Rozporządzenie dotyczące protokołu postępowania – poznaj najważniejsze zmiany dotyczące dokumentacji przetargowej
Wprowadzone w nowelizacji ustawy Pzp zmiany dotyczące minimalnego zakresu informacji zamieszczanych w protokole postępowania o udzielenie zamówienia publicznego uzasadniały konieczność modyfikacji także jego wzoru. Z tego względu 28 lipca br. w Dzienniku Ustaw opublikowano nowe rozporządzenie w tym zakresie (poz. 1128). Termin wejścia w życie pokrył się z datą publikacji (28.07.2016 r.). W artykule publikujemy najważniejsze informacje dotyczące nowych regulacji rozporządzenia m.in. związane z udostępnianiem protokołu oraz zmienionymi wzorami dokumentacji.
Opublikowane rozporządzenie ministra rozwoju określa:
- wzór protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
- zakres dodatkowych informacji zawartych w protokole, a także
- sposób oraz formę udostępniania zainteresowanym protokołu.
Ponadto zawiera informacje dotyczące czynności:
- poprzedzających wszczęcie (np. informacje o tym, czy przeprowadzono dialog techniczny) oraz
- wykonywanych po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (np. o publikacji ogłoszenia o udzieleniu zamówienia). Jednocześnie nałożono w nim obowiązek podpisania protokołu przez osobę sporządzającą ten dokument oraz kierownika zamawiającego.
Rodzaje wzorów protokołów
Rozporządzenie przewiduje 10 załączników, z czego 9 określa wzory protokołów dla każdego z trybów udzielania zamówienia publicznego (np. przetarg nieograniczony, licytacja elektroniczna). Dodatkowy wzór protokołu dotyczy postępowania prowadzonego w nowym trybie partnerstwa innowacyjnego (załącznik nr 9). Odrębny wzór ma natomiast obowiązywać dla postępowania prowadzonego w celu ustanowienia dynamicznego sytemu zakupów oraz udzielenia zamówień objętych dynamicznym systemem zakupów (załącznik nr 10).
Uwaga! Brak w rozporządzeniu wzoru oświadczenia ZP-1
Szczególną uwagę zamawiający muszą zwrócić na brak w rozporządzeniu wzoru ZP-1 tj. oświadczenia składanego na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy Pzp przez osoby wykonujące czynności w postępowaniu (np. kierownika zamawiającego, członka komisji przetargowej, biegłego). Pomimo tego, nadal – wprost na mocy ustawy Pzp – zachodzi obowiązek złożenia takiego oświadczenia (jego wzór przygotował UZP i zamieścił na swojej stronie internetowej).
Udostępnianie protokołu w formie elektronicznej
Modyfikacji uległy zasady udostępniania protokołu. Zamawiający wprawdzie nadal przekazuje protokół lub załączniki do protokołu na wniosek, lecz co do zasady będzie się to odbywać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy Pzp (np. e-mail, faks).
Zrezygnowano ze wskazania dotychczas obowiązujących sposobów udostępniania protokołu, tj. osobiście poprzez wgląd, przesłanie kopii protokołu pocztą lub faksem. Nie oznacza to jednak, że te formy nie będą mogły zostać zastosowane. W przypadku bowiem gdy protokół i załączniki zostaną sporządzone w postaci papierowej oraz jeżeli nie mogą być one przekazane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. z przyczyn technicznych znacząco będzie to utrudnione, w szczególności z uwagi na ilość żądanych do przekazania dokumentów), zamawiający przekaże wnioskodawcy informację o sposobie udostępnienia tych dokumentów.
Wykonawca nie będzie mógł więc samodzielnie (bez zgody zamawiającego) kopiować lub utrwalać za pomocą urządzeń lub środków technicznych służących do utrwalania obrazu, treści złożonych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
