KIO 1539/25

Sygn. akt: KIO 1539/25

WYROK

Warszawa, dnia 16 maja 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

 Przewodnicząca: Elżbieta Dobrenko

Protokolantka:Wiktoria Ceyrowska

po rozpoznaniu na rozprawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 22 kwietnia 2025 r. przez wykonawcę Autobagi Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Głogoczowie

w postępowaniu prowadzonym przez Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych Spółka
‎z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Międzyrzecu Podlaskim

przy udziale wykonawcy E-VAN Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą
‎w Makowie Mazowieckim, zgłaszającego przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego

orzeka:

1.Oddala odwołanie.

2.Kosztami postępowania obciąża wykonawcę Autobagi Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Głogoczowie i zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500 zł 00 gr (siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy), uiszczoną przez ww. wykonawcę tytułem wpisu od odwołania oraz kwotę 3 400,00 złotych (trzy tysiące czterysta złotych zero groszy), obejmującą poniesiony przez zamawiającego – Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Międzyrzecu Podlaskim, koszt wynagrodzenia pełnomocnika.

3.Zasądza od wykonawcy Autobagi Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
‎z siedzibą w Głogoczowie na rzecz zamawiającego – Przedsiębiorstwa Usług Komunalnych Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Międzyrzecu Podlaskim kwotę
‎3 400,00 złotych (trzy tysiące czterysta złotych zero groszy), obejmującą koszt poniesiony przez zamawiającego z tytułu wynagrodzenia pełnomocnika.

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga
‎za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodnicząca: …………………………

Sygn. akt: KIO 1539/25

Uzasadnienie

Zamawiający Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Międzyrzecu Podlaskim, dalej: „zamawiający” prowadzi, na podstawie ustawy
‎z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, dalej: „ustawa Pzp” postępowanie
‎o udzielenie zamówienia w trybie podstawowym pn. „Dostawa pojazdu o napędzie elektrycznym na potrzeby Przedsiębiorstwa Usług Komunalnych sp. z o.o. w Międzyrzecu Podlaskim (II postępowanie)”, dalej: „postępowanie”.

Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych
‎25 lutego 2025 r. pod numerem 2025/BZP 00120215.

22 kwietnia 2025 r. wykonawca Autobagi Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
‎z siedzibą w Głogoczowie, dalej: „odwołujący” wniósł odwołanie od niezgodnych z przepisami ustawy Pzp, czynności zamawiającego, polegających na odrzuceniu oferty odwołującego
‎i wyborze oferty najkorzystniejszej zgodnie z informacją zamawiającego z dnia 17 kwietnia 2025 r. o wyborze oferty najkorzystniejszej, doręczonej odwołującemu w dniu 17 kwietnia 2025 r.

Odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie:

1) art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp w zw. z art. 107 ust. 2 ustawy Pzp, poprzez niezasadne uznanie, że odwołujący w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego nie złożył przedmiotowego środka dowodowego, pomimo że:

a. karta katalogowa oraz dokumentacja fotograficzna potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu zostały przekazane w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego
‎w terminie i potwierdzały wymagania zamawiającego,

b. dokumenty te zostały przesłane za pośrednictwem platformy zakupowej rejestrującej tożsamość wykonawcy, bowiem wymagającej uwierzytelnienia podpisem elektronicznym, co wskazuje, iż wymóg zamawiającego opatrzenia dokumentu dodatkowym podpisem był zbyt formalistyczny i pozbawiony racjonalnego uzasadnienia,

c. dokumenty te zostały załączone do pisma przewodniego z dnia 24 marca 2025 r. opatrzonego podpisem profilem zaufanym, zawierającego w pkt. ad. 2) jednoznaczne oświadczenie odwołującego o zgodności oferowanego pojazdu z wymaganiami SWZ
‎w kwestii wymaganego wyposażenia,

d. pismo przewodnie z dnia 24 marca 2025 r. opatrzone podpisem profilem zaufanym zawierało jednoznaczne oświadczenie odwołującego o spełnieniu wymagań w zakresie wyposażenia, w związku z czym dokument ten, nawet niezależnie od formy karty katalogowej i przedłożonych fotografii, stanowił w pełni wystarczający przedmiotowy środek dowodowy potwierdzający spełniania warunków postępowania,

e. nawet gdyby przyjąć, iż brak podpisu na karcie katalogowej dyskwalifikuje ten dokument jako przedmiotowy środek dowodowy – to warunki udziału w przetargu spełnia zarówno oświadczenie w piśmie z dnia 24 marca 2025 r., jak też załączona dokumentacja fotograficzna,

2)art. 107 ust. 2 ustawy Pzp, poprzez niezasadne przyjęcie, że karta katalogowa bez odrębnego podpisu elektronicznego nie została złożona, pomimo że:

a.została ona przesłana wraz z podpisanym pismem przewodnim z dnia 24 marca 2025 r.;

b.treść dokumentu w sposób wystarczający potwierdzała wymagane parametry;

c.dokument był jednoznacznie przypisany do wykonawcy i identyfikowalny poprzez zintegrowaną platformę e-Zamówienia, co wskazuje na czytelną wolę jego uwierzytelnienia przez odwołującego,

3)art. 107 ust. 2 ustawy Pzp poprzez zaniechanie ponownego wezwania odwołującego do przedłożenia podpisanych elektronicznie przedmiotowych środków dowodowych w sytuacji, w której zamawiający powziął wątpliwości, czy przekazane dokumenty potwierdzają spełnianie warunków udziału w postępowaniu wobec braku zamieszczenia podpisu elektronicznego bezpośrednio w dokumencie zawierającym kartę katalogową,

4)art. 16 pkt 3 ustawy Pzp poprzez zastosowanie środka rażąco niewspółmiernego –
‎tj. odrzucenia oferty w sytuacji, gdy zarzucane uchybienie miało wyłącznie charakter czysto formalny, bez wpływu na merytoryczną treść dokumentów i ich walor dowodowy,

5)art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, poprzez naruszenie obowiązku efektywnego i racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, polegające na eliminacji oferty przedstawiającej najkorzystniejszy bilans ceny, przy zachowaniu najdłuższej gwarancji,

6)art. 16 pkt 3 ustawy Pzp poprzez nieuzasadnione ograniczenie konkurencji wskutek nadmiernie formalistycznej interpretacji wymogów dotyczących formy złożenia przedmiotowego środka dowodowego.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania oraz o:

1)nakazanie zamawiającemu unieważnienia czynności odrzucenia oferty odwołującego,

2)nakazanie zamawiającemu unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej,

3)nakazanie zamawiającemu wykonania czynności ponownego badania oraz oceny ofert
‎z uwzględnieniem oferty odwołującego,

4)zasądzenie od zamawiającego na rzecz odwołującego kosztów postępowania odwoławczego, w tym wpisu od odwołania oraz uzasadnionych kosztów odwołującego obejmujących w szczególności wynagrodzenie pełnomocnika i koszty dojazdu na rozprawę lub posiedzenie, na podstawie faktury lub rachunków, które zostaną przedłożone w toku postępowania.

W uzasadnieniu odwołania odwołujący wskazał, że w dniu 4 marca 2025 r. przedłożył swoją ofertę. Oferta opiewała na kwotę 415.617,00 zł brutto (337.900,00 zł netto). Zaoferowana przez odwołującego gwarancja na akumulator trakcyjny i podzespoły elektryczne obejmowała okres 8 lat lub 160.000 km.

dowód: oferta odwołującego

Zamawiający wezwał o odwołującego do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych – pismo z dnia 19 marca 2025 r. Zamawiający w wezwaniu wskazał, iż złożone dotychczas środki dowodowe nie potwierdzały spełniania przez pojazd następujących wymagań wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia: rok produkcji 2024/2025 i wyposażenie: światła do jazdy dziennej, elektrycznie sterowane lusterka zewnętrzne, centralny zamek, system głośnomówiący bluetooth.

Zamawiający wskazał, iż uzupełnione środki dowodowego odwołujący zobowiązany jest przesłać do 24 marca 2025 r. za pośrednictwem formularza platformy zakupowej lub pocztą email.

dowód: wezwanie zamawiającego z dnia 19 marca 2025 r. do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych

Odwołujący udzielił odpowiedzi na wezwanie zamawiającego w dniu 24 marca 2025 r. zamieszczając na platformie zakupowej e-zamówienia następujące dokumenty:

-pismo przewodnie z dnia 24 marca 2025 r. opatrzone podpisem elektronicznym w postaci profilu zaufanego, zawierające między innymi oświadczenie o następującej treści:

„Ad. 2) Oferowany pojazd marki FOTON model eAumark 4.25DMC z zabudową do zbiórki selektywnej posiada następujące elementy wyposażenia: światła do jazdy dziennej, elektrycznie sterowane lusterka zewnętrzne, centralny zamek, system głośnomówiący bluetooth.

Na potwierdzenie powyższej okoliczności – w załączeniu przedkładam Kartę katalogową pojazdu FOTON eAumark oraz dokumentacje fotograficzną tego modelu potwierdzającą, iż model ten posiada wspomniane wyposażenie.”,

-kartę katalogową pojazdu FOTON eAumark,

-dokumentację fotograficzną wyposażenia pojazdu FOTON e-Aumark.

Zamawiający w Wielki Czwartek w dniu 17 kwietnia 2025 r. o godz. 17:04, tj. po godzinach pracy odwołującego i przed okresem Świąt Wielkanocnych, opublikował na platformie zakupowej w zakładce „KOMUNIKACJA” informację o wyborze oferty najkorzystniejszej oraz o odrzuceniu oferty odwołującego oraz oferty wykonawcy Ren-Car Spółka z o.o oraz
‎o wyborze oferty wykonawcy E-VAN Spółka z o.o. jako oferty najkorzystniejszej.

dowód: pismo zamawiającego z dnia 17 kwietnia 2025 r. – zawiadomienie o wyborze oferty najkorzystniejszej i odrzuceniu oferty odwołującego

W dniu 18 kwietnia 2024 r. odwołujący zwrócił się do zamawiającego z wnioskiem
‎o udostępnieniem karty katalogowej wykonawcy E-VAN Spółka z o.o. celem upewnienia się, czy ten wykonawca dostarczył kartę katalogową opatrzoną podpisem elektronicznym, tak jak wymagał tego od odwołującego zamawiający. Odwołujący otrzymał odpowiedź wykonawcy
‎E-VAN Spółka z o.o. z dnia 21 marca 2025 r. wraz z kartą katalogową, której ten wykonawca udzieli w odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych.

dowód: odpowiedź wykonawcy E-VAN Spółka z o.o. na wezwanie do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych

Uzasadniając zarzuty odwołania odwołujący wskazał, że czynność zamawiającego polegająca na odrzuceniu oferty odwołującego i wyborze oferty wykonawcy E-VAN Spółka z o.o. jako oferty najkorzystniejszej jest sprzeczna z przepisami Ustawy – winna zostać unieważniona, zaś zamawiający winien powtórzyć czynność badania oraz oceny ofert z uwzględnieniem oferty odwołującego.

Zamawiający, dokonując czynności odrzucenia oferty odwołującego, dopuścił się szeregu naruszeń przepisów ustawy PZP, w szczególności poprzez wadliwą interpretację art. 107 ust. 2 oraz art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c PZP, a także zignorowanie zasad proporcjonalności, uczciwej konkurencji i racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, które stanowią fundament systemu zamówień publicznych.

Odwołujący w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego złożył wymagane dokumenty – tj. kartę katalogową pojazdu FOTON eAumark oraz dokumentację fotograficzną za pośrednictwem platformy zakupowej, do której dostęp wymagał uwierzytelnienia podpisem elektronicznym, co przesądzało o autentyczności oraz identyfikowalności wykonawcy jako nadawcy dokumentów. Dodatkowo, dokumenty te zostały załączone do pisma przewodniego z dnia 24 marca 2025 r., które zostało opatrzone podpisem zaufanym i zawierało jednoznaczne oświadczenie odwołującego o spełnieniu wymagań SWZ, w tym w zakresie obowiązkowego wyposażenia oferowanego pojazdu.

Zamawiający pominął fakt, że pismo przewodnie, jako dokument podpisany profilem zaufanym, spełniało kryterium przedmiotowego środka dowodowego i potwierdzało, że oferta odpowiada wymaganiom SWZ.

Zamawiający pominął także, iż karta katalogowa oraz dokumentacja fotograficzna, złożone jako załączniki do powyższego pisma, nie wymagały odrębnego podpisu, ponieważ zostały złożone w ramach podpisanego pisma przewodniego, w sposób umożliwiający jednoznaczne przypisanie ich do wykonawcy.

Zamawiający zastosował skrajnie formalistyczną interpretację przepisów, opierając się wyłącznie na braku podpisu na załączonej karcie katalogowej, całkowicie ignorując cel regulacji, który sprowadza się do potwierdzenia spełnienia wymagań przez oferowany przedmiot. Treść karty katalogowej oraz dokumentacji fotograficznej w sposób jednoznaczny
‎i wystarczający dokumentuje wymagane parametry. Co więcej, pismo przewodnie zawierało własne, podpisane oświadczenie o spełnieniu warunków – co samo w sobie wypełnia wymogi art. 107 ust. 1 Pzp.

Zamawiający, w sytuacji gdy miał wątpliwości co do formy złożenia załączników, powinien – zgodnie z art. 107 ust. 2 PZP – wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów lub złożenia ich w innej formie, tym bardziej że treść przedłożonych dokumentów w pełni potwierdzała spełnianie wymagań. Zaniechanie tego wezwania stanowi samodzielne naruszenie przepisów Pzp i dodatkowo pogłębia bezpodstawność decyzji o odrzuceniu oferty.

Odwołujący wskazał, że nie do zaakceptowania jest również to, że zamawiający poprzez swoje działanie naruszył zasadę proporcjonalności (art. 16 pkt 1 Pzp) – zastosował bowiem najsurowszy możliwy środek (odrzucenie oferty) w sytuacji, w której potencjalne uchybienie miało wyłącznie formalny charakter, niepodważający treści przedłożonych dowodów. Odwołujący przedstawił zarówno dokumentację, jak i podpisane oświadczenie potwierdzające zgodność oferty z wymaganiami.

Dodatkowo, poprzez wyeliminowanie oferty odwołującego – oferującej najkorzystniejszy bilans ceny i jakości – z przyczyn formalnych oderwanych od istoty rzeczy, zamawiający naruszył art. 17 ust. 1 pkt 1 Pzp, tj. obowiązek racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, oraz zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców (art. 16 pkt 1 i 3 Pzp).

Wyżej opisaną okoliczności prowadzą do konieczności ponowienia czynności badania i oceny ofert z uwzględnieniem oferty odwołującego.

W odpowiedzi na odwołanie – piśmie z 12 maja 2025 r. zamawiający odnosząc się do zarzutu z pkt 1 odwołania wskazał, że nie kwestionował w żaden sposób przekazania karty
‎i pozostałych dokumentów w wyznaczonym terminie, jak też faktu potwierdzenia w treści karty wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia. Przekazana karta katalogowa, wraz ze zdjęciami i pozostałymi dokumentami, została złożona w terminie, zaś treść karty katalogowej potwierdzała, iż zaoferowany pojazd spełnia wymagania określone w SWZ. Powyższe okoliczności są bezsporne, jednakże to nie one były przyczyną odrzucenia oferty, a brak podpisu karty katalogowej w sposób przewidziany w § 7 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 poz. 2452 dalej jako rozporządzenie).

Z kolei w odniesieniu do dokumentacji fotograficznej zamawiający wskazał, że przedłożona przez odwołującego dokumentacja fotograficzna nie stanowi przedmiotowego środka dowodowego. Właściwym potwierdzeniem spełnienia wymagań określonych w dokumentach zamówienia przez zaoferowany pojazd jest przedłożona karta katalogowa, która jednakże została przedłożona w sposób wadliwy bowiem nie została opatrzona wymaganym przepisami kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Fakt dołączenia do pisma niepodpisanych zgodnie z wymaganiami rozporządzenia fotografii nie może być wystarczający do uznania, iż fotografie te są przedmiotowym środkiem dowodowym. Zamawiający stwierdził, że nie sposób uznać, że fotografie przedstawiające przednią części samochodu stanowią potwierdzenie posiadania przez samochód świateł do jazdy dziennej, fotografie kluczyka stanowią potwierdzenie posiadania centralnego zamka, zaś fotografie przycisku na kierownicy stanowią potwierdzenie posiadania przez samochód systemu głośnomówiącego bluetooth.

Argumenty przedstawione w zarzucie z pkt 1 lit b odwołania wskazujące, iż fakt przesłania dokumentów, w tym karty katalogowej, za pośrednictwem platformy zakupowej rejestrującej tożsamość wykonawcy zastępuje wymóg opatrzenia dokumentu dodatkowym podpisem, zaś wymaganie podpisu poszczególnych dokumentów stanowi wymóg zbyt formalistyczny
‎i pozbawiony racjonalnego uzasadnienia nie znajdują odzwierciedlenia w obowiązującym stanie prawnym. Zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia „Podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, przedmiotowe środki dowodowe, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, niewystawione przez upoważnione podmioty, oraz pełnomocnictwo przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.” Skoro zatem dla powyższych dokumentów ustawodawca określił wymaganą formę zależną od progu, w jakim prowadzone jest postępowanie to oczywistym jest, iż wymóg zachowania tej formy nie może być wymogiem zbyt formalistycznym. Niezachowanie wymaganej ww. przepisem formy złożonych dokumentów wiąże się z konsekwencjami określonymi w przepisach pzp, w tym m.in. z odrzuceniem oferty. Platforma zakupowa, jakkolwiek rejestruje tożsamość nadawcy, to nie zastępuje podpisu kwalifikowanego, zaufanego lub osobistego bowiem żaden przepis nie wiąże złożenia dokumentu przez platformę zakupową ze skutkiem równoważnym złożeniu podpisu. Dodatkowo wbrew twierdzeniom odwołującego zawartym w uzasadnieniu zarzutów – dostęp do platformy nie wymaga uwierzytelnienia podpisem elektronicznym, a jedynie wpisania loginu i hasła.

Idąc tokiem rozumowania przedstawionym w odwołaniu za zbyt formalistyczne należałoby uznać jakiekolwiek wymogi w zakresie formy dokumentów, w tym ofert czy też podmiotowych środków dowodowych. Zamawiający zwrócił uwagę, że wymogi co do formy poszczególnych dokumentów zostały ustanowione w przepisach powszechnie obowiązujących i obowiązkiem wszystkich uczestników systemu zamówień publicznych, a więc zarówno zamawiającego, jak i wykonawców jest respektowanie wymogów dotyczących formy dokumentów wynikających
‎z przepisów prawa.

W odniesieniu do argumentów przedstawionych w zarzucie z pkt 1 lit c odwołania zamawiający podkreślił, iż fakt określenia jako załączniki do właściwie podpisanego pliku zawierającego pismo przewodnie, odrębnych niepodpisanych, plików nie może stanowić podstawy uznania, iż pliki te zostały podpisane w prawidłowy sposób jako załączone do pisma przewodniego
‎z dnia 24 marca 2025 r. opatrzonego podpisem zaufanym. Powyższe twierdzenie mogłoby być prawdziwe w sytuacji, gdyby odwołujący sporządził jeden plik złożony z kilku dokumentów,
‎a następnie go podpisał, w sposób w jaki zrobili to inni wykonawcy biorący udział
‎w postępowaniu tj. E-VAN Spółka z o. o. i Carolina Car Company J. Majdecki, M. Olesiński, P. Sójka Spółka Komandytowa. Odwołujący złożył kilka plików zawierających zróżnicowane treści, przy czym część tych plików podpisał (pismo przewodnie, oświadczenie), części zaś nie podpisał (karta katalogowa, zdjęcia).

Zamawiający wskazał, że dokonując wyboru sposobu udzielenia odpowiedzi na wezwanie zamawiającego i wybierając sposób polegający na załączeniu kilku odrębnych plików zawierających przedmiotowe środki dowodowe odwołujący winien zadbać o odpowiednie podpisanie każdego z nich. Brak należytej staranności odwołującego w tym zakresie nie może stanowić podstawy zarzutu wobec zamawiającego, iż ten wymagał plików podpisanych zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia. Zamawiający podkreślił, iż brak jest spójności pomiędzy zarzutami odwołującego, a jego działaniami w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Skoro bowiem odwołujący uznawał, iż załączniki do pisma przewodniego nie wymagają opatrzenia ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym to nie powinien podpisywać żadnych załączników. Tymczasem jeden z załączników do pisma przewodniego z dnia 24.04.2025 r. odwołujący opatrzył właściwym podpisem, podczas gdy pozostałych już nie. Powyższe jednoznacznie wskazuje zatem, iż brak podpisu na części załączników był efektem pomyłki odwołującego, nie zaś zamierzonego działania wynikającego z przeświadczenia o braku potrzeby składania podpisów na załącznikach. Ponadto z treści pisma przewodniego jednoznacznie wynika, iż odwołujący pisma tego nie traktuje jako przedmiotowego środek dowodowego bowiem w piśmie tym jednoznacznie wskazuje, iż na potwierdzenie posiadania odpowiedniego wyposażenia w załączeniu przedkłada kartę katalogową pojazdu FOTON eAumark oraz dokumentację fotograficzną tego modelu potwierdzającą, iż model ten posiada wspomniane wyposażenie. Zamawiający zauważył, iż kwestia statusu pisma przewodniego była już przedmiotem orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej. W wyroku KIO z dnia 25 marca 2011 r. sygn. akt KIO 520/11 Izba ustaliła, że „(…) podpis osoby umocowanej do podpisania wniosku znalazł się w piśmie przewodnim
‎z 14 stycznia 2010 r. Jednakże pisma tego, pomimo iż zostało złożone równocześnie
‎z pozostałą częścią dokumentów oznaczonych jako wniosek, nie można uznać za sam wniosek. Przesądza o tym sama treść ww. pisma, w którym podpisujący oświadczył, że składa
‎„w załączeniu” wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
‎A zatem, pismo to, zgodnie z intencją samego podpisującego, nie stanowiło wniosku.”

dowód: - wiadomość od odwołującego z dnia 24.03.2025 r. przesłana przez platformę
‎e-zamówienia wraz z załącznikami (w aktach postępowania),

- wiadomość od Carolina Car Company J. Majdecki, M. Olesiński, P. Sójka Spółka Komandytowa z dnia 21.03.2025 r. przesłana przez Platformę e-zamówienia wraz
‎z załącznikami (w aktach postępowania),

- wiadomość od E-VAN Spółka z o. o. z dnia 21.03.2025 r. przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej wraz z załącznikami (w aktach postępowania)

W odniesieniu do argumentów przedstawionych w zarzucie z pkt 1 lit d odwołania zamawiający podkreślił, iż pismo przewodnie z dnia 24 marca 2025 r., jakkolwiek opatrzone podpisem profilem zaufanym i zawierające jednoznaczne oświadczenie odwołującego o spełnieniu wymagań w zakresie wyposażenia, nie może być, niezależnie od formy karty katalogowej
‎i przedłożonych fotografii, uznane za w pełni wystarczający przedmiotowy środek dowodowy potwierdzający spełniania warunków postępowania.

Zamawiający wymagał złożenia przedmiotowych środków dowodowych w ogłoszeniu
‎o zamówieniu, a także w rozdz. 4 SWZ. Zgodnie z pkt 4.3.1. SWZ „Na potwierdzenie, że oferowana dostawa jest zgodna z parametrami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą karty katalogowej producenta lub innych dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań określonych w opisie przedmiotu zamówienia. Przedmiotowe środki dowodowe mają dotyczyć parametrów samochodu, Zamawiający nie wymaga przedmiotowych środków dowodowych w zakresie zabudowy.” Mając na uwadze powyższe, nie jest możliwym uznanie ogólnego oświadczenia, iż oferowany pojazd spełnia wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia za przedmiotowy środek dowodowy bowiem oświadczenie takie nie stanowi dowodu w postaci opisu parametrów technicznych, a zamawiający wymagał złożenia przedmiotowych środków dowodowych właśnie na potwierdzenie, że oferowana dostawa jest zgodna z parametrami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia.

Z treści pisma przewodniego odwołującego jednoznacznie wynika, iż nie traktuje on tego pisma jako przedmiotowego środek dowodowego bowiem w piśmie tym jednoznacznie wskazuje, iż na potwierdzenie posiadania odpowiedniego wyposażenia w załączeniu przedkłada kartę katalogową pojazdu FOTON eAumark oraz dokumentację fotograficzną tego modelu potwierdzającą, iż model ten posiada wspomniane wyposażenie. Tym samym pozbawione podstaw jest twierdzenie odwołującego zawarte w uzasadnieniu zarzutów, iż „Zamawiający pominął fakt, że pismo przewodnie, jako dokument podpisany profilem zaufanym, spełniało kryterium przedmiotowego środka dowodowego i potwierdzało, że oferta odpowiada wymaganiom SWZ”.

Zamawiający podkreślił, iż gdyby wystarczyło wyłącznie ogólne oświadczenie o zgodności złożonej oferty z opisem przedmiotu zamówienia to poprzestałby on na ogólnych oświadczeniach zawartych we wzorze formularza oferty, który stanowił załącznik nr 1 do SWZ.

dowód: - SWZ (w aktach postępowania),

- ogłoszenie o zamówieniu (w aktach postępowania),

- formularz oferty - załącznik nr 1 do SWZ (w aktach postępowania),

- wiadomość od odwołującego z dnia 24.03.2025 r. przesłana przez Platformę e-zamówienia wraz z załącznikami (w aktach postępowania)

W odniesieniu do argumentów przedstawionych w zarzucie z pkt 1 lit e odwołania zamawiający wskazał, iż ani oświadczenie zawarte w piśmie odwołującego z dnia 24 marca 2025 r., ani załączona dokumentacja fotograficzna nie potwierdzają parametrów określonych w opisie przedmiotu zamówienia, a to właśnie taka była rola przedmiotowych środków dowodowych
‎w przedmiotowym postępowaniu.

Krajowa Izba Odwoławcza zauwazyła w wyroku z dnia 22 lutego 2023 r. KIO 350/23 „Dokumenty zaliczane do przedmiotowych środków dowodowych należy rozpatrywać jako kwalifikowaną formę potwierdzenia zgodności oferowanego świadczenia z wymaganym przez zamawiającego. Innymi słowy zadeklarowana przez wykonawcę treść oferty musi
‎w takim przypadku dodatkowo znaleźć odzwierciedlenie w dokumentach co do zasady pochodzących od niezależnego od wykonawcy podmiotu. W konsekwencji brak takiego kwalifikowanego potwierdzenia również jest podstawą do odrzucenia oferty jako niezgodnej
‎z warunkami zamówienia, co przejawiać się może w aspekcie zarówno formalnym - niezgodności z postanowieniem formułującym żądanie złożenia takich dokumentów, jak
‎i przede wszystkim materialnym - niewykazaniu zgodności oferowanego przedmiotu świadczenia z opisem przedmiotu zamówienia w zakresie wymagań, cech lub parametrów, które miały znaleźć potwierdzenie w tych dokumentach.”

Zgodnie ze stanowiskiem zamawiającego, oświadczenie, zawarte w piśmie odwołującego
‎z dnia 24 marca 2025 r. nie może stanowić przedmiotowego środka dowodowego, ponieważ nie stanowi dowodu w postaci opisu parametrów technicznych, a to właśnie na potwierdzenie zgodności oferowanej dostawy z parametrami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający wymagał złożenia przedmiotowych środków dowodowych. Z treści pisma przewodniego jednoznacznie wynika, iż odwołujący pisma tego nie traktował jako przedmiotowego środek dowodowego, bowiem w piśmie tym jednoznacznie wskazał, iż na potwierdzenie posiadania odpowiedniego wyposażenia przedstawia dowody stanowiące załączniki do pisma, które to dowody nie zostały jednak w prawidłowy sposób podpisane. Zamawiający podkreślił, iż gdyby wystarczyło wyłącznie ogólne oświadczenie o zgodności oferowanej dostawy z opisem przedmiotu zamówienia, to zamawiający poprzestałby na ogólnych oświadczeniach zawartych we wzorze formularza oferty (załącznik nr 1 do SWZ).
‎Z kolei w odniesieniu do dokumentacji fotograficznej wskazał, że przedłożona dokumentacja fotograficzna nie stanowi przedmiotowego środka dowodowego. Właściwym potwierdzeniem wymagań jest przedłożona karta katalogowa, która jednakże została przedłożona w sposób wadliwy, bowiem nie została opatrzona wymaganym przepisami kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Fakt dołączenia do pisma niepodpisanych, zgodnie z wymaganiami rozporządzenia, fotografii nie może być wystarczający do uznania, iż fotografie te są przedmiotowym środkiem dowodowym. Zamawiający stwierdził, że nie sposób uznac, iż fotografie przedstawiające przednią części samochodu stanowią potwierdzenie posiadania przez samochód świateł do jazdy dziennej, fotografie kluczyka stanowią potwierdzenie posiadania centralnego zamka, czy też fotografie przycisku na kierownicy stanowią potwierdzenie posiadania przez samochód systemu głośnomówiącego bluetooth. Powyższe jest szczególnie widoczne w odniesieniu do zdjęć kluczyka i przycisków na kluczyku, które potwierdzają jedynie, iż kluczyk posiada takie przyciski, nie zaś, iż pojazd wyposażony jest w centralny zamek. Podobnie zdjęcie przycisku na kierownicy potwierdza jedynie, iż kierownica wyposażona jest w przycisk, nie zaś, że pojazd wyposażony jest w system głośnomówiący bluetooth.

dowód: - SWZ (w aktach postępowania),

- ogłoszenie o zamówieniu (w aktach postępowania),

- formularz oferty - załącznik nr 1 do SWZ (w aktach postępowania),

- wiadomość od odwołującego z dnia 24.03.2025 r. przesłana przez platformę e-zamówienia wraz z załącznikami (w aktach postępowania)

W odniesieniu do zarzutu nr 2 odwołania zamawiający wskazał, że nie można zgodzić się
‎z twierdzeniem odwołującego, że karta katalogowa bez odrębnego podpisu elektronicznego powinna zostać uznana za prawidłowo złożoną.

Zamawiający wskazał, że poszczególne elementy zarzutu z pkt 2 odwołania zawarte w lit a – c stanowiły powielenie argumentów przedstawionych w zarzucie z pkt 1 odwołania, natomiast podniesione przez odwołującego zarzuty z pkt 1 i 2 odwołania zmierzały do obarczenia zamawiającego odpowiedzialnością za błędy popełnione przez odwołującego podczas przygotowywania odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych. Zamawiający podkreślił, że wykonawca jako podmiot profesjonalny winien znać zasady przekazywania dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia i je stosować. W pkt 7.5 SWZ zamawiający wskazał, iż „Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi
‎w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 poz.2452, zwane dalej „rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych”)”. Nie jest rolą zamawiającego wielokrotne pouczanie wykonawcy
‎o wymaganiach wynikających przepisów powszechnie obowiązujących, w tym dotyczących formy przedmiotowych środków dowodowych, tym bardziej, że zamawiający dołożył należytej staranności i zawarł ww. zapisy w SWZ.

Zamawiający wymagał złożenia przedmiotowych środków dowodowych w ogłoszeniu
‎o zamówieniu, a także w rozdziale 4 SWZ. Zgodnie z pkt 4.3.1. SWZ „Na potwierdzenie, że oferowana dostawa jest zgodna z parametrami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą karty katalogowej producenta lub innych dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań określonych w opisie przedmiotu zamówienia. Przedmiotowe środki dowodowe mają dotyczyć parametrów samochodu, Zamawiający nie wymaga przedmiotowych środków dowodowych w zakresie zabudowy.”
‎Z kolei w pkt 4.3.2. SWZ zamawiający przewidział wezwanie do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, o których mowa powyżej, jeżeli wykonawca ich nie złożył lub złożone przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne. Zamawiający
‎w sposób wyczerpujący opisał zatem kwestie związane ze składaniem przedmiotowych środków dowodowych, co nie budziło wątpliwości wykonawców, żaden z wykonawców bowiem nie zwrócił się o udzielenie mu w tym zakresie wyjaśnień.

dowód: - SWZ (w aktach postępowania),

- ogłoszenie o zamówieniu (w aktach postępowania),

- wnioski o wyjaśnienie treści SWZ (w aktach postępowania).

W odniesieniu do zarzutu z pkt 3 odwołania zamawiający wskazał, iż nie zasługuje on na uwzględnienie. Wykonawca błędnie wywiódł, iż zamawiający ma możliwość wielokrotnego wzywania do poprawy lub uzupełnienia tych samych przedmiotowych środków dowodowych. Przedmiotowe środki dowodowe złożone przez wykonawcę w dniu 24.03.2025 r. zostały złożone w odpowiedzi na wezwanie z dnia 19.03.2025 r. Zamawiający przewidział co prawda, zgodnie z art. 107 ust. 2 pzp, możliwość złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych w wyznaczonym terminie, jednakże wezwanie w tym zakresie może dokonane tylko raz w obrębie danego przedmiotowego środka dowodowego. Zamawiający nie miał zatem możliwości dokonania ponownego, drugiego wezwania w tym samym zakresie. Zamawiający pokreślił, iż w świetle utrwalonej doktryny prawa zamówień publicznych (por. np. Prawo zamówień publicznych. Komentarz, red. H. Nowak, M. Winiarz, UZP, Warszawa 2021, podobnie Prawo zamówień publicznych. Komentarz, red. M. Jaworska, Legalis 2022)
‎i jednolitego orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej (por. m.in. wyrok KIO z dnia 19 lipca 2021 r., sygn. akt KIO 1813/21, wyrok KIO z dnia 28 lipca 2021 r., sygn. akt KIO 1928/21, wyrok KIO z dnia 2 sierpnia 2021 r., sygn. akt KIO 1790/21, wyrok KIO z dnia 14 października 2022 r. sygn. akt KIO 2527/22), wezwanie zamawiającego do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych na podstawie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp jest wezwaniem możliwym do dokonania jednokrotnie w obrębie tego samego przedmiotowego środka dowodowego. Jeżeli braki w obrębie dokumentów przedmiotowych nie zostały usunięte lub dokumenty przedmiotowe zawierają błędy, w tym nie potwierdzają okoliczności, jakich zamawiający wymagał od dokumentu, pomimo dokonanego już wezwania do ich uzupełnienia, oferta, do której załączone zostały takie dokumenty, podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp.

dowód: - wezwanie z dnia 19.03.2025 r. (w aktach postępowania),

- wiadomość od odwołującego z dnia 24.03.2025 r. przesłana przez Platformę e-zamówienia wraz z załącznikami (w aktach postępowania)

Odnosząc się do zarzutów z pkt 4, 5 i 6 odwołania zamawiający wskazał, iż nie zasługują one na uwzględnienie. Z przedstawionej powyżej argumentacji dotyczącej zarzutów z pkt 1, 2 i 3 odwołania wprost wynika, iż postępowanie zamawiającego było zgodne z przepisami pzp, zaś realizacja wniosków odwołującego zawartych w odwołaniu prowadziłaby do naruszenia przepisów pzp, w tym art. 226 ust. 1 pkt 2 lit c pzp w zw. z § 7 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 poz. 2452), a w konsekwencji do naruszenia podstawowej zasady wynikającej z art. 16 pzp, jaką jest prowadzenie postępowania w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, proporcjonalności
‎i przejrzystości oraz wyrażonej w art. 17 ust. 2 pzp zasady, zgodnie z którą zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy. Wybór oferty odwołującego, jakkolwiek korzystniejszej od wybranej oferty, prowadziłby do czynności niezgodnej
‎z przepisami ustawy i aktów wykonawczych do niej. Zamawiający jest zobowiązany do wyboru oferty zgodnej z przepisami ustawy pzp i aktów wykonawczych do niej oraz spełniającej wymagania określone w SWZ – nie zaś każdej oferty, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i jakości. Wybór oferty, która nie spełnia warunków wynikających z obowiązujących przepisów, stanowiłby naruszenie zasady legalizmu i narażałby zamawiającego na zarzut naruszenia przepisów o zamówieniach publicznych, które miało wpływ na wynik postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający podkreślił, że wbrew twierdzeniom odwołującego nie można doszukiwać się naruszenia zasady z art. 17 ust. 1 pkt 1 pzp bez odniesienia do pozostałych obowiązujących w postępowaniu zasad, w tym wynikającej z art. 17 ust. 2 zasady legalizmu. Odmienne twierdzenie prowadziłoby bowiem do uznania, iż można uzasadnić wybór oferty dokonany niezgodnie z przepisami ustawy, jeżeli wybór taki zapewnia najlepszą jakość dostaw, usług, oraz robót budowlanych, co otwierałoby pole do licznych nadużyć i pozostawało w sprzeczności z pozostałymi zasadami zawartym w pzp,
‎a w konsekwencji zaprzeczałoby samemu celowi ustawy Prawo zamówień publicznych.

Jak słusznie zauważono w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 28 lipca 2021 r. KIO 1928/21 „Jeżeli braki w obrębie dokumentów przedmiotowych nie zostały usunięte (pomimo skorzystania z normy art. 107 ust. 2 ustawy Pzp) lub dokumenty przedmiotowe zawierają błędy, w tym nie potwierdzają okoliczności, jakich zamawiający wymagał od dokumentu, oferta, do której załączone zostały takie dokumenty, podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust.
‎1 pkt 2 lit. c) ustawy Pzp. Przyjęty przez ustawodawcę sposób uzupełniania przedmiotowych środków dowodowych wychodzi naprzeciw specyfice przedmiotowych środków dowodowych i ma na celu uniknięcie automatyzmu w zakresie ich uzupełniania. Zamawiający ma obowiązek wezwania o dokument przedmiotowy tylko wtedy, gdy przewidzi taką możliwość w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia. Postępowanie o udzielenie zamówienia jest sformalizowanym procesem, podczas którego wykonawcy muszą przedłożyć w ściśle określonym terminie
‎i trybie (art. 107 Pzp oraz art. 125-128 Pzp), oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust.
‎1 Pzp, lub podmiotowe i przedmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia - a niezłożenie ich skutkuje odrzuceniem oferty. Niezłożenie wymaganego oświadczenia lub podmiotowego (lub przedmiotowego) środka dowodowego, złożenie niekompletnego lub takiego, który nie potwierdza, że wykonawca spełnia warunki udziału
‎w postępowaniu lub nie podlega wykluczeniu (lub oferta spełnia określone cechy lub kryteria, na potwierdzenie czego wymaga się dokumentów przedmiotowych) - skutkuje odrzuceniem jego oferty”. Wbrew twierdzeniom odwołującego zawartym w uzasadnieniu zarzutów odwołania, odrzucenie oferty w sytuacji spełnienia przesłanek jej odrzucenia nie jest przejawem nadmiernego formalizmu, zbytnio formalistycznej wykładni przepisów czy też naruszeniem zasad proporcjonalności, a wyłącznie przejawem wyrażonej w art. 17 ust. 2 Pzp zasady legalizmu. To właśnie przyjęcie przedmiotowego środka dowodowego złożonego
‎w formie niezgodnej z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej
‎w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 poz. 2452) stanowiłoby naruszenie zarówno art. 16 Pzp, jak i art. 17 Pzp.

Zamawiający, wobec zastrzeżenia pełnomocnika odwołującego o możliwości uzupełnienia zarzutów odwołania, stwierdził, że zastrzeżenie takie należy uznać za bezskuteczne. Zgodnie z art. 555 Pzp, Izba nie może orzekać co do zarzutów, które nie były zawarte w odwołaniu.

Po przeprowadzeniu rozprawy, na podstawie zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego oraz stanowisk stron oraz uczestnika postępowania, Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje:

Izba ustaliła, iż nie została wypełniona żadna z przesłanek skutkujących odrzuceniem odwołania, a odwołanie nie zawierało braków formalnych i mogło zostać rozpoznane merytorycznie.

Izba ustaliła, że odwołujący wykazał interes w korzystaniu ze środków ochrony prawnej. Wykonawca jest podmiotem, który złożył ofertę w postępowaniu i jest zainteresowany uzyskaniem zamówienia.

Przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego zgłosił wykonawca E-VAN Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Makowie Mazowieckim dalej: „przystępujący”.

Zgłoszenie spełniało warunki określone w art. 525 ust. 1 i 2 ustawy Pzp.

Przystępujący podzielił stanowisko zamawiającego.

Przystąpienie do postępowania odwoławczego zgłosił również wykonawca Ren-Car Spółka
‎z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Rybniku.

Odwołujący i zamawiający zgłosili opozycję wobec przystąpienia wykonawcy Ren-Car z uwagi na brak interesu w uzyskaniu rozstrzygnięcia na korzyść strony, do której przystąpił.

Izba uwzględniła opozycję przeciwko przystąpieniu wykonawcy Ren-car Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Rybniku.

Oferta tego wykonawcy została odrzucona, zgodnie z informacją z 17 kwietnia 2025 r. Wykonawca nie wniósł odwołania od powyższej czynności.

Izba stwierdziła, że czynność zamawiającego polegająca na odrzuceniu oferty wykonawcy Ren-Car stała się ostateczna wraz z upływem terminu na wniesienie odwołania, tj. dniem
‎22 kwietnia 2025 r., stosowanie do art. 515 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy Pzp.

Zgłoszenie przystąpienia ww. wykonawca przesłał Prezesowi Izby 25 kwietnia 2025 r.
‎W powyższej dacie oferta wykonawcy Ren-Car została już zatem ostatecznie odrzucona.

Stosowanie do art. 525 ust. 1 ustawy Pzp, wykonawca może zgłosić przystąpienie do postępowania odwoławczego w terminie 3 dni od dnia otrzymania kopii odwołania, wskazując stronę, do której przystępuje, i interes w uzyskaniu rozstrzygnięcia na korzyść strony, do której przystępuje.

Zatem zgłoszenie przystąpienia do postępowania odwoławczego zostało przyznane wykonawcy. Zgodnie z art. 7 pkt 30 ustawy Pzp, przez wykonawcę rozumie się osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która oferuje na rynku wykonanie robót budowlanych lub obiektu budowlanego, dostawę produktów lub świadczenie usług lub ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego.

Jeśli odwołanie dotyczy czynności zamawiającego dokonanej po upływie terminu składania ofert, status uczestnika postępowania przysługuje temu wykonawcy, który złożył ofertę
‎i posiada ten status na dzień zgłaszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego.

Czynność odrzucenia oferty wykonawcy Ren-Car stała się ostateczna przed dniem zgłoszenia przystąpienia i nie mogła być już skutecznie wzruszona, tym samym należało stwierdzić, że wykonawca Ren-Car, zgłaszający przystąpienie do postępowania utracił status wykonawcy.

W konsekwencji nie przysługiwało mu prawo do zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego, odpowiednio do art. 525 ust. 1 ustawy Pzp w dacie, w której czynność została dokonana.

Izba zaliczyła do materiału dowodowego sprawy dokumentację postępowania oraz dokumenty stanowiące załącznik do odwołania.

Izba ustaliła:

Zamawiający prowadzi, postępowanie o udzielenie zamówienia pn. „Dostawa pojazdu
‎o napędzie elektrycznym na potrzeby Przedsiębiorstwa Usług Komunalnych sp. z o.o.
‎w Międzyrzecu Podlaskim (II postępowanie)”.

W ogłoszeniu o zamówieniu (pkt 5.8 Wykaz przedmiotowych środków dowodowych – Sekcja V – Kwalifikacja wykonawców) zamawiający przewidział, że będzie żądał złożenia przez wykonawców przedmiotowych środków dowodowych.

W ust. 4 Opis przedmiotu zamówienia w Specyfikacji Warunków Zamówienia w pkt 4.3.1. zamawiający przewidział:

Na potwierdzenie, że oferowana dostawa jest zgodna z parametrami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą karty katalogowej producenta lub innych dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań określonych
‎w opisie przedmiotu zamówienia. Przedmiotowe środki dowodowe mają dotyczyć parametrów samochodu, Zamawiający nie wymaga przedmiotowych środków dowodowych w zakresie zabudowy.

W pkt 4.3.2. SWZ zamawiający przewidział wezwanie do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, o których mowa w pkt 4.3.1., jeżeli wykonawca ich nie złożył lub złożone przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne.

W ust. 7 Informacja o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami oraz informacje o wymaganiach technicznych
‎i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej w pkt 7.5 SWZ wskazano:

Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów
‎z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U.
‎z 2020 poz. 2452, zwane dalej „rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych”).

Zamawiający wezwał odwołującego do uzupełnienia, na podstawie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp, przedmiotowych środków dowodowych – pismo z 19 marca 2025 r. (w dokumentach postępowania), wskazując, że złożone wraz z ofertą środki dowodowe nie potwierdzały spełnienia przez pojazd wymagań wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia: rok produkcji 2024/2025, wyposażenie: światła do jazdy dziennej, elektryczne sterowanie lusterka zewnętrzne, centralny zamek, system głośnomówiący blutooth.

W odpowiedzi odwołujący 24 marca 2025 r. złożył przy pomocy platformy zakupowej
‎e-zamówienia następujące dokumenty:

1.pismo przewodnie z 24 marca 2025 r., które zostało opatrzone podpisem elektronicznym, które zawierało następujące oświadczenie:

„Oferowany pojazd marki FOTON model eAumark 4.25DCM z zabudową do zbiórki selektywnej posiada następujące elementy wyposażenia: światła do jazdy dziennej, elektrycznie sterowane lusterka zewnętrzne, centralny zamek, system głośnomówiący blutooth.

Na potwierdzenie powyższej okoliczności – w załączeniu przedkładam Kartę katalogową pojazdu FOTON eAumark oraz dokumentację fotograficzną tego modelu potwierdzającą, iż ten model posiada wspomniane wyposażenie.”

2.kartę katalogową pojazdu FOTON e-Aumark – sporządzoną przez wykonawcę,

3.dokumentację fotograficzną wyposażenia pojazdu FOTON e-Aumark.

Tylko pismo przewodnie zostało opatrzone podpisem elektronicznym.

17 kwietnia 2025 r. zamawiający opublikował informację o wyborze oferty najkorzystniejszej – oferty wykonawcy E-VAN Sp. z o.o. z siedzibą w Makowie Mazowieckim oraz poinformował
‎o odrzuceniu oferty odwołującego podając następujące uzasadnienie:

Oferta nr 2 złożona przez Autobagi Polska Spółka z o.o. (….) została odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit c pzp ponieważ została złożona przez wykonawcę, który nie złożył
‎w przewidzianym terminie przedmiotowego środka dowodowego. Zamawiający określił wymagania wobec pojazdu będącego przedmiotem postępowania w rozdziale 4 SWZ. Zamawiający wymagał złożenia przedmiotowych środków dowodowych w ogłoszeniu
‎o zamówieniu, a także w rozdziale 4 SWZ. Zgodnie z pkt 4.3.1. SWZ „Na potwierdzenie, że oferowana dostawa jest zgodna z parametrami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą karty katalogowej producenta lub innych dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań określonych w opisie przedmiotu zamówienia. Przedmiotowe środki dowodowe mają dotyczyć parametrów samochodu, Zamawiający nie wymaga przedmiotowych środków dowodowych w zakresie zabudowy.”
‎Z kolei w pkt 4.3.2. SWZ Zamawiający przewidział wezwanie do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, o których mowa powyżej, jeżeli Wykonawca ich nie złożył lub złożone przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne. Wykonawca nie złożył wraz z ofertą wymaganych przez Zamawiającego przedmiotowych środków dowodowych.
‎W związku z powyższym Zamawiający wezwaniem z dnia 19.03.2025 r. wezwał Wykonawcę do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych. W odpowiedzi w wiadomości złożonej przez Platformę e-Zamówienia z dnia 24.03.2025 r. Wykonawca przekazał Zamawiającemu uzupełnione przedmiotowe środki dowodowe. Wśród złożonych przedmiotowych środków dowodowych Wykonawca przedłożył kartę katalogową potwierdzającą znaczną część wymagań wynikających z opisu przedmiotu zamówienia. Złożona karta katalogowa nie została w żaden sposób podpisana ani podpisem kwalifikowanym, ani podpisem zaufanym, ani też podpisem osobistym. Z treści przedłożonej karty wynika, iż została ona przygotowana przez Wykonawcę, a zatem zgodnie z § 7 ust. 1 z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 poz. 2452) powinna zostać opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Zgodnie z brzmieniem ww. przepisu „Podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie,
‎o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, przedmiotowe środki dowodowe, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, niewystawione przez upoważnione podmioty, oraz pełnomocnictwo przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.” Podkreślić należy przy tym, iż w pkt 7.5 SWZ Zamawiający wskazał, iż „Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi
‎w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 poz.2452, zwane dalej „rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych”)”. Jak zauważono w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 28 lipca 2021 r. KIO 1928/21 „Jeżeli braki w obrębie dokumentów przedmiotowych nie zostały usunięte (pomimo skorzystania z normy art. 107 ust. 2 ustawy Pzp) lub dokumenty przedmiotowe zawierają błędy, w tym nie potwierdzają okoliczności, jakich zamawiający wymagał od dokumentu, oferta, do której załączone zostały takie dokumenty, podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) ustawy Pzp. Przyjęty przez ustawodawcę sposób uzupełniania przedmiotowych środków dowodowych wychodzi naprzeciw specyfice przedmiotowych środków dowodowych i ma na celu uniknięcie automatyzmu w zakresie ich uzupełniania. Zamawiający ma obowiązek wezwania o dokument przedmiotowy tylko wtedy, gdy przewidzi taką możliwość w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia. Postępowanie
‎o udzielenie zamówienia jest sformalizowanym procesem, podczas którego wykonawcy muszą przedłożyć w ściśle określonym terminie i trybie (art. 107 Pzp oraz art. 125-128 Pzp), oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, lub podmiotowe i przedmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia - a niezłożenie ich skutkuje odrzuceniem oferty. Niezłożenie wymaganego oświadczenia lub podmiotowego (lub przedmiotowego) środka dowodowego, złożenie niekompletnego lub takiego, który nie potwierdza, że wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu lub nie podlega wykluczeniu (lub oferta spełnia określone cechy lub kryteria, na potwierdzenie czego wymaga się dokumentów przedmiotowych) - skutkuje odrzuceniem jego oferty”. Dokument niepodpisany w sposób wymagany przepisami powszechnie obowiązującymi należy zatem traktować jako niezłożony. Jednocześnie uwzględniając, iż przedmiotowy dokument został przesłany Zamawiającemu dopiero w skutek wezwania do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, nie ma możliwości kolejnego wezwania Wykonawcy w tym zakresie. Mając na uwadze powyższe oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit c pzp.

22 kwietnia 2024 r. odwołujący wniósł od powyższej czynności odwołanie.

Izba zważyła:

Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp, zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli została złożona przez wykonawcę, który nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, lub podmiotowego środka dowodowego, potwierdzających brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu, przedmiotowego środka dowodowego, lub innych dokumentów lub oświadczeń.

Stosownie do art. 107 ust. 2 ustawy Pzp, jeżeli wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, o ile przewidział to
‎w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia.

Przepis art. 16 pkt 3 ustawy Pzp stanowi, że zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób proporcjonalny.

Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, zamawiający udziela zamówienia w sposób zapewniający najlepszą jakość dostaw, usług, oraz robót budowlanych, uzasadnioną charakterem zamówienia, w ramach środków, które zamawiający może przeznaczyć na jego realizację.

Zarzut 1) lit a-e oraz 2) lit. a-c odwołania

Izba uznała powyższe zarzuty odwołania za niezasadne.

Zamawiający wymagał, stosownie do postanowień pkt 4.3.1 Specyfikacji Warunków Zamówienia, aby wykonawca na potwierdzenie że oferowana dostawa jest zgodna
‎z parametrami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, złożył wraz z ofertą karty katalogowej producenta lub innych dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań określonych w opisie przedmiotu zamówienia.

W pkt 7.5 SWZ zamawiający przewidział, że sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowanie) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.

Stosowanie do § 7 ust. 1 ww. rozporządzenia przedmiotowe środki dowodowe, niewystawione przez upoważnione podmioty, przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań kub konkursów
‎o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Powyższe postanowienia SWZ nie były kwestionowane przez wykonawców.

Odwołujący na wezwanie zamawiającego z 19 marca 2025 r. złożył za pomocą platformy zakupowej e-zamówienia następujące dokumenty:

4.pismo przewodnie z 24 marca 2025 r., które zostało opatrzone podpisem elektronicznym, które zawierało następujące oświadczenie:

„Oferowany pojazd marki FOTON model eAumark 4.25DCM z zabudową do zbiórki selektywnej posiada następujące elementy wyposażenia: światła do jazdy dziennej, elektrycznie sterowane lusterka zewnętrzne, centralny zamek, system głośnomówiący blutooth.

Na potwierdzenie powyższej okoliczności – w załączeniu przedkładam Kartę katalogową pojazdu FOTON eAumark oraz dokumentację fotograficzną tego modelu potwierdzającą, iż ten model posiada wspomniane wyposażenie.”

5.kartę katalogową pojazdu FOTON e-Aumark,

6.dokumentację fotograficzną wyposażenia pojazdu FOTON e-Aumark.

Tylko pismo przewodnie odwołującego zostało opatrzone podpisem elektronicznym.

Wobec powyższego karta katalogowa oraz fotografie nie zostały sporządzone zgodnie
‎z wymaganiami zamawiającego, określonymi w SWZ.

Powyższe dokumenty nie zostały zamieszczone również w jednym pliku, tak jak w przypadku przystępującego.

Izba zgodziła się z zamawiającym, że przekazanie dokumentów za pomocą platformy zakupowej, pomimo iż rejestruje tożsamość nadawcy – dostęp do platformy wymaga wpisania loginu, a nie wymaga uwierzytelnienia podpisem elektronicznym, zatem nie zastępuje podpisu kwalifikowanego, zaufanego lub osobistego.

Izba uznała, że za przedmiotowy środek dowodowy nie można uznać pisma zawierającego oświadczenia odwołującego o posiadaniu przez pojazd wymienionych w oświadczeniu parametrów.

W 4.3.1. SWZ wskazano: Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą karty katalogowej producenta lub innych dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań określonych
‎w opisie przedmiotu zamówienia.

Złożenie oświadczenia w powyższym zakresie nie było wystarczające.

A zatem pisma odwołującego zawierającego oświadczenie o posiadaniu przez pojazd określonych elementów wyposażenia nie można uznać za tożsame z innym dokumentem potwierdzającym spełnienie wymagań określonych w opisie przedmiotu zamówienia.

Sam odwołujący w piśmie przewodnim z 24 kwietnia 2025 r. wskazywał, że potwierdzenie posiadania przez pojazd wymaganego wyposażenia znajduje się w przedłożonych z pismem karcie katalogowej pojazdu FOTON eAumark oraz dokumentacji fotograficznej.

Dokumenty powyższe nie zostały sporządzone w sposób przewidziany w dokumentach zamówienia.

Wobec powyższych okoliczności decyzja zamawiającego o odrzuceniu oferty odwołującego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp była prawidłowa, a zarzuty 1) a-e oraz
‎2) a-c podlegały oddaleniu.

Zarzut nr 3 odwołania

Przepis art. 107 ust. 2 ustawy Pzp, przewiduje że jeżeli wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, o ile przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia.

Wezwanie wykonawcy do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych jest możliwe jedynie w dwóch przypadkach (z zastrzeżeniem przepisu art. 107 ust. 3 ustawy Pzp):

- jeśli przedmiotowy środek dowodowy nie został w ogóle złożony,

- jeżeli przedmiotowy środek dowodowy został złożony, ale jest niekompletny.

Zamawiający przewidział w dokumentach zamówienia możliwośćwezwania do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, jeżeli wykonawca ich nie złożył lub złożone przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne – zgodnie z pkt 4.3.2. SWZ.

Zamawiający skorzystał z powyższej możliwości i wezwał odwołującego (pismo z 19 marca 2025 r. – w dokumentacji postępowania) do uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych.

Izba wskazuje, że podobnie jak w przypadku wezwania z art. 128 ustawy Pzp, w przypadku wezwania do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych obowiązuje zasada jednokrotnego wezwania.

Wobec powyższego, nie było możliwe kolejne wezwanie odwołującego do złożenia lub uzupełnienia tego samego przedmiotowego środka dowodowego.

Mając na uwadze powyższe okoliczności, Izba oddaliła zarzut nr 3 odwołania.

Wobec faktu, iż nie potwierdziły się zarzuty 1-3 odwołania, Izba stwierdziła, że w konsekwencji zamawiający prowadził postępowanie i podejmował czynności z naruszeniem przepisów art. 16 pkt 3 oraz art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp.

A wobec powyższego również zarzuty nr 4, 5 oraz 6 odwołania podlegały oddaleniu.

O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku sprawy na podstawie art. 557, art. 574 oraz art. 575 ustawy Pzp, a także w oparciu o przepisy § 8 ust. 2 zdanie 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437), orzekając w tym zakresie o obciążeniu kosztami postępowania stronę przegrywającą, czyli odwołującego.

Wobec powyższego, orzeczono jak w sentencji.

Przewodnicząca: …….............................