KIO 4646/25

Sygn. akt: KIO 4646/25

WYROK

Warszawa, dnia 9 grudnia 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca:Maria Kacprzyk

Anna Kuszel-Kowalczyk

Barbara Loba

Protokolant:Tomasz Skowroński 

po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 4 grudnia 2025 r. w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 27 października 2025 r. przez wykonawcę Schneider Electric Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego PGE Dystrybucja S.A. z siedzibą w Lublinie,

przy udziale uczestników po stronie zamawiającego:

A.wykonawcy APATOR S.A. z siedzibą w Toruniu;

B.wykonawcy MIKRONIKA sp. z o. o. z siedzibą w Poznaniu;

orzeka:

1.oddala odwołanie;

2.kosztami postępowania obciąża odwołującego i:

2.1zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez odwołującego tytułem wpisu od odwołania oraz kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych) poniesioną przez zamawiającego tytułem wynagrodzenia i wydatków pełnomocnika;

2.2zasądza od odwołującego na rzecz zamawiającego kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych) stanowiącą koszty postępowania odwoławczego poniesione przez zamawiającego.

Na orzeczenie – w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia – przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie – Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca:……………………………..

……………………………..

……………………………..

‎Sygn. akt: KIO 4646/25

Uzasadnienie

Zamawiający PGE Dystrybucja S.A. z siedzibą w Lublinie, prowadzi w trybie sektorowych negocjacji z ogłoszeniem postępowanie pn.: „Zaprojektowanie, dostawa i wdrożenie Centralnego Zarządzania Systemem Energetycznym (CZSE) wraz z wsparciem gwarancyjnym i rozwojowym", numer postępowania: POST/DYS/OB/GZA/01148/2025, dalej zwane: „Postępowaniem”.

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej numer 206709-2025 z dnia 1 kwietnia 2025 r. Wartość zamówienia przekracza progi unijne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 z późn. zm.), dalej zwanej „Pzp”.

W dniu 27 października 2025 roku Odwołujący Schneider Electric Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej: „Odwołujący”), działając na podstawie art. 505 ust. 1, art. 513 pkt 1 i 2, art. 515 ust. 1 Pzp, wniósł odwołanie wobec czynności Zamawiającego w postaci odrzucenia wniosku Odwołującego o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu.

Odwołujący zaskarżonym czynnościom i zaniechaniom Zamawiającego zarzucił naruszenie następujących przepisów:

1)art. 146 ust. 1 pkt 4 Pzp w zw. z art. 158 ust. 2 Pzp i art. 381 ust. 1 Pzp, oraz art. 8 Pzp w zw. z art. 104 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 2025 r. poz. 1071), dalej „Kc”, poprzez odrzucenie wniosku Odwołującego o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu z uwagi na bezpodstawne przyjęcie, że wniosek Odwołującego był nieważny ze względu na brak złożenia pełnomocnictwa niezbędnego do działania w imieniu Odwołującego,

2)art. 146 ust. 1 pkt 2 lit a), b) i c) Pzp w zw. z art. 158 ust. 2 Pzp w zw. z art. 381 ust. 1 Pzp poprzez odrzucenie wniosku o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu w sposób sprzeczny z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców oraz zasadą proporcjonalności ( z naruszeniem art. 16 pkt 1) i 3) Pzp) z racji na bezpodstawne przyjęcie, że wobec Odwołującego zachodzą podstawy wykluczenia o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1 lit. a) – g), pkt 2, pkt 3, pkt 4, pkt 5 i pkt 6 Pzp, art. 109 ust. 1 pkt 7-10 Pzp, art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 507) oraz art. 5 k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022).

Podnosząc powyższe zarzuty, Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie Zamawiającemu unieważnienia jego czynności, tj. odrzucenia wniosku o dopuszczenie Odwołującego do udziału w Postępowaniu, ewentualnie o nakazanie powtórzenia przez Zamawiającego czynności rozpatrzenia wniosku o dopuszczenie Odwołującego do udziału w Postępowaniu.

Odwołujący podał, że posiada interes we wniesieniu niniejszego odwołania oraz że może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego wskazanych przepisów, polegającą na pozbawieniu go korzyści finansowych wynikających z możliwości uzyskania przez niego przedmiotowego zamówienia. Dalej w treści odwołania, Odwołujący podał stan faktyczny oraz przytoczył uzasadnienie każdego z zarzutów.

Co do zarzutu nr 1, dotyczącego naruszenia art. 146 ust. 1 pkt 4 Pzp w zw. z art. 8 Pzp w zw. z art. 104 Kc, Odwołujący wskazał, że z treści udzielonego pełnomocnictwa z dnia 9 maja 2025 r., jego kontekstu i okoliczności udzielenia wynika, że wolą spółki było umocowanie pełnomocnika do złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu. Przytoczył orzecznictwo Izby dotyczące wytycznych w zakresie wykładni pełnomocnictw. Wskazał, że Zamawiający wyraził zgodę na działanie bez umocowania w trybie art. 103 § 1 Kc, ponieważ nie kwestionował skuteczności działania Odwołującego jako uczestnika Postępowania i dopiero w trzecim wezwaniu z dnia 30 czerwca 2025 r. wezwał do przedłożenia „właściwego” pełnomocnictwa. Odwołujący potwierdził czynność (przy czym zdaniem Odwołującego już pierwotne pełnomocnictwo było prawidłowe), składając pełnomocnictwo z dnia 8 lipca 2025 r., które to wprost upoważniało do złożenia wniosku.

Co do zarzutu nr 2, dotyczącego art. 146 ust. 1 pkt 2 lit a), b) i c) Pzp w zw. z art. 158 ust. 2 Pzp w zw. z art. 381 ust. 1 Pzp, lit. A w zakresie dokumentu z Krajowego Rejestru Karnego dotyczący Bernadette Alice Drillat Ep. Meunier-Beillard Odwołujący wskazał, że przedłożył dnia 9 lipca 2025 r. poprawny dokument w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego z dnia 30 czerwca 2025 r. Odwołujący przyznał, że złożony skan nie został poświadczony za zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Jego zdaniem jest to podstawa do wezwania do uzupełnienia zgodnie z art. 128 ust. 1 Pzp. Uchybienie to miało charakter formalny, który może być usunięty w tym trybie.

Co do zarzutu nr 2 lit. B, dotyczącego pełnomocnictwa lub umocowania do reprezentacji podmiotu udostępniającego zasoby, Odwołujący podkreślił, że zgodnie z wezwaniem z dnia 30 czerwca 2025 r. przedłożył wypis z serbskiego rejestru handlowego potwierdzający,
‎że p. D.D. jest uprawniony do samodzielnej reprezentacji Schneider Electric LLC for power engineering Novi Sad. Dokument ten był opatrzony kwalifikowanym certyfikatem elektronicznym rejestratora p. M.M. z dnia 30 maja 2025 r.

Co do zarzutu nr 2 lit. C, dotyczącego Informacji z Krajowego Rejestru Karnego dla cudzoziemców związanych z podmiotem zagranicznym oraz dla podmiotu zagranicznego, Odwołujący podniósł, że Zamawiający nieprawidłowo go wezwał do ww. informacji, zamiast dokumentu równoważnego zgodnie z właściwymi przepisami. Zdaniem Odwołującego nie miał on możliwości spełnienia wymagań odwołującego, zatem nie naprawił swojego błędu.

Co do zarzutu nr 2 lit. D, w zakresie Informacji o niezaleganiu ze składkami na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne dla podmiotu zagranicznego, Odwołujący wskazał, że w odpowiedzi na wezwanie z dnia 30 czerwca 2025 r. przedstawił zaświadczenie wydane przez właściwy organ podatkowy w Serbii, które jednocześnie informuje o braku zaległości podatkowych
‎i składkowych.

Co do zarzutu nr 2 lit. E, w zakresie nieprawidłowej formy załączników dot. podmiotu udostępniającego zasoby tj. pliki o nazwie: „Schneider Electric Novi Sad ESPD-response _Polish_signed”, „Załącznik nr 6 do OPIW_Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby__SENS_signed” oraz „Załącznik nr 10 do OPW_Oświadczenie Sankcyjne dla PUZ_SENS_signed” w ocenie Odwołującego zostały prawidłowo podpisane i złożone. Problemy z weryfikacją podpisu elektronicznego leżą po stronie Zamawiającego, który nie uwzględnił specyfiki zagranicznych certyfikatów kwalifikowanych.

W ustawowym terminie, wykonawcy APATOR S.A. z siedzibą w Toruniu oraz MIKRONIKA sp. z o. o. z siedzibą w Poznaniu zgłosili przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego.

W dniu 2 grudnia 2025 r., Zamawiający, w wykonaniu zarządzenia Izby, złożył odpowiedź na odwołanie, w której wniósł o jego oddalenie w całości.

W uzasadnieniu odniósł się szczegółowo do każdego z zarzutów. Co do zarzutu nr 1 wskazał, że z treści dokumentu pełnomocnictwa z dnia 09.05.2025 r. złożonego wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu złożonym przez Odwołującego (dalej: „Wniosek”) na który powołuje się Odwołujący wynika upoważnienie pełnomocnika - Pana P.J. jedynie „do podpisania odpowiedzi na zaproszenie do wstępnych konsultacji rynkowych prowadzonych przez PGE Dystrybucja S.A., pod nazwą: Zaprojektowanie, dostawa i wdrożenie Centralnego Zarządzania Systemem Energetycznym (CZSE) wraz z wsparciem gwarancyjnym i rozwojowym nr: POST/DYS/OB/GZA/01148/2025, poprzedzające postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego.” Dalej z treści tegoż pełnomocnictwa wynika, iż „Niniejsze pełnomocnictwo jest ważne wyłącznie do wykonywania czynności wskazanych powyżej.”, co oznacza, że należy je interpretować zawężająco i odnosić tylko do czynności wskazanych powyżej, tj. podpisania odpowiedzi na zaproszenie do wstępnych konsultacji rynkowych.

Ponadto, jeśli Odwołujący twierdził, iż pełnomocnictwo złożone w dniu 09.05.2025 r. jest prawidłowe, to powinien uznać, iż wezwanie do uzupełnienia braków/dokumentów w tym zakresie jest nieuprawnione. Wykonawcy przysługiwało prawo zaskarżenia takiej czynności Zamawiającego, jeśli Odwołujący uważał, iż była ona bezpodstawna, a pierwotnie udzielone pełnomocnictwo było prawidłowe. W tym zakresie – z uwagi na upływ terminu do zaskarżenia takiej czynności – uznać należy, iż zarzuty w tym zakresie są spóźnione. Zamawiający zakwestionował twierdzenia Odwołującego, jakoby Zamawiający zgodził się na działanie przez p. P.J. bez umocowania. Przytoczył stanowisko, że jednostronna czynność prawna (a taki charakter ma złożenie oferty czy wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu) dokonana w cudzym imieniu bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu jest nieważna.

Podniósł ponadto, że treść pełnomocnictwa z dnia 08.07.2025 r. nie potwierdza istnienia umocowania P. P.J. na dzień dokonania czynności, tj. na dzień złożenia Wniosku wraz z załącznikami oraz dokumentów złożonych w odpowiedzi na wezwania Zamawiającego z dnia 10.06.2025 r., które były czynnościami wcześniejszymi niż data wystawienia uzupełnionego pełnomocnictwa. Przytoczył na potwierdzenie powyższego orzecznictwo Izby.

Co do zarzutu nr 2 lit. A (w systematyce odpowiedzi na odwołanie pkt. 2.2), Zamawiający wskazał, na jednokrotną możliwość wezwania do uzupełnienia danego dokumentu na podstawie art. 128 ust. 1 Pzp. Przytoczył orzecznictwo Izby w tym zakresie.

Co do zarzutu nr 2 lit. B (w systematyce odpowiedzi na odwołanie pkt. 2.3), wskazał, że dokument przedłożony przez Odwołującego był skanem, a zatem być może został pierwotnie podpisany podpisem kwalifikowanym przez p. M.M., ale na egzemplarzu dokumentu przekazanego Zamawiającemu podpis elektroniczny jest jedynie zeskanowany (zatem dokument ten nie posiada podpisu elektronicznego, który można byłoby zweryfikować, co oznacza, iż nie jest dokumentem elektronicznym).

Co do zarzutu nr 2 lit. C (w systematyce odpowiedzi na odwołanie pkt. 2.4), wskazał,
‎że Zamawiający w wezwaniu z dnia 30.06.2025 r. skierowanym do Wykonawcy zawarł informację o następującej treści: „Jeżeli Wykonawca lub podmiot udostępniający zasoby ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej stosuje się zapisy punktów 15.4-15.6 OPiW.” Informacja ta została umieszczona na końcu ww. wezwania i odnosiła się do dokumentów składanych przez podmioty zagraniczne.

Co do zarzutu nr 2 lit. D (w systematyce odpowiedzi na odwołanie pkt. 2.5), Zamawiający podkreślił, że dokument złożony przez Odwołującego wydany przez organ podatkowy w Serbii

(Ministerstwo Finansów – Urząd Skarbowy) wraz z tłumaczeniem na język polski potwierdzający, iż podmiot udostępniający zasoby (Schneider Electric LLC for power engineering Novi Sad) „opłacił wymagalne zobowiązania zarejestrowane w księgowości podatkowej na wszystkich rachunkach wpłat dochodów publicznych, które są w gestii Urzędu Skarbowego”. Sam Odwołujący w zakresie ww. dokumentu wskazał, iż przekazuje do Zamawiającego „zaświadczenie serbskiego Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z podatkami przez Schneider Electric Novi Sad”.

Zamawiający nie miał możliwości zweryfikowania tego dokumentu (jego zakresu) w bazie e-Certis, bowiem jest to system informacyjny umożliwiający identyfikację różnych certyfikatów i zaświadczeń wymaganych najczęściej w postępowaniach o udzielenie zamówienia w 28 państwach członkowskich, jednym z krajów kandydujących (Turcja) oraz trzech krajach należących do EOG (Islandia, Liechtenstein i Norwegia), zatem brak możliwości sprawdzenia w nim dokumentów pochodzących z Serbii. Brak było po stronie Zamawiającego jakichkolwiek wątpliwości na etapie badania i oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu, co do zakresu oświadczenia zawartego w przedmiotowym dokumencie.

Co do zarzutu nr 2 lit. E (w systematyce odpowiedzi na odwołanie pkt. 2.6), wskazał, Zamawiający z należytą starannością podjął próby walidacji przedmiotowych podpisów elektronicznych. Zamawiający wskazał już w wezwaniu do uzupełnienia braków, że podjął działania w celu weryfikacji podpisu elektronicznego na ww. dokumentach za pomocą: certyfikowanego oprogramowania Procertum Smart Sign, wydawanego przez Asseco Data Systems S.A. oprogramowania Szafir, wydawanego przez Krajową Izbę Rozliczeniową S.A. oraz WebNotarius, którego dostawcą jest Asseco Data System S.A. W żadnym przypadku podpisów nie udało się pozytywnie zweryfikować, na co dodatkowo wskazywały załączone do ww. pisma z dnia 30.06.2025 r., próby weryfikacji (Załączniki nr 1-7). W odpowiedzi na wezwanie Wykonawca natomiast nie wskazał Zamawiającemu w jaki sposób można taki podpis zweryfikować, kwestię prawidłowości podpisów przemilczając.

W wykonaniu zobowiązania Izby Przystępujący Mikronika złożył w dniu 2 grudnia 2025 r. odpowiedź na odwołanie, w której poparł argumentację Zamawiającego oraz wniósł o oddalenie odwołania w całości.

W wykonaniu zobowiązania Izby Przystępujący Apator złożył w dniu 2 grudnia 2025 r. odpowiedź na odwołanie, w której wniósł o oddalenie odwołania w całości oraz przedstawił argumentację na potwierdzenie powyższej tezy, a także orzecznictwo Izby.

Na posiedzeniu i rozprawie Strony oraz Przystępujący Apator podtrzymały dotychczas wyrażone stanowiska. Przystępujący Mikronika nie pojawił się na posiedzeniu i rozprawie, mimo prawidłowego zawiadomienia.

Jako dowód Izba dopuściła ogłoszenie o zamówieniu oraz dokumenty zamówienia.

Po przeprowadzeniu rozprawy, uwzględniając zgromadzony materiał dowodowy, jak również biorąc pod uwagę oświadczenia i stanowiska Stron zawarte w odwołaniu i odpowiedzi na odwołanie, a także wyrażone ustnie na rozprawie i odnotowane w protokole, Izba ustaliła, co następuje:

Zamawiający prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie sektorowych negocjacji z ogłoszeniem pn.: „Zaprojektowanie, dostawa i wdrożenie Centralnego Zarządzania Systemem Energetycznym (CZSE) wraz z wsparciem gwarancyjnym i rozwojowym", numer postępowania: POST/DYS/OB/GZA/01148/2025.

W dniu 17 października 2025 r. Zamawiający opublikował informację o wynikach oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, zgodnie z którą wniosek złożony przez Odwołującego podlegał odrzuceniu. Wniosek został odrzucony na podstawie art. 146 ust. 1 pkt 4 w zw. z art. 158 ust. 2 i art. 381 ust. 1 Ustawy PZP, a także w zw. z art. 8 Pzp i art. 104 Kc – z uwagi na brak właściwego umocowania pełnomocnika Wykonawcy do dnia 08.07.2025 r., w tym także w zakresie Wniosku, art. 146 ust. 1 pkt 2 lit a), b) i c) w zw. z art. 158 ust. 2 w zw. z art. 381 ust. 1 Pzp, ponieważ Wykonawca nie potwierdził braku podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1 lit. a) – g), pkt 2, pkt 3, pkt 4, pkt 5 i pkt 6 Pzp, art. 109 ust. 1 pkt 1 i pkt 7-10 Pzp, art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 507) oraz art. 5 k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022). Zamawiający w treści ww. dokumentu przedstawił szczegółowo stan faktyczny, wymagania zawarte w OPIW oraz braki dokumentów i oświadczeń stanowiące podstawę jego decyzji.

Izba zważyła, co następuje:

Izba nie dopatrzyła się przesłanek, które mogłyby skutkować odrzuceniem odwołania. Izba ustaliła, że odwołanie zostało wniesione w terminie, nie zawiera braków formalnych oraz terminowo został uiszczony od niego wpis w wymaganej wysokości. Nie została również wypełniona żadna z pozostałych przesłanek skutkujących odrzuceniem odwołania na podstawie art. 528 Pzp.

Izba stwierdziła, że Odwołujący wykazał przesłankę materialnoprawną dopuszczalności odwołania, o której mowa w art. 505 ust. 1 Pzp, tj. wykazał interes w uzyskaniu zamówienia oraz że może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów Pzp.

Odwołanie podlegało oddaleniu w całości, ponieważ podniesione zarzuty nie potwierdziły się. Izba dokonała oceny stanu faktycznego ustalonego w sprawie mając na uwadze art. 554 ust. 1 pkt 1 Pzp, który stanowi, że Izba uwzględnia odwołanie, jeżeli stwierdzi naruszenie przepisów ustawy, które miało wpływ lub może mieć istotny wpływ na wynik postępowania o udzielenie zamówienia.

W zakresie zarzutu nr 1, dotyczącego naruszenia art. 146 ust. 1 pkt 4 Pzp w zw. z art. 8 Pzp w zw. z art. 104 Kc, Izba stwierdziła, że uzupełnione przez Odwołującego pełnomocnictwo
‎z dnia 8 lipca 2025 r. nie potwierdzało czynności złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału przez Pełnomocnika, a tym samym złożony wniosek jest nieważny. Zamawiający prawidłowo zatem dokonał odrzucenia wniosku.

Izba stoi na stanowisku, że z treści pełnomocnictwa składanego w odpowiedzi na wezwanie z art. 128 ust. 1 Pzp, którego data jest późniejsza, aniżeli czynność podjęta w postępowaniu o udzielenie zamówienia, powinno bezsprzecznie i jasno wynikać potwierdzenie ww. czynności bez umocowania. Kontekst czy okoliczności udzielenia pełnomocnictwa mogą być pomocne w interpretacji jego treści, jednakże nie mogą stać w sprzeczności z literalnym brzmieniem pełnomocnictwa. Brak wyraźnego potwierdzenia czynności dokonanej bez umocowania skutkuje przyjęciem, że czynność – w przedmiotowej sprawie wniosek o dopuszczenie do udziału - ta jest nieważna i nie może być potraktowany jako omyłka, czy nieścisłość, jak się tego domagał Odwołujący. Sankcja nieważności wynika wprost z art. 104 Kc, zgodnie z którym jednostronna czynność prawna dokonana w cudzym imieniu bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu jest nieważna. Złożenie oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu jest książkowym wręcz przykładem jednostronnej czynności prawnej.

Izba nie zgadza się także ze stanowiskiem Odwołującego, jakoby Zamawiający wyraził zgodę na działanie bez umocowania w trybie art. 103 § 1 Kc, ponieważ nie kwestionował skuteczności działania Odwołującego jako uczestnika Postępowania i dopiero w trzecim wezwaniu z dnia 30 czerwca 2025 r. wezwał do przedłożenia „właściwego” pełnomocnictwa. Odwołujący potwierdził czynność (przy czym zdaniem Odwołującego już pierwotne pełnomocnictwo było prawidłowe), składając pełnomocnictwo z dnia 8 lipca 2025 r., które to wprost upoważniało do złożenia wniosku.

Nie można domniemywać takiej „zgody” z kolejności czynności w ramach badania i oceny wniosków – Zamawiający ma określoną, przyjętą praktykę i bez znaczenia jest fakt,
‎że najpierw wezwał do uzupełnienia innych dokumentów, a dopiero później do złożenia pełnomocnictwa. Co więcej, z akt Postępowania wynika, że Zamawiający wobec wszystkich wniosków przyjął jednolity mechanizm, najpierw wezwał wykonawców do złożenia oświadczeń o przynależności do grupy kapitałowej z innymi wykonawcami biorącymi udział
‎w Postępowaniu (w dniu 10 czerwca 2025 r.), oraz do złożenia dokumentów na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia, o których mowa w pkt 13.3 OPIW (w dniu 10 czerwca 2025 r.). Następnie podjął indywidualną ocenę i badanie wniosków, stąd dnia 30 czerwca 2025 r. wystosował wezwanie do Odwołującego, obejmujące także uzupełnienie pełnomocnictwa. Izba nie widzi w tym zakresie podstaw do interpretacji działania Zamawiającego jako noszącego znamiona zgody kwalifikowanej w trybie art. 103 § 1 Kc, jako walidującej czynność podjętą z przekroczeniem lub bez umocowania.

Co do stanowiska Odwołującego, jakoby pełnomocnictwo z dnia 9 maja 2025 r., dołączone do wniosku o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu było prawidłowe, zaś Zamawiający bezpodstawnie wezwał w trybie art. 128 ust. 1 Pzp do jego poprawienia, Izba wskazuje, że są to zarzuty spóźnione. Jeśli Odwołujący kwestionuje treść i zasadność wezwania, powinien złożyć na tę czynność odwołanie. Stąd też Izba nie odniesie się do tych twierdzeń Odwołującego, konstatując jedynie, że w aktach Postępowania brak było prawidłowego pełnomocnictwa uprawniającego p. P.J. do złożenia wniosku o dopuszczenie
‎do udziału w Postępowaniu.

Co do zarzutu nr 2, dotyczącego art. 146 ust. 1 pkt 2 lit a), b) i c) Pzp w zw. z art. 158 ust. 2 Pzp w zw. z art. 381 ust. 1 Pzp, lit. A (systematyka przyjęta w treści odwołania), w zakresie dokumentu z Krajowego Rejestru Karnego dotyczący Bernadette Alice Drillat Ep. Meunier-Beillard złożonego dnia 9 lipca 2025 r. w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego z dnia 30 czerwca 2025 r. Odwołujący sam przyznał, że złożony skan nie został poświadczany za zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Jego zdaniem jest to podstawa do wezwania do uzupełnienia zgodnie z art. 128 ust. 1 Pzp.

Izba stoi na stanowisku, że uzupełnienie dokumentów lub oświadczeń zgodnie z art. 128 ust. 1 Pzp oraz art. 16 Pzp, jednokrotnie. Powyższe stanowisko jest utrwalone w orzecznictwie Izby, m.in. w wyrokach z dnia 21 stycznia 2015 r., sygn. akt KIO 72/15; z dnia 5 lipca 2019 r., sygn. akt KIO 1150/19, z dnia 18 października 2017 r., sygn. akt KIO 2073/17; z dnia 3 września 2020 r., sygn. akt KIO 1364/20; 15 stycznia 2021 r., sygn. akt KIO 3373/20, z dnia 26 października 2024 r., sygn. akt KIO 4108/24. Zasada ta wynika z konieczności zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców i oznacza brak uprawnienia ponownego żądania wyjaśnień co do tej samej okoliczności w tym samym zakresie. Na tę okoliczność istotne jest ustalenie konkretnego stanu faktycznego co do treści czynności zamawiającego formułującego wezwanie kierowane do wykonawcy. Wezwanie do uzupełnienia dokumentów lub oświadczeń może być dokonywane jednokrotnie w stosunku do tego samego braku czy błędu. Jak wskazano w Komentarzu UZP (Prawo zamówień publicznych. Komentarz: wydanie II. Pod red. Huberta Nowaka. Mateusza Winiarza), wezwanie powinno przy tym precyzyjnie wskazywać powód wezwania, tj. konkretne braki lub uchybienia, jakich dopuścił się wykonawca, zakres koniecznych do przedłożenia oświadczeń lub dokumentów, a także określać termin, w jakim powinny być one uzupełnione.

Izba w pełni podziela również pogląd wyrażony w wyroku Izby z dnia 2 maja 2023 r., sygn. akt KIO 1086/23, zgodni z którym, wezwanie do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych w związku ze stwierdzeniem występowania innej - niż wskazana uprzednio - nieprawidłowości co do zasady należy uznać za dopuszczalne, o ile nie nastąpiło już uzupełnienie poprzez złożenie nowego (innego) dokumentu. Przyjęcie odmiennego stanowiska byłoby sprzeczne z zasadą zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców (art. 16 pkt 1 Pzp), gdyż stawiałoby w lepszej sytuacji tych wykonawców, w przypadku których wszystkie nieprawidłowości podmiotowych środków dowodowych zostały jednocześnie dostrzeżone i objęte jednym wezwaniem zamawiającego.

Należy zwrócić uwagę, że okoliczności sprawy, z uwzględnieniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców oraz zasadą przejrzystości wskazują, że Odwołujący nie sprostał treści wezwania, składając dokument w niewłaściwej formie, zaś kolejne wezwanie było naruszeniem zasady jednokrotności. Podkreślenia wymaga również stanowisko wyrażone w wyroku Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 5 lipca 2021 r., sygn. akt XXIII Zs 62/21 zgodnie z którym: „(…) z dotychczasowego orzecznictwa wynikała możliwość wyłącznie jednokrotnego wzywania wykonawców do uzupełnienia dokumentu (zob. m.in. wyr. KIO z dnia 26 września 2016 r., KIO 1648/16, KIO 1660/16, w którym rozstrzygnięto, że "Wielokrotne wzywanie do uzupełnienia tego samego dokumentu spowodowałoby złamanie zasady równego traktowania wykonawców, a ponadto stanowiłoby złamanie zasady jednokrotności uzupełniania dokumentów w trybie art. 26 ust. 3 PZP2004, a także wyrok KIO z dnia 15 marca 2016 r., KIO 296/16). Stanowisko dotyczące dopuszczalności jednokrotnego wezwania w trybie art. 26 PZP2004 jest też powszechnie podzielane w doktrynie (tak: M. Jaworska, Prawo zamówień publicznych. Komentarz, Warszawa 2020, wyd. 12, komentarz do art. 26, nb. 24; J. Pieróg, Prawo zamówień publicznych. Komentarz, Warszawa 2015, s. 162). Warto wskazać, że w świetle najnowszego orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości UE procedura wielokrotnego wzywania wykonawców do uzupełnienia brakujących dokumentów, oświadczeń czy też pełnomocnictw (na podstawie art. 26 ust. 3 (...)) może być uznana za niezgodną z art. 51 dyrektywy (...). Wielokrotne wzywanie do uzupełnienia dokumentów i oświadczeń wykracza poza ramy art. 51 dyrektywy (...), który dotyczy wezwania, a nie wzywania wykonawców do uzupełnienia zaświadczeń i dokumentów lub złożenia wyjaśnień dotyczących dokumentów lub oświadczeń (zob. M. Sieradzka, Glosa do wyroku TSUE z dnia 10 października 2013 r. w sprawie C-336/12 Manova, Lex/el. 2014). Powyższe pozostaje aktualne na gruncie obecnie obowiązującej dyrektywy.”.

W okolicznościach tej sprawy, Odwołujący miałby de facto dwukrotną możliwość poprawienia dokumentu, co nie jest do pogodzenia z zasadą równego traktowania wykonawców. Odwołujący nie dopełnił należytej staranności przy składaniu najpierw wniosku o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu, zaś następnie przy uzupełnianiu spornego dokumentu, stąd też nie powinien ponownie być wzywany do jego uzupełnienia.

Co do zarzutu nr 2 lit. B, dotyczącego pełnomocnictwa lub umocowania do reprezentacji podmiotu udostępniającego zasoby w postaci uzupełnionego w odpowiedzi na wezwanie
‎z dnia 30 czerwca 2025 r. wypisu z serbskiego rejestru handlowego potwierdzającego, że p. D.D. jest uprawniony do samodzielnej reprezentacji Schneider Electric LLC for power engineering Novi Sad. Według Odwołującego dokument ten był opatrzony kwalifikowanym certyfikatem elektronicznym rejestratora p. M.M. z dnia 30 maja 2025 r. Jednakże w aktach sprawy znajduje się cyfrowa kopia tego dokumentu, tj. skan. Widniejący znacznik podpisu elektronicznego nie umożliwia weryfikacji prawidłowości złożonego podpisu.

Podpis elektroniczny znajduje się bowiem w warstwie elektronicznej pliku, zatem zeskanowanie (lub sfotografowanie lub inne cyfrowe odwzorowanie dokumentu), które uniemożliwia walidację podpisu, będzie skutkowało zmianą formy takiego dokumentu.
‎W okolicznościach niniejszej sprawy Izba przychyla się do stanowiska Zamawiającego,
‎że Odwołujący miał obowiązek dokonać poświadczenia za zgodność cyfrowego odwzorowania ze spornym dokumentem. Co więcej dokument ten powinien zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym podmiotu udostępniającego zasoby tj. Schneider Electric LLC for power engineering Novi Sad, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, zgodnie z § 6 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452) oraz niezgodne z pkt 18.8 OPIW.

Odnośnie twierdzeń Odwołującego, jakoby powinien zostać ponownie wezwany do uzupełnienia podpisu elektronicznego, rozważania przedstawione powyżej w zakresie zasady jednokrotności pozostają aktualne.

Co do zarzutu nr 2 lit. C, dotyczącego Informacji z Krajowego Rejestru Karnego dla cudzoziemców związanych z podmiotem zagranicznym oraz dla podmiotu zagranicznego, Odwołujący podniósł, że Zamawiający nieprawidłowo go wezwał do uzupełnienia ww. informacji, zamiast dokumentu równoważnego zgodnie z właściwymi przepisami. Zdaniem Odwołującego nie miał on możliwości spełnienia wymagań odwołującego, zatem nie naprawił swojego błędu. Stanowisko takie jest nieprawidłowe.

Zamawiający w wezwaniu z dnia 30 czerwca 2025 r. skierowanym do Wykonawcy zawarł informację o następującej treści: „Jeżeli Wykonawca lub podmiot udostępniający zasoby ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej stosuje się zapisy punktów 15.4-15.6 OPiW.”. Zdaniem Izby, nawet gdyby nie było zawarte takie sformułowanie, to zarówno Zamawiającego, jak i Odwołującego obowiązują przepisy powszechnie obowiązujące, a konkretnie wynikające z rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. z 2020 r. poz. 2415). Przepisy te określają, jakie dokumenty składają podmioty posiadające siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej. Odwołujący w konsekwencji nie sprostał treści wezwania z dnia 30 czerwca 2025 r. i nie uzupełnił żądanego dokumentu.

Co do zarzutu nr 2 lit. D, w zakresie Informacji o niezaleganiu ze składkami na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne dla podmiotu zagranicznego, Odwołujący wskazał, że w odpowiedzi
‎na wezwanie z dnia 30 czerwca 2025 r. przedstawił zaświadczenie wydane przez właściwy organ podatkowy w Serbii, które jednocześnie informuje o braku zaległości podatkowych i składkowych. Izba także nie zgadza się ze stanowiskiem Odwołującego.

Materiał zgromadzony w sprawie potwierdził, że po pierwsze, Odwołujący składając dokumenty w odpowiedzi na wezwanie z dnia 30 czerwca 2025 r. wskazał, że sporny dokument to „zaświadczenie serbskiego Urzędu Skarbowego o niezaleganiu z podatkami przez Schneider Electric Novi Sad”. Wprost ograniczył zatem zakres zaświadczenia jedynie do podatków. Po drugie, literalna treść ww. dokumentu traktuje wyłącznie o zobowiązaniach podatkowych. Rację ma zatem Zamawiający, że brak było po jego stronie podstaw do powzięcia wątpliwości, czy dokument ten obejmuje także zobowiązania związane ze składkami na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, które to wątpliwości uprawniałyby do wezwania Odwołującego do wyjaśnień. Prawidłowo uznał, że Odwołujący nie sprostał wezwaniu i nie uzupełnił żądanego dokumentu.

Co do zarzutu nr 2 lit. E, w zakresie nieprawidłowej formy załączników dot. podmiotu udostępniającego zasoby tj. pliki o nazwie: „Schneider Electric Novi Sad ESPD-response _Polish_signed”, „Załącznik nr 6 do OPIW_Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby__SENS_signed” oraz „Załącznik nr 10 do OPW_Oświadczenie Sankcyjne dla PUZ_SENS_signed” w ocenie Odwołującego zostały prawidłowo podpisane i złożone, zaś problemy z weryfikacją podpisu elektronicznego leżą po stronie Zamawiającego, który nie uwzględnił specyfiki zagranicznych certyfikatów kwalifikowanych.

Odwołujący konstruując zarzut pominął, że Zamawiający w treści wezwania z dnia 30 czerwca 2025 r. wskazał, że podczas weryfikacji podpisu elektronicznego za pomocą certyfikowanego oprogramowania Procertum Smart Sign, wydawanego przez Asseco Data Systems S.A. i Szafir, wydawanego przez Krajową Izbę Rozliczeniową S.A. oraz WebNotarius, ww. pliki się nie walidują, na co wskazywały zrzuty ekranu z prób weryfikacji (Załączniki nr 1-7).

Odwołujący odpowiadając na wezwanie nie ustosunkował się do powyższego twierdzenia. Tymczasem, skoro Zamawiający nie dysponował narzędziem do weryfikacji, powinien być dochować należytej staranności i alternatywnie wskazać jakim narzędziem Zamawiający powinien dokonać weryfikacji, przedstawić dowody na potwierdzenie walidacji itp. Odwołujący powinien współdziałać z Zamawiającym, który może mieć przecież ograniczenia techniczne w weryfikacji zagranicznych podpisów elektronicznych, w przeciwnym razie narazi się na ziszczenie skutku, jaki wystąpił w tej sprawie.

Podsumowując, zarzut nr 2 także podlegał oddaleniu. Zamawiający prawidłowo ocenił uzupełnione w odpowiedzi na wezwanie z dnia 30 czerwca 2025 r. dokumenty oraz odrzucił wniosek Odwołującego. Złożenie nieprawidłowych dokumentów, lub ich nieuzupełnienie we wskazanym terminie skutkowało uznanie, że wykonawca nie potwierdził braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w Postępowaniu w wskazanym z informacji o wynikach oceny wniosków z dnia 17 października 2025 r.

W konsekwencji, Izba oddaliła odwołanie jako nieuzasadnione.

O kosztach postępowania stosownie do wyniku sprawy orzeczono na podstawie art. 575 Pzp oraz § 8 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. 2020 r. poz. 2437), zgodnie z którym w przypadku oddalenia odwołania przez Izbę w całości, koszty ponosi odwołujący. Izba zasądziła koszty, o których mowa w § 5 pkt 2 ww. rozporządzenia, od Odwołującego na rzecz Zamawiającego na podstawie faktury, potwierdzających poniesienie kosztów wynagrodzenia pełnomocnika, przedłożonej do akt sprawy.

Mając powyższe na uwadze, orzeczono jak w sentencji.

Przewodnicząca:……………………………..