Warunki zamówienia to wszelkie warunki określone w postępowaniu o udzielenie zamówienia, dotyczące zarówno przedmiotu zamówienia, jak i przyszłego wykonawcy. Mogą one dotyczyć zamówienia lub postępowania o udzielenie zamówienia i wynikają w szczególności z opisu przedmiotu zamówienia, wymagań związanych z realizacją zamówienia, kryteriów oceny ofert, wymagań proceduralnych lub projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego. Nie każda zmiana pierwotnych warunków zamówienia ma jednak charakter istotny. Przyjmuje się, że modyfikacja taka będzie istotna, jeżeli jej wprowadzenie może wpływać na krąg wykonawców, potencjalnie zainteresowanych udzieleniem zamówienia. Do potencjalnej zmiany w kręgu zainteresowanych wykonawców dojść może natomiast wówczas, gdy zmianie ulegają warunki przesądzające o dopuszczeniu wykonawców do udziału w postępowaniu lub gdy dopuszczona zostanie możliwości złożenia oferty innej treści.
Zmiana warunków zamówienia dotyczy każdego aspektu zamówienia lub toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Mając na uwadze powyższe, przyjmuje się, że istotną zmianą warunków zamówienia będzie zatem każda zmiana w dokumentach zamówienia (np. w specyfikacji istotnych warunków zamówienia):
Jako potencjalnie istotne każdorazowo należy rozpatrywać m.in. zmiany w zakresie katalogu przedmiotowych i podmiotowych środków dowodowych, a w szczególności te dotyczące rezygnacji z części dokumentów wstępnie wymaganych, a także zmiany w obszarze wadium, w szczególności te, prowadzące do zmniejszenia żądanej kwoty lub rezygnacji ze stawiania wymogu w tym zakresie.
Zarówno w przypadku zakupów o wartości zamówienia w progach unijnych, jak i tych, o wartości mniejszej niż progi unijne, zamawiający ma możliwość udzielenia zamówienia, stosownie:
jeżeli uprzednio przeprowadzi postępowanie w pełni konkurencyjne (np. przetarg nieograniczony), które zostanie unieważnione zgodnie z art. 255 pkt 1 lub 2 ustawy Pzp, w związku z wystąpieniem precyzyjnie określonych okoliczności. Warunkiem skorzystania z procedury zamówienia w trybie z wolnej ręki jest to, by pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione.
Podstawę takiego procedowania stanowi:
1. Dla zamówień klasycznych:
2. Dla zamówień sektorowych:
3. Dla zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa:
Pojęcie istotnych zmian warunków zamówienia będzie również kluczowe w przypadku zawierania umów realizacyjnych na podstawie zawartej umowy ramowej. W takiej sytuacji zgodnie z przepisami ustawy Pzp, zamawiający, udzielając zamówienia, nie może dokonywać istotnych zmian warunków zamówienia określonych w umowie ramowej (art. 312 ust. 2 ustawy Pzp).