KIO 3021/25

Sygn. akt: KIO 3021/25

WYROK

Warszawa, dnia 3 września 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca: Irmina Pawlik

    

Protokolant: Oskar Oksiński

po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 29 sierpnia 2025 r. w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 21 lipca 2025 r. przez wykonawcę Groy Translations sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie

przy udziale uczestnika po stronie zamawiającego: wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia W.S. i M.D. działających jako wspólnicy spółki cywilnej Lingua Lab s.c. W.S., M.D. w Krakowie

orzeka:

1.oddala odwołanie;

2.kosztami postępowania obciąża odwołującego Groy Translations sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach i:

2.1.zalicza do kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7500 zł 00 gr (siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez odwołującego tytułem wpisu od odwołania, kwotę 3600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez odwołującego tytułem wynagrodzenia pełnomocnika oraz kwotę 3600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez zamawiającego tytułem wynagrodzenia pełnomocnika;

2.2.zasądza od odwołującego Groy Translations sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach. na rzecz zamawiającego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie kwotę 3600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszty postępowania odwoławczego poniesione przez zamawiającego tytułem wynagrodzenia pełnomocnika.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca:………….………….................

‎Sygn. akt: KIO 3021/25

Uzasadnienie

Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie (dalej jako „Zamawiający”) prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie podstawowym na świadczenie usług w zakresie tłumaczeń pisemnych zwykłych i przysięgłych dla uczestników projektu (nr ref. PZ.271.1.9.2025). Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w dniu 4 kwietnia 2025 r. w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 2025/BZP 00177078. Do ww. postępowania o udzielenie zamówienia zastosowanie znajdują przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, dalej „ustawa Pzp”). Wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza progów unijnych, o których mowa w art. 3 ustawy Pzp.

W dniu 21 lipca 2025 r. wykonawca Groy Translations sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach (dalej jako „Odwołujący”) wniósł odwołanie wobec czynności wyboru oferty najkorzystniejszej i zaniechania odrzucenia oferty Lingua Lab s.c. W.S., M.D. (dalej jako „Przystępujący”) z powodu rażąco niskiej ceny. Odwołujący zarzucił naruszenie przez Zamawiającego:

1.art. 239 ust. 1 w zw. z art. 16 pkt. 1 ustawy Pzp poprzez dokonanie wyboru oferty Przystępującego jako oferty najkorzystniejszej, tymczasem to oferta Odwołującego powinna zostać oceniona najwyżej w toku postępowania;

2.art. 226 ust. 1 pkt 8 w zw. z art. 224. i z art. 16 pkt. 1 ustawy Pzp poprzez zaniechanie odrzucenia oferty Przystępującego z uwagi na rażąco niską cenę, gdyż Przystępujący nie przedstawił rzetelnych wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny potwierdzających, że złożona przez niego oferta nie zawiera ceny rażąco niskiej w stosunku do przedmiotu zamówienia, a oferta ta zawiera rażąco niską cenę.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania w całości i nakazanie Zamawiającemu unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej, powrotu do badania i oceny ofert i odrzucenia oferty Przystępującego.

Odwołujący wniósł ponadto o zasądzenie od Zamawiającego na jego rzecz kosztów postępowania odwoławczego, w tym kosztów zastępstwa procesowego według norm przepisanych i zgodnie z fakturą przedstawioną przez Odwołującego na rozprawie.

Zamawiający w dniu 25 sierpnia 2025 r. złożył pisemną odpowiedź na odwołanie, wnosząc o jego oddalenie w całości.

Przystępujący w dniu 26 sierpnia 2025 r. złożył pismo procesowe, wnosząc o oddalenie odwołania w całości. Ponadto w dniu 28 sierpnia 2025 r. złożył pismo z rozszerzoną argumentacją.

Odwołujący w dniu 28 sierpnia 2025 r. złożył pisemną replikę na odpowiedź Zamawiającego na odwołanie.

Po przeprowadzeniu rozprawy z udziałem Stron i Uczestnika postępowania odwoławczego, na podstawie zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, uwzględniając akta sprawy odwoławczej, Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje.

Izba stwierdziła skuteczność przystąpienia zgłoszonego do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia W.S. i Małgorzatę Dembińskią działających jako wspólnicy spółki cywilnej Lingua Lab s.c. W.S., M.D. z miejsce prowadzenia działalności w Krakowie.

Izba stwierdziła, że nie została wypełniona żadna z przesłanek skutkujących odrzuceniem odwołania w całości na podstawie art. 528 ustawy Pzp.

Izba uznała, że Odwołujący, jako podmiot zainteresowany uzyskaniem zamówienia, który złożył ofertę w postępowaniu, a wnosząc odwołanie dąży do unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej i odrzucenia oferty Przystępującego, posiada interes w uzyskaniu zamówienia oraz może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp, czym wypełnił materialnoprawne przesłanki dopuszczalności odwołania, o których mowa w art. 505 ust. 1 ustawy Pzp.

Izba rozstrzygając sprawę uwzględniła dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia przekazaną przez Zamawiającego, w szczególności SWZ wraz z załącznikami, oferty wykonawców, wezwanie i wyjaśnienia Przystępującego dotyczące wyliczenia ceny, zawiadomienie o wyborze oferty Przystępującego jako najkorzystniejszej w postępowaniu. Izba wzięła pod uwagę ponadto stanowiska przedstawione przez Strony i Uczestnika na piśmie i ustnie do protokołu rozprawy oraz dopuściła i przeprowadziła dowód z dokumentu załączonego do pisma Przystępującego w postaci przykładowej faktury VAT innego wykonawcy, na okoliczności wskazane przez Przystępującego w treści pisma.

Izba ustaliła, co następuje:

Przedmiotem zamówienia, zgodnie z Rozdziałem III SWZ, jest realizacja przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usługi tłumaczeń pisemnych zwykłych i przysięgłych dokumentów uczestników projektu „Żyj i pracuj w Małopolsce (etap 1)” - dofinansowanej z Funduszy Europejskich operacji o znaczeniu strategicznym dla Małopolski (zwanego dalej ZIP). Usługa obejmuje przetłumaczenie maksymalnie 5 150 stron dokumentu w tym: 1) z języka obcego na język polski maksymalnie 1 120 stron tłumaczenia zwykłego i 3 680 stron tłumaczenia przysięgłego; 2) z języka polskiego na język obcy maksymalnie 350 stron tłumaczenia zwykłego. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w załączniku A do SWZ. W załączniku tym wskazano m.in. zakres językowy tłumaczeń: języki ukraiński, białoruski, rosyjski, angielski, niemiecki, francuski, hiszpański, arabski, chiński, japoński, turecki i inne mające status języków urzędowych.

W postępowaniu wpłynęło 12 ofert, w tym oferty Odwołującego z ceną 342 345,26 zł (po poprawieniu omyłek 313 346,61 zł) i Przystępującego z ceną 220 895,70 zł.

Zamawiający pismem z 5 maja 2025 r. wezwał Przystępującego na podstawie art. 224 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp do udzielenia wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny zaoferowanej za wykonanie zamówienia publicznego. Zamawiający wskazał: „Zaoferowana przez Państwa cena (220 895,70 zł) jest o co najmniej 30% niższa od wartości zamówienia powiększonej o należny podatek VAT, ustalonej przez Zamawiającego z należytą starannością przed wszczęciem postępowania (377 852,15 zł brutto) oraz o co najmniej 30% niższa od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 1 i 10 ustawy Pzp ( 368 608,93 zł).

W ramach składanych wyjaśnień proszę o uwzględnienie następujących elementów:

1)Proszę o podanie okoliczności, które uzasadniają zaoferowaną przez Państwa cenę i poparcie ich szczegółową kalkulacją wydatków w poszczególnych pozycjach w ofercie zawierającą m.in.:

a.wysokość kosztów wynagrodzenia tłumaczy;

b.wysokość kosztów wydruku dokumentów;

c.wysokość kosztów przesyłki/dostarczenia dokumentów do Zamawiającego;

d.wysokość kosztów obsługi administracyjnej (koordynacji zleceń);

Należy szczegółowo wskazać konkretne czynniki umożliwiające Wykonawcy skalkulowanie ceny na niskim poziomie. Konieczne jest ponadto wyjaśnienie, w jakim stopniu dany czynnik wpłynął na obniżenie ceny.

Dodatkowo należy przedstawić dowody potwierdzające informacje zawarte w kalkulacji wydatków.

2)Proszę o informację, czy i w jaki sposób wyliczyli Państwo w cenie oferty koszty pracy osób, które zostaną skierowane do realizacji zamówienia. Wymaga się przedstawienia wyliczeń i/lub innych informacji, z których wynikać będą koszty pracy, których wartość przyjęta do ustalenia ceny nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r. poz. 2207) lub przepisów odrębnych właściwych dla spraw, z którymi związane jest realizowane zamówienie.

3)Proszę o informację, czy i w jaki sposób wyliczając cenę oferty uwzględnili Państwo przepisy z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego, obowiązujące w miejscu, w którym realizowane jest zamówienie.

Zgodnie z art. 224 ust. 5 ustawy Pzp obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, spoczywa na Wykonawcy. Należy udzielić odpowiedzi na wszystkie kwestie poruszone w niniejszym wezwaniu.

W przypadku niezłożenia w wyznaczonym terminie wymaganych wyjaśnień i dowodów lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie będą uzasadniać podanej w ofercie ceny, Państwa oferta podlegać będzie odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 8 w związku z art. 224 ust. 6 ustawy Pzp.”

W odpowiedzi na to wezwanie Przystępujący złożył wyjaśnienia (pierwotnie objęte częściowo tajemnicą przedsiębiorstwa, niemniej zastrzeżone nieskutecznie, co stwierdzono w wyroku Izby z dnia 18 czerwca 2025 r., sygn. akt KIO 1984/25), w których wskazał:

„(…) w cenie jednostkowej oferty uwzględniliśmy wszystkie wymagania zawarte w Specyfikacji warunków zamówienia, Opisie przedmiotu zamówienia, wzorze Umowy, odpowiedziach na pytania do SWZ oraz wszystkie elementy związane z należytym wykonaniem zamówienia.

Ponadto wskazujemy, że oferta została przygotowywana przez zespół posiadający wieloletnie doświadczenie praktyczne w organizowaniu i realizowaniu usług tłumaczeniowych oraz uwzględnia ona wszystkie możliwe elementy kosztowe, jakie występują w przedmiotowym zamówieniu z uwzględnieniem wysokiej jakości usług świadczonych przez Wykonawcę oraz zapewnia osiągnięcie zysku.

Wykonawca wskazuje, że przy wyliczaniu ceny kierował się metodyką, którą konsekwentnie prezentuje i stosuje w postępowaniach, w których składa oferty. Odnosząc się w tym miejscu do przywołanego w treści wezwania postępowania wskazuję, że założenia Wykonawcy opisane w tym wyjaśnieniu pozostają aktualne, a Wykonawca kieruje się nimi przy ustalaniu cen w podobnych postępowaniach w sektorze zamówień publicznych. Wykonawca wskazuje, że wszystkie z cen zapewniają należyte wykonanie zamówienia, a wykonawca jest w stanie zaoferować stawki w takiej wysokości ze względu na właściwe mu warunki – w szczególności dysponowanie liczną kadrą tłumaczy oraz dotychczasowe doświadczenie w wykonywaniu podobnych zamówień.

Na wstępie należy podkreślić, że Wykonawca jest podmiotem, który ma bogate doświadczenie w obsłudze administracji publicznej, w tym centralnych organów administracji rządowej, a co za tym idzie, posiada wiedzę, jakie elementy kosztowe należy uwzględnić w kalkulacji cenowej, aby była ona rzetelna, oferta umożliwiała prawidłową realizację umowy a sama kalkulacja cenowa pozwalała na zdobycie zamówienia.

Doświadczenie Wykonawcy zdobyte przy realizacji ww. zamówień – zapewnia możliwość wyceny zarówno usług tłumaczenia zwykłego, jak i przysięgłego – przy uwzględnieniu realnych kosztów, jakie zachodzą w tym zakresie.

W dalszej części wyjaśnień Wykonawca przedstawi szczegółową kalkulację cenową. W tym miejscu Wykonawca pragnie równocześnie podkreślić, że wpływ na wycenę oferty miały w szczególności:

1)bogate doświadczenie Wykonawcy w realizacji zamówień o analogicznym przedmiocie zamówienia.

Wykonawca realizuje szereg zamówień dla zamawiających publicznych oraz podmiotów prywatnych. Wysoką jakość tłumaczeń potwierdzają kontrahenci Wykonawcy. W ostatnich tylko miesiącach Wykonawca realizował zamówienia na rzecz Zamawiających, od których w 2023 i 2024 r. otrzymał listy referencyjne: Urząd Miasta Krakowa (archiwalne), Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Kancelaria Sejmu, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, Ministerstwo Klimatu i Środowiska, Ministerstwo Rolnictwa, Narodowy Bank Polski, Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, Ministerstwo Infrastruktury, Urząd ds. Cudzoziemców. Wszystkie zamówienia zostały wykonane w sposób należyty, a Wykonawca otrzymał potwierdzenia należytego wykonania zamówień. Co warte podkreślenia każdy z w/w Zamawiających składają zamówienia w zakresie wszystkich grup językowych, które w swoim postępowaniu przewiduje obecny Zamawiający w ramach postępowania nr PZ.271.1.9.2025. DOWÓD: referencje i potwierdzenia współpracy wystawione przez ww. podmioty, w których treści zostały szczegółowo określone przedmiot zamówienia i charakter tłumaczonych tekstów - załącznik nr 1 do wyjaśnień. Powyższe dowody potwierdzają, że Wykonawca za stawki tłumaczeń na poziomie oferowanych aktualnie w postępowaniu – wykonywał i wykonuje zamówienia w sposób prawidłowy, z należytą starannością, a żaden z kontrahentów Wykonawcy nie zgłaszał zastrzeżeń, co do jakości i terminowości wykonywanych tłumaczeń.

2)stała, wieloletnia współpraca z tłumaczami i innymi dostawcami realizującymi usługi dla Wykonawcy

Wykonawca współpracuje z profesjonalnymi tłumaczami i innymi dostawcami posiadającymi odpowiednie kwalifikacje zawodowe i wykształcenie po stawkach indywidualnie wynegocjowanych, z uwagi na stałą, wieloletnią współpracę. Wykonawca angażuje do tłumaczeń i realizacji innych usług świadczonych przez Wykonawcę wyłącznie sprawdzonych specjalistów, z którymi współpracuje od wielu lat. Taka współpraca gwarantuje szybkie i sprawne przekazanie tekstów do tłumaczenia, eliminuje występowanie opóźnień i ogranicza do minimum jakiekolwiek ryzyko Wykonawcy. Wykonawca w każdym momencie dysponuje odpowiednim zapleczem personalnym do szybkiego wykonania tłumaczeń o tematyce związanej z obszarami tematycznymi z zakresu kompetencji Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie, w tym m.in. związanych z dokumentami dot. pracy, nauki, stanu zdrowia oraz pobytu w kraju pochodzenia dorosłych obywateli państw trzecich, przebywających lub zamierzających osiedlić się w Małopolsce, ze szczególnym uwzględnieniem osób, które po agresji Federacji Rosyjskiej na Ukrainę zostały objęte ochroną czasową a także mikro, małych i średnich przedsiębiorców (MŚP) zatrudniających lub planujących zatrudnić obywateli Państw trzecich (np. instrukcje stanowiskowe, zasady BHP, umowy dotyczące zatrudnienia) itp., czyli takimi, jakie Wykonawca z powodzeniem tłumaczy od lat.

3)wypracowane przez Wykonawcę know-how w zakresie zarządzania procesem tłumaczeń oraz norma PN-EN ISO 17100:2015 na usługi tłumaczeń pisemnych oraz pełne bezpieczeństwo informacji, cyberbezpieczeństwo i ochrona prywatności wg normy ISO/IEC 27001:2022.

W usługach tłumaczeniowych niebagatelną rolę pełni wypracowany przez Wykonawcę sposób organizacji pracy i zlecania tłumaczeń, który gwarantuje sprawną obsługę Zamawiającego. Doświadczenie Wykonawcy w tym zakresie pozwoliło na wypracowanie know-how. Jest to niepisany zbiór czynności podejmowanych przez Wykonawcę, sposobu zarządzania – który gwarantuje sprawną obsługę usług tłumaczeniowych. Dodatkowo jakość usług tłumaczeniowych gwarantuje procedura wykonywania tłumaczeń zgodnie z normą PN-EN ISO 17100:2015. Równocześnie Wykonawca działa według ściśle określonych norm w zakresie bezpieczeństwa informacji, cyberbezpieczeństwa i ochrony prywatności a także systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji, przy uwzględnieniu wymagań tychże systemów, które są zdefiniowane według normy ISO/IEC 27001:2022. Powyższe potwierdza, że usługi świadczone przez Wykonawcę w trakcie realizacji zamówienia będą spełniać standardy nawet wyższe niż wymagane, to jest wyższe niż normy PN-EN ISO 17100:2015-06, ISO 27001:2017 a Wykonawca posiada odpowiednie certyfikaty. Stosowanie u Wykonawcy wyżej wymienionych norm ISO, pozwala na jak najlepsze wypełnienie obowiązków wynikających z SWZ, OPZ i wzoru umowy. DOWÓD: Certyfikaty ISO 17100 oraz ISO 27001 Wykonawcy - załącznik nr 2 do wyjaśnień.

4)ograniczone koszty administracyjne i organizacji biura, które rozkładają się na wiele kontraktów realizowanych przez Wykonawcę

Wykonawca nie jest spółką prawa handlowego, zatem nie ponosi kosztów zarządu, nadzoru, etc. Czynności zarządzania i administracji wykonują wspólniczki spółki cywilnej, działające jako przedsiębiorcy na swój rachunek. Wykonawca nie ponosi więc bezpośredniego kosztu wynagrodzeń pracowników zajmujących się zarządem. Koszty administracji, koszty biura rozkładają się na wiele kontraktów realizowanych przez Wykonawcę zarówno dla podmiotów publicznych, jak i prywatnych. Wobec powyższego przy wyliczaniu ceny – koszty administracyjne i organizacyjne są marginalne. Podobnie w przypadku ubezpieczenia Wykonawcy, które również rozkłada się na wiele kontraktów, a koszty polisy nie są znaczne. Obecnie Wykonawca realizuje ponad 30 umów na rzecz podmiotów publicznych, posiada portfolio ponad 200 aktywnych klientów komercyjnych współpracujących na podstawie umowy ramowej oraz realizuje ponad 800 zleceń miesięcznie. Skala realizacji zleceń sprawia, iż koszty administracji i organizacji biura są kosztami mającymi znaczenie marginalne.

5)wykorzystanie narzędzia CAT

Zastosowanie oprogramowania CAT pozwala na przetłumaczenie 1-3 strony więcej w stosunku do pracy bez profesjonalnego oprogramowania. Co istotne – zastosowania tego narzędzia nie można utożsamiać z tłumaczeniem maszynowym. Stosowanie CAT jest w pełni zgodne z normą ISO 17100:2015, co więcej norma przewiduje zastosowanie tego rodzaju rozwiązania. Poniżej wskazujemy na fragmenty normy – przewidujące zastosowanie narzędzia CAT: (…) Zgodnie z wymogami normy – dostawca usług tłumaczeniowych (oznaczony w treści normy jako „TSP”, ang. Translation Service Provider) powinien dysponować takimi narzędziami wspomagającymi tłumaczenie jak CAT: (…) Oprogramowanie typu CAT, czyli tłumaczenie wspomagane komputerowo (Computer Aided Translations) angażuje dostępne technologie do wsparcia profesjonalnych tłumaczy – a nie ich zastąpienia. Narzędzia CAT dzielą tekst na wygodne segmenty, pozwalają na zachowanie jednolitej terminologii w całym dokumencie oraz, co najważniejsze, dają tłumaczom/weryfikatorom pełną kontrolę nad tekstem. Każdy CAT jest wyposażany w funkcję dzielenia na segmenty, tworzenia glosariuszy i pamięci tłumaczeniowych, przenoszenia formatowania źródłowego, itd. Celem takiego programu jest usprawnienie procesu tłumaczenia wykonywanego przez człowieka. Tłumacz może się zainspirować podpowiedziami tłumacza automatycznego (np. opartymi na tekstach równoległych), ale wszystko musi być manualnie dopracowane przez osobę posługującą się językiem docelowym. Kluczowe korzyści wykorzystywania oprogramowani typu CAT wpływające na podniesienie jakości tłumaczenia przez zachowanie jednolitej terminologii oraz przyspieszenie pracy nad tłumaczeniem:

a)Kluczową funkcjonalnością jest możliwość zastosowania tego samego glosariusza i pamięci tłumaczeniowej do kilku projektów. Mając większą ilość zleceń od tego samego klienta, możemy w ten sposób zachować ciągłość terminologii.

b)Narzędzia CAT dzielą tekst na segmenty i wyświetlają w dwóch kolumnach (tekst źródłowy i docelowy). Dzięki temu można wygodniej operować dokumentem – zarówno tłumacząc, jak i redagując tekst już przetłumaczony.

c)Kolejną korzyścią jest sposób wyświetlania tekstu. Korektor czy weryfikator dokonujący korekty pliku CAT widzi tekst źródłowy i docelowy, przez co może szybko poprawić błędne tłumaczenie.

Zastosowanie narzędzia CAT pozwala na jak najlepsze wypełnienie obowiązków, o których mowa w Opisie przedmiocie zamówienia.

Rzetelność Wykonawcy, wysoki poziom świadczonych usług oraz rynkowy charakter cen oferowanych przez Wykonawcę – potwierdzają w szczególności realizowane przez niego dotychczas zamówienia. Wykonawca posiada znaczące doświadczenie w realizowaniu tego rodzaju usług – a w szczególności w zakresie tłumaczeń tekstów o tematyce z obszaru działalności UMK, czego potwierdzeniem są złożone referencje, w których treści określono dziedziny wykonywanych tłumaczeń.

Informacje nt. kalkulacji cenowej

1)Koszty pracy

Wykonawca potwierdza, że stosuje stawki wynagrodzeń zgodne z przepisami prawa pracy, tj. Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 r. (Dz.U. 2024 poz. 1362), którą od dnia 1 stycznia 2025 r. ustala się jako: - minimalne wynagrodzenia za pracę w wysokości 4666,00 zł brutto, - minimalną stawkę godzinową w wysokości 30,50 zł brutto.

Co więcej Wykonawca mając świadomość, że tłumacze posiadają wymagane w opisie przedmiotu zamówienia oraz opisie warunków udziału w postępowaniu – wykształcenie i kwalifikacje – stosuje przy współpracy z tłumaczami zwykłymi i przysięgłymi – stawki wynagrodzeń powyżej wartości minimalnych stawek wynikających z przepisów prawa, adekwatne do doświadczenia i kwalifikacji tłumacza współpracującego z biurem tłumaczeń. DOWÓD: faktury wystawione przez tłumaczy (zanonimizowane) za tłumaczenia zwykłe i przysięgłe z różnych grup językowych - załącznik nr 3 do wyjaśnień

Opis dowodów:

Wyjaśnienia wymagają jednostki rozliczeniowe – zazwyczaj są nimi strony 1800 znaków ze spacjami w przypadku tłumaczeń pisemnych oraz strony 1125 znaków ze spacjami w przypadku tłumaczeń przysięgłych. Pozostałe, tj. „słowa” – wskaźnik liczby słów stosuje się powszechnie na zachodzie Europy i uznaje się, że jedna strona zawiera 250 słów oraz „komplet” czy „szt.” – oznacza zbiorcze rozliczenie za dany fragment tekstu, czasem mniej niż strona, kilka zdań. Z kolei w przypadku tłumaczeń ustnych stosuje się rozliczenie na godziny lub na bloki, przy czym „blok” oznacza 4 godziny pracy tłumacza.

W niniejszym postępowaniu Wykonawca skalkulował wynagrodzenie tłumaczy pisemnych zwykłych na poziomie od 49,20 zł (brutto) do 180,00 zł (brutto) za jedną godzinę pracy a tłumaczy przysięgłych na poziomie od 159,90 zł (brutto) do 292,50 zł (brutto) za jedną godzinę pracy – o czym szczegółowo w dalszej części wyjaśnień dotyczącej wyceny poszczególnych pozycji formularza cenowego.

Należy również wskazać, że tłumacze pisemni zwykli i przysięgli zaangażowani do wykonywania zamówienia to tzw. freelancerzy, którzy nie są zatrudniani bezpośrednio przez Wykonawcę na podstawie umów o pracę, ale sami prowadzą działalności gospodarcze i samodzielnie odprowadzają składki z zakresu zabezpieczenia społecznego. Wykonują oni tłumaczenia na podstawie zleceń przekazywanych im przez Wykonawcę.

Należy również podkreślić, że w przypadku tłumaczy– będących podatnikami podatku VAT – podatek VAT wystawiony przez tłumacza na fakturze - może być odliczony przez wykonawcę od podatku VAT płaconego przez Wykonawcę, co stanowi dodatkową oszczędność dla Wykonawcy. 99% zatrudnionych przez Wykonawcę tłumaczy i weryfikatorów jest płatnikiem VAT

Odnośnie zaś pozostałych osób zaangażowanych w realizację zamówienia – mowa tu o koordynatorze skierowanym do realizacji tego zamówienia – to koszt jego zatrudnienia rozkłada się na kilkadziesiąt projektów. Wykonawca zatrudnia koordynatora na podstawie umowy o pracę, a jego wynagrodzenie przekracza wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę – wynikającego z przepisów z dnia 12 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 r. (Dz.U. 2024 poz. 1362), którą od dnia 1 stycznia 2025 r. ustala się w wysokości 30,50 zł brutto za 1 godzinę pracy raz 4666,00 zł brutto jako minimalne wynagrodzenie miesięczne. Jednocześnie ww. koszt koordynatora projektu w ramach jednego zamówienia nie stanowi istotnego znaczenia ze względu na okoliczność, że zatrudniony jest na etat i wykonuje szereg innych obowiązków poza obsługą tego konkretnego zamówienia i prac z niego wynikających.

Wysoki poziom systemów informatycznych oraz oprogramowania wspomagającego zarządzaniem procesów oraz wspomaganiem realizacji projektów pozwala wysoce zoptymalizować czas realizacji zleceń.

Rola kierownika projektu polega na wprowadzeniu zlecenia do systemu oraz ustalania harmonogramu zadań dla osób pracujących nad tłumaczeniem (tłumacz), weryfikacją (weryfikator) czy innymi usługami, zgodnie z faktycznym zakresem zamówionych usług przez klienta. Kierownik projektu realizuje miesięcznie około 150 różnego rodzaju projektów, czasami bardzo złożonych (przykładowo często zdarzają się projekty na kilkanaście języków).

Jeśli zaś chodzi o koszt weryfikacji, korekty graficznej czy zachowania/odtwarzania formatowania w dokumentach, to osobą skierowaną do realizacji tych prac są osoby pracujące na stanowisku korektor-weryfikator, zatrudnieni przez Wykonawcę na etat – zatem koszt zatrudnienia takiej osoby także rozkłada się na kilkadziesiąt projektów. To właśnie korektor-weryfikator jest osobą u Wykonawcy odpowiedzialną za wszelkie czynności związane z pozycjami ofertowymi, które dotyczą dodatkowych zadań przy tłumaczeniach do publikacji (np. (korekta techniczna, graficzna, modyfikacje itp.). Wykonawca zatrudnia korektora-weryfikatora na podstawie umowy o pracę, a jego wynagrodzenie przekracza wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę – wynikającego z przepisów z dnia 12 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 r. (Dz.U. 2024 poz. 1362), którą od dnia 1 stycznia 2025 r. ustala się w wysokości 30,50 zł brutto za 1 godzinę pracy raz 4666,00 zł brutto jako minimalne wynagrodzenie miesięczne. Jednocześnie ww. koszt korektora-weryfikatora w ramach jednego zamówienia nie stanowi istotnego znaczenia ze względu na okoliczność, że zatrudniony jest na etat i wykonuje szereg innych obowiązków poza pracami, które realizowałby na rzecz obecnego Zamawiającego. DOWÓD: Zanonimizowane umowy o pracę osób, kierownika projektu (koordynacja umowy) i korektora-weryfikatora - załącznik nr 4 do wyjaśnień

Wykonawca wskazuje, że przewidział wszystkie koszty związane z zaangażowaniem osób realizujących zamówienie w uwzględnił w cenie oferty jako koszty administracyjne.

2)Stałe koszty administracyjne Wykonawcy

Wykonawca zaliczył do stałych kosztów administracyjnych związanych z wykonywaniem zamówienia, poza kosztami zaangażowania koordynatora umowy również: koszty korekty/odtwarzania formatowania, koszty ubezpieczenia, koszty prowadzenia biura, w tym działu HR, ryzyko oraz rezerwę na stałym poziomie 1,00 zł za każdą jednostkę cenową (przetłumaczoną stronę / zweryfikowaną stronę). Przedmiotowe koszty rozkładają się na wiele projektów i zamówień realizowanych przez Wykonawcę, dlatego ww. kwota jest wystarczająca do zabezpieczenia tych kosztów.

3)Zysk
‎W dalszej części wyjaśnienia zawierają informację odnośnie przewidywanego zysku Wykonawcy przy realizacji przedmiotowego zamówienia. Szczegółowo wartość zysku została ukazana w kalkulacji ceny jednostkowej w następnej części wyjaśnień.

4)Kalkulacja cenotwórcza

Zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego z wezwania do wyjaśnienia w zakresie wyliczenia ceny oferty wynika, że Wykonawca ma udowodnić rynkowość cen jednostkowych, stąd Wykonawca z ostrożności udzielił wyjaśnień w zakresie wszystkich pozycji ofertowych w zbiorczej tabeli – w tym uwzględnienie kosztu pracy tłumacza, pozostałych kosztów oraz marży. Opis dowodu: Z uwagi na konstrukcję formularza cenowego Wykonawca przedstawia wyliczenia dla wszystkich pozycji jednostkowych formularza ofertowego (Dowód nr 5) w zbiorczej tabeli, równocześnie wyjaśniając ustaloną przez Wykonawcę wewnętrznie politykę cenową:

1.Wykonawca ma siedzibę w Krakowie tak, jak i Zamawiający, stąd nie doliczał kosztu przesyłki czy dostarczenia dokumentów do siedziby Zamawiającego. Dokumenty dla klientów lokalnych (krakowskich) są dostarczane przez praktykantów, tj. studentów, którzy realizują bezpłatne praktyki wymagane programem studiów na uczelniach. Wykonawca ma w tym zakresie podpisane kilka umów o współpracy z uczelniami wyższymi. Standardowo w każdym dniu roboczym u Wykonawcy stacjonarnie w biurze w Krakowie przebywa co najmniej 3 praktykantów, którzy wykonują głównie zadania związane z techniczną korektą tekstów, ale także właśnie dostawą gotowych tłumaczeń do klientów czy odbiorem tłumaczeń przysięgłych od tłumaczy. Nad bieżącym grafikiem praktykantów czuwa cały czas pracownik działu HR, który jest odpowiedzialny za zagwarantowanie ciągłości obecności praktykantów a koszt tego zatrudnienia jest wliczony w koszty administracyjne całego biura.

2.Wykonawca rozlicza się z tłumaczami pisemnymi zwykłymi i przysięgłymi za taką samą stawkę przy tłumaczeniu z języka obecnego na język polski, jak i z języka polskiego na język obcy (z tego względu stawki tłumaczy w obu kombinacjach językowych są takie same);

3.Wykonawca rozlicza się z tłumaczami za taką samą stawkę niezależnie od trybu – to tłumacz decyduje, czy może przyjąć je w danym terminie i wykonać na ustalonych warunkach, czy też nie jest w stanie podołać czasowo. Wykonawca posiada tak duży zespół tłumaczy (oraz równocześnie ma wewnętrzny dział HR zajmujący się rekrutacją dodatkowych tłumaczy, w razie potrzeby) iż nie ma konieczności zachęcać tłumaczy wyższą stawką za zlecenia pilne, gdyż zawsze znajdzie się tłumacz w zespole, który przyjmie zlecenia po stawkach standardowych (z tego względu stawki tłumaczy za tryb standardowy i ekspresowy są takie same);

4.Wykonawca nigdy nie dolicza odrębnie koszty wydruku tłumaczeń, są one wkalkulowane w stawkę tłumaczenia i wynikają ze specyfiki tłumaczeń przysięgłych.

5.Wykonawca na co dzień zajmuje się wyłącznie tłumaczeniami specjalistycznymi (technicznymi, medycznymi, prawniczymi, naukowymi, ekonomicznymi, związanymi z turystyką, popularno-naukowymi i innymi), stąd nie funkcjonuje u niego pojęcie tłumaczenia zwykłego, gdyż stawki tłumaczy zawsze dotyczą tłumaczeń specjalistycznych (dziedziny jak wyżej) a dla tekstów łatwiejszych/zleceń ustnych łatwiejszych Wykonawca nie wprowadza żadnego rozróżnienia w stawce dla tłumacza równocześnie jeśli wykonawca sam wewnętrznie w ramach jakiegoś projektu używa sformułowania „tłumaczenie zwykłe” ma na myśli tłumaczenie „nieprzysięgłe”;

6.Wykonawca rozlicza tłumaczenia ustne konsekutywne i symultaniczne wg tych samych stawek z tłumaczami ustnymi, różne mogą być jednak jednostki rozliczeniowe – zarówno godzina, jak i blok 4h. Stąd tłumacze ustni na fakturach nie umieszczają adnotacji o typie usługi – czy było to konkretnie tłumaczenie symultaniczne czy konsekutywne – a jedynie informację o „tłumaczeniu ustnym”.

7.Tłumaczenia przysięgłe obcy<>obcy realizuje się dwustopniowo przez język polski, stąd cena za dany rodzaj przekładu jest stawką za pracę dwóch tłumaczy zgodnie z poszczególnymi parami językowymi (np. EN>DE => EN>PL a następnie PL>DE). Zatem dowodami w przedmiotowych pozycjach cenowych są te same faktury, co przy tłumaczeniach obcy<>polski.

8.Od momentu wybuchu wojny w Ukrainie tłumaczenia w zakresie języka rosyjskiego praktycznie się nie zdarzają, gdyż wyparł je język ukraiński. Stąd Wykonawca nie przedstawia faktur dla tego języka, choć równocześnie posiada zespół tłumaczy tego języka, którym dysponuje i spełnia wymogi SWZ. Ewentualnie możemy na życzenie Zamawiającego udostępnić faktury w zakresie j. rosyjskiego sprzed okresu wojny, z tym, że na obecnym etapie wyjaśnień Wykonawca przyjął, że będą to informacje mało aktualne i dlatego ich nie załącza.

Na wstępie wskazujemy, że Wykonawca przyjął do wyceny następujące założenia, w oparciu o warunki wykonywania tłumaczeń pisemnych określonymi przez Stowarzyszenie Tłumaczy Polskich (źródło: http://www.stp.org.pl/warunki-tlumaczenia-pisemne/) z uwzględnieniem zastosowania CAT: 4 strony tłumaczenia po 1800 znaków ze spacjami to przeliczeniowo ok. 1 godzina pracy. Zatem odpowiada to 6,5 stronom po 1125 znaków ze spacjami w przypadku pracy tłumaczy przysięgłych.

Doświadczony tłumacz zwykły wykonuje 4 strony (7200 znaków ze spacjami) tłumaczenia tekstu będącego przedmiotem zamówienia w ciągu jednej godziny pracy posługując się profesjonalnym oprogramowaniem typu CAT, co pozwala na przetłumaczenie ok. 50% więcej w stosunku do pracy bez profesjonalnego oprogramowania. Zatem przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia godzinowego tłumacza Wykonawca przyjął, iż tłumacz zwykły tłumaczy średnio 4 strony na godzinę w tłumacz przysięgły – średnio 6,5 strony na godzinę.

Oprogramowanie typu CAT jest oprogramowaniem wspomagającym tłumaczenie, tj. pomagającym ujednolicać terminologię w zakresie tłumaczonych treści a także wykorzystać uprzednio wykonane tłumaczenia w tej samej kombinacji językowej oraz tematyce. Oprogramowanie typu CAT jest narzędziem stosowanym obecnie przez wszystkich doświadczonych tłumaczy oraz profesjonalne biura tłumaczeń. Jako korzyść dodaną zastosowania tego rozwiązania stanowi przyspieszenie tłumaczenia o około 70%-100% w porównaniu do pracy bez narzędzia CAT. Tłumacze zwykli i przysięgli wskazani do przedmiotowego postępowania wykorzystują narzędzia CAT do pracy tłumacza.

Oprogramowania typu CAT nie należy utożsamiać z tłumaczeniem maszynowym opartym na zupełnie innej technologii. Stosowanie narzędzi CAT nie jest zabronione w przedmiotowym postępowaniu, dlatego ich wykorzystanie nie jest wykluczone i nie stoi w sprzeczności z zapisami SWZ niniejszego postępowania oraz jest zgodne z normą ISO.

Nadmieniamy ponownie, iż potwierdzeniem stawki przyjętej do kalkulacji ceny jednostkowej przedstawionej w ofercie są faktury złożone jako dowody do wyjaśnień (załącznik nr 3 do wyjaśnień).

Wykonawca jednocześnie zaznacza, że zgodnie z postanowieniami Umowy i SWZ w skład zespołu tłumaczy wchodzić będą wyłącznie osoby spełniające wymagania wskazane w OPZ dla danego rodzaju usługi, stąd stawka przyjęta do kalkulacji odpowiada stawkom, za jaką ci konkretni tłumacze wykonują zlecenia.

Odnosząc się szczegółowo do ceny jednostkowej przedstawionej w ofercie przez Wykonawcę Lingua Lab, kalkulacja z wyliczeniami w tabeli, w której uwzględniono koszty tłumaczy, wydruku dokumentów, przesyłki/dostarczenia dokumentów, obsługi administracyjnej oraz wszelkie dodatkowe koszty związane z daną usługą pozwala Zamawiającemu na przeanalizowanie każdej pozycji ceowej odrębnie. Równocześnie pragniemy podkreślić, że tabela wskazuje także uśredniony zysk, jaki osiąga Wykonawca na poszczególnych pozycjach cenowych. Zysk przedstawiono jako średnią arytmetyczną.

Uśredniony zysk dla istotnych pozycji formularza cenowego, które to faktycznie wpływają na kalkulację cenową, z uwagi na planowaną liczbę stron, przedstawia się następująco: (w tym miejscu przedstawiona została tabela obrazująca zakładany poziom zysku w przypadku poszczególnych rodzajów tłumaczeń)

Co przekłada się na uśredniony zysk ogółem: 23,62%, który jest dla Wykonawcy w pełni satysfakcjonujący i zgodny ze standardami branżowymi. Równocześnie jednak, biorąc pod uwagę to, które pozycje cenowe są faktycznie istotne cenowo zgodnie z przewidywaną liczbą stron wskazaną przez Zamawiającego, a co za tym idzie, najczęściej są zamawiane, zysk Wykonawcy wyliczony procentowo w odniesieniu do szacowanej kwoty zysku i wartości zamówienia podstawowego to: 23,27%.

Równocześnie z wyliczeń w kalkulacji szczegółowej jednoznacznie wynika, iż stawki dla tłumaczy przewidziane przez Wykonawcę są nie tylko zgodne z przepisami z dnia 12 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 r. (Dz.U. 2024 poz. 1362), którą od dnia 1 stycznia 2025 r. ustala się w wysokości 30,50 zł brutto za 1 godzinę pracy ale przede wszystkim znacznie je przewyższające.

Stawki tłumaczy, jako osób zarabiających powyżej minimalnej krajowej, kształtują się następująco: tłumacze pisemni w przedziale od 49,20 zł brutto do 180,00 zł brutto za 1h pracy, tłumacze przysięgli w przedziale od 159,90 zł brutto do 292,50 zł brutto za 1h pracy/ Szczegółowe wyliczenia prezentuje tabela. DOWÓD: Tabela z KALKULACJĄ ceny ofertowej prezentująca zarówno cenę dla Zamawiającego, koszty tłumaczy, pozostałe koszty, zysk oraz udowodnienie, że stawka dla tłumacza jest stawką rynkową oraz zgodną z przepisami z dnia 12 września 2024 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 r. (Dz.U. 2024 poz. 1362) - załącznik nr 5 do wyjaśnień.

5)Podsumowanie kalkulacji cenotwórczej

W ocenie Wykonawcy – w świetle przedstawionych wyjaśnień oraz załączonych dowodów – realność, opłacalność i rynkowość dokonanej przez Wykonawcę wyceny wykonania przedmiotu zamówienia, zarówno globalnie, jak również w zakresie poszczególnych cen jednostkowych nie może budzi jakichkolwiek wątpliwości. Przedstawiona kalkulacja cenowa świadczy, że oferta Wykonawcy nie zawiera ceny rażąco niskiej.

Uśredniony zysk z poszczególnych pozycji cen jednostkowych wynosi 23,62%% z całej oferty (średnia arytmetyczna) a po uwzględnieniu przewidywanej liczby stron wskazanych przez Zamawiającego – 23,27%.

W szczególności – co wykazano w treści wyjaśnień – Wykonawca uwzględnia w oferowanych cenach realne koszty wynagrodzeń tłumaczy pisemnych, przysięgłych, weryfikatorów i innych dostawców gwarantując je na poziomie znacznie przekraczającym wysokość minimalnych stawek wynagrodzenia za pracę określonych przepisami prawa.

Należy podkreślić, że wieloletnie doświadczenie, specjalistyczna wiedza oraz know-how Wykonawcy w realizacji tożsamych zamówień na usługi tłumaczenia – pozwoliły ukształtować taką cenę, która zapewni prawidłowe wykonanie zamówienia, zgodnie z wymogami określonymi w dokumentach postępowania.

Wykonawca przedstawił powyżej dowody i szczegółowe kalkulacje w zakresie istotnych elementów składowych oferty, jak i całkowitej wartości oferty, które w sposób jednoznaczny świadczą, że oferta Wykonawcy złożona w przedmiotowym postępowaniu przetargowym jest ceną realną i pozwalającą na wykonanie zamówienia zgodnie z postanowieniami SWZ, OPZ, odpowiedziami do SWZ i warunkami umowy oraz nie podlega odrzuceniu jako cena, która nie jest ceną rażąco niską.”

Do wyjaśnień załączono wskazane w ich treści dowody, tj.: 1. referencje i potwierdzenia współpracy wystawione przez Zamawiających; 2. certyfikaty ISO 17100 i ISO 27001 Wykonawcy Lingua Lab; 3. zanonimizowane faktury za tłumaczenia pisemne zwykłe i przysięgłe; 4. zanonimizowane umowy o pracę, 5. – szczegółowe wyliczenia ceny oferty - Tabela z kalkulacją ceny ofertowej.

Zamawiający pismem z 14 maja 2025 r. powiadomił wykonawców o wyborze oferty Przystępującego jako najkorzystniejszej. Wyrokiem z dnia 18 czerwca 2025 r., sygn. akt KIO 1984/25, Krajowa Izba Odwoławcza nakazała Zamawiającemu unieważnić ww. czynność, ujawnić treść wyjaśnień złożonych przez Przystępującego dotyczących zaoferowanej ceny wraz z dowodami oraz powtórzyć czynność badania i oceny ofert. Zamawiający po unieważnieniu czynności wyboru oferty najkorzystniejszej i odtajnieniu ww. dokumentów, w dniu 15 lipca 2025 r. zawiadomił wykonawców o ponownym wyborze oferty Przystępującego jako najkorzystniejszej. Oferta Odwołującego była drugą w rankingu oceny ofert.

Izba zważyła, co następuje:

Biorąc pod uwagę zgromadzony w sprawie materiał dowodowy, poczynione ustalenia faktyczne oraz orzekając w granicach zarzutów zawartych w odwołaniu, Izba stwierdziła, że odwołanie nie zasługuje na uwzględnienie.

Przywołując treść przepisów, których naruszenie zarzucono wskazać należy, iż zgodnie z art. 16 ustawy Pzp zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób: 1) zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców; 2) przejrzysty; 3) proporcjonalny. Art. 224 ust. 6 ustawy Pzp stanowi, iż odrzuceniu, jako oferta z rażąco niską ceną lub kosztem, podlega oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu. Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 8) ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia. Art. 239 ust. 1 ustawy Pzp stanowi, iż zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia.

W ramach uwag natury ogólnej Izba wskazuje, że dokonując oceny wyjaśnień w zakresie wyliczenia ceny złożonych przez wykonawcę należy mieć na względzie, że zasadniczym celem prowadzenia procedury wyjaśniającej jest ustalenie, czy za daną cenę możliwe jest zrealizowanie zamówienia na oczekiwanym poziomie jakości bez straty po stronie wykonawcy. Wyjaśnienia wykonawcy dotyczące wyliczenia ceny każdorazowo należy oceniać z uwzględnieniem okoliczności konkretnego stanu faktycznego, a przede wszystkim z punktu widzenia tego, czy umożliwiają one weryfikację rynkowego poziomu zaoferowanej ceny, czy wykazują one jej realność. Efektem składanych wyjaśnień ma być bowiem stworzenie podstaw do uznania przez zamawiającego, że podejrzenie dotyczące rażąco niskiej ceny oferty lub jej istotnej części składowej nie było uzasadnione. Jak stwierdzono m.in. w wyroku Sądu Okręgowego w Warszawie XXIII Wydział Gospodarczy Odwoławczy i Zamówień Publicznych z dnia 8 kwietnia 2024 r., sygn. akt XXIII Zs 3/24, „ocena złożonych w trybie art. 224 ustawy Pzp wyjaśnień nie może sprowadzać się tylko do formalnego aspektu. Ocena wyjaśnień nie powinna polegać na szukaniu na siłę luk, niekonsekwencji, czy braków, jeżeli wyjaśnienia w swej treści pozwalają prześledzić sposób kalkulowania ceny oferty, zweryfikować jej poszczególne części składowe i ocenić czy są one realne, zgodne z obowiązującymi przepisami, a w konsekwencji czy pozwalają wykonać zamówienie zgodnie z oczekiwaniami zamawiającego.” Podkreślić ponadto trzeba, iż analizując treść wyjaśnień składanych przez wykonawcę należy uwzględnić również treść wezwania, jakie do wykonawcy skierowano, gdyż to treść wezwania determinuje zasadniczo wymagany zakres odpowiedzi.

W rozpoznawanej sprawie Izba stwierdziła, że wyjaśnienia przedstawione przez Przystępującego były wyjaśnieniami konkretnymi, wyczerpującymi i rozwiewającymi wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów. Były to wyjaśnienia rzetelne, poparte szeregiem dowodów i odpowiadające na wszystkie zagadnienia poruszone w treści wezwania, jakie skierował do wykonawcy Zamawiający, a ich treść pozwalała na dokonanie przez Zamawiającego oceny, że cena oferty Przystępującego nie stanowiła ceny rażąco niskiej. Tym samym wykonawca sprostał ciążącemu na nim w postępowaniu o udzielenie zamówienia obowiązkowi wykazania realności zaoferowanej ceny.

Odwołujący natomiast w ocenie Izby nie podważył możliwości realizacji zamówienia za cenę zaoferowaną przez Przystępującego ani żadnego z elementów cenotwórczych podanych w wyjaśnieniach, w tym w załączonej do wyjaśnień szczegółowej kalkulacji kosztów. Odwołujący stawiając zarzut zaniechania odrzucenia oferty Przystępującego z uwagi na rażąco niską cenę nie przedstawił twierdzeń, nie mówiąc o dowodach, które podałyby w wątpliwość założenia czy wyliczenia poczynione przez Przystępującego. Stanowisko Odwołującego zostało ograniczone jedynie do aspektów formalnych, tj. do kwestionowania wiarygodności faktur za usługi tłumaczeń załączonych do wyjaśnień Przystępującego, do twierdzenia o braku korelacji pomiędzy złożonymi zanonimizowanymi umowami a stawkami wskazanymi w kalkulacji, do podważania kosztów administracyjnych z uwagi na niedostateczne ich wyjaśnienie oraz do deprecjonowania wpływu stosowania narzędzia CAT na efektywność realizacji zamówienia i nie zawierało argumentacji merytorycznej referującej do samej ceny oferty, cen jednostkowych czy poszczególnych elementów kosztotwórczych. Jakkolwiek ciężar wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny w postępowaniu odwoławczym zasadniczo spoczywa na wykonawcy wezwanym do wyjaśnień, to powyższe nie zwalania Odwołującego z konieczności sformułowania zarzutów odwołania w sposób, który przekona Izbę o ich słuszności i da faktyczną możliwość ich weryfikacji w oparciu o dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia. Izba w postępowaniu odwoławczym dokonuje oceny prawidłowości decyzji Zamawiającego przez pryzmat argumentacji faktycznej i prawnej przedstawionej w odwołaniu. Tymczasem dokonana przez Odwołującego analiza stanu faktycznego sprawy była wybiórcza i skupiała się na aspektach formalnych o drugorzędnym znaczeniu, zamiast na merytorycznym odniesieniu się do przyjętych przez Przystępującego podczas kalkulacji ceny założeń. Odwołujący mimo, że dysponował pełną treścią wyjaśnień złożonych przez Przystępującego, w tym szczegółową kalkulacją ceny ofertowej, nie podjął nawet próby podważenia opisanych tam założeń, kosztów i cen. Jak wskazano w uzasadnieniu wyroku Izby z dnia 30 maja 2023 r., sygn. akt KIO 1345/23, które to stanowisko skład orzekający podziela, „każdym wyjaśnieniom złożonym w postępowaniu o udzielenie zamówienia można wytknąć mniejsze lub większe niedoskonałości, jednak dopiero przełożenie ich na realność zaoferowanych cen może prowadzić do stwierdzenia obowiązku odrzucenia oferty. Odwołujący natomiast nie zakwestionował merytorycznie żadnej z cen jednostkowych zaoferowanych w zaskarżonych ofertach, trudno zatem uznać, że zaoferowane ceny całkowite są niewiarygodne i nie pozwalają na realizację zamówienia zgodnie z przepisami oraz z wymaganiami Zamawiającego.” Już tylko powyższe czyni odwołanie bezzasadnym.

Odnosząc się do poniesionych w odwołaniu argumentów Izba zasadniczo podzieliła stanowisko prezentowane w sprawie przez Zamawiającego i Przystępującego. W szczególności Izba stwierdziła, że Odwołujący bezpodstawnie negował wartość dowodową faktur załączonych przez Przystępującego do wyjaśnień z uwagi na zawarty w nich opis usług, który zdaniem Odwołującego uniemożliwia identyfikację ich zakresu. W tym kontekście należy przede wszystkim wskazać, że dokumenty, którymi posłużył się Przystępujący, są dokumentami wtórnymi wobec czynności, których dotyczą i ściśle z nimi powiązanymi. Zostały one wystawione w celach rozliczenia zrealizowanych usług tłumaczeń, a ich treść referuje do określonych stosunków zobowiązaniowych (numerów umów czy zleceń). Oczywistym w takiej sytuacji jest to, że mogą one nie zawierać wszelkich informacji, jakie byłyby oczekiwane w kontekście uwiarygodnienia kalkulacji ceny ofertowej, bo nie w takim celu powstały. Przystępujący natomiast, dochowując należytej staranności, odpowiednio oznaczył te dokumenty, a nawet sporządził legendy, tak aby Zamawiający mógł zweryfikować, czy pomiędzy stawkami wskazanymi w kalkulacji ceny ofertowej a stawkami wykazywanymi dokumentami rozliczeniowymi zachodzi korelacja. Odwołujący pominął także okoliczność, że znaczna część faktur załączonych do wyjaśnień to faktury wystawione przez podmioty trzecie (tj. tłumaczy, z którymi współpracuje Przystępujący), na których treść Przystępujący nie ma wpływu. W ocenie Izby brak opisania w treści faktur nazwy usługi w sposób, jaki byłby właściwy zdaniem Odwołującego, nie czyni z nich dowodów nieprzydatnych dla weryfikacji ceny oferty, tym bardziej, że Odwołujący nie przedstawił też przekonujących argumentów, które wykazywałyby na wadliwość tych dokumentów w kontekście podatkowym. Odwołujący pominął przy tym fakt, że w dokumentach pochodzących od samego Przystępującego wprost wskazano, że stanowią one zestawienie wygenerowane dla umów o dzieło oraz umów zlecenie, które ma charakter poglądowy i nie stanowi dokumentu księgowego. Natomiast stanowisko Odwołującego, że przez sam fakt, iż pochodzą one od wykonawcy, nie można uznać ich za wiarygodne, stanowi nieuzasadnioną, subiektywną opinię Odwołującego, która nie została niczym poparta. Dokumenty własne wykonawcy (w tym przypadku dokumenty rozliczeniowe) również mogą służyć wykazaniu realności przyjętych stawek jednostkowych dla poszczególnych rodzajów tłumaczeń, ustawa Pzp nie określa katalogu dowodów, jakimi wykonawca może się posłużyć, aby uzasadnić podaną w ofercie cenę. Odwołujący nie tylko nie przedstawił argumentów, które podważyłyby wiarygodność załączonych do wyjaśnień dowodów, ale co istotne, w ogóle nie podważył stawek za usługi poszczególnych rodzajów tłumaczeń, na potwierdzenie których te dowody zostały przez Przystępującego złożone. Zdaniem składu orzekającego Odwołujący, jako podmiot świadczący usługi tłumaczenia dokumentów, nie powinien mieć większych trudności w zgromadzeniu dokumentów, które wykazywałyby, jakie są rynkowe stawki usług tego rodzaju, tymczasem Odwołujący nie podjął żadnej inicjatywy dowodowej w tym zakresie.

Odnosząc się do argumentacji Odwołującego dotyczącej braku korelacji stawek za tłumaczenie wskazanych przez Przystępującego w kalkulacji ceny ofertowej ze stawkami wynikającymi z załączonych umów, Izba podzieliła stanowisko Zamawiającego i Przystępującego, że Odwołujący w tym zakresie referował do umów, które zostały załączone jako dowody do uzasadnienia zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa mające służyć wykazaniu zobowiązania pracowników do zachowania poufności, a nie jako dowody mające uwiarygadniać cenę oferty, co czyni jego stanowisko bezzasadnym. Izba przy tym za wiarygodne uznała stanowisko Przystępującego, który wyjaśnił różnice pomiędzy stawkami za tłumaczenia języka ukraińskiego występującymi w 2022 r., a obecnie.

Za niezasadne Izba uznała także twierdzenia Odwołującego, że Przystępujący nie złożył dostatecznie rzetelnych wyjaśnień w zakresie kosztów administracyjnych. Przystępujący wskazał, co zaliczył do stałych kosztów administracyjnych związanych z wykonywaniem zamówienia (koszty zaangażowania koordynatora umowy, koszty korekty/odtwarzania formatowania, koszty ubezpieczenia, koszty prowadzenia biura, w tym działu HR, ryzyko oraz rezerwę), wskazał także przyjęty poziom kosztów za każdą jednostkę cenową. Dodatkowo omówił koszty koordynatora i weryfikatora-korektora, składając na potwierdzenie umowy o pracę zawarte z osobami zatrudnionymi na ww. stanowiskach. Twierdzenie, że wyjaśnienia w tym zakresie powinny być bardziej rozbudowane, stanowi wyłącznie subiektywną opinię Odwołującego, który z jednej strony przedstawia własne oczekiwania co do pożądanej treści wyjaśnień, a z drugiej strony w żaden sposób nie podważa przyjętego w tym zakresie przez Przystępującego poziomu kosztów.

Nie zostały także wykazane twierdzenia Odwołującego, że realna wydajność wykonania tłumaczeń przez Przystępującego będzie niższa niż zakładana, co podniesie koszty realizacji usług. Przystępujący w wyjaśnieniach szczegółowo opisał przyjęte założenia, wskazując m.in., że doświadczony tłumacz zwykły wykonuje 4 strony (7200 znaków ze spacjami) tłumaczenia tekstu będącego przedmiotem zamówienia w ciągu jednej godziny pracy posługując się profesjonalnym oprogramowaniem typu CAT, co pozwala na przetłumaczenie ok. 50% więcej w stosunku do pracy bez profesjonalnego oprogramowania. Zatem przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia godzinowego tłumacza Wykonawca przyjął, iż tłumacz zwykły tłumaczy średnio 4 strony na godzinę, tłumacz przysięgły średnio 6,5 strony na godzinę. Odwołujący nie przedstawił w tym zakresie jakichkolwiek argumentów czy dowodów, które mogłyby podać w wątpliwości prawidłowość przyjętych przez Przystępującego założeń dotyczących wydajności pracy, poprzestając na wskazaniu, że wykorzystanie narzędzi CAT jest powszechne w zawodzie tłumacza.

Reasumując, analiza treści wyjaśnień dotyczących wyliczenia ceny złożonych przez Przystępującego pod kątem argumentacji przedstawionej w odwołaniu doprowadziła Izbę do przekonania, że brak jest podstaw do podważenia prawidłowości oceny tych wyjaśnień dokonanej przez Zamawiającego. Odwołujący dysponując konkretnymi informacjami wynikającymi z wyjaśnień i załączonych do niej kalkulacji i dowodów, nie podważył ich prawidłowości, a jedynie przedstawiał coraz to dalej idące oczekiwania co do tego, co powinno się w wyjaśnieniach Przystępującego znaleźć i jakie dowody powinny zostać złożone. W ocenie Izby stopień szczegółowości udzielonych przez Przystępującego wyjaśnień był z pewnością adekwatny do treści skierowanego do niego wezwania, a wręcz należałoby stwierdzić, że wyjaśnienia zostały przygotowane przez wykonawcę bardzo starannie, zostały też poparte szeregiem dowodów i w oparciu o nie było możliwe dokładne prześledzenie sposobu kalkulacji ceny ofertowej oraz potwierdzenie jej realności. Tym samym brak jest podstaw do odrzucenia oferty Przystępującego w oparciu o art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp, a w konsekwencji także do stwierdzenia, że czynność wyboru oferty Przystępującego jako najkorzystniejszej została dokonana z naruszeniem przepisów ustawy Pzp.

Biorąc pod uwagę wszystko powyższe Izba stwierdziła, że odwołanie podlega oddaleniu i na podstawie art. 553 ustawy Pzp orzekła jak w sentencji.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do jego wyniku na podstawie art. 557 i 575 ustawy Pzp oraz § 8 ust. 2 pkt 1 w zw. z § 5 pkt 1 i 2 lit. b) Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437, dalej jako „Rozporządzenie w sprawie kosztów postępowania”).

Zgodnie z art. 557 ustawy Pzp w wyroku oraz w postanowieniu kończącym postępowanie odwoławcze Izba rozstrzyga o kosztach postępowania odwoławczego. Art. 575 ustawy Pzp stanowi, że strony oraz uczestnik postępowania odwoławczego wnoszący sprzeciw ponoszą koszty postępowania odwoławczego stosownie do jego wyniku. § 8 ust. 2 pkt 1 Rozporządzenia w sprawie kosztów postępowania stanowi, że w przypadku oddalenia odwołania przez Izbę w całości, koszty ponosi odwołujący. Izba zasądza koszty, o których mowa w § 5 pkt 2, od odwołującego na rzecz zamawiającego. Kosztami, o którym mowa w § 5 pkt 2, są uzasadnione koszty stron postępowania odwoławczego, w wysokości określonej na podstawie rachunków lub spisu kosztów, złożonych do akt sprawy, obejmujące m.in. wynagrodzenie i wydatki jednego pełnomocnika, jednak nieprzekraczające łącznie kwoty 3600 złotych (lit. b).

Uwzględniając powyższe regulacje, z uwagi na oddalenie odwołania w całości, Izba kosztami postępowania obciążyła Odwołującego, zasądzając od niego na rzecz Zamawiającego uzasadnione koszty postępowania w łącznej kwocie 3600 zł, poniesione przez Zamawiającego z tytułu wynagrodzenia pełnomocnika, potwierdzone złożonym do akt sprawy spisem kosztów.

Przewodnicząca:………….………….................