KIO 3351/25

sygn. akt: KIO 3351/25

WYROK

Warszawa, 23 września 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodniczący:Emil Kuriata

Protokolant:Tomasz Skowroński

po rozpoznaniu na rozprawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej 09 sierpnia 2025 r. przez wykonawcę Spotmed sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie,
‎w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Warszawa Wola- Śródmieście,

orzeka:

1. Uwzględnia odwołanie i nakazuje zamawiającemu: unieważnienie czynności wyboru oferty najkorzystniejszej, unieważnienie czynności odrzucenia oferty odwołującego, ponowne badanie i ocenę ofert.

2. Kosztami postępowania obciąża zamawiającego Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Warszawa Wola- Śródmieście i:

2.1. zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez wykonawcę Spotmed sp. z o.o.
‎z siedzibą w Warszawie, tytułem wpisu od odwołania,

2.2. zasądza od zamawiającego Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Warszawa Wola- Śródmieście na rzecz wykonawcy Spotmed sp. z o.o. z siedzibą
‎w Warszawie kwotę 15 000 zł 00 gr (słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez wykonawcę Spotmed sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, stanowiącą koszty postępowania odwoławczego.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodniczący:…………………………

‎sygn. akt: KIO 3351/25

Uzasadnienie

Zamawiający – Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Warszawa Wola- Śródmieście - prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego, pn. „Dostawę sprzętu medycznego dla Przychodni Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Warszawa Wola – Śródmieście”.

09 sierpnia 2025 roku, wykonawca Spotmed sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej „odwołujący”) wniósł odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.

Odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie:

1.art. 7 pkt 20) w zw. z art. 16 PZP przez pominięcie Załącznika nr 2a do SWZ Pakiet nr 1 („Załącznik nr 2a”) jako przedmiotowego środka dowodowego, podczas gdy Załącznik nr 2a spełnia definicję przedmiotowego środka dowodowego zgodnie z art. 7 pkt 20) PZP, a Spółka w Załączniku nr 2a wskazała jednoznacznie, że spełnia wszystkie trzy parametry, które jak się domyśla były podstawą odrzucenia jej oferty, co skutkowało bezprawnym odrzuceniem oferty Spółki na podstawie na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP jako niezgodnej z warunkami zamówienia;

2.art. 223 ust. 1 w zw. z art. 16 PZP przez zaniechanie wezwania Spółki do wyjaśnienia oferty w zakresie w jakim występowała różnica pomiędzy przedmiotowym środkiem dowodowym w postaci Załącznika nr 2a oraz przedmiotowym środkiem dowodowym w postaci Infotech, co skutkowało odrzuceniem oferty Spółki na podstawie na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP jako niezgodnej z warunkami zamówienia. Podczas gdy jednoznaczne wyjaśnienie treści oferty jest absolutnym obowiązkiem a nie prawem Zamawiającego, a jednoznaczne wyjaśnienie rozbieżności pomiędzy Załącznikiem nr 2a oraz Infotech doprowadziłoby do potwierdzenia spełnienia wszystkich wymagań zamówienia i wyboru oferty Spółki jako najkorzystniejszej. Jednocześnie Zamawiający całkowicie pominął wyjaśnienia Spółki, potwierdzające, iż oferowany sprzęt spełnia wszystkie wymagane parametry, które Spółka złożyła w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego;

3.art. 223 ust. 1 w zw. z art. 16 PZP przez zaniechanie wezwania Spółki do jednoznacznego wyjaśnienia oferty, w szczególności Infotech, w zakresie w jakim była niezrozumiała dla Zamawiającego, ponieważ Spółka wskazała w Infotech spełnienie wymaganych parametrów, a jedynie nie posłużyła się w Infotech słownictwem identycznym jak w Załączniku nr 2a, jednak sens obydwu dokumentów pozostawał ten sam, co skutkowało odrzuceniem oferty Spółki na podstawie na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP jako niezgodnej z warunkami zamówienia. Podczas gdy jednoznaczne wyjaśnienie treści oferty jest absolutnym obowiązkiem a nie prawem Zamawiającego,
‎a jednoznaczne wyjaśnienie treści Infotech doprowadziłoby do potwierdzenia spełnienia wszystkich wymagań zamówienia i wyboru oferty Spółki jako najkorzystniejszej;

4.art. 107 ust. 2 w zw. z art. 16 PZP przez uznanie, iż przedmiotowe środki dowodowe są kompletne, co skutkowało zaniechaniem wezwania Spółki do uzupełnienia przedmiotowego środka dowodowego w postaci materiału informacyjnego – parametry techniczne (“Infotech”) o brakujące zdaniem Zamawiającego elementy, które podlegały uzupełnieniu w tym trybie, a w efekcie skutkowało odrzuceniem oferty Spółki na podstawie na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP jako niezgodnej z warunkami zamówienia;

5.art. 107 ust. 4 w zw. z art. 16 PZP przez zaniechanie wezwania Spółki do jednoznacznego wyjaśnienia treści przedmiotowych środków dowodowych
‎a w szczególności Infotech w zakresie w jakim była niezrozumiała dla Zamawiającego, ponieważ Spółka wskazała w Infotech spełnienie wymaganych parametrów, a jedynie nie posłużyła się w Infotech słownictwem identycznym jak w Załączniku nr 2a, jednak sens obydwu dokumentów pozostawał ten sam, co skutkowało odrzuceniem oferty Spółki na podstawie na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP jako niezgodnej z warunkami zamówienia;

6.art. 107 ust. 4 w zw. z art. 16 PZP przez zaniechanie wezwania Spółki do jednoznacznego wyjaśnienia treści przedmiotowych środków dowodowych w zakresie w jakim występowała różnica pomiędzy przedmiotowym środkiem dowodowym
‎w postaci Załącznika nr 2a oraz Infotech, co skutkowało odrzuceniem oferty Spółki na podstawie na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP jako niezgodnej z warunkami zamówienia. Podczas gdy jednoznaczne wyjaśnienie rozbieżności pomiędzy Załącznikiem nr 2a oraz Infotech doprowadziłoby do potwierdzenia spełnienia wszystkich wymagań zamówienia i wyboru oferty Spółki jako najkorzystniejszej;

7.art. 107 ust. 2 w zw. z art. 16 PZP przez zaniechanie wezwania Spółki do uzupełnienia przedmiotowego środka dowodowego w postaci Infotech o omyłkowo brakującą informację o możliwości zastosowania przystawki biopsyjnej do głowicy Endo EV2-11H, która to informacja znajdowała się w drugim przedmiotowym środku dowodowym
‎w postaci Załącznika nr 2a, w związku z tym oczywistym jest, że Infotech był niekompletny w wyniku oczywistej omyłki pisarskiej, ponieważ wszystkie parametry głowicy Endo EV2-11H były zbieżne w Infotech oraz Załączniku nr 2a, a jedynie omyłkowo pominięto informację o możliwość zastosowania przystawki biopsyjnej. Co istotne uzupełnienie niekompletnego Infotech nie doprowadziłoby do jakiejkolwiek zmiany oferty, gdyż od początku w ofercie, a w szczególności w Załączniku nr 2a wskazywano: 1) możliwość zastosowania przystawki biopsyjnej; 2) klawiaturę alfanumeryczną wysuwaną z obudowy oraz 3) wbudowany twardy SSD o pojemności min. 500 GB - zgodnie z warunkami zamówienia;

8.art. 7 pkt 20) w zw. z art. 16 PZP przez stwierdzenie, że złożone przez Spółkę oświadczenie producenta jest nieaktualne, podczas gdy przepis ten nie odwołuje się do aktualności przedmiotowych środków dowodowych i należy domniemywać,
‎że oświadczenie złożone przez producenta potwierdza stan na dzień złożenia oferty przez Spółkę, co w efekcie skutkowało odrzuceniem oferty Spółki na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP jako niezgodnej z warunkami zamówienia;

9.art. 226 ust. 1 pkt 5 w zw. z art. 16 PZP przez odrzucenie oferty złożonej przez Spółkę w postępowaniu jako niezgodnej z warunkami zamówienia, podczas gdy oferta ta była w pełni zgodna z warunkami zamówienia, co jednoznacznie zostało potwierdzone
‎w Załączniku nr 2a oraz dodatkowo w Infotech, a także w oświadczeniu producenta. Zamawiający nie wskazał nawet w Zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty z jakiej konkretnie przyczyny odrzucił ofertę Spółki – to jest jakiego konkretnie warunku zamówienia Spółka nie spełniła w ofercie. Gdyby Zamawiający nie odrzucił oferty Spółki, zostałaby ona wybrana jako najkorzystniejsza, ponieważ Spółka zaoferowała Ultrasonograf w pełni spełniający wszystkie wymogi Zamawiającego w cenie o wiele niższej niż oferta wybrana przez Zamawiającego;

10.art. 253 ust. 1 w zw. z art. 16 oraz art. 239 ust. 1 oraz ust. 2 PZP przez wybór oferty EMS - EUROMED MEDICAL Solutions sp. z o. o. jako najkorzystniejszej w sytuacji, gdy oferta ta przy prawidłowym działaniu Zamawiającego nie może być uznana jako najkorzystniejsza;

11.art. 253 ust. 1 w zw. z art. 16 oraz art. 239 ust. 1 oraz ust. 2 PZP przez zaniechanie dokonania czynności polegającej na wyborze oferty Spółki jako najkorzystniejszej
‎w postępowaniu, pomimo że oferta Spółki jest ofertą najkorzystniejszą w świetle kryteriów oceny ofert określonych w SWZ, spośród ofert złożonych w postępowaniu;

12.art. 253 ust. 1 pkt 2 PZP przez niewłaściwe wykonanie przez Zamawiającego obowiązków informacyjnych związanych z dokonaną przez Zamawiającego czynnością odrzucenia oferty Odwołującego złożonej w postępowaniu i niewyjaśnienie podstawy faktycznej i prawnej uzasadniającej dokonanie tej czynności, albowiem Zamawiający nie wskazał, odnośnie do której części zamówienia oferta Odwołującego nie była zgodna z treścią warunków zamówienia, a przede wszystkim dlaczego uznał, że oferta Odwołującego nie była zgodna z treścią warunków zamówienia w sytuacji, gdy zgodnie ze wskazanym przepisem Zamawiający powinien poinformować Odwołującego o przyczynach odrzucenia jego oferty oraz wyjaśnić podstawę faktyczną i prawną takiego działania - co miało istotny wpływ na wynik postępowania, ponieważ uniemożliwia poznanie i weryfikację przez Odwołującego oraz przez Krajową Izbę Odwoławczą rzeczywistych motywów, którymi kierował się Zamawiający odrzucając ofertę Odwołującego.

13.art. 106 ust. 3 w zw. z art. 16 PZP przez naruszenie w wyniku rażącego formalizmu zasady proporcjonalności, zasady uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, a także przez prowadzenie postępowania w sposób nieprzejrzysty, co skutkowało odrzuceniem oferty Spółki na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP jako niezgodnej z warunkami zamówienia, podczas gdy oczywistym było na podstawie Załącznika nr 2a, że oferta Spółki spełnia wszystkie parametry.

Odwołujący wniósł o:

1)uwzględnienie odwołania w całości;

2)unieważnienie czynności wyboru oferty EMS sp. z o.o. jako najkorzystniejszej, albowiem gdyby Zamawiający dokonał wszystkich żądanych w odwołaniu czynności, wówczas Oferta Odwołującego posiadałaby najkorzystniejszy bilans kryteriów oceny ofert (zarówno pod względem kryterium parametrów technicznych, jak również kryterium ceny brutto);

3)unieważnienie dokonanej przez Zamawiającego czynności odrzucenia oferty Odwołującego, jako że czynność ta została dokonana wbrew przepisom PZP;

4)nakazanie Zamawiającemu dokonanie ponownego badania i oceny ofert złożonych
‎w Postępowaniu, z uwzględnieniem oferty Odwołującego;

5)dokonanie czynności wezwania Odwołującego do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych w szczególności Infotech oraz wezwania do wyjaśnienia treści złożonej oferty oraz przedmiotowych środków dowodowych oraz wezwania do wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych Infotech oraz Załącznika nr 2a – w zakresie w jakim to jest niezbędne do jednoznacznego wyjaśnienia oferty Odwołującego oraz do jednoznacznego wyjaśnienia treści przedmiotowych środków dowodowych;

6)dokonanie wyboru oferty Odwołującego jako najkorzystniejszej;

7)zasądzenie od Zamawiającego kosztów postępowania na rzecz Odwołującego w tym wynagrodzenie i wydatki pełnomocnika, w kwocie 3600 złotych;

8)dopuszczenie dowodów z następujących dokumentów, tj. z:

a)potwierdzenia uiszczenia wpisu od odwołania w wysokości 15 000 zł na wykazanie faktu uiszczenia opłaty od wpisu od odwołania przez Zamawiającego;

b)wydruku e-maili potwierdzających przesłanie odwołania Zamawiającemu w dniu 09.08.2025 na adres e-mail: s. i e. oraz poprzez platformę w celu potwierdzenia faktu przesłania Zamawiającemu treści odwołania;

c)odpisu KRS Spotmed sp. z o.o. w celu potwierdzenia faktu umocowania do reprezentowania Odwołującego;

d)dokumentów udostępnianych przez strony Postępowania (Zamawiającego, Odwołującego, EMS sp. z o.o.) w trakcie trwania Postępowania, które zostały wskazane w treści odwołania;

e)oświadczenia Alpinion Medical Systems z 8 sierpnia 2025 r. celem potwierdzenia faktu spełnienia wszystkich parametrów technicznych wskazanych w pkt 13, 14 oraz 47 tabeli z załącznika nr 2a do SWZ dotyczącej części 1 zamówienia na dzień złożenia oferty przez Zamawiającego, tj. na dzień 12 czerwca 2025 r. przez producenta sprzętu stanowiącego przedmiot oferty Odwołującego;

f)protokołu dostawy nr 149/12/2024 z 31 grudnia 2024 r. w celu potwierdzenia,
‎że Odwołujący posiadał w sprzedaży sprzęt o deklarowanych w ofercie złożonej Zamawiającemu parametrach (możliwość zastosowania przystawki biopsyjnej do głowicy EV2-11H, poz. 47 tabeli z załącznika nr 2a do SWZ) w dacie złożenia przez Odwołującego oferty (12 czerwca 2025 r.) jak również przed datą złożenia oferty (choćby w dniu 31 grudnia 2024 r.), co świadczy o dostępności oferowanego urządzenia i niezmienności parametrów technicznych oferowanych przez Odwołującego urządzeń (tj. głowicy EV2-11H) – co oznacza, że w żadnej mierze nie mogło dojść w niniejszej sprawie do zachwiania uczciwej konkurencji w wyniku uzupełnienia lub wyjaśnienia przedmiotowych środków dowodowych, gdyż pozycja Odwołującego nie stałaby się w ten sposób w żadnej mierze uprzywilejowana, ani nie doszłoby do zmiany oferty w wyniku jej wyjaśnienia lub w wyniku uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych.

Odwołujący wskazał, że posiada interes prawny we wniesieniu odwołania, albowiem wadliwe, naruszające zasadę uczciwej konkurencji i w konsekwencji niezgodne z ustawą PZP odrzucenie oferty złożonej przez odwołującego, doprowadziło do wyboru oferty EMS sp. z o.o. pomimo, że oferta ta była mniej korzystna zarówno pod względem kryterium jakości jak również ceny brutto od oferty Odwołującego. Bezprawne działania Zamawiającego doprowadziły bezpośrednio do narażenia Odwołującego na brak możliwości pozyskania zamówienia i w konsekwencji szkodę w postaci utraty zysku (lucrum cessans), który Odwołujący mógłby osiągnąć w wypadku wyboru jego oferty (wobec uznania oferty za najkorzystniejszą i zawarcia umowy o realizację zamówienia publicznego). Interes Odwołującego przejawia się zatem w potrzebie przywrócenia swojej oferty do Postępowania, bowiem w przypadku uznania przez Izbę zasadności tego odwołania, a następnie po dokonaniu przez Zamawiającego żądanych czynności, Odwołujący ma realną szansę uzyskania przedmiotowego zamówienia. Gdyby Zamawiający dokonał wszystkich żądanych
‎w odwołaniu czynności, to oferta Odwołującego posiada najkorzystniejszy bilans kryteriów oceny ofert, co w konsekwencji doprowadzi do zawarcia z nim umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Odwołujący uzasadniając zarzuty odwołania wskazał, co następuje.

W ocenie Spółki jako przedmiotowy środek dowodowy należy uznać oprócz Infotech, także tabelę parametrów technicznych, tj. Załącznik nr 2a do SWZ Pakiet nr 1. Jest to wykaz oferowanych urządzeń wraz z podaniem ich parametrów, gdzie wykonawca zobowiązany jest wpisać nazwę oferowanego sprzętu, uzupełnić na zasadzie SPEŁNIA/NIE SPEŁNIA tabelę wymagań i wypisać wg wzoru parametry oferowanego sprzętu. Dodatkowo Załącznik nr 2a zawierał oświadczenie: „Oświadczam, że oferowane urządzenie (sprzęt) spełnia wymagania techniczne zawarte w SWZ, jest kompletne i będzie gotowe do użytku bez żadnych dodatkowych zakupów i inwestycji (poza materiałami eksploatacyjnymi) oraz gwarantuje bezpieczeństwo pacjentów i personelu medycznego i zapewnia wymagany poziom usług medycznych”. Spółka jako przedmiotowe środki dowodowe złożyła wraz z ofertą:

- podpisany dnia 12 czerwca 2025 roku zgodnie z reprezentacją Załącznik nr 2a do SWZ Pakiet nr 1 (załączone jako dowód). W załączniku tym Spółka wskazała jednoznacznie,
‎że spełnia wszelkie wymagania Zamawiającego co do parametrów oferowanych aparatów USG ginekologicznych, w tym wszystkie trzy parametry, które były następnie przedmiotem Wezwania do wyjaśnień skierowanego przez Zamawiającego do Spółki, zatem potwierdziła, iż oferta Spółki jest zgodna z warunkami zamówienia; oraz

- podpisany dnia 12 czerwca 2025 roku, zgodnie z reprezentacją, materiał informacyjny – parametry techniczne, zwany w odwołaniu Infotech.

Załącznik nr 2a z całą pewnością spełnia definicję przedmiotowego środka dowodowego zawartą w art. 7 pkt 20 PZP.

Uwzględniając powyższe podkreślić należy, że przedmiotowe środki dowodowe definiuje się poprzez funkcję, jaką mają pełnić w postępowaniu oraz poprzez ich treść. Forma, jak i tytuł (nazwa) dokumentu nie przesądzają o jego charakterze. Przepisy nie określają, w jaki sposób przedmiotowe środki dowodowe mają być sporządzone (z zastrzeżeniem wymogów przewidzianych przez przepisy rozporządzenia w sprawie środków komunikacji elektronicznej) i jaki ma być termin ich „ważności”. Nie istnieje zamknięty katalog przedmiotowych środków dowodowych. Przedmiotowym środkiem dowodowym może być zaświadczenie czy poświadczenie wystawione przez odrębny podmiot, ale także oświadczenie wykonawcy lub producenta. Wspólną cechą wszystkich przedmiotowych środków dowodowych jest, aby potwierdzały, że dane dostawy usługi lub roboty budowlane oferowane przez wykonawcę spełniały wymogi zamawiającego.

W piśmie z 31 lipca 2025 roku “Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty dla części 1” (“Zawiadomienie”) Zamawiający lakonicznie stwierdził: “na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 5 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 poz. 1320) — jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia”. W uzasadnieniu Zamawiający nie wykazał jakie konkretnie element oferty Spółki są niezgodne z warunkami zamówienia.
‎W opinii Spółki wynika to wyłącznie z tego, że Zamawiający nie ma rzeczowych, jednoznacznych argumentów na poparcie odrzucenia oferty i posługuje się zatem wyłącznie ogólnikami. Dalej w Zawiadomieniu Zamawiający przedstawia niespójne uzasadnienie - to jest z jednej strony twierdzi, iż nie wzywał Spółki (oferenta) do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, ponieważ “pierwotnie złożony do oferty dokument był kompletny”.
‎Z drugiej strony Zamawiający odrzuca ofertę, ponieważ zdaniem Zamawiającego nie można uznać, że oświadczenie producenta, które stanowi nowy przedmiotowy środek dowodowy, potwierdza stan na dzień składania ofert tj. na dzień 13.06.2025 roku. Skoro zdaniem Zamawiającego zbędne lub niedopuszczalne było składanie nowych przedmiotowych środków dowodowych, to oświadczenie producenta było tylko dodatkowym dokumentem i nie mogło mieć dla wyboru decydującego znaczenia. Ponadto Zamawiający w Zawiadomieniu całkowicie pominął wyjaśnienia złożone przez Spółkę w piśmie z 09 lipca 2025 roku stanowiącym wyjaśnienia dotyczące treści złożonej oferty oraz przedmiotowych środków dowodowych, będącym odpowiedzią Spółki na Wezwanie Zamawiającego. Ponadto, Spółka przestawiła jako uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych oświadczenie producenta, potwierdzające powyższe. Oświadczenie to było sporządzone prawidłowo, a jeżeli Zamawiający uznał, że jest niekompletne, to powinien wezwać Spółkę do jego uzupełnienia
‎w trybie art. 107 ust. 2 oraz ust. 4 PZP, jeśli zaś miał wątpliwości co do aktualności oświadczenia producenta powinien wezwać Spółkę na postawie art. 223 ust. 1 PZP do wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty oraz treści przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń.

W ocenie odwołującego, stwierdzenie Zamawiającego zawarte w Zawiadomieniu
‎o wyborze najkorzystniejszej oferty: „W konsekwencji nie można uznać, że oświadczenie producenta złożone w wyniku wezwania z 07.07.2025 roku potwierdza stan na dzień składania ofert tj. na dzień 13.06.2025 roku. Należy zauważyć, że data oświadczenia może być datą aktualną na dzień złożenia, o ile uzupełniony dokument potwierdza spełnianie wymagań Zamawiającego na moment złożenia oferty, co nie miało miejsca w tym stanie faktycznym.” – należy uznać za całkowicie chybione, Zamawiający posłużył się nadmiernym a wręcz rażącym formalizmem, wyłącznie po to, aby wyeliminować z postępowania przetargowego Spółkę, której oferta była najkorzystniejsza zarówno pod względem parametrów technicznych jak
‎i ceny. Niezrozumiałe jest, dlaczego z oświadczenia producenta Zamawiający wywiódł wniosek, że nie jest ono aktualne na dzień składania oferty – to jest, że na dzień składania oferty Zamawiający nie dysponował możliwością dostarczenia towaru o wskazanych parametrach, że oferta Spółki nie była zgodna z wymogami Zamawiającego na dzień złożenia oferty. Przecież ze zwykłego doświadczenia życiowego wynika, że jeżeli producent potwierdził pewne cechy modelu sprzętu, to oznacza, że ten dany model jest w ogóle dostępny
‎w potwierdzonym wariancie, a nie jedynie po dniu złożenia oświadczenia producenta.

Zamawiający złożył pisemną odpowiedź na odwołanie, w której wniósł o oddalenie odwołania w całości. Zamawiający wskazał, że wymagał wskazania, w którym złożonym przedmiotowym środku dowodowym znajduje się potwierdzenie spełniania określonych wymagań. Zamawiający wymagał złożenia wraz z ofertą m. in. załącznika nr 2a do SWZ. Konstrukcja tego dokumentu – postaci tabelarycznej – z jednej strony opisywała konkretne wymagania techniczne (parametry) stawiane oferowanemu sprzętowi, z drugiej natomiast wymagała wskazania oferowanych parametrów (wymagań techniczne) oraz wskazania,
‎w którym przedmiotowym środku dowodowym i na której stronie znajduje się potwierdzenie spełniania danego parametru. Wbrew twierdzeniom Odwołującego, Zamawiający wystąpił do Odwołującego o wyjaśnienie treści jego oferty. Zamawiający, pismem z 07 lipca 2025 r., wystąpił do Wykonawcy do złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty – dotyczyło to pkt 13, 14 i 47 tabeli z załącznika nr 2a do SWZ (pismo zamawiającego o wyjaśnienie stanowi załącznik nr 1). W szczególności – w odniesieniu do pkt 13 i 47 tabeli, Zamawiający, badając ofertę Odwołującego, w tym złożone przedmiotowe środki dowodowe, uznał,
‎że z uwagi na rozbieżność pomiędzy tymi dokumentami (załącznikiem nr 2a do SWZ Pakiet nr 1 oraz dokumentem zatytułowanym: „X-Cube Ultrasound System specyfication, nazywanym przez Odwołującego „Infotech”), konieczne jest wyjaśnienie tych rozbieżności. Zamawiający wykonał dokładnie tę czynność, o zaniechania wykonania której został postawiony zarzut
‎w odwołaniu. Stąd postawiony zarzut jest oczywiście niezasadny.

Wbrew twierdzeniom Odwołującego, złożony przez niego dokument (przedmiotowy środek dowodowy) Infotech nie był niekompletny, co wprost wynika z jego treści. Dokument ten zawiera 15 odrębnie numerowanych stron, a na końcu dokumentu użyto wyraz: „koniec”. Nie można więc uznać, że Wykonawca przedstawił - na potwierdzenie spełniania określonych wymagań – dokument niekompletny, np. pozbawiony określonej strony/stron w środku, lub ucięty (bez ostatniej strony/stron), skoro wyraźnie ponumerował strony oraz wskazał koniec dokumentu. Ponadto w załączniku nr 2a wykonawca wskazał, że potwierdzenie oferowanych parametrów znajduje się w złożonym do oferty Infotech wskazując odpowiednie numery stron dokumentu, a nie wskazał żadnego innego przedmiotowego środka dowodowego, jak np. oświadczenia producenta lub broszury, w jakim zamawiający mógłby znaleźć potwierdzenie oferowanych parametrów. Dokument ten jest kompletny, lecz nie potwierdza spełniania określonych wymagań przez oferowany sprzęt. Z tej przyczyny Zamawiający nie był uprawniony do wezwania Odwołującego do uzupełnienia przedmiotowego środka dowodowego Infotech, ponieważ dokument ten jest kompletnym, ale nie potwierdza,
‎że oferowany sprzęt spełnia wymagania wynikające z SWZ.

Co zaś się tyczy zarzutów odnoszących się do zaniechania uwzględnienia przedmiotowego środka dowodowego, przedstawionego przez Odwołującego w piśmie stanowiącym odpowiedź na wezwanie do wyjaśnienia treści oferty, to dokument ten nie potwierdzał,
‎że oferowany przez odwołującego sprzęt spełniał określone wymagania na dzień złożenia oferty. Z jego treści wynika coś przeciwnego, że określone wymagania są spełnione na dzień sporządzenia tego dokumentu, a nie na dzień złożenia oferty. Potwierdził to sam Odwołujący, skoro do odwołania załączył poprawiony dokument, z którego dopiero wynika, że wymagania te były spełnione na dzień złożenia oferty. Gdyby przyjąć, że w razie złożenia – w odpowiedzi na wezwanie do złożenia wyjaśnień – dokumentu potwierdzającego spełnianie wymagań (przedmiotowego środka dowodowego), nie jest już konieczne – o ile istnieje taka prawna możliwość – odrębne wzywanie do uzupełnienia oferty poprzez złożenie brakującego lub kompletnego środka dowodowego, to i tak sytuacja ta nie zaistniała w tym postępowaniu, skoro Odwołujący przedstawił nieprawidłowy dokument – nie potwierdzający spełnianie określonych wymagań na dzień złożenia oferty (odpowiedź wykonawcy na wezwanie do wyjaśnień stanowi załącznik nr 2). To czyni bezprzedmiotowym żądanie uznania dokumentu (złożonego dobrowolnie przez Wykonawcę) za potwierdzającego spełniania wymagań bez odrębnego wzywania do jego złożenia, skoro dokument ten jest wadliwy. Ponadto, jeżeli nawet uznać stanowisko wykonawcy przedstawione w odwołaniu (a nie na etapie składania wyjaśnień oferty), że brak informacji w Infotech o możliwości zastosowania przystawki biopsyjnej jest omyłkowym pominięciem, to i tak w ocenie zamawiającego brak taki stanowi merytoryczny błąd tego przedmiotowego środka dowodowego i jako błędny nie podlega uzupełnieniu.

Izba ustaliła i zważyła, co następuje.

Zamawiający prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego
‎z zastosowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych wymaganych przy procedurze, której wartość szacunkowa zamówienia przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła, że odwołujący posiada interes w uzyskaniu przedmiotowego zamówienia, kwalifikowany możliwością poniesienia szkody w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy, o których mowa w art. 505 ust. 1 ustawy Pzp, co uprawniało go do złożenia odwołania.

Izba stwierdziła, że nie zachodzą przesłanki do odrzucenia odwołania.

Uwzględniając dokumentację z przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jak również biorąc pod uwagę oświadczenia i stanowiska stron, złożone w pismach procesowych, jak też podczas rozprawy Izba stwierdziła,
‎że odwołanie zasługuje na uwzględnienie.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej zarzuty odwołującego są zasadne. Krajowa Izba Odwoławcza podzielając w całości stanowisko odwołującego (za wyrokiem Sądu Okręgowego w Warszawie z 25.08.2015 r., sygn. akt: XXIII Ga 1072/15: „Izba ma prawo podzielić zarzuty
‎i wartościową argumentację jednego z uczestników, zgodnie z zasadą swobodnej oceny dowodów”), wskazuje, co następuje.

Zamawiający poinformował, że oferta złożona przez odwołującego została odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, jako niezgodna z warunkami zamówienia i z tego powodu nie podlegała punktacji.

Uzasadniając powyższe rozstrzygnięcie, zamawiający wskazał: „Uzasadnienie prawne: Oferta została odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 5 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 poz. 1320) — jej treść jest niezgodna
‎z warunkami zamówienia. Uzasadnienie faktyczne: Zamawiający w zapisach SWZ wymagał przedłożenia przedmiotowych środków dowodowych jako potwierdzenie spełniania wymagań określonych w załączniku nr 2a do SWZ tj. parametry techniczne. Jednocześnie Zamawiający w załączniku nr 2a do SWZ w pkt. 4 (pod tabelą) zastrzegł, że niespełnienie któregokolwiek
‎z wymagań skutkować będzie odrzuceniem oferty. Zamawiający w toku badania oferty Wykonawcy Spotmed Sp. z o. o. w zakresie przedłożonego wraz z ofertą przedmiotowego środka dowodowego nie znalazł potwierdzenia spełniania wymagań dla trzech parametrów technicznych. Wykonawca na wezwanie Zamawiającego z dnia 07.07.2025 roku do złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty oraz przedmiotowych środków dowodowych przedłożył oświadczenie producenta, które stanowi nowy przedmiotowy środek dowodowy - służący potwierdzeniu zgodności oferowanej dostawy z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia (OPZ). Wykonawca w swoich wyjaśnieniach nie wskazał w sposób jednoznaczny, w którym miejscu przedłożonego pierwotnie dokumentu znajduje się potwierdzenie spełniania wymagań, Zamawiający nie wzywał do złożenia przedmiotowego środka dowodowego, a Wykonawca nie był uprawniony do jego złożenia, bo pierwotnie złożony do oferty dokument był kompletny. Powyższy dokument zarówno w wersji angielskojęzycznej jak i jego tłumaczenie na język polski zostało opatrzone datą 07.07.2025 roku. Możliwość uzupełnienia dokumentu, choć dopuszczona przez ustawodawcę, nie może spowodować przesunięcia momentu potwierdzenia spełniania wymagań tj. z okresu złożenia oferty na dzień uzupełnienia dokumentów. Uzupełnione dokumenty muszą potwierdzać, że na moment złożenia oferty oferowane urządzenie spełniało wymagania wskazane w swz.
‎W konsekwencji nie można uznać, że oświadczenie producenta złożone w wyniku wezwania z 07.07.2025 roku potwierdza stan na dzień składania ofert tj. na dzień 13.06.2025 roku. Należy zauważyć, że data oświadczenia może być datą aktualną na dzień złożenia, o ile uzupełniony dokument potwierdza spełnianie wymagań Zamawiającego na moment złożenia oferty, co nie miało miejsca w tym stanie faktycznym”.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej zamawiający dopuścił się naruszenia przepisu art. 253 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp.

Zgodnie z art. 253 ust. 1 ustawy Pzp, niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający informuje równocześnie wykonawców, którzy złożyli oferty, o:

1) wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania, jeżeli jest miejscem wykonywania działalności wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz nazwy albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania, jeżeli są miejscami wykonywania działalności wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację,

2) wykonawcach, których oferty zostały odrzucone,

- podając uzasadnienie faktyczne i prawne.

Z przytoczonego wyżej art. 253 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp wynika, że odrzucając ofertę zamawiający zobowiązany jest podać uzasadnienie prawne oraz uzasadnienie faktyczne tego odrzucenia. Należy przy tym podkreślić, co Izba wielokrotnie wskazywała już w swoich wyrokach, że podanie konkretnego i wyczerpującego uzasadnienia odrzucenia oferty służy realizacji podstawowych zasad udzielania zamówień publicznych, tj. zasady zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości oraz zasady jawności (art. 16 pkt 1 i 2 i art. 18 ust. 1 ustawy Pzp). Obowiązek zamawiającego wynikający z art. 253 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp odpowiada bowiem jednocześnie prawu wykonawców do poznania prawnych i faktycznych podstaw odrzucenia ofert. Prawo to ma szczególne znaczenie
‎w przypadku wykonawcy, którego oferta została odrzucona, bowiem dzięki uzyskaniu informacji o powodach odrzucenia jego oferty, może on dokonać analizy stanowiska zamawiającego i podjąć decyzję o ewentualnym wniesieniu odwołania w celu ochrony swoich interesów i przywrócenia oferty do postępowania. Dlatego też wymagane przez ustawodawcę w art. 253 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp uzasadnienie informacji o odrzuceniu oferty, nie może się ograniczać do podania przepisów i ogólnego wskazania okoliczności faktycznych typu: "oferta niezgodna z OPZ", "niewystarczające wyjaśnienia", "rażąco niska cena", "nienależyte wykonanie umowy". Obowiązkiem zamawiającego, zarówno w świetle art. 253 ust. 1 pkt 2, jak i art. 16 pkt 1 i 2 oraz art. 18 ust. 1 ustawy Pzp, jest podanie szczegółowego, konkretnego
‎i wyczerpującego uzasadnienia odrzucenia oferty, dającego wykonawcy pełną wiedzę
‎o motywach, jakimi kierował się zamawiający odrzucając jego ofertę.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie nie tylko w ugruntowanym orzecznictwie Izby (np. wyrok z dnia 20.07.2015 r. o sygn. akt KIO 1429/15 zachowujący swoją aktualność mimo stanu faktycznego opartego na przepisach obowiązujących do 31.12.2020 r.), ale także
‎w orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, który w wyroku z dnia 28.01.2010 r. w sprawie C-406/08 stwierdził m.in.: „30. Tymczasem fakt, że kandydat lub oferent dowiaduje się, że jego kandydatura lub oferta zostały odrzucone, nie pozwala mu na skuteczne wniesienie odwołania. Takie informacje nie są wystarczające, aby umożliwić kandydatowi lub oferentowi wykrycie wystąpienia naruszenia prawa, które może być przedmiotem odwołania. 31. Wyłącznie po poinformowaniu zainteresowanego kandydata lub oferenta o motywach wykluczenia go z postępowania o udzielenie zamówienia, może on nabrać wyraźnego przekonania co do wystąpienia ewentualnego naruszenia obowiązujących przepisów, jak też co do możliwości wniesienia odwołania”.

Zatem podanie przez zamawiającego pełnego i wyczerpującego uzasadnienia czynności odrzucenia oferty, w tym pełnego i wyczerpującego uzasadnienia faktycznego, jest niezbędne do tego, by wykonawcy mogli realnie korzystać ze środków ochrony prawnej, a w konsekwencji jest też niezbędne do tego, by w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego przestrzegane były podstawowe zasady udzielania zamówień, o których mowa w art. 16 pkt 1 i 2 i art. 18 ust. 1 ustawy Pzp. Brak wskazania takiego uzasadnienia stanowi zatem naruszenie nie tylko art. 253 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, ale także ww. zasad.

Jednocześnie należy zauważyć, że z obowiązku podania szczegółowego, konkretnego
‎i wyczerpującego uzasadnienia faktycznego i prawnego nie zwalnia zamawiającego fakt,
‎że wzywał on wykonawcę do złożenia wyjaśnień. Po pierwsze bowiem, art. 253 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp nie przewiduje takiego ani żadnego innego wyjątku od obowiązku podania pełnego uzasadnienia prawnego i faktycznego. Po drugie, możliwa jest przecież sytuacja, w której zamawiający uznaje wyjaśnienia wykonawcy za satysfakcjonujące, ale podejmuje decyzję
‎o odrzuceniu jego oferty z powodu całkiem innych okoliczności niż te, których dotyczyły wyjaśnienia. Nie jest zatem rolą wykonawcy domyślać się, jakie były powody odrzucenia jego oferty. Natomiast jest obowiązkiem zamawiającego podać uzasadnienie prawne i faktyczne odrzucenia oferty w sposób szczegółowy, konkretny i wyczerpujący.

W przypadku odrzucenia oferty z powodu niespełnienia wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia nie wystarczy zatem napisać, że oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia czy z OPZ, ale trzeba wskazać jako uzasadnienie prawne właściwy przepis stanowiący podstawę odrzucenia oraz wskazać jako uzasadnienie faktyczne: z jakim warunkiem (postanowieniem SWZ lub innego dokumentu) oferta jest niezgodna, na czym polega ta niezgodność, na podstawie czego zamawiający uznał, że taka niezgodność zachodzi, jakie było rozumowanie zamawiającego prowadzące do takiego wniosku, na czym oparł on swoje przekonanie o istnieniu tej niezgodności.

Dopiero tak sformułowane uzasadnienie odrzucenia oferty odpowiada wymogom uzasadnienia prawnego i faktycznego, o którym mowa w art. 253 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp.

W przedmiotowej sprawie zamawiający nie podał szczegółowego, konkretnego
‎i wyczerpującego uzasadnienia faktycznego, co skutkowało stwierdzeniem Izby o naruszeniu przez zamawiającego przepisu art. 253 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp.

Przepis art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp stanowi, że zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.

Jak wskazuje się w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej: „Jednoznaczność
‎i bezsprzeczność niezgodności z warunkami zamówienia jest warunkiem sine qua non dla uwzględnienia zarzutu naruszenia art. 226 ust. 1 pkt 5 p.z.p.” (KIO 472/24). „Zamawiający aby odrzucić ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 p.z.p. jest zobowiązany przeprowadzić analizę porównawczą treści oferty oraz warunków zamówienia (w szczególności, co do zakresu, ilości, jakości, warunków realizacji i innych elementów istotnych dla wykonania zamówienia), które stanowią merytoryczne postanowienia oświadczeń woli odpowiednio: zamawiającego, który w szczególności przez opis przedmiotu zamówienia precyzuje
‎i uszczegóławia, jakiego świadczenia oczekuje po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego, oraz wykonawcy, który zobowiązuje się do wykonania tego świadczenia w razie wyboru złożonej przez niego oferty (zdefiniowanej w art. 66 k.c.) jako najkorzystniejszej. (…) Niezgodność oferty z warunkami zamówienia musi być oczywista i niewątpliwa, czyli zamawiający musi mieć pewność co do niezgodności oferty z jego oczekiwaniami, przy czym postanowienia SWZ powinny być jasne i klarowne. Odrzucenie oferty nie może nastąpić
‎z błahych, czysto formalnych powodów nie wpływających na treść złożonej oferty, jak również, gdy zamawiający ma możliwość poprawienia błędów, jakie zawiera oferta. Aby możliwe było odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 p.z.p. niezgodność treści oferty
‎z warunkami zamówienia musi być pewna i oczywista, tym samym nie może to być niezgodność wyinterpretowana z treści niestanowiących pełnych danych o planowanym rozwiązaniu projektowym” (KIO 199/24). „Niezgodność treści oferty z warunkami zamówienia, stanowiąca przesłankę odrzucenia oferty wykonawcy, o której mowa w art. 226 ust. 1 pkt 5 p.z.p., ma miejsce w sytuacji, gdy zawartość merytoryczna oferty nie odpowiada ukształtowanym przez zamawiającego i zawartym w dokumentach zamówienia wymaganiom bądź też polega na sporządzeniu i przedstawieniu oferty w sposób niezgodny z wymaganiami zamawiającego. Zastosowanie ww. podstawy odrzucenia wymaga jednoznacznego wykazania niezgodności oferty z warunkami zamówienia i nie może budzić wątpliwości” (KIO 11/24).

Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła, że zamawiający nie wykazał/nie udowodnił w jakim zakresie treść oferty odwołującego jest niezgodna z warunkami zamówienia, w szczególności informacji takiej zamawiający nie wskazał w zawiadomieniu o odrzuceniu oferty odwołującego. Powoływanie się przez zamawiającego na okoliczności związane z badaniem oferty, czy wezwaniem wykonawcy do złożenia wyjaśnień oraz złożonymi przez wykonawcę wyjaśnieniami nie tłumaczy w jakim zakresie oferta wykonawcy niezgodna jest z warunkami zamówienia.

Powyższe stanowisko Izby, wystarczające jest zatem do uwzględnienia odwołania, jednakże z uwagi na okoliczność, iż w odwołaniu odwołujący odniósł się do kwestii związanych z przedmiotowymi środkami dowodowymi, Izba odniesie się w tym zakresie, że nie będzie bezpośrednio rozstrzygała o prawdopodobnie trzech elementach oferty odwołującego, których niezgodność z warunkami zamówienia stwierdził zamawiający, gdyż nie zostały one wskazane wprost w informacji o odrzuceniu oferty odwołującego.

Zgodnie z postanowieniem SWZ, zamawiający wskazał, że: „Jeżeli Wykonawca nie złoży przedmiotowych środków dowodowych określonych w ust. 1 pkt 1-3) lub złożone środki dowodowe będą niekompletne, Zamawiający na podstawie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp wezwie do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że oferta będzie podlegała odrzuceniu lub zajdą przesłanki unieważnienia postępowania. Możliwość uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych nie dotyczy przedmiotowych środków dowodowych opisanych w ust. 1 pkt 3 dla parametrów nr: 12, 17, 24, 25, 41, 42, 43, 44 (załącznik nr 2a do SWZ Parametry techniczne), ponieważ służą one potwierdzeniu zgodności z kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert”.

Parametry objęte wezwaniem zamawiającego do złożenia wyjaśnień (pkt 13, 14, 47 tabeli z Załącznika nr 2a) nie znalazły się w katalogu parametrów wyłączonych przez zamawiającego z możliwości uzupełnienia, a tym samym przedmiotowe środki mogły być skutecznie złożone, uzupełnione lub wyjaśnione zgodnie z art. 107 ust. 2 oraz ust. 4 PZP, a także art. 223 ust. 1 PZP.

Za odwołującym wskazać należy, że „Potoczne sformułowanie o niekompletności przedłożonych środków dowodowych należy tłumaczyć jako wszelkie uchybienia co do formy, daty wystawienia lub sporządzenia lub treści złożonych środków dowodowych” [M. Stachowiak [w:] W. Dzierżanowski, Ł. Jaźwiński, J. Jerzykowski, M. Kittel, M. Stachowiak, Prawo zamówień publicznych. Komentarz, Warszawa 2021, art. 107.].

W orzecznictwie oraz piśmiennictwie przyjmuje się, że o niekompletności przedmiotowego środka dowodowego w kontekście art. 107 ust. 2 PZP mowa jest m.in. w przypadku, gdy nie jest podpisany, lub gdy nie potwierdza spełnienia warunków przedmiotowych - tak wyrok Izby z dnia 07.09.2021 r., sygn. akt KIO 1973/21, gdzie wskazano „Niezależnie od powyższego, należy zauważyć, że odwołujący złożył karty katalogowe dla ww. urządzeń, a jedynie brakowało w nich wzmianki o tym, że szafki są zamykane na zamki. Tym samym należy uznać, że przedmiotowe środki dowodowe w postaci kart katalogowych dla ww. zabudów są niekompletne, co obligowało zamawiającego do zastosowania art. 107 ust. 2 ustawy PrZamPubl. Brak wezwania odwołującego do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, tj. kart katalogowych o informację o zamkach, stanowi zatem naruszenie ww. przepisu”.

„Przepis art. 107 ust. 2 PrZamPubl przewiduje obowiązek zamawiającego wzywania do uzupełnienia dokumentów m.in. przedmiotowych co przyczynić się ma do zmniejszenia liczby odrzucanych ofert (na obligatoryjność obowiązku wskazuje KIO w wyr. z 06.08.2015 r., KIO 1606/15, również SO w Katowicach w wyr. z 11.04.2013 r., XIX Ga 179/13, niepubl.): „Nie budzi wątpliwości, że przepisy art. 26 ust. 3 i 4 PrZamPubl2004 [obecnie art. 107 ust. 2] mają charakter bezwzględnie obowiązujący i nakładający na zamawiającego wymóg wezwania do uzupełnienia oświadczeń i dokumentów oraz do ich wyjaśnienia. Dokumenty i oświadczenia, z których nie wynika, że wykonawca spełnia warunki udziału w zamówieniu mogą być uznane za oświadczenia i dokumenty "zawierające błąd" mimo, iż nie ma wątpliwości co do ich treści. W takim przypadku zamawiający jest zobligowany do wezwania wykonawcy w trybie art. 26 ust. 3 i 4 PrZamPubl2004 [obecnie art. 107 ust. 2])”. (…). Przykłady okoliczności uzasadniających wezwanie do uzupełnienia. Pierwsza opcja dotyczy sytuacji, gdy dany dokument nie został złożony w ogóle. Druga zaś - gdy dokument został dołączony, ale nie spełnia wymagań formalnych stawianych przez zamawiającego (np. dokument nieaktualny, tj. wystawiony wcześniej niż wymagany termin, złożony w niewłaściwej formie, bez podpisu czy potwierdzenia za zgodność z oryginałem, nieczytelny) lub gdy nie potwierdza spełnienia warunków przedmiotowych” [P. Granecki, I. Granecka, Prawo zamówień publicznych. Komentarz, wyd. 2, 2024, art. 107, Nb 3–4.].

„Sytuacja, gdzie uzupełnia się niekompletne dokumenty, jest ocenna i wpisuje się w nią niekompletność fizyczna dokumentu (brak załączenia wszystkich stron, widoczny brak części dokumentu, niektóre wady formalne, etc.), a także wydaje się, że częściowo niekompletność w uproszczeniu określana niekompletnością merytoryczną - tylko nie takim zakresie, w jakim doszło do zmiany wykazu w rozpoznawanym sporze. Tutaj można rozważać czy zasadnym byłoby, w niektórych bardzo specyficznych stanach faktycznych, skorzystanie z tego trybu do ostatecznego rozstrzygnięcia zgodności oferty z OPZ, jeżeli w treści dokumentu brak jest wymaganej informacji (np. złożono kartę katalogową ze standardowym urządzeniem, którego model spełnia wymagania SWZ, gdzie nie ma oznaczenia wymiaru danego elementu, ponieważ zamawiający żądał dodatkowych informacji, których nie ma w standardowej/
‎uproszczonej karcie katalogowej)” [Prawo zamówień publicznych. Komentarz, art. 107 PrZamPubl, red. M. Jaworska, D. Grześkowiak-Stojek, J. Jarnicka, M. Matusiak, Warszawa 2022 r., Legalis].

Zdaniem Krajowej Izby Odwoławczej w niniejszej sprawie w żadnej mierze nie doszło ani nie mogło dojść do zmiany oferty. Zdecydowanie nie mamy do czynienia z sytuacją zaoferowania przedmiotu oferty zgodnego z warunkami zamówienia w miejsce przedmiotu oferty niezgodnego z tymi warunkami po upływie terminu składania ofert, ponieważ przedmiot oferty się w żadnej mierze nie zmienił. Żaden parametr wskazany w Załączniku nr 2a nie zmienił się.

Przepis art. 107 ust. 2 ustawy Pzp stanowi, że jeżeli wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, o ile przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej zamawiający był uprawniony do wezwania odwołującego do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, których brak zamawiający mógł stwierdzić. Wskazać bowiem należy, że z załącznika nr 2a wynika zakres przedmiotowy oferty, odwołujący potwierdził wszystkie parametry wymagane przez zamawiającego, natomiast złożony przedmiotowy środek dowodowy Infotech był niekompletny w tym sensie, że w jego treści nie znalazły się wszystkie informacje wymagane przez zamawiającego, co wprost przesądza o tym, że dokument ten nie był kompletny.

Niezasadne jest też w ocenie Izby twierdzenie zamawiającego, że złożone przez odwołującego oświadczenie producenta, wystawione z datą po terminie składania ofert
‎(w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego do złożenia wyjaśnień), jest dokumentem niepotwierdzającym spełnienie warunków przedmiotowych i musi potwierdzać (treść tego oświadczenia) stan na dzień złożenia oferty. Zdaniem Izby, z żadnego przepisu ustawy Pzp nie wynika taka okoliczność.

Co istotne, wymagające podkreślenia, to fakt, że w przedmiotowym postępowaniu odwołujący złożył zamawiającemu prawidłowo wypełniony załącznik nr 2a, w którym potwierdzone zostały wszystkie parametry wymagane przez zamawiającego, a jedyną wadą było niezłożenie kompletnego przedmiotowego środka dowodowego (dokumentu Infotech). Tym samym jego uzupełnienie było jak najbardziej uprawnione i dopuszczalne.

Biorąc pod uwagę powyższe, orzeczono jak w sentencji.

O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku sprawy na podstawie art. 575 ustawy Pzp oraz § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu wysokości wpisu od odwołania (Dz. U. poz. 2437).

Przewodniczący:………………………