KIO 3386/25

/KIO 3386/25

WYROK

Warszawa, 26 września 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca:Izabela Niedziałek-Bujak

Protokolantka: Aldona Karpińska

po rozpoznaniu na rozprawie 26 września 2025 r. w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej 19 sierpnia 2025 r. przez odwołującego – wykonawcę Janus Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Królewska 3 lok. 7, 16-002 Dobrzyniewo Fabryczne w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego – Gmina Orla, ul. Mickiewicza 5, 17-106 Orla

przy udziale przystępującego do postępowania po stronie zamawiającego – uczestnika P.P. prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą P.H.U.B. P.P., ul. Bankowa 3, 21-570 Drelów

orzeka:

1Oddala odwołanie.

2Kosztami postępowania odwoławczego obciąża odwołującego – Janus Sp. z o.o. i:

2.1zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego 10.000 zł 00 gr. (dziesięć tysięcy złotych) wpisu oraz 3.600 zł 00 gr. (trzy tysiące sześćset złotych) kosztów pełnomocnika zamawiającego obejmujących wynagrodzenie;

2.2zasądza od odwołującego na rzecz zamawiającego 3.600 zł 00 gr. (trzy tysiące sześćset złotych), tytułem zwrotu kosztów wynagrodzenia pełnomocnika.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca:………………………………

KIO 3386/25

   

U z a s a d n i e n i e

W postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego – Gminę Orla w trybie przetargu nieograniczonego na budowę zbiornika retencyjnego wraz z infrastrukturą techniczną w miejscowości Orla (nr postępowania: GK.271.3.2025), ogłoszonym w Biuletynie Zamówień Publicznych 23.07.2025 r., 2025/BZP 00342347/01, wobec czynności odrzucenia oferty i wyboru oferty najkorzystniejszej, wniesione zostało 19.08.2025 r. do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odwołanie wykonawcy Janus Sp. z o.o. z/s w Dobrzyniewie Fabrycznym (sygn. akt KIO 3386/25).

Zamawiający poinformował o wyniku postępowania 14.08.2025 r.

Odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie:

1.art. 226 ust. 1 pkt 14 pzp oraz pkt XVI pkt 1, 2, 3 pdpkt 3) i pkt 5 Specyfikacji Warunków Zamówienia (dalej: SWZ) przez odrzucenie oferty Odwołującego wobec uznania, że wadium zostało wniesione w sposób nieprawidłowy, podczas gdy Odwołujący się wniósł wadium w dopuszczalnej przez SWZ formie gwarancji ubezpieczeniowej, spełniającej wszystkie wymagania stawiane przez Zamawiającego w SWZ, wskazane w pkt XVI pkt 1, 2, 3 pdpkt 3) i pkt 5, albowiem Odwołujący wykazał, że:

a)zostało złożone jako oryginał gwarancji w postaci elektronicznej, opatrzony ważnym podpisem kwalifikowanym Gwaranta;

b)obejmowało odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez wykonawcę określone w ustawie pzp,

c)z jej treści wynikało zobowiązanie gwaranta do zapłaty całej kwoty wadium,

d)było nieodwołalne i bezwarunkowe oraz płatne na pierwsze żądanie,

e)termin obowiązywania gwarancji ubezpieczeniowej odpowiadał terminowi związania ofertą to jest od dnia 7 sierpnia 2025 roku do dnia 5 września 2025 roku,

f)w treści gwarancji znalazła się nazwa oraz numer postępowania przetargowego GK.271.3.2025,

g)Beneficjentem gwarancji jest Gmina Orla,

a jednocześnie złożone przez pozostałych Oferentów wadia w postaci gwarancji ubezpieczeniowych przedstawiały identyczne warunki jak warunki gwarancji Odwołującego się i oferty ich nie zostały odrzucone, co w konsekwencji prowadzi do wniosku, że Zamawiający bezpodstawnie odrzucił ofertę Odwołującego,

2.art. 239 ust. 1 pzp w zw. z art. 242 ust. 1 pkt 1 pzp i art. 16 ust. 1 i 2 pzp w zw. z art. 223 ust. 1 pzp przez brak prowadzenia postępowania w sposób przejrzysty, zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców, przejawiające się przede wszystkim w:

a)odrzuceniu przez Zamawiającego oferty Odwołującego z powołaniem na okoliczność nieprawidłowego wniesienia wadium, podczas gdy wadium zostało wniesione zgodnie z kryteriami wskazanymi w SWZ, a ponadto

b)nieuwzględnieniu przez Zamawiającego oferty Odwołującego, podczas gdy w oferta Odwołującego odpowiadała kryterium wyboru oferty jako najkorzystniejszej spełniającej wymagania wskazane w punkcie XVI pt. Opis kryteriów oceny ofert, wraz z podaniem wg tych kryteriów i sposobu oceny ofert SWZ, co w konsekwencji doprowadziło Zamawiającego do wyboru oferty, która w istocie nie była ofertą najkorzystniejszą.

3.Naruszenie art. 253 ust 1 pzp w zw. z art. 16 ust. 1 pzp poprzez zaniechanie sporządzenia uzasadnienia faktycznego i prawnego z wybranej oferty, przejawiający się w braku podania podstaw faktycznych i prawnych odrzucenia oferty Odwołującego, rzekomej nieprawidłowości w we wniesieniu wadium przez Odwołującego się, a także nieprzyznanie Odwołującemu punktów za oceniane kryteria w postaci ceny i gwarancji.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania, nakazanie unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej oraz czynności odrzucenia oferty odwołującego i powtórzenie czynności badania i oceny ofert.

W uzasadnieniu odwołujący wskazał na zapisy swz określające wymagania dla wadium zabezpieczającego ofertę. Odwołujący złożył oryginał dokumentu ubezpieczeniowej gwarancji przetargowej numer 913600131108, została w postaci elektronicznej. Datowana była na dzień 6 sierpnia 2025 roku z okresem związania od dnia 7 sierpnia 2025 do 5 września 2025 roku stanowiących okres ważności gwarancji. Dokument ten odpowiadał zarówno pod względem formy jak i treści wymaganiom opisanym w swz.

Dokument w postaci ubezpieczeniowej gwarancji przetargowej został wygenerowany w formie elektronicznej przez Gwaranta TUiR Warta S.A., opatrzony następnie przez niego podpisem elektronicznym i w tożsamej formie elektronicznej udostępniony jako dokument źródłowy, złożony wraz z całą ofertą. Niecelowym byłoby drukowanie dokumentu i ponowne jego skanowanie do formy elektronicznej, aby móc nadać ofertę w trybie przetargu elektronicznego - na skrzynkę odbiorczą Zamawiającego. Odwołujący zachował wszelkie akty staranności w przygotowaniu dokumentu gwarancji i przesłał go w oryginale i w formie elektronicznej opatrzony podpisem kwalifikowanym wraz z pozostałą dokumentacją do Zamawiającego.

Z załączonego wydruku ze strony gov.pl weryfikującej prawidłowość złożenia podpisu, podpis Gwaranta jest ważny z datą jego naniesienia, tj. 6 sierpnia 2025 r. 8:30:49.

Również w ofercie innego wykonawcy złożony został tożsamy (identyczny) dokument gwarancji przetargowej podpisany elektronicznie przez tego samego przedstawiciela Gwaranta- J.B. dnia 6 sierpnia 2025 r. o godzinie 8:51. Certyfikat ten był prawidłowy, a oferta podmiotu nie została odrzucona. Godzina opatrzenia podpisem dokumentu gwarancji (wadium) Odwołującego to 8:30.

Odwołujący nie może ponosić odpowiedzialności za ewentualne techniczne problemy systemu, który obsługuje postepowanie przetargowe, w tym systemu do odczytu i weryfikacji podpisów elektronicznych, po stronie Zamawiającego.

Zamawiający ma zatem dostęp zarówno do treści samego dokumentu i przedstawionych w nim warunków udzielonego wadium, jak też dostęp i możliwość weryfikacji prawidłowości podpisu złożonego przez Gwaranta pod rzeczonym dokumentem. W aktach przetargowych sprawy znajduje się dokument wydrukowany przez Zamawiającego, a pobrany z oferty Odwołującego, który stanowi o treści udzielnego wadium i jest opatrzony podpisem kwalifikowanym złożonym przez Gwaranta. Dokument zapewnia zatem przez co najmniej okres wymaganego zabezpieczenia oferty wadium możliwość dokonania kontroli integralności dokumentu elektronicznego, możliwość weryfikacji podpisu elektronicznego oraz możliwość odczytania wszystkich informacji zawartych w elektronicznym dokumencie gwarancji wadialnej.

W informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty z dnia 14 sierpnia 2025 r. wynika, że Zamawiający odrzucił ofertę złożoną przez Odwołującego, z uwagi na rzekomo wadliwe wniesienie wadium. Przy tym informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty nie zawiera żadnego uzasadnienia faktycznego ani prawnego podjętej przez Zamawiającego decyzji o odrzuceniu oferty Odwołującego. Sam zapis o „nieprawidłowym wniesieniu wadium” nie wyczerpuje przesłanek sporządzenia uzasadnienia. Tym bardziej, że weryfikacja podpisu i dokumentu wykonana przez Odwołującego potwierdza prawidłowość formy dokumentu.

Zamawiający złożył odpowiedź na odwołanie wnosząc o oddalenie odwołania w całości (pismo z 25.08.2025 r.).

Zamawiający wskazał, że wadium zabezpieczające ofertę odwołującego zostało złożone w postaci gwarancji bankowej w formie elektronicznej. Nie został w sposób pozytywny zweryfikowany podpis pod elektronicznym dokumentem gwarancji. W związku z powyższym dokonano wyboru oferty Pana P.P. prowadzącego działalność gospodarczą pod nazwą P.H.U.B. P.P. w miejscowości Drelów.

Odwołujący nie załączył do oferty oryginału dokumentu wadium – gwarancji ubezpieczeniowej, lecz załączył najprawdopodobniej elektroniczną kopię (skan) wydruku dokumentu gwarancji sporządzonej w postaci elektronicznej. Na tym dokumencie widoczna jest wizualizacja podpisu Wystawcy, jednakże podpis ten nie został pozytywnie zweryfikowany. Nie jest on widoczny przy weryfikacji ani w programie Document Adobe Acrobat (.pdf), ani w programie Szafir, ani w systemach: weryfikacjapodpisu.pl, puesc.gov.pl, autenti.com. Podjęte przez Zamawiającego próby weryfikacji złożonego podpisu nie powiodły się. Zmawiający nie zna przyczyn takiego stanu rzeczy, natomiast bezsporne jest, że dokument gwarancji doręczony wraz z ofertą Odwołującemu nie został skutecznie opatrzony podpisem elektronicznym. Wbrew stanowisku Odwołującego, to na Wykonawcy ciąży obowiązek doręczenia dokumentu w takiej formie, aby podpis ten mógł przejść pozytywną weryfikację. Zamawiający posługuje się tym samym systemem weryfikacji podpisu w odniesieniu do wszystkich oferentów i jedynie podpis na dokumencie gwarancji ubezpieczeniowej Odwołującego nie został pozytywnie zweryfikowany. Wyklucza to tym samym jakiekolwiek problemy techniczne po stronie Zamawiającego dysponującego zresztą obsługą informatyczną Urzędu. Ponadto, należy zauważyć, iż dokument gwarancji złożony przez Odwołującego wraz z ofertą oraz dokument przesłany jako załącznik do odwołania to mogą być dwa różne pliki, o czym świadczy ich różna wielkość.

Wymóg złożenia oryginału gwarancji nie ma charakteru wyłącznie formalnego, ale jest wymaganiem bezwzględnym, który wynika z treści przepisu art. 97 ust. 10 Pzp. Przepis ten reguluje sytuacje, w których wadium wnoszone jest w formie gwarancji lub poręczenia (wadium w formie niepieniężnej) i wprowadza zasadę, że w takim przypadku wykonawca przekazuje zamawiającemu oryginał dokumentu w postaci elektronicznej. Wniesienie dokumentu wadium w postaci elektronicznej powinno obejmować zatem przekazanie tego dokumentu w takiej formie, w jakiej został on ustanowiony przez gwaranta, tj. oryginału dokumentu. Ustawodawca przesądził wprost, że nieprawidłowe będzie przekazanie zamawiającemu kopii dokumentu wadialnego.

Stanowisko Izby

Do rozpoznania odwołania zastosowanie znajdowały przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych obowiązujące w dacie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.), dalej jako Ustawa.

Rozpoznając odwołanie Izba miała na uwadze stan faktyczny ustalony w oparciu o dokumentację postępowania złożoną do akt sprawy, a także stanowiska prezentowane ustnie na rozprawie i w pismach procesowych.

W poczet materiału dowodowego włączona została dokumentacja postępowania przekazana przez zamawiającego, jak również dowody przeprowadzone na rozprawie.

Izba ustaliła i zważyła.

Wymagania dotyczące wadium zostały opisane przez Zamawiającego w pkt XVI pkt 1, 2, 3 pdpkt 3) i pkt 5 swz i nie wymagają przytaczania, gdyż nie jest sporne ustalenie czy wniesione wadium spełnia pod względem materialnym wymagania ustawowe. Z uwagi na przedmiot sporu, który dotyczy ustalenia, czy wadium wniesione zostało prawidłowo, tj. w postaci elektronicznej, opatrzonej ważnym podpisem gwaranta, okoliczności sprawy faktycznie odnosiły się do złożonego wraz z ofertą dokumentu gwarancji wadialnej.

Jedną z form, w jakiej wadium zgodnie z art. 97 ust. 7 pkt 3 Ustawy oraz rozdział XVI pkt 3 ppkt 3 swz mogło zostać wniesione była gwarancja ubezpieczeniowa. W przypadku wniesienia wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowej zamawiający wymagał złożenia oryginału w postaci elektronicznej.

Odwołujący załączył do oferty ubezpieczeniową gwarancję przetargową Nr 913600131108 z dnia 06.08.2025 r. („Gwarancja”) wystawioną przez Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji WARTA Spółka Akcyjnej („Gwarant”) z widocznym podpisem przedstawiciela Gwaranta z godziny 8:30. Załączony do oferty plik pdf opatrzony został nazwą Gwarancja ubezpieczeniowa wadium. Po otworzeniu pliku załączonego do oferty nie widać poza obrazem podpisu informacji o tym podpisie, tj. jego cech widocznych w panelu podpisu.

Odwołujący na rozprawie przedłożył dowód - raport z 23.09.2025 r. z weryfikacji podpisu pod dokumentem (plikiem): 913600131108_GWAR_1_BRBKZNG02_20250806A-sig.pdf. Dane o certyfikacie potwierdzają podpis pod dokumentem w terminie ważności certyfikatu złożony przez przedstawiciela Gwaranta 06.08.2025 r., godzina 08:30:49.

W dokumentacji postępowania przekazanej przez zamawiającego znajduje się raport z przebiegu otwarcia ofert, wygenerowany automatycznie na platformie e-Zamówienia 07.08.2025 r., godzina 10:03:40., obejmujący wszystkie otwarte oferty. Przy ofercie odwołującego (nr 7) w informacji o plikach, spośród pięciu załączonych do oferty, tylko plik Gwarancja ubezpieczeniowa wadium, rozmiar 321,51 KB nie został podpisany, a podpis wymaga weryfikacji we własnym zakresie przez użytkownika. W przypadku pozostałych plików, które zostały podpisane nie ma potrzeby weryfikacji podpisu we własnym zakresie przez użytkownika, np. dotyczy to pliku o nazwie Formularz oferty – Janus Sp. z o.o.-sig.pdf.

Zamawiający w dniu 17.081.2025 r. w zawiadomieniu o wyborze oferty najkorzystniejszej przekazał uzasadnienie decyzji o odrzuceniu oferty odwołującego wskazując:

W trakcie prowadzonego postępowania Zamawiający odrzucił ofertę Wykonawcy Janus Sp. z o. o., ul. Królewska 3 lok. 7, 16-002 Dobrzyniewo Fabryczne – na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14, gdyż Wykonawca w sposób nieprawidłowy wniósł wadium. Mając na uwadze powyższe Zamawiający, na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14, w związku z art. 97 ust. 10 w/cyt. ustawy, odrzuca ofertę Wykonawcy, który wniósł wadium w sposób nieprawidłowy.

W odpowiedzi na odwołanie zamawiający wskazał, że widoczny na dokumencie wadialnym podpis nie został pozytywnie zweryfikowany. Nie jest on widoczny przy weryfikacji ani w programie Document Adobe Acrobat (.pdf), ani w programie Szafir, ani w systemach: weryfikacjapodpisu.pl, puesc.gov.pl, autenti.com. Podjęte przez zamawiającego próby weryfikacji złożonego podpisu nie powiodły się.

Przystępujący do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego złożył dowód z opinii prywatnej dotyczącej weryfikacji podpisu pod plikiem złożonym przez odwołującego w ofercie, sporządzonej przez osobę wpisaną na listę Biegłych Sądowych z zakresu informatyki przy Sądzie Okręgowym w Warszawie. Oprogramowanie Szafir 2.0 nie wykryło podpisu pod dokumentem załączonym do oferty Gwarancja ubezpieczeniowa wadium.pdf., co widoczne jest jako obraz samego podglądu dokumentu bez informacji o podpisie elektronicznym. Dla zobrazowania różnicy weryfikacji dokumentu opatrzonego podpisem przedstawiono wynik tej weryfikacji dla dokumentu podpisanego (plik wygenerowany z systemu ubezpieczyciela), co dokonywane jest na poziomie zawartości binarnej. Widoczna różnica w wielkości plików – 75 kb to przeciętny rozmiar podpisu elektronicznego wraz z łańcuchem certyfikatów. Ekspert wskazał na dokonana modyfikację pliku złożonego zamawiającemu, który został wytworzony w tym samym czasie co poprzedni – 2025-08-06 o godzinie 08:28:39, jednakże został zmodyfikowany 2025-08-06 10:12:54 przez oprogramowanie, które zostawiło specyficzny tag w metadanych „Producer: Pdftools SDK”. Najprawdopodobniej, podczas edycji pliku w takim dedykowanym oprogramowaniu doszło do usunięcia podpisu elektronicznego wraz z certyfikatami.

Izba oddaliła odwołanie w całości.

Zarzuty odnosiły się do prawidłowości czynności odrzucenia oferty odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14 Ustawy w związku z uznaniem przez zamawiającego, że złożone w formie gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium, nie zostało prawidłowo wniesione. Uzasadnienie odrzucenia oferty w zasadzie sprowadza się do samego stwierdzenia faktu bez jego dalszego rozwinięcia, w szczególności wskazania na problem dotyczący podpisu pod plikiem załączonym do oferty. Pomimo tego braku uzasadnienia okoliczności faktycznych odwołujący prawidłowo zidentyfikował przyczynę uznania, że wadium nie zostało prawidłowo wniesione. Powyższe w ocenie składu pozwalało ocenić czynność odrzucenia oferty w kontekście okoliczności mających znaczenie dla utrzymania w mocy decyzji o odrzuceniu oferty odwołującego. Jedynie na marginesie należy podkreślić, że zamawiający powinien był wskazać co najmniej na przyczynę, która nie pozwalała przyjąć jako prawidłowo wniesionego wadium, co jednak w niniejszej sprawie nie prowadziło do uwzględnienia odwołania z uwagi na zarzut naruszenia art. 253 ust 1 Ustawy w zw. z art. 16 ust. 1 Ustawy poprzez zaniechanie sporządzenia uzasadnienia faktycznego i prawnego z wybranej oferty, przejawiający się w braku podania podstaw faktycznych i prawnych odrzucenia oferty odwołującego. W ocenie składu orzekającego, w sytuacji gdy wykonawca wnosząc odwołanie prawidłowo zidentyfikował przyczynę, dla której zamawiający uznał, że wadium nie zostało prawidłowo wniesione, naruszenie przez zamawiającego obowiązku przekazania uzasadnienia faktycznego decyzji nie miało faktycznie wpływu na wynik postępowania. Izba miała bowiem możliwość odniesienia się do faktycznej podstawy czynności, wobec której wniesione zostało odwołanie. Tym samym dopiero skuteczne wykazanie braku zasadności uznania, że wadium nie zostało prawidłowo wniesione mogło prowadzić do zmiany wyniku postępowania.

Przechodząc zatem do podstawowej kwestii związanej z oceną wniesionego w formie ubezpieczeniowej gwarancji zapłaty wadium Izba uwzględniła okoliczności wynikające z oceny dokumentu złożonego w ofercie. W uzupełnieniu do wskazanych w części ustaleń faktów Izba uwzględniła również wyjaśnienia samego odwołującego z rozprawy, w których przyznał, iż dokonał zmiany w dokumencie otrzymanym od gwaranta, co koresponduje z plikiem załączonym do oferty, który różni się nazwą od dokumentu wystawionego przez gwaranta (pierwotnego).

W pierwszej kolejności należy wskazać, że zgodnie z art. 97 ust. 10 Ustawy Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w ust. 7 pkt 2-4, wykonawca przekazuje zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej. Na kanwie tego przepisu adekwatnym jest przywołanie stanowiska Sądu Zamówień Publicznych wyrażonego w wyroku z 22.02.2024 r., sygn. akt XXIII Zs 125/23 i Zs 126/23, w którym pokreślono znaczenie pojęcia „przekazuje”, jako nieprzypadkowego, gdyż odbywa się ono za pomocą środków komunikacji elektronicznej, której wykonawca jest jedynie użytkownikiem i nie odpowiada za jej prawidłowe działanie, w tym za to, czy platforma dostarczy określony dokument wadialny i w jakim kształcie. Wykonawcy pozostaje jedynie „wczytanie” pliku i w ten sposób „przekazanie” jej zamawiającemu.

Przenosząc powyższe na stan sprawy Izba wskazuje, że odwołujący nie wykazał, aby mogło dojść do nieprawidłowego działania platformy, za pomocą której przekazał zamawiającemu pliki, w tym wadium zabezpieczające ofertę (nie jest to okoliczność sporna). Ponadto, nie budzi sporu, że zamawiający oceniał plik przekazany przez odwołującego, co potwierdził odwołujący sam wyjaśnieniami, w których przyznał, że dokonał zmiany nazwy pliku otrzymanego od gwaranta przed jego przekazaniem do zamawiającego. Zamawiający nie ustalał dlaczego dokument przekazany nie jest opatrzony podpisem uznając za wystarczające dla odrzucenia oferty samo stwierdzenie braku możliwości weryfikacji podpisu pod dokumentem. Dla tak zakreślonego sporu zasadniczym było ustalenie, czy zamawiający prawidłowo ocenił dokument elektroniczny, który należało złożyć w oryginale wraz z ofertą.

Oddalając odwołanie Izba związana była zarzutami i podstawą faktyczną, która sprowadzała się do prawidłowości dokumentu wadialnego złożonego w formie elektronicznej. Odwołujący formułując zarzut braku uzasadnienia dla odrzucenia własnej oferty wskazywał na prawidłowość dokumentu opatrzonego podpisem przedstawiciela gwaranta i na tą okoliczność przedłożył dowód w postaci raportu z weryfikacji podpisu złożonego na dokumencie elektronicznym 06.08.2025 r. o godzinie 08:30. Powyższe miało na celu wykazanie, iż złożony w postępowaniu dokument był dokumentem oryginalnym i opatrzonym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej do jego wystawienia.

Zamawiający przekazał dokumentację postępowania, w tym ofertę odwołującego zawierającą plik PDF Gwarancja ubezpieczeniowa wadium. Na dokumencie widnieje informacja o złożonym podpisie, w tym data i dane osobowe składającej podpis (podpis graficzny). Po otwarciu pliku nie wyświetla się informacja o podpisach, jaka widoczna jest przy pozostałych plikach przekazanych zamawiającemu, na których pojawia się komunikat: Podpisano. Wszystkie podpisy są poprawne i widoczny jest panel podpisu pozwalający na identyfikację osoby, która podpis złożyła.

Na podstawie dokumentacji postępowania, w tym wygenerowanego z platformy zakupowej raportu z przebiegu otwarcia ofert, Izba potwierdziła, że dokument wadium złożony w ofercie nie zawiera podpisu elektronicznego podlegającego walidacji. Okoliczność przyznana przez odwołującego, iż dokonywał zmiany w dokumencie wystawionym przez gwaranta, która polegać miała na zmianie nazwy, prowadzi do wniosku, że na skutek działań samego wykonawcy doszło do pozbawienia cechy tego dokumentu pozwalającej na potwierdzenie jego podpisu. Nie jest przy tym istotne ustalenie, w jaki sposób doszło do zmiany i jakie miała ona skutki dla dokumentu ostatecznie przekazanego do zamawiającego, gdyż te okoliczności mają wtórne znaczenie dla samego ustalenia, że dokument przekazany zamawiającemu nie zawiera podpisu elektronicznego. Ani platforma zakupowa, ani sam zamawiający nie mógł zweryfikować podpisu, dla odparcia czego odwołujący przedstawił dowód z weryfikacji podpisu – raport, który nie dotyczy pliku przekazanego do zamawiającego, na co wskazuje inna nazwa identyfikująca dokument, jaki otrzymał odwołujący od gwaranta, tj. 913600131108_GWAR_1_BRBKZNG02_20250806A-sig.pdf. Potwierdzeniem prawidłowości działania platformy jest również okoliczność podniesiona przez samego odwołującego, a dotycząca wadium, jakie zabezpiecza ofertę nr 4, wystawionego przez tego samego gwaranta 06.08.2025 r. i podpisanego przez tą samą osobę, która wystawiła ubezpieczeniową gwarancję na zlecenie odwołującego. Przekazany w ofercie nr 4 dokument wadium jest prawidłowo podpisany, co potwierdza raport z platformy zakupowej, jak również możliwe jest sprawdzenie podpisu pod dokumentem w panelu podpisu i widoczna jest informacja o prawidłowych podpisach.

Brak możliwości sprawdzenia podpisu prowadzić musi do uznania, że oferta nie jest prawidłowo zabezpieczona wadium. Dla ważnego zabezpieczenia oferty wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowej konieczne jest przekazanie zamawiającemu oryginału tej gwarancji. W okolicznościach badanej sprawy, to na skutek działań samego odwołującego, który modyfikował dokument przed przekazaniem do zamawiającego doszło do ingerencji, która doprowadziła do pozbawienia dokumentu podpisu, co widoczne jest już na poziomie nazwy pliku, w której brak jest oznaczenia „-sig”, występującego na dokumencie oryginalnym, jak i pozostałych plikach pdf złożonych wraz z ofertą i opatrzonych podpisem elektronicznym, jak i dokumencie wystawionym przez gwaranta. Złożony na rozprawie dowód przystępującego w postaci opinii biegłego sądowego (opinia prywatna) wskazuje również na dodatkową okoliczność faktyczną, która pozwala uznać, że dokument przekazany zamawiającemu nie był tym samym, jaki otrzymał wykonawca, z uwagi na rozmiar pliku. Ponieważ dowód przekazany przez odwołującego – raport z weryfikacji podpisu pod dokumentem wystawionym przez gwaranta, nie zawiera informacji o wielkości pliku, ta natomiast został podana w opinii na podstawie analizy pliku wygenerowanego z systemu ubezpieczyciela, jako gwarancja o nr 913600131108 i jest większy od pliku przekazanego zamawiającemu, pozwala to uznać, że przekazany plik nie jest oryginalnym dokumentem ubezpieczeniowej gwarancji przetargowej.

Ponownie należy wskazać na obowiązek „przekazania”, który Sąd Zamówień Publicznych w przywołanym powyżej wyroku wyjaśnił, jako czynność techniczną ograniczoną do „wczytania” pliku bez żadnej ingerencji ze strony wykonawcy. W niniejszej sprawie zaistniały stan, w którym dokument przekazany zamawiającemu nie zawiera podpisu elektronicznego, obciąża tego wykonawcę z uwagi na ingerencję w plik otrzymany od gwaranta (okoliczność przyznana). Odwołujący nie wykazał, aby zachodziły inne przyczyny, np. dotyczące działania platformy, za pomocą której przekazał plik, które mogłyby powodować dostarczenie pliku w innym kształcie niż ten, jaki miał otrzymać od gwaranta. Jego stanowisko z rozprawy, że błąd miał popełnić zamawiający pobierając plik z platformy nie zostało poparte żadnym dowodem, a raport z otwarcia ofert generowany automatycznie z platformy zakupowej wskazuje, że plik przekazany przez odwołującego nie był plikiem podpisanym. Ponieważ zamawiający nie otrzymał oryginały gwarancji, która z uwagi na formę elektroniczną identyfikowana jest nazwą pliku 913600131108_GWAR_1_BRBKZNG02_20250806A-sig.pdf, musiało to prowadzić do uznania, że wadium nie zostało wniesione w sposób prawidłowy.

Należy wskazać na konsekwencje, jakie dla elektronicznego dokumentu wadialnego ma brak walidacji podpisu zaufanego, w świetle rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE seria L 2014 Nr 257, str. 73 – Rozporządzenie eIDAS). Stosownie do: art. 3, pkt 25 eIDAS, dokument nie zapewnia autentyczności pochodzenia oraz integralności; art. 35, pkt 2 eIDAS, dokument nie korzysta z domniemania integralności danych i autentyczności pochodzenia; art. 18 ust. 1 UUZ lub art. 20b, ust. 1 UIDPRZP, dokument może nie wywoływać skutków prawnych. W świetle powyższego, dokument przekazany zamawiającemu, który nie został podpisany, nie mógł wywołać skutków prawnych, jakie wiążą się ze złożeniem gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium, tj. zabezpieczenia oferty wadium.

Skład orzekający podziela prezentowane w orzecznictwie wnioski, iż wniesienie wadium w postępowaniu powinno obejmować przekazanie dokumentu wadialnego w takiej formie, w jakiej został on wystawiony przez gwaranta, czyli w przypadku gwarancji ubezpieczeniowych wystawionych w formie elektronicznej z podpisem kwalifikowanym wystawcy (gwaranta) (tak w wyroku KIO z 19.12.2019 r., sygn. akt KIO 2464/19, czy też w wyroku KIO z 29.11.2022 r., sygn. akt KIO 3001/22). W niniejszej sprawie nie było możliwe stwierdzenie, aby dokument złożony wraz z ofertą był przekazany w takiej formie w jakiej został wystawiony, tj. jako dokument elektroniczny opatrzony odpisem wystawcy (gwaranta).

O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku na podstawie art. 575 Ustawy Prawa zamówień publicznych oraz w oparciu o przepisy § 5 ust. 2 w zw. z § 8 ust. 2 poz. 2437).

Izba zaliczyła do kosztów postępowania wpis w wysokości 10.000 zł., a także uzasadnione koszty pełnomocnika zamawiającego wykazane rachunkiem złożonym przed zamknięciem rozprawy na kwotę 3.600 zł i obciążyła nimi w całości odwołującego.

Przewodnicząca:.……………………..….