ocena ofert
Kryteria oceny ofert – opis kryteriów, ocena ofert w praktyce
Do obowiązków zamawiającego na etapie przygotowania postępowania należy dobór właściwych kryteriów oceny ofert, określenie ich znaczenia oraz opisanie sposobu oceny ofert z zastosowaniem każdego z nich. Dobór odpowiednich kryteriów to wyzwanie dla zamawiających. Te wybrane bowiem, nie dość że muszą być związane z przedmiotem zamówienia, to dodatkowo sposób ich zastosowania musi zostać precyzyjnie opisany. Innymi słowy kryteria oceny ofert muszą zostać opisane w sposób jednoznaczny, tak by dawać wykonawcom już w terminie składania ofert wiedzę, jaką ocenę uzyskają w kryterium ceny i punktowanych elementów pozacenowych. W artykule piszemy o tym, jak formułować kryteria w praktyce. Znajdziesz w nim konkretne przykłady opisów oraz oceny ofert.
- Kryteria oceny ofert powinny być ściśle powiązane z przedmiotem zamówienia i jego różnymi aspektami oraz etapami cyklu życia, ale nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, takich jak jego wiarygodność finansowa czy techniczna. Decyzje dotyczące oceny ofert muszą bazować wyłącznie na cechach związanych z samym zamówieniem, a nie z jego dostawcą.
- Kryteria oceny ofert dzielimy na cenowe i pozacenowe. Te drugie można dalej klasyfikować na jakościowe, społeczne, środowiskowe, innowacyjne oraz kontraktowe i osobowe, odnoszące się bezpośrednio do sposobu realizacji zamówienia i kwalifikacji personelu.
- Warunki udziału w postępowaniu mają na celu weryfikację zdolności wykonawców do realizacji zamówienia, natomiast kryteria oceny ofert służą do wyboru najkorzystniejszej oferty pod względem stosunku ceny do jakości oraz innych cech przedmiotu zamówienia. Nie dotyczą one właściwości wykonawcy, a cech oferowanego produktu lub usługi.
- Kryteria oceny ofert muszą być sformułowane precyzyjnie, aby uniknąć subiektywizmu i zapewnić równą ocenę wszystkich ofert. Istotne jest dokładne określenie, jak będą przydzielane punkty za spełnienie poszczególnych kryteriów, zarówno tych mierzalnych, jak i niemierzalnych.
- Dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów kryterialnych powinny być przedstawione przez wykonawców razem z ofertą i nie podlegają uzupełnieniu. Oferty, które nie prezentują dodatkowych parametrów, nie powinny być automatycznie odrzucane. Wykonawca, który nie złoży przedmiotowych dokumentów potwierdzających kryterium jakości, nie uzyska dodatkowych punktów. Jego oferta jednak wciąż będzie poczytywana jako skutecznie złożona. Inne reguły mogą natomiast wynikać z dokumentacji przetargowej.
- Cena może być oceniana nie tylko jako całkowity koszt zamówienia, ale także poprzez analizę cen jednostkowych czy marż, w zależności od specyfiki i potrzeb zamawiającego. Ważne jest, aby zamawiający zdecydował, czy ocena będzie dotyczyła wyłącznie ceny podstawowej, czy maksymalnej ceny uwzględniającej opcjonalny zakres zamówienia.
- Ustawodawca wymienia przykłady pozacenowych kryteriów oceny ofert, takie jak jakość, aspekty społeczne i środowiskowe, innowacyjność, czy warunki realizacji zamówienia. Stosowanie tych kryteriów jest obligatoryjne w określonych sytuacjach, takich jak np. dialog konkurencyjny czy partnerstwo innowacyjne, a także w przypadku zamówień twórczych/artystycznych o niejednoznacznie określonym rezultacie.
- W artykule znajdziesz przykłady właściwie skonstruowanych opisów kryteriów oceny ofert takich jak: kryterium jakości technicznej i dodatkowej funkcjonalności, kryterium skróconego terminu wykonania zamówienia, kryterium gwarancji i jakości, kryterium doświadczenia personelu wykonawcy.
Kryteria oceny ofert – opis kryteriów, ocena ofert w praktyce
Do obowiązków zamawiającego na etapie przygotowania postępowania należy dobór właściwych kryteriów oceny ofert, określenie ich znaczenia oraz opisanie sposobu oceny ofert z zastosowaniem każdego z nich. Dobór odpowiednich kryteriów to wyzwanie dla zamawiających. Te wybrane bowiem, nie dość że muszą być związane z przedmiotem zamówienia, to dodatkowo sposób ich zastosowania musi zostać precyzyjnie opisany. Innymi słowy kryteria oceny ofert muszą zostać opisane w sposób jednoznaczny, tak by dawać wykonawcom już w terminie składania ofert wiedzę, jaką ocenę uzyskają w kryterium ceny i punktowanych elementów pozacenowych. W artykule piszemy o tym, jak formułować kryteria w praktyce. Znajdziesz w nim konkretne przykłady opisów oraz oceny ofert.
- Kryteria oceny ofert powinny być ściśle powiązane z przedmiotem zamówienia i jego różnymi aspektami oraz etapami cyklu życia, ale nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, takich jak jego wiarygodność finansowa czy techniczna. Decyzje dotyczące oceny ofert muszą bazować wyłącznie na cechach związanych z samym zamówieniem, a nie z jego dostawcą.
- Kryteria oceny ofert dzielimy na cenowe i pozacenowe. Te drugie można dalej klasyfikować na jakościowe, społeczne, środowiskowe, innowacyjne oraz kontraktowe i osobowe, odnoszące się bezpośrednio do sposobu realizacji zamówienia i kwalifikacji personelu.
- Warunki udziału w postępowaniu mają na celu weryfikację zdolności wykonawców do realizacji zamówienia, natomiast kryteria oceny ofert służą do wyboru najkorzystniejszej oferty pod względem stosunku ceny do jakości oraz innych cech przedmiotu zamówienia. Nie dotyczą one właściwości wykonawcy, a cech oferowanego produktu lub usługi.
- Kryteria oceny ofert muszą być sformułowane precyzyjnie, aby uniknąć subiektywizmu i zapewnić równą ocenę wszystkich ofert. Istotne jest dokładne określenie, jak będą przydzielane punkty za spełnienie poszczególnych kryteriów, zarówno tych mierzalnych, jak i niemierzalnych.
- Dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów kryterialnych powinny być przedstawione przez wykonawców razem z ofertą i nie podlegają uzupełnieniu. Oferty, które nie prezentują dodatkowych parametrów, nie powinny być automatycznie odrzucane. Wykonawca, który nie złoży przedmiotowych dokumentów potwierdzających kryterium jakości, nie uzyska dodatkowych punktów. Jego oferta jednak wciąż będzie poczytywana jako skutecznie złożona. Inne reguły mogą natomiast wynikać z dokumentacji przetargowej.
- Cena może być oceniana nie tylko jako całkowity koszt zamówienia, ale także poprzez analizę cen jednostkowych czy marż, w zależności od specyfiki i potrzeb zamawiającego. Ważne jest, aby zamawiający zdecydował, czy ocena będzie dotyczyła wyłącznie ceny podstawowej, czy maksymalnej ceny uwzględniającej opcjonalny zakres zamówienia.
- Ustawodawca wymienia przykłady pozacenowych kryteriów oceny ofert, takie jak jakość, aspekty społeczne i środowiskowe, innowacyjność, czy warunki realizacji zamówienia. Stosowanie tych kryteriów jest obligatoryjne w określonych sytuacjach, takich jak np. dialog konkurencyjny czy partnerstwo innowacyjne, a także w przypadku zamówień twórczych/artystycznych o niejednoznacznie określonym rezultacie.
- W artykule znajdziesz przykłady właściwie skonstruowanych opisów kryteriów oceny ofert takich jak: kryterium jakości technicznej i dodatkowej funkcjonalności, kryterium skróconego terminu wykonania zamówienia, kryterium gwarancji i jakości, kryterium doświadczenia personelu wykonawcy.
W interesie publicznym oraz zamawiającego leży szczegółowa analiza kalkulacji ceny w ofercie
W toku rozprawy wykonawca przedstawił własną kalkulację cenową. Nie zawierała ona szczegółowego rozbicia kosztów i uniemożliwiała weryfikację dokonanej wyceny. Istotne znaczenie miało to, że wykonawca przyznał, iż w ramach kalkulacji ceny nie uwzględnił kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego od 1 lipca 2023 r. Powołał się natomiast na zawarte w projekcie umowy postanowienie przewidujące możliwość waloryzacji wynagrodzenia przez cały czas trwania umowy (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 24 stycznia 2023 r., sygn. akt KIO 66/23).
