badanie i ocena ofert

Czy można wyjaśniać informacje przedstawione w ramach kryteriów oceny ofert?

Czy można wyjaśniać informacje przedstawione w ramach kryteriów oceny ofert?

Przyznawanie punktów w kryteriach oceny ofert to kwestia, na tle której powstaje wiele sporów. Jeden z nich dotyczy tego, czy zamawiający może – i ewentualnie w jakim zakresie  – wyjaśniać informacje, które są podstawą do przyznania wykonawcy wyższej pozycji w rankingu oceny ofert. Takiej sprawie przyjrzała się Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 25 maja 2021 r. (sygn. akt KIO 1088/21). Wnioski płynące z orzeczenia pozostają aktualne w obecnym stanie prawnym.

Rada

W tym artykule przeczytasz:

  • Czego dotyczyły zarzuty odwołującego?
  • Stanowisko Krajowej Izby Odwoławczej
  • Wnioski z wyroku ważne dla zamawiającego i wykonawcy

Zamawiający prowadził przetarg nieograniczony, którego przedmiotem była usługa wsparcia oraz pełnienie nadzoru inwestorskiego nad realizacją kontraktu na roboty budowlane. Postępowanie prowadzono na podstawie ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.).

Czego dotyczyły zarzuty odwołującego?

Na wybór oferty w postępowaniu wniesiono odwołanie. Odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie m.in.:

  • art. 24 ust. 1 pkt 17 ustawy Pzp z uwagi na fakt, że nie wykluczył z postępowania wybranego wykonawcy, mimo że ten w wyniku lekkomyślności lub niedbalstwa przedstawił informacje, które wprowadziły zamawiającego w błąd, a miały istotny wpływ na podejmowane przez zamawiającego decyzje w zakresie oceny ofert, tj. nieodpowiadające rzeczywistości informacje dotyczące funkcji pełnionej przez osobę wskazaną na stanowisko członka kluczowego personelu, którego doświadczenie miało podlegać ocenie w ramach kryteriów oceny ofert;
  • art. 91 ustawy Pzp przez nieprawidłową ocenę oferty wybranego wykonawcy i przyznanie punktów w kryterium oceny ofert „doświadczenie personelu wykonawcy”, wskutek czego oferta ta została oceniona jako najkorzystniejsza, co doprowadziło do jej wyboru.

Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie zamawiającemu, aby ten:

  • unieważnił wybór najkorzystniejszej oferty;
  • powtórnie zbadał i ocenił oferty;
  • nie przyznał wybranej ofercie punktacji w kryteriach oceny ofert;
  • wykluczył wybranego wykonawcę z postępowania.

Nieścisłości w podanych danych

W uzasadnieniu odwołania odwołujący stwierdził, że zamawiający wymagał dla wykazania doświadczenia na stanowisku kierownika robót drogowych, doświadczenia odnoszącego się do prac, gdzie minimalna długość odcinka wynosiła 3 km.

Tymczasem wybrany wykonawca w żadnym miejscu oferty nie wskazał, że wykazane zadanie dotyczyło odcinka o długości co najmniej 3 km. Zastosowanie przez zamawiającego art. 87 ust. 1 ustawy Pzp oraz przyznanie w wyniku przeprowadzonych wyjaśnień punktów na podstawie uzupełnionych informacji naruszyło przepisy ustawy Pzp. Zdaniem odwołującego informacje przedstawiane przez wykonawców w ramach kryteriów oceny ofert nie mogły podlegać modyfikacjom i uzupełnieniom po upływie terminu składania ofert. Takie wyjaśnienia zmieniały treść oferty w zakresie przedmiotowego kryterium i zamawiający nie powinien ich uwzględnić.

Dodatkowo odwołujący wskazał, że żaden z obiektów mostowych wymienionych przez wybranego wykonawcę nie potwierdzał wymaganego doświadczenia personelu punktowanego w ramach kryterium oceny ofert. W szczególności wybrany wykonawca nie przywołał nazwy obiektu, co uniemożliwiło weryfikację przedstawionych informacji.

Dodatkowo w miejscu, gdzie wykonawca podał np. długość obiektu lub rozpiętość przęseł, nie wskazano klasy obciążenia i na odwrót. Zatem zawarte w wykazie informacje nie były kompletne i nie pozwalały stwierdzić, że członek kluczowego personelu ma doświadczenie, które pozwalało przyznać punkty w ramach kryterium oceny ofert.

Wątpliwości odwołującego budziło również stanowisko osoby wskazanej na członka personelu kluczowego, który na wymienionym zadaniu pełnił funkcję koordynatora/kierownika budowy obiektów mostowych. Tymczasem zamawiający wymagał doświadczenia na stanowisku kierownika budowy lub kierownika robót mostowych lub inspektora nadzoru robót mostowych.

W ocenie odwołującego pełnione wcześniej stanowisko nie odpowiadało wymaganiom zamawiającego. Dodatkowo wykonawca, wskazując na nazwę stanowiska, która – jak wynikało z późniejszych wyjaśnień wykonawcy – nie odpowiadała rzeczywistemu stanowisku tej osoby, przekazał informacje wprowadzające w błąd.

W wyniku wezwania do wyjaśnień wybrany wykonawca dokonał nieuprawnionej zmiany treści oferty, ponieważ:

  • uzupełnił nazwę zadania wskazanego na potwierdzenie dodatkowego doświadczenia ocenianego w kryterium oceny ofert;
  • uzupełnił informacje w zakresie rodzaju zadania – budowa odcinka autostrady;
  • zmienił pełnioną przez członka kluczowego personelu funkcję z kierownika budowy obiektów mostowych na kierownika robót mostowych.

Czy w ramach kryteriów wolno oceniać koncepcję realizacji zamówienia przygotowaną dla danego postępowania?

Pytanie:

Zamawiający zamierza wszcząć postępowanie na dostawę materiałów promocyjnych z podziałem na 5 zadań. W opisie przedmiotu zamówienia komórka merytoryczna zawarła zapis „Dotyczy zadań: 1, 3, 4, 5 – wykonawca musi dołączyć do oferty:

  • forma pisemna oferty: grafikę wydrukowaną w formacie A4,
  • forma elektroniczna oferty: grafikę w pdf zaprojektowaną wg wytycznych zamawiającego, opierając się na Systemie Identyfikacji Wizualnej Lotniczej Akademii Wojskowej,

w celu umożliwienia zamawiającemu oceny przedmiotu zamówienia w kryterium projekt graficzny”.

Powyższe byłoby następnie poddane ocenie jako kryterium oceny oferty z wagą 30% – zgodność z Księgą Systemu Identyfikacji Wizualnej (SIW) zamawiającego:

  • 0 pkt – jeśli wykonanie w przesłanej grafice zostanie ocenione jako nieodpowiednie, niespełniające standardów SIW,
  • 15 pkt – w przypadku przeciętnej/dostatecznej zgodności przesłanej grafiki z SIW oraz przeciętnej formy opracowania graficznego,
  • 30 pkt – jeśli wykonanie przesłanej grafiki będzie spełniało wszystkie wymogi SIW i wytyczne zamawiającego oraz nie będzie zastrzeżeń co do umiejętności zastosowania Księgi Marki i kadrowania zdjęć przez grafika kreatywnego.

Dokładne wytyczne co do zaprojektowania po jednej grafice dla zadania 1, 3, 4 i 5 są określone w odrębnym załączniku dołączonym do postępowania przetargowego (załącznik nr 6 do siwz). Z powyższego i z wyjaśnień komórki merytorycznej wynika, że wykonawca musiałby wytworzyć coś, co jeszcze nie istnieje i to tylko na potrzeby tego postępowania. Stanowiłoby to potem część przedmiotu zamówienia. Nie jest to klasyczna próbka czegoś, co już wyprodukowano. Czy w świetle przepisów prawa, a zwłaszcza § 13 rozporządzenia w sprawie dokumentów, zamawiający może w ogóle żądać dostarczenia takiej grafiki, po to aby potem poddać ją ocenie na etapie składania ofert? Poza powyższymi zapisami komórka merytoryczna nie wskazała kryteriów tej oceny. Czy kryterium w tej postaci jest zgodne z przepisami prawa?

Koncepcja realizacji zamówienia może stanowić kryterium oceny ofert. Wydaje się, że zastosowanie takiego kryterium jest uzasadnione i racjonalne, w sytuacji gdy realizacja zamówienia jest związana z pewnym „twórczym aspektem”, którego nie można uregulować w pełni w dokumentacji postępowania poprzez zredagowanie prostych i jednoznacznych wymogów. Koncepcja odnosząca się do sposobu realizacji konkretnego zamówienia, będzie ze swej natury tworzona na potrzeby danego postępowania i w zgodzie z wytycznymi zamawiającego, tym samym nie jest to część już gotowego „tworu”.

Kryterium jakkolwiek dopuszczalne i możliwe do wprowadzenia, nie zostało jednak doprecyzowane przez zamawiającego i z całą pewnością nie może być zastosowane w postępowaniu w przedstawionej postaci.

Czy kryterium jakości można oceniać na podstawie próbek i projektów złożonych z ofertą?

Pytanie:

Zamawiający przygotowuje postępowanie krajowe na dostawę materiałów promocyjnych. Czy w celu oceny ofert może żądać, żeby wykonawcy złożyli z ofertami zrobione specjalnie na potrzeby postępowania zgodnie z wytycznymi siwz projekty graficzne i próbki materiałów? Zapisy w siwz brzmią: „Wartość punktowa w kryterium projekt graficzny (P) będzie oceniana na podstawie przesłanego razem z ofertą projektu graficznego. Wykonawca powinien zaprojektować grafikę według wytycznych zamawiającego, opierając się na Systemie Identyfikacji Wizualnej Lotniczej Akademii Wojskowej. Dokładne wytyczne co do zaprojektowania po jednej grafice dla zadania 1, 3, 4 i 5 są określone w odrębnym załączniku dołączonym do postępowania przetargowego (załącznik nr 6 do siwz). Ocena punktowa zostanie dokonana subiektywnie i niezależnie przez 3 osoby na karcie oceny jakości. Liczby punktów w poszczególnych kryteriach przyznanych przez osoby dokonujące oceny, będą zsumowane, a następnie zostanie wyliczona średnia stanowiąca podstawę do wyliczenia końcowej oceny oferty”. Czy takie zapisy są zgodne z przepisami ustawy Pzp?

Zamawiający może wymagać złożenia z ofertą projektów graficznych i próbek materiałów wykonanych specjalnie na potrzeby postępowania, które następnie oceni w ramach kryterium pozacenowego.

Zgodnie z art. 91 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp kryterium oceny ofert mogą być m.in. właściwości estetyczne. Ocena tego kryterium możliwa jest po obejrzeniu przykładowych egzemplarzy (próbek) elementów będących przedmiotem zamówienia. Zamawiający może zatem wymagać złożenia wraz z ofertą projektów graficznych i próbek materiałów wykonanych specjalnie na potrzeby postępowania.