dokumenty elektroniczne

Jak podpisać skompresowane dokumenty elektroniczne?

Czy jeżeli oferta została złożona w następujący sposób: wszystkie dokumenty zostały spakowane do pliku .zip (dokumenty napisane w Wordzie) i cały plik został podpisany profilem zaufanym, to czy możemy uznać taką ofertę? Jak wypakowałam te dokumenty, to mam po prostu dokumenty w Wordzie, ale jak weryfikuję plik .zip, w którym były te dokumenty, to na profilu zaufanym weryfikuje mi pozytywnie. W SWZ mam napisany sposób złożenia oferty z miniportal tzn. że jeżeli na ofertę składa się kilka dokumentów, to należy stworzyć folder .zip, do którego przeniesie się wszystkie podpisane dokumenty. Tutaj mam sytuację, że wprawdzie podpisano dokumenty, ale nie każdy z osobna, lecz cały plik.

Jak przygotować oświadczenia i dokumenty elektroniczne do przetargu?

Aktualnie komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, odbywa się, co do zasady, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Sprawdź, jak przygotować oświadczenia i dokumenty elektroniczne do przetargu. Podpowiadamy, jak w praktyce składać elektroniczne oferty, zobowiązania podmiotu trzeciego do udostępnienia zasobów, gwarancje wadialne, zaświadczenia z ZUS, KRK i inne dokumenty. Z artykułu dowiesz się również, jak poświadczać kopie dokumentów i w jaki sposób je wnosić. Przeczytasz także o regułach składania dokumentów w procedurach, w których odstąpiono od użycia komunikacji elektronicznej.

Pierwszą część opracowania dotyczącą m.in. wymagań w zakresie środków komunikacji elektronicznej, przekazywania dokumentów pocztą e-mail oraz sytuacji, gdy można zrezygnować z elektronicznej formy porozumiewania się, opublikowano w zeszłym tygodniu „Komunikacja elektroniczna w przetargu – praktyczne wskazówki związane przekazywaniem dokumentów”.

Elektroniczne dokumenty urzędowe – zasady ich weryfikacji

Pytanie:

Wykonawca wezwany do złożenia dokumentów zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy Pzp przekazał zamawiającemu za pośrednictwem platformy elektronicznej m.in. zaświadczenia z KRK, ZUS i US w formie pdf. Z treści tych dokumentów wynika, że zostały sporządzone elektronicznie i opatrzono je elektronicznym podpisem osób je wystawiających. Czy wystarczające jest, by wykonawca otrzymane uprzednio dokumenty elektroniczne złożył w formie pdf, czy jednak dysponując dokumentami elektronicznymi, powinien je przekazać w takiej postaci, w jakiej zostały wystawione? Jeżeli dokumenty można przekazać zamawiającemu w formacie pdf, to czy wszystkie muszą być podpisane przez wykonawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym potwierdzającym ich zgodność z oryginałem?

Jeżeli wykonawca otrzymał z odpowiednich instytucji oryginały dokumentów elektronicznych, to takie, co do zasady, przekazuje zamawiającemu, nie zaś pliki pdf, z których wynika, że zostały wystawione w postaci elektronicznej.

Drukowanie i przechowywanie dokumentów elektronicznych

Czy dokumenty elektroniczne trzeba wydrukować? Jak prawidłowo przechowywać dokumenty elektroniczne, aby nie narazić się na zarzuty podczas kontroli?

Lech Wendołowski
10 marca 2020 r.
Multimedia

Dokumenty elektroniczne wydawane przez urzędy – jak je oceniać? Cz. II

Od 18 października 2018 r. postępowania tzw. unijne są prowadzone przy użyciu elektronicznej formy komunikacji między zamawiającym a wykonawcami. Konsekwencją tej regulacji są m.in. problemy związane oceną dokumentów wydawanych elektronicznie przez poszczególne urzędy m.in. ZUS czy urząd skarbowy. W poniższym artykule możesz sprawdzić, w jakiej formie należy dostarczyć je zamawiającemu i na co zawrócić uwagę przy uzyskiwaniu dokumentów w takiej postaci.

Oświadczenia i dokumenty elektroniczne – kiedy wolno przedstawić kopię dokumentu i jak ją sporządzić? Cz. I

Jeżeli postępowanie dotyczy zamówienia o wartości równej progom unijnym lub od nich większej i zostało wszczęte począwszy od 18 października 2018 r., a więc jest objęte „pełną” elektronizacją, obowiązują w nim nowe reguły wypełnienia przez wykonawców obowiązków dokumentacyjnych. O tym jak w nowej „elektronicznej” rzeczywistości skutecznie potwierdzać wymogi zamawiającego opisane dokumentacją postępowania oraz na co zwrócić uwagę i o czym pamiętać, oceniając oferty, piszemy w cyklu kolejnych 3 Tematów tygodnia. W poniższym artykule przeczytasz o tym, jak kwestie kopii i oryginałów dokumentów reguluje aktualne rozporządzenie w sprawie dokumentów i o czym w związku z tym trzeba pamiętać.

Protokół z postępowania o zamówienie publiczne może być sporządzony w postaci elektronicznej

Pytanie:

Czy całość dokumentacji postępowania przetargowego można prowadzić w systemie elektronicznym będącym w posiadaniu zamawiającego (przetarg nieograniczony, wolna ręka)? Jak w tym przypadku należy interpretować zapis art. 9 ust. 1 ustawy Pzp? Czy całość dokumentacji, tj. powołanie komisji, siwz, ogłoszenie, odpowiedzi na pytania, wybór oferty najkorzystniejszej, umowa, protokół ZP-PN itd. (całość dokumentacji która powstaje przy danej procedurze przetargowej) należy drukować i powinna posiadać podpisy w oryginale np. komisji przetargowej, dyrekcji, działu prawnego.