.

Nadto, jak wskazuje Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie: „Zamawiający posiada produkty Microsoftu takie jak Office 365, Microsoft Teams, Azure AD. Zamierza w przyszłości jeszcze szerzej korzystać z mechanizmów, jakie zapewnia środowisko chmurowe Microsoft, w tym zmierza do sytuacji, aby docelowo każde używane oprogramowanie korzystało tylko z Azure AD, bez rozwiązania typu On-premise. Tym samym nie zamierza instalować i administrować dodatkowym oprogramowaniem, realizującym SSO (np. usług federacyjnych AD z Azure AD) oraz za istotne uważa jak najprostszą i jednocześnie uniwersalną strukturę dostarczanych rozwiązań”.

Biorąc powyższe pod uwagę, Izba doszła do przekonania, iż powyższy wymóg ustanowiony przez Zamawiającego co do konieczności integracji z posiadanymi przez Zamawiającego usługami Platformy Tożsamości Microsoft w zakresie automatycznego zakładania kont studentom, słuchaczom, doktorantom i wykładowcom w sposób taki, aby konta te były obsługiwane w ramach SSO, jest uzasadnione potrzebami Zamawiającego.

W konsekwencji powyższego, w ocenie Izby zarzut w powyższym zakresie jest niezasadny.

Izba chciałaby w tym miejscu podkreślić, iż w związku z ustaleniem na posiedzeniu, że Zamawiający, mimo złożenia odwołania na postanowienia SWZ, nie zmienił terminu składania ofert i dokonał ich otwarcia w dniu 10 grudnia 2025 r. bez oczekiwania na wynik postępowania odwoławczego, Izba nakazała Zamawiającemu unieważnienie postępowania na podstawie art. 255 pkt 6 ustawy PZP, który stanowi, że zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Izba dostrzega, że przepisy obecnie obowiązującej ustawy PZP nie zawierają odpowiednika art. 146 ust. 6 poprzednio obowiązującej ustawy PZP, który stanowił, że Prezes Urzędu może wystąpić do sądu o unieważnienie umowy w przypadku dokonania przez Zamawiającego czynności lub zaniechania dokonania czynności z naruszeniem przepisu ustawy, które miało lub mogło mieć wpływ na wynik postępowania. Zauważenia wymaga jednak, że w sytuacji, kiedy oferty w postępowaniu zostały otwarte, a Izba stwierdza niezgodność treści dokumentów zamówienia z przepisami ustawy, jedynym narzędziem pozwalającym na to, aby wyrok Izby usunął stan niezgodności z prawem, jest nakazanie Zamawiającemu unieważnienia postępowania, nie jest już bowiem możliwie nakazanie zmian w treści dokumentów zamówienia. Kontynuowanie postępowania prowadziłoby natomiast do tego, że naruszenie ustawy na jego wcześniejszym etapie miałoby wpływ na wynik tego postępowania.

W tej sytuacji Izba uznała za zasadne wskazanie na przepis art. 457 ust. 5 ustawy PZP, zgodnie z którym przepis ust. 1 (określający w sposób enumeratywny przyczyny unieważnienia umowy) nie wyłącza możliwości żądania unieważnienia umowy na podstawie art. 70⁵ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. − Kodeks cywilny. Art. 70⁵ § 1 KC stanowi, że organizator oraz uczestnik aukcji albo przetargu może żądać unieważnienia zawartej umowy, jeżeli strona tej umowy, inny uczestnik lub osoba działająca w porozumieniu z nimi wpłynęła na wynik aukcji albo przetargu w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami. W ocenie Izby przepis ten mógłby być podstawą unieważnienia umowy również w sytuacji, gdy Zamawiający (strona umowy) poprzez niezgodne z ustawą PZP opisanie przedmiotu zamówienia, prowadzące do ograniczenia konkurencji w postępowaniu, wpływa na wynik tego postępowania (tak też wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 2 listopada 2021 r. o sygn. akt KIO 2939/21).

W podobnym duchu wypowiedziała się również w wyroku Krajowa Izba Odwoławcza z dnia 20 września 2021 r. o sygn. akt KIO 2450/21, w którym Izba wskazała, że: „(…) w przedmiotowym postępowaniu zamawiający wiedząc o złożonym odwołaniu, przed wyznaczonym na 17.09.2021 r. terminem posiedzenia Krajowej Izby Odwoławczej, w dniu 08.09.2021 r. dokonał otwarcia ofert. Powyższy fakt powoduje, że w przypadku uwzględnienia przez Izbę któregokolwiek z zarzutów odwołania, nie jest już możliwe dokonanie przez zamawiającego żadnych czynności nakazanych przez Izbę, ponieważ nie jest dopuszczalne dokonywanie modyfikacji treści swz po upływie terminu składania ofert (art. 137 ust. 1 ustawy Pzp). W konsekwencji, zachodzi konieczność unieważnienia postępowania na podstawie art. 255 pkt 6 ustawy Pzp. Dlatego też, uwzględniając zarzut nr 1a, 1b i 3 odwołania, wobec faktu otwarcia ofert przez zamawiającego, Izba nakazała zamawiającemu unieważnienie postępowania”.

Biorąc powyższe pod uwagę, ze względu na to, iż Izba uznała za zasadny zarzut nr 3 w części co do zakresu migracji (wolumen i rodzaj przenoszonych danych), zarzut nr 8 i zarzut nr 13 w części w zakresie licencji co do braku jednoznacznego opisu w pkt 13.6. OPZ, czy licencja „bez jakichkolwiek ograniczeń na liczbę studentów, wykładowców, pracowników administracyjnych, liczbę stanowisk, liczbę jednocześnie zalogowanych użytkowników, liczbę wykorzystywanych przez System procesorów, ilość wykorzystywanej przez System pamięci operacyjnej” dotyczy licencji aplikacji czy systemów operacyjnych/baz danych oraz licencji technicznych czy użytkowych, w sytuacji, gdy w postępowaniu nastąpiło otwarcie ofert, skutkuje koniecznością unieważnienia postępowania, jako obarczonego niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono na podstawie art. 574 i 575 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz § 2 ust. 1 pkt 2 w zw. z § 7 ust. 2 pkt 1 w zw. z § 7 ust. 3 pkt 1 i 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. 2020 r. poz. 2437), obciążając kosztami postępowania Odwołującego w części 7/10 i Zamawiającego w części 3/10.

Wobec powyższego orzeczono, jak w sentencji.

Przewodniczący: ……………………………..