zmiana umowy

Czy wprowadzać zmiany do umów w sprawie zamówień w związku z uchyleniem art. 15r ustawy o COVID?

Pytanie:

W dniu 21 lipca 2022 r. wszczęliśmy przetarg unijny na dostawę sprzętu komputerowego. Ogłoszenie zostało opublikowane 26 lipca 2022 r., w tym samym dniu SWZ zamieszczono na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Z dniem 24 sierpnia 2022 r. uchylono art. 15r1 specustawy covidowej.

Tymczasem w treści SWZ – wzorze umowy jest zapis: „Stosownie do treści art. 15r1 ust. 1 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 1842 ze zm.), w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19, i przez 90 dni od dnia odwołania stanu, który obowiązywał jako ostatni, zamawiający nie może potrącić kary umownej zastrzeżonej na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy z wynagrodzenia wykonawcy lub z innych jego wierzytelności o ile zdarzenie, w związku z którym zastrzeżono tę karę, nastąpiło w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii a wykonawca niezwłocznie poinformował zamawiającego o wpływie okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy, o ile taki wpływ wystąpił lub może wystąpić. Wykonawca potwierdza ten wpływ, dołączając do informacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, oświadczenia lub dokumenty, o których mowa w art. 15r ust. 1 ustawy o COVID-19”.

Aktualnie jesteśmy na etapie zawierania umów, w których znajduje się ww. postanowienie. Część z umów jest już zawarta, a niektóre są w trakcie wykonywania (postępowanie dotyczyło 31 części). W związku z powyższą sytuacją bardzo proszę o rekomendację dotyczącą dalszego postępowania. Czy należy:

1)     napisać pismo przewodnie do wszystkich wykonawców – wskazując, że art. 15r nie obowiązuje dla umów zawartych od 24 sierpnia br.,

2)     sporządzić aneksy do umów (jeśli tak, to na jakiej podstawie prawnej),

3)     nie podejmować żadnych działań – zważywszy na to, że w umowach przytoczona jest treść art. 15r wraz z podstawą prawną, a w potencjalnej sytuacji egzekwowania kar umownych – zamawiający nie powinien stosować potrąceń z wynagrodzenia (nawet dla umów zawartych 24 sierpnia 2022 r. lub później – zważywszy na zapisy SWZ, które zostały ogłoszone przed ww. ustawą).

Dostosowanie umowy do obowiązujących przepisów prawa przed jej zawarciem – czy zmiana umowy jest dopuszczalna?

Pytanie:

Czy można wprowadzić zmiany do umowy przed jej zawarciem, czyli ustalić jej treść nieco odmiennie od projektowanych postanowień umowy, stanowiących załącznik do SWZ czy należy podpisać kontrakt, a następnie go aneksować? Prowadzę przetarg nieograniczony, po którym chcemy podpisać umowę na 24 miesiące. Do umowy zamierzamy dodać zapisy, które:

1)     zobowiązują wykonawcę do przedstawienia na żądanie zamawiającego oświadczeń jego oraz podwykonawców, potwierdzających, że umowa nie jest realizowana z naruszeniem zakazu, określonego w art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (…),

2)     umożliwiają wypowiedzenie umowy w przypadku nieprzedstawienia oświadczeń o których mowa powyżej lub realizacji umowy z naruszeniem powołanego już art. 5k –mając na względzie fakt, że zakaz obowiązuje również na etapie realizacji umowy.

W umowie zamierzamy także uwzględnić skutki:

1)     wejścia w życie 16 maja 2022 r. rozporządzenia Rady Ministrów z 13 maja 2022 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii, zastępującego stan „epidemii” – stanem „zagrożenia epidemicznego”, poprzez korektę techniczną odpowiednich zapisów, bez zmiany ich znaczenia,

2)     zmiany naszych przepisów wewnętrznych, poprzez korektę odpowiednich zapisów oraz załącznika do umowy (najbardziej istotna zmiana w ujęciu faktycznym {przepis wewnętrzny}, to nałożenie na wykonawcę obowiązku posiadania spisu substancji i mieszanin stwarzających zagrożenie, stosowanych w celu realizacji przedmiotu umowy oraz ich aktualnych kart charakterystyki w języku polskim, w sytuacji, gdy zgodnie z art. 221 ust. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w brzmieniu: „Niedopuszczalne jest stosowanie substancji niebezpiecznej, mieszaniny niebezpiecznej, substancji stwarzającej zagrożenie lub mieszaniny stwarzającej zagrożenie bez posiadania aktualnego spisu tych substancji i mieszanin oraz kart charakterystyki, a także opakowań zabezpieczających przed ich szkodliwym działaniem, pożarem lub wybuchem”.

Chcemy także wykreślić z umowy zapis, który odpowiada art. 462 ust. 7 ustawy Pzp, gdyż wykonawca, z którym ma zostać zawarta umowa, nie powoływał się, w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia, celem wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, na zasoby udostępniających je podmiotów.

Czy są to zmiany nieistotne, w odniesieniu do których nie stosuje się zakazu określonego w art. 454 ust. 1 ustawy Pzp?

Zmiana umowy Pzp

Zmiana umowy Pzp – kiedy wolno zmienić kontrakt w sprawie zamówienia publicznego?

Zamawiający i wykonawcy niejednokrotnie mają potrzebę zmiany zawartych umów o zamówienia publiczne. Tymczasem modyfikacje są dopuszczalne tylko w przypadkach przewidzianych w Prawie zamówień publicznych. Jak poradzić sobie, gdy nieprzewidziane sytuacje typu inflacja bądź wstrzymanie dostaw określonych komponentów uniemożliwiają realizację zamówienia na dotychczasowych zasadach? Co zrobić, gdy wykonawca wnioskuje o wydłużenie terminu wykonania prac? Jak podejść do problemu zmiany ryczałtu, gdy umowa przewiduje klauzule waloryzacyjne? Czy istnieje możliwość zmiany umowy, której jeszcze nie podpisano? To tylko część pytań, na które odpowiadamy w artykule. Zapoznaj się z omówieniem najważniejszych przesłanek zmiany umowy.Przy każdej odsyłamy do praktycznych porad i wskazówek, jakich nasi eksperci udzielają zamawiającym i wykonawcom w ich codziennej pracy.

W tym artykule
  • Zmiana umowy, którą przewidziano w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia nie może modyfikować ogólnego charakteru umowy. Zatem nie każda zmiana umowy, nawet szczegółowo opisana, będzie możliwa do wprowadzenia.
  • Przewidziane zmiany mogą pozwalać zmniejszyć zakres przedmiotu umowy i wskazywać, że wynagrodzenie obniży się według cen jednostkowych wynikających z kosztorysu ofertowego, który jest częścią umowy lub ściśle określonych cenników.
  • Przykładem zmiany charakteru umowy jest zmiana przedmiotu zamówienia z usług na roboty budowlane lub zmiana umowy na czas określony na umowę na czas nieokreślony.
  • Niemożliwe do przewidzenia okoliczności to sytuacje nieprzewidywalne mimo odpowiednio starannego przygotowania pierwotnego postępowania o udzielenie zamówienia.
  • Co do zasady za okoliczności niemożliwe do przewidzenia i niezależne od stron umowy należy uznać m.in. zjawiska gospodarcze zewnętrzne w stosunku do stron umowy i w pełni od nich niezależne, jak np.: gwałtowana dekoniunktura, ograniczenie dostępności surowców, istotny wzrost cen materiałów.
  • Jeśli umowa nie przewiduje klauzul waloryzacyjnych, strony mogą umówić się na zmianę wynagrodzenia, powołując się na art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, przy założeniu, że występują określone w nim przesłanki dozwolonej zmiany.
  • Przykładem okoliczności, która uzasadnia zmianę umowy, jest konflikt zbrojny w Ukrainie. Ma on swoje transgraniczne, gospodarcze skutki, które przejawiają się np. przerwaniem łańcucha dostaw, niedostępnością materiałów, wzrostem cen materiałów i kosztów robocizny, a także wyjazdem z Polski pracowników będących obywatelami Ukrainy. Stąd można go zakwalifikować jako zewnętrzne zjawisko, którego nie można było przewidzieć, mimo, że zamawiający dochował należytej staranności (art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp).
  • Zmiana wynagrodzenia na podstawie art. 455 ust. 2 ustawy Pzp jest dopuszczalna, w sytuacji gdy pociąga za sobą zmianę wartości umowy – zwiększenie lub zmniejszenie zakresu zamówienia, zmianę sposobu jego wykonania itp. Niedopuszczalna jest natomiast zmiana, która polega tylko na podwyższeniu wynagrodzenia wykonawcy.

Sprawdź też wzory dokumentów:

  • Wniosek o zmianę umowy w zakresie wynagrodzenia – wzór
  • Wniosek o wydłużenie terminu realizacji umowy – wzór

O zmianach umowy piszemy także tutaj: