Zasady kar umownych powinny być przewidziane w umowie z wykonawcą

Co zrobić, kiedy wartość kar umownych przekracza wartość udzielonego zamówienia? Nasza jednostka prowadziła postępowanie na opracowanie projektu technicznego na wykonanie urządzeń wodnomelioracyjnych dla projektu „Zwiększanie możliwości retencyjnych oraz przeciwdziałanie powodzi i suszy w ekosystemach leśnych na terenach nizinnych”. Jest on współfinansowany ze środków Unii Europejskiej. Zarówno wzór umowy jak i zawarta umowa zawierała kary umowne, a zwłaszcza za:

1. zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy – w wysokości 0,1% wartości wynagrodzenia brutto, za każdy dzień zwłoki.
2. Zwłokę w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze w okresie rękojmi lub gwarancji – w wysokości 0,1% wartości wynagrodzenia brutto, za każdy dzień zwłoki.
3. Za odstąpienie od umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy – w wysokości 10% wynagrodzenia brutto.

Nastąpiło opóźnienie w realizacji kontraktu (część zamówienia polegającą na pracach geodezyjnych wykonawca wykonał i udokumentował to w oddziałach geodezji powiatowej ponosząc spore koszty), jednocześnie składał w Gminach niezbędne dokumenty jednak na wniosek o uzupełnienie nie uzupełniał ich. Po długim okresie wykonawca dostarczył do nas niezbędne dokumenty celem uzyskania wymaganych pozwoleń jednak oświadczył, że nie wniesie wymaganych opłat (miał je wnieść za wydanie pozwoleń zgodnie z zawartą umową) ponieważ nie posiada środków. W związku z tym nasza jednostka dokonała stosownych opłat i otrzymaliśmy wymagane pozwolenia. W chwili obecnej wykonawca zamierza złożyć fakturę za wykonanie przedmiotu zamówienia, które zgodnie z umową wynosi 132 840,00 zł. Zamierzamy jednak naliczyć kary umowne, które przekroczą wartość zamówienia - na dzień dzisiejszy wartość kar umownych wynosi 1055 dni x 0,1% = 100,55 % wartości zamówienia, a zatem wykonawca nie otrzyma żadnego wynagrodzenia. Czy możemy zatrzymać całą kwotę za nieterminowe wykonanie zamówienia? Czy musimy zapłacić wykonawcy należne wynagrodzenie umowne i dochodzić zwrotu należnych kar umownych? Czy możemy zatrzymać kwotę należytego wykonania umowy w związku z nieterminowym wykonaniem zamówienia?