KIO 2514/25

Sygn. akt: KIO 2514/25

WYROK

Warszawa, 28 lipca 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza – w składzie:

Przewodnicząca:Anna Chudzik

Protokolant:  Tomasz Skowroński

po rozpoznaniu na rozprawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej 18 czerwca 2025 r. przez wykonawcę TK-MED Sp. z o.o. z siedzibą w Chorzowie,

w postępowaniu prowadzonym przez Szpital Kliniczny Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z Warmińsko-Mazurskim Centrum Onkologii w Olsztynie,

uczestnik po stronie Zamawiającego: ITGO Sp. z o.o. z siedzibą w Gliwicach,

orzeka:

1.Uwzględnia odwołanie i nakazuje Zamawiającemu: unieważnienie czynności wyboru oferty najkorzystniejszej, unieważnienie czynności odrzucenia oferty TK-MED Sp. z o.o. z siedzibą w Chorzowie oraz powtórzenie czynności badania i oceny ofert;

2.Kosztami postępowania obciąża Szpital Kliniczny Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z Warmińsko-Mazurskim Centrum Onkologii w Olsztynie i:

2.1.zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500 zł 00 gr (słownie: siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez Odwołującego tytułem wpisu od odwołania oraz kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez Odwołującego tytułem wynagrodzenia pełnomocnika;

2.2.zasądza od Zamawiającego na rzecz Odwołującego kwotę 11 100 zł 00 gr (słownie: jedenaście tysięcy sto złotych zero groszy) stanowiącą koszty postępowania odwoławczego poniesione przez Odwołującego.

Na orzeczenie – w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia – przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie – Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca:……………………

‎Sygn. akt: KIO 2514/25

Uzasadnienie

Zamawiający – Szpital Kliniczny Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z Warmińsko-Mazurskim Centrum Onkologii w Olsztynie – prowadzi w trybie podstawowym postępowanie o udzielenie zamówienia pn. Opieka serwisowa nad oprogramowaniem aplikacyjnym InfoMedica/AMMS. Wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych 15 maja 2025 r. pod numerem 2025/BZP 00233614/01.

Wykonawca TK-MED Sp. z o.o. wniósł 16 czerwca 2025 r. odwołanie wobec odrzucenia jego oferty oraz dokonania wyboru oferty wykonawcy ITGO Sp. z o.o. Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie przepisów:

1)art. 224 ust. 6 i art. 226 ust. 1 pkt 8 w zw. z art. 266 ustawy Pzp, poprzez uznanie, że złożone przez Odwołującego, na wezwanie Zamawiającego, wyjaśnienia i dowody w zakresie wyliczenia ceny oferty nie uzasadniają podanej w ofercie ceny, podczas gdy złożone przez Odwołującego wyjaśnienia były szczegółowe, konkretne i merytoryczne, zawierały wymagane dowody, czym jednoznacznie prowadziły do obalenia domniemania zaoferowania rażąco niskiej ceny,

2)art. 239 ust. 1 i 2 ustawy Pzp poprzez wybór oferty złożonej przez wykonawcę ITGO Sp. z o.o., podczas gdy to oferta Odwołującego była najkorzystniejszą ofertą, tj. ofertą przedstawiającą najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny.

Odwołujący wniósł o nakazanie Zamawiającemu: unieważnienia czynności odrzucenia oferty Odwołującego oraz dokonania wyboru tej oferty jako najkorzystniejszej.

Na podstawie dokumentacji przedmiotowego postępowania oraz biorąc pod uwagę stanowiska stron, Izba ustaliła i zważyła, co następuje:

Izba ustaliła następujący stan faktyczny:

Zgodnie z pkt IV.1 SWZ przedmiotem zamówienia jest opieka serwisowa nad oprogramowaniem aplikacyjnym InfoMedica/AMMS objętym nadzorem autorskim producenta, a zainstalowanym w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z Warmińsko-Mazurskim Centrum Onkologii w Olsztynie.

W pkt IV.2 SWZ Zamawiający wyszczególnił 50 modułów, których dotyczy serwis oprogramowania aplikacyjnego InfoMedica/AMMS.

Zamawiający ustalił wartość zamówienia na kwotę 561.600,00 zł, natomiast podana przez Zamawiającego przed otwarciem ofert kwota na sfinansowanie zamówienia, to 690.768,00 zł.

W postępowaniu zostały złożone oferty z następującymi cenami:

1)ITGO Sp. z o.o.: 690.768,00 zł

2)TK-MED Sp. z o.o. 442.800,00 zł

Pismem z 28 maja 2025 r. Zamawiający wezwał Odwołującego – na podstawie art. 224 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp – do złożenia wyjaśnień (w terminie do 30 maja 2025 r.), w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny, kosztu lub ich istotnych części składowych. Zamawiający przytoczył w wezwaniu treść art. 224 ust. 3 ustawy Pzp i wskazał:

(…) sporządzając wyjaśnienia, winni Państwo uwzględnić, mając na uwadze przytoczony przepis art. 224 ust. 3 Pzp, wszelkie informacje, które wpływają na Państwa cenę, a odnoszące się np. do zysku, kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników, amortyzacją sprzętu biurowego i pojazdów, kosztów zakupu materiałów niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia, kosztów paliwa, kosztów dojazdu, prądu, wody itp., ubezpieczeń społecznych, innych kosztów oraz wszelkich opłat administracyjnych czy skarbowych o ile wystąpią. Zamawiający podkreśla, że zgodnie z art. 224 ust. 5 Pzp, obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu spoczywa na Wykonawcy, od którego Zamawiający zażądał wyjaśnień. Dlatego też, Wykonawca swoje wyjaśnienia, winien poprzeć stosownymi dowodami. Dowody powinny potwierdzać wyjaśnienia tj. dlaczego Wykonawca przyjął do oferty daną część składową ceny za poszczególny element usług itp., co finalnie przełożyło się na zaoferowaną cenę. (…)

W odpowiedzi na powyższe wezwanie Odwołujący złożył następujące wyjaśnienia:

Wykonawca oświadcza przede wszystkim, że wskazana w ofercie cena została skalkulowana w sposób prawidłowy, tj. uwzględnieniem wszelkich kosztów związanych z realizacją przedmiotowego zamówienia oraz z założeniem uzyskania zysku.

Kalkulacja ceny została oparta o założenia wynikające z dokumentów zamówienia.

Szczegółowe wyjaśnienia sposobu kalkulacji ceny ofertowej z uwzględnieniem wszystkich składników cenotwórczych zostały przedstawione w załączniku nr 1 do niniejszego pisma. Ponieważ przedmiot zamówienia obejmuje usługi ciągłe, a wynagrodzenie wypłacane jest w okresach miesięcznych, zgodnie z harmonogramem płatności, wyjaśnienia i przedstawiona kalkulacja i wyjaśnienia zostały odniesione do miesięcznej ceny świadczenia usług serwisu, przy uwzględnieniu zgodności z przepisami dotyczącymi kosztów pracy oraz obciążeń w zakresie zabezpieczenia społecznego. Cena oferty stanowi prosty iloczyn miesięcznej ceny świadczenia usług serwisowych i wymaganej liczby miesięcy świadczenia usługi.

Ponadto Wykonawca wyjaśnia, że do kalkulacji przyjęta została „Ilość godzin serwisowych” w wysokości 125, w związku z zaoferowaniem opcji „Powyżej 121 godzin serwisowych”.

W zakresie metod usprawniających realizację usług Wykonawca stosuje odpowiedni system monitorowania infrastruktury, który znacząco pozwala zredukować czas diagnozowania problemów, a nawet pozwala wystąpieniu problemów wcześnie zapobiec. Dzięki temu znacząco skraca się czas diagnozowania problemów – szybciej wiadomo, który z monitorowanych obszarów infrastruktury przestał działać. Ponadto możliwe jest aktywne zapobieganie występowaniu szeregu problemów polegających na wyczerpaniu się zasobów (np. miejsca na serwerze), system informuje nas z wyprzedzeniem, że może dojść do takiej sytuacji, więc mamy czas, żeby zadziałać nie doprowadzając do zatrzymania pracy danego systemu.

W załączniku nr 2 złożono dowody w zakresie wyliczenia ceny, w postaci zawartych z pracownikami, którzy będą realizować zaoferowane usługi, umów o pracę, co jednoznacznie potwierdza, że stanowiące podstawę kalkulacji koszty pracownicze są realne.

Jednocześnie, gdyby niniejsze wyjaśnienia w ocenie Zamawiającego nie rozwiewały wszelkich wątpliwości – Wykonawca służy dalszymi wyjaśnieniami celem doprecyzowania. Zgodnie ze stanowiskiem UZP: „W wyroku z dnia 6 sierpnia 2015 r. (sygn. akt KIO 1490/15, KIO 1577/15, KIO 1584/15) Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła, że: „(…) nie ma też przeszkód, by zamawiający prowadził wyjaśnienia wieloetapowo, aż do uzyskania odpowiedzi na wszystkie pytania i wątpliwości (oczywiście poza przypadkiem opisanym w art. 90 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, gdy wykonawca nie współpracuje i nie udziela wyjaśnień)”. Stanowisko to potwierdził też Sąd Okręgowy w Olsztynie, który w wyroku z dnia 9 grudnia 2010 r. (sygn. akt V Ga 122/10), jednoznacznie wskazał, iż brak jest przeszkód do ponownego wzywania wykonawcy do złożenia wyjaśnień, jeżeli pierwotne wyjaśnienia zamawiającego nie rozwiały wątpliwości zamawiającego związanych z „rażąco niską ceną”.

Treść załączników nr 1 i 2 do wyjaśnień Odwołujący zastrzegł jako tajemnicę przedsiębiorstwa.

W załączniku nr 1 Odwołujący przedstawił kalkulację kosztów pracy poszczególnych osób, które będą realizować zamówienie, z podziałem na stawkę brutto za roboczogodzinę, szacowaną pracochłonność w skali miesiąca, szacowany koszt pracy miesięcznie. Ponadto przedstawiono założenia dotyczące kosztów dojazdów i noclegów, a także kosztów gotowości zespołu dyżurującego i wykonywania prac w ramach zgłoszeń awaryjnych. W załączniku nr 2 przedstawiono zanonimizowane umowy o pracę z aneksami dla osób z wymaganymi przez Zamawiającego kompetencjami.

Pismem z 13 czerwca 2025 r. Zamawiający poinformował o wyborze oferty ITGO Sp. z o.o. jako najkorzystniejszej oraz o odrzuceniu oferty Odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 8 Pzp w zw. z art. 266 ustawy. Zamawiający przedstawił następujące uzasadnienie tej czynności:

(…) Po zapoznaniu się z treścią wyjaśnień Zamawiający uznał, iż Wykonawca de facto nie udzielił wyjaśnień, iż jego oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny. Przedłożone wyjaśnienia – kalkulacje, nie zostały w pełni poparte dowodami, co wpływa na to, że mają charakter lakoniczny. (…)

Zamawiający w przedmiotowym wezwaniu oprócz odniesienia się wprost do art. 224 ust. 3 Pzp wskazał, że w wyjaśnieniach Wykonawca winien mając na uwadze przytoczony przepis art. 224 ust. 3 Pzp, wszelkie informacje, które wpływają na Państwa cenę, a odnoszące się np. do zysku, kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników, amortyzacją sprzętu biurowego i pojazdów, kosztów zakupu materiałów niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia, kosztów paliwa, kosztów dojazdu, prądu, wody itp., ubezpieczeń społecznych, innych kosztów oraz wszelkich opłat administracyjnych czy skarbowych o ile wystąpią. (…) Wykonawca swoje wyjaśnienia, winien poprzeć stosownymi dowodami. Dowody powinny potwierdzać wyjaśnienia tj. dlaczego Wykonawca przyjął do oferty daną cenę, część składową ceny za poszczególny element, co finalnie przełożyło się na zaoferowaną cenę. Wykonawca przedłożył jedynie dowody w postaci skanów umów, ale z zakrytymi danymi, że nie wiadomo, czy te umowy dotyczą osób, które faktycznie będą realizowały przedmiot zamówienia. Ponadto w swoich wyjaśnieniach Wykonawca odnosił się do różnych wartości wynikających z jego działalności, ale nie przedstawił na te wyliczenia żadnego dowodu, a jedynie pozostał na porównaniu organizacji usługi u innych klientów.

Na marginesie należy jeszcze wskazać, że w swoich wyjaśnieniach Wykonawca przedstawił stawki znacząco odbiegające od wartości rynkowych:

1) specjalista ISO/IOD/NIS2: 32 zł/h brutto,

2) administrator Oracle DBA: 69 zł/h brutto,

3) specjaliści InfoMedica: 55 zł/h brutto.

Przy tak niskich stawkach nierealne jest:

1) zatrudnienie osób z wymaganymi certyfikatami,

2) zapewnienie gotowości 24/7 dla baz Oracle,

3) wykonanie usług zgodnie z poziomami SLA wskazanymi w SWZ,

4) przeznaczenie min. 100h na serwis InfoMedica i AMMS.

Tym samym uznać należy, że Wykonawca nie wykazał, czy wynagrodzenie będzie pokrywane z wynagrodzenia za realizację niniejszego przedmiotu umowy, czy jednak na to składa się wynagrodzenie od innych klientów.

Ponadto, Wykonawca przewidział tylko 3 wizyty miesięcznie w siedzibie Zamawiającego, przy koszcie jednej wizyty (dojazd i nocleg) 1404 zł, co daje łącznie 4212 zł/mies. Jest to niewystarczające w kontekście:

1) wymogu min. 6h pracy na każde wezwanie Zamawiającego,

2) skutków odmowy przyjazdu (3 odmowy = wypowiedzenie umowy).

Wykonawca wskazał koszt dyżuru i interwencji Oracle na poziomie 1000–1500 zł miesięcznie. Przy tym nie wyjaśnił skąd wyliczenie takiej kwoty. Kwota ta w ocenie Zamawiającego jest skrajnie niewiarygodna przy realnym koszcie utrzymania gotowości do natychmiastowej reakcji w godzinach nocnych, weekendowych i świątecznych. (…) Zwrócić należy uwagę, że Zamawiający na warunki udziału wymagał wykazaniem się maksymalnie 16, a minimalnie 9 osobami, pod warunkiem, że 7 osób z pośród 9 wymienionych w Rozdziale VII SWZ w ust. 2 pkt 1 lit. b) tiret pierwsze-dziewiąte może być wykazana na warunek udziału pod warunkiem posiadania certyfikatu producenta oprogramowania w zakresie obsługi modułów InfoMedica/AMMS). Zamawiający nie dopuścił pełnienia kilku ról eksperckim przez jedną osobę. Dlatego w ocenie Zamawiającego przedstawione umowy o prace potwierdzają rażąco niskie wynagrodzenia (np. 5200 zł brutto mies. dla osoby z trzema rolami eksperckimi, przy minimalnej pensji krajowej na pełny etat (umowa o pracę) wynoszącej 4666 zł brutto (czyli około 3511 zł netto). Z analizy wyjaśnień i przedłożonych dowodów wynika brak spójności z zakładanym obciążeniem godzinowym wg SWZ, co przekłada się na możliwość fikcyjnego rozdzielenia godzin między wskazane osoby bez realnego ich zaangażowania.

Tym samym Zamawiający nie mógł uznać odpowiedzi na przedmiotowe wezwanie, gdyż przedłożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny.

Powyższe uzasadnienie miało charakter jawny, zatem załączniki do wyjaśnień w zakresie, w jakim ujawniono ich treść w uzasadnieniu odrzucenia oferty, przestały mieć walor tajemnicy przedsiębiorstwa.

Izba zważyła, co następuje:

Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia.

Stosownie do art. 224 ust. 6 ustawy Pzp, odrzuceniu, jako oferta z rażąco niską ceną lub kosztem, podlega oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu.

W ocenie Izby, przedstawione przez Zamawiającego uzasadnienie odrzucenia oferty Odwołującego nie potwierdza prawidłowości tej czynności.

Na wstępie podkreślić należy, że zasadność czynności odrzucenia oferty podlega ocenie Izby w kontekście okoliczności faktycznych i prawnych przedstawionych przez zamawiającego w uzasadnieniu tej czynności. Zgodnie z art. 253 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp, niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający informuje równocześnie wykonawców, którzy złożyli oferty, o wykonawcach, których oferty zostały odrzucone – podając uzasadnienie faktyczne i prawne. Przywołany przepis, stanowiący realizację zasad postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, takich jak jawność postępowania oraz równe traktowanie wykonawców i zachowanie uczciwej konkurencji, nakłada na zamawiającego obowiązek zakomunikowania wykonawcom, dlaczego uznał, że dana oferta podlega odrzuceniu, a po stronie wykonawcy kształtuje prawo do uzyskania pełnej i rzetelnej wiedzy na temat przyczyn odrzucenia oferty. To na podstawie informacji przekazanej zgodnie z art. 253 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp wykonawca po pierwsze podejmuje decyzję, czy skorzystać ze środków ochrony prawnej, a po drugie – jakie zarzuty sformułować w odwołaniu i w jaki sposób polemizować ze stanowiskiem zamawiającego. Uzasadnienie faktyczne zawiadomienia  o odrzuceniu oferty powinno wyczerpująco obrazować, jakie przyczyny legły u podstaw decyzji zamawiającego, tak aby wykonawca, gdy oceny zamawiającego nie podziela, mógł się do wskazanych przez zamawiającego uchybień ustosunkować. W związku z powyższym zasadność zarzutów odwołania kwestionujących czynność odrzucenia oferty może być oceniana wyłącznie w zakresie tych okoliczności, które zostały przez zamawiającego przedstawione jako uzasadniające odrzucenie oferty. Ocena dokonywana przez Izbę w tym zakresie nie może więc wykraczać poza uzasadnienie przedstawione przez zamawiającego i polegać na badaniu istnienia podstaw do odrzucenia oferty w szerszym aspekcie.

W rozpoznawanej sprawie Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie przedstawił szereg okoliczności, które – jego zdaniem – uzasadniają uznanie ceny zaoferowanej przez Odwołującego za rażąco niską, które to okoliczności nie zostały jednak podane w uzasadnieniu odrzucenia oferty jako podstawy faktyczne tej czynności. Dotyczy to twierdzeń Zamawiającego dotyczących:

niewykazania, w jaki sposób zapewniona zostanie trwałość i jakość usługi przez 2 lata za cenę ledwo pokrywającą koszty pracy swoich pracowników,

nieprzedstawienie certyfikatów Oracle, InfoMedica, AMMS, Red Hat czy innych wymaganych przez SWZ;

nieudokumentowanie doświadczenia księgowego w zakresie obsługi systemu InfoMedica w obszarze finansowo-księgowym,

nieuwzględnienia dodatkowych kosztów rezerwowych i inflacyjnych przy 24-miesięcznym wykonywaniu umowy,

braku opisu działań, narzędzi i systemów wskazanych w SWZ, którymi dysponuje TK-MED (helpdesk z systemem zgłoszeń incydentów cyberbezpieczeństwa),

nieprzedstawienia dowodów potwierdzających kompetencje i doświadczenie zespołu,

braku spełnienia wymagań w zakresie dostępności, gotowości technicznej i zgodności z profilem zamówienia (w tym potwierdzone kompetencje do wsparcia AMMS/InfoMedica)

braku danych porównawczych lub szczegółowego wykazu własnych certyfikowanych i licencjonowanych zasobów, informacji o automatyzacji procesów lub wykorzystaniu narzędzi skracających czas obsługi, dowodów księgowych lub kalkulacji kosztów wewnętrznych;

wyceny zbyt małej liczby godzin świadczenia usług (wykonawca wskazał, że będzie to więcej niż 121h, następnie twierdził, że będzie to 125h, jednocześnie zaprzeczył tej ilości wskazując, że na usługę serwisową w ramach aplikacji planuje przeznaczyć 60h).

Co więcej, w odniesieniu do ostatniej z ww. okoliczności, Zamawiający w odpowiedzi na odwołanie podniósł niezgodność oferty Odwołującego z warunkami zamówienia, podczas gdy wyłączną podstawą prawną odrzucenia oferty był art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp, tj. rażąco niska cena. Zamawiający wskazał w odpowiedzi na odwołanie: (…) wyjaśnienia przedstawione przez Wykonawcę potwierdzają, iż oferta jest niezgodna z SWZ. Zamawiający wyraźnie wskazał, iż w ramach przyjętych godzin świadczonego serwisu – wg deklaracji Wykonawcy ma to być 125h w miesiącu – Wykonawca powinien oszacować świadczenie Usług serwisu co do zasady w siedzibie Zamawiającego w dni robocze od 8:00 do 16:00 w siedzibie Zamawiającego oraz uwzględnić realizację na każde wezwanie Zmawiającego do wizyty serwisowej w siedzibie zmawiającego na minimum 6 godzin. Zakładając liczbę godzin przewidzianą przez Wykonawcę czyli 60h wskazaną w wyjaśnieniach wizyt powinno być minimum 10 w miesiącu ( każda wizyta minimum 6h, 60h w miesiącu podzielonych na 6h to daje 10 wizyt). Co więcej szacując podstawowe wynagrodzenie Wykonawca powinien jednak przewidzieć wizyty w każdy roboczy dzień pomiędzy godziną 8-16 , przez 6h każda wizyty – przy założeniu 125h pracy serwisowej, oszacowanych prawidłowo powinno być 21 wizyt.

Wskazanie powyższych okoliczności dopiero w odpowiedzi na odwołanie stanowi niedopuszczalne rozszerzenie w postępowaniu odwoławczym nie tylko podstaw faktycznych odrzucenia oferty jako zawierającej rażąco niską cenę, ale również podstaw prawnych (wskazanie na niezgodność oferty z warunkami zamówienia). Takich podstaw odrzucenia oferty Izba nie mogła wziąć pod uwagę przy rozstrzyganiu przedmiotowej sprawy, nie były one bowiem zakomunikowane wykonawcy, co spowodowało, że nie mogły być przedmiotem zarzutów odwołania.

W uzasadnieniu odrzucenia oferty Odwołującego Zamawiający – obok opisania zakresu wezwania oraz teoretycznych wywodów o powinnościach wykonawcy wezwanego do wyjaśnień – wskazał wyłącznie następujące skonkretyzowane podstawy faktyczne odrzucenia oferty:

wyjaśnienia nie zostały w pełni poparte dowodami,

brak możliwości ustalenia, czy skany umów dotyczą osób, które faktycznie będą realizowały przedmiot zamówienia (skany zostały zanonimizowane),

stawki znacząco odbiegają od wartości rynkowych, przy których nierealne jest: 1) zatrudnienie osób z wymaganymi certyfikatami, 2) zapewnienie gotowości 24/7 dla baz Oracle, 3) wykonanie usług zgodnie z poziomami SLA wskazanymi w SWZ, 4) przeznaczenie min. 100h na serwis InfoMedica i AMMS,

uwzględnienie tylko 3 wizyt miesięcznie w siedzibie Zamawiającego, przy koszcie jednej wizyty (dojazd i nocleg) 1404 zł, co daje łącznie 4212 zł/miesięcznie, co jest niewystarczające w kontekście: 1) wymogu min. 6h pracy na każde wezwanie Zamawiającego, 2) skutków odmowy przyjazdu (3 odmowy = wypowiedzenie umowy);

niewyjaśnienie wyliczenia kosztu dyżuru i interwencji Oracle na poziomie 1000–1500 zł miesięcznie, który to poziom jest niewiarygodny przy realnym koszcie utrzymania gotowości do natychmiastowej reakcji w godzinach nocnych, weekendowych i świątecznych;

umowy o prace potwierdzają rażąco niskie wynagrodzenia.

Odnosząc się do powyższych okoliczności w pierwszej kolejności należy wskazać, że Zamawiający nie określił, które elementy wyjaśnień wymagały poparcia dowodami. Nie jest bowiem tak, że w odniesieniu do każdego twierdzenia zawartego w wyjaśnieniach konieczne jest przedstawienie dowodu. Jakkolwiek nie ulega wątpliwości, że na wykonawcy wezwanym do wyjaśnień spoczywa obowiązek przedstawienia stosownych dowodów potwierdzających realność ceny, to jednak kwestia tego, czy określona informacja musi być poparta obiektywnym dowodem, zależy od jej charakteru. Trudno oczekiwać, że w odniesieniu do każdej informacji wykonawca przedstawi dowody. Przykładowo, wyjaśnienia zawierają ujawnienie pewnych podstaw kalkulacyjnych, które wykonawca przyjął do ustalenia ceny oferty i o których informuje Zamawiającego – a co do których nie istnieją żadne dowody możliwe do przedłożenia, są to bowiem założenia przyjęte przez wykonawcę. W rozpoznawanej sprawie Zamawiający nie wskazał, które informacje przedstawione w wyjaśnieniach były tego rodzaju, że mogły i powinny być poparte dowodem, a samo oświadczenie wykonawcy nie mogło być uznane za wystarczające. Zamawiający ograniczył się do stwierdzenia, że wyjaśnienia nie zostały w pełni poparte dowodami, co samo w sobie nie może być uznane za dyskwalifikujące wyjaśnienia.

W odniesieniu do wynagrodzeń określonych w umowach o pracę i stawek przyjętych do kalkulacji Zamawiający poprzestał na ich zanegowaniu, stwierdzając, że są one nierynkowe. Nie zostało to jednak poparte szerszą argumentacją. Zakwestionowanie rynkowości najistotniejszego czynnika kosztotwórczego, jakim są w przypadku tego zamówienia koszty pracy, wymaga – zdaniem Izby – szerszej analizy niż tylko prostego zaprzeczenia ich realności, zwłaszcza że akurat na okoliczność wysokości tych kosztów zostały przedstawione dowody w postaci umów o pracę. Dodatkowo zauważyć należy, że przedstawiając tezę o nierynkowości stawek wynagrodzeń Zamawiający wskazał tę okoliczność na marginesie, co powoduje wątpliwości, czy została ona uznana za przesądzającą o rażąco niskiej cenie, czy stanowi tylko dodatkowe spostrzeżenie Zamawiającego.

Analogicznie należy ocenić twierdzenia Zamawiającego dotyczące nierealności kosztu dyżuru i interwencji Oracle czy wyceny wizyt w siedzibie Zamawiającego. Zamawiający nie wskazał chociażby orientacyjnie, jaki jest jego zdaniem realny poziom tych kosztów, a tym samym poziom niedoszacowania oferty Odwołującego, czy też jaka jest prawdopodobna liczba wizyt w siedzibie Zamawiającego (co Zamawiający mógł określić na podstawie wcześniej realizowanych umów). Z kolei sam fakt zanonimizowania umów o pracę nie powinien być oceniony jako dyskwalifikujący wyjaśnienia – jeśli Zamawiający uznał za konieczną weryfikację nieudostępnionych danych, to możliwe było wezwanie wykonawcy do ich ujawnienia. Takie wezwanie nie powinno być uznane za niedopuszczalne stworzenie wykonawcy kolejnej szansy na ponowne złożenie wyjaśnień, byłoby to jedynie udostępnienie danych osobowych w przedstawionych już wcześniej umowach o pracę, w celu umożliwienia pełnej oceny tych umów.

Niezależnie od powyższego, przy ocenie złożonych przez Odwołującego wyjaśnień nie można abstrahować od czasu wyznaczonego przez Zamawiającego na ich złożenie. Jak podniósł Odwołujący, Zamawiający skierował do niego to wezwanie 28 maja 2025 r., wyznaczając termin na złożenie wyjaśnień na 30 maja 2025 r. Odwołujący 29 maja 2025 r. wystąpił z wnioskiem o wydłużenie tego terminu, wskazując, że wyznaczenie tak krótkiego terminu nie pozwala na rzetelne przygotowanie odpowiedzi, nie uzyskał jednak zgody Zamawiającego. Podkreślenia wymaga, że termin wyznaczony na złożenie wyjaśnień dotyczących zaoferowanej ceny powinien być dostosowany do charakteru zamówienia, stopnia złożoności kalkulacji ceny oraz oczekiwań Zamawiającego co do poziomu szczegółowości wyjaśnień i załączonych do nich dowodów.

W ocenie Izby wyznaczenie Odwołującemu tak krótkiego terminu mogło istotnie wpłynąć na stopień szczegółowości udzielonych wyjaśnień. Izba dostrzega, że nie wszystkie kwestie wpływające na kalkulację ceny zostały dogłębnie wyjaśnione. Uwzględniając jednak termin, jakim wykonawca dysponował, a także okoliczność, że wezwanie do wyjaśnień nie wskazywało konkretnych kwestii wymagających pogłębionego wyjaśnienia, należy dojść do wniosku, że nie są to braki, które uprawniają wniosek o rażąco niskiej cenie. Jeżeli w wyniku powtórnego badania wyjaśnień nakazanego niniejszym wyrokiem Zamawiający dojdzie do wniosku, że brakuje pewnych szczegółowych informacji koniecznych do weryfikacji ceny, to w okolicznościach tej sprawy zasadne będzie skierowanie do wykonawcy konkretnych pytań, które pozwolą Zamawiającemu potwierdzić lub wyeliminować wątpliwości powzięte na gruncie pierwotnie złożonych wyjaśnień.

Niezależnie od powyższego, na marginesie wskazać należy, że sama różnica między ceną oferty Odwołującego a wartością zamówienia oraz ceną zaoferowaną przez Przystępującego, może wynikać ze sposobu ustalenia wartości zamówienia. Zauważenia wymaga, że Przystępujący jest podmiotem świadczącym dotychczas usługi na rzecz Zamawiającego, a kwota jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia dokładnie odpowiada cenie zaoferowanej przez Przystępującego. Dodatkowo, w postępowaniu zostały złożone jedynie dwie oferty, przez co zaoferowane ceny mogą nie dawać pełnego obrazu realiów rynkowych. Ewentualne przeszacowanie wartości zamówienia w porównaniu do cen rynkowych nie zwalnia oczywiście wykonawcy z obowiązku rzetelnego wyjaśnienia realności ceny, przy ocenie wyjaśnień nie można jednak pomijać tego, czy cena objęta wyjaśnieniami w istocie jest tak znacznie obniżona względem typowych cen oferowanych w analogicznych usługach.

Podsumowując, Izba stwierdziła, że w świetle przedstawionego przez Zamawiającego uzasadnienia odrzucenia oferty Odwołującego, czynność ta była niezasadna, Zamawiający naruszył zatem art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp przez niewłaściwe zastosowanie. Ponieważ naruszenie to miało wpływ na wynik postępowania, odwołanie – stosownie do art. 554 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp – podlegało uwzględnieniu.

O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 557, art. 574 i art. 575 ustawy Pzp oraz § 5 pkt 1 i 2 lit. b oraz § 7 ust. 1 pkt 1 , stosownie do wyniku postępowania obciążając kosztami Zamawiającego.

Przewodnicząca:……………………