KIO 4710/25

Sygn. akt:KIO 4710/25

WYROK

Warszawa, dnia 18 grudnia 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodniczący:Krzysztof Sroczyński

Protokolant:   Mikołaj Kraska

  

po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 15 grudnia 2025 r. odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 27 października 2025 r. przez Odwołującego – M.P., prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Spider M.P. w Brzezince

w postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego – Centrum Usług Społecznych w Mikołowie

orzeka:

1.odrzuca odwołanie w zakresie zarzutu podniesionych w pkt 3 petitum odwołania;

2.oddala odwołanie.

3.Kosztami postępowania obciąża Odwołującego M.P., prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Spider M.P. w Brzezince i: 

3.1zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500 zł (słownie: siedem tysięcy pięćset złotych) uiszczoną przez Odwołującego tytułem wpisu od odwołania, kwotę 3 600 zł (trzy tysiące sześćset złotych) poniesioną przez Odwołującego z tytułu wynagrodzenia pełnomocnika oraz kwotę 3 600 zł (trzy tysiące sześćset złotych) poniesioną przez Zamawiającego tytułem wynagrodzenia pełnomocnika,

3.2zasądza od Odwołującego na rzecz Zamawiającego kwotę 3 600 zł (słownie: trzy tysiące sześćset złotych) stanowiącą koszty poniesione przez Zamawiającego tytułem wynagrodzenia pełnomocnika.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - sądu zamówień publicznych.

Przewodniczący :…………………………

Sygn. akt: KIO 4710/25

U z a s a d n i e n i e

Zamawiający – Centrum Usług Społecznych w Mikołowie prowadzi w trybie podstawowym bez możliwości negocjacji na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.), zwanej dalej: „ustawą Pzp” lub „Pzp”) pn. Usługa transportu uczestników projektu „Przestrzeń dla seniora” (numer sprawy: DPS.26.3.2025) (zwane dalej: „postępowaniem”).

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych
‎w dniu 17 września 2025 r. pod numerem 2025/BZP 00428519/01.

Szacunkowa wartość zamówienia, którego przedmiotem są usługi, jest niższa od kwot wskazanych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 3 ust. 3 Pzp.

W dniu 27 października 2025 r. wykonawca M.P., prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Spider M.P. w Brzezince (zwany dalej: „Odwołującym”) wniósł odwołanie wobec niezgodnych z przepisami ustawy Pzp czynności Zamawiającego w postaci odrzucenia oferty złożonej przez Odwołującego w sytuacji braku wystąpienia przesłanek rażąco niskiej ceny i wystarczającego jej wyjaśnienia przez Odwołującego oraz uznania za najkorzystniejszą ofertę, która najkorzystniejsza nie jest.

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie:

1.naruszenie art. 226 ust. 1 pkt 8 w zw. z art. 224 ust. 6 ustawy Pzp, poprzez uznanie, że złożone wyjaśnienia nie potwierdzają, że oferta Odwołującego nie zawiera rażąco niskiej ceny i jej odrzucenie z powodu wystąpienia rażąco niskiej ceny;

2.naruszenie art. 239 ustawy Pzp poprzez wybór oferty najkorzystniejszej w sytuacji, gdy oferta ta nie jest najkorzystniejsza,

ewentualnie, w sytuacji braku uwzględnienia zarzutu nr 1 i 2:

3.naruszenie art. 255 pkt 6) w zw. z art. 457 ust. 1 pkt 1) i 108 ust. 1 i 2 oraz w zw. z art. 109 ust. 1, jak również w zw. z art. 16 pkt 1), 2) i 3) ustawy Pzp, poprzez zaniechanie unieważnienia postępowania jako obarczonego istotną wadą proceduralną, polegając na przewidzeniu przesłanek wykluczenia wykonawcy nieznanych ustawie Pzp, co uniemożliwia zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy.

W związku z powyższym Odwołujący wniósł o rozpatrzenie i uwzględnienie odwołania oraz nakazanie Zamawiającemu:

1.unieważnienie wyboru oferty najkorzystniejszej,

2.unieważnienie czynności odrzucenia oferty Odwołującego,

3.dokonania ponownej oceny i badania ofert i wyboru jako najkorzystniejszej oferty Odwołującego.

Odwołujący wyjaśnił, że ma interes we wniesieniu odwołania, gdyż złożył ofertę, która zgodnie z informacją o wyborze najkorzystniejszej oferty, jest ofertą korzystniejszą od oferty wykonawcy, którego oferta została wybrana - Usługi Transportowe „Transpem” G.P., 43-190 Mikołów (dalej: „Transpem”). Jednocześnie pozostałe oferty zostały przez Zamawiającego odrzucone. Celem złożenia odwołania jest doprowadzenie do sytuacji, w której Zamawiający dokona ponownego badania ofert, w wyniku którego uznać powinien, że wyjaśnienia złożone przez Odwołującego, są wystarczające do uznania, iż zaoferowana cena nie nosi znamion ceny rażąco niskiej, a w konsekwencji wyboru oferty Odwołującego. Odwołujący wskazał, że prowadzi działalność́ gospodarczą, która obejmuje transport osób. Znaczna część zobowiązań Odwołującego, dotyczy kontraktów pozyskanych w wyniku udzielenia zamówienia publicznego. Zainteresowanie Odwołującego uzyskaniem zamówienia będącego przedmiotem postępowania prowadzonego przez Zamawiającego jest zatem związane bezpośrednio z profilem jego działalności. Jakiekolwiek naruszenia po stronie Zamawiającego, które mogą mieć wpływ na końcowy wynik postepowania, w przedmiotowym stanie faktycznym wprost narażają Odwołującego na szkodę i utratę jednego ze źródeł dochodu.

W dniu 3 grudnia 2025 r. Zamawiający złożył do akt sprawy odpowiedź na odwołanie,
‎w której przedstawił argumentację dla wniosku o oddalenie odwołania w całości.

Na podstawie dokumentacji przedmiotowego postępowania, złożonych dowodów oraz biorąc pod uwagę stanowiska stron i uczestnika postępowania odwoławczego, Izba ustaliła i zważyła, co następuje:

Izba uznała, że odwołujący posiadał interes w uzyskaniu zamówienia oraz mógł ponieść szkodę
‎w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy, czym wypełnił materialnoprawne przesłanki dopuszczalności odwołania, o których mowa w art. 505 ust. 1 Pzp.

Izba na posiedzeniu z udziałem Stron dokonała czynności formalnoprawnych i sprawdzających, w wyniku których stwierdziła, że odwołanie w zakresie zarzutów podniesionych w pkt 3 petitum odwołania podlega odrzuceniu na podstawie art. 528 pkt 3) w związku z art. 515 ust. 2 pkt 2 oraz ust. 3 pkt 1) ustawy Pzp.

Stosownie do treści art. 528 pkt 3) Pzp Izba odrzuca odwołanie, jeżeli stwierdzi, że odwołanie zostało wniesione po upływie terminu określonego w ustawie. Zgodnie z art. 515 ust. 2 pkt 2 Pzp odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub dokumentów zamówienia na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.

Izba ustaliła, że w zakresie zarzutu z pkt 3 czynnością kwestionowaną przez Odwołującego jest sformułowanie treści dokumentów zamówienia, poprzez uwzględnienie w jej treści kryteriów wykluczenia wykraczających poza ustawę. Ogłoszenie dotyczące przedmiotowego postępowania zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 17 września 2025 r. Tym samym termin, w którym wykonawcy mogli kwestionować treść ogłoszenia i skorzystać ze środków ochrony prawnej w tym zakresie upłynął 22 września 2025 r.

W tych okolicznościach, zarzut podniesiony w pkt 3 petitum odwołania podlega odrzuceniu, jako wniesiony z uchybieniem terminu na jego wniesienie.

Izba stwierdziła, że w pozostałym zakresie nie została wypełniona żadna z przesłanek skutkujących odrzuceniem odwołania na podstawie art. 528 Pzp i skierowała odwołanie na rozprawę.

Izba ustaliła następujący stan faktyczny:

Zamawiający prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest usługa transportu uczestników projektu „Przestrzeń dla seniora”.

Zgodnie z Rozdziałem XII ust. 2 SWZ Zamawiający wskazał, że za cenę oferty uważa się, zgodnie z formularzem oferty sumę iloczynów: „USŁUGĘ TRANSPORTOWĄ – stawkę brutto za 1 km” z „prognozowaną liczbą kilometrów”.

Zgodnie z informacją z otwarcia ofert z dnia 26 września 2025 r. w postępowaniu zostały złożone cztery oferty, w tym oferta Odwołującego z ceną brutto 294 400,00 zł.

Pismem z dnia 6 października 2025 r. Zamawiający, działając na podstawie art. 224  ustawy Pzp, wezwał Odwołującego do udzielenia wyjaśnień, w tym dowodów, w zakresie wyliczenia ceny, wskazując, że Cena Państwa oferty, w tym istotne części składowe ceny, wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzą wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów.

 Cena Państwa oferty wynosi: 294 400,00 zł

 Wartość zamówienia powiększona o należny podatek od towarów i usług, ustalona przed wszczęciem postępowania wynosi: 417 680,00 zł.

W związku z powyższym Zamawiający prosi o wyjaśnienie, czy Państwa oferta uwzględnia wszystkie wymagania zawarte w SWZ, w tym w warunkach umowy, OPZ, a zaoferowana cena obejmuje całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia, w tym również wszelkie koszty towarzyszące jej wykonaniu?

W dalszej kolejności Zamawiający wezwał Wykonawcę do złożenia szczegółowych i popartych dowodami wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty w następującym zakresie ceny brutto: stawki za 1 km realizacji usług transportowych. Zamawiający prosi o informację na temat uwzględnienia elementów mających wpływ na wartość ww. pozycji, wyspecyfikowanych w 12 punktach takich jak:

1. zużycie paliwa;

2. minimalne wynagrodzenie za pracę w latach 2025 – 2027;

3. zapewnienie kierowcy pojazdu posiadającego wymagane prawem uprawnienia do kierowania pojazdem;

4. posiadanie/najem pojazdu:

a) przeznaczonego do transportu osób niepełnosprawnych

b) spełniającego wymagania techniczne określone w przepisach ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym i innych przepisach związanych z przewozem osób,

c) spełniającego warunki do przewozu osób określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych pojazdów oraz zakresu ich niezbędnego wyposażenia,

d) zapewniającego wszystkim pasażerom miejsca siedzące oraz przystosowanego do przewozu minimum jednej osoby siedzącej na wózku inwalidzkim w przestrzeni pasażerskiej, tj. pojazd powinien być wyposażony w sprzęt umożliwiający transport wózków inwalidzkich (tj. szyny, rampy lub windę, blokadę, pasy bezpieczeństwa),

e) posiadającego ważnego polisy ubezpieczeniowe OC i NNW oraz aktualne badania techniczne,

f) wyposażonego w sprawną instalację grzewczą i chłodzącą (tj. klimatyzację);

5. koszty utrzymywania odpowiednich warunków higienicznych oraz czystości pojazdu;

6. koszty przyjazdu z bazy postojowej do miejsca świadczenia usług, tj. dojazd do siedziby DDP (rozliczanie usług transportowych będzie następować wg faktycznie przejechanych kilometrów, a ich naliczanie rozpoczynać się będzie od siedziby DDP);

7. koszty ewidencjonowania codziennej realizacji usług, w tym opatrywania wszystkich dokumentów związanych z realizacją umowy obowiązującymi logotypami w projektach realizowanych w ramach Funduszy Europejskich dla Śląskiego 2021-2027 (Europejski Fundusz Społeczny+);

8. koszty zapewnienia pojazdu zastępczego w razie awarii lub niesprawności pojazdów – środków transportu, w tym z jakiejkolwiek przyczyny;

9.koszty związane z zapewnieniem dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, tj.:

1) koszty związane ze sporządzeniem dla Zamawiającego Informacji o planowanym poziomie zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w ramach zadania w obszarze organizacji transportu, dostępności pojazdów lub przewidywanych formach dostępu alternatywnego (ewentualne bariery w poszczególnych obszarach dostępności i przeszkody w ich usunięciu powinny zostać szczegółowo opisane w informacji. Wykonawca zobowiązany jest szczegółowo uzasadnić ten fakt w złożonej informacji. Ponadto Wykonawca powinien opisać w informacji zaplanowane rozwiązania zapewniające dostęp alternatywny do usług, które będą świadczone. Poprzez dostęp alternatywny można rozumieć w szczególności zmianę organizacji realizacji zamówienia, wsparcie innej osoby, wykorzystanie rozwiązań technologicznych);

2) kosztach związanych z:

a) bieżącym weryfikowaniem czy w gronie osób korzystających z usług znajdują się osoby o szczególnych potrzebach,

b) przeszkoleniem osób będących pracownikami Wykonawcy (zarówno osób wykonujących czynności przy osobach korzystających z usługi jak i osób utrzymujących stan techniczny pojazdu) w zakresie:

✓ obsługi i kontaktu z osobami ze szczególnymi potrzebami, o których mowa w ustawie z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami,

✓ udzielania pomocy osobom ze szczególnymi potrzebami podczas wsiadania do i wysiadania z pojazdu,

c) dbałości o niezastawianie ciągów komunikacyjnych wszelakimi przedmiotami;

10. koszty związane z kontrolą realizacji umowy;

11. ryzyko realizacji zamówienia na gwarantowanym przez Zamawiającego poziomie 50 % wartości szacunkowego maksymalnego wynagrodzenia,

12. ryzyko naliczenia kar umownych.

Zamawiający prosił o wyczerpującą i szczegółową informację w odniesieniu do przedstawionego powyżej pytania. Powyższe wyjaśnienia powinny być przedłożone w sposób wyczerpujący w celu kompleksowej oceny przez Zamawiającego złożonej przez Wykonawcę oferty.

Odwołujący pismem z dnia 8 października 2024 r. złożył wyjaśnienia, wskazując w ich treści,
‎że do realizacji zamówienia wykorzystamy wysokie kwalifikacje i bogate doświadczenie zespołu pracowników praz sprawdzone rozwiązania technologiczne. Oświadczamy, że przestrzegamy przepisów prawa pracy i zabezpieczenia społecznego.

Cena została skalkulowana z pełnym uwzględnieniem planowanego wzrostu kosztów pracy kosztów eksploatacyjnych, paliwa, serwisu oraz wymagań dotyczących zatrudnienia i jakości usług.

Zoptymalizowaliśmy koszty transportu dzięki naszym know how które wypracowaliśmy przez lata doświadczenie w przewozie osób. Cena mojej oferty pokrywa wszystkie koszty świadczenia usług i zapewnia racjonalny zysk, przy jednoczesnym wykorzystaniu własnego taboru, rabatów paliwowych i optymalizacji organizacyjnej.

Założenia kalkulacyjne – przykład miesięczny

Dla zobrazowania struktury kalkulacji przyjęto przykładowy miesiąc świadczenia usług:

• 21 dni roboczych, 50 km dziennie (1 050 km miesięcznie),

• kierowca zatrudniony na podstawie umowy zgodnie z § 3 ust. 6 projektu umowy i art. 95 ust. 1 Pzp,

• paliwo flotowe po rabatach.

Suma kosztów miesięcznych: 7 103,26 zł brutto + rezerwa i marża (12%) → 852,39 zł Łącznie koszty miesięczne: 7 955,65 zł brutto

Zysk miesięczny i całkowity

Przychód: 13 440,00 zł brutto (Przy stawce ofertowej 12,80 zł/km brutto, miesięczny przychód z 1 050 km) Koszty: 7 955,65 zł brutto Zysk miesięczny: 13 440 – 7 955,65 = 5 484,35 zł brutto

W skali całej umowy (23 000 km):

• Przychód: 294 400 zł brutto

• Koszty: ok. 171 000 zł brutto

• Zysk brutto: ok. 123 000 zł

Wykonawca w kalkulacji uwzględnił obowiązujące w 2025 roku minimalne wynagrodzenie oraz pełne koszty zatrudnienia pracodawcy. Ponadto, mając na uwadze dwuletni okres realizacji umowy, przewidziano rezerwę na wzrost kosztów pracy i inflację. Zgodnie z oficjalnymi zapowiedziami Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz prognozami NBP, w latach 2025–2027 przewiduje się dalszy wzrost płacy minimalnej o ok. 10–15% oraz inflację bazową w przedziale 4–6% rocznie. Kalkulacja zawiera więc odpowiedni bufor finansowy (12%), który zabezpiecza realizację umowy mimo możliwych wzrostów kosztów wynagrodzeń, paliwa, części zamiennych i usług serwisowych. Taki sposób kalkulacji jest zgodny z zasadą należytego gospodarowania środkami publicznymi i gwarantuje stabilność finansową świadczenia usług przez cały okres obowiązywania kontraktu.

Kalkulacja obejmuje pełne koszty zatrudnienia kierowcy na umowę o pracę oraz rzeczywiste koszty eksploatacyjne pojazdu.

Czynniki obniżające koszty i zwiększające efektywność

1.Połączenie zadań transportowych przy tych samych obsadach – kierowca wykonuje usługi również w ramach innych zleceń transportowych w woj. śląskim. Pozwala to w pełni wykorzystać potencjał osobowy i techniczny bez zwiększania kosztów zatrudnienia. Nasza firma realizuje przewóz osób niepełnosprawnych na terenie Katowic, Tychów, Mikołowa oraz miejscowości ościennych co daje Nam możliwość bezkonfliktowego połączenia zadań transportowych. Pozwala nam to wykorzystać optymalnie czas między zadaniami co przekłada się finalnie na cenę usług i podzielenia kosztów zatrudnienia oraz prowadzenia działalności

2.Własna flota i baza serwisowa – brak kosztów napraw i usług zewnętrznych. Posiadamy bazę połączoną z Własnym wyspecjalizowanym serwisem samochodowym

3.Stałe umowy paliwowe – zakup paliwa po cenach hurtowych (rabaty 10–12%).

4.Optymalizacja tras – minimalizacja pustych przebiegów, skrócenie czasu przejazdów.

5.Niskie koszty administracyjne – działalność jednoosobowa bez kosztów biurowych i pośredników.

Odniesienie do punktów wezwania

Zgodnie z treścią wezwania Zamawiającego z dnia 6.10.2025 r., oferta uwzględnia:

Zużycie paliwa – spalanie 10 l/100 km, cena flotowa 5,69 zł/l.

Wynagrodzenie – stawka 30,20 zł/h, pełne składki pracodawcy.

Zatrudnienie kierowcy – umowa o pracę, 1/2 etatu, prawo jazdy kat. B, szkolenie w zakresie przewozu osób niepełnosprawnych.

Pojazd – przystosowany do przewozu osób niepełnosprawnych, pasy, klimatyzacja, ogrzewanie, ważne OC/NNW, badania techniczne.

Czystość – środki czystości i dezynfekcja wliczone w koszty.

Dojazd – baza na śląsku, możliwość bezkonfliktowego połączenia zadań transportowych

Ewidencja i logotypy – ujęte w administracji.

Pojazd zastępczy – rezerwa 150 zł/miesiąc.

Dostępność osób z niepełnosprawnościami – szkolenie i dokumentacja zgodnie z ustawą z
‎19.07.2019 r.

Kontrola umowy – ujęta w kosztach administracyjnych.

Ryzyko 50% wolumenu – oferta opłacalna nawet przy połowie zakresu.

Kary umowne – rezerwa i marża 12% obejmuje ryzyka kontraktowe.

Doświadczenie i organizacja pracy

Wykonawca prowadzi działalność transportową od kilku lat, realizując przewozy dla instytucji publicznych, placówek oświatowych i NGO. Dysponuje sprawdzonym taborem i przeszkolonym personelem, co pozwala utrzymać wysoką jakość usług przy racjonalnym poziomie kosztów. Optymalna organizacja tras, paliwo rabatowe oraz lokalizacja bazy w województwie śląskim znacząco ograniczają koszty operacyjne.

Rezerwa inflacyjna i bezpieczeństwo realizacji

Kalkulacja obejmuje:

•wzrost cen paliw i części zamiennych,

•wzrost wynagrodzeń

•ryzyko kar umownych i przestojów technicznych.

Dzięki temu realizacja zamówienia jest w pełni zabezpieczona ekonomicznie na cały okres obowiązywania umowy.

Wniosek końcowy

Zaoferowana cena 294 400,00 zł brutto:

•obejmuje wszystkie koszty określone w SWZ, OPZ i projekcie umowy,

•uwzględnia pełne zatrudnienie kierowcy na umowę o pracę,

•pokrywa koszty paliwa, eksploatacji, administracji i rezerw,

•gwarantuje realny zysk wykonawcy,

•nie stanowi rażąco niskiej ceny w rozumieniu art. 224 ust. 2 Pzp,

•zapewnia bezpieczne, zgodne z przepisami i jakościowe wykonanie usług transportowych

W informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty z dnia 20 października 2025 r. Zamawiający wskazał, że zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 8 Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia. Jako uzasadnienie faktyczne decyzji o odrzuceniu wskazano, że złożone przez wykonawcę wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny, co skutkuje odrzuceniem oferty wykonawcy, zgodnie z art. 224 ust. 6 Pzp. Zamawiający wskazał powody odrzucenia oferty, a to w szczególności:

1.Przedstawiona kalkulacja nie uwzględnia wszystkich kosztów, w zakresie realizacji usług transportu:

➢ niedoszacowany koszt zatrudnienia kierowcy (z wyliczeń wykonawcy wynika, że kierowca zatrudniony jest na ½ etatu, przy czym wykonawca jednocześnie w piśmie deklaruje, że ten kierowca wykonuje usługi również w ramach innych zleceń transportowych w województwie śląskim, a realizacja przedmiotowej usługi transportu zgodnie z dokumentami postępowania przyjmuje czas wykonywania usługi nawet dłuższy niż 8 godzin, tj.: „Dowóz na zajęcia musi gwarantować przyjazd uczestników z miejsca zamieszkania między godziną 8:00 a godziną 9:30, a odwóz do miejsca zamieszkania w godzinach między godziną 14:30 a godziną 16:00);

➢ niedoszacowany koszt zużycia paliwa (brak wskazania bazy startowej oraz brak wyliczenia kosztów dojazdu z bazy do punktu startowego i z powrotem – Zamawiający przypomina, że zgodnie z dokumentami postępowania „Wykonawca rozpocznie naliczanie kilometrów z chwilą odjazdu spod siedziby DDP. Następnie, doliczy kilometry na trasie przejazdu pomiędzy kolejnymi uczestnikami. Naliczanie zakończy się z chwilą dowiezienia wszystkich uczestników projektu do miejsca świadczenia usługi w DDP i ponownie zacznie naliczanie kilometrów z chwilą odjazdu spod miejsca świadczenia usługi w DDP, następnie doliczy kilometry do miejsc zamieszkania uczestników projektu i zakończy ich naliczanie z chwilą dojazdu do siedziby DDP”).

2.Brak wystarczających dowodów (np. umów, faktur, cenników, list płac, harmonogramów):

─ W piśmie wykonawcy deklaracja o: własnej flocie, bazie serwisowej, racie leasingowej wraz z przeglądami, oponami i serwisem, pojeździe zastępczym, zatrudnieniu kierowcy, ubezpieczeniu OC/NNW z badaniami technicznymi, koszty administracyjne, dostępności dla osób z niepełnosprawnościami i szkoleniach – bez dowodów.

─ Wykonawca w piśmie deklaruje również, że nawet przy realizacji zamówienia na gwarantowanym poziomie 50 % - przyniesie mu ona zyski, ale nie przedstawia na to kalkulacji.

─ Wykonawca w piśmie deklaruje także, że przewiduje wzrost płacy minimalnej, zmiany cen paliwa, części zamiennych i usług serwisowych - zakładając, że bufor finansowy 12% jest wystarczający, na co nie przedstawił szczegółowej kalkulacji.

─ Przedstawione zdjęcia/zrzuty ekranów nie są wystarczające, aby Zamawiający mógł je uznać za wiarygodne.

3.Ponad to wyliczona kalkulacja zawiera drobne błędy rachunkowe (w obliczeniu kosztów pracodawcy).

Izba ustaliła i zważyła, co następuje:

Biorąc pod uwagę zgromadzony w sprawie materiał dowodowy, poczynione ustalenia faktyczne oraz orzekając w granicach zarzutów zawartych w odwołaniu, Izba stwierdziła, iż odwołanie nie zasługuje na uwzględnienie.

Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia.

Art. 224 ust. 6 ustawy Pzp stanowi, że odrzuceniu, jako oferta z rażąco niską ceną lub kosztem, podlega oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu.

W ocenie Izby Zamawiający nie naruszył powyższych przepisów ustawy.

Na wstępie podkreślić należy, że rozstrzygając sprawę w kontekście przywołanych wyżej przepisów Izba bada nie tyle samą cenę oferty, co czynność Zamawiającego polegającą na ocenie złożonych przez wykonawcę wyjaśnień i prawidłowość decyzji o odrzuceniu oferty tego wykonawcy. Przedmiotem odwołania może być bowiem czynność lub zaniechanie zamawiającego (art. 513 ustawy Pzp). Rozstrzygnięcie przedmiotowej sprawy wymagało odpowiedzi na pytanie, czy na podstawie złożonych przez Odwołującego wyjaśnień wraz z dowodami Zamawiający był uprawniony do wniosku, że Odwołujący nie wykazał realności ceny.

W ocenie składu orzekającego kluczowe znaczenie dla rozstrzygnięcia przedmiotowej sprawy miały: wezwanie z dnia 6 października 2025 r. skierowane do Odwołującego w celu złożenia wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny, wyjaśnienia Odwołującego wraz z załącznikami z dnia 8 października 2025 r. złożone w odpowiedzi na powyżej wskazane wezwanie oraz uzasadnienie dla czynności odrzucenia oferty Odwołującego podane w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty w postępowaniu z dnia 20 października 2025 r. Spośród powyżej wskazanych dokumentów w pierwszej kolejności Izba zwróciła uwagę na wezwanie z dnia 6 października 2025 r. Wezwanie jest szczególnie istotnym dokumentem dla procesu badania oferty pod katem rażąco niskiej ceny. Po pierwsze - potwierdza ono okoliczność powstania wątpliwości u zamawiającego w zakresie realności ceny lub kosztu zaoferowanych w ofercie danego wykonawcy. Po drugie wezwanie wyznacza zakres oraz stopień szczegółowości spodziewanych przez zamawiającego wyjaśnień. Ponadto należało wskazać, że w stanie faktycznym przedmiotowej sprawy Izba nie oceniała zasadności wystosowania wezwania z dnia 6 października 2025 r. Od czynności wezwania wykonawcy do złożenia wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny, jak od każdej czynność zamawiającego podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia, przysługuje odwołanie do Prezesa Izby. Odwołujący nie kwestionował czynności wezwania go do wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny we właściwym terminie w związku z tym Izba nie miała podstaw do oceny prawidłowości samego wezwania. Tym samym stanowisko Izby sprowadzało się do rozstrzygnięcia czy Odwołujący wyjaśnił wątpliwości zamawiającego w zakresie realności zaoferowanej ceny. Dokładniej rzecz ujmując Izba w przedmiotowej sprawie rozstrzygała czy Odwołujący przez złożone wyjaśnienia obalił domniemanie zaistnienia rażąco niskiej ceny co do jego oferty. W tym miejscu skład orzekający zwrócił uwagę, że w sytuacji, w której wykonawca zostaje wezwany przez zamawiającego do złożenia wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny powstaje domniemanie istnienia takiej ceny w ofercie tego wykonawcy.

Domniemanie rażąco niskiej ceny może zostać przez wykonawcę obalone poprzez złożenie stosownych wyjaśnień i dowodów. Przy czym to na wykonawcy spoczywa obowiązek wykazania, że jego oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny. Obwiązek ten wynika z art. 224 pkt 5 Pzp. W treści tego artykułu, ustawodawca wprowadził odwrócony ciężar dowodu.

Przełożenie zasady odwróconego ciężaru dowodu w powyżej wskazanym zakresie na moment postępowania odwoławczego znalazło swoje potwierdzenie w treści w art. 537 Pzp. Przepis ten stanowi, że ciężar dowodu, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, spoczywa na wykonawcy, który ją złożył, jeżeli jest stroną albo uczestnikiem postępowania odwoławczego. W okolicznościach przedmiotowej sprawy to Odwołujący był wzywany do wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny i to jego oferta została odrzucona jako zawierająca rażąco niską cenę, zatem to na Odwołującym spoczywał ciężar dowodu, że jego oferta nie zawierała rażąco niskiej ceny

Wracając do wcześniej wskazanego zakresu rozstrzygnięcia oraz mając na uwadze powyższe Izba uznała, że Zamawiający nie naruszył przepisów Pzp w związku z odrzuceniem oferty Odwołującego z powodu rażąco niskiej ceny. Na potrzeby uzasadnienia swojego stanowiska Izba wskazała, że jeszcze raz należało zwrócić uwagę na treść wezwania z dnia 6 października 2025 r.
‎W ocenie składu orzekającego przedmiotowe wezwanie należało ocenić jako bardzo szczegółowe. Tym samym Odwołujący chcąc złożyć adekwatne i wystarczające wyjaśnienia powinien złożyć konkretne, jasne i spójne wyjaśnienia, które dodatkowo powinny być poparte odpowiednimi dowodami. Co więcej Zamawiający w treści wezwania wyraźnie poprosił o przedłożenie przez Wykonawcę wyjaśnień odnośnie szczegółowo wskazanych elementów kosztotwórczych wraz z dowodami, przedstawiających sposób obliczenia zaproponowanej ceny ofertowej i stawki za 1 km realizacji usług transportowych,
‎w celu kompleksowej oceny oferty. Jak wynikało z powyżej zacytowanego fragmentu wezwania szczegółowe wyliczenia lub kalkulacje cenowe same z siebie nie mogły być uznane za wystarczające dowody, potwierdzające zasadność złożonych wyjaśnień, ponieważ zamawiający wprost wskazał, że te wyliczenia lub kalkulacje powinny zostać udokumentowane i złożone wraz z dowodami. Tym samym dopiero wyliczenia lub kalkulacje poparte dowodami mogły doprowadzić do uznania wyjaśnień za wystarczające czyli wykazać, że oferta Odwołującego nie zawierała rażąco niskiej ceny. W ocenie składu orzekającego wyjaśnienia wraz z przedstawionymi przez odwołującego dowodami nie obaliły domniemania, że cena oferty odwołującego zawierała rażąco niską cenę. Odwołujący w przeważającej mierze ograniczył się w przedstawionych wyjaśnieniach do przywołania ogólnych i gołosłownych deklaracji dotyczących posiadanego doświadczenia, organizacji, zaplecza czy przestrzegania przepisów dotyczących zatrudniania na podstawie umowy o pracę, co uniemożliwiało zamawiającemu weryfikację w jaki sposób opisywane czynniki wpłynęły na możliwość zaoferowania przez Odwołującego przedstawionej w ofercie ceny. Za oczywiste należało potraktować to, że każdy z wykonawców uczestniczących w postępowaniu posiadał określonego rodzaju doświadczenie w realizacji podobnych prac czy dysponował określonymi zasobami, a tym samym, w ramach wyjaśnień odwołujący powinien był przedstawić szczegółowe kalkulacje pozwalające na zbadanie w jaki sposób obliczył cenę, jakie czynniki wpłynęły na jej kształt oraz załączyć dowody potwierdzające realność ceny (czego również Zamawiający wymagał zgodnie z treścią wezwania). Ogólności wyjaśnień Odwołującego nie zmieniał fakt przedłożenia przykładowych założeń kalkulacyjnych, mając na uwadze, że w oparciu o przedstawione przez Odwołującego wartości wraz z wyjaśnieniami nie można było potwierdzić faktycznego przełożenia przywoływanych okoliczności na ukształtowanie w tym zakresie ceny.

Odnosząc się natomiast do poszczególnych okoliczności stanowiących podstawę czynności zamawiającego o odrzuceniu oferty Odwołującego, wskazać należy, że Odwołujący w uzasadnieniu odwołania wskazał, iż Zamawiający błędnie zinterpretował przedstawioną informację odnośnie zatrudnienia kierowcy na ½ etatu, gdyż nie jest to faktyczny wymiar czasu pracy a jedynie wymiar przypadający na okres świadczenia przejazdów dla Zamawiającego (średnio 4 h w ciągu dnia). Odwołujący wskazał, że pozostały czas pracy kierowcy jest wykorzystywany na obsługę innych zleceń transportowych, zaś ½ etatu jest podana wyłącznie dla przeliczenia kosztu przypadającego tylko na usługę świadczoną na rzecz Zamawiającego. Zdaniem Odwołującego nieprawdziwe jest twierdzenie Zamawiającego, że realizacja przedmiotowej usługi transportu zgodnie z dokumentami postępowania przyjmuje czas wykonywania usługi nawet dłuższy niż 8 godzin, zaś Zamawiający potwierdził, że na potrzeby realizacji zamówienia konieczne jest zaangażowanie kierowcy w wymiarze ok. 3 godzin. Odwołujący zarówno w treści złożonych wyjaśnień, jak również w treści wniesionego odwołania nie wskazał jednak na jakiekolwiek zapisy dokumentacji postępowania, które potwierdzałyby prawidłowość przyjętych założeń odnośnie czasochłonności realizacji przedmiotowego zamówienia w wymiarze przyjętym w kalkulacji. Nie przedstawiono również jakichkolwiek informacji czy okoliczności faktycznych (poza ogólnymi deklaracjami o możliwości bezkonfliktowego połączenia zadań transportowych bez wskazania tych zadań, kursów z przedmiotowym zamówieniem) czy dowodów, które umożliwiłyby potwierdzenie przyjęcia przedstawionych w wyjaśnieniach założeń.

Odwołujący w dalszej kolejności podniósł w odwołaniu, iż wbrew twierdzeniom Zamawiającego dot. niedoszacowania kosztów zużycia paliwa, Odwołujący w złożonych wyjaśnieniach potwierdził,
‎że koszty te uwzględnił w cenie oferty. Odwołujący ponownie podkreślił, że posiada bazę transportową na Śląsku, co pozwala łączyć zadania transportowe, a także że przyjął wyższe średnie spalanie do kalkulacji miesięcznego kosztu niż wynikające z przedstawionego do wyjaśnień dowodu – zdjęcia wyświetlacza pojazdu, wskazującego średnie spalanie na poziomie 9 l/100 km. Różnica jednego litra pozwala w ocenie Odwołującego zabezpieczyć koszty dojazdu z bazy transportowej. Z drugiej zaś, wykonywanie innych zadań transportowych pozwala obniżyć a nawet wyeliminować koszty dojazdu między bazą a miejscem świadczenia usługi. Podnosząc ww. argumenty Odwołujący całkowicie pomija zasadniczą kwestię, która stała się podstawą do negatywnej oceny przez Zamawiającego przedstawionego kosztu w tym zakresie, a którą był brak wskazania lokalizacji bazy startowej oraz brak wyliczenia kosztów dojazdu z bazy do punktu startowego i z powrotem. Odwołujący nie przedstawił informacji, które umożliwiłyby jakąkolwiek weryfikację deklarowanych przez niego w wyjaśnieniach założeń i wartości. W szczególności uniemożliwiło to ocenę kosztów zużycia paliwa dla przyjętej w przedstawionej kalkulacji wartości 50 km w wymiarze dziennym. Jest to zaś podstawowa informacja, która w świetle przywołanych przez Zamawiającego wymagań dokumentacji postępowania oraz treści pkt 6 wezwania do wyjaśnień, wpływa na koszt realizacji przedmiotowego zamówienia. Nie sposób również uznać aby przedstawione w tym zakresie w charakterze dowodu zdjęcie wyświetlacza pojazdu potwierdzało rzetelność kosztu w tym zakresie.

W kontekście powyższego i przechodząc do kolejnego z zarzutu odnoszącego się do braku wystarczających dowodów, skład orzekający stwierdza że również ten zarzut odwołania nie znalazł potwierdzenia. W tym miejscu zwrócić także należy uwagę, że istotnym elementem składanych w postępowaniu wyjaśnień są dowody, które wykonawca zobligowany jest przedłożyć wraz z treścią wyjaśnień. Powyższe wynika z treści przepisu art. 224 ust. 1 ustawy Pzp. Potwierdzeniem istnienia powyższego obowiązku jest również art. 224 ust. 6 ustawy Pzp, wskazujący na konieczność odrzucenia oferty w przypadku, gdy złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu. Krajowa Izba Odwoławcza wielokrotnie zwracała uwagę w swoich orzeczeniach na konieczność poparcia przedstawianych wyjaśnień dowodami uznając, że ma to istotne znaczenie dla ich oceny, ponieważ same wyjaśnienia rzadko kiedy mogą być uznane za w pełni obiektywne, gdyż składa je podmiot bezpośrednio zainteresowany rozstrzygnięciem. Z tego powodu wykonawca, aby uwiarygodnić składane w wyjaśnieniach deklaracje co do poziomu cen, czy też szczególnie korzystnych dla niego okoliczności na które się powołuje, zobowiązany jest poprzeć je stosownymi dowodami, potwierdzającymi wskazywane w wyjaśnieniach informacje. Wykonawca zatem, wszelkimi niezbędnymi środkami, takimi które są dostępne w danej sprawie i uzasadnione w konkretnym stanie faktycznym, powinien wykazać zamawiającemu, że jego oferta nie zawiera ceny rażąco niskiej, pomimo wypełnienia się określonych ustawowych przesłanek podejrzenia rażąco niskiej ceny w jego ofercie. Przy tym należy wskazać, iż przepisy ustawy Pzp nie określają przykładowego katalogu dowodów, które wykonawca zobowiązany jest złożyć zamawiającemu w celu uzasadnienia racjonalności i rynkowej wyceny swojej oferty. Możliwe jest przedstawienie zatem każdego dowodu, który jest adekwatny do konkretnej sytuacji i stanowi potwierdzenie tego, co wykonawca dowodzi w swoich wyjaśnieniach.

W świetle powyższego w ocenie Izby dokumentów przedłożonych przez Odwołującego z wyjaśnieniami nie sposób uznać za potwierdzające wskazywane w wyjaśnieniach informacje. W pierwszej kolejności wskazać należy że zasadniczej części przedłożonych dokumentów nie sposób zidentyfikować i powiązać w sposób jednoznaczny czy to z Odwołującym, czy też z jakimkolwiek z elementów kosztotwórczych przedstawionych w złożonych wyjaśnieniach. W ten sposób należy ocenić zdjęcie fragmentu dowodu rejestracyjnego, który nie identyfikuje jakiego pojazdu (marka/model) dotyczy, jak również nie wskazuje aby odnosił się on do pojazdu który należy do Odwołującego. Podobnie należy ocenić zdjęcie wyświetlacza komputera pokładowego pojazdu obrazujące spalanie i przebieg – również w tym przypadku brak jest choćby możliwości ustalenia podstawowych informacji jak marka i model pojazdu, okoliczności uzyskania takiego spalania czy też iż odnosi się do pojazdu którym wykonywane będzie przedmiotowe zamówienie. Analogicznie w przypadku zrzutu ekranu potwierdzającego transakcję zakupu paliwa, z którego nie wynika jakikolwiek związek tej transakcji z Odwołującym. Tym samym wszystkie powyższe dokumenty należy uznać za nie mające jakiegokolwiek waloru dowodowego dla oceny twierdzeń zawartych w wyjaśnieniach złożonych przez Odwołującego. Jedynym dokumentem wskazującym na powiązanie informacji w nim zawartych z Odwołującym oraz zawierającym informacje odnoszące się do deklaracji zawartych w złożonych wyjaśnieniach jest złożony wyciąg z umowy kart flotowych na paliwo, mający potwierdzić możliwość uzyskania rabatów przy zakupie paliwa.

Konieczność poparcia przedstawianych wyjaśnień dowodami ma kluczowe znaczenie dla ich oceny, ponieważ same wyjaśnienia rzadko kiedy mogą być uznane za w pełni obiektywne, jako składane przez podmiot zainteresowany uzyskaniem zamówienia. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, gdy wykonawca powołuje się na istnienie po jego stronie szczególnie korzystnych warunków lub posiadanie szczególnych rozwiązań, które wpłynęły na obniżenie ceny. W takiej sytuacji, nie dysponując dowodami, zamawiający nie jest w stanie dokonać oceny czy okoliczności powodujące obniżenie ceny, na które powołuje się wykonawca, faktycznie zachodzą

Przepisy ustawy Pzp wskazują jednoznacznie, że obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu spoczywa na wykonawcy, który złożył ofertę z ceną budzącą wątpliwości. W przepisie mowa jest o „wykazaniu”, czyli udowodnieniu, że cena nie jest rażąco niska. Tym samym wyjaśnienia wykonawcy nie mogą stanowić jedynie formalnej odpowiedzi na wezwanie zamawiającego, zawierającej ogólne informacje o działalności wykonawcy lub deklaracje co do realizacji zamówienia za zaoferowaną cenę, niepoparte stosownymi dowodami. Wyjaśnienia wykonawcy muszą być na tyle konkretne i szczegółowe, aby na ich podstawie zamawiający był w stanie dowiedzieć się, jakie okoliczności właściwe wzywanemu do wyjaśnień wykonawcy, spowodowały obniżenie ceny jego oferty, w jaki sposób okoliczności te spowodowały obniżenie ceny i jakich oszczędności wykonawca mógł dzięki nim dokonać. Pamiętać należy, że to wykonawca został zobowiązany do wykazania, że oferowana przez niego cena nie jest rażąco niska, tym samym załączenie dowodów do składanych wyjaśnień odnośnie okoliczności, które nie są zależne od wykonawcy, a które udało mu się pozyskać (wynegocjować, ustalić, wypracować w kontaktach gospodarczych i innych formach etc…) na potrzeby wyceny danego zamówienia jest w zasadzie niezbędne i konieczne, aby owo wykazanie realności zaoferowanej ceny było rzeczywiste. To wykonawca musi wykazać rzeczywistość i realność zaoferowanej ceny w postępowaniu, a przedstawione przez Odwołującego w niniejszym postępowaniu dowody w żaden sposób nie dokumentują deklarowanego przez Odwołującego poziomu kosztów. Zamawiający powinien mieć bowiem możliwość pełnej weryfikacji złożonych wyjaśnień, zaś w niniejszej sprawie nie było to możliwe z uwagi na brak wystarczającej inicjatywy dowodowej Odwołującego w tym zakresie.

W pozostałym zakresie argumentacja przedstawiona w odwołaniu sprowadza się do polemiki z uzasadnieniem decyzji Zamawiającego o odrzuceniu oferty Odwołującego. Odwołujący pomija jednak w tym zakresie okoliczność, że decyzja ta podjęta została w oparciu o zakres informacji i dokumentów przedłożonych przez Odwołującego w ramach złożonych wyjaśnień. Te zaś jak wskazano powyżej nie były niewystarczające lub niepotwierdzające okoliczności, deklaracji i założeń przedstawionych przez Odwołującego. Podkreślić należy, że przepisy nie określają przykładowego katalogu dowodów, które wykonawca zobowiązany jest złożyć zamawiającemu w celu uzasadnienia racjonalności i rynkowej wyceny swojej oferty. Możliwe jest przedstawienie zatem każdego dowodu, jednakże musi być on adekwatny do konkretnej sytuacji i stanowić potwierdzenie tego, co wykonawca dowodzi w swoich wyjaśnieniach.

Zaznaczenia wymaga, że wykazanie prawidłowości ceny musiało nastąpić na etapie wyjaśnień składanych Zamawiającemu, a niewykazanie w tych wyjaśnieniach, że cena jest realna, powoduje po stronie Zamawiającego obowiązek odrzucenia oferty. O zasadności odwołania nie mogą natomiast świadczyć twierdzenia i dowody przedstawione dopiero w postępowaniu odwoławczym, którymi Zamawiający nie dysponował oceniając wyjaśnienia wykonawcy. Spoczywający na wykonawcy wezwanym do wyjaśnień ciężar dowodu, o którym mowa w art. 537 pkt 1 ustawy Pzp dotyczy obowiązku wykazania, że złożone wyjaśnienia nie uprawniały do odrzucenia oferty, wykonawca jest więc ograniczony zakresem przedstawionych zamawiającemu wyjaśnień.

Wobec powyższego wyjaśnienia dotyczące kalkulacji ceny oraz dowody na ich poparcie, przedstawione przez Odwołującego w odwołaniu czy w toku rozprawy (w postaci wyciągu z umowy zawartej przez Odwołującego z producentem pojazdów na okoliczność czasu wykonania ewentualnych napraw oraz wykazu pojazdów, którymi Odwołujący planuje zrealizować zamówienie wraz z fakturami potwierdzającymi koszty wynajmu oraz leasingu) należy uznać za spóźnione.

Tym samym Izba uznała, że przedstawiona w odwołaniu argumentacja nie potwierdziła, aby Zamawiający dokonując oceny oferty Odwołującego i złożonych przez niego wyjaśnień tejże oferty w zakresie zaoferowanej ceny naruszył przepisy wskazywane w treści stawianych zarzutów.

Biorąc pod uwagę wszystko powyższe Izba orzekła jak w sentencji.

O kosztach postępowania odwoławczego Izba orzekła na podstawie art. 557 i 575 ustawy Pzp w zw. z § 5 pkt 1 oraz § 8 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z dnia 30 grudnia 2020r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 2437).

Przewodniczący: ……………………………