KIO 3882/25

Stan prawny na dzień: 08.04.2026

Sygn. akt: KIO 3882/25

KIO 3944/25

WYROK

Warszawa, dnia 24 października 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodniczący: Ryszard Tetzlaff

Protokolant: Rafał Komoń

po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 21 października 2025 r. odwołań wniesionych do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej:

A.w dniu 15 września 2025 r. przez wykonawcę Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o., ul. Krakowiaków 44, 02-255 Warszawa (sygn. akt: KIO 3882/25);

B.w dniu 15 września 2025 r. przez wykonawcę Suntar Sp. z o.o., ul. Marii Drozd 12, 33-100 Tarnów (sygn. akt: KIO 3944/25)

w postępowaniu prowadzonym przez Jednostki Administracji Państwowej, wskazane w załączniku nr 1 do Specyfikacji Warunków Zamówienia w imieniu i na rzecz których działa: Centrum Obsługi Administracji Rządowej – Centralny Zamawiający, ul. Powsińska 69/71, 02-903 Warszawa

przy udziale:

1.uczestnika po stronie odwołującego w postępowaniu o sygn. akt: KIO 3944/25 - wykonawcy Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o., ul. Krakowiaków 44, 02-255 Warszawa

2. uczestnika po stronie zamawiającego w postępowaniu o sygn. akt: KIO 3882/25 i KIO 3944/25:

A. wykonawców Konsorcjum w składzie: Copy.Net.pl P.S. Prosta Spółka Akcyjna, ul. Łączyny 4, 02-820 Warszawa (Lider Konsorcjum); Canon Polska Sp. z o.o., ul. Gottlieba Daimlera 2, 02-460 Warszawa (Konsorcjant) reprezentowane przez lidera Konsorcjum: Copy.Net.pl P.S. Prosta Spółka Akcyjna, ul. Łączyny 4, 02-820 Warszawa

B. wykonawcy GALAXY Systemy Informatyczne Sp. z o.o., ul. Fabryczna 13/1, 65-410 Zielona Góra

C. wykonawcy Intaris Sp. z o.o., ul. Adama Mickiewicza 57, 01-625 Warszawa

2. uczestnika po stronie zamawiającego w postępowaniu o sygn. akt: KIO 3882/25 – wykonawcy Suntar Sp. z o.o., ul. Marii Drozd 12, 33-100 Tarnów

orzeka:

KIO 3882/25

1. Oddala odwołanie.

2. Kosztami postępowania obciąża Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o., ul. Krakowiaków 44, 02-255 Warszawa i:

2.1. zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15.000 zł 00 gr (słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez wykonawcę Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o., ul. Krakowiaków 44, 02-255 Warszawa tytułem wpisu od odwołania, kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o., ul. Krakowiaków 44, 02-255 Warszawa tytułem wynagrodzenia pełnomocnika Odwołującego, kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez GALAXY Systemy Informatyczne Sp. z o.o., ul. Fabryczna 13/1, 65-410 Zielona Góra tytułem wynagrodzenia pełnomocnika wnoszącego sprzeciw oraz kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez Suntar Sp. z o.o., ul. Marii Drozd 12, 33-100 Tarnów tytułem wynagrodzenia pełnomocnika wnoszącego sprzeciw;

2.2 zasądza od wykonawcy: Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o., ul. Krakowiaków 44, 02-255 Warszawa na rzecz GALAXY Systemy Informatyczne Sp. z o.o., ul. Fabryczna 13/1, 65-410 Zielona Góra oraz na rzecz Suntar Sp. z o.o., ul. Marii Drozd 12, 33-100 Tarnów, czyli na rzecz każdego z nich kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) tytułem zwrotu wynagrodzenia pełnomocnika każdego z wnoszących sprzeciw.

KIO 3944/25

1. Umarza postępowanie odwoławcze w zakresie zarzutu dotyczącego oferty Konsorcjum w składzie: Copy.Net.pl P.S. Prosta Spółka Akcyjna, ul. Łączyny 4, 02-820 Warszawa (Lider Konsorcjum); Canon Polska Sp. z o.o., ul. Gottlieba Daimlera 2, 02-460 Warszawa (Konsorcjant) reprezentowanego przez lidera Konsorcjum: Copy.Net.pl P.S. Prosta Spółka Akcyjna, ul. Łączyny 4, 02-820 Warszawa, oferty GALAXY Systemy Informatyczne Sp. z o.o., ul. Fabryczna 13/1, 65-410 Zielona Góra oraz oferty Intaris Sp. z o.o., ul. Adama Mickiewicza 57, 01-625 Warszawa, ale w tym ostatnim wypadku tylko co do zarzutu dotyczącego podajnika, tj. Urządzania Wielofunkcyjnego Typu 7 (Kolorowe A3 WYSOKONAKŁADOWE), z uwagi na wycofanie tych zarzutów przez Odwołującego.

2. W pozostałym zakresie oddala odwołanie.

3. Kosztami postępowania obciąża Suntar Sp. z o.o., ul. Marii Drozd 12, 33-100 Tarnów i:

3.1. zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15.000 zł 00 gr (słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez wykonawcę Suntar Sp. z o.o., ul. Marii Drozd 12, 33-100 Tarnów tytułem wpisu od odwołania, kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez Suntar Sp. z o.o., ul. Marii Drozd 12, 33-100 Tarnów tytułem wynagrodzenia pełnomocnika Odwołującego oraz kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez Intaris Sp. z o.o., ul. Adama Mickiewicza 57, 01-625 Warszawa tytułem wynagrodzenia pełnomocnika wnoszącego sprzeciw.

3.2 zasądza od wykonawcy: Suntar Sp. z o.o., ul. Marii Drozd 12, 33-100 Tarnów na rzecz Intaris Sp. z o.o., ul. Adama Mickiewicza 57, 01-625 Warszawa kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) tytułem zwrotu wynagrodzenia pełnomocnika wnoszącego sprzeciw.

‎

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodniczący:

………………………………

‎Sygn. akt: KIO 3882/25

KIO 3944/25

U z a s a d n i e n i e

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego w celu zawarcia umowy ramowej pn.: „Dostawa urządzeń biurowych na potrzeby jednostek Administracji Państwowej, część nr 1 - Drukarki, 2 – Skanery i drukarki etykiet i 3 – Urządzenia wielofunkcyjne”, nr postępowania: WIP.261.7.2025.JA zostało wszczęte ogłoszeniem opublikowanym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 20.02.2025 r. pod nr OJ S 36/2025 114194 -2025 przez: Jednostki Administracji Państwowej (dalej jako „Jednostki”), wskazane w załączniku nr 1 do Specyfikacji Warunków Zamówienia (dalej jako „SWZ”) w imieniu i na rzecz których działa: Centrum Obsługi Administracji Rządowej – Centralny Zamawiający, ul. Powsińska 69/71, 02-903 Warszawa zwany dalej: „Zamawiającym”. Do ww. postępowania o udzielenie zamówienia zastosowanie znajdują przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320), zwana dalej: „Pzp” albo „PZP”.

W dniu 03.09.2025 r. (za pośrednictwem platformy zakupowej pod adresem https://zamowienia.eb2b.com.pl) Zamawiający opublikował informacje m.in. o wyborze najkorzystniejszych ofert złożonych przez Wykonawców, z którymi zawarte zostaną umowy ramowe dla 3 – Urządzenia wielofunkcyjne:

• Konsorcjum w składzie: Copy.Net.pl P.S. Prosta Spółka Akcyjna, ul. Łączyny 4, 02-820 Warszawa (Lider Konsorcjum); Canon Polska Sp. z o.o., ul. Gottlieba Daimlera 2, 02-460 Warszawa (Konsorcjant) reprezentowane przez lidera Konsorcjum: Copy.Net.pl P.S. Prosta Spółka Akcyjna, ul. Łączyny 4, 02-820 Warszawa zwany dalej: „Konsorcjum Copy.Net” albo „Przystępujący po stronie Zamawiającego w sprawie o sygn. akt: KIO 3882/25, sygn. akt: KIO 3944/25”

•GALAXY Systemy Informatyczne Sp. z o.o., ul. Fabryczna 13/1, 65-410 Zielona Góra zwana dalej: „GALAXY Systemy Informatyczne Sp. z o.o.” albo „Przystępujący po stronie Zamawiającego w sprawie o sygn. akt: KIO 3882/25, sygn. akt: KIO 3944/25”;

•Intaris Sp. z o.o., ul. Adama Mickiewicza 57, 01-625 Warszawa zwana dalej: „Intaris Sp. z o.o.” albo „Przystępującym po stronie Zamawiającego w sprawie o sygn. akt: KIO 3882/25, sygn. akt: KIO 3944/25”;

•SUNTAR Sp. z o. o., ul. Marii Drozd 12, 33-100 Tarnów zwana dalej: „SUNTAR Sp. z o. o.” albo „Przystępujący po stronie Zamawiającego w sprawie o sygn. akt: KIO 3882/25” albo „Odwołującym w sprawie o sygn. akt: KIO 3944/25” .

Nadto, poinformował o odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp w części 3 oferty m.in. - Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o., ul. Krakowiaków 44, 02-255 Warszawa zwana dalej: „Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o.” albo „Odwołującym w sprawie o sygn. akt: KIO 3882/25” albo „Przystępującym po stronie Odwołującym w sprawie o sygn. akt: KIO 3944/25”. Stwierdził, że: „(…) „Niezgodność z warunkami zamówienia, o której mowa w art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp, zachodzi wówczas, gdy oferta wykonawcy jest niezgodna z jasno wyrażonym postanowieniem zawartym w dokumentach wskazanych w art. 7 pkt 29 Pzp. tj. w opisie przedmiotu zamówienia, w wymaganiach związanych z realizacją zamówienia, w kryteriach oceny ofert, w wymaganiach proceduralnych lub w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego.” (KIO 673/23 z dnia 23 marca 2023 r.).

Wykonawca, w zakresie URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 3 zaoferował urządzenie Konica Minolta Bizhub 4751i (ACT8027 ) + moduł faksu FK-517 (AA1K0K1 ) + kaseta na 500 arkuszy PF-P27 (AAJUWY4), które nie spełnia wymagań określonych przez Zamawiającego w SWZ w zakresie obsługiwanych przez kasety formatów papierów. Zamawiający w Specyfikacji technicznej stanowiącej Załącznik nr 2 do SWZ dla Części 3 zawarł wymaganie aby kasety obsługiwały formaty papieru A5-A4. Wykonawca w złożonej specyfikacji technicznej zaoferował urządzenie z kasetą PF-P27, która nie obsługuje papieru A5. Zamawiający pismem nr WIP.261.7.2025.JA(33) z dnia 4 lipca br. Wykonawcę do wyjaśnienia powyższej rozbieżności.

W odpowiedzi Wykonawca potwierdził, że kaseta nie obsługuje formatu A5 i stwierdził, że Zamawiający w dokumentach przetargowych nie zawarł takiego wymagania.

Biorąc powyższe pod uwagę, oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu, jako niezgodna z warunkami zamówienia. (…)”.

Na mocy zarządzenia Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej z 06.10.2025 r. sprawy
‎o sygn. akt: KIO 3882/25, sygn. akt: KIO 3944/25 zostały skierowane do łącznego rozpatrzenia.

Odwołanie w sprawie o sygn. akt: KIO 3882/25:

W dniu 15.09.2025 r. (wpływ do Prezesa KIO w wersji elektronicznej podpisane podpisem cyfrowym za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej - ePUAP) Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o. wniósł odwołanie na czynność Zamawiającego z 03.09.2025 r. dla części 3. Zarzucił Zamawiającemu naruszenie:

art. 226 ust. 1 pkt 5) PZP w zw. z art. 253 ust.1 pkt 2) PZP, art. 16 pkt 1) i 3) PZP poprzez bezpodstawne odrzucenie oferty Odwołującego w zakresie Część 3 Zamówienia na skutek uznania, że oferta Odwołującego jest niezgodna z warunkami zamówienia, pomimo że Wykonawca zaoferował urządzenie Konica Minolta Bizhub 4751i (ACT8027) + moduł faksu FK-517 (AA1K0K1 ) + kaseta na 500 arkuszy PF-P27 (AAJUWY4), które spełnia wymagania określone przez Zamawiającego w SWZ na dzień składania ofert dla URZĄDZENIA WIELOFUNKCYJNEGO TYP 3, Zamawiający zaś:

- dokonał w ocenie Odwołującego zawężającej, niedozwolonej interpretacji własnych wymagań po dniu składania ofert uznając, że dodatkowa kaseta PF-P27 miała obsługiwać format A5;

- w treści uzasadnienia odrzucenia oferty Odwołującego, Zamawiający nie przytoczył wymagania/wymagań z SWZ/OPZ, których rzekomo nie spełnia oferta Odwołującego i które potwierdzają słuszność jego interpretacji i podjętej decyzji o odrzuceniu oferty Odwołującego z postępowania w zakresie Części 3,

w związku z czym odrzucenie oferty KMBS należy uznać za nieproporcjonalne i godzące w zasadę zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców.

Wnosił o nakazanie Zamawiającemu:

1) unieważnienia czynności wyboru ofert wykonawców:

• Konsorcjum firm: COPY.NET.,

• Galaxy Systemy Informatyczne Sp. z o.o.,

• Intaris Sp. z o.o.,

• SUNTAR Sp. z o. o., jako najkorzystniejszych w zakresie Części Nr 3.

2) unieważnienia czynności odrzucenia oferty Odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) PZP,

3) dokonania ponownego badania i oceny ofert złożonych w postępowaniu dla Części 3 Zamówienia z uwzględnieniem oferty Odwołującego,

4) wyboru oferty Odwołującego jako najkorzystniejszej w postępowaniu.

Wnosił ponadto o:

1) dopuszczenie i przeprowadzenie dowodów wskazanych w treści odwołania, na wykazanie okoliczności szczegółowo wskazanych w odwołaniu;

2) zasądzenie od Zamawiającego na rzecz Odwołującego zwrotu kosztów postępowania odwoławczego, w tym zwrotu kosztów wynagrodzenia pełnomocnika, zgodnie z fakturą, która zostanie przedłożona na rozprawie.

Zarzut nr 1 – bezpodstawne odrzucenie oferty Odwołującego w zakresie Części 3

1. Zamawiający prowadzi postępowanie, którego przedmiotem jest dostawa urządzeń biurowych i które zostało podzielone na 3 części. Część 3, której dotyczy Odwołanie dotyczy urządzeń wielofunkcyjnych. W Części 3 zaś Zamawiający wyspecyfikował wymagania dla 9 typów zamawianych urządzeń. Odrzucenie oferty KMBS z Postępowania dotyczy jedynie jednego z 9 typów zamawianych w Części 3 urządzeń - URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 3 (WYSOKOWYDAJNE A4 MONOCHROMATYCZNE), a co za tym idzie postawione zarzuty w odwołaniu dot. kwestii rzekomej niezgodności z warunkami Zamówienia urządzenia zaoferowanego przez Odwołującego urządzenia TYP 3 dla Części 3 Zamówienia.

2. W dniu 3 września 2025 r. Zamawiający zamieścił informację o wyborze ofert najkorzystniejszych w Postępowaniu w zakresie Części 3 Zamówienia. Jednocześnie, Zamawiający poinformował także o odrzuceniu oferty Odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) PZP, tj. jako niezgodnej z warunkami Zamówienia, w szczególności Zamawiający uznał, że URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 3 - urządzenie Bizhub 4751i (ACT8027 ) + moduł faksu FK-517 (AA1K0K1 ) + kaseta na 500 arkuszy PF-P27 (AAJUWY4)zaoferowane przez Odwołującego nie spełnia wymagań określonych przez Zamawiającego w SWZ w zakresie obsługiwanych przez kasety formatów papierów.

3. Odwołujący wskazuje, że otrzymał od Zamawiającego dnia 4 lipca 2025 r. wezwanie do wyjaśnień w trybie art. 223 ust. 1 PZP w zakresie części 3 – URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 3: Wykonawca w złożonej wraz ofertą Specyfikacji technicznej oferowanego urządzenia zaoferował następujące urządzenie Bizhub 4751i (ACT8027 ) + moduł faksu FK-517 (AA1K0K1 ) + kaseta na 500 arkuszy PF-P27 (AAJUWY4). W złożonej specyfikacji nie występuje jednak informacja o tym, że kaseta PF-P27 obsługuje papier A5. W związku z powyższym Zamawiający zwraca się o wyjaśnienie powyższych kwestii.

4. Odwołujący wskazał, że złożył wyczerpujące Wyjaśnienia w powyższym zakresie w piśmie z 09.02.2025 r., wskazując że urządzenie spełnia wszystkie wymogi określone przez Zamawiającego w SWZ, wskazując również, że w świetle postawionych przez Zamawiającego wymagań to zaoferowane urządzenie, a nie dodatkowa kaseta na 500 arkuszy winna obsługiwać papier A5. Odwołujący dokonał przy tym analizy postawionych wymogów w następującej treści złożonych Wyjaśnień.

w zakresie części 3 – URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 3: Wykonawca informuje, że zaoferowane urządzenie Bizhub 4751i spełnia wymagania wyspecyfikowane przez Zamawiającego dla URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 3. Wykonawca wskazuje, że Zamawiający nie wskazał w wezwaniu do wyjaśnień jakiego wymagania nie spełnia oferowane urządzenie, zaś jedynie wskazał, że w złożonej specyfikacji nie występuje jednak informacja o tym, że kaseta PF-P27 obsługuje papier A5. Wykonawca informuje, że z treści wymogów dla części 3 – URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 3, w szczególności z wymagania Lp. 11 i 16.

nie wynika by dodatkowa kaseta miała obsługiwać papier A5.

Zamawiający w wierszu L.P. 11, w treści wymagania „pojemność podajnika na papier” (atrybut: „ nazwa elementu, parametru lub cechy”) określił precyzyjnie wymóg dotyczący pojemności podajnika na papier, a nie formatu na papieru, o którym mowa w wierszu Lp. 16.

Wykonawca wypełniając Zmodyfikowany Załącznik nr 2 do SWZ - Specyfikacja techniczna URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 3 (WYSOKOWYDAJNE A4 MONOCHROMATYCZNE) w wierszu Lp. 11 precyzyjnie określił pojemność podajnika na papier za pomocą standardowej kasety na 500 arkuszy jak również dodatkowej kasety PF-P27, które sumarycznie dają wymaganą pojemność podajnika na papier – minimum: 2 szuflady każda o pojemności 500 arkuszy. Co jest zgodne z wymogami SWZ dotyczącymi pojemności podajników.

Natomiast w wierszu L.P. 16 w wymaganiu „obsługiwane rozmiary nośników” zamawiający określił zestawienie wszystkich koniecznych obsługiwanych rozmiarów przez urządzenie nośników i formatów. Urządzenie bizhub 4751i z zainstalowaną kasetą PF-P27 sumarycznie daje możliwość obsługi wymaganych formatów papierów: A4, A5, A6, B5, C5, C6, DL, co jest zgodne z wymogami SWZ dotyczącymi obsługiwanych formatów papieru.

Co więcej, z ostrożności Wykonawca wskazuje, że użyte przez zamawiającego w wymaganiu Lp. 11 sformułowanie …A5-A4 można interpretować jako zakres w którym mieszczą się obsługiwane formaty papieru przez kasetę PF-P27: w tym format minimalny format B5 aż do maksymalnego formatu A4. Kaseta PF-P27 powinna i obsługuje formaty papieru w zakresie od minimalnego formatu B5 do maksymalnego formatu A4, mieszczącego się w zakresie wymaganego A5-A4. Oznacza to, że kaseta ta jest zaprojektowana tak, aby pomieścić różnorodne rozmiary papieru, począwszy od mniejszych formatów, takich jak B5, aż po większe, takie jak A4. Dzięki temu użytkownicy mają większą elastyczność w doborze odpowiedniego formatu papieru do swoich potrzeb, co jest szczególnie istotne w środowiskach biurowych, gdzie różnorodność dokumentów jest duża. W załączeniu Wykonawca przesyła fragment Instrukcji serwisowej wraz z tłumaczeniem na język polski (Załącznik Nr 5 do pisma) potwierdzający, że dodatkowa kaseta PF-P27 posiada pojemność 500 arkuszy i obsługuje format B5, a zatem format w zakresie A5-A4.

Dowód: Wyjaśnienia KMBS z dnia 9 lipca 2025 r. („Wyjaśnienia”, w dokumentacji Postępowania)

5. Zamawiający w żaden sposób nie odniósł się w treści uzasadnienia faktycznego odrzucenia oferty Odwołującego do postawionych przez siebie wymogów w brzmieniu ukształtowanym na dzień składania ofert, wskazując w uzasadnieniu odrzucenia oferty KMBS jedynie następujące zdanie Zamawiający w Specyfikacji technicznej stanowiącej Załącznik nr 2 do SWZ dla Części 3 zawarł wymaganie aby kasety obsługiwały formaty papieru A5-A4. Wykonawca w złożonej specyfikacji technicznej zaoferował urządzenie z kasetą PF-P27, która nie obsługuje papieru A5.

6. Odwołujący wskazuje, że być może intencją Zamawiającego było to by dodatkowe kasety obsługiwały formaty papieru A5 i A4 choć Odwołujący nie widzi by przemawiały za taką interpretacją uzasadnione potrzeby Zamawiającego. Jednakże, jak wynika z analizy wymagań przedstawionej przez Odwołującego w złożonych ‘Wyjaśnieniach, Zamawiający ani w treści wezwania do Wyjaśnień, ani w treści Uzasadnienia faktycznego Informacji o odrzuceniu oferty Odwołującego nie przytoczył postanowienia z którego wynikałby wprost ten obowiązek.

7. Odwołujący ponownie wskazuje, że systematyka przyjęta przez Zamawiającego w wymaganiach dla URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 3, tzn:

a) treść wymagania Lp. 11 odnoszące się do pojemności kasety mierzonej w ilości arkuszy – co najmniej 500 arkuszy przy formacie mieszącym się widełkach A5-A4;

b) treść wymagania Lp. 16 precyzyjnie określająca jakie formaty ma obsługiwać urządzenie, a nie dodatkowa kaseta.

- nie pozwala na interpretację wymagań przyjętą przez Zamawiającego.

8. Odwołujący wskazuje przy tym, że zamawiający wyjątkowo dokonują wydruków w formacie A5, wymaganie zatem by dodatkowa kaseta urządzenia obsługiwała format A5 nie jest w ocenie Odwołującego powiązane z uzasadnionymi potrzebami Zamawiającego, zwłaszcza biorąc pod uwagę, że standardowe kasety zaoferowanego urządzenia obsługują format A5. Tym bardziej interpretacja własnych wymagań przyjęta przez Zamawiającego wydaje się być nieuprawnioną.

9. Co za tym idzie, KMBS wskazuje, że w świetle tak ukształtowanych wymagań na dzień składania ofert był w pełni uprawniony do rozumienia ww. wymagań w sposób przedstawiony w Wyjaśnieniach i nie powinien z tego powodu ponosić negatywnych konsekwencji.

10. Warto przy tym zwrócić uwagę, że Odwołujący składał odwołanie z dnia 3 marca na postanowienia SWZ w zakresie Części 3 Zamówienia (sygn. akt KIO: 759/25), które z uwagi na Odpowiedzi Zamawiającego i zmiany do SWZ z dnia 12.03.2025 r. zostało w całości uwzględnione przez Odwołującego, a postępowanie odwoławcze przez Izbą zostało umorzone.

Dowód: Odwołanie z dnia 3 marca 2025 r. (Załącznik Nr 5 do Odwołania).

11. Gdyby wymagania w zakresie dodatkowej kasety były dla niego niejasne lub nie pozwalałyby mu złożyć oferty to z całą pewnością takie postanowienie byłoby przedmiotem zarzutu odwołania z dnia 3 marca 2025 r.

12. Niezależnie od powyższego, Odwołujący zwraca uwagę, iż Zamawiający wskazał w treści uzasadnienia faktycznego odrzucenia oferty Odwołującego na Wyrok Izby „Niezgodność z warunkami zamówienia, o której mowa w art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp, zachodzi wówczas, gdy oferta wykonawcy jest niezgodna z jasno wyrażonym postanowieniem zawartym w dokumentach wskazanych w art. 7 pkt 29 Pzp. tj. w opisie przedmiotu zamówienia, w wymaganiach związanych z realizacją zamówienia, w kryteriach oceny ofert, w wymaganiach proceduralnych lub w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego.” (KIO 673/23 z 23.03.2023 r.).

13. Biorąc pod uwagę treść przytoczonego Wyroku Izby, Zamawiający w ogóle nie odniósł się w treści uzasadnienia faktycznego odrzucenia oferty Odwołującego do obowiązującej na dzień składania ofert treści własnych wymogów, nie mówiąc już o wskazaniu, że ich treść jest „jasno wyrażona”, czyli jest jednoznaczna i nie może być inaczej interpretowana przez wykonawców, niż zgodnie z intencją Zamawiającego wyrażoną w dokumentach wytworzonych po dniu składania ofert.

14. Wykonawca informuje przy tym, że wszelkie niejasności i niezgodności w przedmiocie dokumentacji postępowania winny być tłumaczone na korzyść wykonawców. Zgodnie z treścią Wyroku Sądu Okręgowego w Warszawie z 31 maja 2022 r. sygn. akt: XXIII Zs 58/22 "Jak słusznie w toku postępowania odwoławczego, zauważał przystępujący Konsorcjum (...), a Sąd Okręgowy jego stanowisko aprobuje, iż wszelkie niejasności, dwuznaczności, niezgodności należy rozpatrywać na korzyść wykonawcy, co ma na celu realizację zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania. Jak zostało to również podkreślone w uchwale Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 3 sierpnia 2017 r., sygn. akt KIO/KD 38/17 należy wskazał, że obowiązuje swoista "święta" zasada, że wszelkie niejasności, dwuznaczności, niezgodności postanowień SIWZ należy rozpatrywać na korzyść wykonawców, (...)«. Reguła ta wynika z prawniczej paremii» In dubio contra proferentem« znaczącej w języku polskim »Wątpliwości należy tłumaczyć przeciw autorowi«. Nie ulega wątpliwości, że Zamawiający jest autorem ogłoszenia o zamówieniu i SWZ".

Zamawiający w dniu 16.09.2025 r. wezwał (za pośrednictwem platformy zakupowej pod adresem https://zamowienia.eb2b.com.pl) wraz kopią odwołania, w trybie art. 524 Pzp, uczestników postępowania przetargowego do wzięcia udziału w postępowaniu odwoławczym.

W dniu 18.09.2025 r. (wpływ do Prezesa KIO w wersji elektronicznej podpisane podpisem cyfrowym za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej – ePUAP) SUNTAR Sp. z o. o. zgłosiło przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego wnosząc o oddalenie odwołania w całości. Izba uznała skuteczność przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego: SUNTAR Sp. z o. o.

W dniu 18.09.2025 r. (wpływ do Prezesa KIO w wersji elektronicznej podpisane podpisem cyfrowym za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej – ePUAP) Konsorcjum Copy.Net zgłosiło przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego wnosząc o oddalenie odwołania w całości. Izba uznała skuteczność przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego: Konsorcjum Copy.Net.

W dniu 19.09.2025 r. (wpływ do Prezesa KIO w wersji elektronicznej podpisane podpisem cyfrowym za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej – ePUAP) Intaris Sp. z o.o. zgłosiło przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego wnosząc o oddalenie odwołania w całości. Izba uznała skuteczność przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego: Intaris Sp. z o.o.

W dniu 19.09.2025 r. (wpływ do Prezesa KIO w wersji elektronicznej podpisane podpisem cyfrowym za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej – ePUAP) GALAXY Systemy Informatyczne Sp. z o.o. zgłosiło przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego wnosząc o oddalenie odwołania w całości. Izba uznała skuteczność przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego: GALAXY Systemy Informatyczne Sp. z o.o.

Odwołanie w sprawie o sygn. akt: KIO 3944/25:

W dniu 15.09.2025 r. (wpływ do Prezesa KIO w wersji elektronicznej podpisane podpisem cyfrowym za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej - ePUAP) SUNTAR Sp. z o. o. wniósł odwołanie na czynność Zamawiającego z 03.09.2025 r. dla części 3. Odwołujący postawił zarzut naruszenia art. 16 ustawy Pzp w zw. z art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp poprzez zaniechanie odrzucenia ofert: Konsorcjum Copy.Net, Galaxy oraz Intaris, mimo że treść ofert wskazanych wykonawców jest niezgodna z warunkami zamówienia w części 3. Wnosił o uwzględnienie odwołania i nakazanie Zamawiającemu, aby dokonał czynności:

a) unieważnienie wyboru ofert najkorzystniejszych w części 3,

b) ponownego badania i oceny ofert w części 3, w tym czynności odrzucenia ofert: Konsorcjum Copy.Net, Galaxy oraz Intaris.

Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia. W wyroku z dnia 8 maja 2013 r., XII Ga 186/13, Sąd Okręgowy w Gdańsku zwrócił uwagę na kwestię treści oferty: oferta w swej warstwie merytorycznej musi odpowiadać oczekiwaniom zamawiającego wyrażonym w specyfikacji. Na gruncie przepisów ustawy Pzp treść oferty to oświadczenie woli wykonawcy wyrażone w formularzu ofertowym, stanowiące jednostronne zobowiązanie wykonawcy do wykonania oznaczonego świadczenia, które zostanie zrealizowane na rzecz zamawiającego, jeśli oferta złożona przez wykonawcę zostanie uznana za najkorzystniejszą w postępowaniu i zostanie z nim zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego. W orzecznictwie przez pojęcie treści oferty należy rozumieć deklarowane w ofercie spełnienie wymagań zamawiającego przede wszystkim co do zakresu, ilości, jakości warunków realizacji i innych elementów istotnych dla wykonania zamówienia (wyrok z 10.10.2011 r., KIO 2345/11). Jednocześnie o niezgodności oferty z warunkami zamówienia możemy, tak jak w tym przypadku, mówić w sytuacji, gdy wykonawca nie wypełnia wymagań Zamawiającego w zakresie doprecyzowania istotnych elementów składanej oferty.W ocenie Odwołującego oferty wskazanych wykonawców są niezgodne z warunkami zamówienia z następujących przyczyn:

a) INTARIS

Zamawiający w pozycji URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 3 (WYSOKOWYDAJNE A4 MONOCHROMATYCZNE) wymagał wprost zaoferowania urządzenia obsługującego nośniki typu A4. Wykonawca Intaris zaoferował całkowicie inne urządzenie niż wymagane – tj. urządzenie typu A3, które z oczywistego względu nie jest urządzeniem A4. Potwierdza to dołączona do oferty specyfikacja producenta urządzenia:

Należy przy tym zauważyć, że o ile w przypadku tabeli ze specyfikacją wartości wymagane są wartościami minimalnymi, o tyle w przypadku opisu pozycji wymóg jest jednoznaczny:

Tym samym zaoferowanie urządzenia typu A3 jest niezgodnością z warunkami zamówienia. Urządzenia A3, poza możliwością drukowania na większych nośnikach (co ze względu na charakter pracy użytkownika może być całkowicie zbędne) co istotne generują większe koszty obsługi i serwisu. Zamawiający w niniejszym postępowaniu wyraźnie rozgraniczył pozycje w ramach Opisu Przedmiotu Zamówienia na urządzenia A4, A3 oraz inne, co jest wyraźnym dowodem na to, że nie traktuje ich w sposób równoważny. Na obecnym etapie postępowania Zamawiający nie jest uprawniony do zmiany postawionych wymagań w tak fundamentalny sposób.

Ponadto Zamawiający w pozycji URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 7 (KOLOROWE A3 WYSOKONAKŁADOWE) wymagał dostarczenia urządzenia wyposażonego w następujące podajniki papieru:

•Minimum 2 uniwersalne szuflady na papier A4 i jedna z nich na papier A3, o pojemności 500 arkuszy 80g/m2 każda szuflada

•Podstawa na papier min. 2000 arkuszy A4 80 g/m2

Wykonawca Intaris zaoferował urządzenie wyposażone w szafkę na kółkach z możliwością przechowywania np. papieru, jednak nie jest to podajnik, bowiem szafka służy jedynie do przechowywania dokumentów, a nie jako podajnik papieru dla drukarki. Zamawiający wymagania w tym zakresie wyraźnie przyporządkował do części „Pojemność podajników papieru” co oznacza, że zaoferowane urządzenie musi być wyposażone w dodatkowe urządzenie (akcesorium), które będzie w stanie dostarczać papier do drukowania.

Zaoferowana szafka nie posiada takiej funkcjonalności, zatem nie może zostać zaklasyfikowana jako podajnik.

b) Konsorcjum Copy.Net

Wykonawca w pozycji URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 1 (A4 MONOCHROMATYCZNE), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 2 (A4 KOLOROWE), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 3 (WYSOKOWYDAJNE A4 MONOCHROMATYCZNE), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 4 (MONOCHROMATYCZNE A3), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 5 (KOLOROWE A3), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 6

(MONOCHROMATYCZNE A3), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 7 (KOLOROWE A3

WYSOKONAKŁADOWE), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 8 (MONOCHROMATYCZNE A3 Z FINISHEREM), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 9 (KOLOROWE A3 RFID) zaoferował urządzenia firmy Canon, które nie posiadają wymaganej funkcjonalności obsługi języków PCL5 w standardzie, co potwierdzają wprost dołączone przez Wykonawcę broszury producenta, m.in.:

Co istotne sterownik PCL6 (znany też jako PCL-XL) nie obsługuje bezpośrednio formatu PCL5, ponieważ PCL6 to nowsza, bardziej zaawansowana architektura języka oparta na graficznej reprezentacji dokumentów (WYSIWYG), która działa inaczej niż starszy, oparty na komendach PCL5. Brak jest zatem możliwości uznania, iż wymaganie postawione przez Zamawiającego jest spełnione z uwagi na wykorzystywanie sterownika PCL6.

Jednocześnie wykonawca nie wskazał w żaden sposób w ofercie, jak zamierza zaimplementować wymaganą funkcjonalność i czy w ogóle zamierza to zrobić. Należy tutaj zwrócić uwagę, że Zamawiający wymagał wskazania w ofercie wszelkich elementów rozszerzających funkcjonalności urządzeń, które pozwolą spełnić wymagania OPZ, a których nie ma w podstawie. Nawet jeśli dla zaoferowanych urządzeń takie rozszerzenie jest dostępne, to Wykonawca o tym nie poinformował, zatem zaoferowane zostały urządzenia bez wymaganej funkcjonalności.

c) Galaxy

Wykonawca w pozycji URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 5 (KOLOROWE A3), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 6 (MONOCHROMATYCZNE A3), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 7 (KOLOROWE A3 WYSOKONAKŁADOWE), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 8 (MONOCHROMATYCZNE A3 Z FINISHEREM), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 9 (KOLOROWE A3 RFID) zaoferował urządzenia firmy Sharp, które nie posiadają funkcjonalności obsługi języków PCL5 w standardzie, co potwierdzają wprost dołączone przez Wykonawcę broszury producenta, m.in.:

Co istotne sterownik PCL6 (znany też jako PCL-XL) nie obsługuje bezpośrednio formatu PCL5, ponieważ PCL6 to nowsza, bardziej zaawansowana architektura języka oparta na graficznej reprezentacji dokumentów (WYSIWYG), która działa inaczej niż starszy, oparty na komendach PCL5. Brak jest zatem możliwości uznania, iż wymaganie postawione przez Zamawiającego jest spełnione z uwagi na wykorzystywanie sterownika PCL6.

Jednocześnie wykonawca nie wskazał w żaden sposób w ofercie, jak zamierza zaimplementować wymaganą funkcjonalność, i czy w ogóle zamierza to zrobić. Należy tutaj zwrócić uwagę, że Zamawiający wymagał wskazania w ofercie wszelkich elementów rozszerzających funkcjonalności urządzeń, które pozwolą spełnić wymagania OPZ, a których nie ma w podstawie. Nawet jeśli dla zaoferowanych urządzeń takie rozszerzenie jest dostępne, to Wykonawca o tym nie poinformował, zatem zaoferowane zostały urządzenia bez wymaganej funkcjonalności.

Z ostrożności Odwołujący wskazuje, że powyższe niezgodności nie mogą być sanowane w jakikolwiek sposób w ramach procedur przewidzianych w ustawie Pzp. Jakiekolwiek wyjaśnienia prowadzone pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą nie mogą doprowadzić do zmiany treści oferty czy jej doprecyzowania. Stanowiłoby to nieuprawnione negocjacje pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym.

Powyższe stanowi jest ugruntowane w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej. Przykładowo wskazać można na wyrok KIO z 03.10.2022 r., sygn. akt KIO 2400/22: „Z oferty Wykonawcy musi jednoznacznie wynikać, jakie produkty i rozwiązania Wykonawca oferuje, tak aby Zamawiający mógł zweryfikować poprawność oferty pod kątem wszystkich wymagań określonych w SWZ. Niedopuszczalne jest zatem doprecyzowywanie treści oferty (rozumianej jako zobowiązanie wykonawcy tak co do zakresu, jak i sposobu wykonania zamówienia, z uwzględnieniem wszystkich wymagań opisanych przez zamawiającego) po upływie terminu na jej złożenie. Przyzwolenie, aby wykonawca określał swoje zobowiązanie ofertowe w sposób niekonkretyzujący wszystkich istotnych z punktu widzenia zamawiającego aspektów, a dopiero po otwarciu ofert, na etapie ich badania precyzował oferowane rozwiązania, stałoby w sprzeczności z podstawowymi zasadami udzielania zamówień publicznych, dopuszczając możliwość manipulacji treścią oferty, a po stronie Zamawiającego powodowałoby niepewność co do rzeczywistych cech oferowanego przedmiotu zamówienia oraz utrudnienie w ustaleniu jego zgodności z wymaganiami opisanymi w SWZ.”.

Zamawiający w dniu 16.09.2025 r. wezwał (za pośrednictwem platformy zakupowej pod adresem https://zamowienia.eb2b.com.pl) wraz kopią odwołania, w trybie art. 524 Pzp, uczestników postępowania przetargowego do wzięcia udziału w postępowaniu odwoławczym.

W dniu 19.09.2025 r. (wpływ do Prezesa KIO w wersji elektronicznej podpisane podpisem cyfrowym za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej – ePUAP) Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o. zgłosiło przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie Odwołującego wnosząc o uwzględnienie odwołania w całości. Izba uznała skuteczność przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie Odwołującego: Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o.

W dniu 18.09.2025 r. (wpływ do Prezesa KIO w wersji elektronicznej podpisane podpisem cyfrowym za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej – ePUAP) Konsorcjum Copy.Net zgłosiło przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego wnosząc o oddalenie odwołania w całości. Izba uznała skuteczność przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego: Konsorcjum Copy.Net.

W dniu 19.09.2025 r. (wpływ do Prezesa KIO w wersji elektronicznej podpisane podpisem cyfrowym za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej – ePUAP) Intaris Sp. z o.o. zgłosiło przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego wnosząc o oddalenie odwołania w całości. Izba uznała skuteczność przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego: Intaris Sp. z o.o.

W dniu 19.09.2025 r. (wpływ do Prezesa KIO w wersji elektronicznej podpisane podpisem cyfrowym za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej – ePUAP) GALAXY Systemy Informatyczne Sp. z o.o. zgłosiło przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego wnosząc o oddalenie odwołania w całości. Izba uznała skuteczność przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego: GALAXY Systemy Informatyczne Sp. z o.o.

Odwołanie w sprawie o sygn. akt: KIO 3882/25, sygn. akt: KIO 3944/25:

W dniu 13.10.2025 r. (e-mailem) Zamawiający wobec wniesienia odwołań do Prezesa KIO wniósł na piśmie, w trybie art. art. 521 Pzp, odpowiedz na odwołanie o sygn. akt: KIO 3882/25, w którym uwzględnił odwołanie w całości. Kopia została przekazana Odwołującemu i Przystępującym.

W dniu 13.10.2025 r. (e-mailem) Zamawiający wobec wniesienia odwołań do Prezesa KIO wniósł na piśmie, w trybie art. art. 521 Pzp, odpowiedz na odwołanie o sygn. akt: KIO 3944/25, w którym uwzględnił odwołanie w całości. Kopia została przekazana Odwołującemu i Przystępującym.

W dniu 13.10.2025 r. Przystępujący po stronie Zamawiającego w sprawie o sygn. akt: KIO 3882/25 do postępowania odwoławczego zostali wezwani do złożenia, w terminie 3 dni od dnia doręczenia wezwania, oświadczenia w przedmiocie sprzeciwu wobec uwzględnienia w całości odwołania przez Zamawiającego.

W dniu 15.10.2025 r. Przystępujący po stronie Zamawiającego w sprawie o sygn. akt: KIO 3944/25 do postępowania odwoławczego zostali wezwani do złożenia, w terminie 3 dni od dnia doręczenia wezwania, oświadczenia w przedmiocie sprzeciwu wobec uwzględnienia w całości odwołania przez Zamawiającego.

W dniu 14.10.2025 r. (e-mailem) Intaris Sp. z o.o. w sprawie o sygn. akt: KIO 3882/25, sygn. akt: KIO 3944/25 złożył pismo procesowe, w którym wnosił o oddalenie odwołań w całości. W zakresie odwołań sygn. akt. KIO 3882/25, KIO 3890/25 Przystępujący wnosił o oddalenie odwołań jako bezzasadnych.

KIO 3944/25

W zakresie odwołania sygn. akt. KIO 3944/25 Przystępujący wnosił o oddalenie odwołania w części dotyczącej odrzucenia oferty Przystępującego.

1. Zarzut dotyczący URZĄDZENIA WIELOFUNKCYJNEGO TYP 3 (WYSOKOWYDAJNE A4 MONOCHROMATYCZNE)

Załącznik nr 2 do SWZ (Specyfikacja techniczna, część 3) określa minimalne wymagania techniczne dla urządzeń danego typu.

Zamawiający w odniesieniu do typu 3 wskazał jedynie, że mają to być urządzenia spełniające wymagania określone w sekcji „Wymagane minimalne parametry techniczne”.

W SWZ nie występuje sformułowanie typu „wyłącznie A4” lub „nie dopuszcza się urządzeń A3”. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem KIO, Zamawiający nie może domniemywać zakazu, którego wprost nie zawarł w dokumentacji.

Urządzenie A3 obsługuje format A4 — czyli w pełni realizuje wymagane funkcje urządzenia A4 (drukowanie, kopiowanie, skanowanie, faksowanie w formacie A4).

Dodatkowo jego możliwości są szersze, co nie powoduje żadnej niezgodności z treścią oferty — przeciwnie, zapewnia Zamawiającemu większą elastyczność użytkową.

Wspomnieć należy, że w tożsamej sprawie, dotyczącej tego samego Zamawiającego oraz przedmiotu zamówienia, w której odwołującym również był Suntar Sp z o.o. a przystępującym Intaris Sp. z o.o. (KIO 1399/19 KIO 1400/19 WYROK dnia 13 sierpnia 2019 r.) Izba nie miała wątpliwości co do poprawności działania Przystępującego wskazując:

„Z ustaleń faktycznych wspomnieć należy o nazwie kol. 3 ST, która referowała do wymaganych minimalnych(podkreślenie Izby) parametrów technicznych. W płaszczyźnie ocenianego zarzutu oznaczało to, że zaoferowane urządzenie ma mieć możliwość obsługi minimum formatu A4, przy czym powszechnie wiadomym jest, że jeśli dane urządzenie obsługuje format większy (w tym przypadku A3), to obsługiwać będzie również format mniejszy (tu– A4). W konsekwencji, nawet bez potrzeby odwoływania się do dowodów PKI1 oraz PE1-PE2, Izba stwierdziła, że zaoferowane przez Wykonawcę E i Konsorcjum I urządzenia wielofunkcyjne spełniają minimalne wymagania Zamawiającego w kwestionowanym odwołaniem zakresie.

Niezależnie od powyższego i jedynie na marginesie (jako że kwestia ta nie miała wpływu na dokonaną przez Izbę ocenę zarzutu odwołania) skład orzekający podkreśla, że argumentacja Zamawiającego oraz dowody Z1 i Z2 mające stanowić podstawę oddalenia przedmiotowego zarzutu były całkowicie nietrafne. Odwoływały się one do podobieństwa parametrów urządzeń (wymiarów, wagi), których podania w ST Zamawiający w ogóle nie oczekiwał. Ergo ocena zgodności treści ofert przystępujących z SIWZ nie mogła się w omawianym zakresie opierać na aspektach, które nie zostały ujęte wyraźnie i wprost w SIWZ”.

W realiach niniejszej sprawy sytuacja jest tożsama – Zamawiający nie wprowadził zakazu zaoferowania urządzenia A3, a argumentacja Odwołującego ponownie opiera się na błędnym utożsamieniu nazwy typu z wymaganiem normatywnym

Izba podkreśliła, że dopuszczenie wyłącznie urządzeń A4 musiałoby wynikać wprost z zapisów dokumentacji — w przeciwnym razie niedopuszczalne byłoby wykluczanie wykonawcy, który zaoferował sprzęt wyższej klasy (A3) a powoływanie się przez Odwołującego na wymagania niezapisane w SWZ jest nieuprawnione (w przypadku obecnego odwołania cyt. „co istotne generują większe koszty obsługi i serwisu”).

Dodatkowo, stwierdził, że w odniesieniu do typu 3 Zamawiający wskazał nazwę:

„URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 3 (WYSOKOWYDAJNE A4 MONOCHROMATYCZNE)”.

Nazwa ta ma charakter identyfikacyjny (tytułowy), a nie normatywny.

Wiążące dla wykonawcy są parametry wymienione w kolumnie „Wymagane minimalne parametry techniczne” — i to z nimi należy porównywać ofertę wykonawcy.

Żaden z tych parametrów nie wskazuje, że urządzenie musi być ograniczone wyłącznie do formatu A4.

Zaoferowane urządzenie spełnia wszystkie wymagania SWZ i nie narusza jej treści. Oferowanie sprzętu o szerszej funkcjonalności (A3) nie stanowi naruszenia art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp, a zarzut Odwołującego należy uznać za bezzasadny.

2. Zarzut dotyczący URZĄDZENIA WIELOFUNKCYJNEGO TYP 7 (KOLOROWE A3 WYSOKONAKŁADOWE)

Zamawiający w specyfikacji technicznej przewidział pozycję: Podstawa na papier – min. 2000 arkuszy A4 80 g/m².

Wbrew twierdzeniom Odwołującego, zapis ten nie oznacza obowiązku zaoferowania automatycznego podajnika papieru o takiej pojemności. Z literalnego brzmienia wynika, że chodzi o podstawę na papier — a więc o moduł umożliwiający składowanie papieru, a nie jego automatyczne podawanie.

Zamawiający w SWZ świadomie rozróżnia pojęcia podajnika, szuflady i podstawy. W innych pozycjach tabeli używa nazw „szuflada” lub „podajnik papieru”, natomiast w tym konkretnym przypadku użył wyraźnie określenia „podstawa na papier”.

Z treści SWZ wynika, że „podstawa na papier” jest odrębnym elementem konstrukcyjnym urządzenia, rozumianym jako moduł (szafka, podstawa) umożliwiający przechowywanie papieru w określonej ilości, nie zaś automatyczne jego pobieranie.

W języku technicznym producentów sprzętu biurowego „podstawa” oznacza szafkę lub moduł magazynowy, który zwiększa pojemność przechowywania papieru, ale nie jest elementem toru podawania.

Oferowany przez Przystępującego element pełni właśnie taką funkcję – jest podstawą (szafką) umożliwiającą składowanie min. 2000 arkuszy papieru A4 80 g/m², lecz nie pobiera papieru automatycznie.

W konsekwencji, zaoferowane rozwiązanie w pełni realizuje wymóg SWZ, ponieważ zapewnia żądaną pojemność magazynową, a nie funkcję podawania.

Zamawiający celowo użył określenia „podstawa”, nie „podajnik” lub „szuflada” w tym konkretnym przypadku (tej samej tabeli Zamawiający osobno wymienia „podajniki” i „szuflady”, a więc świadomie rozdziela te pojęcia). W SWZ brak jest jakiegokolwiek sformułowania wskazującego, że podstawa ta musi być wyposażona w mechanizm automatycznego poboru papieru.

Wątpliwości co do znaczenia postanowień specyfikacji należy interpretować w sposób zapewniający zachowanie zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, a nie w sposób prowadzący do jej zawężającego rozumienia

Zatem interpretacja Odwołującego, utożsamiająca „podstawę” z „automatycznym podajnikiem”, jest nie tylko sprzeczna z literalnym brzmieniem SWZ, ale i z zasadą proporcjonalności oraz konkurencyjności postępowania wynikającą z art. 16 pkt 1 i 2 ustawy Pzp. Należy również zwrócił uwagę na konstrukcję tabel w Załączniku nr 2 do SWZ.

Każda tabela zawiera trzy kolumny, przy czym:

•druga kolumna („Nazwa elementu, parametru lub cechy”) ma charakter porządkujący,

•trzecia („Wymagane minimalne parametry techniczne”) zawiera wiążące wymaganie.

W analizowanym przypadku sformułowanie „Pojemność podajników papieru” jest tytułem sekcji tabeli, który porządkuje grupę wymagań, a nie samodzielnym wymogiem.

Właściwym, wiążącym wymaganiem jest natomiast pozycja w kolumnie trzeciej – „Podstawa na papier min. 2000 arkuszy A4 80 g/m²”.

Nie można więc przyjmować, że określenie z nagłówka („podajników papieru”) modyfikuje sens czy charakter tej pozycji – oznaczałoby to nadanie mocy wiążącej elementowi o charakterze redakcyjnym, co jest sprzeczne z zasadami wykładni dokumentacji przetargowej i orzecznictwem KIO.

Zaoferowany przez Przystępującego element „podstawa na papier” spełnia wszystkie wymagania określone w SWZ i nie narusza jej treści.

Zastosowanie konstrukcji magazynowej (szafki) przeznaczonej do przechowywania papieru o pojemności min. 2000 arkuszy A4 80 g/m² w pełni realizuje cel wymagania określonego przez Zamawiającego.

Oferowany element odpowiada literalnemu zapisowi SWZ, a jego zakwestionowanie wynika wyłącznie z błędnej, zawężającej interpretacji Odwołującego, utożsamiającej „podstawę” z „automatycznym podajnikiem”. SWZ nie nakładała obowiązku zaoferowania podajnika automatycznego w tej pozycji, a użyte przez Zamawiającego określenie „podstawa” jednoznacznie wskazuje na odmienny charakter elementu. W konsekwencji, oferta Przystępującego pozostaje w pełni zgodna z treścią SWZ, a zarzut Odwołującego w tym zakresie należy uznać za bezzasadny.

W dniu 14.10.2025 r. wpływ do Prezesa KIO w wersji elektronicznej podpisane podpisem cyfrowym za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej - ePUAP) Konsorcjum Copy.Net. w sprawie o sygn. akt: KIO 3944/25 złożył pismo procesowe, w którym wnosił o oddalenie odwołania w całości. Odwołujący postawił zarzut zaniechania odrzucenia oferty: „Konsorcjum Copy.Net mimo, że treść oferty wykonawcy jest niezgodna z warunkami zamówienia w części 3.”

Suntar podnosił, iż „Konsorcjum Copy.Net w pozycji URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 1 (A4 MONOCHROMATYCZNE), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 2 (A4 KOLOROWE), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 3 (WYSOKOWYDAJNE A4 MONOCHROMATYCZNE), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 4 (MONOCHROMATYCZNE A3), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 5 (KOLOROWE A3), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 6 (MONOCHROMATYCZNE A3), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 7 (KOLOROWE A3 WYSOKONAKŁADOWE), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 8 (MONOCHROMATYCZNE A3 Z FINISHEREM), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 9 (KOLOROWE A3 RFID) zaoferował urządzenia firmy Canon, które nie posiadają wymaganej funkcjonalności obsługi języków PCL5 w standardzie, co potwierdzają wprost dołączone przez Wykonawcę broszury producenta, m.in.: Co istotne sterownik PCL6 (znany też jako PCL-XL) nie obsługuje bezpośrednio formatu PCL5, ponieważ PCL6 to nowsza, bardziej zaawansowana architektura języka oparta na graficznej reprezentacji dokumentów (WYSIWYG), która działa inaczej niż starszy, oparty na komendach PCL5. Brak jest zatem możliwości uznania, iż wymaganie postawione przez Zamawiającego jest spełnione z uwagi na wykorzystywanie sterownika PCL6. Jednocześnie wykonawca nie wskazał w żaden sposób w ofercie, jak zamierza zaimplementować wymaganą funkcjonalność i czy w ogóle zamierza to zrobić. Należy tutaj zwrócić uwagę, że Zamawiający wymagał wskazania w ofercie wszelkich elementów rozszerzających funkcjonalności urządzeń, które pozwolą spełnić wymagania OPZ, a których nie ma w podstawie. Nawet jeśli dla zaoferowanych urządzeń takie rozszerzenie jest dostępne, to Wykonawca o tym nie poinformował, zatem zaoferowane zostały urządzenia bez wymaganej funkcjonalności.” W ocenie Przystępującego Konsorcjum powyższy zarzut jest bezzasadny, co poniżej wyjaśniamy i udowodniamy.

Zastosowany w zaoferowanych przez Konsorcjum urządzeniach interpreter języka opisu strony wyszczególniony w broszurach produktowych jako PCL6 jest wstecznie kompatybilny ze standardami PCL5 (tzn. urządzenie obsługuje pełen zakres komend zdefiniowanych w standardzie PCL5), co jednoznacznie potwierdziliśmy w ofercie w Parametrach technicznych oferowanych urządzeń poprzez zapis oferowanych parametrów:

1) „PCL5e, PCL6, Adobe PostScript 3,PDF 1.4 i nowsze” w pozycji URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 1 (A4 MONOCHROMATYCZNE), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 3 (WYSOKOWYDAJNE A4 MONOCHROMATYCZNE), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 4 (MONOCHROMATYCZNE A3), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 6 (MONOCHROMATYCZNE A3), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 8 (MONOCHROMATYCZNE A3 Z FINISHEREM);

2) „PCL5c, PCL6,Adobe PostScript 3, PDF 1.4 i nowsze” w pozycji URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 2 (A4 KOLOROWE), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 5 (KOLOROWE A3), URZĄDZENIE WIELOFUNKCYJNE TYP 7 (KOLOROWE A3 WYSOKONAKŁADOWE).

Podkreślamy, iż wymaganie przedstawione w SWZ przez Zamawiającego dotyczyło zaoferowania urządzenia o wymaganiach w zakresie „Języka opisu strony (emulacji)” obsługującego standardy PCL6 oraz PCL5 (w wersji 5c lub 5e).

SUNTAR napisał: „Co istotne sterownik PCL6 (znany też jako PCL-XL) nie obsługuje bezpośrednio formatu PCL5, ponieważ PCL6 to nowsza, bardziej zaawansowana architektura języka oparta na graficznej reprezentacji dokumentów (WYSIWYG), która działa inaczej niż starszy, oparty na komendach PCL5. Brak jest zatem możliwości uznania, iż wymaganie postawione przez Zamawiającego jest spełnione z uwagi na wykorzystywanie sterownika PCL6”, jednakże wymóg Zamawiającego nie dotyczył konieczności dostarczenia sterownika druku zgodnego z PCL5, a dotyczył przedstawienia oferty i dostarczenia urządzenia wyposażonego w oryginalną lub emulowaną obsługę języka opisu strony PCL5, co jednoznacznie czyni zarzut firmy SUNTAR bezzasadnym.

Zapewniamy, że samo urządzenie w zakresie wymogu „Języka opisu strony (emulacji)” jest w stanie jednocześnie obsłużyć zadania druku przygotowane zarówno zgodnie z najnowszym standardem (PCL6/PCL-XL) jak i pochodzące ze starszych aplikacji, generujący prace zgodnie ze standardem PCL5.

Odnosząc się do zarzutu braku informacji w „Broszurze produktowej” informujemy, iż do oferty załączyliśmy także Karty katalogowe oferowanych urządzeń Canon, w których jednoznacznie potwierdziliśmy zgodność oferowanych urządzeń z wymogami Zamawiającego. Dodatkowo wyjaśniamy, iż producent urządzeń w broszurach produktowych przedstawia najnowsze, najbardziej użyteczne dla użytkownika funkcje urządzenia a nie wszystkie możliwe funkcje urządzenia. Zgodnie z zapisami Specyfikacji Warunków Zamówienia do oferty została dołączona Broszura sprzętowa oraz inny techniczny dokument od producenta zawierający wszystkie parametry techniczne urządzenia tj. Karty katalogowe oferowanych urządzeń Canon, jednoznacznie potwierdzający zgodność zaoferowanych parametrów urządzeń z wymaganymi przez Zamawiającego minimalnymi parametrami technicznymi.

W dniu 16.10.2025 r. (e-mailem) GALAXY Systemy Informatyczne Sp. z o.o. w sprawie o sygn. akt: KIO 3882/25 wniósł sprzeciw.

W dniu 16.10.2025 r. (e-mailem) Suntar Sp. z o.o. w sprawie o sygn. akt: KIO 3882/25 wniósł sprzeciw.

W dniu 16.10.2025 r. (wpływ do Prezesa KIO w wersji elektronicznej podpisane podpisem cyfrowym za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej – ePUAP) Konsorcjum Copy.Net. w sprawie o sygn. akt: KIO 3944/25 wniósł sprzeciw. Odwołujący zarzucił, że Konsorcjum zaoferowało w części 3 postępowania urządzenia nieposiadające wymaganej funkcjonalności obsługi języków PCL5. Zamawiający uwzględnił w niniejszej sprawie w całości zarzuty odwołania wniesionego przez Odwołującego. Konsorcjum ocenia ww. czynność procesową Zamawiającego za nieprawidłową w zakresie uwzględnionych zarzutów dotyczących oferty Konsorcjum i wnosi sprzeciw. W ocenie Konsorcjum brak było podstaw do uwzględnienia odwołania w całości, a podnoszone przez odwołującego zarzuty są bezzasadne.

Odwołujący wskazał, że w broszurach reklamowych załączonych do oferty nie wskazano PCL 5, a wskazano tylko najnowszy i najwyższy standard PCL6. Pomija fakt, że do oferty zostały załączone także wystawione przez Producenta Karty katalogowe z których wynika spełnienie wymagań dot. także PCL5.

Broszury reklamowe nie zawierają wszystkich parametrów urządzeń. Broszury reklamowe urządzeń zaoferowanych przez Odwołującego w części typów np. Lexmark MX532adwe także nie mają wymienionego PCL5. – Załącznik B do sprzeciwu. Sam brak wymienienia PCL5 w broszurze reklamowej nie przesądza więc o tym, że urządzenie go nie posiada/nie obsługuje. Odwołujący nie wykazał także że PCL6 nie obsługuje języka PCL5. Wskazał jedynie, że PCL6 (znany też jako PCL-XL) nie obsługuje bezpośrednio formatu PCL5. Zamawiający dopuścił emulacje zatem dopuścił obsługę PCL5 pośrednio. PCL6 występuje w kilku wariantach (m.in. Standard). Urządzenia zaoferowane przez Konsorcjum posiadają wersję PCL6 która jest w pełni kompatybilna wstecz z PCL5e/PCL5c, czyli je obsługuje. – Złącznik C do sprzeciwu.

Z załączonych do oferty Konsorcjum przedmiotowych środków dowodowych w postaci Kart katalogowych ( 8. 07.04._Karty katalogowe oferowanych urządzeń Canon_Część 1 i Część 3.pdf) wystawionych przez producenta urządzeń Canon Polska Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością – Załącznik A do sprzeciwu – wynika, że urządzenia obsługują wymagany PCL5. Zgodnie z wyrokiem KIO 1961/24 obalenie dowodu w postaci oświadczenia producenta wymaga przeprowadzenia kontrdowodu.

(...)oświadczenie producenta stanowi przejaw wiedzy osoby, która je złożyła, a nie jest oświadczeniem woli. Aby skutecznie podważyć wiarygodność oświadczenia (oświadczenia wiedzy w formule dokumentu prywatnego) wymagane jest przeprowadzenie kontrdowodu...(...) Oświadczenie woli należy odróżnić od oświadczenia wiedzy, które nie są wyrażeniem woli powołania, zmiany lub zakończenia stosunku cywilnoprawnego (tak Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z 09.02.2017 r., sygn. akt: VAca 374/16) (...)

Odwołujący, ani uwzględniający zarzuty odwołania Zamawiający na żadnym etapie postępowania nie przeprowadzili kontrdowodu i nie wykazali, że urządzenia nie obsługują PCL 5. Swoje wywody opierają na wewnętrznym przekonaniu. Nie przedłożyli dokumentacji producenta która wprost wskazywałaby że urządzenia nie posiadają PCL5 ani innych dokumentów potwierdzających ich twierdzenia.

Dodatkowo do przedmiotowego sprzeciwu dołączamy Oświadczenie producenta urządzeń marki Canon potwierdzające, że posiadają wymagane w postępowaniu Języki opisu strony. – Załącznik D do sprzeciwu.

Ponadto dokumentacja techniczna producenta oferowanych urządzeń opublikowana na Portalu podręczników użytkownika urządzeń Canon zawiera informacje potwierdzające, że wszystkie zaoferowane urządzenia obsługują język PCL5.

Dokumentacja w zakresie wszystkich zaoferowanych urządzeń znajduje się na ogólnodostępnej stronie internetowej producenta https://oip.manual.canon/portal-eu-af-me-ru/?language=pl

Jest to globalny portal podręczników użytkownika urządzeń Canon, w którym znajduje się dokumentacja, która jest opublikowana w 30 językach i stosowana przez użytkowników na całym świecie. Dane, które się na nim znajdują potwierdzają, że wszystkie zaoferowane urządzenia wbrew twierdzeniom Odwołującego obsługują język PCL5.

Poniżej przedstawiamy linki do informacji w zakresie wszystkich typów urządzeń:

1. URZĄDZENIE TYP 1 oraz TYP 3: imageRUNNER ADVANCE DX 529i

- https://oip.manual.canon/USRMA-8314-zz-CS-719-plPL