Brak wezwania zamawiającego do uzupełnienia dokumentów nie musi naruszać Pzp

W trakcie prowadzonego postepowania złożono 2 oferty. W ofercie wybranej jako najkorzystniejsza, nie było potwierdzenia opłacenia polisy ubezpieczeniowej w racie obejmującej termin składania ofert – komisja przetargowa to przeoczyła. Do oferty załączona była polisa z potwierdzeniem zainkasowania pierwszej raty. Tym samym uznano ofertę za prawidłową i nie wezwano wykonawcy do uzupełnienia dokumentów w myśl art. 26 ust 3 ustawy Pzp.

W postępowaniu nie było odwołania. Dokonano wyboru, podpisano umowę i zrealizowano inwestycję.

Co więcej kontrola Regionalne Izby Obrachunkowej z lipca i sierpnia 2012 roku również tego faktu nie wychwyciła. Przetarg ten był dość skrupulatnie sprawdzany i kontrola składała zapytania do niego.

Po zakończeniu inwestycji (koniec kwietnia 2013) kontrolę dokumentacji przetargowej przeprowadził urząd marszałkowski, gdyż inwestycja została dofinansowana z Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich. Kontrolerzy urzędu to naruszenie ustawy wykryli. W odpowiedzi przyznaliśmy, że doszło do naruszenia, ale dla ostrożności procesowej poprosiliśmy wykonawcę o dostarczenie dokumentu potwierdzającego, że na dzień otwarcia miał opłaconą polisę. Taki dokument otrzymaliśmy i przesłaliśmy z odpowiedzią.

Podnieśliśmy w piśmie, że naruszono ustawę, ale nie miało to wpływu na wynik postępowania, gdyż porównując zgodnie z wytycznymi do naliczania korekt, sytuację zastaną z sytuacją hipotetyczną gdyby do naruszenia nie doszło wynik postepowania byłby taki sam.

Z urzędu marszałkowskiego dostaliśmy pismo, że negatywnie oceniono postępowanie, a koszty poniesione w jego wyniku uznano za niekwalifikowane.

W jaki sposób zamawiający może starać się całą sytuację obronić aby nie stracić dofinansowania?