KIO 2438/25

sygn. akt: KIO 2438/25

WYROK

Warszawa, 10 lipca 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodniczący:Emil Kuriata

Protokolantka:Klaudia Kwadrans

po rozpoznaniu na rozprawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej 16 czerwca 2025 r. przez wykonawcę ULM Poland sp. z o.o. z siedzibą w Dobroniu,
‎w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego 4 Regionalna Baza Logistyczna we Wrocławiu im. gen. broni T.J.,

przy udziale uczestnika po stronie zamawiającego - I.W. prowadzącej działalność gospodarczą pod firmą „Zakład Produkcji Pościeli „Świt” I.W.” z siedzibą
‎w Zielonej Górze,

orzeka:

1. Oddala odwołanie.

2. Kosztami postępowania obciąża wykonawcę ULM Poland sp. z o.o. z siedzibą w Dobroniu i:

2.1. zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez wykonawcę ULM Poland sp.
‎z o.o. z siedzibą w Dobroniu, tytułem wpisu od odwołania oraz kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez zamawiającego
‎4 Regionalną Bazę Logistyczną we Wrocławiu im. gen. broni T.J., tytułem wynagrodzenia pełnomocnika,

2.2. zasądza od wykonawcy ULM Poland sp. z o.o. z siedzibą w Dobroniu na rzecz zamawiającego 4 Regionalnej Bazy Logistycznej we Wrocławiu im. gen. broni T.J. kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy), poniesioną przez zamawiającego 4 Regionalną Bazę Logistyczną we Wrocławiu im. gen. broni T.J., stanowiącą koszty postępowania odwoławczego.

‎

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodniczący:…………………………

‎sygn. akt: KIO 2438/25

Uzasadnienie

Zamawiający – 4 Regionalna Baza Logistyczna we Wrocławiu im. gen. broni T.J. - prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego,
‎w trybie przetargu nieograniczonego, pn. „Dostawa przedmiotów umundurowania
‎i wyekwipowania”.

16 czerwca 2025 roku, wykonawca ULM Poland sp. z o.o. z siedzibą w Dobroniu (dalej „Odwołujący”) wniósł odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Odwołanie dotyczy części I i II zamówienia.

Odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie:

1.art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, przez odrzucenie oferty odwołującego w sytuacji, gdy nie zaistniały podstawy faktyczne i prawne do odrzucenia oferty, odwołujący uzupełnił przedmiotowy środek dowodowy zgodnie z treścią wezwania zamawiającego, tj. dla przedmiotów w części I-IV zaświadczenie wydane przez Komendanta Wojskowego Ośrodka Badawczo – Wdrożeniowego Służby Mundurowej (WOBWSM) (Łódź 91-735, ul. Źródłowa 52, www.wobwsm.wp.mil.pl), potwierdzające posiadanie przez wykonawcę (lub każdego z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia również w ramach konsorcjum, wykonujący kompletny przedmiot umowy) zakładowego wzoru PUiW zgodnego z obowiązującą Wojskową Dokumentacją Techniczno- Technologiczną i wzorem PUiW do produkcji seryjnej: Zaświadczenie nr 19-04/2025 dla przedmiotu - Poszewka na podgłówek oraz Zaświadczenie nr 18-04/2025 dla przedmiotu - Prześcieradło;

2.art. 239 ust. 1 w zw. z art. 16 ustawy Pzp, przez wybór w części I i II oferty wykonawcy Zakład Produkcji Pościeli „Świt” I.W., pomimo tego, że najkorzystniejszą ofertę złożył odwołujący.

Odwołujący wniósł o:

1)unieważnienie czynności wyboru w części I i II oferty wykonawcy Zakład Produkcji Pościeli „Świt” I.W.;

2)unieważnienie czynności odrzucenia oferty odwołującego;

3)nakazanie zamawiającemu w zakresie części I i II powtórzenie czynności badania
‎i oceny ofert.

Odwołujący wskazał, że ma interes we wniesieniu odwołania, ponieważ może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego powyżej wskazanych przepisów ustawy Pzp, w szczególności odwołujący może ponieść szkodę w rozumieniu art. 505 ust. 1 ustawy polegającą na pozbawieniu go korzyści finansowych wynikających z możliwości uzyskania przez niego przedmiotowego zamówienia i w konsekwencji braku możliwości zawarcia umowy na realizację tego zamówienia.

Odwołujący uzasadniając zarzuty odwołania wskazał, że złożony przedmiotowy środek dowodowy w sposób jednoznaczny potwierdza, że najpóźniej w dniu składania ofert, czyli na dzień 15.04.2025, odwołujący złożył wraz z ofertą produkt, który spełnił wymagania określone w SWZ. Odwołujący złożył bowiem w dniu 15.04.2025 wraz z ofertą produkt, który spełniał wymagania określone w SWZ. Odwołujący złożył ofertę cenową w formie elektronicznej
‎i jednocześnie w tym samym dniu złożył do Komendanta Wojskowego Ośrodka Badawczo -Wdrożeniowego Służby Mundurowej w Łodzi produkt, który spełniał wymagania określone
‎w SWZ. Zaświadczenie nr 19-04/2025 dla przedmiotu - Poszewka na podgłówek datowane na 25.04.2025 potwierdza jedynie fakt, iż przedstawiony wraz z ofertą i złożony w dniu 15.04.2025 produkt jest zgodny z SWZ.

Odwołujący wskazał, że zamawiający określił zbyt krótki termin na złożenie ofert
‎i dostarczenie przedmiotowego środka dowodowego. Nie jest to odosobnione stanowisko odwołującego, gdyż w trakcie postępowania wpłynęły dwa wnioski o wydłużenie terminu składania ofert, które nie zostały uwzględnione przez zamawiającego. Ogłoszenie o przetargu zostało zamieszczone 10.03.2025 r., a ostatecznym dniem składania ofert to 15.04.2025 r.
‎(tj. 27 dni roboczych). Biorąc pod uwagę wymóg przedstawienia przedmiotowych środków dowodowych w postaci „Zaświadczenia wydanego przez Komendanta Wojskowego Ośrodka Badawczo – Wdrożeniowego Służby Mundurowej (WOBWSM) (Łódź 91-735, ul. Źródłowa 52, www.wobwsm.wp.mil.pl), potwierdzających posiadanie przez Wykonawcę zakładowego wzoru PUiW zgodnego z obowiązującą Wojskową Dokumentacją Techniczno- Technologiczną
‎i wzorem PUiW do produkcji seryjnej”, zamawiający nie uwzględnił niezbędnego, realnego czasu w zakresie możliwości ubiegania się o przedmiotowe zaświadczenie w WOBWSM.
‎W przypadku braku przez potencjalnego wykonawcę w momencie ogłoszenia postepowania żądanego dokumentu, czas na uzyskanie go powinien być czasem realnym. W ramach składanego wniosku zgodnie z zapisami w Instrukcji oceny zgodności wzorów zakładowych PUiW z WDTT należy złożyć: świadectwa/raporty badań laboratoryjnych z laboratorium akredytowanym oraz wykonać dwa wzory.

Czas oczekiwania na badania laboratoryjne to minimum 2-4 tygodnie dodatkowo należy uwzględnić, że należy wykonać jeszcze tkaninę/tkaniny - minimum 2 tygodnie. Ponadto należy zauważyć, że w przywołanej instrukcji czas na dokonanie takiej oceny to minimum 25 dni roboczych (rozdział III pkt 8 Instrukcji oceny zgodności wzorów zakładowych przedmiotów umundurowania i wyekwipowania z wojskową dokumentacją techniczno-technologiczną, obowiązującej od 16 sierpnia 2022 r.). Jest możliwość złożenia do Komendanta WOBWSM prośby o zmiany kolejkowości dokonywanej oceny, ale w wyniku przeprowadzonej analizy ilości realizowanych postępowań na rzecz Sił Zbrojnych oraz pokrywającymi się terminami otwarcia ofert, istnieje duże ryzyko o braku technicznej możliwości zmiany tej kolejki (dowód: Instrukcja oceny zgodności wzorów zakładowych przedmiotów umundurowania
‎i wyekwipowania z wojskową dokumentacją techniczno-technologiczną, obowiązującej od dnia 16 sierpnia 2022 r.).

Odwołujący przedstawił harmonogram czynności podjętych po ogłoszeniu przetargu, w celu możliwości uzyskania przedmiotowego środka dowodowego (…).

Zgodnie z rozdziałem II pkt. 3 lit. a) Instrukcji, jednym z warunków złożenia wniosku do Komendanta WOBWSM jest posiadanie świadectw z badań laboratoryjnych. Odwołujący złożył wniosek o przeprowadzenie badań materiałów i wydanie świadectw do Laboratorium Metrologii Włókienniczej i Elektrostatyki Łódzkiego Instytutu Technologicznego Łukasiewicz
‎w dniu 3 kwietnia 2025 r. Odwołujący uzyskał świadectwo z badań nr BL-ME 270.1/2025/G/A oraz świadectwo z badań nr BL-AI 201/364/2025/A.

Odwołujący złożył wniosek do Komendanta WOBWSM o wydanie zaświadczeń w dniu
‎14 kwietnia 2025 r. Jednocześnie odwołujący złożył wniosek o skrócenie terminu dokonania oceny zgodności wzoru zakładowego Poszewka na podgłówek wzór 711/MON z 25 dni roboczych do minimalnego możliwego.

Jednocześnie ze złożeniem w dniu 14 kwietnia 2025 r. oferty, odwołujący załączył pismo
‎z tego samego dnia, informujące zamawiającego, iż złożył do Komendanta WOBWSM w Łodzi wniosek o dokonanie oceny zgodności wzoru zakładowego. Do oferty odwołujący załączył wyniki koniecznych do uzyskania ww. zaświadczenia, a potwierdzających, że wyroby zostały wykonane zgodnie z wymaganiami obowiązującej dokumentacji technicznej. Po uzyskaniu zaświadczenia wydanego przez Komendanta WOBWSM w Łodzi odwołujący zobowiązał się do jego niezwłocznego przesłania (dowody: Zaświadczenie nr 19-04/2025 z dnia 25.04.2025; Pismo Komendanta WOBWSM w Łodzi z dnia 25.04.2025 r. potwierdzające fakt, iż złożony
‎w dniu 14.04. 2025 wzór 711/MON Poszewki na podgłówek jest zgodny z wymaganiami SWZ; Wniosek odwołującego do Komendanta WOBWSM w Łodzi z dnia 14.04.2025 r. o dokonanie oceny zgodności wzoru zakładowego; Wniosek odwołującego z dnia 14 kwietnia 2025 r. do Komendanta WOBWSM w Łodzi o przyspieszenie dokonania oceny; Świadectwo z badań nr BL-ME 270.1/2025/G/A; Świadectwo z badań nr BL-AI 201/364/2025/A).

Zdaniem odwołującego data wydania zaświadczenia przez Komendanta WOBWSM nie ma żadnego znaczenia, bowiem niezależnie od daty wystawienia zaświadczenia (czy to 25.04.2025, czy to byłoby 26.04.2025, czy to byłoby 16.04.2025), zaświadczenie to potwierdza fakt, iż produkt przedłożony do oceny przez odwołującego najpóźniej w dniu przetargu (15.04.2025) spełniał wymogi określone w SWZ. Natomiast data wystawienia samego zaświadczenia jest całkowicie niezależna od odwołującego biorąc pod uwagę czasochłonność procedury związanej z jego uzyskaniem i terminy obowiązujące organ w trakcie procedury. Odwołujący zgodziłby się z argumentacją zamawiającego w sytuacji, gdyby nie dostarczył wskazanego zaświadczenia w dodatkowym terminie przez niego wyznaczonym, gdyż byłoby to naruszenie zapisów zawartych w SWZ, jednak temu terminowi odwołujący nie uchybił.

Na dzień złożenia oferty odwołujący był w trakcie procedury uzyskania przedmiotowego środka dowodowego. Złożony przez odwołującego przedmiotowy środek dowodowy potwierdza spełnienie wymagań określonych w SWZ przez oferowane produkty na dzień złożenia oferty, gdyż przedmiotem oceny dokonywanej przez Komendanta WOBWSM w Łodzi była poszewka na podgłówek wzór 711/MON.

W tak ustalonym stanie faktycznym nie sposób zgodzić się z dokonaną przez zamawiającego czynnością odrzucenia oferty odwołującego. W punkcie 2 skarżonego uzasadnienia zamawiający stwierdza: „Termin tj. 23.04.2025 r do 29.04.2025 r, wyznaczony przez Zamawiającego na złożenie przedmiotowego zaświadczenia nie służy Wykonawcy na jego pozyskanie. Uznanie ww. zaświadczeń złożonych w terminie wskazanym przez Zamawiającego w wezwaniu do jego uzupełnienia, ale uzyskanego przez oferenta 25.04.2025 r, po terminie składania ofert tj. 15.04.2025 r stanowiłoby naruszenie zasady równego traktowania wykonawców określonego w art. 16 Ustawy Pzp. Mając na uwadze powyższe Zamawiający odrzuca ofertę jako niezgodną z warunkami zamówienia”.

Trudno zgodzić się z argumentacją zamawiającego, skoro w SWZ w pkt 2.1.4 zapisane jest stwierdzenie: „2) Jeżeli Wykonawca nie złoży przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne, Zamawiający wezwie do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie”.

Zatem dla każdego oferenta było oczywiste, że zamawiający dopuszcza sytuację, w której w dniu składania ofert nie wszystkie dokumenty muszą być kompletne i że z niektórymi zaświadczeniami czy dokumentami, jeżeli jeszcze do oferenta nie dotarły, można zaczekać.

Tak też było w tym przypadku. 14.04.2025 zwróciliśmy się do Komendanta WOBWSM
‎z wnioskiem o skrócenie terminu dokonania oceny zgodności wzoru zakładowego rozumiejąc, że w niedługim, dodatkowym terminie zmuszeni będziemy do dostarczenia
‎ww. zaświadczenia. W uzasadnieniu podaliśmy zapisy SWZ.

Wydaje się również, że zamawiający miał pełną świadomości, że ogłaszając przetarg
‎i wyznaczając krótki termin na złożenie ofert, musiał mieć pełną świadomość, że nie wszystkie dokumenty uda się oferentom zgromadzić w terminie, stąd zapewne wspomniane zapisy
‎w SWZ. Przedmiotowe środki dowodowe mogą podlegać procedurze uzupełnienia, przy czym jest ona dopuszczalna tylko wtedy, gdy dla danego postępowania zamawiający możliwość taką przewidział w dokumentach zamówienia lub w ogłoszeniu o zamówieniu. Jeżeli zamawiający możliwość taką przewidział, to pozostaje związany własnymi warunkami postępowania i będzie zobowiązany do wezwania wykonawcy do uzupełnienia dokumentów. Wystarczające jest wskazanie, że zamawiający będzie stosował procedurę uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych; ustawa nie nakłada obowiązku opisywania procedury. Zamawiający powinien wyznaczyć w wezwaniu termin uzupełnienia wymaganego środka dowodowego odpowiednio do sytuacji, jaka wystąpiła w postępowaniu, rodzaju uzupełnianego przedmiotowego środka dowodowego oraz z poszanowaniem równego traktowania wykonawców. Obowiązek wezwania aktualizować się będzie wówczas, gdy przedmiotowe środki dowodowe nie zostały złożone przez wykonawcę lub wprawdzie zostały złożone, lecz są niekompletne. W wypadku dokumentów i oświadczeń stanowiących przedmiotowe środki dowodowe należy się opowiedzieć za stanowiskiem dopuszczającym możliwość złożenia
‎w ramach uzupełnienia dokumentów i oświadczeń wystawionych przed dniem wyznaczonym na uzupełnienie, nie zaś przed dniem składania ofert – celem żądania środków jest wykazanie, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają wymaganiom, nie zaś sprawdzenie, czy wykonawca podoła wymaganiom stricte formalnym związanym z procedurą przetargową. Pomimo sformalizowania procesu udzielania zamówień cel stosowania przepisów powinien wyznaczać kierunki ich interpretacji. [M. Stachowiak [w:]
‎W. Dzierżanowski, Ł. Jaźwiński, J. Jerzykowski, M. Kittel, M. Stachowiak, Prawo zamówień publicznych. Komentarz, Warszawa 2021, art. 107.]

Jak już wskazano powyżej na dzień złożenia oferty Odwołujący był w trakcie procedury uzyskania przedmiotowego środka dowodowego, o czym poinformował zamawiającego przy składaniu oferty. Jak wynika z uzasadnienia pisma z 6 czerwca 2025 r. zamawiający odrzucił ofertę odwołującego, gdyż „Zaświadczenie nr 19-04/2025 dla przedmiotu- Poszewka na podgłówek oraz Zaświadczenie nr 18-04/2025 dla przedmiotu- Prześcieradło datowane są na 25.04.2025 r., co stanowi uzyskanie ww. środka dowodowego po terminie składania ofert wyznaczonym na 15.04.2025 r.”.

Złożony przez odwołującego przedmiotowy środek dowodowy potwierdza spełnianie warunków przedmiotowych w postępowaniu na dzień złożenia oferty, tym samym brak było podstaw prawnych do odrzucenia oferty odwołującego.

Zamawiający złożył pisemną odpowiedź na odwołanie, w której wniósł o oddalenie odwołania w całości. Zamawiający wskazał, że wymagał od wykonawców złożenia wraz
‎z ofertą przedmiotowych środków dowodowych, celem potwierdzenia, że oferowane dostawy spełniają określone przez zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria. Zamawiający musi zapoznać się z przedmiotowymi środkami dowodowymi już na etapie badania oferty, a nie na etapie weryfikowania wykonawcy, którego oferta została wybrana. Ustawodawca umożliwił co prawda uzupełnianie przedmiotowych środków dowodowych, jednak uzupełnione dokumenty muszą potwierdzać stan na moment złożenia oferty. Wstanie faktycznym niniejszej sprawy zamawiający nie ma możliwości uznania, iż przedmiot dostawy spełniał określone w SWZ warunki na moment wnoszenia oferty. Proces oceny zgodności wzorów zakładowych przedmiotów umundurowania i wyekwipowania z Wojskową Dokumentacją Techniczno — Technologiczną i wzorem PUiW do produkcji seryjnej prowadzony przez WOBWSM jest sformalizowany i kilkuetapowy. Wykonawca może być wzywany do uzupełnienia brakujących elementów, etykiet, dokumentów i pod warunkiem ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie proces oceny zgodności zostanie zakończony pozytywnie wydanym zaświadczeniem. Możliwym jest jednak, iż na etapie składania ofert wykonawca będąc w trakcie procedury przed WOBWSM dokonuje stosownych uzupełnień brakujących elementów, co w konsekwencji powoduje, że oferowany przedmiot dostawy w momencie składania oferty nie spełnia wymagań określonych w SWZ. Dopiero wydanie stosownego zaświadczenia przez Komendanta WOBWSM jest dla zamawiającego wiarygodnym potwierdzeniem, iż w dacie jego wydania przedmiot dostawy spełnia określone wymagania.

Wbrew twierdzeniom odwołującego data wydania zaświadczenia przez Komendanta WOBWSM jest bardzo istotna, a co więcej, decydująca w niniejszej sprawie. Należy wskazać, że przedmiotowe środków dowodowe mają zasadnicze znaczenie dla oceny prawidłowości oferty w jej warstwie merytorycznej i ustalenia, który z wykonawców powinien zostać poddany kwalifikacji podmiotowej jako ten, którego ofertę oceniono najwyżej. Przyjęcie odmiennej interpretacji, jak chciałaby odwołujący w analizowanym stanie faktycznym, stałoby
‎w oczywistej sprzeczności z art. 16 ustawy Pzp i wynikającej z niej zasady równego traktowania wykonawców. Podobne stanowisko zaprezentowała Krajowa Izba Odwoławcza
‎w wyroku z 8 marca 2023 r. KIO 482/23, gdzie wskazano: „Dopuszczenie, że wykonawca biorący udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oferują produkt, którego parametrów nie może potwierdzić na moment złożenia oferty z uwagi na brak stosownej certyfikacji, natomiast może brak taki usunąć przez swego rodzaju "konwalidację” na podstawie aft. 107 ust. 2 ustawy PZP i uzyskanie wymaganych dokumentów po terminie składania ofert byłoby naruszeniem zasady równego traktowania wykonawców. Izba podkreśla, że każdy z wykonawców jest zobowiązany złożyć ofertę zgodną z postanowieniami SIĄ/Z oraz potwierdzić zgodność oferowanych produktów w sposób wymagany przez zamawiającego na moment złożenia oferty. (...) Niewątpliwe ustawodawca wskazał, że na moment składania ofert wszyscy wykonawcy są zobowiązani potwierdzić zgodność oferowanych produktów z wymaganiami zamawiającego w sposób określonych w SWZ. Wszyscy wykonawcy małą taki sam przedział czasowy na złożenie oferty i dokumentów potwierdzających zgodność oferowanych produktów z wymaganiami wskazanymi w SWZ”.

Ustawodawca wskazał jednoznacznie, iż wykonawca jest zobowiązany potwierdzić,
‎że oferowane przez niego produkty spełniają wymagania zamawiającego na moment złożenia oferty, w sposób określony w SWZ. Możliwość ich uzupełnienia, choć dopuszczona przez ustawodawcę, nie może spowodować, że przesuwa się moment potwierdzenia spełnienia wymagań tj. z okresu złożenia oferty na dzień uzupełnienia dokumentów. Uzupełnione w trybie art. 107 ust. 2 ustawy PZP dokumenty muszą potwierdzać, że na moment złożenia oferty oferowany produkt spełniał wymagania wskazane w SWZ.

W analizowanym stanie faktycznym sprawy, z uwagi na fakt, że termin składania ofert został wyznaczony na dzień 15 kwietnia 2025 r., wykonawcy byli zobowiązani do złożenia przedmiotowego środka dowodowego potwierdzającego spełnienie wymagań najpóźniej na dzień 15 kwietnia 202 r. Odwołujący nie złożył wymaganego zaświadczenia wraz z ofertą. Przedmiotowy środek dowody został złożony w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego. Przy czym Zaświadczenie zostało wydane w dniu 25 kwietnia 2025 r., co wskazuje jednoznacznie, iż to na ten dzień odwołujący spełnia warunki określone w SWZ. Tym samym wykonawca nie potwierdził zgodności oferowanego przedmiotu umowy z wymaganiami zamawiającego na dzień złożenia oferty. Nie można przyjąć w stanie faktycznym niniejszej sprawy, że złożone przez odwołującego zaświadczenie potwierdza fakt, iż przedłożony do oceny produkt najpóźniej w dacie złożenia oferty spełniał wymogi określone w SWZ. Podobnie zbyt daleko idąca są twierdzenia odwołującego, jakoby intencją ustawodawcy było dopuszczenie sytuacji, w której wykonawca, z uwagi na brak pewnych dokumentów (np. zaświadczeń, certyfikatów) zyskuje dodatkowy czas na ich pozyskanie. Przeciwnie należy zauważyć, iż wyznaczony przez zamawiającego termin na złożenie/uzupełnienie przedmiotowego zaświadczenia nie służy wykonawcy na jego pozyskanie. W tym zakresie należy wskazać na stanowiska KIO przytoczone w powołanym powyżej wyroku: „Wszyscy wykonawcy mają taki sam przedział czasowy na złożenie oferty i dokumentów potwierdzających zgodność oferowanych produktów z wymaganiami wskazanymi w SI'VZ. Termin ten wynika z SWZ. Gdyby dopuścić możliwość przesunięcia potwierdzenia takiej zgodność z etapu złożenia oferty na moment uzupełnienia dokumentów w trybie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp, wówczas to Zamawiający decydowałby arbitralnie, ile czasu wyznaczyć poszczególnym wykonawcom na uzupełnienie dokumentów, tym samym rodziłoby to potencjalne ryzyko nierównego traktowania wykonawców. Nietrudno hipotetycznie wyobrazić sobie scenariusz, w którym wykonawca nie składa przedmiotowych środków dowodowych (gdyż na moment złożenia oferty nie jest w ich posiadaniu), nieformalnie umawia się z zamawiający, że potrzebuje dodatkowego czasu na zdobycie wymaganych certyfikatów. Zamawiający zwleka z badaniem i oceną ofert, zapewniając wykonawcy taki dodatkowy czas. Po uzyskaniu certyfikatu w "okresie badania ofert”, zamawiający wzywa wykonawcę do uzupełnienia brakujących dokumentów Wykonawca czyni zadość wezwaniu, gdyż wymagany dokument uzyskał w dodatkowym terminie. Aby uniknąć właśnie takich sytuacji, ustawodawca wskazał jednoznacznie, że wykonawca ma potwierdzić, że oferowane przez niego produkty spełniają wymagania zamawiającego na moment złożenia oferty,
‎w sposób określony w SIWZ Możliwość ich uzupełnienia, choć dopuszczona przez ustawodawcę, nie może spowodować, że przesuwa się moment potwierdzenia spełnienia wymagań tj. z okresu złożenia oferty na dzień uzupełnienia dokumentów”.

Odnosząc się do zarzutu jakoby zamawiający określił zbyt krótki termin na złożenie ofert
‎i dostarczenia przedmiotowego środka dowodowego, który następnie został poparty faktem, iż w trakcie postępowania wpłynęły dwa wnioski o wydłużenie terminu składania ofert
‎(w ocenie odwołującego zamawiający nie uwzględnił niezbędnego, realnego czasu w zakresie możliwości ubiegania się o przedmiotowe środki dowodowe) należy zauważyć, iż po pierwsze odwołujący w trakcie postępowania nie złożył takiego wniosku. Zatem odwołujący nie sygnalizował zamawiającemu, że wyznaczony termin jest dla niego za krótki i nierealny na pozyskania stosownego zaświadczenia. Nadto w przypadku, gdyby wykonawca nie uznawał stanowiska zamawiającego, co do braku zgody na wydłużenie terminu składania ofert bądź gdyby odwołujący po zapoznaniu się z treścią SWZ uznał, iż termin te jest nieodpowiedni, przysługiwał mu w tym zakresie środek ochrony prawnej w postaci możliwości odwołania się od treści SWZ. Na obecnym etapie postepowania zarzuty w tym zakresie należy uznać za spóźnione. Zamawiający podkreśla, iż na żadnym etapie postępowania odwołujący nie podnosił przedmiotowego zarzutu, który po raz pierwszy został przez niego zgłoszony w treści odwołania.

Określenie przez zamawiającego pkt 5.1.10. SWZ, że zgodnie z art. 246 ust. 2 ustawy Pzp stosuje kryterium ceny jako jedyne kryterium oceny ofert nie zwalnia zamawiającego
‎z uzyskania potwierdzenia spełniania wymagań określonych w opisie przedmiotu zamówienia. Temu służą przedmiotowe środki dowodowe i mimo, że nie zostały podkreślone jako kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty to muszą być rozpatrywane łącznie z zaoferowanymi cenami.

Przystępujący podzielił stanowisko zamawiającego, dodatkowo składając własne pismo procesowe ze stanowiskiem w sprawie.

Izba ustaliła i zważyła, co następuje.

Zamawiający prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego
‎z zastosowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych wymaganych przy procedurze, której wartość szacunkowa zamówienia przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła, że odwołujący posiada interes w uzyskaniu przedmiotowego zamówienia, kwalifikowany możliwością poniesienia szkody w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy, o których mowa w art. 505 ust. 1 ustawy Pzp, co uprawniało go do złożenia odwołania.

Izba stwierdziła, że nie zachodzą przesłanki do odrzucenia odwołania.

Uwzględniając dokumentację z przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jak również biorąc pod uwagę oświadczenia i stanowiska stron oraz przystępującego, złożone w pismach procesowych, jak też podczas rozprawy Izba stwierdziła, iż odwołanie nie zasługuje na uwzględnienie.

Zgodnie z pkt 2.1.4 SWZ: „Zamawiający wymaga od Wykonawców złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych, celem potwierdzenia, że oferowane dostawy spełniają określone przez Zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria. 1) Wymagane przedmiotowe środki dowodowe: a) Zaświadczenie wydane przez Komendanta Wojskowego Ośrodka Badawczo – Wdrożeniowego Służby Mundurowej (WOBWSM) (Łódź 91-735, ul. Źródłowa 52, www.wobwsm.wp.mil.pl), potwierdzające posiadanie przez Wykonawcę (lub każdego
‎z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia również w ramach konsorcjum, wykonujący kompletny przedmiot umowy) zakładowego wzoru PUiW zgodnego
‎z obowiązującą Wojskową Dokumentacją Techniczno- Technologiczną i wzorem PUiW do produkcji seryjnej. Wojskowa Dokumentacja Techniczno- Technologiczna obowiązująca dla Przedmiotu Umundurowania i Wyekwipowania (przedmiot zamówienia) tj. dla części I, II- Poszewka na podgłówek, dla części III, IV- Prześcieradło. 2) Jeżeli Wykonawca nie złoży przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne, Zamawiający wezwie do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie. 3) Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych”.

W pkt 5.1.10. SWZ zamawiający wskazał, że zgodnie z art. 246 ust. 2 ustawy Pzp stosuje kryterium ceny jako jedyne kryterium oceny ofert, albowiem określił w opisie przedmiotu zamówienia, wymagania jakościowe odnoszące się do co najmniej głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia. Jako najkorzystniejszą ofertę (spośród ofert niepodlegających odrzuceniu), zamawiający wybierze ofertę z najniższą ceną (obejmującą cenę zamówienia gwarantowanego oraz cenę opcji).

Pismem z 23 kwietnia 2025 r. odwołujący został wezwany do złożenia w terminie do 29 kwietnia 2025 r. przedmiotowych środków dowodowych tj. zaświadczenie wydane przez Komendanta WOBWSM, potwierdzające posiadanie przez wykonawcę (…) zakładowego wzoru PUiW zgodnego z obowiązującą Wojskową Dokumentacją Techniczno- Technologiczną i wzorem PUiW do produkcji seryjnej, tj. dla części I, II- Poszewka na podgłówek, dla części III, IV- Prześcieradło.

Odwołujący przesłał zamawiającemu 28 kwietnia 2025 r.:

- Zaświadczenie nr 18-04/2025 z dnia 25 kwietnia 2025 r. wydane przez Komendanta WOBWSM dla przedmiotu prześcieradło, wzór 712/MON, którego producentem jest odwołujący,

- Zaświadczenie nr 19-04/2025 z dnia 25 kwietnia 2025 r. wydane przez Komendanta WOBWSM dla przedmiotu poszewka na podgłówek, wzór 711/MON, którego producentem jest odwołujący.

Pismem z 8 maja 2025 r. zamawiający poinformował o wyborze oferty odwołującego na część I i II jako najkorzystniejszej. Pismem z 14 maja 2025 r. zamawiający zawiadomił
‎o unieważnieniu czynności wyboru oferty najkorzystniejszej oraz ponownym badaniu i ocenie ofert. Następnie pismem z 6 czerwca 2025 r. zamawiający poinformował o wyborze najkorzystniejszej oferty i odrzuceniu oferty odwołującego. W uzasadnieniu zamawiający wskazał, że „w dniu 23.04.2025 wezwano Wykonawcę do złożenia przedmiotowych środków dowodowych, w części I-IV, które Wykonawcą winien złożyć wraz z ofertą. Wykonawca złożył wymagany przedmiotowy środek dowodowy dla przedmiotów w części I-IV w terminie,
‎tj. Zaświadczenie wydane przez Komendanta Wojskowego Ośrodka Badawczo – Wdrożeniowego Służby Mundurowej (WOBWSM) (Łódź 91-735, ul. Źródłowa 52, www.wobwsm.wp.mil.pl), potwierdzające posiadanie przez Wykonawcę (lub każdego
‎z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia również w ramach konsorcjum, wykonujący kompletny przedmiot umowy) zakładowego wzoru PUiW zgodnego
‎z obowiązującą Wojskową Dokumentacją Techniczno - Technologiczną i wzorem PUiW do produkcji seryjnej.

Zaświadczenie nr 19-04/2025 dla przedmiotu- Poszewka na podgłówek oraz Zaświadczenie nr 18-04/2025 dla przedmiotu- Prześcieradło datowane są na 25.04.2025 r., co stanowi uzyskanie ww. środka dowodowego po terminie składania ofert wyznaczonym na 15.04.2025 r.

1. Przedmiotowy środek dowodowy winny w sposób jednoznaczny potwierdzać,
‎że najpóźniej w dniu składania ofert, oferowany przez wykonawcę produkt spełniał wymagania określone w SWZ, tym samym momentem potwierdzenia spełnienia warunków przedmiotowych w postępowaniu jest dzień złożenia oferty, tj. uzupełniony dokument powinien potwierdzać spełnienie warunków w dacie otwarcia ofert, w tym przypadku tj. 15.04.2025 r.

2. Termin tj. 23.04.2025 r do 29.04.2025 r, wyznaczony przez Zamawiającego na złożenie przedmiotowego zaświadczenia nie służy Wykonawcy na jego pozyskanie. Uznanie ww. zaświadczeń złożonych w terminie wskazanym przez Zamawiającego w wezwaniu do jego uzupełnienia, ale uzyskanego przez oferenta 25.04.2025 r, po terminie składania ofert tj. 15.04.2025 r stanowiłoby naruszenie zasady równego traktowania wykonawców określonego w art. 16 Ustawy Pzp. Mając na uwadze powyższe Zamawiający odrzuca ofertę jako niezgodną z warunkami zamówienia”.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej zarzuty odwołującego są bezzasadne. Krajowa Izba Odwoławcza podzielając w całości stanowisko zamawiającego i przystępującego (za wyrokiem Sądu Okręgowego w Warszawie z 25.08.2015 r., sygn. akt: XXIII Ga 1072/15: „Izba ma prawo podzielić zarzuty i wartościową argumentację jednego z uczestników, zgodnie
‎z zasadą swobodnej oceny dowodów”), wskazuje, co następuje.

W ocenie Krajowej Izby Odwoławczej zamawiający prawidłowo dokonał czynności odrzucenia oferty odwołującego, gdyż odwołujący, co prawda złożył przedmiotowy środek dowodowy, jednakże z treści tego dokumentu, w szczególności w zakresie dotyczącym daty jego wystawienia (zaświadczenie wydane przez Komendanta Wojskowego Ośrodka Badawczo-Wdrożeniowego Służby Mundurowej) wynika, że został on wystawiony po dacie składania ofert. Oznacza to, że odwołujący na dzień składania ofert nie legitymował się dokumentem (PŚD), który potwierdzałby, że oferowany przedmiot dostawy spełnia parametry określone przez zamawiającego.

Izba podziela stanowisko zamawiającego i przystępującego, że działanie odmienne od czynności odrzucenia oferty odwołującego stanowiłoby rażące naruszenie zasady równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji. Wskazać bowiem należy, iż dopuszczenie przez usankcjonowanie działania odwołującego doprowadziłoby do sytuacji, w której z jednej strony zamawiający wymagając złożenia PŚD wraz z ofertą traktuje wykonawców w sposób nierówny i niekonkurencyjny dopuszczając, wobec innych wykonawców, możliwość złożenia takiego dokumentu z datą po terminie składania ofert. Jak wskazał zamawiający,
‎w postępowaniu dwóch innych wykonawców, przed terminem składania ofert, zwracało się do zamawiającego o wydłużenie terminu składania ofert wskazując na okoliczności zbieżne ze stanowiskiem odwołującego, po czym po braku wyrażenia zgody przez zamawiającego na wydłużenie terminu składania ofert, mając świadomość ustanowionych przez zamawiającego warunków zamówienia, nie zdecydowali się na złożenie oferty.

Tym samym, w okolicznościach przedmiotowej sprawy, dopuszczenie możliwości składania PŚD z datą po terminie składania ofert doprowadziłoby również do naruszenia zasady przejrzystości wyrażonej przepisem art. 16 pkt 2 ustawy Pzp.

Ponadto wskazać należy, że odwołujący nie zwracał się do zamawiającego z wnioskiem
‎o wydłużenie terminu składania ofert, nie wniósł również odwołania w tym zakresie. Dlatego też podnoszenie przez odwołującego zarzutów na obecnym etapie postępowania, uznać należało za spóźnione. Skoro bowiem odwołujący miał świadomość terminów jakie obowiązują w procedurze uzyskania zaświadczenia od Komendanta WOBWSM, to winien ten argument podnosić w odwołaniu na postanowienia SWZ. Bierność odwołującego w tym zakresie, następczo musiała skutkować negatywną oceną przez zamawiającego.

Izba wskazuje również, że przedmiotowe postępowanie jest już drugim postępowaniem na analogiczny przedmiot zamówienia. Okoliczność ta ma również znaczenie dla oceny czynności odwołującego, który będąc w posiadaniu informacji o przedmiocie zamówienia (wg. oświadczenia zamawiającego przedmiot zamówienia i wymagania względem niego
‎w poprzednim, unieważnionym postępowaniu były takie same) mógł z odpowiednim wyprzedzeniem wszcząć procedurę rejestracyjną (czynności w celu uzyskania zaświadczenia Komendanta WOBWSM).

Ponadto na rozprawie odwołujący przyznał, że złożony do Komendanta WOBWSM wniosek, który załączony został do oferty, był uzupełniany w późniejszym terminie (zgodnie
‎z oświadczeniem odwołującego uzupełniany był w zakresie etykiet), co oznacza, że nie jest zasadny wniosek i argumentacja odwołującego, że na podstawie uzyskanych wyników badań i złożonego wniosku przyjąć należało, że wydanie zaświadczenia było czynnością stricte formalną i potwierdzającą prawidłowość czynności odwołującego. Dlatego też słuszne
‎i zasadne jest twierdzenie zamawiającego, że dopiero uzyskanie zaświadczenia wydanego przez Komendanta WOBWSM potwierdza zgodność przedmiotu zamówienia z warunkami zamówienia, a nie jak twierdzi odwołujący złożenie wniosku.

Biorąc pod uwagę powyższe, orzeczono jak w sentencji.

O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku sprawy na podstawie art. 575 ustawy Pzp oraz § 8 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu wysokości wpisu od odwołania (Dz. U. poz. 2437).

Przewodniczący:………………………