Sygn. akt KIO 4800/25

POSTANOWIENIE

Warszawa, 26 listopada 2025 roku

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca: Agnieszka Trojanowska

po rozpoznaniu na posiedzeniu bez udziału stron, odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej 31 października 2025 r. przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Ever Medical Care Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie ul. Arkuszowa 39, EVER Cleaning Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Arkuszowa 39 i EVERTEAM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Arkuszowa 39 w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego Narodowy Instytut Onkologii im. M.S. - Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie, ul. W.K. Roentgena 5

Uczestnik po stronie zamawiającego:

DGP Clean Partner spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. RTM. W.P. 63

postanawia:

1.Umorzyć postępowanie,

2.Nakazać zwrot z rachunku bankowego Urzędu Zamówień Publicznych kwoty 15 000 zł 00 gr (piętnaście tysięcy złotych zero groszy)na rzecz odwołującego tytułem zwrotu uiszczonego wpisu.

Na orzeczenie – w terminie 14 dni od jego doręczenia przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie- Sądu Zamówień Publicznych.

       Przewodnicząca:………………….

‎

Sygn. akt KIO 4800/25

Uzasadnienie

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego ogłoszonego 21 października 2025 roku w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej - numer wydania Dz.U. S: 202/2025, numer publikacji ogłoszenia: 692742-2025; pn. „Świadczenie usługi kompleksowego sprzątania w obiektach oraz sprzątania terenu zewnętrznego w Narodowym Instytucie Onkologii im. M.S. -Państwowym Instytucie Badawczym przy ul. W.K. Roentgena 5 i 9 oraz ul. Wawelskiej 15, 15 B”.

31 października 2025 r. wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia Ever Medical Care Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie ul. Arkuszowa 39, EVER Cleaning Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Arkuszowa 39 i EVERTEAM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Arkuszowa 39 wnieśli odwołanie przez pełnomocnika działającego na podstawie pełnomocnictwa z 15 lipca 2024 r. udzielonego przez prezesa zarządu każdej ze spółek. Do odwołania dołączono dowód jego opłacenia oraz uzupełniono dowód przekazania zamawiającemu.

Odwołujący zarzucili zamawiającemu naruszenie:

art. 112 ust. 1 oraz ust. 2 pkt 4) ustawy i art. 116 ust. 1 ustawy w zw. z art. 16 pkt 1), 2) oraz 3) ustawy i art. 17 ust. 1 i 2 ustawy przez ustanowienie dla części 1 nadmiernego, nieproporcjonalnego, dyskryminującego, niezachowującego zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, nieuzasadnionego warunku udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznych lub zawodowych określonych w Rozdziale XI pkt 4 SWZ w zakresie wymagania wykazania się doświadczeniem w minimum dwóch usługach sprzątania, w tym dezynfekcji i utrzymania czystości w obiektach szpitalnych o powierzchni aż min. 50 000 m2, posiadających blok operacyjny i oddział intensywnej opieki medycznej, o wartości minimum aż 10.000.000,00 zł brutto każda oraz każda z tych usług realizowana powinna być w sposób ciągły przez minimum 24 miesięcy, które to parametry warunku zostały określone w nadmiernej wysokości w zakresie powierzchni szpitali, wartości i minimalnego czasu realizacji tych usług oraz w zakresie w jakim zastrzeżono, aby szpital posiadał zarówno blok operacyjny jak i oddział intensywnej opieki medycznej, co spowodowało w sposób nieuzasadniony wyeliminowanie z postępowania znacznego kręgu wykonawców zdolnych do jego wykonania i odebrało możliwość uzyskania zamówienia odwołującemu. Takie sformułowanie warunków stanowi także naruszenie zasady uzyskania najlepszych efektów zamówienia w stosunku do poniesionych nakładów i uzyskania usług najlepszej jakości w ramach środków.

zarzut ewentualny:

w sytuacji gdy zamawiający dokona otwarcia ofert bez dokonania modyfikacji SWZ zgodnych z żądaniami odwołania - zarzut naruszenia art. 255 pkt 6 ustawy, z uwagi na obarczenie postępowania niemożliwą do usunięcia wadą z uwagi na nieprawidłowy warunek udziału w postępowaniu.

Wniósł o uwzględnienie odwołania i:

1. nakazanie zamawiającemu dokonania modyfikacji SWZ w zakresie brzmienia warunku określonego w Rozdziale XI pkt 4 dla części nr 1 SWZ i nadanie mu następującego brzmienia:

„Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca: wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał lub wykonuje usługi rodzajowo odpowiadające przedmiotowi zamówienia tj. minimum dwie usługi i sprzątania, w tym dezynfekcji i utrzymania czystości w obiektach szpitalnych o powierzchni min. 25 000 m2, posiadających blok operacyjny lub oddział intensywnej opieki medycznej, o wartości minimum 5.000.000,00 zł brutto każda oraz każda z tych usług realizowana w sposób ciągły przez minimum 12 miesięcy oraz załączy dowody należytego wykonania.

W przypadku wykazania przez Wykonawcę usług nadal wykonywanych, ich zrealizowany zakres musi odpowiadać wartości i okresowi wskazanych powyżej (każda z usług).”

Lub

„Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca: wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał lub wykonuje usługi rodzajowo odpowiadające przedmiotowi zamówienia tj.:

-minimum jedną usługę i sprzątania, w tym dezynfekcji i utrzymania czystości w obiekcie szpitalnym o powierzchni min. 25 000 m2, posiadającym blok operacyjny lub oddział intensywnej opieki medycznej, o wartości minimum 5.000.000,00 zł brutto oraz realizowana w sposób ciągły przez minimum 12 miesięcy

-minimum jedną usługę i sprzątania, w tym dezynfekcji i utrzymania czystości w obiekcie szpitalnym o powierzchni min. 50 000 m2, posiadającym blok operacyjny lub oddział intensywnej opieki medycznej, o wartości minimum 10.000.000,00 zł brutto oraz realizowana w sposób ciągły przez minimum 12 miesięcy;

2.wyznaczenie terminu składania ofert uwzgledniającego czas niezbędny na ich przygotowanie tj. min. 15 dni od dnia dokonania wskazanych w odwołaniu modyfikacji SWZ.

3.w przypadku nie uwzględnienia odwołania przez zamawiającego przed upływem terminu składania ofert - unieważnienia postępowania jako obarczonego wadą niemożliwą do usunięcia na tym etapie postępowania na podstawie art. 255 pkt 6 ustawy;

4.przeprowadzenie dowodów wskazanych w treści odwołania i przedkładanych na rozprawie;

5.na podstawie art. 573 ustawy zasądzenie na rzecz odwołującego kosztów postępowania odwoławczego.

Odwołujący wskazał, że ma interes we wniesieniu odwołania. Odwołujący jest przedsiębiorcą prowadzącym działalność w zakresie objętym przedmiotem zamówienia. W wyniku naruszenia przez zamawiającego ww. przepisów ustawy interes odwołującego w uzyskaniu zamówienia doznał uszczerbku, gdyż objęta odwołaniem czynność zamawiającego uniemożliwia odwołującemu ubieganie się o udzielenie zamówienia na warunkach zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa, a tym samym wybór jego oferty i uzyskanie przedmiotowego zamówienia może okazać się niemożliwy. Ponadto odwołujący ma interes we wniesieniu odwołania, gdyż sprzeczna z ustawą ww. czynność zamawiającego w sposób negatywny oddziałuje na możliwości udziału odwołującego w postępowaniu. Warunki zamówienia zaskarżone niniejszym odwołaniem utrudniają odwołującemu dostęp do niniejszego zamówienia, tj. opracowanie i złożenie korzystnej i konkurencyjnej oferty, a w konsekwencji uzyskanie zamówienia. Objęta odwołaniem czynność zamawiającego prowadzi do możliwości poniesienia szkody przez odwołującego polegającej na uniemożliwieniu odwołującemu ubiegania się o zamówienie na zgodnych z prawem i uczciwą konkurencją warunkach i uzyskania zamówienia, a zatem uzyskania zysku z tytułu jego wykonania.

3 listopada 2025 r. zamawiający poinformował o wniesieniu odwołania.

4 listopada 2025 r. do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego zgłosił się wykonawca DGP Clean Partner spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. RTM. W.P. 63 wnosząc o oddalenie odwołania. Zgłoszenia dokonał pełnomocnik na podstawie pełnomocnictwa z 4 listopada 2025 r. udzielonego przez prezesa zarządu. Do zgłoszenia dołączono dowody jego przekazania stronom.

Przystępujący jest przedsiębiorcą w zakresie będącym przedmiotem postępowania, jest zainteresowany pozyskaniem zamówienia. Przystępujący ma prawo domagać się aby postępowanie, w którym bierze udział, było przeprowadzone w sposób prawidłowy i zapewniający uczciwą konkurencję oraz równe traktowanie wykonawców. Przystępujący ma interes w uzyskaniu korzystnego rozstrzygnięcia przez zamawiającego tj. oddalenie odwołania. Interes przystępującego polega na utrzymaniu postanowień dokumentów zamówienia i ogłoszenia o zamówieniu w obecnym kształcie, które to postanowienia są dla przystępującego korzystne i umożliwiają mu złożenie oferty. Przepisy ustawy nie nakazują zamawiającemu rezygnacji z własnych założeń i preferencji celem dopuszczenie do udziału w postępowaniu wszystkich podmiotów działających na danym rynku. W każdym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego dochodzi do ograniczenia konkurencji w pewnym stopniu z uwagi na opis wymagań zamawiającego, postawione warunki udziału w postępowaniu. Zamawiający świadomy swoich potrzeb i preferencji, jest uprawniony do ich odzwierciedlenia w opisie przedmiotu zamówienia, a także w warunkach udziału w postępowaniu.

24 listopada 2025 r. odwołujący złożył wniosek o umorzenie postępowania na podstawie art. 568 pkt 2 ustawy.

Stan faktyczny:

17 listopada 2025 r. zamawiający dokonał zmiany rozdziału XI pkt. 4 SWZ w sposób uwzględniający żądanie ewentualne odwołania. Zamawiający przesłużył też termin składania ofert o ponad 15 dni, zgodnie z żądaniem odwołania.

Rozważania Krajowej Izby Odwoławczej:

Krajowa Izba Odwoławcza – dalej KIO, dopuściła DGP Clean Partner spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. RTM. W.P. 63 w charakterze uczestnika postępowania po stronie zamawiającego.

KIO uznała, że zamawiający nie ma generalnego zakazu dokonywania czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia po wniesieniu odwołania. Jedynym ustawowym zakazem w tym zakresie jest zakaz zawarcia umowy do czasu ogłoszenia przez KIO orzeczenia kończącego postępowanie odwoławcze (art. 577 ustawy). Zamawiający z tej możliwości skorzystał dokonując zmiany warunku udziału w postępowaniu tj. rozdziału XI pkt. 4 SWZ w sposób zgodny z żądaniem ewentualnym odwołania, a odwołujący wniósł o umorzenie postępowania z powodu jego bezprzedmiotowości. To oznacza, że spór pomiędzy stronami wygasł.

W ocenie Izby nie budzi wątpliwości, że w przedmiotowej sprawie, w związku z dokonanymi czynnościami zamawiającego może znaleźć zastosowanie art. 568 pkt 2 ustawy, zgodnie z którym KIO umarza postępowanie odwoławcze w przypadku stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne.

Zgodnie ze stanowiskiem doktryny podstawą do umorzenia postępowania jest również stwierdzenie przez KIO, że postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne. Ustawodawca nie doprecyzował, o jakie sytuacje chodzi. Z pewnością dyspozycją przepisu objęte będą sytuacje utraty bytu prawnego przez stronę odwołania, na skutek likwidacji lub śmierci odwołującego. Podstawa umorzenia zaistnieje, jeśli zamawiający przed zakończeniem rozprawy unieważni postępowanie, wówczas spór stanie się bezprzedmiotowy, a ewentualnemu zaskarżeniu w drodze odwołania będzie podlegała nowa czynność zamawiającego.” (Komentarz Prawo Zamówień Publicznych, pod red. Marzeny Jaworskiej, Wydawnictwo C. H. Beck, W-wa 2021, str. 1236).

W ocenie KIO do takich sytuacji zalicza się właśnie ta ostatnia sytuacja, która zaistniała w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz postępowaniu odwoławczym.

Zamawiający po wniesieniu odwołania dokonał czynności, zgodnych z żądaniem odwołania i korzystnych dla odwołującego, czyli zmienił postanowienia SWZ w sposób odpowiadający jednemu z żądań odwołania.

Tym samym przed rozpoczęciem posiedzenia przed KIO nie istniały już czynności, do których odnosiły się zarzuty odwołania i których prawidłowość kwestionował odwołujący.

Powyższe oznacza, że w momencie orzekania przez KIO nie istniał substrat odwołania, będący podstawą korzystania ze środków ochrony prawnej przez odwołującego.

Aby KIO mogła rozpoznać wniesione odwołanie – musi ono dotyczyć czynności zamawiającego (art. 513 pkt 1 ustawy). Zatem na moment wniesienia odwołania musi istnieć substrat zaskarżenia, będący podstawą dla wykonawcy do wniesienia środka ochrony prawnej. W tej sprawie niewątpliwie substratem zaskarżenia były pierwotne postanowienia SWZ. Wszystkie te czynności i zaniechania odpadły z chwilą zmiany treści SWZ.

Następnie dostrzeżenia wymaga, że zgodnie z treścią art. 552 ust. 1 ustawy Izba wydając orzeczenie bierze pod uwagę stan rzeczy ustalony na moment zamknięcia postępowania odwoławczego. Ustawodawca przewidział zatem sytuację, w której może dojść do zmian w toku postępowania o udzielenie zamówienia – co KIO zobowiązana jest uwzględnić wydając orzeczenie w sprawie w toku postępowania przed KIO.

Izba wskazuje, że treść art. 552 ust. 1 ustawy, podobnie jak w przypadku art. 316 § 1 kpc, w myśl którego podstawą wydania przez sąd wyroku jest stan rzeczy istniejący w chwili zamknięcia rozprawy – nakazuje uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Ponadto stan rzeczy - o którym mowa jest w przepisie art. 552 ust. 1 ustawy - należy analogicznie - jak w art. 316 § 1 kpc - interpretować jako okoliczności faktyczne ustalone przed zamknięciem rozprawy oraz stan prawny, tj. obowiązujące przepisy, które mogą stanowić podstawę rozstrzygnięcia (wyrok SN z 25.06.2015 r., sygn. akt: V CSK 535/14, wyrok Sądu Apelacyjnego ze Szczecina z 13.09.2018 r., sygn. akt: I Aga 159/18).

Rolą ustalenia stanu rzeczy na moment zamknięcia postępowania odwoławczego jest uwzględnienie aktualnego stanu faktycznego w postępowaniu o udzielenie zamówienia. KIO jest więc w takim przypadku zobowiązania uwzględnić czynności zamawiającego, które miały miejsce po wniesieniu odwołania, do czasu wydania orzeczenia w sprawie.

Skoro zamawiający zmienił sporne postanowienia SWZ, tym samym spór przestał istnieć. Uznać w takiej sytuacji w ocenie KIO należy, że prowadzenie dalszego postępowania odwoławczego jest bezcelowe, czyli jak stanowi przepisu ustawy – zbędne. Jest to przesłanka umożliwiająca umorzenie postępowania odwoławczego i zdaniem Izby może być ona wykorzystywana właśnie w podobnych sytuacjach. W innym wypadku bowiem odwołania podtrzymywane przez odwołujących podlegałyby oddaleniu jako bezzasadne wobec nieistniejącej czynności zamawiającego. Odwołujący potwierdził wnioskiem o umorzenie postępowania w trybie art. 568 pkt. 2 ustawy, że zmiana SWZ wyczerpuje jego interes.

W konsekwencji mając na względzie okoliczności tej sprawy, orzeczono jak w sentencji, na podstawie przepisu art. 568 pkt 2 ustawy, umarzając postępowanie odwoławcze.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do jego wyniku na podstawie art. 557 Pzp w zw. z § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz.U. z 2020 r., poz. 2437) z którego wynika, że w przypadku umorzenia postępowania odwoławczego przez Izbę w całości na skutek stwierdzenia, że dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne, koszty o których mowa w § 5 pkt 2, znosi się wzajemnie.

Na podstawie art. 574 ustawy Izba orzekała o dokonaniu zwrotu odwołującemu uiszczonego przez niego wpisu, o czym orzeczono w pkt 2 sentencji orzeczenia.

Przewodnicząca: ………………………..