KIO 4272/25

Sygn. akt:KIO 4272/25

WYROK

Warszawa, dnia 13 listopada 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza – w składzie:

Przewodniczący: Mateusz Paczkowski

       

Protokolant: Mikołaj Kraska

po rozpoznaniu na rozprawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 6 października 2025 r. przez wykonawcę OMALU sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego Komendę Wojewódzką Policji w Krakowie

orzeka:

1.oddala odwołanie,

2.kosztami postępowania obciąża wykonawcę OMALU sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu i zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego poniesione przez wykonawcę OMALU sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu kwoty: 7 500 zł 00 gr (siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) tytułem wpisu od odwołania i 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) tytułem wynagrodzenia pełnomocnika.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodniczący:…………………………..

Sygn. akt:KIO 4272/25

UZASADNIENIE

Komenda Wojewódzka Policji w Krakowie (dalej: „Zamawiający”), prowadzi z zastosowaniem przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm. dalej: „ustawa Pzp”) postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym pn.: „Dostawa olejów silnikowych, przekładniowych i hydraulicznych, środków smarnych oraz płynów eksploatacyjnych” (znak postępowania: ZP.69.2025). Wartość szacunkowa zamówienia jest poniżej progów unijnych. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 7 sierpnia 2025 r. pod numerem 2025/BZP 00366640/01.

W dniu 6 października 2025 r. odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, w przedmiotowym postępowaniu złożył wykonawca OMALU sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (dalej: „Odwołujący”).

Odwołanie złożono wobec czynności ponownego wyboru oferty niezgodnej z wymaganiami z SWZ, wobec czego Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp poprzez czynność wyboru oferty niezgodnej z SWZ, podczas gdy Odwołujący złożył w przewidywanym terminie ofertę zgodną z wymaganiami postawionymi w SWZ Zamawiającego.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania oraz:

1. Nakazanie Zamawiającemu unieważnienia czynności wyboru najkorzystniejszej oferty.

2. Nakazanie Zamawiającemu dokonania ponownego badania i oceny ofert z uwzględnieniem złożonych przez Odwołującego w dniu 02.10.2025 r. informacji dołączonych do sprzeciwu.

3. Dokonania ponownego wyboru oferty najkorzystniejszej oraz odrzucenia oferty MARCOM M.Z. (dalej: „Marcom”), jako niezgodnej z wymaganiami SWZ.

4. Obciążenie kosztami postępowania Zamawiającego oraz zasądzenie od Zamawiającego na rzecz Odwołującego kwoty 7500 zł stanowiącej koszty poniesione z tytułu wpisu, a także kwoty wskazanej przez Odwołującego na rozprawie według przedłożonych na niej dokumentów.

Odwołujący wskazał, że ma interes we wniesieniu odwołania i może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp.

Odwołanie zostało wniesione z zachowaniem ustawowego terminu określonego w art. 515 ust. 1 pkt 2) lit. a) ustawy Pzp. Informację stanowiącą podstawę dla wniesienia odwołania Odwołujący uzyskał w dniu 30 września 2025 r. (zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty). W związku z powyższym odwołanie wniesione w dniu 6 października 2025 r. należy uznać za wniesione w wymaganym zgodnie z ustawą Pzp terminie.

Wpis od odwołania w kwocie 7 500,00 złotych został uiszczony przelewem na rachunek bankowy Urzędu Zamówień Publicznych. Odwołujący prawidłowo przekazał kopię odwołania Zamawiającemu oraz załączył potwierdzenie przekazania odwołania Zamawiającemu.

Zamawiający pismem z dnia 30 października 2025 r. złożył odpowiedź na odwołanie wnosząc o oddalenie odwołania.

Po przeprowadzeniu rozprawy, na podstawie zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego oraz oświadczeń, a także stanowisk, Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje:

Izba stwierdziła, że w zakresie zarzutów podniesionych w odwołaniu nie została wypełniona żadna z przesłanek skutkujących odrzuceniem odwołania, odwołanie nie zawierało braków formalnych i mogło zostać rozpoznane merytorycznie.

Izba ustaliła ponadto, że Odwołujący jest uprawniony do skorzystania ze środków ochrony prawnej zgodnie z art. 505 ust. 1 ustawy Pzp.

Izba ustaliła też, że do postępowania odwoławczego w ustawowym terminie nie przystąpił żaden z wykonawców.

Izba postanowiła dopuścić dowody z dokumentacji przedmiotowego postępowania, dowody załączone do odwołania oraz do odpowiedzi na odwołanie oraz przedłożone do pisma procesowego Odwołującego z dnia 10 listopada 2025 r., a także przedłożone przez Odwołującego na posiedzeniu.

Izba ustaliła i zważyła, co następuje:

Zgodnie z załącznikiem nr 2 do SWZ (formularz ofertowy) w pozycji 2 formularza ofertowego Zamawiający żądał zaoferowania produktu zgodnie z opisem: „Klasa lepkościowa: SAE 10W40 Klasa jakościowa: ACEA E6/E9 API CJ-4 normy / aprobaty: MB Approval 228.51 lub DTFR 15C110 RVI RLD-3, Spełniający wymagania DAF, Scania Low Ash, MAN M 3477”.

W rozdziale IV pkt 11 SWZ „Przedmiotowe środki dowodowe” Zamawiający wskazał, że:

1)W celu potwierdzenia, że oferowane dostawy spełniają wymagania Zamawiającego, dla poz.1-37 załącznika nr 2 do SWZ, Wykonawca jest zobowiązany do złożenia wraz z ofertą dokumenty potwierdzające wymagane właściwości fizyko-chemiczne, jak również aprobaty i dopuszczenia (np. karty produktu, PDS).

2)Jeżeli Wykonawca nie złoży w/w środków dowodowych lub złożone w/w środki dowodowe będą niekompletne, Zamawiający będzie wzywał do ich złożenia lub uzupełnienia.

3)Zamawiający może żądać wyjaśnień dotyczących złożonych przedmiotowych środków dowodowych.”.

W formularzu ofertowym złożonym przez Marcom wskazano w pozycji 2 olej Shell Rimula R6 LM 10W40 (kolumna H: Pełna nazwa handlowa produktu (dla olejów należy podać klasę lepkościową i jakościową). Marcom do oferty nie załączył wymaganych przedmiotowych środków dowodowych.

Pismem z dnia 18 sierpnia 2025 r. Zamawiający wezwał Marcom do złożenia przedmiotowych środków dowodowych. W odpowiedzi na wezwanie Marcom złożył w dniu 19 sierpnia 2025 r. dokumenty przedmiotowe, w tym kartę katalogową oleju Shell Rimula R6 LM 10W-40 oraz oświadczenie przedstawiciela Shell z dnia 21 listopada 2024 r. o następującej treści: „Informuję, że olej Shell Rimula R6 LM 10W-40 spełnia normę Scania Low Ash”.

Zamawiający w dniu 17 września 2025 r. w oparciu o art. 107 ust. 4 ustawy Pzp wystosował do Marcom żądanie złożenia wyjaśnień treści przedmiotowych środków dowodowych o następującym brzmieniu: „W przesłanej przez Państwa karcie katalogowej dla pozycji nr 2 formularza cenowego - Shell Rimula R6 LM 10W40 datowanej na dzień 14.04.2025 brak informacji o spełnianiu, wymaganej przez Zamawiającego normy Scania Low Ash. Dodatkowo przesłano wraz z kartą katalogową pismo od Shell Polska Sp. z o.o. z dnia 21.11.2024, informujące że oferowany produkt spełnia normę Scania Low Ash. W związku z faktem, że pismo od producenta, jest datowane wcześniej niż karta katalogowa Zamawiający wzywa do wyjaśnienia rozbieżności”.

W odpowiedzi na wezwanie, Marcom w dniu 19 września 2025 r. wskazał, że: „Załączone oświadczenie przedstawiciela producenta o spełnieniu przez olej Shell Rimula R6 LM 10W40 wymagań normy Scania Low Ash jest aktualne, zostało one wydane na potrzeby innego postępowania przetargowego. Załączona do dokumentacji przetargowej karta techniczna oleju została zaktualizowana w 2025 r. Olej Shell Rimula R6 LM 10W40 spełnia wymagania normy Scania Low Ash”. Do wyjaśnień Marcom załączył pismo przedstawiciela producenta oleju z dnia 18 września 2025 r. o aktualności oświadczenia z dnia 21 listopada 2024 r. o następującej treści: „Niniejszym pismem potwierdzam , że oświadczenie z dnia 21.11.2024 o tym, że olej Shell Rimula R6 LM 10W-40 spełnia normę Scania Low Ash nadal jest aktualne”.

W dniu 30 września 2025 r. Zamawiający poinformował o wyborze oferty Marcom jako najkorzystniejszej w postępowaniu.

Biorąc pod uwagę stanowiska Stron oraz zgromadzony materiał dowodowy, Izba uznała, że odwołanie nie zasługiwało na uwzględnienie i podlegało oddaleniu.

Istota wniesionego odwołania sprowadzała się do zakwestionowania podjętej przez Zamawiającego czynności, polegającej na wyborze oferty Marcom jako najkorzystniejszej w postępowaniu podczas, gdy w ocenie Odwołującego powinna ona podlegać odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp jako niezgodna z warunkami zamówienia, bowiem zaoferowany przez Marcom w pozycji 2 formularza ofertowego olej Shell Rimula R6 LM 10W 40 nie spełnia wymagania „Scania Low Ash”.

Mając powyższe na uwadze należy wskazać, że na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp, zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.

Odwołujący przedstawiając zarzut, w szczególności wskazał po pierwsze, że zgodnie z wiedzą specjalistyczną posiadaną przez Odwołującego, Shell na dziś nie posiada już w swojej najnowszej karcie technicznej spełnienia wymagań Scania Low Ash dla zaoferowanego przez Marcom oleju. Tym samym zaoferowany nie spełnia wymagań SWZ, więc oferta Marcom podlega odrzuceniu. Odnosząc się stricte do tego fragmentu uzasadnienia odwołania, a zarazem abstrahując od dalszej argumentacji Odwołującego i przedłożonych dowodów, wskazać należy, że powoływanie się na własną wiedzę przez Odwołującego w żadnym razie nie może zostać uznane za wystarczające do wykazania prawdziwości twierdzenia co do niezgodności oferty Marcom z warunkami zamówienia.

Dalej Odwołujący wskazał, że Marcom załączył do przedmiotowych środków dowodowych oświadczenie z dnia 21 listopada 2024 r., które nie dotyczyło tego postępowania, więc nie można go uznać jako dokument w sprawie, a data jego wydania dotyczy poprzedniej formulacji ww. oleju. Odwołujący wskazał również, że przedłożone przez Marcom oświadczenie przedstawiciela producenta oleju z dnia 18 września 2025 r. dotyczy poprzedniej formulacji do starej karty z 2023 r. Odwołujący powołał się przy tym na załączony do odwołania dowód – pismo Shell z dnia 2 października 2025 r., który dotyczy aktualnego stanu faktycznego od dnia zmiany formulacji tj. 14 kwietnia 2025 r. Jak wskazano w treści pisma: „Informujemy, że silnikowy Shell Rimula R6 LM 10W-40 w obecnej formulacji nie ma deklaracji spełniania specyfikacji Scania Low Ash, która została wycofana. Reasumując nie możemy potwierdzić, że ten olej obecnie spełnia wymagania tej specyfikacji”. Odwołujący odnosząc się do wyjaśnień Marcom z dnia 19 września 2025 r., nadmienił, że Marcom załączył środek dowodowy nie będący właściwym dla danego postępowania, gdyż obowiązuje nowa formulacja, a Shell nie wykonał badań na produkcie dotyczących zgodności ze Scania Low Ash. Odwołujący dodatkowo zwrócił uwagę, że wymaganiem OPZ było to, aby „Dostarczone produkty muszą pochodzić wyłącznie z bieżącej produkcji (data produkcji: nie wcześniej niż 6 miesięcy przed datą dostawy)” (rozdział IV pkt 1 ppkt 6 SWZ), zatem nawet gdyby Marcom, posiadał ww. olej z poprzednią formulacją, to nie może go zaoferować w tym przypadku, ponieważ pochodzi on z produkcji poprzedzającej 14 kwietnia 2025 r.

Biorąc pod uwagę stanowiska Stron oraz zgromadzony materiał dowodowy, w ocenie Izby przedłożone przez Marcom przedmiotowe środki dowodowe potwierdzają spełnienie przez zaoferowany olej Shell Rimula R6 LM 10W40 wymagania co do „Scania Low Ash” dla pozycji 2 formularza ofertowego. Nie było spornym w sprawie, iż potwierdzenie spełnienia wymagania nie wynika wprost z przedłożonej karty katalogowej przez Marcom (karta katalogowa z 14.04.2025 r. stanowiła element dokumentacji postępowania, ale również Odwołujący załączył ją jako dowód do odwołania, a także przedstawił jako dowód na posiedzeniu), jak i to, że karta katalogowa produktu została zaktualizowana właśnie w 2025 r. Przy czym nie ma znaczenia dla sprawy to, że przed zmianą formulacji, tj. przed dniem 14 kwietnia 2025 r. olej był certyfikowany przez producenta Scania, czego dowód stanowiła archiwalna karta katalogowa produktu przedłożona przez Odwołującego na posiedzeniu. Jednakże Marcom przedłożył wraz z aktualną kartą katalogową również przedmiotowy środek dowodowy w postaci oświadczenia przedstawiciela Shell z dnia 21 listopada 2024 r., że olej spełnia normę Scania Low Ash. Jako, że z tych okoliczności wynikało, że oświadczenie przedstawiciela Shell datowane jest wcześniej niż karta katalogowa, Zamawiający wezwał do wyjaśnień w zakresie złożonych przedmiotowych środków dowodowych. W odpowiedzi na wezwanie, Marcom wyjaśnił w sposób przekonujący dla Izby, że oferowany olej spełnia wymagania normy Scania Low Ash, a oświadczenie przedstawiciela producenta oleju co do spełnienia wymagań normy pozostaje aktualne, co wynikało z załączonego oświadczenia z dnia 18 września 2025 r. Podkreślić należy, że oświadczenie to nie tworzy nowej treści ani nie modyfikuje treści pierwotnie złożonego przedmiotowego środka dowodowego w postaci oświadczenia przedstawiciela producenta Shell, a jedynie potwierdza jego aktualność wobec powziętych przez Zamawiającego wątpliwości. Jednocześnie wskazać należy, że przedstawiciel Shell (przedstawiciel producenta jednoznacznie oświadczył, że „oświadczenie (…) o tym olej Shell Rimula R6 LM 10W-40 spełnia normę Scania Low Ash nadal jest aktualne”), co w ocenie Izby potwierdza, wbrew stanowisku Odwołującego, iż w dalszym ciągu, pomimo dokonanej formulacji, oferowany olej spełnia wymagania normy.

Odnośnie natomiast przedłożonego jako dowód przez Odwołującego wraz z odwołaniem oświadczenia innego przedstawiciela producenta Shell z dnia 2 października 2025 r., wedle którego oferowany przez Marcom w pozycji 2 formularza ofertowego olej „w obecnej formulacji nie ma deklaracji spełniania specyfikacji Scania Low Ash, która została wycofana”, powyższe stanowisko, zdaniem Izby, w żaden sposób nie wyklucza, że oferowany olej w obecnej formulacji nie spełnia wymagań dla normy, a wskazuje jedynie na to, że nie jest możliwym zadeklarowanie dla produktu spełnienia samej normy, gdyż została ona wycofana.

W ocenie Izby wszelkie wątpliwości dotyczące przedmiotowego sporu rozwiewają załączone do odpowiedzi na odwołanie dowody z korespondencji przeprowadzonej pomiędzy Zamawiającym a przedstawicielem Shell. Zamawiający zwrócił się wprost z prośbą o wyjaśnienie, czy oferowany przez Marcom produkt spełnia wymagania Scania Low Ash. Przy czym zapytanie skierowane zostało do przedstawicieli producenta Shell, w tym między innymi do autora oświadczeń składanych przez Marcom, jak i do autora oświadczenia składanego przez Odwołującego. Odpowiedź udzielona przez przedstawiciela Shell, który był autorem oświadczeń składanych przez Marcom w toku postępowania, ale do korespondencji załączony został również przedstawiciel Shell będący autorem oświadczenia przedłożonego przez Odwołującego, w sposób jednoznaczny wyjaśnia, że choć nie certyfikuje się już oleju w Scani jako oddzielnej normy Low Ash (co wpisuje się w stanowisko wynikające z oświadczenia z dnia 2 października 2025 r. przedłożonego przez Odwołującego, wedle którego norma została wycofana), to w przypadku oleju Rimula R6 LM 10W-40 zawartość popiołu jest na poziomie wymagań dla oleju Low Ash i zapewnia prawidłową pracę i trwałość układu wydechowego (przy czym podkreślić trzeba, że z kontekstu przedłożonej korespondencji wynika, że potwierdzenie dotyczy wymagań Scania Low Ash – literalnie tej normy tyczyło się zapytanie Zamawiającego, nie ulega więc w ocenie Izby wątpliwości, że twierdzenie przedstawiciela producenta: „na poziomie wymagań dla oleju Low Ash” dotyczy Scania Low Ash). Dostrzeżenia bowiem wymaga to, iż Zamawiający wymagał spełnienia wymagań normy, a nie spełnienia samej normy, która, jak zgodnie wynika z dowodów składanych przez obie Strony, została wycofana przez producenta Scania, zatem w istocie niemożliwym byłoby jej zadeklarowanie w obecnym stanie faktycznym. Natomiast żądanie przez Zamawiającego wymagań, jakie wynikały z tejże normy, zostało potwierdzone przez Marcom. Z oświadczeń przedstawiciela producenta Shell przedłożonych przez Marcom wynika, że oferowany przez Marcom olej spełnia normę, co należy w tych okolicznościach interpretować jako spełnienie wymagań normy.

Na powyższą ocenę Izby co do potwierdzenia spełnienia wymagań normy Scania Low Ash przez zaoferowany przez Marcom w pozycji 2 formularza ofertowego produkt nie wpływają dowody Odwołującego załączone do pisma procesowego z dnia 10 listopada 2025 r. w postaci Stanowiska Technicznego Instytutu Innowacji i Technologii Politechniki Białostockiej Sp. z o.o. w zakresie wymogów aprobat OEM i korespondencji mailowej otrzymanej przez Odwołującego z Instytutu Innowacji i Technologii Politechniki Białostockiej Sp. z o.o. z dnia 31 października 2025 r. w sprawie wymogów niezbędnych do potwierdzenia spełniania przez produkt wymagań określonych przez danego producenta (w tym przypadku Scania). Z dowodów tych wynika, iż dla potwierdzenia ww. wymogu nie jest wystarczającym oświadczenie złożone przez pracownika producenta. Wbrew jednak temu założeniu, katalog przedmiotowych środków dowodowych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego ma charakter otwarty i w ocenie Izby dopuszczalnym jest przedkładanie przez wykonawcę na potwierdzenie spełnienia określonego parametru oświadczenia przedstawiciela producenta co do zgodności oferowanego produktu z wymaganiami zamawiającego - jak ma to miejsce w niniejszym przypadku.

Nie mają przy tym znaczenia dla rozstrzygnięcia sprawy dowody złożone przez Odwołującego na posiedzeniu z udziałem stron w postaci oświadczeń producentów Zeller+Gmelin oraz MAN – nie są to bowiem oświadczenia ani producenta oleju zaoferowanego w pozycji 2 formularza ofertowego przez Marcom (Shell) ani producenta pojazdów wydającego normę, której spełnienia wymagań żądał Zamawiający, a które to w ocenie Odwołującego nie zostały potwierdzone przez Marcom (Scania). Podobnie, za niemające znaczenia dla rozstrzygnięcia sprawy należy uznać dowody złożone przez Odwołującego na posiedzeniu z udziałem stron w postaci kart katalogowych innych olejów producenta Shell, bowiem dotyczą innych produktów niż olej zaoferowany przez Marcom w pozycji 2 formularza ofertowego.

Reasumując powyższe, Izba uznała, że odwołanie nie zasługiwało na uwzględnienie, a w działaniach Zamawiającego nie dopatrzyła się naruszenia zasad wynikających z ustawy Pzp.

O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku, na podstawie art. 557, 574 i 575 ustawy Pzp oraz w oparciu o przepisy § 8 ust. 2 w zw. z § 5 pkt 1) rozporządzenia w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz.U. z 2020 r. poz. 2437).

Wobec powyższego orzeczono, jak w sentencji.

Przewodniczący:…………………………..