KIO 3188/25

Sygn. akt: KIO 3188/25

WYROK

Warszawa, dnia 15 września 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca: Irmina Pawlik

    

Protokolant: Piotr Cegłowski

po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 11 września 2025 r. w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 29 lipca 2025 r. przez wykonawcę Gessel, K. Kancelaria Radców Prawnych i Adwokatów sp. p. z siedzibą w Warszawie w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego Agencję Rozwoju Przemysłu S.A. z siedzibą w Warszawie

przy udziale uczestnika po stronie zamawiającego: wykonawcy DLA Piper G. K. sp.k. z siedzibą w Warszawie

orzeka:

1.oddala odwołanie;

2.kosztami postępowania obciąża odwołującego Gessel, K. Kancelaria Radców Prawnych i Adwokatów sp. p. z siedzibą w Warszawie i:

2.1.zalicza do kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7500 zł 00 gr (siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez odwołującego tytułem wpisu od odwołania, kwotę 3600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez odwołującego tytułem wynagrodzenia pełnomocnika oraz kwotę 3600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez zamawiającego tytułem wynagrodzenia pełnomocnika;

2.2.zasądza od odwołującego Gessel, K. - Kancelaria Radców Prawnych i Adwokatów sp. p. z siedzibą w Warszawie na rzecz zamawiającego Agencji Rozwoju Przemysłu S.A. z siedzibą w Warszawie kwotę 3600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszty postępowania odwoławczego poniesione przez zamawiającego tytułem wynagrodzenia pełnomocnika.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca:………….………….................

‎Sygn. akt: KIO 3188/25

Uzasadnienie

Agencja Rozwoju Przemysłu S.A. z siedzibą w Warszawie (dalej jako „Zamawiający”) prowadzi postępowanie w trybie podstawowym w celu zawarcia umowy ramowej na obsługę prawną w zakresie transakcji finansowych (nr ref. BAZ.263.6.2025). Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w dniu 25 marca 2025 r. w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 2025/BZP 00160745/01. Do ww. postępowania o udzielenie zamówienia zastosowanie znajdują przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, dalej „ustawa Pzp”). Wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza progów unijnych, o których mowa w art. 3 ustawy Pzp.

W dniu 29 lipca 2025 r. wykonawca GESSEL, K. - Kancelaria Radców Prawnych i Adwokatów sp. p. z siedzibą w Warszawie (dalej jako „Odwołujący”) wniósł odwołanie wobec czynności odrzucenia jego oferty w ww. postępowaniu wobec uznania, że wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, podczas gdy wezwanie do wyrażenia pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą nie zostało Odwołującemu skutecznie doręczone - co w efekcie stanowiło naruszenie art. 239 ustawy Pzp w związku z art. 16 ustawy Pzp w związku z art. 226 ust. 1 pkt 12) ustawy Pzp w zw. z art. 307 ustawy Pzp, a także wobec wyboru ofert najkorzystniejszych w postępowaniu, z pominięciem oferty Odwołującego - co w efekcie stanowiło naruszenie art. 239 ustawy Pzp w związku z art. 16 ustawy Pzp. Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania w całości i nakazanie Zamawiającemu unieważnienia czynności wyboru ofert najkorzystniejszych, unieważnienia czynności odrzucenia oferty Odwołującego, przeprowadzenia ponownego badania i oceny ofert z uwzględnieniem oferty Odwołującego oraz wyboru najkorzystniejszych ofert w postępowaniu z uwzględnieniem oferty Odwołującego.

Zamawiający w dniu 8 września 2025 r. złożył pisemną odpowiedź na odwołanie, w której wniósł o oddalenie odwołania w całości.

Po przeprowadzeniu rozprawy z udziałem Stron i Uczestnika postępowania odwoławczego, na podstawie zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, uwzględniając akta sprawy odwoławczej, Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje.

Izba stwierdziła skuteczność przystąpienia zgłoszonego do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego prze: wykonawcę DLA Piper G. K. sp.k. z siedzibą w Warszawie (dalej jako „Przystępujący”).

Izba stwierdziła, że nie została wypełniona żadna z przesłanek skutkujących odrzuceniem odwołania w całości na podstawie art. 528 ustawy Pzp.

Izba nie uwzględniła wniosku Zamawiającego złożonego na posiedzeniu o odrzucenie odwołania na podstawie art. 528 pkt 3 ustawy Pzp jako spóźnionego. Zgodnie z ww. przepisem Izba odrzuca odwołanie, jeżeli stwierdzi, że odwołanie zostało wniesione po upływie terminu określonego w ustawie. W rozpoznawanej sprawie odwołanie wniesione zostało wobec czynności wyboru ofert najkorzystniejszych i odrzucenia oferty Odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp. O ww. czynnościach Zamawiającego, stanowiących podstawę do wniesienia odwołania, Odwołujący powziął wiedzę 24 lipca 2025 r. i od tego momentu należy liczyć bieg terminu, o którym mowa w art. 515 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp. Okoliczność, że Odwołujący otrzymał 11 lipca 2025 r. informację o cofnięciu czynności wezwania go do złożenia podmiotowych środków dowodowych, co mogło rodzić u niego przekonanie, że jego oferta zostanie odrzucona z uwagi na brak wyrażenia pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, nie ma wpływu na powyższe. Do czasu zawiadomienia Odwołującego o odrzuceniu jego oferty wraz z podaniem uzasadnienia faktycznego i prawnego Odwołujący nie miał wiedzy, czy taka decyzja ostatecznie zostanie przez Zamawiającego podjęta, jak i nie znał jej szczegółowych motywów.

Następnie Izba uznała, że Odwołujący, jako podmiot zainteresowany uzyskaniem zamówienia, który złożył ofertę w postępowaniu, a wnosząc odwołanie dąży do unieważnienia czynności wyboru ofert najkorzystniejszych i unieważnienia czynności odrzucenia jego oferty, posiada interes w uzyskaniu zamówienia oraz może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp, czym wypełnił materialnoprawne przesłanki dopuszczalności odwołania, o których mowa w art. 505 ust. 1 ustawy Pzp.

Izba rozstrzygając sprawę uwzględniła dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia przekazaną przez Zamawiającego, w szczególności SWZ wraz z załącznikami, oferty wykonawców, pismo Zamawiającego zawierające wniosek o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą wraz z potwierdzeniem wysłania, zawiadomienie o wyborze ofert najkorzystniejszych i o odrzuceniu oferty Odwołującego. Izba dopuściła i przeprowadziła także dowody z dokumentów:

a)złożonych przez Odwołującego na rozprawie:

wydruk korespondencji mailowej z przedstawicielem firmy nazwa.pl,

zestawienie własne zawierające zrzuty ekranu z narzędzia MX Toolbox oraz serwera pocztowego Odwołującego,

na okoliczności wynikające z treści tych dokumentów, podane do protokołu rozprawy:

b)załączonych do odpowiedzi Zamawiającego na odwołanie:

wiadomość e-mail pochodząca od Zespołu Wsparcia Platformy Zakupowej (Market Planet) <s.> z dnia 28 lipca 2025 r., godz. 13:26 skierowana do pracowania Zamawiającego M.,

wydruk wiadomości e-mail pochodzącej od Zespołu Wsparcia Platformy Zakupowej (Market Planet) <s.> z dnia 28 lipca 2025 r., godz. 13:26 skierowana do pracowania Zamawiającego M.,

wiadomość e-mail pochodząca od Zespołu Wsparcia Platformy Zakupowej (Market Planet) <s.> z dnia 1 września 2025 roku, godz. 15:44 skierowana do pracownika Zamawiającego k.,

wydruk wiadomości e-mail pochodzącej od Zespołu Wsparcia Platformy Zakupowej (Market Planet) <s.> z dnia 1 września 2025 roku, godz. 15:44 skierowana do pracownika Zamawiającego k.,

wydruk wiadomość e-mail pracownika Zamawiającego (k.) z dnia 27 sierpnia 2025 r., godz. 15:25 skierowanej do Zespołu Wsparcia Platformy Zakupowej (Market Planet) s.,

wiadomość e-mail pochodząca od Zespołu Wsparcia Platformy Zakupowej (Market Planet) <s.> z dnia 18 sierpnia 2025 roku, godz. 09:52 wraz z załącznikiem odpowiednio w postaci wyciągu z logów doręczeń e-mail (26.05 –11.06.2025 – plik xlsx),

wydruk wiadomości e-mail pochodzącej od Zespołu Wsparcia Platformy Zakupowej (Market Planet) <s.> z dnia 18 sierpnia 2025 roku, godz. 09:52 wraz z załącznikiem odpowiednio w postaci wyciągu z logów doręczeń e-mail (26.05–11.06.2025 – plik xlsx),

załącznik do wiadomości e-mail z dn. 18.08.2025 r., godz. 09:52 - wyciąg z logów doręczeń e-mail (26.05–11.06.2025 – plik xlsx),

wiadomość e-mail pochodząca od Zespołu Wsparcia Platformy Zakupowej (Market Planet) <s.> z dnia 18 sierpnia 2025 roku, godz. 13:25 z dnia 18 sierpnia 2025 r. wraz z załącznikiem w postaci informacji o logach Odwołującego (plik docx.),

wydruk wiadomości e-mail pochodzącej od Zespołu Wsparcia Platformy Zakupowej (Market Planet) <s.> z dnia 18 sierpnia 2025 roku, godz. 13:25 z dnia 18 sierpnia 2025 r. wraz z załącznikiem w postaci informacji o logach Odwołującego (plik docx.),

załącznik do wiadomości e-mail z dnia z dnia 18 sierpnia 2025 roku, godz. 13:25 w postaci informacji o logach Odwołującego (plik docx.),

na okoliczności wynikające z treści tych dokumentów, wskazane przez Zamawiającego w piśmie.

Izba na podstawie art. 541 ustawy Pzp oddaliła wniosek dowodowy Odwołującego o skierowanie zapytania do operatora platformy Marketplanet o złożenie oficjalnego oświadczenia, jaki adres IP został zwrócony przez serwer Odwołującego, stwierdzając, że został on powołany jedynie dla zwłoki.

Izba ustaliła, co następuje:

Zgodnie z Rozdziałem III SWZ przedmiotem zamówienia jest świadczenie obsługi prawnej na rzecz Zamawiającego przy transakcjach finansowych, których przedmiotem jest nabycie lub zbycie: akcji i udziałów w spółkach prawa handlowego, nieruchomości, przedsiębiorstwa spółki, poszczególnych składników majątkowych lub zorganizowanej części przedsiębiorstwa, certyfikatów inwestycyjnych funduszy lub utworzenie (zawiązanie) spółki w okresie obowiązywania umowy ramowej. Zamawiający zamierza zawrzeć umowę ramową z trzema wykonawcami.

W Rozdziale IX SWZ zawarto informacje o sposobie porozumiewania się przez Zamawiającego z wykonawcami, składania ofert oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów. Wskazano m.in., że zgodnie z art. 61 ust. 1 ustawy komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (ust. 1), komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami w zakresie składania ofert jak i pozostałej komunikacji odbywa się przy użyciu Platformy Marketplanet - adres: https://zakupy.arp.pl/ (ust. 2), wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na platformie Marketplanet (ust. 3), wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały na platformie Marketplanet (ust. 6).

W Rozdziale XI ust. 6 SWZ wskazano, że wykonawca pozostaje związany ofertą do dnia 3 czerwca 2025 r. (brzmienie po zmianie SWZ z 17 kwietnia 2025 r.) Zgodnie z ust. 9 w przypadku gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą, Zamawiający przed upływem terminu związania ofertą zwraca się jednokrotnie do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż 30 dni.

W postępowaniu wpłynęło 12 ofert, w tym oferty Odwołującego i Przystępującego.

Zamawiający pismem z 26 maja 2025 r. zwrócił się do wykonawców, w tym Odwołującego, z wnioskiem o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą o 30 dni. Zamawiający poprosił, w przypadku wyrażenia zgody, o złożenie pisemnego oświadczenia w tym zakresie, zgodnie z opisanym w SWZ sposobem komunikacji, w terminie umożliwiającym Zamawiającemu dalsze prowadzenie postępowania, tj. najpóźniej do 3 czerwca br. Zamawiający wskazał, że odrzuci ofertę, jeżeli wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp. Pismo zostało przekazane wykonawcom przez platformę Marketplanet i odczytane przez większość wykonawców (9 z 11, do których skierowano wniosek) w dniu wysłania, tj. 26 maja 2025 r., a przez Odwołującego 11 czerwca 2025 r. o godz. 10:53.

Zamawiający pismem z 10 czerwca 2025 r. wezwał Odwołującego do złożenia podmiotowych środków dowodowych, wskazując, że jego oferta jest jedną z trzech najwyżej ocenionych. Odwołujący w odpowiedzi na wezwanie złożył podmiotowe środki dowodowe.

Zamawiający pismem z 11 lipca 2025 r. poinformował Odwołującego o cofnięciu czynność wezwania Odwołującego do złożenia podmiotowych środków dowodowych. Zamawiający wskazał, że w dniu 26 maja 2025 r. zwrócił się do Odwołującego z prośbą o przedłużenie terminu związania ofertą. Termin związania ofertą upływał 3 czerwca 2025 r., a do upływu tego terminu nie została złożona zgoda na jego przedłużenie. W związku z tym oferta przestała być wiążąca, co uniemożliwia kontynuowanie postępowania z udziałem Odwołującego. Z tego względu wezwanie do złożenia podmiotowych środków dowodowych stało się bezprzedmiotowe i zostało cofnięte.

Zamawiający w dniu 24 lipca 2025 r. zawiadomił wykonawców o wyborze trzech ofert najkorzystniejszych, wśród których trzecią w kolejności była oferta Przystępującego. Zamawiający równocześnie poinformował wykonawców o odrzuceniu ofert, w tym o odrzuceniu oferty Odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp, ponieważ wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. W uzasadnieniu faktycznym Zamawiający wskazał, że w dniu 26 maja 2025 r., działając na podstawie art. 307 ust 3 ustawy Pzp, wystosował do wykonawców wezwanie do wyrażenia pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. W treści wezwania wyznaczono termin na złożenie zgody najpóźniej do dnia 3 czerwca 2025 r. Wykonawca, którego oferta została odrzucona, nie złożył do upływu wskazanego terminu pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. W rezultacie, z dniem 4 czerwca 2025 r., oferta tego wykonawcy przestała być ofertą wiążącą w rozumieniu ustawy Pzp. W związku z brakiem skutecznego wyrażenia zgody na przedłużenie terminu związania ofertą w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, Zamawiający, działając na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp, zobowiązany był odrzucić ofertę wykonawcy jako niezwiązaną.

Izba zważyła, co następuje:

Biorąc pod uwagę zgromadzony w sprawie materiał dowodowy, poczynione ustalenia faktyczne oraz orzekając w granicach zarzutów zawartych w odwołaniu, Izba stwierdziła, że odwołanie nie zasługuje na uwzględnienie.

W ocenie Izby Odwołujący nie wykazał naruszenia przez Zamawiającego art. 239 w zw. z art. 16 w zw. z art. 226 ust. 1 pkt 12) w zw. z art. 307 ustawy Pzp przez odrzucenie oferty Odwołującego, w sytuacji gdy wezwanie do wyrażenia pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą nie zostało Odwołującemu skutecznie doręczone, a w konsekwencji nie wykazał także naruszenia art. 239 w zw. z art. 16 ustawy Pzp przez wybór ofert najkorzystniejszych w postępowaniu z pominięciem oferty Odwołującego.

Przywołując powyższe regulacje należy wskazać, że zgodnie z art. 16 ustawy Pzp zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób: 1) zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców; 2) przejrzysty; 3) proporcjonalny. Art. 226 ust. 1 pkt 12) ustawy Pzp stanowi, że zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. Zgodnie z art. 239 ust. 1 ustawy Pzp Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia. Najkorzystniejsza oferta to oferta przedstawiająca najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny lub kosztu lub oferta z najniższą ceną lub kosztem (ust. 2). W myśl art. 307 ust. 1 ustawy Pzp wykonawca jest związany ofertą do upływu terminu określonego datą w dokumentach zamówienia, jednak nie dłużej niż 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert, przy czym pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składania ofert. Ust. 2 tego przepisu stanowi, że w przypadku gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą określonego w dokumentach zamówienia, zamawiający przed upływem terminu związania ofertą zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż 30 dni. Zgodnie z ust. 3 przedłużenie terminu związania ofertą, o którym mowa w ust. 2, wymaga złożenia przez wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.

Izba stwierdziła, że nie było okolicznością sporną w sprawie to, że komunikat zawierający wniosek Zamawiającego o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą został udostępniony wykonawcom, w tym Odwołującemu, na platformie Marketplanet w dniu 26 maja 2025 r. o godz. 13:43 (por. załącznik nr 3b do odpowiedzi Zamawiającego na odwołanie). Odwołujący nie kwestionował okoliczności, że komunikat ten został faktycznie zamieszczony na platformie tego dnia. Nie było też sporne, że Odwołujący odczytał komunikat zawierający ww. wniosek dopiero 11 czerwca 2025 r. o godz. 10:53, czyli już po upływie terminu związania ofertą i po upływie terminu na złożenie pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą zakreślonego w piśmie Zamawiającego.

Podstawa faktyczna zarzutów odwołania sprowadzała się zasadniczo do twierdzenia, że Odwołujący nie został skutecznie powiadomiony o wysłaniu przez Zamawiającego wezwania do wyrażenia pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, tj. nie zostało do niego wysłane na przypisany adres e-mail (m.) generowane automatycznie przez platformę Marketplanet powiadomienie o dodanej korespondencji. Odwołujący podnosił, że powiadomienie e-mail zostało wysłane w dniu 26 maja 2025 r. o godz. 13:44, ale nie zostało dostarczone do adresata z powodu „554 5.7.1 Relay access denied”, co wskazuje, że błąd dostarczenia wiadomości spoczywał po stronie serwera nadawcy, czyli Marketplanet. Podnosił także, że inne powiadomienia w postępowaniu były mu skutecznie doręczane. Tym samym zdaniem Odwołującego nie został on prawidłowo poinformowany o dodaniu pisma zawierającego wniosek o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, wobec czego nie można uznać, że doręczenie wezwania nastąpiło w sposób skuteczny. Brak takiego powiadomienia oznaczał, że Odwołujący miał ograniczony dostęp do treści kierowanej do niego korespondencji.

Odnosząc się do argumentacji Odwołującego przedstawionej na poparcie stawianych zarzutów Izba stwierdziła, że była ona bardzo lakoniczna. Odwołujący poza wyrażeniem ogólnej tezy, że komunikat „554 5.7.1 Relay access denied” świadczy o tym, że błąd dostarczenia wiadomości spoczywał po stronie serwera nadawcy, nie przedstawił ani twierdzeń, ani dowodów, które by taki fakt wykazywały. W postępowaniu odwoławczym nie zaprezentowano rzeczowych argumentów, które pozwalałby uznać tak postawioną tezę za prawdziwą. W samym odwołaniu tej kwestii nawet szerzej nie omówiono, Odwołujący skupił się na podkreślaniu znaczenia powiadomień generowanych przez platformę i braku obowiązku stałego monitorowania platformy przez wykonawcę, a nie na wyjaśnieniu przyczyny niedostarczenia mu przez platformę powiadomienia o korespondencji. W odwołaniu nie ma w tym zakresie praktycznie żadnej argumentacji. Tymczasem skoro Odwołujący twierdził, że błąd spoczywał po stronie serwera nadawcy, to powinien być w stanie okoliczność taką uzasadnić i wykazać.

Powyższej, wyłącznie hasłowej tezy Odwołującego nie potwierdzają złożone przez niego dowody. Pierwszy z nich, tj. korespondencja z przedstawicielem firmy nazwa.pl, zarządzającej domeną gessel.pl, wskazuje wyłącznie na fakt, że 26 maja 2025 r. nie były wykonywane żadne zmiany w konfiguracji domeny, przy czym jest to tylko jednozdaniowe oświadczenie. Dowód ten nie odnosi się do możliwych przyczyn niedostarczenia Odwołującemu powiadomienia z platformy Marketplanet, nie wyjaśnia dlaczego serwer DNS dla domeny nie zwracał poprawnego adresu serwera pocztowego. Dostawca domeny wskazał tylko, że nie posiada logów dotyczących usługi serwera pocztowego (gessel-pl.mail.protection.outlook.com), ponieważ nie jest to jego usługa. Odwołujący nie przedstawił żadnych dalszych informacji ani dokumentów dotyczących konfiguracji serwera pocztowego, z którego korzysta, ustawień w zakresie bezpieczeństwa czy uwierzytelniania. Drugi z dowodów przedstawionych przez Odwołującego, będący de facto opracowaniem własnym zawierającym tylko stanowisko Odwołującego i zrzuty ekranu z narzędzia MX Toolbox oraz serwera pocztowego Odwołującego, również nie dowodzi tezy, że komunikat „554 5.7.1 Relay access denied” świadczyć ma o tym, że błąd dostarczenia wiadomości spoczywał po stronie serwera nadawcy. Innymi słowy nie dowodzi faktu, że przyczyny nieskutecznego doręczenia powiadomienia z platformy Marketplanet o zamieszczeniu na platformie nowego komunikatu z wezwaniem do wyrażenia zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, były zależne od operatora platformy. Zrzuty ekranu zamieszczone w tym opracowaniu z narzędzia MX Toolbox (przy czym Odwołujący nie podał nawet ich źródła – adresu strony internetowej) wskazują jedynie na właściwy adres IP serwera pocztowego gessel-pl.mail.protection.outlook.com (52.101.68.27) oraz na fakt, że serwer nadawcy próbował dostarczyć wiadomość na adres serwera hostingu internetowego gessel.pl (inny adres IP – 85.128.178.81) – czyli na okoliczności w sprawie bezsporne. Zrzut ekranu zawierający raport z serwera pocztowego potwierdza zaś jedynie fakt, że Odwołujący otrzymywał w dniu 26 maja 2025 r. w godzinach 12:00-17:00 inne maile. Żaden z tych dokumentów nie dowodzi, że błąd dostarczenia wiadomości spoczywał po stronie serwera nadawcy. Dowody do tej kluczowej okoliczności stanowiącej podstawę faktyczną zarzutów odwołania w ogóle się nie odnoszą. W drugim dowodzie znalazło się co prawda stwierdzenie, że „przyczyną takiej sytuacji mógł być błąd usługi DNS nadawcy lub np. atak ddos”, niemniej jest to opinia samego Odwołującego, nie poparta żadnym wiarygodnym dokumentem. Co więcej, stwierdzenie to wskazuje, że sam Odwołujący bazuje jedynie na przypuszczeniach i nie ustalił faktycznej przyczyny zaistniałego stanu rzeczy.

W ocenie Izby Odwołujący nie wykazał się należytą inicjatywą dowodową w sprawie, podczas gdy ciężar dowodu – zgodnie z zasadą wynikającą z art. 534 ust. 1 ustawy Pzp - spoczywał na nim, a zgromadzenie dowodów nie było nadmiernie utrudnione. Odwołujący mógł powołać się przykładowo na artykuły czy publikacje dotyczące znaczenia komunikatu „554 5.7.1 Relay access denied”, przedstawić logi dotyczące własnego serwera pocztowego, zwrócić się do operatora platformy Marketplanet o przedstawienie dalszych informacji, zlecić sporządzenie opinii prywatnej, czy ostatecznie złożyć wniosek o dopuszczenie dowodu z opinii biegłego. Odwołujący na rozprawie złożył co prawda wniosek, aby Izba zwróciła się do operatora platformy Marketplanet o złożenie oficjalnego oświadczenia, jaki adres faktycznie został zwrócony przez serwer Odwołującego, niemniej wniosek ten w ocenie Izby zmierzał do nieuzasadnionej przewlekłości postępowania. Po pierwsze informacja ta wynikała już z dowodów złożonych przez Zamawiającego (korespondencja z Marketplanet), a Odwołujący nie przedstawił przeciwdowodów, które podałyby w wątpliwość ich wiarygodność, co ewentualnie uzasadniałoby dalsze prowadzenie postępowania dowodowego w tym zakresie. Po drugie Odwołujący mógł sam zwrócić się do operatora platformy Marketplanet o wskazanie niezbędnych w jego ocenie informacji, czego nie uczynił pomimo, że od dnia złożenia odwołania do rozprawy minęło półtorej miesiąca. Nie stanowił przeszkody do wystosowania takiego wniosku podniesiony przez Odwołującego fakt, że operator platformy Marketplanet jest komercyjną firmą. Odwołujący nie podjął żadnych starań, aby pozyskać informacje, które uznawał za istotne w sprawie.

W ocenie Izby materiał dowodowy przedstawiony przez Zamawiającego wraz z odpowiedzią na odwołanie jednoznacznie świadczy o tym, że powiadomienie z platformy Marketplanet nie dotarło do Odwołującego z powodu odrzucenia tej wiadomości przez serwer adresata. Za odpowiednią konfigurację tego serwera, w tym ustawienia zabezpieczeń, odpowiada Odwołujący (odpowiednio dostawca usług serwera pocztowego Odwołującego). Zamawiający, w przeciwieństwie do Odwołującego, podjął działania w celu ustalenia przyczyn braku dotarcia do Odwołującego powiadomienia z platformy zakupowej, w tym uzyskał wyjaśnienia od dostawcy platformy, jak i dokonał weryfikacji przekazanych mu logów. W oparciu o załączone do odpowiedzi na odwołanie dowody Zamawiający ustalił, że po stronie infrastruktury Odwołującego zaistniała czasowa nieprawidłowość - serwer DNS dla domeny gessel.pl w dniu 26 maja 2025 r. ok. godz. 13:44 nie zwracał poprawnego adresu i nazwy serwera pocztowego (gessel-pl.mail.protection.outlook.com - 52.101.68.27), lecz adres IP domeny gessel.pl (85.128.178.81). Serwer nadawcy (dostawcy platformy Marketplanet) nie przechowuje adresów serwerów pocztowych odbiorcy, wobec czego każdorazowo odpytuje serwer DNS domeny odbiorcy i w przypadku ww. powiadomienia otrzymał niewłaściwy adres. Powyższe stanowi okoliczność niezależną od Zamawiającego i operatora platformy, nawet jeśli powodem zwrotu nieprawidłowego adresu był np. atak ddos na serwer odbiorcy. Odwołujący nie przedstawił ani twierdzeń, ani dowodów, które by ustalenia Zamawiającego podważyły. Ponadto, jak zauważył Przystępujący, z dostępnych powszechnie w sieci Internet informacji wynika, że komunikat o błędzie „554 5.7.1 Relay access denied” zasadniczo oznacza, że serwer odbierający odrzucił wiadomość ze względu na określoną konfigurację, zasady bezpieczeństwa czy uwierzytelniania. Skoro z dowodów złożonych przez Zamawiającego – których wiarygodności nie podważono - wynika, że serwer DNS Odwołującego zwrócił błędny adres, to wyjaśnienia takiego stanu rzeczy należałoby szukać u samego Odwołującego lub dostawcy domeny czy dostawcy usług poczty elektronicznej. Odwołujący jednak zaniechał wyjaśnienia tej kwestii.

Izba konfrontując przedstawiony przez Strony w sprawie materiał dowodowy stwierdziła, że Odwołujący nie wykazał kluczowej tezy odwołania, że brak otrzymania przez niego powiadomienia z platformy Marketplanet o zamieszczeniu na platformie korespondencji dotyczącej przedłużenia terminu związania ofertą nastąpił z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego (serwera nadawcy). W konsekwencji podnoszona w odwołaniu okoliczność, że wykonawca nie ma obowiązku stałego monitorowania platformy zakupowej stanowi kwestię wtórną, nie mającą znaczenia dla rozstrzygnięcia w przedmiotowej sprawie. Jedynie na marginesie Izba wskazuje, że ocena istnienia po stronie wykonawcy takiego obowiązku zależna jest od okoliczności stanu faktycznego danej sprawy, w tym od postanowień SWZ dotyczących sposobu komunikacji z wykonawcami czy od regulaminu działania określonej platformy zakupowej (nie zawsze powiadomienia generowane są automatycznie, mogą np. wymagać aktywacji takiej funkcji przez wykonawcę). Odwołujący w swoim wywodzi nawet nie wyjaśnił z czego konkretnie wywodzi okoliczność, że powinien otrzymać z platformy Marketplanet powiadomienie (tj., że powiadomienie miało obowiązkowy charakter, warunkujący skuteczność doręczenia), postanowienia SWZ na taką okoliczność nie wskazywały, zaś do regulaminu funkcjonowania platformy Odwołujący się nie odwoływał. Odwołujący jedynie wskazał na „zwyczajowy charakter” takich powiadomień, co jest prawdą, niemniej powiadomienia mailowe mają zasadniczo charakter pomocniczy i nie wpływają na okoliczność, że określona korespondencja została zamieszczona na platformie zakupowej i że z chwilą jej zamieszczenia wykonawca mógł zapoznać się z jej treścią. Dlatego w ocenie składu orzekającego zaniechanie wykonawcy, polegające na nieodczytaniu korespondencji udostępnionej na platformie zakupowej z uwagi na brak otrzymania powiadomienia mailowego, należy każdorazowo oceniać z uwzględnieniem okoliczności konkretnego stanu faktycznego sprawy i stopnia oczekiwanej od wykonawcy w okolicznościach tego stanu faktycznego należytej staranności. Nie ma tu jednego wzorca starannego działania. Odwołujący podnosząc, że „nierealne jest oczekiwanie, aby Odwołujący uczestniczący równolegle w wielu postępowaniach przetargowych prowadzonych na różnych platformach zakupowych, logował się co kilka godzin na każdą z nich wyłącznie w celu sprawdzenia, czy pojawiła się nowa korespondencja” pominął okoliczność, że Zamawiający wyznaczył wykonawcom siedmiodniowy, czyli jak najbardziej realny, termin na wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, dla którego zachowania wystarczające byłoby zalogowanie się na platformę zakupową raz w tygodniu. Odwołujący przy tym miał wiedzę, że 3 czerwca 2025 r. upływa termin związania ofertą, a mimo tego nie sprawdził informacji zamieszczanych na platformie przez ponad dwa tygodnie. Kwestia dochowania przez Odwołującego należytej staranności jest więc w tym przypadku co najmniej dyskusyjna. Nie jest ponadto w ocenie Izby zasadne wskazywanie na brak podjęcia przez operatora platformy Marketplanet ponownej próby doręczenia powiadomienia - Odwołujący nie przywołał żadnych postanowień czy to SWZ, czy regulaminów związanych z funkcjonowaniem ww. platformy, które by na taki obowiązek wskazywały, a powoływanie się na regulacje związane z powtórnym awizowaniem przesyłek pocztowych jest nietrafione w kontekście środków komunikacji elektronicznej. Z kolei przywołane w odwołaniu orzeczenia Krajowej Izby Odwoławczej nie przystają do stanu faktycznego obecnej sprawy. W sprawie rozpoznawanej pod sygn. akt KIO 415/20 zostało dowiedzione, że powiadomienie mailowe w ogóle nie zostało do wykonawcy wysłane na skutek błędu w działaniu platformy zakupowej. W przedmiotowej sprawie Odwołujący tego nie dowiódł. W sprawie o sygn. akt KIO 1748/19 zaś powiadomienie mailowe z platformy zostało do wykonawcy wysłane, ale na inny adres (konkretnego pracownika przebywającego na urlopie) niż wskazany jako właściwy do korespondencji (adres ogólny wykonawcy) i był to błąd leżący po stronie zamawiającego.

Mając na uwadze wszystko powyższe Izba stwierdziła, że Odwołujący nie wykazał, aby odrzucenie jego oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp dokonane zostało z naruszeniem przepisów. Odwołujący nie złożył pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, ponieważ nie odczytał we właściwym czasie komunikatu zawierającego wniosek Zamawiającego w tym zakresie, a zgromadzony w sprawie materiał dowodowy wskazywał, że zaniechanie to było wynikiem okoliczności leżących po stronie Odwołującego (serwer DNS domeny odbiorcy nie zwrócił poprawnego adresu i nazwy serwera pocztowego). Oświadczenie takie nie może zaś zostać złożone w sposób dorozumiany, np. przez następcze czynności wykonawcy wskazujące na dalszą chęć udziału w postępowaniu.

W tym stanie rzeczy Izba stwierdziła, że odwołanie podlega oddaleniu i na podstawie art. 553 ustawy Pzp orzekła jak w sentencji.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do jego wyniku na podstawie art. 557 i 575 ustawy Pzp oraz § 8 ust. 2 pkt 1 w zw. z § 5 pkt 1 i 2 lit. b) Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437, dalej jako „Rozporządzenie w sprawie kosztów postępowania”).

Zgodnie z art. 557 ustawy Pzp w wyroku oraz w postanowieniu kończącym postępowanie odwoławcze Izba rozstrzyga o kosztach postępowania odwoławczego. Art. 575 ustawy Pzp stanowi, że strony oraz uczestnik postępowania odwoławczego wnoszący sprzeciw ponoszą koszty postępowania odwoławczego stosownie do jego wyniku. § 8 ust. 2 pkt 1 Rozporządzenia w sprawie kosztów postępowania stanowi, że w przypadku oddalenia odwołania przez Izbę w całości, koszty ponosi odwołujący. Izba zasądza koszty, o których mowa w § 5 pkt 2, od odwołującego na rzecz zamawiającego. Kosztami, o którym mowa w § 5 pkt 2, są uzasadnione koszty stron postępowania odwoławczego, w wysokości określonej na podstawie rachunków lub spisu kosztów, złożonych do akt sprawy, obejmujące m.in. wynagrodzenie i wydatki jednego pełnomocnika, jednak nieprzekraczające łącznie kwoty 3600 złotych (lit. b).

Uwzględniając powyższe regulacje, z uwagi na oddalenie odwołania w całości, Izba kosztami postępowania obciążyła Odwołującego, zasądzając od niego na rzecz Zamawiającego uzasadnione koszty postępowania w łącznej kwocie 3600 zł, poniesione przez Zamawiającego z tytułu wynagrodzenia pełnomocnika, potwierdzone złożoną do akt sprawy fakturą VAT.

Przewodnicząca:………….………….................