zapytanie ofertowe

Pytanie:

Czy zamawiający może wysłać zapytanie ofertowe do wybranych firm drogą mailową bez udostępniania informacji o nim na stronie internetowej wszystkim potencjalnym zainteresowanym? Czy wolno na tej podstawie wybrać wykonawcę? Zamawiającym jest Miejska Spółka Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji sp. z.o.o.

Pytanie:

Beneficjent aplikował o środki z Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014–2020 na zakup maszyn do produkcji drewna opałowego, kominkowego, kory ogrodowej i rozpałki z odpadów tartacznych. Zamówienia dokonał w trybie zapytania ofertowego za pomocą portalu https://portalogloszen.arimr.gov.pl na podstawie rozporządzenia ministra rolnictwa i rozwoju wsi z 20 lutego 2018 r. w sprawie wyboru wykonawców zadań ujętych w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji oraz warunków dokonywania zmniejszeń kwot pomocy oraz pomocy technicznej.

W opisie przedmiotu zamówienia beneficjent (zamawiający) określił parametry techniczne, jakie dana maszyna ma spełnić, m.in.:

1)     obciążenie statyczne do przodu min. 4200 kg;

2)     wysokość podnoszenia wideł min. 3000 mm.

Jeden z oferentów zadał zapytanie dotyczące możliwości dopuszczenia niższych parametrów, tj.:

1)     obciążenie statyczne do przodu 4160 kg;

2)     wysokość podnoszenia wideł 2975 mm.

Pytanie wpłynęło przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający w odpowiedzi  dopuścił zastosowanie w ofercie niższych parametrów. Nie zmienił jednak zapytania ofertowego (co powinien uczynić). Jest to istotna zmiana, a więc miał również obowiązek  zmodyfikować termin składania ofert. Wpłynęły 4 oferty, 3 z nich spełniały parametry maszyny określone w zapytaniu ofertowym a jedna z niższymi parametrami wpłynęła od wykonawcy, który zadał pytanie. Kryteriami oceny ofert były cena 80% i okres gwarancji 20%.

Oferta A zawierała cenę 223.000 zł i 12 m-cy gwarancji, oferta B – cenę 199.000 zł i 12 m-cy gwarancji, oferta C – cenę 186.000 zł i 12 m-cy gwarancji, oferta D – cenę 210.000 zł i 60 m-cy gwarancji – była to oferta wykonawcy, który zadał pytanie. W wyniku oceny punktowej kryteriów poszczególnych ofert najkorzystniejszą okazała się oferta D z niższymi parametrami, w związku z czym została wybrana. Czy prawidłowo przeprowadzono zapytanie ofertowe? Czy zamawiający powinien zmienić zapytanie i zamieścić tę zmianę na portalu ogłoszeń? Czy z uwagi na niezamieszczenie zmiany opisu przedmiotu zadania wybrano ofertę, która powinna podlegać odrzuceniu ze względu na to, że treść oferty nie odpowiada treści zapytania ofertowego?

Pytanie:

Zamawiający będący powiatem aplikował o środki z Programu PROW 2014−2020. W związku z tym miał obowiązek zastosowania konkurencyjnego trybu wyboru wykonawcy na „Wykonanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej dróg transportu rolniczego” zgodnie z obowiązującym na ten moment rozporządzeniem w sprawie szczegółowych warunków i trybu konkurencyjnego wyboru wykonawców zadań ujętych w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji i warunków dokonywania zmniejszeń kwot pomocy oraz pomocy technicznej. Zamawiający 27 marca 2017 r. opublikował zapytanie ofertowe na stronie www.portalogloszen.arimrt.gov.pl.

Zastosowano tam dwa kryteria zgodnie z rozporządzeniem:

1)      cenę 80% i

2)      wykonanie projektów remontów przebudów, budów dróg o długości co najmniej 1 km każda:

a)      5 projektów – 10 pkt,

b)      powyżej 5 projektów – 20 pkt.

Na 7 kwietnia 2017 r. wyznaczono termin składania ofert. Zamawiający zmodyfikował ogłoszenie 5 kwietnia 2017 r. i zamieścił je na stronie ARiMR. Modyfikacji podlegało kryterium nr 2 litera a), któremu nadano brzmienie „wykonanie od 1 do 5 projektów remontów przebudów, budów dróg o długości co najmniej 1 km każda – 10 pkt”. Powyższe postępowanie zostało poddane audytowi KAS, który zarzucił zamawiającemu, że naruszył § 2 ust. 5 przywołanego wyżej rozporządzenia poprzez niewydłużenie terminu składania ofert o co najmniej 3 dni w związku ze zmianą treści zapytania ofertowego. Naliczono korektę finansową za nieprzestrzeganie terminów składania ofert i zarzucono niezgodności ze wspólnotowymi i krajowymi zasadami konkurencyjności. Nasz zespół nie zgadza się z zarzutami, ponieważ w naszej opinii nie jest to modyfikacja zapytania ofertowego a jedynie uszczegółowienie kryterium. Proszę o stanowisko w tej kwestii.

Pytanie:

Czy jeżeli ustawowo zapytanie ofertowe, które przygotowuję nie podpada pod wymogi ustawy Pzp, to mogę ogłosić je w Biuletynie Zamówień Publicznych i Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej? Ponadto czy mogę prosić o wskazanie innych miejsc w internecie, na których mógłbym zamieścić informację na temat zapytania ofertowego?