KIO 1009/25

Sygn. akt: KIO 1009/25

POSTANOWIENIE

z dnia 2 kwietnia 2025 roku

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:

Przewodniczący: Justyna Tomkowska

Protokolant: Mikołaj Kraska

po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym z udziału stron i uczestników postępowania odwoławczego w dniu 2 kwietnia 2025 roku w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 17 marca 2025 roku przez wykonawcę SIMPLE Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie (Odwołujący)

w postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego - Miasto Stołeczne Warszawa – Straż Miejska m.st. z siedzibą w Warszawie

przy udziale Przystępującego po stronie Odwołującego - wykonawcy Comarch Polska Spółka akcyjna z siedzibą w Krakowie

postanawia:

1.umorzyć postępowanie odwoławcze,

2.nakazać Urzędowi Zamówień Publicznych zwrot z rachunku bankowego kwoty
‎15 000,00 zł (słownie: piętnastu tysięcy złotych zero groszy) na rzecz Odwołującego – wykonawcy SIMPLE Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie uiszczonej przez Odwołującego tytułem wpis od odwołania.

3.znieść wzajemnie koszty między Stronami.

‎

Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.

Przewodniczący: ………….…………

‎

KIO 1009/25

UZASADNIENIE

Zamawiający: Miasto Stołeczne Warszawa – Straż Miejska m.st. z siedzibą
‎w Warszawie prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym - przetarg nieograniczony, na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm., dalej: „ustawa Pzp”)
‎pn. „Zakup systemu ERP kadrowo-płacowo-ewidencyjnego”. Ogłoszenie o zamówieniu opublikowano w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej nr 46/2025 pod numerem 1476492025 w dniu 6 marca 2025 r.

Dnia 17 marca 2025 roku do Prezes Krajowej Izby Odwoławczej w Warszawie, na podstawie art. 513 pkt 1, art. 515 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp odwołanie złożył wykonawca SIMPLE Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, dalej jako „Odwołujący”.

Odwołanie dotyczy treści Specyfikacji Warunków Zamówienia (dalej jako „SWZ”), opisu przedmiotu zamówienia (dalej jako „OPZ”) i projektowanych warunków umownych. Termin na złożenie odwołania został zatem zachowany. Odwołujący uiścił wpis od odwołania w kwocie stosownej na rachunek bankowy Urzędu Zamówień Publicznych.

Odwołanie złożono na następujące czynności i zaniechania Zamawiającego
‎w postępowaniu polegające na:

1)opisaniu wymagań w zakresie próbki zamawianego systemu;

2)opisaniu przedmiotu zamówienia;

3)opisaniu kryteriów oceny ofert

Odwołujący zarzucał Zamawiającemu naruszenie następujących przepisów:

1)art. 106 ust. 1-3 w zw. z art. 16 ustawy Pzp przez ustanowienie wymagania do przeprowadzenia, na wezwanie Zamawiającego, prezentacji funkcjonalności zaoferowanego systemu (tzw. „próbki”) zgodnie z procedurami opisanymi w Załącznikach nr 8 i nr 9 do SWZ przy jednoczesnym ustanowieniu czasu na przeprowadzenie prezentacji wynoszącym 120 minut, w sytuacji w której zakres badania próbki, opisany w dokumentach zamówienia, jest zbyt szeroki do przeprowadzenia prezentacji w tak krótkim czasie i to w sposób który pozwoli Wykonawcy na wykazanie zgodności oferowanego rozwiązania z dokumentami zamówienia – ustanowienie takiego wymagania może więc skutkować tym, że odrzuceniu podlegać będą oferty zgodne z dokumentami zamówienia, na skutek tylko tego, że wymagany przez Zamawiającego zakres prezentacji nie zostanie przeprowadzony z uwagi na brak niezbędnego do tego czasu;

2)art. 99 ust. 2 i 4 w zw. z art. 16 pkt 1 ustawy Pzp przez brak pełnego opisania przedmiotu zamówienia w zakresie obowiązku przeprowadzenie migracji danych z obecnie posiadanych systemów do zamawianego systemu (rozdz. 2.4.2. załącznika nr 1 do Umowy – Opisu przedmiotu zamówienia), w zakresie w jakim:

a)dokumenty zamówienia nie wskazują ilości danych jakie należy zmigrować,

b)Zamawiający nie zapewnia pozyskania tych danych, przerzucając ten obowiązek na Wykonawcę, mimo, że źródłem tych danych są producenci rozwiązań informatycznych z których dotychczas korzysta Zamawiający, a Wykonawca nie ma żadnego tytułu na podstawie których takie dane mógłby pozyskać, zwłaszcza, że producenci ci mogą być potencjalnymi konkurentami Wykonawcy,

c)na etapie składania ofert, nie jest możliwe ustalenie zakresu prac związanych z migracją danych, a co za tym idzie, związanych z tym kosztów, co uniemożliwia prawidłowe skalkulowanie oferty,

d)Wykonawca nie może przyjąć na siebie odpowiedzialności za efekt migracji przy braku zapewnienia przez Zamawiającego prawidłowych i niewadliwych danych jakie należy zmigrować;

3)art. 99 ust. 2 i 4 w zw. z art. 16 pkt 1 ustawy Pzp przez brak pełnego opisania przedmiotu zamówienia w zakresie wymagania zgodności zamawianego systemu
‎z wewnętrznymi przepisami prawa obowiązującymi u Zamawiającego, w tym regulaminów
‎i zarządzeń Komendanta Straży Miejskiej m. st. Warszawy (rozdz. 2.1.2.2 załącznika nr 1 do Umowy – Opisu przedmiotu zamówienia), w sytuacji w której te wewnętrzne przepisy nie są znane Wykonawcom i nie są publikowane ani przyjmowane jak akty prawa powszechnie obowiązującego, co uniemożliwia zagwarantowanie zgodności systemu z tymi zarządzeniami oraz skalkulowanie ceny oferty, a nawet zweryfikowanie możliwości jej złożenia;

4)art. 436 pkt 1 w zw. z art. 16 pkt 1 i 2 ustawy Pzp przez opisanie (w rozdz. VII ust. 1 SWZ) terminów realizacji zamówienia konkretną datą, a nie w dniach, tygodniach, miesiącach lub latach, co obiektywnie uniemożliwia wykonawcom określenie czasu jaki będą oni mieli na realizację zamówienia (począwszy od dnia zawarcia umowy), a wskazanie daty wykonania zamówienia konkretną datą nie jest uzasadnione obiektywną przyczyną;

5)art. 239 i 240 ust. 2 w zw. z art. 16 pkt 1 i 2 ustawy Pzp, przez ustanowienie kryteriów oceny ofert premiujących skrócenie terminu realizacji zamówienia (rozdz. XIX ust. 1 pkt 4 SWZ – „Skrócony termin realizacji (STR)”), w sytuacji w której:

a)takie kryterium nie pozwala na weryfikację i porównanie poziomu oferowanego wykonania przedmiotu zamówienia na podstawie informacji przedstawianych w ofertach i na etapie badania oraz oceny ofert,

b)w przypadku przedłużenia procedury zakupowej, wobec ustanowienia zasadniczego terminu realizacji zamówienia oznaczonego datą dzienną (nie później niż do 15 listopada 2025 r.), skrócony termin realizacji zamówienia może zrównać się z terminem zasadniczym, a tym samym, zaoferowanie skrócenia terminu realizacji zamówienia nie będzie prowadzić do otrzymania korzystniejszej oferty.

Odwołujący wnosił o uwzględnienie odwołania i:

1) nakazanie Zamawiającemu dokonania czynności polegającej na modyfikacji dokumentacji postępowania, tj.:

a)wydłużenia czasu prezentacji wg scenariuszy testowych stanowiących

Załącznik nr 9 do SWZ do co najmniej 250 minut,

b)określenia w SWZ terminu, w którym Zamawiający wezwie Wykonawcę do prezentacji funkcjonalności zaoferowanego systemu, równego dla wszystkich Wykonawców,

c)wprowadzenie postanowień w zakresie migracji danych z obecnie posiadanych systemów, zgodnie z którymi:

-Zamawiający będzie odpowiedzialny za dostarczenie danych do migracji
‎w plikach w formie i formacie ustalonej z Wykonawcą na etapie Analizy (pliki .xls/.csv o ustalonej strukturze),

-w SWZ określony zostanie jednoznacznie zakres migracji (wolumen i rodzaj przenoszonych danych),

-migracja będzie obejmować wyłącznie dane niezbędne do rozpoczęcia pracy w nowym systemie, a dane historyczne będą migrowane wyłącznie w przypadkach uzasadnionych (np. wymaganych przepisami prawa),

-Wykonawca ponosi odpowiedzialność za poprawność przeprowadzenia migracji (procesu migracji) i jest zobowiązany bez zbędnej zwłoki usunąć wszelkie skutki wynikające z błędów migracji (procesu migracji), ale za jakość migrowanych i dostarczanych danych odpowiada Zamawiający i rolą Zamawiającego jest przygotowanie do zmigrowania danych o odpowiedniej jakości (dane muszą być: kompletne, spójne, prawidłowe, zgodne ze stanem faktycznym oraz zgodne ze standardem obowiązującym dla danej kategorii danych), oraz że Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za poprawność migracji danych
‎w zakresie, w jakim dane te zostaną samodzielnie zmigrowane przez Zamawiającego,

-Zamawiający będzie odpowiedzialny za merytoryczną weryfikację danych,
‎a także za ich ewentualne poprawienie oraz uzupełnienie jeśli ich istnienia będzie wymagał wdrażany system,

d)wykreślenie wymagania zapewnienia zgodności zamawianego systemu
‎z wewnętrznymi regulaminami i zarządzeniami Zamawiającego lub wprowadzenie postanowień dotyczących zapewnienia zgodności zamawianego systemu z wewnętrznymi regulaminami i zarządzeniami, zgodnie z którymi, wspomniane wewnętrzne regulaminy
‎i zarządzenia powinny być:

-ściśle określone, tj. ze zbioru wszystkich przepisów wewnętrznych należy wskazać enumeratywnie tylko te, które mają zostać uwzględnione przy konfiguracji systemu,

-spójne, tj. zamknięty zbiór regulaminów i zarządzeń musi zawierać

akty aktualnie obowiązujące i ujednolicone, by nie było potrzeby odwoływania się do poprzednich wersji/edycji,

-jawne, tj. ten zamknięty zbiór regulaminów i zarządzeń musi być dostępny dla wszystkich wykonawców przed złożeniem oferty i udostępniony w takim terminie, aby przed składaniem ofert możliwe było zapoznanie się z nim i zidenfikowanie wpływu na działanie systemu, a tym samym oceny w zakresie możliwości spełnienia tego wymagania oraz jego wyceny

-określone w czasie, tj. musi być wskazana data graniczna, do której to we wdrożeniu systemu będą uwzględniane zmiany w ww. regulacjach,

e)ustanowienie terminu realizacji zamówienia w dniach, tygodniach lub miesiącach od daty zawarcia umowy w sprawie zamówienia,

f)wykreślenie kryterium oceny ofert „Skrócony termin realizacji (STR)”.

Odwołujący wskazał, że posiada interes w uzyskaniu zamówienia, ponieważ jako podmiot prowadzący działalność gospodarczą w zakresie wdrażania systemów informatycznych dla podmiotów publicznych, jest potencjalnym wykonawcą tego zamówienia, a sformułowanie postanowień dokumentów zamówienia przez Zamawiającego uniemożliwia mu lub poważnie utrudnia ubieganie się o jego udzielenie. Rodzi to po stronie Odwołującego ryzyko poniesienia szkody w postaci nieuzyskania zamówienia, a tym samym i należnego wynagrodzenia z tego tytułu.

Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje:

Izba ustaliła, że odwołanie nie podlegało odrzuceniu, spełniało wymogi formalne
‎i możliwe było jego merytoryczne rozpoznanie.

Ustalono, że Odwołującemu przysługuje prawo do wniesienia odwołania zgodnie
‎z art. 505 ust. 1 ustawy Pzp, bowiem ma interes w uzyskaniu przedmiotowego zamówienia
‎i może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego ustawy Pzp.
‎Odwołujący chce złożyć ofertę w postępowaniu, ustalenie warunków zamówienia powoduje, że nie może on złożyć oferty lub będzie to utrudnione. W konsekwencji działań Zamawiającego istnieje możliwość poniesienia szkody przez Odwołującego tj. utraty zamówienia publicznego.

Zgłoszenie przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie Odwołującego złożył wykonawca Comarch Polska Spółka Akcyjna z siedzibą w Krakowie. Izba potwierdziła skuteczność zgłoszonego przystąpienia i dopuściła wykonawcę jako Przystępującego.

Ustalono następnie, że 31 marca 2025 roku, przed wyznaczeniem terminu posiedzenia
‎i rozprawy przed Izbą, Zamawiający w złożył odpowiedź na odwołanie, w której uwzględnił jego zarzuty w części. Zamawiający wnosił o umorzenie postępowania w tej części
‎i o oddalenie odwołania w pozostałym zakresie (częściowo zarzut nr 2 i zarzut nr 4 – choć Zamawiający dokonał pewnych zmian w SWZ).

Zamawiający w odpowiedzi uwzględnił zarzuty oznaczone w odwołaniu jako
‎1), 2) – w częściach wskazanych w uzasadnieniu, 3), 5).

Odwołujący w dniu 1 kwietnia 2025 roku złożył oświadczenie, że wycofuje zarzuty
‎w zakresie, w jakim nie zostały przez Zamawiającego uwzględnione i wnosił również
‎o umorzenie postępowania w tym zakresie.

Skoro zatem Zamawiający uwzględnił zarzuty przedstawione w odwołaniu w części,
‎a Odwołujący cofnął pozostałe zarzuty, zaś po stronie zamawiającego nie przystąpił żaden wykonawca, to mając na uwadze powyższe okoliczności faktyczne Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła, że postępowanie odwoławcze podlega umorzeniu na podstawie
‎art. 522 ust. 3 ustawy Pzp. Zgodnie z przywoływanym przepisem W przypadku uwzględnienia przez zamawiającego części zarzutów przedstawionych w odwołaniu
‎i wycofania pozostałych zarzutów przez odwołującego, Izba może umorzyć postępowanie odwoławcze na posiedzeniu niejawnym bez obecności stron oraz uczestników postępowania odwoławczego, którzy przystąpili do postępowania po stronie wykonawcy, pod warunkiem że w postępowaniu odwoławczym po stronie zamawiającego nie przystąpił w terminie żaden wykonawca albo wykonawca, który przystąpił po stronie zamawiającego nie wniósł sprzeciwu wobec uwzględnienia części zarzutów. W takim przypadku zamawiający wykonuje, powtarza lub unieważnia czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, zgodnie z żądaniem zawartym w odwołaniu w zakresie uwzględnionych zarzutów.

Stosownie do art. 568 pkt 3 ustawy Pzp, Izba umarza postępowania odwoławcze,
‎w formie postanowienia, w przypadku, o którym mowa w art. 522.

W związku z powyższym Izba, działając na podstawie art. 522 ust. 3 i art. 568 pkt 3 ustawy Pzp, postanowiła jak w pkt 1 sentencji.

Izba nakazała zwrot Odwołującemu kwoty uiszczonej tytułem wpisu od odwołania, stosownie do przepisu § 9 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437), jednocześnie znosząc wzajemnie między Stronami koszty wynikające z § 5 pkt 2 rozporządzenia.

Przewodniczący: ………….…………