KIO 3062/25

Sygn. akt: KIO 3062/25

WYROK

Warszawa, dnia 09. 09. 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca: Agata Mikołajczyk

Protokolant: Patryk Pazura

po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 8 września 2025 r. w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 22 lipca 2025 r. przez Odwołującego: wykonawcę Data Experts Sp. z o.o. z/s w Warszawie (ul. Chłodna 51, 00­867 Warszawa) w postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego: Gmina Czechowice-Dziedzice (Pl. Jana Pawła II 1, 43­502 Czechowice­Dziedzice)

orzeka:

1. Oddala odwołanie;

2.Kosztami postępowania odwoławczego obciąża Odwołującego: Data Experts Sp. z o.o. z/s w Warszawie (ul. Chłodna 51, 00­867 Warszawa) i:

2.1.zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7.500 zł 00 gr (słownie: siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez Odwołującego tytułem wpisu od odwołania oraz kwotę 4.400 zł 40 gr (słownie: cztery tysiące czterysta złotych czterdzieści groszy) tytułem kosztów poniesionych przez Zamawiającego obejmującą wynagrodzenie jego pełnomocnika w kwocie 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) oraz jego koszty dojazdu na posiedzenie i rozprawę w kwocie 800 zł 40 gr (słownie: osiemset złotych czterdzieści groszy);

2.2.zasądza od Odwołującego na rzecz Zamawiającego: Gmina Czechowice-Dziedzice (Pl. Jana Pawła II 1, 43­502 Czechowice-Dziedzice) kwotę 4.400 zł 40 gr (słownie: cztery tysiące czterysta złotych czterdzieści groszy) tytułem kosztów poniesionych przez Zamawiającego obejmującą wynagrodzenie jego pełnomocnika i jego kosztów dojazdu na posiedzenie i rozprawę.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

……………………………..

Sygn. akt: KIO 3182/25

Uzasadnienie

Odwołanie zostało wniesione do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 22 lipca
‎2025 r. przez wykonawcę: Data Experts Sp. z o.o. z/s w Warszawie (Odwołujący) w postępowaniu prowadzonym w trybie podstawowym na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), [ustawa Pzp lub Pzp lub Ustawa PZP] przez Zamawiającego: Gmina Czechowice-Dziedzice. Przedmiotem zamówienia publicznego jest „Zakup serwerów wraz z oprogramowaniem” nr postępowania: Z77/41182. Ogłoszenie o zamówieniu opublikowano 2025-02-20 Nr 2025/BZP 0011420301.

Odwołujący podał (…) wnoszę odwołanie na czynności Zamawiającego podjęte w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego określonego powyżej, polegające na odrzuceniu oferty Odwołującego i wyborze oferty Wykonawcy VTIT Sp. z o.o. z siedzibą w Bytomiu.

I.Wskazanie przepisów, które naruszył Zamawiający:

Odwołujący zarzuca, że Zamawiający swoim działaniem naruszył następujące przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r., Prawo zamówień publicznych zwanej dalej „Ustawą Pzp" lub „Pzp” a w szczególności:

1)naruszenie art. 226 ust.1 pkt 1) lit. c) ustawy Pzp, - bezzasadne odrzucenie oferty Odwołującego z uwagi na niezłożenie podmiotowego środka dowodowego w postaci dokumentu potwierdzającego spełnienie warunków udziału dot. zdolności technicznej i zawodowej, w sytuacji, gdy Data Experts złożył oryginał protokołu odbioru, który potwierdził zrealizowanie wymaganej dostawy obejmującej serwery, o wartości przekraczającej 200.000 zł, podpisany podpisami kwalifikowanymi przez umocowanych w umowie przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy, tym samym uznać należy, iż Odwołujący skutecznie wykazał spełnienie warunków udziału w postępowaniu, a zatem brak jest podstaw do odrzucenie jego oferty.

2)naruszenie art. 252 ust. 1 ustawy Pzp - wybór jako oferty najkorzystniejszej oferty VTIT Sp. z o.o. z siedzibą w Bytomiu, mimo że to oferta Odwołującego powinna być wybrana jako najkorzystniejsza.

II. Wskazanie żądań Odwołującego:

W związku z powyższymi zarzutami wnoszę o uwzględnienie odwołania w całości oraz nakazanie Zamawiającemu:

1)unieważnienia wyboru najkorzystniejszej oferty – VTIT Sp. z o.o.

2)unieważnienie czynności odrzucenia oferty Odwołującego

3)ponowną ocenę ofert i dokonanie ponownego wyboru z uwzględnieniem oferty Odwołującego

III. (…)

IV. Interes we wniesieniu odwołania

Odwołujący ma interes w uzyskaniu zamówienia i we wniesieniu odwołania, ponieważ może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego powyżej wskazanych przepisów ustawy Pzp, w szczególności Odwołujący może ponieść szkodę w rozumieniu art. 505 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych. Odwołujący może ponieść szkodę polegającą na pozbawieniu go korzyści finansowych wynikających z możliwości uzyskania przez niego przedmiotowego zamówienia i w konsekwencji braku możliwości zawarcia umowy na realizację tego zamówienia, gdyż oferta Odwołującego jest ofertą najkorzystniejszą. Gdyby Zamawiający postępował zgodnie z przepisami prawa i nie odrzuciłby oferty Odwołującego, to oferta Odwołującego zostałaby uznana za ofertę najkorzystniejszą. Odwołujący zaś miałby realne szanse na zawarcie z nim umowy na realizację przedmiotowego zamówienia.

W uzasadnieniu stanowiska wskazał na następujące okoliczności (…)

Warunkiem udziału w postępowaniu było posiadanie wcześniejszego doświadczenia w dostawie serwerów, o wartości min. 200.000 zł netto (SWZ, Rozdział XIX, pkt 3.4). W celu wykazania spełniania warunku, Odwołujący złożył podmiotowy środek dowodowy - protokół odbioru Sprzętu i Oprogramowania, a jego treść potwierdzała, że:

1.Odwołujący realizował dostawę 34 serwerów RAC Inspur, do Ośrodka Przetwarzania Informacji – Państwowego Instytutu Badawczego,

2.urządzenia zostały dostarczone 20 marca 2024 r.,

3. przedmiot umowy został wykonany w terminie,

4. sprzęt odebrano bez zastrzeżeń i uwag.

Dodatkowo Odwołujący wskazał, że wartość całego zamówienia wyniosła 5.122.950,00 zł, zaś wartość serwerów -1.785.714,00 zł.

Nie ulega zatem wątpliwości, że Data Experts składając protokół wykazał, że posiada wymagane doświadczenie – zrealizował bowiem przed upływem dostawę, której przedmioty były serwery o wartości min. 200.000 zł. Kwestia ta jest bezsporna między Stronami – sam Zamawiający przyznał, że: „z przedłożonego przez Wykonawca Protokołu odbioru Sprzętu i Oprogramowania na potwierdzenie należytego wykonania dostawy, wynikało oświadczenie o braku uwag, dokonaniu odbioru przedmiotu zamówienia bez zastrzeżeń́ oraz terminowego wykonania dostawy. Tym samym należy uznać́, iż Wykonawca składając niniejszy dokument udowodnił należyte wykonanie zamówienia wymienionego w wykazie dostaw jako potwierdzającego spełnianie warunku udziału w postepowaniu” (Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty). Zatem spór co do skuteczności złożenia podmiotowego środka dowodowego – w tym wypadku protokołu odbioru, w istocie nie dotyczy jego treści merytorycznej (ta jak wskazano powyżej jest bezsporna), a tego czy został prawidłowo złożony w postaci elektronicznej i opatrzony elektronicznym podpisem kwalifikowanym.

Zamawiający błędnie uważa, że dokument ten winien być podpisany elektronicznie zgodnie z reprezentacją Wykonawcy, wynikającą̨ z KRS – w tym wypadku poprzez złożenie dwóch podpisów członków zarządu (reprezentacja łączna), nie zaś jednego z nich – S.Ś.. Zamawiający stroi na stanowisku, że: „dokument jako podmiotowy środek dowodowy powinien być́ sporządzony w postaci elektronicznej, opatrzony elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1557 ze zm.), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych. Zamawiający stwierdził, iż przedmiotowy dokument został opatrzony elektronicznym podpisem kwalifikowanym przez p. S.M. Śladowskiego (data złożenia podpisu 2024-03-20) oraz M.P. (data złożenia podpisu 2024-03-21). Niniejszy dokument nie został podpisany przez Wykonawcę zgodnie ze sposobem reprezentacji spółki, która została określona w KRS w Dziale 2, Rubryka 1 – Organ uprawniony do reprezentacji podmiotu”.

W ocenie Odwołującego stanowisko to jest błędne, a podmiotowy środek dowodowy został skutecznie złożony w wyznaczonym terminie. W tym kontekście, podkreślenia wymaga kilka kluczowych kwestii:

1.protokół odbioru został złożony sporządzony pierwotnie w postaci elektronicznej, a następnie opatrzony elektronicznymi podpisami kwalifikowanymi przez S.M. Ś. oraz M.P., 20 i 21 marca 2024 r. (bezsporne),

2.protokół został podpisany kwalifikowanymi podpisami przez dwie osoby umocowane do tej czynności bezpośrednio w umowie, zgodnie z § 6 umowy 7/2024 tj. z ramienia Zamawianego - Ośrodka Przetwarzania Informacji – Państwowego Instytutu Badawczego - M.K., oraz z ramienia Wykonawcy - Data Experts S.Ś.,

3.dokument został złożony zatem w oryginale, a nie kopii poświadczonej za zgodność.

Skoro zatem złożony został oryginał protokołu odbioru, nie ma żadnych podstaw do wymagania od Wykonawcy dodatkowego poświadczenia go za zgodność, poprzez podpisanie go podpisami kwalifikowanymi przez dwóch członków zarządu, zgodnie z reprezentacją.

Orzecznictwo na jakie powołuje się Zamawiający, dotyczy zupełnie odmiennego stanu faktycznego – wytworzenia dokumentu w postaci papierowej i opatrzenia go podpisami własnoręcznymi, a następnie obowiązku przekazania go cyfrowo wraz z opatrzeniem podpisami kwalifikowanymi (KIO 3346/22), nie zaś jak w przedmiotowym postępowaniu - sporządzenia protokołu w wersji elektronicznej, a następnie opatrzenia go elektronicznymi podpisami kwalifikowanymi, przez kontraktowo umocowanych do podpisania protokołu przedstawicieli stron, co jest praktyką powszechną. W efekcie należy uznać, iż Odwołujący składając w postępowaniu oryginał protokół odbioru sprzętu wykazał, że posiada wymagane doświadczenie – zrealizował bowiem przed upływem dostawę, której przedmioty były serwery o wartości min. 200.000 zł, stąd też bezpodstawne jest odrzucenie oferty Data Experts na podstawie art. 226 ust.1 pkt 1) lit. c) ustawy Pzp

Z uwagi na niezasadne odrzucenie oferty Odwołującego jako oferta najkorzystniejsza została błędnie wybrana oferta VTIT Sp. z o.o. Gdyby Zamawiający przeprowadził postępowanie zgodnie z ustawą Pzp, oferta Data Experts zostałaby uznana za najkorzystniejszą, mając na względzie ustalone kryteria oceny ofert.

Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie (pismo z dnia 28.08.25) podał: (…) odwołanie powinno zostać oddalone jako oczywiście bezzasadne. (…) Odnosząc się do zarzutów Odwołującego, należy podnieść następująco:

Ad. 1)

Zarzut przedstawiony przez Odwołującego nie znajduje w ogóle uzasadnienia ze względu na to, iż Zamawiający nie naruszył w żadnym zakresie przepisów uPzp. Zamawiający w sposób jednoznaczny i transparentny przeprowadził przedmiotowe postępowanie. Działając zgodnie z art. 274 ust. 1 uPzp, Zamawiający pismem nr ZP.KW.00338.2025 z dnia 29.05.2025 r. wezwał Odwołującego, którego oferta została najwyżej oceniona tj. firmę Data Experts Sp. z o.o., ul. Chłodna 51,00-867 Warszawa, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, do złożenia podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia. Wykonawca w wyznaczonym terminie tj. 03.06.2025 r. przedłożył Zamawiającemu wymagane dokumenty, jednakże w załączonym wykazie dostaw, stanowiącym załącznik nr 8 do SWZ Wykonawca wskazał, iż wykonał dostawę polegającą na dostawie sprzętu serwerowego i oprogramowania dla Ośrodka Przetwarzania Informacji, al. Niepodległości 188b, 00-608 Warszawa. W rubryce wartość brutto Wykonawca wskazał kwotę 5 122 950,00 zł. Na potwierdzenie wykonania dostaw wskazanych w ww. wykazie, Wykonawca załączył protokół odbioru sprzętu i oprogramowania z dnia 20.03.2024 r. wystawiony przez Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy, al. Niepodległości 188b, 00-608 Warszawa z którego wynika, iż przedmiot dostawy obejmował dostawę sprzętu (serwerów w ilości 34 szt.) oraz oprogramowania o łącznej wartości 5 122 950,00 zł. Wykonawca w wykazie dostaw winien był wyodrębnić wartość zakresu wykonanych dostaw tj.:

- wykonał co najmniej jedną dostawę odpowiadającą swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia tj.: dostawę obejmującą swoim zakresem serwery, o wartości min. 200 000,00 zł brutto.

Działając zgodnie z art. 128 ust. 1, w zw. z art. 266 uPzp. Zamawiający wezwał Odwołującego pismem nr ZP.KW.00383.2025 z dnia 13.06.2025 do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu tj. dokumentu potwierdzającego spełnianie warunku dot. zdolności technicznej tj. wyodrębnionego zakresu i wartości dostawy. Zamawiający wyznaczył termin uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych na dzień 17.06.2025 r. Odwołujący w dniu 16.06.2025 r. złożył stosowne uzupełnienia poprzez przedłożenie wykazu dostaw stanowiących załącznik nr 8 do SWZ. Wskazując wartość dostawy serwerów na kwotę 1.785.714, 00 zł brutto. Ponadto pismem nr ZP.KW.00395.2025 z dnia 18.06.2025 r. Zamawiający wezwał Odwołującego na podstawie z art. 128 ust. 1, w zw. z art. 266 uPzp. do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych tj. protokołu odbioru sprzętu i oprogramowania, ponieważ ten nie został opatrzony podpisem kwalifikowanym lub podpisem osobistym przez osoby upoważnione do reprezentowania Odwołującego zgodnie z informacjami zawartymi w KRS. W tym miejscu należy wskazać, że Zamawiający nie kwestionuje doświadczenia Wykonawcy, lecz sposób złożenia dokumentu niezgodnie z wymaganiami przepisów uPzp. tj. brak podpisu elektronicznego zgodnie z reprezentacja wynikającą z KRS spółki tj. „Do składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych i niemajątkowych oraz podpisywania w imieniu spółki upoważnionych jest dwóch członków zarządu łącznie bądź członek zarządu łącznie z prokurentem.” W zaistniałej sytuacji protokół odbioru dostawy sprzętu i oprogramowania został podpisany tylko przez jednego umocowanego przedstawiciela ww. spółki. Z dokumentów przedstawionych przez Odwołującego w ramach prowadzonego postępowania w żaden sposób nie wynikało, iż protokół odbioru w ramach wykazanej przez Odwołującego dostawy może zostać podpisany tylko przez jedną osobę umocowaną do reprezentowania spółki. Ponadto na żadnym etapie postępowania Odwołujący nie wskazał Zamawiającemu, iż protokół odbioru sprzętu i oprogramowania został złożony w oryginale, a to na Odwołującym spoczywał obowiązek udowodnienia prawidłowości dokumentu, iż ten dokument został złożony jako dokument oryginalny.

Mając powyższe na względzie Zamawiający wskazuje, iż nie sposób zgodzić się z argumentacją Odwołującego podnoszoną w odwołaniu, że dokument został złożony w oryginale, a więc nie wymagał podpisu zgodnie z reprezentacją spółki tj. przez dwóch członków zarządu łącznie. Należy wskazać, iż Zamawiający po raz kolejny w ramach toczącego się postępowania zwrócił się do Odwołującego w celu naprawienia błędu, gdzie pismem nr ZP.KW.00395.2025 z dnia 18.06.2025 r. wezwał na podstawie art. 128 ust. 1 wz. art. 266 uPzp. do stosownych uzupełnień w tym zakresie wskazując termin uzupełnienia do dnia 24.06.2025 r. Odwołujący w wyznaczonym terminie w żaden sposób nie odpowiedział na wezwanie Zamawiającego, tym samym nie dokonał stosownych uzupełnień wynikających z ww. wezwania. A zatem Odwołujący nie skorzystał z przysługującego mu prawa do wyjaśnienia, uzupełnienia dokumentów poprzez złożenie prawidłowo podpisanego protokołu odbioru zgodnie z reprezentacją wskazaną w KRS. Ponadto Zamawiający wskazuje co jest bardzo istotnym w sprawie, że Odwołujący odczytał wiadomość dotyczącą wezwania do uzupełnień pismo nr ZP.KW.00395.2025 z dnia 18.06.2025 r. w dniu 27.06.2025 r. tj. po terminie wyznaczonym przez Zamawiającego przypadającym na dzień 24.06.2025 r. tym samym jednoznacznym i bezspornym jest fakt, iż Odwołujący z własnej winy nie dochował terminu na wniesienie stosownych wyjaśnień/uzupełnień wynikających z ww. wezwania Zamawiającego.

Dowód:

- potwierdzenie odczytania wiadomości (e-mail) w dniu 27.06.2025 r. przez Odwołującego Data Experts.

W związku z powyższym niezrozumiałym jest dla Zamawiającego, iż Odwołujący nie złożył w wymaganym terminie stosownych uzupełnień, ponieważ w toku całego prowadzonego postępowania Odwołujący wręcz wzorowo odpowiadał na wszystkie pisma do niego kierowane przez Zamawiającego odpowiadając w terminie.

Ponadto nie sposób zgodzić ze stanowiskiem i argumentacją Odwołującego podnoszoną w odwołaniu, w niżej wskazanym zakresie: „W ocenie Odwołującego stanowisko to jest błędne, a podmiotowy środek dowodowy został skutecznie złożony w wyznaczonym terminie.” Jak również z kluczowymi kwestiami tj.: „W tym kontekście, podkreślenia wymaga kilka kluczowych kwestii:

1.protokół odbioru został złożony sporządzony pierwotnie w postaci elektronicznej, a następnie opatrzony elektronicznymi podpisami kwalifikowanymi przez S.M.

Ś. oraz M.P., 20 i 21 marca 2024 r. (bezsporne),

2.protokół został podpisany kwalifikowanymi podpisami przez dwie osoby umocowane do tej czynności bezpośrednio w umowie, zgodnie z § 6 umowy 7/2024 tj. z ramienia Zamawianego

- Ośrodka Przetwarzania Informacji – Państwowego Instytutu Badawczego - Mariusza

Kołomyjskiego, oraz z ramienia Wykonawcy - Data Experts S.Ś.,

3. dokument został złożony zatem w oryginale, a nie kopii poświadczonej za zgodność.

Odwołujący w żaden sposób nie wykazał zatem w ramach zarówno postępowania odwoławczego jak również w ramach prowadzonego postępowania przetargowego obrony „kluczowych kwestii”, które to wskazał w odwołaniu tj. nie przedstawił dowodów w zakresie punktu 2 jak również punktu 3. Odwołujący wskazał tylko i wyłącznie w Odwołaniu, że w ramach zawartej umowy zgodnie z § 6 umowy 7/2024 pomiędzy Odwołującym a Ośrodkiem Przetwarzania Informacji – Państwowego Instytutu Badawczego umocowanym do tej czynności był bezpośrednio tylko jeden członek zarządu spółki czego Odwołujący nie udowodnił na żadnym etapie postępowania przetargowego jak i odwoławczego. Odwołujący w zakresie punktu 3 również na żadnym etapie postępowania przetargowego nie udowodnił, iż protokół odbioru został złożony w oryginale.

Zamawiający zatem podkreśla, iż Odwołujący nie dochował należytej staranności w celu wykazania, iż dokument protokołu odbioru sprzętu i oprogramowania został złożony w oryginale. Należy podkreślić, iż zasada jednokrotności wezwania oznacza, że procedura wezwania wykonawcy w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp ma charakter jednokrotny, a zatem Zamawiający nie mógł wezwać po raz kolejny Odwołującego do złożenia uzupełnień/wyjaśnień. Wykonawca wzywany jest do uzupełnienia lub poprawienia podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu w określonym zakresie tylko raz może je uzupełnić lub poprawić. Umożliwienie Wykonawcy po raz kolejny uzupełnienia dokumentów stawiałoby go w uprzywilejowanej sytuacji względem innych Wykonawców, którzy w sposób poprawny złożyli wymagane przez Zamawiającego dokumenty. W konsekwencji doprowadziłoby to do naruszenia jednej z podstawowych zasad zamówień publicznych, tj. zasady równego traktowania wykonawców Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 13 listopada 2024 r. sygn. akt KIO 3962/24. Powyższe potwierdza również nowy Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 06 maja 2025 r. sygn. akt KIO 1416/25. W związku z jednokrotnością tej procedury wezwanie kierowane do wykonawcy „powinno precyzyjnie wskazywać uchybienia, jakich dopuścił się on składając podmiotowe środki dowodowe, precyzować w jaki sposób wykonawca ma usunąć stwierdzone w dokumentach braki tj. czy powinien przedłożyć nowe, czy też poprawić lub uzupełnić określone oświadczenia lub dokumenty. Konieczne jest także wskazanie terminu i formy, w jakiej nieprawidłowości powinny być usunięte. (…) Tylko zatem w przypadku, gdy zamawiający nie dochowa tych warunków, w szczególności, jeśli treść skierowanego do wykonawcy wezwania będzie nieprecyzyjna lub niekompletna możliwe, a nawet konieczne, będzie ponowienie tej czynności przez zamawiającego. Z kolei oceniając tą czynność, tylko w przypadku, gdy wezwanie było niejednoznaczne czy nieprecyzyjne, Izba może nakazać jej powtórzenie jako dokonanej wadliwie.” (wyrok o sygn. akt. KIO868/23). Należy wskazać, iż powołując się na powyższe należy zwrócić uwagę, iż Zamawiający w sposób precyzyjny jak również jednoznaczny kierował wszystkie wezwania do wyjaśnień czy uzupełnień do Odwołującego.

W świetle analizy powyższego Zamawiający działał na ugruntowanym, jednolitym orzecznictwie KIO dotyczącym jednokrotności wezwania do uzupełnienia dokumentów.

Wyrok KIO z dnia 8 lutego 2023 r. sygn. akt KIO 179/23 – uzupełnienie dokumentów „(…) skorzystanie przez Zamawiającego z instytucji określonej art. 128 ust. 1 ustawy Pzp co do zasady ma charakter jednokrotny. Tym samym błędy popełnione przez Wykonawcę na etapie uzupełniania czy też poprawiania JEDZ obciążają samego Wykonawcę”

Wyrok KIO z dnia 7 listopada 2022 r. sygn. akt KIO 2804/22 – uzupełnienie dokumentów (…) „Stosowanie tej zasady polega bowiem, jak jednolicie wskazuje się w orzecznictwie i poglądach doktryny, na jednokrotnym wezwaniu w zakresie konkretnego dokumentu, czy nawet konkretnej informacji zawartej w danym dokumencie, nie zaś na jednokrotnym wzywaniu danego wykonawcy w ogóle.”

Wyrok KIO z dnia 29 czerwca 2021 r. sygn. akt KIO 1649/21 – uzupełnienie dokumentów (…) „Izba podziela stanowisko zamawiającego, wyrażone w odpowiedzi na odwołanie, że wezwanie do uzupełnienia dokumentów na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy P.z.p. jest wezwaniem jednokrotnym.”

Mając powyższe na względzie Zamawiający nie miał możliwości po raz kolejny wezwać Odwołującego do uzupełnienia tych samych braków. W świetle bogatego orzecznictwa w tym zakresie co potwierdzają przytoczone wyroki dotyczące jednokrotności wezwania, ponowne wezwanie Wykonawcy o uzupełnienie tego samego dokumentu byłoby nieuprawnionym działaniem ze strony Zamawiającego. Niezrozumiałym jest fakt dla Zamawiającego, iż Odwołujący nie złożył w wymaganym terminie stosownych uzupełnień wynikających z wezwania Zamawiającego z dnia 18.06.2025 r., gdyż w toku prowadzonego postępowania Odwołujący wręcz wzorowo odpowiadał na wszystkie pisma do niego kierowane przez Zamawiającego. Zamawiający nadto podkreśla, że Odwołujący w treści wywiedzionego odwołania nie wskazał jakiejkolwiek argumentacji potwierdzającej zarzut naruszenia uPzp. Zamawiający nie znajduje zrozumienia dla argumentacji podnoszonej przez Odwołującego.

Zarzuty Odwołującego nie zasługują zatem na uwzględnienie.

Ad 2)

Zamawiający nie znajduje zrozumienia dla argumentacji podnoszonej przez Odwołującego w zakresie naruszenia art. 252 ust. 1 uPzp. Zamawiający przeprowadził przedmiotowe postępowanie w sposób prawidłowy nie dyskryminujący żadnego z Wykonawców w oparciu o przepisy art. 16 oraz 17 uPzp, tj. zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania Wykonawców. Zamawiający działając zgodnie z art. 252 ust. 2 uPzp. zwrócił się do Wykonawcy o wyrażenie pisemnej zgody na wybór jego oferty jako najkorzystniejszej w ww. zadaniu po upływie terminu związania ofertą. Po uzyskaniu ww. zgody Wykonawcy firmy VTiT Sp. z o.o. Zamawiający zgodnie z art. 253 ust. 1 pkt 1 uPzp. dokonał wyboru najkorzystniejszej oferty niezwłocznie informując Wykonawców, którzy złożyli oferty.

Mając powyższe na względzie Zamawiający nie znajduje zrozumienia dla argumentacji podnoszonej przez Odwołującego, w kwestii błędnego odrzucenia oferty Odwołującego. Zamawiający przeprowadził przedmiotowe postępowanie w sposób prawidłowy nie dyskryminujący żadnego z Wykonawców w oparciu o przepisy art. 16 oraz 17 uPzp, tj. zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania Wykonawców. W ramach wymaganych dokumentów Zamawiający wymagał złożenia przez Wykonawców oświadczeń i dokumentów w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu jak również w ramach kryterium oceny ofert. Zamawiający nadto podkreśla, że Odwołujący w treści wywiedzionego odwołania nie wskazał jakiejkolwiek argumentacji potwierdzającej zarzut naruszenia uPzp. Zamawiający nie znajduje zrozumienia dla argumentacji podnoszonej przez Odwołującego.

Zarzuty Odwołującego nie zasługują zatem na uwzględnienie.

 Skład Orzekający Krajowej Izby Odwoławczej (KIO lub Izba) ustalił i zważył, co następuje:

Odwołanie podlega oddaleniu.

 Wykonawca - Data Experts Sp. z o.o. z/s w Warszawie kwestionując w odwołaniu – punkt I.1) - czynność odrzucenia oferty Odwołującego na podstawie art. 226 ust.1 pkt 1) lit. c) ustawy Pzp podał, że Data Experts złożył oryginał protokołu odbioru, który potwierdził zrealizowanie wymaganej dostawy obejmującej serwery, o wartości przekraczającej 200.000 zł, podpisany podpisami kwalifikowanymi przez umocowanych w umowie przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy.

 Zamawiający w decyzji z dnia 17.07.2025 r. w zakresie dotyczącym odrzucenia oferty wykonawcy Data Eksperts wskazał na art. 226 ust.1 pkt 2 Pzp i podał w uzasadnieniu: (…) Działając zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający pismem nr ZP.KW.00338.2025 z dnia 29.05.2025 r. wezwał Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona tj. firmę Data Experts Sp. z o.o., ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, do złożenia podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia. Wykonawca w wyznaczonym terminie tj. w dniu 03.06.2025 r. przedłożył Zamawiającemu wymagane dokumenty, jednakże nie wszystkie dokumenty złożone na wezwanie Zamawiającego tj. Protokół odbioru Sprzętu i Oprogramowania zostały opatrzone elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osoby upoważnione do reprezentacji Spółki Wykonawcy (zgodnie z informacjami zawartymi w KRS). Z przedłożonego przez Wykonawcę Protokołu odbioru Sprzętu i Oprogramowania na potwierdzenie należytego wykonania dostawy, wynikało oświadczenie o braku uwag, dokonaniu odbioru przedmiotu zamówienia bez zastrzeżeń oraz terminowego wykonania dostawy. Tym samym należy uznać, iż Wykonawca składając niniejszy dokument udowodnił należyte wykonanie zamówienia wymienionego w wykazie dostaw jako potwierdzającego spełnianie warunku udziału w postępowaniu. Jednakże niniejszy dokument jako podmiotowy środek dowodowy powinien być sporządzony w postaci elektronicznej, opatrzony elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1557 ze zm.), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych. Zamawiający stwierdził, iż przedmiotowy dokument został opatrzony elektronicznym podpisem kwalifikowanym przez p. S.M. Ś. (data złożenia podpisu 2024-03-20) oraz M.P. (data złożenia podpisu 2024-03-21). Niniejszy dokument nie został podpisany przez Wykonawcę zgodnie ze sposobem reprezentacji spółki, która została określona w KRS w Dziale 2, Rubryka 1 – Organ uprawniony do reprezentacji podmiotu” Zamawiający wskazał na wyrok KIO 3346/22 i dalej podał: (…) Działając zgodnie z art. 128 ust. 1, w zw. z art. 266 ustawy Pzp, Zamawiający wezwał Wykonawcę pismem nr ZP.KW.00395.2025 z dnia 18.06.2025 do złożenia, uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu tj. dokumentu potwierdzającego spełnianie warunku dot. zdolności technicznej tj. dowodów określających czy te dostawy zostały wykonane należycie, który winien być podpisany zgodnie ze sposobem reprezentacji wskazanym w KRS. Wykonawca w wyznaczonym terminie nie złożył, nie uzupełnił podmiotowych środków dowodowych dokumentu potwierdzającego spełnianie warunku dot. zdolności technicznej tj. dowodów określających czy te dostawy zostały wykonane należycie podpisanego zgodnie z reprezentacją określoną w KRS. W związku z powyższym Zamawiający na podstawie art. 226 ust.1 pkt 2 odrzucił ofertę Wykonawcy Data Experts Sp. z o.o., ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa z uwagi na fakt, iż Wykonawca nie złożył w przewidzianym terminie podmiotowego środka dowodowego. Zgodnie z art. 226 ust.1 pkt 2 ustawy Pzp „Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: została złożona przez wykonawcę: który nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, lub podmiotowego środka dowodowego, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, przedmiotowego środka dowodowego, lub innych dokumentów lub oświadczeń”.

Z treści cytowanej decyzji wynika jednoznacznie, że podstawą odrzucenia oferty była przesłanka określona w art. 226 ust.1 pkt 2 Pzp, podczas gdy w odwołaniu wskazano na art. 226 ust.1 pkt 1) lit. c) Pzp. Wskazany przez wykonawcę w odwołaniu art. 226 ust.1 pkt 1) lit. c) Pzp nie zawiera liter i odnosi się do złożenia oferty po upływie terminu składania ofert. Ta okoliczność nie została sprostowana w toku rozprawy przez wykonawcę, tak jak zarzut z punktu I.2) dotyczący wyboru najkorzystniejszej oferty z naruszeniem art. 239 ust.1 Pzp a nie wskazanego w odwołaniu art. 252 ust. 1 ustawy Pzp. Pomimo braku sprostowania w zakresie zarzutu z pkt I.1) KIO na podstawie podnoszonej w odwołaniu argumentacji uznała, że ten zarzut dotyczy art. 226 ust.1 pkt 2 lit. c) Pzp.

W myśl art. 226 ust.1 pkt 2 ustawy Pzp: „Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: (…)

„2. została złożona przez wykonawcę:

a) podlegającego wykluczeniu z postępowania lub

b) niespełniającego warunków udziału w postępowaniu, lub

c) który nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, lub podmiotowego środka dowodowego, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, przedmiotowego środka dowodowego, lub innych dokumentów lub oświadczeń;(…)

Wykonawca w punkcie I.1) odwołania kwestionując odrzucenie jego oferty powołał się na protokół odbioru, który złożył w dniu 3.09.2025 r. na potwierdzenie zrealizowania dostawy obejmującej serwery, o wartości przekraczającej 200.000 zł. W zakresie tego zarzutu podał, że protokół złożył w oryginale, podpisany podpisami kwalifikowanymi przez umocowanych w umowie przedstawicieli zamawiającego i wykonawcy.

Izba rozpoznając w takim zakresie zarzut z pkt I.1) odwołania stwierdziła, że nie jest zaskarżona w odwołaniu okoliczność faktyczna związana z zastosowaniem wskazanej w decyzji przesłanki, a dotycząca braku odpowiedzi wykonawcy na wezwanie z dnia 18.06.
‎2025 r. skierowanym do wykonawcy na podstawie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z art. 266 ustawy Pzp. Z uzasadnienia bowiem cytowanej decyzji – podobnie z akt sprawy – wynika, że do wykonawcy Data Experts (którego oferta została najwyżej oceniona) skierowano trzy wezwania. Pierwsze z dnia 29.06. 2025 r. zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp dotyczące złożenia podmiotowych środków dowodowych., drugie z dnia 13.06.2025 r. na podstawie art. 128 ust.1 w zw. z art. 266 ustawy Pzp dotyczące złożonego Wykazu dostaw w dniu 3.06.
‎2025 r. i trzecie z dnia 18.06.2025 r. również na podstawie art. 128 ust.1 w zw. z art. 266 ustawy Pzp dotyczące złożonego w dniu 3.06.2025 r. – Protokołu odbioru Sprzętu i Oprogramowania. W tym trzecim wezwaniu Zamawiający w szczególności podał: (…) Zamawiający wzywa do złożenia, uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu. (…) Wykonawca w wyznaczonym terminie tj. w dniu 03.06.2025 r. przedłożył Zamawiającemu wymagane dokumenty, jednakże nie wszystkie dokumenty złożone na wezwanie Zamawiającego tj. Protokół odbioru Sprzętu i Oprogramowania zostały opatrzone elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osoby upoważnione do reprezentacji Spółki Wykonawcy (zgodnie z informacjami zawartymi w KRS). (…) Z przedłożonego przez Wykonawcę Protokołu odbioru Sprzętu i Oprogramowania na potwierdzenie należytego wykonania dostawy, wynika oświadczenie o braku uwag, dokonaniu odbioru przedmiotu zamówienia bez zastrzeżeń oraz terminowego wykonania dostawy. Tym samym należy uznać, iż Wykonawca składając niniejszy dokument udowodnił należyte wykonanie zamówienia wymienionego w wykazie dostaw jako potwierdzającego spełnianie warunku udziału w postępowaniu. Jednakże niniejszy dokument jako podmiotowy środek dowodowy powinien być sporządzony w postaci elektronicznej, opatrzony elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tj. Dz.U. z 2024 r., poz. 1557 ze zm.), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych. (…) Wyznaczony termin na złożenie wyjaśnień (dokumentu lub udzielenie odpowiedzi) upływał 24.06.2025 r. Wykonawca w wyznaczonym terminie nie odniósł się do treści tego wezwania (ani nie uzupełnił podmiotowych środków dowodowych ani nie złożył wyjaśnień). Izba zwraca uwagę, że wykonawca nie zgadzając się z treścią wezwania mógł także zaskarżyć czynność wezwania w terminie wyznaczonym art. 515 ustawy Pzp. Taka czynność też nie została podjęta. Tym samym w stanie faktycznym tej sprawy KIO nie ma podstaw do kwestionowania decyzji o odrzuceniu oferty wykonawcy Data Experts, albowiem mając na uwadze brak stanowiska wykonawcy na wezwanie z 18.06.2025 r. przesłanka z art. 226 ust.1 pkt 2 pkt c) Pzp ma zastosowanie. Wykonawca Data Experts nie złożył w zakreślonym w tym wezwaniu terminie podmiotowego środka dowodowego lub wyjaśnień w zakresie wskazywanym w wezwaniu, które to wezwanie miało na celu potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu. Przedłożony przez wykonawcę na rozprawie dowód – umowa nr 7/2024 – i jego wpływ na ocenę przez Zamawiającego dokumentu referencyjnego przedłożonego w dniu 3.06.2025 r. nie podlegał ocenie Izby. Izba bowiem zgodnie z art. 555 ustawy Pzp orzeka co do zarzutów podniesionych w odwołaniu uwzględniając oczywiście okoliczności faktyczne stanowiące podstawę zastosowania konkretnej przesłanki w tym przypadku co podstaw odrzucenia oferty danego wykonawca. Izba na marginesie zwraca uwagę, że Zamawiający w ramach samokontroli może na każdym etapie danego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przed zawarciem umowy zweryfikować własne decyzje, w tym co do zasadności skierowanego do wykonawcy wezwania co do złożenia, uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu, jeśli uzna, że kierowanie takiego wezwania do wykonawcy nie było uzasadnione. Natomiast Izba jest związana zarzutami podnoszonymi w odwołaniu i nie może dokonywać w zastępstwie Zamawiającego czynności związanych z oceną spełniania spornego warunku poprzedzoną wezwaniem, którego treść nie została podważona i na które to wezwanie wykonawca nie przedstawił żadnego stanowiska.

Reasumując KIO stwierdza, że ustalenia w zakresie zarzutu z punktu I.1) odwołania powodują, że także zarzut z punktu I.2) odwołania podlega oddaleniu.

O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku na podstawie art. 575 Ustawy Prawa zamówień publicznych oraz w oparciu o przepisy poz. 2437).

Mając powyższe na uwadze, Krajowa Izba Odwoławcza orzekła jak w sentencji wyroku.

....................................................