KIO 2994/25

Sygn. akt: KIO 2994/25

WYROK

Warszawa, dnia 2 września 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodnicząca: Elżbieta Dobrenko

Protokolant: Rafał Komoń

po rozpoznaniu na rozprawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 21 lipca 2025 r. przez wykonawcę Klima Perfect Serwis Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Szamotułach

w postępowaniu prowadzonym przez Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu

orzeka:

1.Uwzględnia odwołanie i nakazuje zamawiającemu – Uniwersytetowi im. Adama Mickiewicza w Poznaniu unieważnienie czynności unieważnienia postępowania, unieważnienie czynności odrzucenia oferty odwołującego, powtórzenie czynności badania i oceny ofert, z uwzględnieniem oferty złożonej przez odwołującego.

2.Kosztami postępowania obciąża zamawiającego – Uniwersytet im. Adama Mickiewicza
‎w Poznaniu i zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000,00 złotych (piętnaście tysięcy złotych zero groszy), uiszczoną przez wykonawcę Klima Perfect Serwis Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Szamotułach, kwotę 3 600,00 złotych (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy), obejmującą poniesiony przez ww. wykonawcę koszt wynagrodzenia pełnomocnika oraz kwotę 868,50 złotych (osiemset sześćdziesiąt osiem złotych pięćdziesiąt groszy), poniesioną przez ww. wykonawcę tytułem dojazdu na posiedzenie i rozprawę.

3.Zasądza od zamawiającego – Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu na rzecz wykonawcy Klima Perfect Serwis Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą
‎w Szamotułach kwotę 19 469,00 złotych (dziewiętnaście tysięcy czterysta sześćdziesiąt dziewięć złotych zero groszy).

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga
‎za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca:…………………………..

Sygn. akt: KIO 2994/25

Uzasadnienie

Zamawiający Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, dalej: „zamawiający” prowadzi, na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, dalej: „ustawa Pzp” postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie podstawowym pn.: „Wykonanie modyfikacji instalacji wody lodowej dla budynku Wydziału Biologii UAM w Poznaniu”, dalej: „postępowanie”.

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych
‎1 kwietnia 2025 r. pod numerem 2025/BZP 00171377.

21 lipca 2025 r. wykonawca Klima Perfect Serwis Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
‎z siedzibą w Szamotułach , dalej: „odwołujący” wniósł odwołanie od niezgodnych z prawem czynności i zaniechań zamawiającego polegających na:

1) odrzuceniu oferty odwołującego z uwagi na to, że jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia;

2) zaniechaniu dokonania wyboru oferty odwołującego jako najkorzystniejszej;

3) zaniechaniu wezwania odwołującego do złożenia wyjaśnień dotyczących złożonej oferty;

4) unieważnieniu postępowania.

Powyższym czynnościom i zaniechaniom zamawiającego odwołujący zarzucił naruszenie:

1) art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP w zw. z art. 253 ust. 1 Pzp poprzez:

a) bezzasadne odrzucenie oferty odwołującego z uwagi na to, że rzekomo jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia, w sytuacji, gdy odwołujący przygotował i skalkulował ofertę zgodnie z wymaganiami zamawiającego określonymi w SWZ,

b) bezzasadne uznanie, że niezgodność oferty z warunkami zamówienia polega na tym, że
‎z przesłanych przez wykonawcę w dniu 25.06.2025 r. wyjaśnień oferty i załączonej dokumentacji wynika, że oferowany agregat nie spełnia wymogu określonego
‎w dokumentach zamówienia i posiada wskaźnik efektywności energetycznej EER = 3,14,
‎a wymogiem określonym w pkt. 3.1.1),

c)Wielobranżowego projektu agregat wody lodowej nr 1 (bez freecoolingu): „Wskaźnik efektywności energetycznej w nominalnym punkcie pracy (7/12/35°C) ma być nie niższy niż EER =3,3" podczas, gdy z przekazanej zamawiającemu dokumentacji wprost wynika, że dla zaoferowanego agregatu EER = 3,34, czyli wyższy niż oczekiwany przez zamawiającego,

c) sformułowanie uzasadnienia decyzji o odrzuceniu oferty odwołującego jedynie poprzez zastosowanie ogólnikowych twierdzeń i jednoczesny brak wskazania w uzasadnieniu decyzji o odrzuceniu oferty odwołującego z jakiego fragmentu jego oferty, wyjaśnień lub dokumentów wynikać miałoby, że wskaźnik efektywności energetycznej jest niższy niż oczekiwany przez zamawiającego;

2) art. 255 pkt 2 Pzp poprzez bezzasadne unieważnienie postępowania w sytuacji, gdy oferta odwołującego nie podlega odrzuceniu, a w konsekwencji brak jest przesłanki do unieważnienia postępowania w postaci konieczności i zasadności odrzucenia wszystkich ofert złożonych w postępowaniu.

Odwołujący wniósł o:

1) uwzględnienie odwołania i nakazanie zamawiającemu:

a) unieważnienie czynności unieważnienie postępowania;

b) unieważnienie czynności odrzucenia oferty odwołującego;

c) dokonanie ponownego badania i oceny złożonych ofert z uwzględnieniem oferty odwołującego;

d) wybór oferty odwołującego jako oferty najkorzystniejszej;

2)zasądzenie od zamawiającego na rzecz odwołującego kosztów postępowania odwoławczego, w tym kosztów zastępstwa przez pełnomocnika oraz kosztów opłaty skarbowej od pełnomocnictwa, a także kosztów dojazdu do KIO zgodnie z przedstawionym zestawieniem kosztów i załącznikami do niego.

3) dopuszczenie i przeprowadzenie następujących dowodów:

a) SWZ, OPZ i dokumentacja projektowa (w aktach postępowania),

b) oferta złożona przez odwołującego.

Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie – piśmie z 27 sierpnia 2025 r. wniósł
‎o oddalenie odwołania w całości.

Po przeprowadzeniu rozprawy, na podstawie zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego oraz stanowisk stron, Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje:

Izba ustaliła, iż nie została wypełniona żadna z przesłanek skutkujących odrzuceniem odwołania, a odwołanie nie zawierało braków formalnych i mogło zostać rozpoznane merytorycznie.

Izba ustaliła, że odwołujący wykazał interes w korzystaniu ze środków ochrony prawnej. Wykonawca jest podmiotem, który złożył ofertę w postępowaniu i jest zainteresowany uzyskaniem zamówienia.

Przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego zgłosił wykonawca Bomax Tey Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu.

Wykonawca w uzasadnieniu zgłoszenia wskazał, że ma interes w przystąpieniu do postępowania odwoławczego z uwagi na fakt, iż to właśnie oferta przystępującego może zostać wybrana jako najkorzystniejsza, natomiast ewentualne uwzględnienie odwołania może doprowadzić do wyboru oferty niespełniającej wymagań określonych w specyfikacji warunków zamówienia. A zatem przystępujący ma zatem interes w tym, aby odwołanie zostało rozstrzygnięte na korzyść zamawiającego.

Odwołujący zgłosił opozycję przeciw przystąpieniu wykonawcy Bomax Tey Spółka
‎z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu.

Izba uwzględniła opozycję, ponieważ w ocenie Izby odwołujący uprawdopodobnił, że wykonawca nie ma interesu w uzyskaniu rozstrzygnięcia na korzyść strony, do której przystąpił.

Wykonawca Bomax Tey nie wniósł odwołania na czynność odrzucenia jego oferty, a zatem taki wykonawca w dacie zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego nie bierze już udziału w postępowaniu i utracił on status wykonawcy w rozumieniu art. 7 pkt 30 ustawy Pzp.

Izba zaliczyła do materiału dowodowego sprawy dokumenty pochodzące z akt sprawy odwoławczej oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia, a także załączone do pism złożonych w postępowaniu odwoławczym.

Izba, na podstawie przekazanej dokumentacji postępowania ustaliła, że zamawiający prowadzi postępowanie, którego przedmiotem jest wykonanie modyfikacji instalacji wody lodowej dla budynku Wydziału Biologii UAM w Poznaniu.

W Wielobranżowym projekcie wykonawczym zamawiający w określił wymagania dotyczące

parametrów technicznych jakie powinien posiadać oferowany przedmiot zamówienia.

Szczegółowe zestawienie wymagań dla projektowanych urządzeń określono w pkt. 3.1 Dobór

agregatów chłodniczych. W pkt. 3.1.1) c) (str. 13 Wielobranżowego projektu wykonawczego)

określono, że:

”3. Przyjęte rozwiązania techniczne

3.1 Dobór agregatów chłodniczych

1)Wymagania wspólne dla agregatów:

c) Wskaźnik efektywności energetycznej w nominalnym punkcie pracy (7/12/35˚C) ma być nie niższy niż EER = 3,3 (dotyczy agregatu bez free-cooling).” – w dokumentacji postępowania.

Zamawiający nie żądał złożenia przedmiotowych środków dowodowych, stosownie do ust.
‎9 SWZ Wykaz dokumentów składanych wraz z ofertą oraz wykaz podmiotowych środków dowodowych składanych na wezwanie:

„Przedmiotowe środki dowodowe:

Zamawiający nie żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych”.

Pismem z dnia 20.06.2025 r. Zamawiający wezwał odwołującego, na podstawie art. 223 ust. 1 ustawy Pzp, do wyjaśnienia treści złożonej oferty. Zamawiający poprosił o podanie modeli
‎i producentów agregatu nr 1 oraz agregatu nr 3 jakie zostały wycenione w ofercie wykonawcy. Ponadto zamawiający prosił o wskazanie parametrów technicznych oferowanych agregatów nr 1 i nr 3 zgodnie z ich opisem zawartym w rozdz. 3 pkt 3.1 ppkt 1 a)-p) oraz ppkt 2) Projektu Wielobranżowego oraz Załączniku G do produktu – Referencyjnych kartach doborowych najważniejszych urządzeń i armatury oraz podanie minimalnej temperatury otoczenia, w której agregaty mają pracować. Ponadto zamawiający prosił o wyjaśnienie jakie deklaracje, świadectwa, atesty, certyfikaty, itp. Wymagane zgodnie z dokumentami zamówienia posiadają oferowane agregaty wody lodowej – pismo zamawiającego z 20 czerwca 2025 r. –
‎w dokumentacji postępowania.

Odwołujący w odpowiedzi na wezwanie w piśmie z 25 czerwca 2025 r. wskazał producentów i modele agregatów jakie zostały wycenione w ofercie:

Agregat nr 1

WSAT-YSC4 170.5 producent CLIVET oraz dołączył następujące dokumenty:

- kata techniczna /doborowa agregatu,

- DTR urządzenia,

- wzór deklaracji zgodności CE z innej dostawy– docelowa deklaracja zostanie wydana po wyprodukowaniu urządzenia,

- pismo od dystrybutora dot. przestrzeni serwisowania i zakresu temperatury pracy

Agregat nr 3

SBSF-R32.430 producent Hitema (urządzenie referencyjne) oraz dołączył następujące dokumenty:

- kata techniczna /doborowa agregatu,

- DTR urządzenia,

- wzór deklaracji zgodności CE z innej dostawy– docelowa deklaracja zostanie wydana po wyprodukowaniu urządzenia.

Odwołujący dodatkowo dołączył tabele potwierdzające równoważność parametrów technicznych urządzeń przyjętych do wyceny zgodnych z opisem zawartym w rozdz. 3 pkt 3.1 ppkt. 1) a) - p) oraz ppkt. 2) Projektu Wielobranżowego oraz załączniku G do projektu.

18 lipca 2025 r. zamawiający poinformował o unieważnieniu postępowania oraz o odrzuceniu oferty odwołującego.

W uzasadnieniu czynności odrzucenia oferty odwołującego zamawiający wskazał:

Zamawiający odrzucił ofertę nr 2 wykonawcy Klima Perfect Serwis Sp. z o.o. na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 50, ponieważ jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.

Zgodnie wymogiem określonym w pkt. 3.1.1) c) Wielobranżowego projektu agregat wody lodowej nr 1 (bez freecoolingu): „Wskaźnik efektywności energetycznej w nominalnym punkcie pracy (7/12/35°C) ma być nie niższy niż EER = 3,3”.

Z przesłanych przez Wykonawcę w dniu 25.06.2025 r. wyjaśnień oferty i załączonej dokumentacji wynika, że oferowany agregat nie spełnia wymogu określonego
‎w dokumentach zamówienia i posiada wskaźnik efektywności energetycznej EER = 3,14.

Zamawiający unieważnił postępowanie na podstawie art. 255 pkt 5 ustawy Pzp, ponieważ wszystkie oferty złożone w postępowaniu podlegały odrzuceniu.

Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia.

Stosownie do przepisu art. 253 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp, niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający informuje równocześnie wykonawców, którzy złożyli oferty, o:

1) wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania, jeżeli jest miejscem wykonywania działalności wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz nazwy albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania, jeżeli są miejscami wykonywania działalności wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację,

2) wykonawcach, których oferty zostały odrzucone

- podając uzasadnienie faktyczne i prawne.

Przepis art. 255 pkt 2 ustawy Pzp stanowi, że zamawiający unieważnia postępowanie
‎o udzielenie zamówienia, jeżeli wszystkie złożone wnioski o dopuszczenie do udziału
‎w postępowaniu albo oferty podlegały odrzuceniu.

Odrzucona jako niezgodna z warunkami zamówienia może być taka oferta, której zawartość merytoryczna nie odpowiada wymaganiom określonym przez zamawiającego, które zostały zawarte w dokumentach zamówienia. Taka sytuacja występuje wówczas, gdy zaoferowany przez wykonawcę produkt nie posiada określonych w opisie przedmiotu zamówienia właściwości, parametrów czy też cech.

Zamawiający odrzucił ofertę odwołującego wskazując następujące uzasadnienie:

„Zgodnie wymogiem określonym w pkt. 3.1.1) c) Wielobranżowego projektu agregat wody lodowej nr 1 (bez freecoolingu): „Wskaźnik efektywności energetycznej w nominalnym punkcie pracy (7/12/35°C) ma być nie niższy niż EER = 3,3”.

Z przesłanych przez Wykonawcę w dniu 25.06.2025 r. wyjaśnień oferty i załączonej dokumentacji wynika, że oferowany agregat nie spełnia wymogu określonego
‎w dokumentach zamówienia i posiada wskaźnik efektywności energetycznej EER = 3,14”.

Zamawiający nie żądał złożenia przedmiotowych środków dowodowych.

Tymczasem jak wskazywał odwołujący w uzasadnieniu odwołania z dokumentów przedstawionych zamawiającemu w odpowiedzi na wezwanie w dokumencie o nazwie „Karta techniczna doborowa agregatu WSAT-YSC4 170.5 UAM pompy propylen-sig” na stronie
‎4 wprost wskazano, że wskaźnik EER=3,34, jak również z dokumentu o nazwie „Porównanie parametrów technicznych agregat bez free coolingu-sig”, stanowiącego załącznik do wyjaśnień wprost wynika, ze wskaźnik EER=3,34.

Z nieznanych powodów, ponieważ nie zostały one wskazane w uzasadnieniu czynności odrzucenia oferty odwołującego, zamawiający uznał, że z przesłanych przez wykonawcę
‎w dniu 25 czerwca 2025 r. wyjaśnień oferty i załączonej dokumentacji wynika, że oferowany agregat nie spełnia wymogu określonego w dokumentach zamówienia i posiada wskaźnik efektywności energetycznej EER=3,14.

Dopiero z odpowiedzi na odwołanie zarówno Izba, jak i odwołujący uzyskali informację, dlaczego zamawiający uznał ofertę odwołującego za niezgodną z warunkami zamówienia.

Na stronie 3 oraz 4 pisma zamawiającego - odpowiedzi na odwołanie zamawiający wskazał: „W załączonej przez Odwołującego do wyjaśnień z dnia 25.06.2025 r. karty z danymi technicznymi dla urządzenia WSAT-YSC4 170.5 High efficiency air cooler water chiller for outdoor installation, w tabeli opisanej jako „DANE DOTYCZĄCE PARAMETRÓW PRACY”,
‎w wersie 5 opisanym EER faktycznie wpisano wartość „3,34”, jednakże jest to wartość nieprawidłowa, albowiem Zamawiający ustalił, że w oparciu od podane przez Odwołującego
‎w tej samej tabeli dane techniczne stanowiące podstawę do wyliczenia współczynnika EER, dają wartość 3,136. Wobec złożenia przez Odwołującego w dniu 21.07.2025 r. odwołania opartego na kwestionowaniu prawidłowości ustalenia przez Zamawiającego rzeczywistej wartości współczynnika EER, Zamawiający dla zweryfikowania prawidłowości i poprawności ustaleń dokonanych w trakcie oceny ofert zwrócił się o ich analizę do biura projektowego (Biuro

Projektów i Analiz Technicznych Fabian Cybichowski), które opracowało załączony do przetargu Wielobranżowy projekt wykonawczy. Przesłane przez Wykonawcę wyjaśnienia
‎i załączone do nich dokumenty zostały poddane analizie. W odpowiedzi Zamawiający otrzymał opinię techniczną dotyczącą poprawności doboru urządzeń, z której wynika, że wskazana wprost przez Oferenta wartość współczynnika EER wyliczona jest w sposób wadliwy (odnosząc się tylko do mocy samej sprężarki, a nie całego urządzenia), co w sposób nieuprawniony zawyża wartość podanego współczynnika EER” .

Zamawiający załączył do odpowiedzi na odwołanie załącznik w postaci opinii technicznej
‎z dnia 25.07.2025 r. Opinia powstała już po podjęciu decyzji przez zamawiającego
‎o odrzuceniu oferty odwołującego.

Izba podkreśla znaczenie uzasadnienia czynności odrzucenia oferty wykonawcy. Izba ocenia zasadność czynności odrzucenia oferty wykonawcy poprzez pryzmat okoliczności faktycznych i prawnych, które zamawiający przedstawił w uzasadnieniu tej czynności. Przepis art. 253 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp nakłada na zamawiającego obowiązek przekazania wykonawcom informacji, dlaczego uznał, że dana oferta podlega odrzuceniu. Wykonawca ma prawo uzyskania kompletnej i rzetelnej wiedzy o przyczynach odrzucenia jego oferty.

Informacja uzyskana przez wykonawcę na podstawie przepisu art. 253 ust. 1 pkt
‎2 ustawy Pzp stanowi podstawę do podjęcia decyzji o skorzystaniu ze środków ochrony prawnej, a także o tym, jakie zarzuty sformułować w odwołaniu.

Jednocześnie przepis art. 253 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp stanowi realizację zasady jawności postępowania, zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców.

Izba podkreśla, że nie jest dopuszczalna sytuacja, w której wykonawca musi domyślać się, jakie okoliczności faktyczne legły u podstaw odrzucenia jego oferty, tak jak
‎w przedmiotowej sprawie.

Izba przyznała rację odwołującemu, ze uzasadnienie czynności odrzucenia jego oferty było ogólnikowe, nie zawierało konkretnych okoliczności uzasadniających odrzucenie oferty.

Okoliczności przedstawione przez zamawiającego w toku postępowania – ustalenie przez zamawiającego, że w karcie z danymi technicznymi dla urządzenia WSAT-YSC4 170.5 High efficiency air cooler water chiller for outdoor installation, w tabeli opisanej jako „DANE DOTYCZĄCE PARAMETRÓW PRACY”, w wersie 5 opisanym EER faktycznie wpisano wartość „3,34”, jednakże jest to wartość nieprawidłowa ponieważ zamawiający ustalił w oparciu od podane przez odwołującego w tej samej tabeli dane techniczne stanowiące podstawę do wyliczenia współczynnika EER, dają wartość 3,136, a także przedstawienie opinii technicznej z 25 lipca 2025 r., która miała potwierdzać powyższe okoliczności są okolicznościami spóźnionymi i pozostającymi bez wpływu na rozstrzygniecie odwołania.

Izba nie może oceniać czynności zamawiającego w kontekście okoliczności, które nie zostały wskazane w uzasadnieniu czynności odrzucenia oferty odwołującego sporządzonym przez zamawiającego.

Jeśli zamawiający w zawiadomieniu o odrzuceniu oferty wyjaśniłby, w czym upatrywał niezgodności oferty odwołującego, odwołujący miałby szansę na podjęcie polemiki
‎wobec decyzji zamawiającego. Odwołujący nie musiałby domyślać się jaka była podstawa odrzucenia jego oferty. Odwołujący, jak wynika z odwołania przypuszczał, że doszło w tym wypadku do oczywistej omyłki.

Mając na uwadze powyższe okoliczności, Izba uwzględniła zarzut nr 1 odwołania oraz uznała za uzasadniony również zarzut nr 2.

W związku z brakiem podstaw do odrzucenia oferty odwołującego, zamawiający nie miał również podstaw do unieważnienia postępowania na podstawie art. 255 pkt 2 ustawy Ppz.

O kosztach postępowania Izba orzekła na podstawie art. 575 ustawy Pzp oraz § 7 ust.
‎1 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 31 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania, mając na uwadze wynik postępowania, biorąc pod uwagę wynik postępowania, Izba obciążyła kosztami postępowania zamawiającego.

Wobec powyższego orzeczono, jak w sentencji.

Przewodnicząca:………….................