KIO 4397/25

Sygn. akt: KIO 4397/25

WYROK

Warszawa, dnia 26 listopada 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodniczący:Marek Bienias

    

Protokolant: Aldona Karpińska

po rozpoznaniu na rozprawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 13 października 2025 r. przez wykonawcę Alfavox Software sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, w postępowaniu prowadzonym przez Zakład Emerytalno-Rentowy Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji

orzeka:

1.Uwzględnia odwołanie w części, tj. w zakresie zarzutu nr 5 i nakazuje Zamawiającemu unieważnienie czynności z dnia 3 października 2025 r., tj. zatrzymania wadium.

2.W pozostałym zakresie oddala odwołanie.

3.Kosztami postępowania obciąża wykonawcę Alfavox Software sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu w części 4/5 oraz zamawiającego Zakład Emerytalno-Rentowy Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w części 1/5 i

3.1.Zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez wykonawcę Alfavox Software sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, tytułem wpisu od odwołania oraz kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszty postępowania odwoławczego poniesione przez Odwołującego z tytułu wynagrodzenia pełnomocnika.

3.2.Zasądza od Zamawiającego na rzecz Odwołującego kwotę 3 720 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące siedemset dwadzieścia złotych zero groszy).

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodniczący: …………………….………..

Sygn. akt: KIO 4397/25

Uzasadnienie

Zamawiający – Zakład Emerytalno-Rentowy Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji– prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego pn.: Zakup wsparcia technicznego dla systemu SI EMERYT, nr postępowania: ZER-ZP-9/2025.

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej z dnia 2 czerwca 2025 r. nr 2025/S 104-352335.

W dniu 13 października 2025 r. wykonawca Alfavox Software sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu wniósł odwołanie na niezgodne z przepisami Pzp:

1.odrzucenie oferty Odwołującego z uwagi na okoliczność, że – zdaniem Zamawiającego – przedstawione przez Odwołującego dokumenty potwierdzające należyte wykonanie zamówień ujętych w wykazie usług, okoliczności tej nie stwierdzały (przy jednoczesnym zaniechaniu ewentualnego wyjaśnienia tej kwestii), w konsekwencji czego Zamawiający uznał, że Odwołujący nie złożył w przewidzianym w wezwaniu terminie podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnianie warunku udziału w Postępowaniu, o którym mowa w pkt. 11.1.4 lit. a SWZ,

co narusza przepis art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c Pzp w zw. z § 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. poz. 2415 z późn. zm., dalej „Rozporządzenie PŚD”) i art. 128 ust. 4 Pzp,

ewentualnie, na wypadek nieuwzględnienia zarzutu z pkt. 1 powyżej:

2.zaniechanie wezwania Odwołującego do złożenia lub poprawienia podmiotowych środków dowodowych dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej w postaci wykazu usług lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunku udziału w Postępowaniu, o którym mowa w pkt. 11.1.4 lit. a SWZ, pomimo że okoliczność ta nie była objęta żadnym wcześniejszym wezwaniem do złożenia lub poprawienia tych dokumentów,

co narusza przepis art. 128 ust. 1 Pzp,

3.nieprawidłowe zweryfikowanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych złożonych przez osobę reprezentującą podmiot udostępniający zasoby na podmiotowych środkach dowodowych dotyczących tego podmiotu, skutkiem czego było – jak się wydaje – uznanie przez Zamawiającego, że Odwołujący nie złożył tych dokumentów w przewidziany przepisami sposób,

co narusza przepis § 6 ust. 2 w zw. z ust. 3 pkt 1 oraz § 7 ust. 2 w zw. z ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452, dalej „Rozporządzenie”),

ewentualnie, na wypadek nieuwzględnienia zarzutu z pkt. 3 powyżej:

4.zaniechanie wezwania Odwołującego do poprawienia podmiotowych środków dowodowych dotyczących podmiotu udostępniającego zasoby przez ich złożenie z prawidłowymi kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi wskutek uznania, że zachodzi przesłanka umożliwiająca odstąpienie od takiego wezwania,

co narusza przepis art. 128 ust. 1 pkt 1 Pzp,

5.zatrzymanie wadium wniesionego przez Odwołującego w pieniądzu, stanowiące konsekwencję stwierdzonej przez Zamawiającego podstawy odrzucenia oferty Odwołującego (zob. zarzut z pkt. I.1 powyżej), podczas gdy wobec złożenia przez Odwołującego wymaganych podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnianie warunku udziału w Postępowaniu, o którym mowa w pkt. 11.1.4 lit. a SWZ, w sprawie nie ziściła się przesłanka zaniechania złożenia przez Odwołującego – w odpowiedzi na wezwanie z art. 128 ust. 1 Pzp – z przyczyn leżących po jego stronie, podmiotowych środków dowodowych, co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez Odwołującego jako najkorzystniejszej,

co narusza art. 98 ust. 6 pkt 1 w zw. z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c Pzp.

6.wybór, jako najkorzystniejszej, oferty złożonej przez wykonawcę Bazy i Systemy Bankowe sp. z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy,

co narusza art. 239 ust. 1 i 2 Pzp.

Opierając się na przedstawionych zarzutach Odwołujący wnosił o uwzględnienie odwołania i:

1.nakazanie Zamawiającemu unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej i odrzucenia oferty Odwołującego oraz dokonania ponownego badania i oceny ofert z uwzględnieniem oferty Odwołującego i z ewentualnym wezwaniem Odwołującego – w trybie przepisu art. 128 ust. 1 Pzp – do złożenia lub poprawienia podmiotowych środków dowodowych mających potwierdzać spełnianie warunku udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej w postaci wykazu usług lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunku udziału w Postępowaniu, o którym mowa w pkt. 11.1.4 lit. a SWZ oraz do poprawienia podmiotowych środków dowodowych dotyczących podmiotu udostępniającego zasoby w zakresie prawidłowości kwalifikowanego podpisu elektronicznego,

2.zasądzenie od Zamawiającego, na rzecz Odwołującego kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego na podstawie rachunku, który zostanie złożony do akt postępowania odwoławczego.

W wyniku wniesionego odwołania przez wykonawcę Alfavox Software sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie z dnia 3 listopada 2025 r. (pismo z dnia 3 listopada 2025 r.) wnosił o oddalenie odwołania w całości.

Stan prawny ustalony przez Izbę:

Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy PZP, Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli została złożona przez wykonawcę, który nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, lub podmiotowego środka dowodowego, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, przedmiotowego środka dowodowego, lub innych dokumentów lub oświadczeń.

Zgodnie z § 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, zamawiający może, w zależności od charakteru, znaczenia, przeznaczenia lub zakresu robót budowlanych, dostaw lub usług, żądać następujących podmiotowych środków dowodowych:

2) wykazu dostaw lub usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

Zgodnie z art. 128 ust. 1 ustawy PZP, jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w , podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu lub są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że:

1) wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub

2) zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

Zgodnie z art. 128 ust. 4 ustawy PZP, Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści oświadczenia, o którym mowa w , lub złożonych podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu.

Zgodnie z art. 98 ust. 6 pkt 1 ustawy PZP, Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, a w przypadku wadium wniesionego w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w  , występuje odpowiednio do gwaranta lub poręczyciela z żądaniem zapłaty wadium, jeżeli:

1)wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w  lub  , z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył podmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających okoliczności, o których mowa w  lub , oświadczenia, o którym mowa w , innych dokumentów lub oświadczeń lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w , co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej.

Zgodnie z art. 239 ust. 1 i 2 ustawy PZP:

1. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia.

2. Najkorzystniejsza oferta to oferta przedstawiająca najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny lub kosztu lub oferta z najniższą ceną lub kosztem.

Zgodnie z § 6 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, w przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty, w tym dokumenty, o których mowa w  ustawy, lub dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania, zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako dokument w postaci papierowej, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.

Zgodnie z § 6 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w ust. 2, dokonuje w przypadku:

1) podmiotowych środków dowodowych oraz dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania - odpowiednio wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, w zakresie podmiotowych środków dowodowych lub dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania, które każdego z nich dotyczą.

Zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, w przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w  ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, przedmiotowe środki dowodowe, dokumenty, o których mowa w  ustawy, niewystawione przez upoważnione podmioty lub pełnomocnictwo, zostały sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów, o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.

Zgodnie z § 7 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w ust. 2, dokonuje w przypadku:

1)podmiotowych środków dowodowych - odpowiednio wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, w zakresie podmiotowych środków dowodowych, które każdego z nich dotyczą.

Krajowa Izba Odwoławcza – po przeprowadzeniu rozprawy w przedmiotowej sprawie, po zapoznaniu się ze stanowiskami przedstawionymi w odwołaniu, odpowiedzi na odwołanie, konfrontując je z zebranym w sprawie materiałem procesowym, w tym z dokumentacją postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz po wysłuchaniu oświadczeń i stanowisk stron złożonych ustnie do protokołu w toku rozprawy – ustaliła i zważyła, co następuje:

Skład orzekający stwierdził, że odwołanie dotyczy materii określonej w art. 513 ustawy PZP i podlega rozpoznaniu zgodnie z art. 517 ustawy PZP. Izba stwierdziła również, że nie została wypełniona żadna z przesłanek określonych w art. 528 ustawy PZP, których stwierdzenie skutkowałoby odrzuceniem odwołania i odstąpieniem od badania meritum sprawy. Ponadto w ocenie składu orzekającego Odwołujący wykazał, że posiada legitymację materialną do wniesienia środka zaskarżenia zgodnie z przesłankami art. 505 ust. 1 ustawy PZP, tj. ma interes w uzyskaniu zamówienia, a naruszenie przez zamawiającego przepisów ustawy PZP może spowodować poniesienie przez niego szkody polegającej na nieuzyskaniu zamówienia.

Skład orzekający dokonał oceny stanu faktycznego ustalonego w sprawie mając na uwadze art. 554 ust. 1 pkt 1 ustawy PZP, który stanowi, że Izba uwzględnia odwołanie, jeżeli stwierdzi naruszenie przepisów ustawy, które miało wpływ lub może mieć istotny wpływ na wynik postępowania o udzielenie zamówienia.

Izba – uwzględniając zgromadzony materiał dowodowy przedłożony przez strony, po dokonaniu ustaleń poczynionych na podstawie dokumentacji postępowania, biorąc pod uwagę zakres sprawy zakreślony przez okoliczności podniesione w odwołaniu oraz stanowiska złożone pisemnie i ustnie do protokołu – stwierdziła, że sformułowany przez Odwołującego zarzut nr 5 znajduje oparcie w ustalonym stanie faktycznym i prawnym, a tym samym rozpoznawane odwołanie zasługuje na uwzględnienie w powyższym zakresie. W pozostałym zakresie odwołanie podlega oddaleniu.

Izba zważa, iż zarzut dotyczący odrzucenia oferty Odwołującego z uwagi na okoliczność, że – zdaniem Zamawiającego – przedstawione przez Odwołującego dokumenty potwierdzające należyte wykonanie zamówień ujętych w wykazie usług, okoliczności tej nie stwierdzały (przy jednoczesnym zaniechaniu ewentualnego wyjaśnienia tej kwestii), w konsekwencji czego Zamawiający uznał, że Odwołujący nie złożył w przewidzianym w wezwaniu terminie podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnianie warunku udziału w Postępowaniu, o którym mowa w pkt. 11.1.4 lit. a SWZ, co narusza przepis art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c Pzp w zw. z § 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. poz. 2415 z późn. zm., dalej „Rozporządzenie PŚD”) i art. 128 ust. 4 Pzp, jest w ocenie Izby niezasadny.

Izba w pierwszej kolejności zważa, iż Zamawiający w rozdziale 11 (Warunki udziału w postępowaniu) w pkt 11.1.4 lit. a SWZ wskazał, iż: „O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w pkt 10 SWZ oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego, dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej

a) o udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który posiada doświadczenie, tj. jeżeli Wykonawca należycie wykonał lub wykonuje w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej dwie usługi każda o wartości nie mniejszej niż 1 000 000,00 zł brutto na rzecz firm/instytucji/urzędów, dotyczące modyfikacji lub wykonania systemu informatycznego, spełniającego łącznie następujące warunki:

− funkcjonującego w oparciu o technologię Oracle i rozwijanego w oparciu o narzędzia developerskie dla oprogramowania Oracle,

− z którego korzysta co najmniej 100 użytkowników w co najmniej 10 lokalizacjach rozproszonych geograficznie,

− w którym realizowanych jest co najmniej 100 tys. operacji przetwarzania danych miesięcznie. Zamawiający dopuszcza dwie usługi zrealizowane na podstawie jednej lub kilku umów”.

Z kolei, zgodnie z pkt 12.1.6. w zw. z pkt 12.1.6.4 SWZ, Zamawiający wskazał, iż: „Podmiotowe środki dowodowe wymagane od Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, obejmują: wykaz wykonanych/wykonywanych usług, którego wzór stanowi Załącznik nr 6 do SWZ, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotu, na rzecz którego usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługa została wykonana, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych jest wykonywana, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.

UWAGA:

- przez „inne dokumenty” Zamawiający rozumie np. protokoły odbioru wykonanych usług, potwierdzające należyte wykonanie usług,

- oświadczenie Wykonawcy powinno mieć postać dokumentu, podpisanego przez Wykonawcę lub osobę(y) umocowaną(e) do reprezentowania Wykonawcy,

- w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,

- jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz wykonanej/wykonywanej usługi dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy,

- Wykonawca może powołać się na doświadczenie wynikające z umowy będącej w trakcie realizacji tylko w zakresie, w jakim umowę już wykonał”.

Izba zważa, iż Zamawiający w toku badania i oceny ofert stwierdził, że oferta Odwołującego została najwyżej oceniona (informacja z otwarcia ofert z dnia 30 czerwca 2025 r.), w związku z czym w dniu 12 sierpnia 2025 r. wezwał Odwołującego, zgodnie z art. 126 ust. 1 ustawy Pzp, do złożenia aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, tj. oświadczeń i dokumentów, w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia, wskazując, iż stosownie do treści pkt 12.1.6. SWZ, Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona jest zobowiązany przedłożyć dokumenty i oświadczenia wynikające z pkt 12.1.6. SWZ (wymieniając je), w tym między innymi:

„4) wykaz wykonanych/wykonywanych usług, którego wzór stanowi Załącznik nr 6 do SWZ, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotu, na rzecz którego usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługa została wykonana, w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych jest wykonywana, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.

UWAGA:

- przez „inne dokumenty” Zamawiający rozumie np. protokoły odbioru wykonanych usług

potwierdzające należyte wykonanie usług,

- oświadczenie Wykonawcy powinno mieć postać dokumentu, podpisanego przez Wykonawcę lub osobę(y) umocowaną(e) do reprezentowania Wykonawcy,

- w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,

- jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie

z innymi wykonawcami, wykaz wykonanej/wykonywanej usługi dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy,

- Wykonawca może powołać się na doświadczenie wynikające z umowy będącej w trakcie realizacji tylko w zakresie, w jakim umowę już wykonał”.

W odpowiedzi na ww. wezwanie Odwołujący w dniu 25 sierpnia 2025 r. przesłał Zamawiającemu podmiotowe środki dowodowe, w tym między innymi wykaz usług wraz z fakturami VAT i potwierdzeniami przelewów w języku obcym, tj. w języku niemieckim.

Następnie w dniu 2 września 2025 r. na podstawie art. 128 ust. 1 w zw. z art. 119 ustawy PZP Zamawiający wezwał Odwołującego do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w pkt 12.1.6. SWZ, a w wyniku wniesionego odwołania Zamawiający unieważnił powyższą czynność w dniu 5 września 2025 r.

Dodatkowo w dniu 5 września 2025 r. Zamawiający wezwał Odwołującego na podstawie art. 126 ust. 1 w zw. z art. 119 ustawy Pzp, do złożenia aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, tj. oświadczeń i dokumentów, w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia dla podmiotu udostępniającego zasoby, a także w tym samym dniu, tj. 5 września 2025 r. na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy PZP, wezwał Odwołującego do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych.

W odpowiedzi na ww. wezwanie do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych w trybie art. 128 ust. 1 ustawy PZP, Odwołujący w dniu 10 września 2025 r. przesłał Zamawiającemu m.in. poprawiony wykaz usług oraz załączył przetłumaczone na język polski faktury i potwierdzenia przelewów.

Izba zważa, iż zgodnie z § 9 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, zamawiający może, w zależności od charakteru, znaczenia, przeznaczenia lub zakresu robót budowlanych, dostaw lub usług, żądać następujących podmiotowych środków dowodowych:

2) wykazu dostaw lub usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy”.

Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej, jak również zgodnie z powyższym rozporządzeniem, dowodami potwierdzającymi, że dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy.

Izba chciałaby w tym miejscu podkreślić, iż ww. rozporządzenie nie zawiera definicji, jak należy rozumieć pojęcie „inne dokumenty”. W ocenie Izby mogą to być między innymi protokoły zdawczo-odbiorcze, czy też faktury wraz z potwierdzeniem zapłaty za daną dostawę/usługę, jednakże w dokumentach tych, jak również w referencjach musi znaleźć się albo jednoznaczna informacja, że dostawa/usługa została wykonana należycie albo inne informacje, które potwierdzałyby należyte wykonanie dostawy/usługi poprzez jednoznaczne oświadczenie, że wykonana usługa, np. „nie zawiera żadnych wad w związku z zawartą umową”, „nie zastosowano kar umownych wynikających z zawartej umowy”.

Przenosząc powyższe na kanwę niniejszej sprawy, podmiotowe środki dowodowe przedłożone Zamawiającemu na wezwanie z dnia 5 września 2025 r. w trybie art. 128 ust.1 ustawy PZP w postaci przetłumaczonych na język polski faktur wraz z potwierdzeniami przelewów w żaden sposób nie potwierdzają powyższego.

Nadto, jak wskazuje się w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 15 czerwca 2005 r. (UZP/ZO/0-1299/05): „faktura VAT nie jest dokumentem, który potwierdza fakt należytego wykonania przedmiotu zamówienia. Faktura w żadnym swoim elemencie nie potwierdza należytego wykonania Umowy, a tylko dokonanie sprzedaży”, czy też w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 30 października 2015 r. o sygn. akt KIO 2257/15: „na podstawie dowodu zapłaty nie można wnioskować, że wykonawca należycie wykonał usługę”.

Z kolei odnoszą się do zarzutu naruszenia przez Zamawiającego art. 128 ust. 4 ustawy PZP, Izba zważa, iż zgodnie z art. 128 ust. 4 ustawy PZP, Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści oświadczenia, o którym mowa w , lub złożonych podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu.

W pierwszej kolejności należy zauważyć, że przepis ten ma charakter fakultatywny, o czym świadczy użycie przez ustawodawcę słowa „może”. Tym samym, w ocenie Izby, już tylko z tego powodu, nie można zarzucać Zamawiającemu, że nie zastosował normy prawnej ujętej w ww. przepisie.

Niezależnie od powyższego, w ocenie Izby, złożone przez Odwołującego faktury wraz z potwierdzeniami przelewów nie powodowało, iż Zamawiający był zobligowany do zastosowania art. 128 ust. 4 ustawy PZP, ze względu na to, iż dokumenty te nie wzbudziły u Zamawiającego jakichkolwiek wątpliwości, które należałoby wyjaśnić, bowiem „w żadnym dokumencie nie było adnotacji, że usługi zostały wykonane należycie”, na co zwrócił uwagę Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie. Nadto, Izba podkreśla, że ww. dokumentach brak jest również innych informacji, które potwierdzałyby należyte wykonanie usługi.

Warto powołać się w tym miejscu na wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 6 lipca 2023 r. o sygn. akt KIO 1770/23, w którym Izba wskazała, iż: „ (…) zamawiający może skorzystać z uprawnienia wynikającego z tego przepisu, gdy treść złożonego przez wykonawcę dokumentu wymienionego (bądź dokumentów wymienionych) w tym przepisie jest niejasna, gdyż wyjaśniane może być tylko, co jest niejasne. Niejasność ta musi być konkretna, przy czym może ona wynikać zarówno z treści jednego dokumentu złożonego przez wykonawcę (na przykład gdy jego treść jest niespójna), jak i z treści różnych dokumentów złożonych przez wykonawcę. Nie może ulegać wątpliwości, że przepis ten ma służyć wyłącznie wyjaśnieniu treści wymienionych w nim dokumentów złożonych przez wykonawcę, natomiast nie może prowadzić do uzupełnienia dokumentów, które wykonawca złożył w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o dokument bądź dokumenty, których wykonawca nie złożył na wezwanie na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp".

Nie można również tracić z pola widzenia, iż Odwołujący jest profesjonalistą działającym w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, która musi uwzględniać, zgodnie z art. 355 § 2 k.c., zawodowy charakter tej działalności. Oznacza to, że od przedsiębiorcy wymagana jest szczególna staranność wyrażająca się większą zapobiegliwością, rzetelnością, dokładnością w działaniu, itd.

Jak wskazuje się w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 17 kwietnia 2023 r. o sygn. akt KIO 950/23: „Podkreślenia wymaga, że to na wykonawcy, jako profesjonaliście, spoczywa obowiązek wykazaniu w sposób jasny i nie budzący wątpliwości, że spełnia warunki udziału w postępowaniu. Profesjonalny uczestnik rynku zamówień publicznych winien dochować należytej staranności przy przekazywaniu Zamawiającemu oświadczeń istotnych dla oceny sytuacji wykonawcy”.

W konsekwencji powyższego, zdaniem Izby, Zamawiający prawidłowo odrzucił ofertę Odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2) lit. c) ustawy PZP, zgodnie z którym, Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli została złożona przez wykonawcę, który nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, lub podmiotowego środka dowodowego, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, przedmiotowego środka dowodowego, lub innych dokumentów lub oświadczeń.

Tym samym, ze względu na to, iż przedstawione przez Odwołującego dokumenty nie potwierdzały należytego wykonania zamówień ujętych w Wykazie usług, skutkowało prawidłowym uznaniem przez Zamawiającego, że Odwołujący nie złożył w przewidzianym terminie podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

Biorąc powyższe pod uwagę, zarzut nr 1 jest w ocenie Izby niezasadny.

Odnosząc się do zarzutu nr 2 (zarzut ewentualny) dotyczący zaniechania wezwania Odwołującego do złożenia lub poprawienia podmiotowych środków dowodowych dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej w postaci wykazu usług lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunku udziału w Postępowaniu, o którym mowa w pkt. 11.1.4 lit. a SWZ, pomimo że okoliczność ta nie była objęta żadnym wcześniejszym wezwaniem do złożenia lub poprawienia tych dokumentów, co narusza przepis art. 128 ust. 1 Pzp, jest w ocenie Izby niezasadny.

Izba zważa, iż w myśl art. 128 ust. 1 ustawy PZP, jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w , podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu lub są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że:

1) wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub

2) zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

Izba zważa, iż zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej, wezwanie w trybie art. 128 ust. 1 ustawy PZP ma charakter jednokrotny w stosunku do tego samego błędu lub braku dotyczącego danego dokumentu lub oświadczenia. Takie stanowisko również możemy znaleźć w komentarzu Prawo zamówień publicznych, pod redakcją H.N., M.W., Wydanie II, Warszawa 2023, str. 479: „ Wezwanie do uzupełnienia dokumentów lub oświadczeń może być dokonywane tylko raz w stosunku do tego samego braku lub tego samego błędu dotyczącego określonego oświadczenia lub dokumentu. Wezwanie powinno przy tym precyzyjnie wskazywać powód wezwania, tj. konkretne braki lub uchybienia, jakich dopuścił się wykonawca, zakres koniecznych do przedłożenia oświadczeń lub dokumentów, a także określać, w jakim powinny być one uzupełnione”.

W tym miejscu, Izba chciałaby zwrócić uwagę, jakie informacje zostały ujęte przez Zamawiającego w wezwaniu z dnia 5 września 2025 r. wystosowane na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy PZP do Odwołującego. I tak między innymi Zamawiający wskazał, że:

1)„W dniu 25.08.2025 r. Zamawiający otrzymał od Wykonawcy następujące dokumenty”, wymieniając je w wezwaniu;

2)„Wykonawca na wezwanie z dnia 12.08.2025 r. przesłał m.in. wykaz wykonanych/wykonywanych usług wraz z nieprzetłumaczonymi dokumentami” (…) „dołączone do wykazu „dowody (faktury)?”, mające potwierdzać należyte wykonanie usług zostały sporządzone w języku niemieckim. Zgodnie z pkt 15.3. SWZ dokumenty i oświadczenia składane przez Wykonawcę powinny zostać sporządzone w języku polskim, chyba że w SWZ dopuszczono inaczej. W przypadku załączenia dokumentów sporządzonych w innym języku niż dopuszczony, wykonawca zobowiązany jest załączyć tłumaczenie na język polski”;

3)„po analizie przesłanych przez Wykonawcę podmiotowych środków dowodowych, wzywa Wykonawcę do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, tj.

1) wykazu wykonanych/wykonywanych usług, którego wzór stanowi Załącznik nr 6 do SWZ, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotu, na rzecz którego usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługa została wykonana, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych jest wykonywana, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy (…)”.

W odpowiedzi na ww. wezwanie, Odwołujący w dniu 10 września 2025 r. przesłał Zamawiającemu m.in. poprawiony wykaz usług oraz załączył przetłumaczone na język polski faktury i potwierdzenia przelewów.

Biorąc powyższe pod uwagę, w ocenie Izby, wbrew twierdzeniom Odwołującego, nie jest tak, że „wezwanie z art. 128 ust. 1 Pzp dotyczące spornych podmiotowych środków dowodowych dotyczyło braku tłumaczeń, zatem wskazywało na niekompletność dokumentów uzasadniającą ich uzupełnienie o ten element”. Należy bowiem podkreślić, iż w przedmiotowym wezwaniu Zamawiający nie tylko odniósł się precyzyjnie, że Odwołujący przesłał „wykaz wykonanych/wykonywanych usług wraz z nieprzetłumaczonymi dokumentami” , a dołączone do wykazu usług faktury mające potwierdzać należyte wykonanie usług zostały sporządzone w języku niemieckim, wskazując jednocześnie, że w przypadku załączenia dokumentów sporządzonych w innym języku niż dopuszczony, wykonawca zobowiązany jest załączyć tłumaczenie na język polski, to również co istotne w tym samym wezwaniu Zamawiający precyzyjnie i wyraźnie wskazał, że „po analizie przesłanych przez Wykonawcę podmiotowych środków dowodowych, wzywa Wykonawcę do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych (…) oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługa została wykonana, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych jest wykonywana (…)”.

Tym samym, zdaniem Izby Odwołujący już na pierwsze wezwanie Zamawiającego z dnia 5 września 2025 r. w trybie art. 128 ust. 1 ustawy PZP, był zobligowany złożyć przetłumaczone na język polski podmiotowe środki dowodowe oraz przedstawienie dowodów potwierdzających należyte wykonanie usługi. Jak już Izba wskazała powyżej, Odwołujący złożył w dniu 10 września 2025 r. poprawiony wykaz usług oraz załączył przetłumaczone na język polski faktury i potwierdzenia przelewów, jednakże w żaden sposób nie potwierdzały one należytego wykonania usługi.

W związku z powyższym, w ocenie Izby, w żadnym wypadku , nie może być mowy o ponownym wezwaniu Odwołującego na podstawie art. 128 ust.1 ustawy PZP, bowiem takie wezwanie dotyczyłoby ponownie tych samych błędów/braków dotyczących określonego dokumentu.

Tym samym, zarzut nr 2, w ocenie Izby jest niezasadny.

Odnosząc się do zarzutu nr 3 dotyczącego nieprawidłowego zweryfikowania kwalifikowanych podpisów elektronicznych złożonych przez osobę reprezentującą podmiot udostępniający zasoby na podmiotowych środkach dowodowych dotyczących tego podmiotu, skutkiem czego było – jak się wydaje – uznanie przez Zamawiającego, że Odwołujący nie złożył tych dokumentów w przewidziany przepisami sposób, co narusza przepis § 6 ust. 2 w zw. z ust. 3 pkt 1 oraz § 7 ust. 2 w zw. z ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, w ocenie Izby zarzut ten podlega oddaleniu.

Izba zważa, iż na wezwanie Zamawiającego z dnia 5 września 2025 r. w trybie art. 126 ust.1 w zw. z art. 119 ustawy PZP do złożenia podmiotowych środków dowodowych, w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia dla podmiotu udostępniającego zasoby, Odwołujący w dniu 19 września 2025 r. przesłał Zamawiającemu podmiotowe środki dowodowe dla podmiotu udostępniającego zasoby.

Izba zważa, iż przesłane podmiotowe środki dowodowe dla podmiotu udostępniającego zasoby, w tym plik pt. „TAJNE_PL_Oświadczenie Podmiotu.pdf”, zostały zastrzeżone przez Odwołującego jako tajemnica przedsiębiorstwa.

Izba zważa, iż Zamawiający w informacji o wykonawcach, których oferty zostały odrzucone z dnia 3 października 2025 r. wskazał iż: „Zamawiający zweryfikował przesłane dokumenty m.in. w programach „Szafir 2.0” oraz „proCertum SmartSign”. Oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu dla podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (podobnie jak i inne przesłane podmiotowe środki dowodowe dla podmiotu udostępniającego zasoby), zostało zastrzeżone przez Wykonawcę jako tajemnica przedsiębiorstwa. Powyższy dokument został zweryfikowany nieprawidłowo. W statusie weryfikacji pojawiła się informacja, że jeden z podpisów został negatywnie zweryfikowany – Skrót wiadomości różni się od skrótu w podpisie. Zamawiający podparł się również raportem kwalifikowanej walidacji wygenerowanej przez usługę walidacji podpisów i pieczęci „WebNotarius by Asseco”. Zgodnie z wynikiem walidacji uzyskanym dla powyższego podpisu wynik walidacji jest negatywny”.

W pierwszej kolejności należy zauważyć, że Zamawiający w ww. informacji z dnia 3 października 2025 r. nie wskazał precyzyjnie, który z podpisów został negatywnie zweryfikowany, jedynie stwierdzając, że „W statusie weryfikacji pojawiła się informacja, że jeden z podpisów został negatywnie zweryfikowany – Skrót wiadomości różni się od skrótu w podpisie”. Informacja, który z podpisów został negatywnie zweryfikowany, tj. „podpis Wykonawcy” pojawiła się dopiero w odpowiedzi Zamawiającego na odwołanie.

Izba chciałaby w tym miejscu podkreślić, że wezwanie Zamawiającego z dnia 5 września 2025 r. w trybie art. 126 ust.1 w zw. z art. 119 ustawy PZP do złożenia podmiotowych środków dowodowych, w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia, odnosiło się do podmiotu udostępniającego zasoby.

Izba zważa, iż plik „TAJNE_PL_Oświadczenie Podmiotu.pdf” zostało podpisane zarówno przez Wykonawcę, jak również przez osobę reprezentującą podmiot udostępniający zasoby.

Izba zważa, iż zgodnie z § 6 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, w przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty, w tym dokumenty, o których mowa w  ustawy, lub dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania, zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako dokument w postaci papierowej, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, natomiast w myśl § 6 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w ust. 2, dokonuje w przypadku:

1) podmiotowych środków dowodowych oraz dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania - odpowiednio wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, w zakresie podmiotowych środków dowodowych lub dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania, które każdego z nich dotyczą.

Z kolei w myśl § 7 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, w przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w  ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, przedmiotowe środki dowodowe, dokumenty, o których mowa w  ustawy, niewystawione przez upoważnione podmioty lub pełnomocnictwo, zostały sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów, o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.

Natomiast zgodnie z § 7 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w ust. 2, dokonuje w przypadku:

1)podmiotowych środków dowodowych - odpowiednio wykonawca, wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, w zakresie podmiotowych środków dowodowych, które każdego z nich dotyczą.

Oznacza to, że poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, o którym mowa w ust. 2 w § 6 i 7 rozporządzenia, dokonuje w przypadku podmiotowych środków dowodowych odpowiednio ten podmiot, którego go dotyczy. Ze względu na to, jak już Izba wskazała powyżej, że wezwanie Zamawiającego z dnia 5 września 2025 r. w trybie art. 126 ust.1 w zw. z art. 119 ustawy PZP do złożenia podmiotowych środków dowodowych, w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia odnosiło się do podmiotu udostępniającego zasoby, skutkowało tym, iż oświadczenie o aktualności informacji z JEDZ jako podmiotowy środek dowodowy znajdujący się w pliku „TAJNE_PL_Oświadczenie Podmiotu.pdf” zostało podpisane przez osobę reprezentującą podmiot udostępniający zasoby.

Co istotne, podpis dla reprezentanta podmiotu udostępniającego zasoby został zweryfikowany pozytywnie, co potwierdza sam Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie na stronie 35 oraz co wynika z weryfikacji podpisu w programie „Szafir 2.0.0” - podpis 2 – „Pozytywny”, „Data złożenia podpisu 2025-09-19 19:55:17”, „Rodzaj certyfikatu - Kwalifikowany” oraz w programie „WebNotarius by Asseco” dla osoby reprezentującej podmiot udostępniający zasoby - „Wyniki walidacji: Pozytywny”, „Podpis kwalifikowany”.

Poza tym, Izba chciałaby w tym miejscu podkreślić, że podpis ten został złożony w okresie ważności certyfikatu, co potwierdza dowód Odwołującego w postaci raportu weryfikacji z Systemu Informacyjnego Skarbowo-Celnego (PUESC).

Biorąc powyższe pod uwagę, Izba doszła do przekonania, że podmiotowy środek dowodowy dotyczący podmiotu trzeciego został opatrzony prawidłowo kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę reprezentującą ten podmiot.

Nadto Izba zważa, iż argumentacja Zamawiającego, iż „Powyższy dokument został zweryfikowany nieprawidłowo”, to w ocenie Izby, zdaje się nie zauważać Zamawiający, że weryfikacja/walidacja negatywna odnosiła się do podpisu 1, tj. podpisu Wykonawcy, a nie podpisu osoby reprezentującej podmiot udostępniający zasoby.

W konsekwencji, w ocenie Izby zarzut nr 3 jest zasadny, jednakże, należy w tym miejscu podkreślić, iż zgodnie z art. 554 ust. 1 pkt 1 ustawy PZP, Izba uwzględnia odwołanie w całości lub w części, jeżeli stwierdzi naruszenie przepisów ustawy, które miało wpływ lub może mieć istotny wpływ na wynik postępowania o udzielenie zamówienia, konkursu lub systemu kwalifikowania wykonawców.

Ze względu na to, iż w ocenie Izby, zarzuty nr 1 i 2 są niezasadne, a w konsekwencji Zamawiający prawidłowo odrzucił ofertę Odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy PZP, skutkuje tym, iż mimo uznania przez Izbę zarzutu nr 3 za zasadny, naruszenie przez Zamawiającego przepisu § 6 ust. 2 w zw. z ust. 3 pkt 1 oraz § 7 ust. 2 w zw. z ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, nie będzie miało istotnego wpływu na wynik postępowania o udzielenie zamówienia.

Z powyższych względów, odwołanie w zakresie zarzutu nr 3 podlega oddaleniu.

Jednocześnie ze względu na to, iż zarzut nr 4 był zarzutem ewentualnym, Izba go nie rozpoznawała.

Odnosząc się zaś do zarzutu nr 5 dotyczącego zatrzymania wadium wniesionego przez Odwołującego w pieniądzu, jest w ocenie Izby zasadny.

Izba zważa, iż zgodnie z art. 98 ust. 6 pkt 1 ustawy PZP, Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, a w przypadku wadium wniesionego w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w  , występuje odpowiednio do gwaranta lub poręczyciela z żądaniem zapłaty wadium, jeżeli:

1)wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w  lub  , z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył podmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających okoliczności, o których mowa w  lub , oświadczenia, o którym mowa w , innych dokumentów lub oświadczeń lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w , co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej.

Izba zważa, iż Zamawiający w dniu 3 października 2025 r. w informacji o zatrzymaniu wadium Odwołującego, wskazał w uzasadnieniu faktycznym, iż: „Wykonawca na wezwanie z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, w przewidzianym terminie nie przesłał dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia. W związku z powyższym oferta Wykonawcy ALFAVOX SOFTWARE Sp. z o.o. została odrzucona zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 2) lit. c) ustawy Pzp. Odrzucenie oferty spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez Wykonawcę jako najkorzystniejszej, a to stanowi podstawę zatrzymania wadium zgodnie z art. 98 ust. 6 pkt 1) ustawy Pzp”.

Izba zważa, iż w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej, jak również w komentarzu Prawo zamówień publicznych, pod redakcją H.N., M.W., Wydanie II, Warszawa 2023, str. 344-345, wskazuje się, że dla zatrzymania wadium na podstawie art. 98 ust. 6 pkt 1 ustawy PZP konieczne jest spełnienie łącznie trzech przesłanek, tj.

1) wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 107 ust. 2 Pzp lub art. 128 ust. 1 Pzp, nie złożył podmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 57 Pzp lub art. 106 ust. 1 Pzp , oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, innych dokumentów lub oświadczeń lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 223 ust. 2 pkt 3 Pzp,

2) niezłożenie podmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 57 Pzp lub art. 106 ust. 1 Pzp, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, innych dokumentów lub oświadczeń lub niewyrażenie zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 223 ust. 2 pkt 3 Pzp, nastąpiło z przyczyn leżących po stronie wykonawcy,

3) niezłożenie podmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 57 Pzp lub art. 106 ust. 1 Pzp, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, innych dokumentów lub oświadczeń lub nie wyrażenie zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 223 ust. 2 pkt 3 Pzp spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej.

W podobnym duchu wypowiedziała się również Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 29 lipca 2022 r. o sygn. akt KIO 1796/22, w którym Izba zwróciła uwagę, iż: „przepis znajduje zastosowanie nie tylko w sytuacji, gdy wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 107 ust. 2 Pzp lub art. 128 ust. 1 Pzp, w ogóle nie złożył podmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowych środków dowodowych lub oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp lub innych dokumentów lub oświadczeń lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 223 ust. 2 pkt 3 Pzp, ale także w sytuacji, gdy podmiotowe środki dowodowe lub przedmiotowe środki dowodowe złożone w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 107 ust. 2 Pzp lub art. 128 ust. 1 Pzp, nie potwierdzają okoliczności, o których mowa w art. 57 Pzp lub art. 106 ust. 1 Pzp. Wobec użycia w art. 98 ust. 6 pkt 1) Pzp wyrażenia „z przyczyn leżących po jego stronie”, a nie „z jego winy” czy „z przyczyn przez niego zawinionych” przyjąć należy, że przyczynami leżącymi po stronie wykonawcy, o których mowa w art. 98 ust. 6 pkt 1) Pzp, mogą być zarówno przyczyny zawinione przez wykonawcę jak i przez niego niezawinione”.

Niemniej jednak, Izba chciałaby w tym miejscu podkreślić, iż zatrzymanie wadium nie wchodzi w grę, gdy wykonawca działa w dobrej wierze, czyli błędnym, ale usprawiedliwionym przekonaniu, że spełnia warunki zamówienia. Zatrzymanie wadium, zgodnie z art. 98 ust. 6 pkt 1 ustawy PZP, może nastąpić wyłącznie w przypadku, gdy wykonawca, mimo wezwania, nie złoży dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, a z okoliczności wynika, że zrobił to celowo. W ocenie Izby, w realiach niniejszej sprawy, mimo, że Odwołujący nie złożył na wezwanie w trybie art. 128 ust. 1 podmiotowych środków dowodowych potwierdzających należyte wykonanie usługi, a w konsekwencji potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, to Izba nie znalazła podstaw do przyjęcia, że Odwołujący działał w złej wierze (w ocenie Izby Odwołujący przedkładając przetłumaczone faktury wraz z potwierdzeniami przelewów działał w dobrej wierze, myśląc że stanowią one dowód należytego wykonania usługi).

Jak wynika z uzasadnienia co do zarzutu nr 1 Odwołujący wskazał, iż: „Podmiot udostępniający zasoby poinformował Odwołującego o tej okoliczności, ten zaś - działając w dobrej wierze-postanowił posłużyć się jedynymi dokumentami jakimi podmiot udostępniający zasoby dysponował w związku z realizacją ujętych w wykazie zamówień, tj. wystawionymi kontrahentom podmiotu trzeciego fakturami i dowodami otrzymania zapłaty za nie”.

Nie można również tracić z pola widzenia, że przepis art. 98 ust. 6 pkt 1 ustawy PZP miał zapobiegać zmowom przetargowym, w szczególności w sytuacji, w której wykonawca nie uzupełnia dokumentów celowo, aby doprowadzić do odrzucenia oferty (tak między innymi wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 20 stycznia 2021 r. o sygn. akt KIO 3300/20, KIO 3312/20).

W ocenie Izby, w przedmiotowym postępowaniu, w żaden sposób nie wynika, aby Odwołujący był w zmowie z innym wykonawcą.

Biorąc powyższe pod uwagę, zdaniem Izby Odwołujący na wezwanie Zamawiającego z art. 128 ust. 1 ustawy PZP do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, po pierwsze nie złożył dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu (w ocenie Izby została spełniona pierwsza przesłanka zatrzymania wadium), po drugie niezłożenie podmiotowych środków dowodowych przez Odwołującego nie było podyktowane działaniem w złej wierze (w ocenie Izby nie została spełniona druga przesłanka zatrzymania wadium), po trzecie niezłożenie podmiotowych środków dowodowych spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej, co wynika z informacji z otwarcia ofert z dnia 30 czerwca 2025 r. (w ocenie Izby została spełniona trzecia przesłanka zatrzymania wadium).

W ocenie Izby, ze względu na to, iż łącznie nie zostały spełnione trzy przesłanki umożliwiające zatrzymanie wadium, Izba doszła do przekonania, że zarzut nr 5 postawiony przez Odwołującego jest zasadny.

Jednocześnie, biorąc pod uwagę całokształt okoliczności sprawy, Izba nie znalazła podstaw do uznania naruszenia przez Zamawiającego art. 239 ust. 1 i 2 ustawy PZP (zarzut nr 6).

Nadto Izba zważa, iż dowody wniesione na rozprawie przez Odwołującego w postaci listów referencyjnych nie miały znaczenia dla rozstrzygnięcia sprawy, ponieważ Zamawiający nie dysponował tymi dokumentami przy badaniu i oceny oferty Odwołującego, a w konsekwencji w ocenie Izby są one spóźnione.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono na podstawie art. 574 i 575 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz § 2 ust. 1 pkt 2 w zw. z § 5 pkt 2 lit. b rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. 2020 r. poz. 2437), obciążając kosztami postępowania Odwołującego w części 4/5 oraz Zamawiającego w części 1/5.

Wobec powyższego orzeczono, jak w sentencji

Przewodniczący: ……………………………..