KIO 1129/25

Sygn. akt KIO 1129/25

WYROK

Warszawa, dnia 13 maja 2025 r.

Krajowa Izba Odwoławcza – w składzie:

Przewodniczący:Michał Pawłowski

  

Protokolant: Klaudia Kwadrans

po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 8 maja 2025 r. w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 24 marca 2025 r. przez wykonawcę prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą R.S. MAGIC SERVICE z siedzibą we Wrocławiu w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego Sąd Rejonowy dla Krakowa – Podgórza w Krakowie,

przy udziale uczestnika po stronie zamawiającego – wykonawcy AVI SYSTEM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Wałbrzychu

orzeka:

1.Oddala odwołanie.

2.Kosztami postępowania odwoławczego obciąża odwołującego – wykonawcę prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą R.S. MAGIC SERVICE z siedzibą we Wrocławiu i zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500 zł 00 gr (siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez odwołującego tytułem wpisu od odwołania i kwotę 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez odwołującego na wynagrodzenie pełnomocnika.

Na orzeczenie – w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia – przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie – Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodniczący:………….………………………………

Sygn. akt KIO 1129/25

Uzasadnienie

Sąd Rejonowy dla Krakowa – Podgórza w Krakowie, zwany dalej „Zamawiającym”, działając na podstawie przepisów ustawy dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320, ze zm.), zwanej dalej „ustawą PZP”, prowadzi w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy PZP postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na „kompleksową obsługę drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych obejmującą przeglądy i konserwacje ww. urządzeń oraz dostawę materiałów eksploatacyjnych, obliczaną na podstawie liczby wykonanych wydruków”.

Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych
‎z dnia 12 lutego 2025 r., pod numerem 2025/BZP 00101902/01.

W dniu 24 marca 2025 r. (data wpływu do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej) wykonawca prowadzący działalność gospodarczą pod firmą R.S. MAGIC SERVICE z siedzibą we Wrocławiu, zwany dalej „Odwołującym” lub „wykonawcą MAGIC SERVICE”, wniósł odwołanie wobec zaniechania przez Zamawiającego odrzucenia oferty wykonawcy AVI SYSTEM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Wałbrzychu (zwanego dalej „wykonawcą AVI SYSTEM”).

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie:

1) art. 224 ust. 1 pkt 6 ustawy PZP poprzez zaniechanie odrzucenia oferty wykonawcy AVI SYSTEM z uwagi to, że treść wyjaśnień tego wykonawcy nie jest kompletna w stosunku do treści wezwania (zarzut nr 1),

2) art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy PZP poprzez zaniechanie odrzucenia oferty wykonawcy AVI SYSTEM z uwagi na to, że oferta zawiera rażąco niską cenę (zarzut nr 2).

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania oraz nakazanie Zamawiającemu:

1) uchylenia czynności wyboru oferty wykonawcy AVI SYSTEM,

2) odrzucenia oferty wykonawcy AVI SYSTEM,

3) dokonania ponownej oceny ofert.

Odwołujący wniósł o obciążenie Zamawiającego kosztami postępowania odwoławczego.

W uzasadnieniu zarzutu nr 1 odwołania (art. 224 ust. 6 ustawy PZP) wykonawca MAGIC SERVICE wskazał, że wbrew żądaniu Zamawiającego wykonawca AVI SYSTEM w wyjaśnieniach rażąco niskiej ceny nie uwzględnił kosztów następujących świadczeń:

1) Wykonywania trzykrotnej konserwacji i przeglądów technicznych w ciągu trwania umowy, zgodnie z deklaracją zawartą w ofercie , każdego urządzenia, o którym mowa w Załączniku nr 1 do umowy z częstotliwością 3 razy (kryterium oceny) w ciągu trwania umowy, w terminach uzgodnionych z Zamawiającym i zgodnych z przedstawionym harmonogramem. Umowa obejmuje serwis 367 urządzeń, co oznacza iż wykonawca AVI SYSTEM wykona w okresie umowy 1101 przeglądów. Zakres czynności objętych przeglądami określa § 2 ust. 1 pkt 1 wzoru umowy. Przyjmując metodę rozliczenia kosztów pracy ludzkiej, jaką zastosował wykonawca AVI SYSTEM w wyjaśnieniach (stawka dzienna 1 pracownika 295 zł 00 gr oraz 8 wizyt dziennie), Odwołujący uznał, że wykonawca ten pominął składnik kosztów o wartość 40 597 zł 90 gr (bez VAT),

2) Kosztów napraw uszkodzonych urządzeń i wymiany zużytych podzespołów (co przewidziano w § 2 ust. 1 pkt 2 wzoru umowy - wykonawca AVI SYSTEM na wstępie wyjaśnień potwierdził konieczność skalkulowania kosztów części zamiennych, ale nie uwzględnił ich w kalkulacji ujętej w wyjaśnieniach, a przy tym nie przedłożył żadnych dowodów na okoliczność wartości takich kosztów ujętych w kosztorysie na kwotę 10 gr na 100 kopii. Odwołujący wskazał, że zamówieniem objętych jest 367 urządzeń, a wartość części zamiennych nie jest pomijalna,

3) Wykonawca AVI SYSTEM nie udowodnił kosztów zatrudnienia swoich pracowników w aspekcie ich zarobków. Do wyjaśnień nie załączono dowodów w postaci, np. umów o pracę dokumentujących powołaną wartość pensji brutto,

4) Wykonawca AVI SYSTEM nie uwzględnił w wyjaśnieniach kosztów utylizacji (§ 3 ust. 16 wzoru umowy),

5) Wykonawca AVI SYSTEM nie uwzględnił w wyjaśnieniach kosztów zakupu systemu zliczania wydruków aprobowanego przez Biuro Cyberbezpieczeństwa Ministerstwa Sprawiedliwości utylizacji (§ 3 ust. 12 i 13 wzoru umowy),

6) Wykonawca AVI SYSTEM nie złożył dowodów na okoliczność dostępnych dla siebie cen zakupów tonerów uwzględnionych w załączniku do wyjaśnień.

W podsumowaniu zarzutu nr 1 odwołania wykonawca MAGIC SERVICE skwitował, że wykonawca AVI SYSTEM nie wykazał kosztów realizacji zamówienia w zakresie przeglądów okresowych mających znaczący wpływ na cenę oferty i nie przedstawił dowodów i kalkulacji poniesionych kosztów materiałowych związanych z usuwaniem awarii i wymianą komponentów zużywających się pomimo wyraźnego wezwania ze strony Zamawiającego do ich określenia i udokumentowania.

Uzasadniając zarzut nr 2 odwołania (art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy PZP) Odwołujący podał, że wykonawca AVI SYSTEM przedstawił kalkulację opierając się koszcie 480 wizyt serwisowych, gdzie liczba 480 wizyt została przez AVI ustalona na podstawie własnego doświadczenia i dotyczy wizyt bieżących napraw i dostaw. Wykonawca AVI SYSTEM w wyjaśnieniach nie ujął kosztów konserwacji urządzeń. W formularzu ofertowym wskazał, że w trakcie trwania umowy wykona 3 przeglądy – taka ilość pozwalała na uzyskanie największej ilości punktów w tym zakresie. Wykonawca AVI SYSTEM w swoich wyliczeniach ujął jedynie interwencje serwisowe (naprawy i dostawy tonerów) w ilości 40 / miesiąc czyli 480 wizyt w roku, jednakże składając ofertę zobowiązał się do 3 przeglądów konserwacyjnych w roku, co daje łączną sumę: 3 x 367 = 1101 przeglądów konserwacyjnych. Według wyliczeń wykonawcy AVI SYSTEM serwisant jest w stanie wykonać 8 wizyt serwisowych dziennie i wycenił je na 295 zł 00 gr, przy czym nie jest to kwota brutto, ponieważ pracodawca nie odprowadza VAT od wydatków na wynagrodzenia. Według Odwołującego wykonawca AVI SYSTEM nie doliczył do kosztów zatrudnienia:

1) dodatkowych kosztów za 140 dni roboczych – wykonanie trzykrotnie w trakcie trwania umowy przeglądów konserwacyjnych – dodatkowa liczba dni na 1101 przeglądów to 137,62 dni, łącznie z usługami serwisowymi 197,62 dni roboczych,

2) pełnych kosztów pracodawcy – koszt pracodawcy dla wynagrodzenia 6 500 zł 00 gr brutto to kwota 7 831 zł 20 gr, wykonawca AVI SYSTEM skalkulował tylko wynagrodzenie a nie uwzględnił całości kosztów pracodawcy w związku z zatrudnieniem (stawka dzienna wynosi wówczas 356 zł 00 gr netto +VAT),

3) kosztów urlopu, którego wykonawca AVI SYSTEM będzie musiał udzielić pracownikom – koszt urlopu wypoczynkowego odpowiadający 198 dniom przepracowanym (1584 godziny) do 249 dni (1192 godzin pracy w roku kalendarzowym) oznacza, że w koszt realizacji zamówienia należy wliczyć 80 % rocznego urlopowego wymiaru czyli kolejne 21 dni. Zdaniem Odwołującego wykonawca AVI SYSTEM powinien uwzględnić w wyjaśnieniach i kalkulacji łącznie 219 osobodni zamiast 60 osobodni. W konsekwencji, w przeliczeniu na pakiety po 100 str. wydruków, średni koszt pracy ludzkiej dla 100 kopii mono / kolor wynosi: 1 zł 99 gr / pakiet (219 x 356 = 77 964 zł 00 gr / 39 000 pakietów po 100 str. = 1 zł 99 gr / pakiet).

W zakresie kosztów transportu Odwołujący wskazał, że ulegną one również zmianie ze względu na zwiększoną ilość interwencji z powodu dodatkowych nie ujętych w kalkulacji 1101 obowiązkowych konserwacji. Wykonawca AVI SYSTEM założył bez konserwacji 60 dni roboczych, a dodatkowo trzeba doliczyć 137,62 dnia na konserwacje, co łącznie daje 197,62 dni roboczych. Łącznie będzie to około 3 razy więcej niż zakłada wykonawca AVI SYSTEM. Skoro liczba przejazdów zwiększy się ponad trzykrotnie, to stawka za pakiet musi ulec trzykrotnemu zwiększeniu do 15 gr za pakiet.

W zakresie kosztów tonerów wykonawca AVI SYSTEM przedstawił w załączniku do wyjaśnień ceny zakupu tonerów i wyliczony koszt wydruku dla urządzeń objętych gwarancją i tych nieobjętych gwarancją. Zdaniem Odwołującego wyliczenie wykonane przez wykonawcę AVI SYSTEM zawiera błędy w obliczeniach uśrednionego kosztu wydruku. Dla kolorowego wydruku wykonawca wyliczył dla samych tonerów czy tuszy koszt wydruku dla kolorów oryg. CMY, na kwotę: 0,0682 zł netto / 1 stronę. Wyliczenie to zawiera błędy, gdyż w pozycjach nie zsumowano kosztu CMY tak, jak to zrobiono tylko dla pozycji pierwszej i ostatniej. Zdaniem Odwołującego prawidłowe wyliczenie po korekcie, po korekcie koszt wydruku dla CMY, wynosi: 0,203 zł netto / 1 stronę. Wydruk kolorowy składa się z CMY, ponieważ na stronę kolorową również jest pobierany kolor czarny i wchodzi on w koszt wydruku strony kolorowej. Zdaniem Odwołującego zaproponowana cena w ofercie za 1 stronę wydruku kolorowego jest poniżej nawet błędnych wyliczeń. Wykonawca AVI SYSTEM nie był konsekwentny w wyliczeniach, co doprowadziło do zaniżenia kosztu wydruku, ponieważ w niektórych pozycjach nie zsumował kosztu wydruku kolorów CMY i automatycznie zaniżył przez to cenę uśrednioną dla jednej strony. Dodatkowo został pominięty koszt wydruku dla Canon Pixmaix 6850. Kolejnym błędem w wyliczeniu było to, że podczas druku kolorowego pobierany jest również toner czarny, który nie został ujęty w kalkulacji kosztów wydruku dla kolorów – wyliczono osobno, ale koszt mono wyliczony osobno jest dla wydruków monochromatycznych. Według Odwołującego w przypadku kolorowego wydruku do kwoty 0,2030 dla CMY należy dodać jeszcze 0,517 dla czarnego, co razem stanowi koszt: 25,47 gr netto / 1 stronę, natomiast za 100 stron jest to kwota 25,47 zł netto. Wykonawca zaproponował 12 zł 00 gr netto dla kolorów.

Na str. 6-7 uzasadnienia odwołania, ze względu na błędy w wyliczeniach wydruku kolorowego dla oryginalnych materiałów, wykonawca MAGIC SERVICE po skorygowaniu błędów zaprezentował prawidłowe, jego zdaniem, wyliczenia bazując na danych wykonawcy AVI SYSTEM z jego wyjaśnień, tj. w odniesieniu do kosztów wydruku kopii kolorowych A4 wynoszących 25 zł 47 gr netto za 1 pakiet. Odwołujący podsumował swoje wyliczenia w następujący sposób:

− na wydruku w formacie A4, kolor, oryginały i zamienniki wykonawca AVI SYSTEM poniesie stratę w wysokości 5 526 zł 49 gr netto,

− na wydruku w formacie A4, mono, oryginały wykonawca AVI SYSTEM poniesie stratę w wysokości 14 zł 215 gr netto,

− na wydruku w formacie A3, mono, oryginały i zamienniki wykonawca AVI SYSTEM poniesie stratę w wysokości 1 411 zł 80 gr netto,

− na wydruku w formacie A4, mono, zamienniki wykonawca AVI SYSTEM osiągnie zysk w wysokości 1 248 zł 00 gr netto.

Zdaniem Odwołującego wykonawca AVI SYSTEM na zamówieniu poniesienia łączną stratę w wysokości 19 905 zł 29 gr netto.

W ocenie Odwołującego kolejnym brakiem w kalkulacji kosztów wydruku jest brak ujęcia systemu zliczania wydruków posiadającego aprobatę Biura Cyberbezpieczeństwa Ministerstwa Sprawiedliwości, zgodnie z wymogiem Zamawiającego z § 3 pkt 12 i 13 umowy. System spełniający te wymogi to minimalny koszt miesięczny na jedno urządzenie około 1 zł. Przy ilości 367 sztuk pomnożonych przez 12 miesięcy daje to kwotę 4 404 zł 00 gr netto. Ponadto zostały pominięte koszty pracownika biurowego, utylizacji, koszty prowadzenia działalności gospodarczej, koszty budynków, kredytów, amortyzacji sprzętu, księgowych, mediów, ubezpieczeń społecznych oraz pozostałych kosztów, a przede wszystkim brak uzasadnienia i udowodnienia ujęcia w wyjaśnianiach kosztów części zamiennych na potrzeby napraw w kwocie 0,001 zł / 1 stronę.

Uwzględniając akta sprawy odwoławczej, jak również biorąc pod uwagę oświadczenia
‎i stanowiska stron i uczestnika postępowania odwoławczego wyrażone w pismach oraz złożone w trakcie rozprawy, Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje:

Krajowa Izba Odwoławcza nie stwierdziła podstaw do odrzucenia odwołania, ponieważ nie została spełniona żadna wynikająca z art. 528 ustawy PZP negatywna przesłanka, która by uniemożliwiała merytoryczne rozpoznanie odwołania.

Izba stwierdziła ponadto, że wypełnione zostały opisane w art. 505 ust. 1 ustawy PZP ustawowe przesłanki istnienia interesu Odwołującego w uzyskaniu przedmiotowego zamówienia i możliwości poniesienia szkody w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy PZP.

Izba stwierdziła skuteczność przystąpienia zgłoszonego do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego przez wykonawcę AVI SYSTEM, albowiem zostało ono złożone w ustawowym terminie, nie zawierało wad formalnych, natomiast wykonawca wykazał swój interes w uzyskaniu rozstrzygnięcia na korzyść Zamawiającego.

Izba rozpoznając sprawę uwzględniła akta sprawy odwoławczej, które zgodnie z regulacją § 8 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą (Dz. U. z 2020 r., poz. 2453) stanowią odwołanie wraz z załącznikami oraz dokumentacją postępowania o udzielenie zamówienia w postaci elektronicznej lub kopia dokumentacji, o której mowa w § 7 ust. 2 rozporządzenia, a także inne pisma składane w sprawie oraz pisma kierowane przez Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w związku z wniesionym odwołaniem.

Izba uwzględniła też stanowiska prezentowane na rozprawie przez strony i uczestnika postępowania odwoławczego, jak również uwzględniła stanowisko Odwołującego z jego dalszego pisma z dnia 13 kwietnia 2025 r. i 6 maja 2025 r. i 8 maja 2025 r., stanowisko zaprezentowane przez Zamawiającego w jego odpowiedzi na odwołanie z dnia 8 kwietnia 2025 r. i dalszym piśmie z dnia 6 maja 2025 r. oraz stanowisko uczestnika postępowania odwoławczego zawarte w jego pismach z dnia 11 kwietnia 2025 r. i 7 maja 2025 r.

Izba wydała na rozprawie postanowienie o dopuszczeniu dowodu z dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy odwoławczej, w tym z dokumentów załączonych do pism wykonawcy MAGIC SERVICE z dnia 13 kwietnia 2025 r., 6 maja 2025 r. i 8 maja 2025 roku oraz dokumentów załączonych do pism wykonawcy AVI SYSTEM z dnia 11 kwietnia 2025 r. i 7 maja 2025 r. Izba uznała wiarygodność i moc dowodową dokumentów znajdujących się w aktach sprawy odwoławczej.

Izba ustaliła następujący stan faktyczny:

Na podstawie art. 552 ust. 1 ustawy PZP Izba wydając wyrok bierze za podstawę stan rzeczy ustalony w toku postępowania odwoławczego.

Zgodnie z rozdziałem 4 ust. 1 SWZ przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa urządzeń biurowych, tj. drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych znajdujących się w posiadaniu Zamawiającego polegająca na usłudze zapewniającej ciągłość pracy tych urządzeń poprzez utrzymanie urządzeń w stanie zapewniającym drukowanie, kserowanie, itp. oraz dokonywanie przeglądów napraw i konserwacji – w zamian za opłatę obliczaną na podstawie liczby faktycznie wykonanych wydruków.

W świetle informacji z otwarcia ofert z dnia 24 lutego 2025 r. oferty w postępowaniu złożyło 3 wykonawców:

1) wykonawca AVI SYSTEM – na kwotę 195 776 zł 10 gr,

2) Odwołujący – na kwotę 308 926 zł 80 gr,

3) wykonawca prowadzący działalność gospodarczą pod firmą M.M. z siedzibą w Bolechowicach – na kwotę 318 201 zł 00 gr.

W dniu 26 lutego 2025 r. Zamawiający działając na podstawie art. 224 ust. 1 i 2 ustawy PZP wezwał wykonawcę AVI SYSTEM do udzielenia wyjaśnień, w tym złożenia dowodów, dotyczących wyliczenia ceny oferty. W uzasadnieniu wezwania Zamawiający wskazał, że złożona przez wykonawcę oferta z ceną 195 776 zł 10 gr brutto w jego ocenie wydaje się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzi wątpliwości co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego. Wartość oferty jest niższa o 38,86% od wartości szacunkowej zamówienia powiększonej o podatek VAT oraz niższa o 28,63% od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 1 i 10 ustawy PZP. Zamawiający wskazał, że zgodnie z art. 224 ust. 3 ustawy PZP wyjaśnienia wykonawcy mogą dotyczyć w szczególności:

1) zarządzania procesem świadczonych usług,

2) wybranych rozwiązań technicznych, wyjątkowo korzystnych warunków dostaw, usług,

3) zgodności z przepisami dotyczącymi kosztów pracy, których wartość przyjęta do ustalenia ceny nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę lub przepisów odrębnych właściwych dla spraw, z którymi związane jest realizowane zamówienie,

4) zgodności z przepisami z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego, obowiązującymi w miejscu, w którym realizowane jest zamówienie.

Zamawiający dodał, że wyjaśnienia ponadto powinny uwzględniać wszystkie elementy cenotwórcze poszczególnych pozycji formularza ofertowego. Wykonawca powinien wykazać, że czy uwzględnił wszystkie elementy, w tym w szczególności koszty pracy, materiałów, dojazdów, itp., niezbędnych do wykonania zamówienia zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. Dowody potwierdzające złożone wyjaśnienia to m. in. kalkulacje własne wykonawcy ale także oferty podwykonawców, dostawców, dowody potwierdzające koszty nabycia materiałów, usług itp.

Wykonawca AVI SYSTEM w dniu 3 marca 2025 r. przedstawił Zamawiającemu stosowne wyjaśnienia oraz załączył dowody w postaci kalkulacji. Wykonawca wskazał, że zaoferowana przez niego cena nie jest rażąco niska. Co prawda nie jest ona wysoka, ale takie ceny występują na rynku. Co najmniej kilka przedsiębiorstw funkcjonujących w tej branży oferuje w podobnych postępowaniach w sądach powszechnych porównywalne pod względem cenowym oferty, co przesądza, że jest to cena rynkowa. Dwudziestoletnie doświadczenie, zasięg terytorialny działania, wyszkolona kadra, własny park transportowy, zaplecze serwisowe oraz zasady współpracy z dostawcami umożliwiają oferowania usług na bardzo konkurencyjnym poziomie cenowym i przede wszystkim dają Zamawiającemu gwarancję realizacji zamówienia zgodnie z wymaganymi standardami. Zaoferowane ceny zakładają zysk prowadzonego przedsiębiorstwa. Wynikają one z obowiązujących w firmie stawek pracy serwisantów, struktury zatrudnienia (liczby serwisantów) i zasięgu terytorialnego świadczonych usług. Składniki cenotwórcze oferty wykonawcy to:

1) Koszty pracownicze:

Wobec faktu, że wykonawca obsługuje klientów w całym kraju, dysponuje jednostkami terenowymi (mobilnymi), które są rozlokowane w całej Polsce. Każdą jednostkę tworzy co najmniej pojazd wyposażony w niezbędne narzędzia, materiały eksploatacyjne i części zamienne oraz jeden serwisant. Każda jednostka, każdego dnia, przemieszcza się od kilkudziesięciu do około 150 km, obsługując na trasie 8-10 zgłoszeń serwisowych u różnych klientów. Trasy są centralnie planowane w taki sposób, aby zminimalizować przebywany czas dystans i poświęcony czas. Ze względu na taki sposób działania, pracownicy mają możliwość wykonywania usług serwisowych w różnych miejscach u różnych klientów w ciągu jednego dnia, czy realizowania usługi serwisowej przez kilku serwisantów u jednego klienta tego samego dnia. Dzięki takiemu systemowi dochodzi do znacznej minimalizacji kosztów pracowniczych i kosztów transportu. W odniesieniu do kosztów pracowniczych dokonując obliczenia ceny oferty wykonawca przyjął – w oparciu o posiadanie doświadczenie, w tym w szczególności polegające na wykonywaniu analogicznego zamówienia dla innych sądów na terenie kraju – że wykonywane będzie maksymalnie ok. 40 interwencji serwisowych miesięcznie (tj. dotyczących ok. 10 % posiadanych urządzeń miesięcznie), a zatem przez cały okres trwania umowy będzie ich 480 (40 wizyt x 12 miesięcy). Przyjęto również, opierając się o bogate dane zgromadzone z poprzednich lat prowadzenia działalności, że serwisant jest w stanie wykonać (uwzględniając margines błędu) 8 wizyt serwisowych w 1 dzień. W konsekwencji 480 wizyt odpowiada 60 dniom roboczym serwisanta (480 wizyt / 8 wizyt dziennie = 60 dni roboczych). Zatrudnieni przez wykonawcę pracownicy otrzymują wynagrodzenie w średniej wysokości ok. 6 500 zł 00 gr brutto miesięcznie, co przy ok. 22 dniach roboczych oznacza, że średnie wynagrodzenie za dzień pracy pracownika wynosi ok. 295 zł 00 gr brutto (6 500 zł 00 gr / 22 dni / 295 zł 00 gr brutto). Przy takim założeniu koszty pracownicze serwisu w trakcie realizacji całego zamówienia publicznego wyniosą 17 700 zł 00 gr brutto (295 zł 00 gr x 60 dni roboczych = 17 700 zł 00 gr brutto). Koszty pracownicze pozostają na stałym poziomie dla stawki za wydruk mono i stawki za wydruk kolor, w związku z czym – celem wykonania obliczeń – przewidywana ilość pakietów dla wszystkich części umowy została zsumowana. W konsekwencji w przeliczeniu na pakiety po 100 stron wydruków średni koszt 100 kopii mono / kolor wynosi 45 gr / pakiet (17 700 zł 00 gr / 39 000 pakietów po 100 stron = 45 gr za pakiet).

2) Koszty transportu:

Biorąc pod uwagę, że wykonawca posiada bazę serwisową m. in. w Krakowie, przy zakładanej liczbie urządzeń i wydruków przez Zamawiającego wyjazdy serwisowe będą odbywały się każdego dnia roboczego, przy okazji realizując zgłoszenia Zamawiającego oraz innych klientów. Wykonawca dla obliczeń przyjął średnio, że będą to 2 dni w tygodniu (60 dni roboczych w umowie na 12 miesięcy = 2 dni na 1 tydzień). Obsługując jednostki w Krakowie serwisant wykonawcy pokonuje średnio dziennie około 50 km, miesięcznie jest to dystans 250 km, zaś przez całą umowę około 3000 km. Na koszt utrzymania pojazdów składa się koszt paliwa oraz koszt ewentualnych napraw (wymiany elementów eksploatacyjnych). Amortyzacja nie jest uwzględniana w kalkulacji, ponieważ pojazdy są już w pełni zamortyzowane (nie stanowią zatem bieżącego kosztu). Koszt paliwa przy obecnej cenie oleju napędowego wynosi 6 zł 80 gr za 1 litr, co przy spalaniu na poziomie ok. 6,7 litra / 100 km, stanowi koszt ok. 45 zł 00 gr / 100 km. Natomiast koszt serwisu i napraw aut wynosi średnio około 600 zł 00 gr miesięcznie, co przy założeniu, że pojazdy pokonują około 4000 km miesięcznie daje kwotę 15 gr / 1 km. W konsekwencji koszt transportu wynosi 60 gr / 1 km, czyli przez cały okres trwania umowy 1 800 zł 00 gr (3000 km x 60 gr). Powyższe oznacza, że w przeliczeniu na pakiety 100 str. wydruków średni [koszt 100 kopii mono / kolor wynosi 5 gr / pakiet (1 800 zł 00 gr / 39 000 pakietów = 5 gr / pakiet).

3) Koszty materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych:

Będąc jednym z największych w Polsce podmiotów świadczących usługi serwisu i dzierżawy drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, a tym samym mając zapotrzebowanie na bardzo duże ilości materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych, wykonawca nabywa te elementy uzyskując bardzo wysokie rabaty handlowe. Ceny tej wysokości dostępne są wyłącznie w drodze indywidualnych negocjacji, przy zagwarantowaniu bardzo dużego wolumenu nabywanych produktów. W konsekwencji jedynie kilka przedsiębiorstw w Polsce otrzymuje rabaty tej wysokości. Szczegółowe wyliczenie średniego kosztu tonerów zostało ujęte w Załączniku nr 1 – zgodnie z przyjętymi wyliczeniami średni koszt tonerów do urządzeń Zamawiającego wynosi:

1.Wydruki mono A4 mono (zamienniki) za 100 str. – 1 zł 80 gr brutto,

2.Wydruki mono A4 kolor (zamienniki) za 100 str. – 5 zł 99 gr brutto,

3.Wydruki mono A4 mono (oryginały) za 100 str. – 3 zł 77 gr brutto,

4.Wydruki mono A4 kolor (oryginały) za 100 str. – 1 zł 59 gr brutto.

Wykonawca przyjął kwotę 10 gr za 100 str. jako średni koszt części eksploatacyjnych i części serwisowych do posiadanej przez Zamawiającego floty drukarek.

4) Prognozowany zysk:

W podsumowaniu wykonawca AVI SYSTEM wskazał, że koszty wydruku pakietu po 100 str. każdy przedstawiają się następująco:

A)Wydruki A4 (zamienniki) za 100 str. – 1 zł 80 gr brutto

Koszt pakietu mono 100 str. – 2 zł 43 gr / pakiet

(0 zł 45 gr + 0 zł 05 gr + 1 zł 20 gr + 0 zł 10 gr)

Koszt pakietu kolor 100 str. – 5 zł 99 gr / pakiet

(0 zł 54 gr + 0 zł 20 gr + 5 zł 15 gr + 0 zł 10 gr)

B)Wydruki A4 (oryginały) za 100 str. – 4 zł 37 gr brutto

Koszt pakietu mono 100 str. – 4 zł 37 gr / pakiet

(0 zł 45 gr + 0 zł 05 gr + 3 zł 77 gr + 0 zł 10 gr)

Wykonawca wskazał, że wydruki formatu A3 są liczone jako dwukrotność wydruków A4, więc nie zostały wyróżnione w wyliczeniach. W konsekwencji, biorąc pod uwagę, że w złożonej ofercie wykonawca zaproponował za wydruk mono (czarno-biały) kwotę 3 zł 49 gr netto za 100 wydruków mono (zamienniki) oraz 4 zł 98 gr netto (oryginały) to prognozowany zysk wynosi ok. 50-150 %. W odniesieniu do wydruku kolorowego zysk będzie wynosił ok. 150 % (6 zł 99 gr do 10 zł 00 gr). Opierając się na orzecznictwie Krajowej Izbie Odwoławczej wykonawca podsumował, że już samo wykazanie, że przy kalkulowanych kosztach będzie osiągał jakikolwiek zysk wyklucza możliwość uznania, że zaoferowana cena ma charakter rażąco niskiej. W razie wątpliwości Zamawiającego wykonawca zadeklarował gotowość do składania dalszych wyjaśnień oraz przedstawienia kolejnych dowodów.

Ostatecznie Zamawiający w dniu 17 marca 2025 r. dokonał wyboru oferty wykonawcy AVI SYSTEM jako oferty najkorzystniejszej w postępowaniu, przyznając jej 100 pkt. Oferta wykonawcy MAGIC SERVICE została sklasyfikowana na drugim miejscu, z liczbą 78,02 pkt.

Mając na uwadze powyższe Izba zważyła, co następuje:

Krajowa Izba Odwoławcza po zapoznaniu się z pisemnymi i ustnymi stanowiskami stron i uczestnika postępowania odwoławczego rozpoznała merytorycznie złożone odwołanie i uznała, że podniesione w tym odwołaniu zarzuty nie zasługują na uwzględnienie.

Wykonawca MAGIC SERVICE we wniesionym środku ochrony prawnej zarzucił Zamawiającemu naruszenie następujących przepisów prawa:

− art. 224 ust. 6 ustawy PZP – w świetle którego odrzuceniu, jako oferta z rażąco niską ceną lub kosztem, podlega oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu,

− art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy PZP – który stanowi, że Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia.

Izba uznała, że czynność Zamawiającego polegająca na wyborze oferty wykonawcy AVI SYSTEM jako oferty najkorzystniejszej w postępowaniu była prawidłowa, natomiast podniesione w odwołaniu zarzuty kwestionujące tą czynność okazały się być niezasadne.

Odwołujący postawił w odwołaniu zarzuty dotyczące rażąco niskiej ceny przyjmując, że w jego ocenie doszło zarówno do naruszenia art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy PZP, jak i art. 224 ust. 6 ustawy PZP. O ile na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 8 ustawy PZP oferta wykonawcy przede wszystkim może zostać odrzucona w postępowaniu z uwagi na zaoferowanie zaniżonej w stopniu rażącym ceny ofertowej, tj. ceny niegwarantującej wykonania zamówienia zgodnie z warunkami określonymi w dokumentacji zamówienia i umowie, to na podstawie art. 224 ust. 6 ustawy PZP Zamawiający jest zobligowany do odrzucenia również oferty, co do której wezwany wykonawca nie udzielił wyczerpujących wyjaśnień, które pozwalałyby Zamawiającemu na ocenę prawidłowości sposobu obliczenia ceny i realności wykonania zamówienia za podaną cenę.

Zdaniem Izby wyjaśnienia rażąco niskiej ceny złożone przez wykonawcę AVI SYSTEM należy uznać za wystarczająco treściwe i konkretne, jak również korespondujące z wezwaniem Zamawiającego do złożenia wyjaśnień, dla dokonania miarodajnej oceny tych wyjaśnień przez Zamawiającego. Wykonawca AVI SYSTEM ujął w swoich wyjaśnieniach wszystkie niezbędne, najważniejsze elementy pozwalające ocenić Zamawiającemu realność wykonania usługi za podaną w ofercie cenę. Dołączył też do nich swoje wyliczenia i kalkulacje.

Wbrew twierdzeniom Odwołującego koszty konserwacji zostały ujęte w opisie interwencji serwisowych, natomiast koszty napraw urządzeń i wymiany części zamiennych również zostały ujęte w wyjaśnieniach w pkt 3. Wykonawca AVI SYSTEM ujął też w swoich wyjaśnieniach kwotę wynagrodzenia delegowanych do realizacji zamówienia pracowników, która przekracza kwotę minimalnego wynagrodzenia. W takiej sytuacji, gdy wynagrodzenie pracowników wykonawcy nie zostało ustalone na poziomie minimalnym, nie ma w ocenie Izby konieczności szczegółowego udowadniania jego wysokości. Choć wykonawca AVI SYSTEM w swoich wyjaśnieniach nie ujął kosztów utylizacji tonerów czy zakupu systemu zliczania wydruków aprobowanego przez Biuro Cyberbezpieczeństwa Ministerstwa Sprawiedliwości, to z uwagi na to, że nie będzie on ponosił takich wydatków, nie trzeba było w sposób szczegółowy omawiać tych pozycji w wyjaśnieniach.

Izba stwierdza, że konstrukcja zarzutów odwołania opiera się na własnych założeniach Odwołującego, jego interpretacji treści wyjaśnień rażąco niskiej ceny wykonawcy AVI SYSTEM i własnej interpretacji treści SWZ pod kątem czynników kosztotwórczych wpływających na sposób wyceny. Nie oznacza to jednak, że założenia przyjęte przez wykonawcę AVI SYSTEM i sposób prezentacji przez niego kluczowych elementów dla wykonania zamówienia jest niewłaściwy.

Mając powyższe na uwadze zarzuty odwołania nie zasługiwały na uwzględnienie.

O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono zgodnie z jego wynikiem, tj. na podstawie art. 557, art. 574-576 ustawy PZP oraz w oparciu o przepisy § 8 ust. 2 pkt 1 w zw.
‎z § 5 pkt 1 i 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości
‎i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020 r., poz. 2437). Biorąc pod uwagę wynik tej sprawy Odwołujący został obciążony kosztami tego postępowania odwoławczego.

Mając powyższe na uwadze orzeczono jak w sentencji.

Przewodniczący:………….………………………………