KIO 405/20 WYROK dnia 10 marca 2020 r.

Data: 22 kwietnia 2020

Sygn. akt  KIO 405/20 

WYROK 

z dnia 10 marca 2020 r. 

Krajowa Izba Odwoławcza   -   w składzie: 

Przewodniczący:      Daniel Konicz 

Protokolant:            

Aldona Karpińska 

po  rozpoznaniu  na  rozprawie  w  dniu  10  marca  2020  r.  w  Warszawie 

odwołania  wniesionego  do 

Prezesa  K

rajowej  Izby  Odwoławczej  w  dniu  25 lutego  2020  r.  przez  Odwołującego  –  wykonawców 

wspólnie  ubiegających  się  o udzielenie  zamówienia  –  M.  P.  i M.  P.  prowadzących  działalność 

gospodarczą pod firmą S.C. JAWOR M. P., M. P. w Ostróżkach, w postępowaniu prowadzonym przez 

Zamawiającego  –  Skarb Państwa  –  Państwowe Gospodarstwo  Leśne  Lasy  Państwowe  – 

Nadleśnictwo Kolbudy, 

orzeka: 

Oddala odwołanie. 

Kosztami postępowania odwoławczego obciąża Odwołującego i: 

zalicza  w  poczet  kosztów  postępowania  odwoławczego  kwotę 

zł 

(słownie: piętnaście tysięcy złotych 00/100) uiszczoną przez  Odwołującego tytułem wpisu od 

odwołania; 

zasądza  Odwołującego  na  rzecz  Zamawiającego  kwotę  w  łącznej  wysokości  4.422,43 zł 

(s

łownie:  cztery  tysiące  czterysta  dwadzieścia  dwa  złote  43/100)  tytułem  wynagrodzenia 

pełnomocnika i kosztów dojazdu na posiedzenie i rozprawę. 

Stosownie  do  art.  198a  i  198b  ustawy  z  dnia  29  stycznia  2004  r.  Prawo  zamówień 

publicznych  (Dz.U.  z  2019  r.,  poz.  1843  j.t.)  na  niniejszy  wyrok 

–  w  terminie  7  dni  od  dnia 

jego doręczenia – przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej 

do Sądu Okręgowego w Gdańsku. 

Przewodniczący:      ………………………………………. 

Sygn. akt KIO 405/20 


Uzasadnienie 

Skarb 

Państwa  –  Państwowe Gospodarstwo  Leśne  Lasy  Państwowe 

– 

Nadleśnictwo Kolbudy  (dalej: „Zamawiający”)  prowadzi,  na  podstawie  przepisów  ustawy 

z dnia  29 

stycznia  2004  r.  Prawo  zamówień  publicznych  (Dz.U.  z  2019  r.,  poz.  1843  j.t.), 

zwanej  dalej  „Pzp”,  postępowanie  o  udzielenie  zamówienia  publicznego  w  trybie  przetargu 

nieograniczonego  z 

podziałem  na  części  pn.:  „Wykonywanie  usług  z  zakresu  gospodarki 

leśnej na terenie Nadleśnictwa Kolbudy w 2020 r.”, zwane dalej „Postępowaniem”. 

Wartość  zamówienia  przekracza  kwoty  określone  w  przepisach  wykonawczych 

wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp. 

Ogłoszenie  o  zamówieniu  zostało  opublikowane  w  Dzienniku  Urzędowym 

Unii Europejskiej 24 grudnia 2019 r., pod nr 2019/S 248-614785. 

17 lutego 2020 r. Zamawiający poinformował wykonawców wspólnie ubiegających się 

udzielenie  zamówienia  –  M.  P.,  M.  P.  prowadzących  działalność  gospodarczą  pod  firmą 

S.C.  JAWOR  M.  P.,  M.  P.  w 

Ostróżkach  o  odrzuceniu  ich  oferty  w  części  14  zamówienia 

(Leśnictwa:  Babi  Dół  i Skrzeszewo),  co  zostało  zaskarżone  odwołaniem  wniesionym  do 

Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej (dalej: „Izba” lub „KIO”) przez  ww. wykonawców (dalej 

„Odwołujący”) w dniu 25 lutego 2020 r. 

Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie: 

art.  89  ust.  1  pkt  8  Pzp  przez  wadliwe  uznanie,  że  oferta  złożona  przez 

Odwołującego  jest  nieważna,  gdyż  w  błędnej  ocenie  Zamawiającego  została 

złożona przez osobę nieuprawnioną i nienależycie umocowaną, a w konsekwencji 

odrzucenie oferty 

Odwołującego, mimo że jest ona zgodna z Pzp; 

2.  art.  7  ust.  1  Pzp

, gdyż  Zamawiający  z  naruszeniem  zasady  równego traktowania 

wykonawców odrzucił ofertę Odwołującego, pomimo że nie była ona nieważna na 

podstawie odrębnych przepisów; 

3.  art. 104 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. 

– Kodeks cywilny (Dz.U. z 2019 r., poz. 1145 

j.t.  ze  zm.

),  zwanej  dalej  „Kc”,  przez  uznanie,  że  oferta  złożona  przez 

Odwołującego  została  podpisana  przez  osobę  nieposiadającą  umocowania  do 

działania w jego imieniu i że czynność ta jest nieważna; 

4.  art.  78

§  1  Kc  przez  uznanie,  że  nie  została  dochowana  forma  elektroniczna 

czynności  prawnej  w  postaci  udzielenia  pełnomocnictwa,  podczas  gdy  dla  jej 

zachowania  wystarczające  jest  złożenie  oświadczenia  woli  w  postaci 

elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem  ele

ktronicznym, co miało 

miejsce w pr

zypadku spornego pełnomocnictwa; 


5.  art.  10

a  ust.  5  Pzp  w  zw.  z  §  4  rozporządzenia  Prezesa  Rady  Ministrów  z  dnia 

27 czerwca  2017  r.  w 

sprawie  użycia  środków  komunikacji  elektronicznej 

postępowaniu  o  udzielenie  zamówienia  publicznego  oraz  udostępniania 

przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017, poz. 1320 ze zm.), 

zwanego  dalej  „Rozporządzeniem”,  przez  błędną  wykładnię  polegającą  na 

przyjęciu,  że  pełnomocnictwo  sporządzone  w  formacie  .pdf  przez  zeskanowanie 

do  pliku  podpisanego  pełnomocnictwa,  które  zostało  następnie  opatrzone 

kwalifikowanym podpisem elektronicznym, nie stanowi dokumentu sporządzonego 

w  postaci  elektronicznej,  o  którym  mowa  w  art.  10a  ust.  5  Pzp,  podczas  gdy, 

stosownie  do  §  4  Rozporządzenia,  dokumenty  elektroniczne  przekazywane  za 

pośrednictwem 

środków 

komunikacji 

elektronicznej 

wskazanych 

przez 

zamawiającego  w  ogłoszeniu  lub  w  specyfikacji  istotnych  warunków  zamówienia 

albo  w  innym  dokumencie  rozpo

czynającym  postępowanie  o  udzielenie 

zamówienia,  są  sporządzane  w  jednym  z  formatów  danych  określonych 

rozporządzeniu  Rady  Ministrów  z  dnia  12  kwietnia  2012  r.  w  sprawie 

Krajowych 

Ram  Interoperacyjności,  minimalnych  wymagań  dla  rejestrów 

publicznych  i  wymiany  informacji  w  postaci  elektronicznej  oraz  minimalnych 

wymagań  dla  systemów  teleinformatycznych  (Dz.U.  z  2017  r.,  poz.  2247  j.t.), 

zwanym  dalej  „Rozporządzeniem  KRI”,  które  w  załączniku  nr  2  pn.:  „Formaty 

danych  oraz  standardy  zapewniające  dostęp  do  zasobów  informacji 

udostępnianych  za  pomocą  systemów  teleinformatycznych  używanych  do 

realizacji zadań publicznych” przewiduje stosowanie m.in. dokumentów tekstowo-

graficznych  jako  pliki  typu  .

pdf  oraz  podpisu  elektronicznego  dokumentów  w 

formacie  .pdf,  nie 

wprowadzając  jednocześnie  żadnych  ograniczeń  odnośnie 

sposobu  sporządzenia  pliku  typu  .pdf,  w  tym  w  szczególności  nie  wykluczając 

sporządzenia  takiego  pliku  przez  zeskanowanie  do  niego  wydrukowanego 

dokumentu; 

6.  naruszenie  art.  10

a  ust.  5  Pzp  w  zw.  z  §  5  ust.  2  Rozporządzenia  przez  jego 

zastosowanie  i  uznanie,  że  załączone  pełnomocnictwo  to  elektroniczna  kopia 

dokumentu  poświadczona  za  zgodność  z  oryginałem,  podczas  gdy 

pełnomocnictwo  było  oryginalnym  dokumentem  elektronicznym,  podpisanym  za 

pomocą  2  podpisów  elektronicznych  przez  osoby  udzielające  upoważnienia  do 

działania  w postępowaniu,  zatem  oświadczenie  woli  pochodziło  od  tych  samych 

osób i nie można mówić o kopii dokumentu; 

7.  art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 

lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów 

realizujących  zadania  publiczne  (Dz.U.  z  2019  r.,  poz.  700  j.t.),  zwanej  dalej 


„Ustawą”,  przez  wadliwe  przyjęcie,  że  skan  pełnomocnictwa  podpisanego 

elektronicznie przez osoby podpisane na pełnomocnictwie to kopia, a nie oryginał, 

podczas  gdy  zgodnie  z  ww.  przepisem  dokumentem  elektronicznym  jest 

„stanowiący  odrębną  całość  znaczeniową  zbiór  danych  uporządkowanych 

określonej  strukturze  wewnętrznej  i  zapisany  na  informatycznym  nośniku 

danych”. 

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i unieważnienie czynności odrzucenia 

jego oferty

, a także o ponowne dokonanie oceny ofert, z uwzględnieniem obowiązku oceny 

oferty złożonej przez Odwołującego jako niepodlegającej odrzuceniu. 

Odwołujący wniósł ponadto o zasądzenie od Zamawiającego kosztów postępowania 

odw

oławczego,  w  tym  kosztów  wynagrodzenia  pełnomocnika  w  kwocie  3.600,00  zł,  

zgodnie z fakturą, którą załączył do odwołania oraz kosztu opłaty skarbowej w kwocie 17 zł. 

Uzasadniając  zarzuty  odwołania  Odwołujący  podał,  że  został  wezwany  przez 

Zamawiającego do przedstawienia pełnomocnictwa do działania w ich imieniu. W odpowiedzi 

Odwołujący  przedstawili  dokument  pełnomocnictwa  stanowiący  zeskanowany  do  pliku  .pdf 

dokument  pisemny,  podpisany  przez 

obu  wykonawców,  który  został  następnie  opatrzony 

przez nich kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

W  ogłoszeniu  o  wyborze  najkorzystniejszej  oferty  z  17  lutego  2020  r.  Zamawiający 

poinformował o odrzuceniu oferty Odwołującego jako nieważnej na podstawie art. 89 ust. 1 

pkt  8  Pzp

.  W  ocenie  Zamawiającego  z  dokumentu  pełnomocnictwa  rzekomo  nie  wynika 

upoważnienie  do  działania  w  imieniu  obu  wykonawców.  Nieważność  oferty  Zamawiający 

wyprowadził  z  art.  104  zdanie  pierwsze  Kc,  wskazując  na  złożenie  oferty  przez  osobę 

nieumocowaną.  Zamawiający  stwierdził,  że  w  jego  ocenie  pełnomocnictwo  nie  stanowi 

dokumentu  elektronicznego.  Zamawiający  powołał  się  przy  tym  na  wyrok  KIO  z  dnia 

10 kwietnia 2019 r., sygn. akt KIO 

498/19 i wskazał, że złożone pełnomocnictwo nie stanowi 

dokumentu 

elektronicznego,  a  jedynie  elektroniczną  kopię  dokumenty  pełnomocnictwa 

udzielonego w formie pisemnej. 

W  nawiązaniu  do  powyższego  Odwołujący  podał,  że  przedmiotowe  zagadnienie, 

w k

ontekście  oferty  jako  całości,  było  przedmiotem  obszernej  analizy  Prezesa 

Urzędu Zamówień Publicznych, która znalazła odzwierciedlenie w wydanej przez niego opinii 

uwzględniającej  stanowiska  Ministerstwa  Cyfryzacji  i  Polskiej  Izby  Informatyki 

i Telekomunikacji

.  Wskazano  w  niej,  że  pojęcie  dokumentu  elektronicznego,  którym 

posługuje  się  Rozporządzenie  nie  zostało  zdefiniowane  w  przepisach  Pzp,  dlatego 

konieczne jest odwołanie się do innych regulacji wyjaśniających znaczenie przedmiotowego 

pojęcia.  Prezes UZP  wskazał,  że  rozporządzenie  Parlamentu  Europejskiego  i  Rady  (UE)  z 


dnia 23 

lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do 

transakcji  elektronicznych  na  rynku  wewnętrznym  oraz  uchylające  dyrektywę  1999/93/WE 

(Dz.Urz.UE.L  Nr  257,  str.  73

),  zwane  dalej  „Rozporządzeniem  elDAS”,  w  art.  3  pkt  35 

definiuje dokument elektroniczny jako każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, 

szczególności  tekst  lub  nagranie  dźwiękowe,  wizualne  lub  audiowizualne. 

Rozporządzenie elDAS  nie różnicuje dokumentu ze względu na sposób jego sporządzenia, 

zatem k

ażda treść w postaci elektronicznej jest w świetle tego rozporządzenia dokumentem 

elektronicznym.  Tym  samym,  skan  oferty  (zawierający  treść  oferty)  mieści  się  w  definicji 

dokumentu elektronicznego w rozumieniu 

Rozporządzenia elDAS. 

Dokument  elektroniczny  z

ostał  także  zdefiniowany  w  art.  3  pkt  2  Ustawy, 

który wskazuje,  że  dokument  elektroniczny  to  stanowiący  odrębną  całość  znaczeniową 

zbiór danych  uporządkowanych  w  określonej  strukturze  wewnętrznej  i  zapisany  na 

informatycznym  nośniku  danych.  Definicja  ta  ma  bezpośrednie  zastosowanie  w  systemie 

zamówień  publicznych,  gdyż  rozporządzenie  w  sprawie  użycia  środków  komunikacji 

elektronicznej  wprost  do  niej  odsyła. W  § 4  Rozporządzenia  na  uczestników  postępowania 

udzielenie  zamówienia  publicznego ustawodawca nałożył  obowiązek  sporządzania  w  tym 

postępowaniu  dokumentów  elektronicznych  w  jednym  z  formatów  danych  określonych 

w przepisach  wydanych  na  podstawie  art.  18  Ustawy 

Oznacza  to,  że  w  celu  zachowania 

spójności  i  uniknięcia  rozbieżności  interpretacyjnych  konieczne  jest  dokonywanie  wykładni 

pojęcia  dokumentu  elektronicznego  w  sposób  wskazany  w  Ustawie,  również  w  systemie 

zamówień  publicznych.  Odnosząc  powyższe  do  oferty  stwierdzić  należy,  że  zostanie  ona 

uznana  za  dokument  elektroniczny 

w  przypadku  gdy  jej  treść  stanowić  będzie  odrębną 

całość znaczeniową, zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i 

zapisany na informatycznym nośniku danych. Zaznaczyć należy, że nie jest istotny sposób w 

jaki  powyższe  wymagania  zostaną  spełnione  (tj.  czy  dokument  zostanie  wygenerowany 

wyłącznie  w  programie  komputerowym,  czy  też  będzie  odwzorowaniem  dokumentu 

występującego  w postaci  papierowej).  Oznacza  to,  że  ofertę  pierwotnie  sporządzoną  w 

postaci  papierowej,  a 

następnie  przekształconą  do  postaci  elektronicznej,  np.  przez  jej 

zeskanowanie, winno 

uznać się za dokument elektroniczny. 

Jak  wskazuje  Ministerstwo  Cyfryzacji,  skan  oferty  pierwotnie  wytworzonej  w  postaci 

papierowej  stanowi  bowiem  zbiór  danych  w  postaci  cyfrowej,  który  jest  jej  graficznym 

odwzorowaniem. 

Jednocześnie  zbiór  ten  jest  uporządkowanym  zbiorem  w  określonej 

strukturze  wewnętrznej,  zgodnej  ze  standardem  zastosowanego  formatu  jego  zapisu. 

Stanowi 

on  również  odrębną  całość  znaczeniową  przedstawiającą  w  formie  graficznej 

zawarte w nim informacje. Do

dać również należy, że każdy dokument zapisany w formatach 

takich  jak  np.  .pdf,  .jpg,  .docx 

odpowiada  definicji  dokumentu  elektronicznego  wyrażonej  w 


treści  art.  3  pkt  2  Ustawy.  Podkreślić  również  należy,  że  oferta  w  formie  dokumentu 

elektronicznego,  nieza

leżnie  od  sposobu  jego  wytworzenia,  musi  zostać  opatrzona  pod 

rygorem  nieważności,  kwalifikowanym  podpisem  elektronicznym  w  sposób  umożliwiający 

zamawiającemu zapoznanie się z jej treścią. 

W  kontekście  przedmiotowej  sprawy  szczególnej  uwagi  wymaga  wywody  Prezesa 

UZP  odnoszące  się do  pojęć elektroniczna  kopia dokumentu  i  dokumentu  elektronicznego. 

Jak 

wskazano  w  opinii  w  pierwszej  kolejności  należy  zaznaczyć,  że  nie  jest  prawidłowe 

przeciwstawianie  sobie  tych 

pojęć.  Pierwsze  z  nich  ma  charakter  techniczny  i  zostało 

zdefiniowane m.in. w Ustawie. Drugie z nich, ma charakter funkcjonalny, i nabiera znaczenia 

dopiero  w  ściśle  określonym  kontekście.  Od  strony  technicznej,  elektroniczna  kopia 

dokume

ntu  spełniająca  przesłanki  określone  w  art.  3  pkt  2  Ustawy  również  stanowi 

dokument elektroniczny. 

Istotą dokumentów elektronicznych jest to, że stanowią one zbiory 

danych  w 

postaci  cyfrowej,  które  posiadają  tę  właściwość,  że  na  skutek  ich  powielenia 

powst

aje  nowy  zbiór  identycznych  danych  tożsamych  z  kopiowanym  dokumentem.  Inaczej 

ujmując,  skopiowanie  pliku  powoduje,  że  powstaje  nowy  identyczny  plik.  Natomiast 

elektroniczna  kopia  dokumentu  papierowego,  stanowi  graficzne  odwzorowanie  dokumentu 

papierowego.  Dlatego 

też  mówiąc  o  elektronicznej  kopii  dokumentu  zasadniczo  będzie  to 

oznaczało  graficzne  odwzorowanie  dokumentu  pierwotnie  sporządzonego  w  postaci 

papierowej. 

Należy jednak wyraźnie podkreślić, że nie każdy dokument elektroniczny, podpisany 

kwalifikowa

nym  podpisem  elektronicznym,  stanowiący  odwzorowanie  dokumentu, 

który pierwotnie został sporządzony  w postaci papierowej (np. skan w  .pdf), będzie uznany 

za  elektroniczną  kopię.  Należy  bowiem  w  każdym  przypadku  brać  pod  uwagę  kontekst 

wystawienia i złożenia danego oświadczenia lub dokumentu. Dla zobrazowania powyższego 

mogą  posłużyć  następujące  dokumenty  elektroniczne:  skan  referencji  posiadanych  przez 

wykonawcę  oraz  „skan  oferty”.  Skan  referencji,  które  wykonawca  uzyskał  w  postaci 

papierowej  podpisanej  prz

ez  podmiot  wystawiający  referencje,  uznać  należy  za 

elektroniczną  kopię  referencji.  Opatrzenie  tego  zeskanowanego  pliku  kwalifikowanym 

podpisem elektronicznym oznacza, że wykonawca zaświadcza, że graficzne odwzorowanie 

referencji (skan) w kopii elektronic

znej jest tożsame z posiadanymi przez niego referencjami 

w  wersji  papierowej.  Istotna  jest  także  okoliczność,  że  to  nie  wykonawca  jest  wystawcą 

referencji w 

postaci papierowej, a zatem dokonując powielenia elektronicznego i opatrując to 

powielenie (skan) podpisem 

wykonawca nie kreuje (bo nie może) elektronicznie wystawionej 

referencji, a 

jedynie potwierdza podpisem kwalifikowanym zgodność kopii z oryginałem. To o 

takich sytuacjach faktycznych stanowi, przepis § 5 ust. 2 Rozporządzenia, który nie określa 

w j

akich okolicznościach występuje w obrocie kopia dokumentu elektronicznego. Oznacza on 


jedynie,  że  jeżeli  dany  dokument  elektroniczny  funkcjonalnie  będzie  kopią  (np.  skanem 

referencji), to 

opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wykonawcę jest 

równoznaczne  z  poświadczeniem  tego  dokumentu  elektronicznego  (tutaj:  tej  elektronicznej 

kopii dokumentu lub oświadczenia) za zgodność z oryginałem. 

Odnosząc  powyższe  do  kwestii  oferty  należy  mieć  na  względzie  okoliczność, 

że stanowi  ona  oświadczenie  woli.  Zgodnie  z  art.  65  §  1  Kc  oświadczenie  woli  należy  tak 

tłumaczyć,  jak  tego  wymagają  ze  względu  na  okoliczności,  w  których  złożone  zostało, 

zasady 

współżycia  społecznego  oraz  ustalone  zwyczaje.  W  perspektywie  funkcjonalnej 

znaczenie  będzie  miało  uwzględnienie  kontekstu  w  jakim  dochodzi  do  złożenia  tego 

oświadczenia. Opatrując dokument elektroniczny kwalifikowanym podpisem elektronicznym, 

podpisujący wyraża wolę wywołania określonych skutków prawnych, to jest złożenia oferty. 

Zatem  w  przypadku  zeskanowania  oferty  wykonawcy  pierwotnie  wytworzonej  przez  niego 

postaci  papierowej,  tj.  przekształcenia jej  w  postać elektroniczną,  a  następnie opatrzenie 

powstałego  w  ten  sposób  dokumentu  elektronicznego  kwalifikowanym  podpisem 

elektronicznym  wykonawcy,  oznacza 

wolę  złożenia  oferty,  nie  zaś  kopii  oferty.  W  takich 

okolicznościach  bez  znaczenia  będzie  uprzednie  opatrzenie  oferty  sporządzonej  w  postaci 

papierowej własnoręcznym podpisem. 

Z perspektywy „technicznej” zeskanowanie oferty wykonawcy pierwotnie wytworzonej 

przez  niego  w  postaci  papierowej,  tj.  przekształcenia  jej  w  postać  elektroniczną  tworzy 

dokument elektroniczny, a opatrzenie powstałego w ten sposób dokumentu kwalifikowanym 

podpisem  elektronicznym  wykonawcy,  nie  oznacza  potwierdzenia  przez  niego  zgodności 

treści  obydwu  dokumentów  (papierowego  i  skanu).  Tym  samym  ofertę  stanowiącą 

oświadczenie  woli  wykonawcy  należy  uznać  za  dokument  elektroniczny  (ofertę  złożoną 

postaci  elektronicznej)  niezależnie  od  tego,  czy  jej  postać  elektroniczna  powstała 

wyłącznie przy użyciu programu komputerowego, czy też na skutek przekształcenia postaci 

papierowej do postaci elektronicznej, jeżeli tylko dokument elektroniczny zostanie opatrzony 

kwalifikowanym  podpisem  elektronicznym  a  oferta  przekazana  zamawiającemu  w  sposób 

umo

żliwiający zapoznanie się z jej treścią (art. 61 § 2 Kc). 

We wnioskach opinii Prezes UZP stwierdził, że: 

ofertę pierwotnie sporządzoną w postaci papierowej następnie przekształconą do postaci 

elektronicznej np. przez jej zeskanowanie, winno uzna

ć się za dokument elektroniczny; 

2.  n

ie każdy dokument elektroniczny, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, 

stanowiący  odwzorowanie  dokumentu,  który  pierwotnie  został  sporządzony  w  postaci 

papierowej (np. skan w .pdf

), będzie uznany za elektroniczną kopię; w każdym przypadku 


należy  brać  pod  uwagę  kontekst  wystawienia  i  złożenia  danego  oświadczenia  lub 

dokumentu; 

3.  w  przypadku  zeskanowania  oferty  wykonawcy  pierwotnie  wytworzonej  przez  niego 

postaci  papierowej,  tj.  przekształcenia  jej  w  postać  elektroniczną,  a  następnie 

opatrzenie  powstałego  w  ten  sposób  dokumentu  elektronicznego  kwalifikowanym 

podpisem elektronicznym wykonawcy, oznacza wolę złożenia oferty, nie zaś kopii oferty; 

ofertę stanowiącą oświadczenie woli wykonawcy należy uznać za dokument elektroniczny 

(ofertę złożoną w postaci elektronicznej) niezależnie od tego, czy jej postać elektroniczna 

powstała  wyłącznie  przy  użyciu  programu  komputerowego,  czy  też  na  skutek 

przekształcenia  postaci  papierowej  do  postaci  elektronicznej,  jeżeli  tylko  dokument 

elektroniczny zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

R

ównież w powołanym przez samego Zamawiającego wyroku KIO z dnia 10 kwietnia 

2019  r.,  sygn.  akt  KIO 

498/19  stwierdzono  wyraźnie,  że  „Skoro  pełnomocnictwo  pisemne  

z  15  lutego  2019  r.  było  nieważne,  to  jedynym  w  sprawie  okazało  są  pełnomocnictwo 

udzielone  panu  T.  elektronicznie  w  dniu  21  lutego  2019  r.  o  g.  19.43  przez  pana  S.M.  i  w 

dniu  22.02.2019 r.  g.  7.32  przez  pana  P.K. 

–  członków  zarządu  uprawnionych  do 

dwuosobowej  reprezentacji  odwo

łującego.  Okoliczność,  że  podpisy  zostały  złożone  pod 

dokumentem

,  który stanowił  skan  nieważnego  pełnomocnictwa  pisemnego  nie  miała 

znaczenia.  Przez 

złożenie  wymaganych  podpisów  elektronicznych  doszło  do  wytworzenia 

kolejnych  oryginałów;  tym  razem  oryginalnych  dokumentów  w  formie  elektronicznej, 

spełniającej  wymogi  wynikające  z  art.  78

  KC  w  zw.  z  art.  14  ust.  1  ustawy  Pzp. 

Oświadczenia  woli  zostały  bowiem  złożone  w  postaci  elektronicznej  (pliki  elektroniczne  w 

formacie  .pdf)  i  opatrzone  kwalifikowanymi  pod

pisami  elektronicznymi  należącymi  do  osób 

uprawnionych  do  reprezentacji  odwołującego  (podpisy  w  formacie  XAdes  –  wewnętrzny). 

Z

daniem  Izby,  opatrzenie  kwalifikowanym  podpisem  elektronicznym  oświadczenia 

istniejącego  wcześniej  jedynie  w  formie  pisemnej  spowodowało  skutek  prawny  w  postaci 

złożenia oświadczenia o tożsamej treści w nowej formie”. 

W  tej  że  sprawie  KIO  podzieliło  także  stanowisko  odwołującego  wskazujące  na 

przepis  art.  3  pkt  2  Ustawy. 

Izba  stwierdziła,  że  „przesłane  zamawiającemu  dokumenty 

pełnomocnictwa  wypełniały  przywołaną  definicję  „dokumentu  elektronicznego”.  Sporne  pliki 

niewątpliwie  stanowiły  ustrukturyzowany  zbiór  danych  jak  również  dały  się  zapisać  na 

informatycznym  nośniku  danych.  Brak  było  podstaw  do  przyjęcia,  aby  tłumaczyć  fakt 

złożenia  podpisów  elektronicznych  inaczej  jak  chęć  udzielenia  panu  T.  elektronicznego 

pełnomocnictwa  do  złożenia  oferty  w  imieniu  odwołującego.  W  szczególności  znikąd  nie 

wynikało,  jakoby  zamiarem  podpisujących  miało  być  jedynie  poświadczenie  za  zgodność 

z orygi

nałem  skanu  nieważnego  dokumentu  pełnomocnictwa  pisemnego.  Zgodnie  z  art.  65 


KC, oświadczenie woli należy tak tłumaczyć, jak tego wymagają ze względu na okoliczności, 

w których zostały złożone, zasady współżycia społecznej i ustalone zwyczaje”. 

Kierując się powyższymi rozważaniami Izba doszła do przekonania, że przedstawione 

zamawiającemu  pełnomocnictwa  należało  traktować  jako  oryginalne  dokumenty 

elektroniczne, spełniające wymogi z pkt 7.5. SIWZ i art. 99 w zw. z art. 10a ust. 5 Pzp, art. 78 

§ 1 Kc w zw. z art. 14 ust. 1 Pzp. Oferta odwołującego nie podlegała zatem odrzuceniu na 

podstawie art. 89 ust. 1 pkt 8 Pzp, jako nieważna na podstawie art. 104 Kc. Oferta została 

podpisana  przez  pełnomocnika,  który  do  oferty  załączył  wymagane  elektroniczne 

pełnomocnictwo zgodne z przepisami prawa jak i postanowieniami SIWZ. Reasumując Izba 

stwierdziła,  że  czynność  odrzucenia  oferty  odwołującego  musi  zostać  wyeliminowana  z 

obrotu prawnego jako naruszająca przepis art. 89 ust. 1 pkt 8 Pzp, art. 78

§ 1 i art. 104 Kc. 

konsekwencji zamawiający naruszył także przepis art. 7 ust. 1  Pzp, gdyż z naruszeniem 

zasady równego traktowania wykonawców, odrzucił ofertę odwołującego, pomimo iż oferta ta 

nie była nieważna, na podstawie odrębnych przepisów. 

Stanowisko takie domin

uje powszechnie w orzecznictwie KIO i potwierdzone zostało 

m.in.  wyrokach  z  8  lutego  2019  r.

,  KIO  119/19  i  4  marca  2019  r.,  KIO  277/19,  w  których 

wskazano, 

że  sposób  powstania  oferty  nie  jest  istotny.  W  myśl  art.  60  i  65  Kc  istotna  jest 

bowiem intencja wol

i składającego podpis, treść oświadczenia woli oraz fakt, iż zostało ono 

sporządzone  w  wymaganej  formie,  to  jest  w  postaci  elektronicznej  podpisanej  podpisem 

kwalifikowanym. Należy  mieć na uwadze, że ustawodawca w  żadnym przepisie nie określił 

jakie czynno

ści wchodzą w zakres pojęcia „sporządzenie”. 

Analogiczna  sytuacja  zachodzi  w  przedmiotowej  sprawie.  Odwołujący  przedstawili 

bowiem  Zamawiającemu  pełnomocnictwo,  które  zostało  wytworzone  pierwotnie  w  formie 

papierowej, a następnie przekształcone zostało do formy elektronicznej poprzez opatrznie go 

kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi przez 

obu wykonawców. 

Zamawiający  w  pisemnej  odpowiedzi  na  odwołanie  wniósł  o  jego  oddalenie 

powołaniu na niżej wskazaną argumentację. 

Podstawą odrzucenia oferty Odwołującego był brak wykazania istnienia umocowania 

M.P. 

do  złożenia  oferty  na  dzień  jej  złożenia,  tj.  na  dzień  28  stycznia  2020  r.  Odwołujący 

złożył  ofertę  do  której  nie  załączył  pełnomocnictwa  do  działania  w  imieniu  wykonawców 

wspólnie  uczestniczących  w  Postępowaniu.  Dnia  6  lutego  2020  r.  Zamawiający  wezwał 

O

dwołującego,  na  podstawie  art.  26  ust.  3a  Pzp,  do  złożenia  ważnego  na  dzień  składania 

ofert  pełnomocnictwa  dla  M.P.  udzielonego  przez  wykonawcę  wspólnie  ubiegającego  się 

realizację  zamówienia  –  M.P.  Zgodnie  z  powszechnie  obowiązującymi  przepisami 

pełnomocnictwo  należało  złożyć  w  oryginale  w  postaci  dokumentu  elektronicznego, 


podpisanego  przy  użyciu  kwalifikowanych  podpisów  elektronicznych  przez  osoby 

upoważnione  do  reprezentowania  wykonawców  uczestniczących  wspólnie  w  Postępowaniu 

(w  tym  wypadku  wspólników  spółki  cywilnej)  lub  w  postaci  elektronicznej  kopii  dokumentu 

poświadczonej  przez  notariusza  przy  użyciu  kwalifikowanego  podpisu  elektronicznego. 

Na 

dostarczenie 

ww. 

pełnomocnictwa 

Zamawiający 

wyznaczył 

odwołującym 

nieprzekraczalny  termin  do  dnia  11  lutego  2020  r.  W  wyniku  wezwania  O

dwołujący 

przedstawił  skan  dokumentu  pełnomocnictwa  (dokumentu  pisemnego),  który  został 

poświadczony za zgodność z oryginałem przez obu wykonawców uczestniczących wspólnie 

podpisem  kwalifikowanym  (dokument  podpisany  w  dniu  3  lutego  2020  r.  o  godzinie  16:20  i 

16:22), a z której to jednak kopii pełnomocnictwa nie wynikało, ażeby istniało umocowanie do 

dokonania  danej  czynności  na  dzień  jej  dokonania  tj.  że  M.P.  był  uprawniony  do  złożenia 

oferty  w  imieniu  wykonawcy 

–  konsorcjum  dwóch  firm  w  dniu  28  stycznia  2020  r.  Zatem 

nawet  gdyby  hipotetycznie  uznać,  że  argumentacja  Odwołującego  jest  prawidłowa  i 

załączone  pełnomocnictwo  jest  w rzeczywistości  oryginałem  sporządzonym  w  postaci 

elektronicznej  opatrzonej  kwalifikowanym  podpisem  elektronicznym  (czemu  Zamawiający 

przeczy),  to 

–  po  pierwsze  –  należy  uznać,  że  zostało  ono  udzielone  M.P.  dopiero  w  dniu 

03.02.2020  r.,  a  po  drugie  z 

dokumentu nie wynikało,  aby  pełnomocnik  był  umocowany  do 

działania  w  imieniu  wykonawców  uczestniczących  wspólnie  w  Postępowaniu  (w  tym 

wypadku  wspólników  spółki cywilnej)  w  dacie  składania  ofert.  Zamawiający  podkreślił,  że 

możliwe  jest  złożenie  pełnomocnictwa  z  datą  adekwatną  do  daty  dokonania  czynności,  a 

także  z  datą  późniejszą,  jeżeli  z  treści  pełnomocnictwa  wynika,  że  pełnomocnik  był 

umocowany do dokonania czynności w chwili jej dokonania, np. w chwili złożenia oferty. W 

przypadku, gdy pełnomocnik dokonywał czynności w postępowaniu na podstawie pisemnego 

pełnomocnictwa,  wykonawca  może  je  uzupełnić  w  formie  elektronicznej,  z  tymże  z  jego 

treści  musi  wynikać,  że  na  dzień  dokonywania  czynności  pełnomocnik  był  już  do  tego 

upo

ważniony.  W  tym  stanie  rzeczy  z treści  dokumentu  nie  wynikało,  aby  pełnomocnik  był 

umocowany  do  działania  w  imieniu  konsorcjum  w  dacie  składania  ofert,  a  zatem  ofertę 

odwołującego  się  Zamawiający  słusznie  odrzucił.  W  ocenie  Zamawiającego  uzupełnione 

przez  O

dwołującego  pełnomocnictwo  jest  zatem  niewystarczające  do  potwierdzenia 

wcześniej  dokonanej  czynności  w  Postępowaniu  i w  związku  z  powyższym  oferta 

O

dwołującego podlegała odrzuceniu na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 8 Pzp w zw. z art. 104 

Kc. 

Zamawiający zaznaczył następnie, że nie mógł ponownie wezwać Odwołującego do 

uzupełnienia  pełnomocnictwa  lub  stosować  formy  jakiegokolwiek  innego  „potwierdzenia”, 

ponieważ procedura jednokrotnego wezwania została wyczerpana.  


Niezależnie  od  powyższego  Zamawiający  wskazał,  że  spór  pomiędzy  stronami 

dotyczy  nie  tylko  kwestii  wykazania  faktu

,  że  ze  złożonego  pełnomocnictwa  nie  wynikało, 

ażeby  istniało  umocowanie  do  dokonania  danej  czynności  na  dzień  jej  dokonania,  lecz 

dotyczy również wadliwości kwestii formalnej pełnomocnictwa, w jakiej zostało sporządzone i 

złożone  przez  Odwołującego.  Zdaniem  Zamawiającego  sporne  pełnomocnictwo  zostało 

sporządzone w formie kopii (skanu) oryginalnego pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio 

w  formie  pisemnej,  która  została  jedynie  poświadczona  elektronicznie  za  zgodność  z 

oryginałem  podpisami  kwalifikowanymi  przez  wspólników  spółki  cywilnej  wspólnie 

ubiegających się o udzielenie zamówienia. 

Zamawiający  podkreślił,  że  dla  zachowania  prawidłowej  formy  oferty  nie  wystarcza 

opatrzenie  dokumentu  w  postaci  elektronicznej  kwalifikowanym  podpisem  elektronicznym. 

Ustawod

awca  wyraźnie  wskazał  także,  że  istotnym  jest  aby  oferta  została  „sporządzona” 

postaci  elektronicznej.  Słowo  „sporządzenie”  niewątpliwie  należy  odróżnić  od  słowa 

„złożenie”. 

P

ojęcie 

„sporządzenie” 

należy 

utożsamiać 

wytworzeniem, 

powstaniem 

oświadczenia.  Istotna  jest  zatem  także  pierwotna  postać  oferty.  Na  takie 

rozumienie 

wskazuje również § 5 Rozporządzenia, z którego wynika, że wersję elektroniczną 

dokumentu,  który  pierwotnie  został  sporządzony  w  innej  formie  niż  elektroniczna, 

normodawca  o

kreśla  mianem  „elektronicznej  kopii  posiadanego  dokumentu”.  Powyższej 

kwalifikacji  nie  zmienia  opatrzenie  tak  stworzonej  elektronicznej  kopii  kwalifikowanym 

podpisem elektronicznym. Normodawca przesądził bowiem w ust. 2 przywołanego przepisu, 

że podpis ten należy traktować wyłącznie jako poświadczenie elektronicznej kopii dokumentu 

za zgodność z oryginałem, 

Na  konieczność  traktowania  zeskanowanego  dokumentu  pisemnego  jako 

elektronicznej kopii wskazują także zapisy uzasadnień do projektów aktów wykonawczych do 

Pzp

.  W  uzasadnieniu  do  projektu  rozporządzenia  o  zmianie  rozporządzenia  w  sprawie 

środków  komunikacji  elektronicznej  czytamy,  że  projektowane  brzmienie  §  5  ust.  1  i  2  jest 

przede  wszystkim  konsekwencją  zmodyfikowanego  (z  dniem  18  października  2018  r.) 

brzmienia  art.  10a  ust.  5  Pzp

,  z  którego  będzie  jednoznacznie  wynikało,  że  nie  wszystkie 

oświadczenia składane w  postępowaniu o udzielenie zamówienia muszą  być  sporządzane, 

pod rygorem  nieważności,  w  postaci  elektronicznej  i  opatrywane kwalifikowanym  podpisem 

elektronicznym, ale jedynie te oświadczenia, o których mowa w art. 25a Pzp, w tym jednolity 

europejsk

i dokument zamówienia. 

Również w uzasadnieniu do projektu Rozporządzenia widnieje informacja, że pojęcie 

„elektroniczna  kopia  dokumentu”  występuje  w  polskim  systemie  prawa  –  posługuje  się  nim 

Kodeks postępowania administracyjnego w art. 220  § 3 i w takim rozumieniu posługuje się 


nim  projektowane  rozporządzenie.  A  zatem  przez  elektroniczną  kopię  dokumentu  należy 

rozumieć  nie  tylko  każde,  niezależnie  od  sposobu  utrwalenia,  powielenie  całości  treści 

dokumentu  elektronicznego  (w  ślad  za  definicją  legalną  z  rozporządzenia  Prezesa  Rady 

Ministrów  z  dnia  14  września  2011  r.  w  sprawie  sporządzania  i  doręczania  dokumentów 

elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych), 

ale  również  wykonanie  elektronicznego  odwzorowania  dokumentu  papierowego,  czyli  skan 

dokumentu papierowego. 

Zatem, jak wynika z powyższego, ustawodawca wielokrotnie i konsekwentnie nazywał 

skan  dokumentu  stworzonego  pierwotnie  w  formie  pisemnej  „elektroniczną  kopią”,  zaś 

złożony na tej kopii podpis – poświadczeniem kopii „za zgodność z oryginałem”. 

Podkreślenia  wymaga  ponadto,  że  ustawodawca  w  art.  10a  ust.  5  Pzp  przesądził 

tym,  że  oferty,  wnioski  o  dopuszczenie  do  udziału  w  postępowaniu,  oświadczenia  z  art. 

a,  w  tym  jednolity  dokument  muszą  być  „sporządzone”  w  postaci  elektronicznej.  Analiza 

tego  przepisu  prowadzi  do  wniosku,  że  dokumenty  i  oświadczenia  wymienione  w  tym 

przepisie,  a  więc  i oferta  i  pełnomocnictwo  nie  mogą  być  sporządzone  w  formie 

elektronicznej  kopii  poświadczonej  za  zgodność  z  oryginałem. W  sytuacji,  gdy  –  zgodnie  z 

art. 10a ust. 5 Pzp 

– oświadczenia mają być sporządzane (a nie tylko doręczane) w postaci 

elektronicznej,  podpisanej  kwalifikowanym  podpisem  elektronicznym,  to  taką  postać 

dokumentu należy uznać za postać oryginalną. 

Jak  zatem  wyn

ika  z  powyższej  analizy,  pełnomocnictwo,  z  którego  wynika 

umocowanie do dokonania danej czynności, musi zostać sporządzone w oryginalnej formie 

elektronicznej,  a  nie  jego  kopii.  Nie  będzie  uznany  za  oryginał  dokument  zawierający  np. 

skan  dokumentu  uprzedni

o  sporządzonego  w  wersji  papierowej.  Taki  skan,  nawet  gdyby 

został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, byłby jedynie kopią oryginalnego 

dokumentu. Oryginał miałby bowiem w dalszym ciągu postać papierową (pisemną).  

W  analizowanej  sprawie  wart

o  również  nadmienić,  że  Zamawiający  podziela 

stanowisko  prezentowane  przez  Urząd  Zamówień  Publicznych  na  stronie  internetowej, 

na 

której  zaprezentowano  przykładowe  zapisy  SIWZ  dotyczące  porozumiewania  się 

zamawiającego z wykonawcami. Wśród  nich znalazł się m.in. następujący: „Oferta/wniosek 

powinna/powinien być sporządzona/sporządzony  w języku polskim, z zachowaniem postaci 

elektronicznej  w  formacie  danych  i  podpisana  kwalifikowanym  podpisem  elektronicznym. 

Sposób  złożenia  oferty/wniosku,  w  tym  zaszyfrowania  oferty  opisany  został  w  Regulaminie 

korzystania  z  miniPortal,  Ofertę/wniosek  należy  złożyć  w  oryginale.  Zamawiający  nie 

dopuszcza 

możliwości 

złożenia 

skanu 

oferty/wniosku 

opatrzonej/opatrzonego 

kwalifikowanym podpisem elektronicznym

”.  


Wskazać również należy, że proces zastąpienia komunikacji tradycyjnej komunikacją 

elektroniczną  jest  procesem  skompilowanym  technicznie  i  organizacyjnie  nie  tylko  dla 

instytucji  zamawiających,  ale  również  dla  samych  wykonawców.  Wymaga  od  wielu 

podmiotów zmiany sposobu myślenia i odejścia od tradycyjnego rozumienia dokumentu jako 

wyłącznie  oświadczenia  woli  złożonemu  na  piśmie.  Prawo  zamówień  publicznych  nie 

stanowi  jedynej  gałęzi  prawa,  gdzie  ustawodawca  wprowadził  nowoczesne  rozwiązania  i 

sposoby  komunikacji.  Również  w  przepisach  Kc  ustawodawca  zerwał  z  tradycyjnym 

rozumieniem  pojęcia  dokumentu  jako  informacji  utrwalonej  wyłącznie  w  postaci  pisma 

opatrzonego własnoręcznym i wprowadził trzy rodzaje szczególnej formy oświadczenia woli: 

formę  dokumentową,  formę pisemną  oraz  formę  elektroniczną,  pozostawiając  bez  zmian 

dotychczasową kategorię form pisemnych kwalifikowanych.  

Po  przeprowadzeniu  rozprawy  Izba,  uwzględniając  zgromadzony  materiał 

dowodowy  omówiony  w  dalszej  części  uzasadnienia,  jak  również  biorąc  pod  uwagę 

oświadczenia  i stanowiska  stron  postępowania  odwoławczego,  ustaliła  i  zważyła, 

co 

następuje. 

Skład  orzekający  stwierdził,  że Odwołujący  jest  legitymowany,  zgodnie  z  przepisem 

art. 179 ust. 1 Pzp, do 

wniesienia odwołania.  

Izba  dopuściła  i  przeprowadziła  dowody  z  treści  protokołu  Postępowania,  SIWZ, 

oferty 

Odwołującego,  wezwania  Odwołującego  z  6  lutego  2020  r.  m.in.  do  uzupełnienia 

pełnomocnictwa,  pełnomocnictwa  uzupełnionego  w  odpowiedzi  na  ww.  wezwanie, 

zawiadomienia  o  odr

zuceniu  oferty  Odwołującego  i  wyborze  najkorzystniejszej  oferty  w 

części 14 zamówienia z 17 lutego 2020 r.  

Na podstawie ww. dokumentów Izba ustaliła, że zgodnie z pkt 11 ppkt 11.5 lit. b i c 

SIWZ w 

terminie składania ofert wykonawca zobowiązany był złożyć Zamawiającemu ofertę 

zawierającą  m.in.  pełnomocnictwo  do  złożenia  oferty  udzielone  pod  rygorem  nieważności, 

w postaci  elektronicznej  i  opatrzonej  kwalifikowanym  podpisem  elektronicznym,  o  ile  oferta 

zostanie  złożona  przez  pełnomocnika  oraz  pełnomocnictwo  dla  pełnomocnika 

ustanowionego  przez  w

ykonawców  wspólnie  ubiegających  się  o  udzielenie  zamówienia, 

pełnomocnictwo powinno być udzielone pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej, 

opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

Zgodnie  z  pkt  10 

ppkt  3  protokołu  Postępowania  termin  składania  ofert  w 

Postępowaniu upłynął 28 stycznia 2020 r. 

Odwołujący  –  wykonawcy  wspólnie  ubiegający  się  o  udzielenie  zamówienia,  w  dniu 

27 stycznia  2020  r., 

złożyli  na  część  14  zamówienia  ofertę  opatrzoną  kwalifikowanym 


podpisem elektronicznym przez jednego ze wspólników spółki cywilnej – M.P. Do oferty nie 

załączono  pełnomocnictwa  dla  M.P.,  uprawniającego  wskazaną  osobę  do  reprezentowania 

Odwołującego. 

W  konsekwencji  Zamawiający,  pismem  z  6  lutego  2020  r.,  działając  na  podstawie 

przepisu art. 26 ust. 3a Pzp

, wezwał Odwołującego do złożenia ważnego na dzień składania 

ofert  pełnomocnictwa  dla  M.P.,  udzielonego  przez  drugiego  z  wykonawców  wspólnie 

ubiegających  się  o  udzielenie  zamówienia,  wyznaczając  Odwołującemu  termin  na 

uzupełnienie ww. braku do dnia 11 lutego 2020 r. 

Odwołujący,  za  pismem  z  10  lutego  2020  r.  przesłał  Zamawiającemu  uchwałę 

wspólników 2/2020, datowaną na dzień 27 stycznia 2020 r., do której załącznikiem nr 1 było 

pełnomocnictwo  dla  M.P.,  obejmujące  uprawnienie  m.in.  do  złożenia  wspólnej  oferty  na 

część 14 zamówienia oraz podpisywania wszelkich dokumentów związanych z przetargiem. 

Dokument pełnomocnictwa, datowany na 27 stycznia 2020 r., stanowił uprzednio podpisany 

przez  wykonawców  skan  dokumentu  w  formie  pisemnej,  który  po  jego  zdigitalizowaniu 

(tj. przetworzeniu 

do 

postaci 

pliku 

.pdf) 

opatrzono 

kwalifikowanymi 

podpisami 

elektronicznymi złożonymi przez wykonawców w dniu 3 lutego 2020 r. 

W  konsekwencji  otrzymania  pełnomocnictwa  w  opisanym  powyżej  kształcie 

Zamawiający podjął decyzję o odrzuceniu oferty Odwołującego na podstawie przepisu art. 89 

ust.  1  pkt  8  Pzp,  wskazując  na  dwie  okoliczności:  po  pierwsze  –  na  nieważność 

pełnomocnictwa,  które  nie  zostało  sporządzone  w  formie  elektronicznej,  po  drugie  – 

na o

koliczność,  że  z  treści  pełnomocnictwa  nie  wynikało,  aby  pełnomocnik  był  umocowany 

do działania w imieniu konsorcjum w dacie składania ofert. 

W  tym  stanie  rzeczy  Izba  uznała,  że  odwołanie  nie  zasługuje  na  uwzględnienie, 

choć nie  podziela  wszystkich  argumentów  Zamawiającego  wskazanych  za  podstawę 

odrzucenia oferty Odwołującego. 

Skład 

orzekający 

nie 

zgadza 

się 

twierdzeniem 

Zamawiającego,  

jakoby  w  przedmiotowej  sprawie  nie  doszło  do  przedstawienia  pełnomocnictwa  w  formie 

elektronicznej.  Do  jej  zachowania,  zgodnie z  przepisem  art.  78

§  1  Kc,  wystarczające  jest 

opatrzenie oświadczenia woli złożonego w postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem 

elektronicznym,  do  czego  ad casum 

–  zdaniem  Izby  –  doszło.  Przeciwne  stanowisko 

Zamawiającego  w  tej  kwestii  można  sprowadzić  do  stwierdzenia,  jakoby  nie  było  możliwe 

zachowanie formy elektronicznej dokumentu 

w sytuacji, w której na etapie jego sporządzania 

przybrał  on  wcześniej  de  facto  formę  pisemną.  Innymi  słowy,  Zamawiający  uznałby 

pełnomocnictwo  przedstawione  przez  Odwołującego  za  prawidłowe  co  do  formy  jedynie 

sytuacji,  w  której  dokument  stwierdzający  jego  udzielenie  sporządzony  był  w  całości 


elektronicznie, tj. 

miał postać dokumentu .pdf wyłącznie z podpisami kwalifikowanymi. W tej 

kwestii  skład  orzekający  podziela  obszerne  wywody  odwołania,  że  obostrzenie  takie  nie 

wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności ze wspomnianego 

powyżej  przepisu  art.  78

§  1  Kc,  a  powstały  w zakwestionowany  przez  Zamawiającego 

dokument wpisuje się w definicję dokumentu elektronicznego z art. 3 pkt 35 Rozporządzenia 

eIDAS, czy art. 3 pkt 2 Ustawy. 

Do powyższego dodać należy, że w wyniku zdigitalizowania 

dokumentu  pełnomocnictwa  i  opatrzenia  tak  przygotowanego  pliku  podpisami 

kwalifikowalnymi  doszło  do  złożenia  oświadczenia  woli  w  formie  elektronicznej  o  treści 

tożsamej z oświadczeniem funkcjonującym poprzednio w formie pisemnej. 

Ergo 

ta część argumentacji Zamawiającego uznana została przez Izbę za sprzeczną 

z przepisem art. 78

§ 1 K.c., art. 3 pkt 2 Ustawy oraz § 4 i 5 Rozporządzenia, nie mogąc tym 

samym stanowić podstawy odrzucenia oferty Odwołującego w oparciu o art. 89 ust. 1 pkt 8 

Pzp. 

Przedstawione  powyżej  rozstrzygnięcie  co  do  formy  pełnomocnictwa  (nota  bene 

zgodne  z  wyrażoną  w  odwołaniu  intencją)  zdeterminowało  jednak  sposób  rozstrzygnięcia 

drugiego  z  zagadnień  składających  się  na  podstawę  odrzucenia  oferty  Odwołującego. 

Skoro 

bowiem,  jak  wskazano,  Odwołujący  przedstawił  Zamawiającemu  pełnomocnictwo 

w fo

rmie elektronicznej, to dla ustalenia daty udzielenia tego pełnomocnictwa relewantny jest 

moment  opatrzenia  dokumentu  pełnomocnictwa  kwalifikowanym  podpisem  elektronicznym. 

przedmiotowej sprawie ponad wszelką wątpliwość (okoliczność tę Odwołujący potwierdził 

w  toku rozprawy)  miało  to miejsce 3 lutego 2020 r.,  a zatem  po  upływie  terminu  składania 

ofert.  Tym  samym  nie  sposób  twierdzić,  że  na  moment  dokonywania  czynności  objętej 

pełnomocnictwem  (tj.  złożenia  oferty  27  stycznia  2020  r.)  M.P.  był  do  tego  umocowany, 

skoro 

pełnomocnictwa  udzielono  w  późniejszym  czasie.  Nie  jest  przy  tym  tak, 

że pełnomocnictwo  nie  może  nosić  daty  późniejszej  niż  czynność,  do  której  uprawnia, 

zastrzeżeniem, że z treści pełnomocnictwa wynikać musi uprawnienie do danej czynności 

w chwili jej dokonania. 

Z  treści  spornego  pełnomocnictwa  nie  wynika,  jakoby  M.P.  był  umocowany  do 

złożenia oferty  na  część 14  zamówienia  w  dacie  dokonania tej  czynności.  Pełnomocnictwo 

nie  wskazuje  również,  jakoby  mocodawca  następczo  potwierdził  tę  czynność.  Tym  samym 

ustalenie 

Zamawiającego,  że  z  treści  pełnomocnictwa  nie  wynikało,  aby  pełnomocnik  był 

umocowany  do  działania  w  imieniu  konsorcjum  w  dacie  składania  ofert  i  oparta  na  nim 

decyzja  o  odrzuceniu  oferty 

Odwołującego  była  prawidłowa,  ergo  nie  stanowiła  naruszenia 

art. 89 ust. 1 pkt 8 Pzp w zw. z art. 104 zdanie pierwsze Kc. 

W konsekwencji orzeczono, jak w pkt 1 sentencji wyroku. 


O  kosztach  postępowania  odwoławczego  (pkt  2  sentencji  wyroku)  orzeczono 

stosownie do jego wyniku, na 

podstawie art. 192 ust. 9 i 10 Pzp oraz § 5 ust. 3 pkt 1 w zw. 

§ 3  pkt  2  lit.  a  i  b  rozporządzenia  Prezesa  Rady  Ministrów  z  dnia  15 marca  2010  r.  w 

sprawie  wysokości  i sposobu  pobierania  wpisu  od  odwołania  oraz  rodzajów  kosztów  w 

postępowaniu odwoławczym i sposobu ich rozliczania (Dz.U. z 2018 r., poz. 972 j.t.).  

Przewodniczący:      ………………………………………. 


wiper-pixel