KIO 1590/25

Sygn. akt KIO 1590/25

POSTANOWIENIE

Warszawa, dnia 14 maja 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza – w składzie:

Przewodniczący:Michał Pawłowski

po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym bez udziału stron oraz uczestników postępowania odwoławczego w dniu 14 maja 2025 r. w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 22 kwietnia 2025 r. przez wykonawcę LINGUA LAB Spółka Cywilna M.D., W.S. z siedzibą w Krakowie
‎w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego Uniwersytet Warmińsko-Mazurski
‎w Olsztynie

postanawia:

1.Odrzuca odwołanie.

2.Kosztami postępowania odwoławczego obciąża odwołującego – wykonawcę LINGUA LAB Spółka Cywilna M.D., W.S. z siedzibą w Krakowie i zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez odwołującego tytułem wpisu od odwołania.

Na orzeczenie – w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia – przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie – Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodniczący: .....................................................

Sygn. akt KIO 1590/25

Uzasadnienie

Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie, zwany dalej „Zamawiającym”, działając na podstawie przepisów ustawy dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320, ze zm.), zwanej dalej „ustawą PZP”, prowadzi w trybie przetargu nieograniczonego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na „kompleksową obsługę tłumaczeniową dla Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego
‎w Olsztynie”.

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej z dnia 4 listopada 202r r., pod numerem 2024/S 214-668490.

W dniu 22 kwietnia 2025 r. (data wpływu do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej) wykonawca LINGUA LAB Spółka Cywilna M.D., W.S. z siedzibą w Krakowie, zwany dalej „Odwołującym” lub „wykonawcą LINGUA LAB”, wniósł odwołanie wobec czynności podjętej przez Zamawiającego polegającej na dokonaniu czynności odtajnienia informacji i dokumentów zastrzeżonych jako tajemnica przedsiębiorstwa przez Odwołującego.

Czynności Zamawiającego Odwołujący zarzucił naruszenie art. 18 ust. 3 w zw. z art. 16 pkt 1, 2 i 3 ustawy PZP w zw. z art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji poprzez dokonanie czynności odtajnienia informacji i dokumentów zastrzeżonych jako tajemnica przedsiębiorstwa przez Odwołującego, podczas gdy Odwołujący w sposób prawidłowy i zasadny dokonał czynności zastrzeżenia jako tajemnica przedsiębiorstwa.

W związku z podniesionymi zarzutami Odwołujący wniósł o merytoryczne rozpatrzenie odwołania, jego uwzględnienie w całości oraz nakazanie Zamawiającemu dokonania czynności unieważnienia czynności odtajnienia informacji i dokumentów zastrzeżonych jako tajemnica przedsiębiorstwa przez Odwołującego.

Ponadto Odwołujący wniósł o zasądzenie od Zamawiającego na jego rzecz kosztów postępowania odwoławczego, w tym kosztów doradztwa prawnego według norm przepisanych i zgodnie z fakturą przedstawioną przez Odwołującego na rozprawie.

Do odwołania został załączony wydruk z poczty elektronicznej pełnomocnika Odwołującego potwierdzający wysłanie za pośrednictwem wiadomości e-mailowej kopii odwołania wraz z załącznikami (łącznie siedem plików) na adres poczty elektronicznej b. w dniu 22 kwietnia 2025 r. o godz. 23:46.

Z informacji przekazanej przez Zamawiającego Prezesowi Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 8 maja 2025 r. wynika, że Zamawiający dopiero w dniu 6 maja 2025 r., w związku z treścią przesłanego wezwania Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, powziął informację o wniesieniu odwołania przez wykonawcę LINGUA LAB. Zamawiający podniósł, że nie został w sposób skuteczny poinformowany o wniesieniu odwołania przez wykonawcę LINGUA LAB i nie zna treści wniesionego odwołania. Zamawiający dodał, że pierwotnie prowadząca to postępowanie osoba – Pani B.D. (adres poczty elektronicznej: b.) zakończyła z dniem 31 stycznia 2025 r. stosunek pracy, natomiast w dniu 16 kwietnia 2025 r. konto poczty elektronicznej tej osoby zostało zamknięte, a Zamawiający uniemożliwił zainteresowanym wykonawcom przekazywanie jakichkolwiek treści blokując dostęp do tego. Każda przesłana korespondencja zostaje zwrócona do nadawcy z informacją, że wiadomość nie mogła być dostarczona z powodu błędu w adresie e-mailowym. Ponadto Zamawiający nadmienił, że zgodnie z zapisami SWZ, rozdziałem IX zatytułowanym „Informacja o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej”, w pkt od 1 do 10, Zamawiający transparentnie i jednoznacznie określił, że komunikacja pomiędzy nim a wykonawcami odbywać się będzie drogą elektroniczną przy użyciu Platformy Zakupowej znajdującej się pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/umw.edu, a ponadto, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy nim a wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem tejże Platformy – https://platformazakupowa.pl/pn/umw.edu. Zamawiający wskazał, że cała korespondencja w ramach prowadzonego postępowania odbywała się za pośrednictwem platformy zakupowej OPEN NEXUS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, na której Zamawiający nie otrzymał żadnego odwołania. Odwołujący jako aktywny uczestnik postępowania otrzymuje bieżącą korespondencję z informacją kto prowadzi sprawę z kompletnymi wskazaniami o komunikacji, tj. Pani A.O., e-mail: a., co potwierdza korespondencja załączona na wniosek. Z uwagi na brak wiedzy odnośnie treści wniesionego odwołania Zamawiający nie dokonał czynności poinformowania o tym zdarzeniu pozostałych uczestników przedmiotowego postępowania. Zamawiający zwrócił uwagę na to, że wykonawca LINGUA LAB w dniu 10 kwietnia 2025 r. za pośrednictwem Platformy Zakupowej przekazał mu, po otrzymaniu zawiadomienia o odtajnieniu dokumentów, informację o treści: „Nie zgadzamy się z państwa stanowiskiem i nie wyrażamy zgody na odtajnienie wskazanych dokumentów. W tym celu wykorzystamy przysługujące nam środki ochrony prawnej”. Według Zamawiającego brak zachowania konsekwencji w przekazywaniu istotnych dla Zamawiającego treści przez wykonawcę LINGUA LAB prowadzi do utrudnień w wykonywaniu przez Zamawiającego czynności zgodnych z ustawą PZP. Zważywszy na przytoczone okoliczności faktyczne Zamawiający złożył wniosek o odrzucenie odwołania wniesionego przez wykonawcę LINGUA LAB, podnosząc następujące powody: 1) Odwołujący nie dostarczył Zamawiającemu kopii odwołania w terminie przewidzianym przepisami ustawy PZP, 2) Brak kopii odwołania spowodował, że Zamawiający nie mógł się z nim zapoznać i w terminie ustalić stanowiska w sprawie, naruszając prawo do obrony, 3) Brak kopii odwołania uniemożliwił Zamawiającemu przygotowanie się do postępowania odwoławczego, 4) Brak kopii odwołania uniemożliwił Zamawiającemu poinformowanie pozostałych uczestników postępowania o wniesionym odwołaniu i możliwości przystąpienia do postępowania odwoławczego po jednej ze stron.

Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje:

Zgodnie z art. 528 pkt 6 ustawy PZP Izba odrzuca odwołanie, jeżeli stwierdzi, że odwołujący nie przekazał zamawiającemu odpowiednio odwołania albo jego kopii, zgodnie z art. 514 ust. 2 ustawy.

Izba wskazuje, że zgodnie z art. 516 ust. 2 pkt 2 ustawy PZP do odwołania dołącza się dowód przekazania odpowiednio odwołania albo jego kopii zamawiającemu. Według art. 514 ust. 2 ustawy PZP Odwołujący przekazuje zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Natomiast art. 514 ust. 3 ustawy PZP stwarza domniemanie, że zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Art. 67 ustawy PZP przewiduje, że Zamawiający zamieszcza w ogłoszeniu wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub w dokumencie zamówienia wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z wykonawcami lub uczestnikami konkursu, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej. Zgodnie z art. 134 ust. 1 pkt 10 ustawy PZP SWZ zawiera co najmniej informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej. Zgodnie z art. 7 pkt 23 ustawy PZP przez środki komunikacji elektronicznej należy rozumieć środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Natomiast w myśl art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną środki komunikacji elektronicznej to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną.

Izba ustaliła, że Zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu jako punkt kontaktowy wskazał Dział Zamówień Publicznych i Pani Barbarę Drozd posługującą się adresem poczty elektronicznej: b.. Ponadto w rozdziale XXI SWZ Zamawiający określił, że osobą uprawnioną do porozumiewania się z wykonawcami w sprawach proceduralnych w przedmiotowym postępowaniu jest Pani B.D.. Jednocześnie Zamawiający podał jej adres poczty elektronicznej taki sam jak w ogłoszeniu o zamówieniu. Natomiast w rozdziale IX SWZ Zamawiający zawarł informację o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z wykonawcami oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej. Komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywać się będzie drogą elektroniczną przy użyciu Platformy Zakupowej https://platformazakupowa.pl/pn/umw.edu. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym a wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem https://platformazakupowa.pl/pn/umw.edu (formularz Wyślij wiadomość dostępny na stronie dotyczącej danego postępowania).

W niniejszej sprawie Odwołujący na potwierdzenie tego, że spełnił wymóg formalny odwołania z art. 516 ust. 2 pkt 2 ustawy PZP, załączył do wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odwołania dowód wysłania do Zamawiającego z konta pocztowego swojego pełnomocnika kopii odwołania razem z załącznikami na adres poczty elektronicznej Pani Barbary Drozd – b.. Wysłanie tych dokumentów nastąpiło jeszcze w terminie do wniesienia odwołania, który upływał w dniu 22 kwietnia 2025 r. o godz. 23:59. Zamawiający w złożonych pismach z dnia 8 i 9 maja 2025 r. zaprzeczył otrzymaniu od wykonawcy LINGUA LAB kopii odwołania. Zamawiający stwierdził, że ta korespondencja wraz z odwołaniem nie została mu nigdy doręczona i że z tego powodu nie zna jego treści i w związku z tym nie mógł spełnić swojego obowiązku poinformowania pozostałych biorących udział w przetargu wykonawców o wniesionym odwołaniu i możliwości zgłoszenia przystąpień do postępowania odwoławczego. Zamawiający zarazem przesłał do Krajowej Izby Odwoławczej dowody na okoliczność tego, że adres poczty elektronicznej, na który Odwołujący przesłał wiadomość e-mailową wraz z kopią odwołania i załącznikami, został zamknięty z uwagi na zakończenie stosunku pracy przez osobę, do której adres ten był przypisany.

Izba stwierdza, że choć z załączonego do odwołania potwierdzenia przesłania kopii odwołania Zamawiającemu wynika, że Odwołujący wysłał kopię odwołania na adres poczty elektronicznej pracownika Zamawiającego, to jednakże była to nieskuteczna próba uczynienia zadość obowiązkowi podmiotu korzystającego ze środków ochrony prawnej przewidzianemu w art. 514 ust. 2 ustawy PZP. W dokumentacji postępowania w rozdziale IX SWZ Zamawiający w sposób wyraźny określił, że w toku postępowania komunikacja między nim a wykonawcami będzie odbywać się drogą elektroniczną za pośrednictwem Platformy Zakupowej zlokalizowanej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/umw.edu. Kontakt z Panią Barbarą Drozd za pomocą jej konta poczty elektronicznej miał dotyczyć jedynie spraw proceduralnych w przedmiotowym postępowaniu. Osoba ta nie została umocowana przez organizatora przetargu do składania lub przyjmowania w jego imieniu oświadczeń, wniosków, zawiadomień i przekazywania informacji wykonawcom. Dotycząca tych aspektów komunikacja z wykonawcami, w tym również odebranie kopii odwołania, miała się odbywać przy wykorzystaniu Platformy Zakupowej. Odwołujący zatem nie spełnił prawidłowo swojej powinności przekazania Zamawiającemu kopii odwołania przed upływem terminu na jego wniesienie. Odwołanie nie dość, że zostało wysłane na niewłaściwy środek komunikacji elektronicznej (adres poczty e-mail byłego pracownika), to Zamawiający wykazał, że to konto pocztowe jego byłego pracownika zostało zamknięte i każdy podmiot wysyłający wiadomość na ten zlikwidowany adres poczty elektronicznej otrzymał informację zwrotną o niemożności skutecznego doręczenia wiadomości. Przesłanie więc kopii odwołania Zamawiającemu w inny sposób, aniżeli ten wynikający z postanowień rozdziału IX SWZ, nie może być uznane za skuteczne i odpowiadające treści regulacji art. 514 ust. 2 ustawy PZP. Izba przypomina i podkreśla zarazem, że konieczność zachowania dynamiki, sprawności oraz przejrzystości postępowania przetargowego i postępowania odwoławczego wymaga wyłącznie używania takich środków komunikacji elektronicznej, które zostały wskazane przez Zamawiającego w dokumentacji zamówienia jako dedykowane do komunikacji pomiędzy Zamawiającym a wykonawcami w postępowaniu.

Wobec ustalenia, że Odwołujący nie przekazał Zamawiającemu odwołania lub jego kopii zgodnie z art. 514 ust. 2 ustawy PZP, tj. przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonych w dokumentacji zamówienia, Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła, że zaszła wynikająca z art. 528 pkt 6 ustawy PZP przesłanka formalna uniemożliwiająca merytoryczne rozpoznanie odwołania. Zgodnie natomiast z art. 529 ust. 1 ustawy PZP Izba może odrzucić odwołanie na posiedzeniu niejawnym.

O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku postępowania na podstawie regulacji art. 574-576 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320, ze zm.) oraz w oparciu o przepisy § 8 ust. 1 w zw. z § 5 pkt 1 i 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020 r., poz. 2437).

Mając powyższe na uwadze orzeczono jak w sentencji.

Przewodniczący: .....................................................