Katarzyna Bełdowska

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego na zawarcie umowy ramowej na okres 3 lat, maksymalnie z trzema wykonawcami. Przedmiotem umowy mają być usługi serwisowe. Zamawiający będzie udzielał zamówień na podstawie art. 314 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp. Opublikowana na stronie WWW postępowania o zawarcie umowy ramowej kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia odpowiada wartości szacunkowej powiększonej o VAT. Jednakże w budżecie zamawiający nie posiada środków w takiej wysokości, z uwagi na fakt, że finansowanie tego typu usług odbywa się ze środków bieżących ustalanych na dany rok budżetowy. Wydano natomiast decyzję dysponenta środków o zgodzie na zaciągnięcie zobowiązania do wartości szacunkowej całego zamówienia powiększonej o VAT. Wzór umowy ramowej zawiera postanowienia mówiące o tym, że zamawiający może udzielić zamówień wykonawczych do określonej kwoty, która będzie uzupełniona w rozbiciu na konkretne lata trwania umowy ramowej i zostanie przeniesiona z formularzy cenowych złożonych przez wykonawców w postępowaniu o zawarcie umowy ramowej. Do zamawiającego wpłynęły dwie oferty, z czego cena maksymalna jednej z nich mieści się w kwocie, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia a druga przekracza tę wartość. Czy w związku z tym zamawiający powinien podjąć decyzję o zwiększeniu kwoty, tak aby zawrzeć umowę ramową z dwoma wykonawcami (np. poprzez wydanie decyzji dysponenta środków o zwiększeniu tej kwoty do wartości oferty przewyższającej)? Czy jeśli zamawiający nie zwiększy kwoty, postępowanie podlega unieważnieniu? Czy w przypadku postępowania o zawarcie umowy ramowej przepisy odnoszące się do kwoty na sfinansowanie nie znajdują zastosowania?

Z art. 305 pkt 2 ustawy Pzp nie wynika wymóg, by postępowanie poprzedzające i postępowanie w trybie z wolnej ręki, musiało zostać wszczęte w tym samym roku budżetowym. Istotne jest w szczególności to, by warunki zamówienia udzielanego w trybie z wolnej ręki nie zostały w istotny sposób zmienione w stosunku do pierwotnych warunków zamówienia, zastrzeżonych w postępowaniu poprzedzającym.  

Kontrola przestrzegania przepisów ustawy Pzp oraz prawidłowości stosowania jej postanowień leży w kompetencji: prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, organów, o których mowa w art. 6 ustawy z 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej, z wyłączeniem prezesa Rady Ministrów, regionalnych izb obrachunkowych, instytucji zarządzających w rozumieniu przepisów dotyczących realizacji programów w zakresie polityki spójności, programów rozwoju obszarów wiejskich, planu strategicznego dla wspólnej polityki rolnej oraz funduszy wspierających sektory morski lub rybacki.

Newralgiczne zamówienia to zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, które wiążą się z korzystaniem przez wykonawcę z informacji niejawnych lub informacji podlegających ochronie ze względów bezpieczeństwa, wymagają ich wykorzystania lub je zawierają, w tym: newralgiczne roboty budowlane tj. roboty budowlane przeznaczone do celów bezpieczeństwa, dostawy newralgicznego sprzętu tj. dostawy sprzętu wojskowego przeznaczonego do celów bezpieczeństwa, w tym wszelkich dostaw związanych ze sprzętem wojskowych np. wszelkich jego części, komponentów, podzespołów lub jego oprogramowania, newralgiczne usługi tj. usługi przeznaczone do celów bezpieczeństwa.

Czy po zakończeniu postępowania i podjęciu decyzji o wyborze oferty od razu można „ukryć” przetarg w systemie? Postępowanie powinno być „widoczne” na platformie zakupowej nie krócej niż do dnia udzielenia zamówienia (podpisania umowy), albo, w przypadku gdy postępowanie zostało unieważnione, do upływu terminu na wniesienie odwołania.

Kara finansowa w zamówieniach publicznych to określona w ustawie sankcja o charakterze pieniężnym nakładana w następstwie naruszenia norm zawartych w przepisach ustawy Pzp. Wpływy z tytułu kar finansowych stanowią dochód budżetu państwa.

Sposób przekazywania informacji i dokumentów przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja elektroniczna dotyczy składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wymiany informacji oraz przekazywania dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą.

Pytanie: Zamawiający ogłosił przetarg na dostarczenie wyposażenia dla szkoły. Jeden z oferentów w formularzu oferty przy pozycji dotyczącej torby do laptopa, w kolumnie służącej do określania specyfikacji, modelu, marki wpisał parametry innego urządzenia (rzutnika). Czy można prosić oferenta o wyjaśnienia, czy będzie to istotna zmiana oferty? W przetargu zamawiający prosił o sprzęt „zestaw kolumn z amplitunerem”. Oferent zaś wskazał w specyfikacji, iż dostarczy wyłącznie kolumny (wskazując konkretną nazwę urządzenia). Z zaoferowanej ceny wynika jednak, że mogła to być pomyłka. Czy można traktować to jako błąd podlegający wyjaśnieniu, czy będzie to istotna zmiana oferty?

Pytanie: Czy w świetle art. 4 ust. 3 ustawy z 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz.U. z 2022 r. poz. 2240) można zlecać jakiekolwiek remonty w budynku, który nie spełnia przesłanek dostępności, jeżeli roboty nie dotyczą wykonywania prac związanych z dostępnością? Czy też trzeba w pierwszej kolejności dostosować budynek dla potrzeb osób z szczególnymi potrzebami?

Wprawdzie Prawo zamówień publicznych nie zobowiązuje do sporządzania rejestru zamówień w żadnej formie. Warto jednak wprowadzić taki zwyczaj w swojej jednostce, bo rejestr porządkuje zamówienia i usprawnia realizację obowiązku przekazania rocznego sprawozdaniu do Urzędu Zamówień Publicznych. A co z drobnymi zakupami tzw. na fakturę? Czy także wpisywać je do rejestru? Sprawdź w opracowaniu i skorzystaj z wzoru rejestru w pliku excel.