KATALOG ELEKTRONICZNY (W PRAWIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH)

Katalog elektroniczny to technika zakupów, polegająca na ujednoliceniu formatu prezentacji i organizacji informacji przekazywanych w ramach ofert przez wszystkich zainteresowanych wykonawców, zapewniająca, że pozyskane dane będą nadawały się do przetwarzania elektronicznego. W założeniach, stosowanie tej techniki ma doprowadzić do zwiększenia konkurencji i usprawnienia zakupów publicznych, w szczególności pod względem oszczędności czasu i pieniędzy. Jest to inaczej wymóg sporządzenia ofert dostosowanych do wymagań danego zamówienia w postaci elektronicznych zestawień bądź razem z takimi zestawieniami.

Zamawiający mają prawo wymagać katalogów elektronicznych, prowadząc postępowanie we wszystkich dostępnych trybach udzielania zamówień.

Udzielanie zamówień na podstawie zaktualizowanych katalogów elektronicznych możliwe jest również, w ramach:

• umowy ramowej – art. 315 ustawy Pzp;
• dynamicznego systemu zakupów – art. 324 ustawy Pzp.

Dla możliwości żądania katalogów elektronicznych bez znaczenia pozostaje również przedmiot udzielanego zamówienia, niemniej, z uwagi na specyfikę katalogów elektronicznych, uznawane są one za szczególnie „przydatne” przy udzielaniu zamówień na dostawy znacznej liczby różnego asortymentu, np. artykułów biurowych, czy artykułów spożywczych. Najbardziej znanym i najczęściej stosowanym, jest katalog elektroniczny w formie arkusza kalkulacyjnego.

Zamawiający ma prawo wprowadzić instytucję katalogu elektronicznego, w przypadku gdy komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Zamawiający może:

1)     wymagać złożenia oferty w postaci katalogu elektronicznego.

2)     wymagać dołączenia katalogu elektronicznego do składanej oferty;

3)     dopuścić dołączenie katalogu elektronicznego do składanej oferty;

4)     przewidzieć obowiązek złożenia katalogu elektronicznego wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w dynamicznym systemie zakupów.

Jeżeli zamawiający wymaga złożenia oferty w postaci katalogu elektronicznego, wykonawca nie może złożyć „tradycyjnej oferty”. Postawienie takiego wymogu będzie celowe przy zakupie produktów lub usług ogólnie dostępnych o ustalonych standardach jakościowych, w przypadku których ocena spełnienia wymagań jest możliwa na podstawie danych technicznych zawartych w elektronicznym formularzu oraz ewentualnie katalogowej karcie produktu.

Jeżeli zamawiający wymaga przedłożenia oferty w formie katalogu elektronicznego lub dopuszcza taką możliwość, powinien poinformować o tym w dokumentach zamówienia.

Zamawiający określa:

• zawartość katalogu elektronicznego – świadczenia, jakie mają znaleźć się w wykazie. Świadczenia te powinny odpowiadać opisowi przedmiotu zamówienia;
• postać katalogu elektronicznego – wspólny dla wszystkich wykonawców sposób prezentacji informacji, np. informacja czy katalogi mają zawierać zdjęcia produktów;
• elektroniczny format katalog elektronicznego nadający się do zautomatyzowanego przetwarzania danych – format ma gwarantować kompatybilność pomiędzy katalogami składanymi przez poszczególnych wykonawców, co umożliwia łatwe porównanie parametrów w nich zawartych;
• parametry wykorzystywanego sprzętu elektronicznego oraz techniczne warunki i specyfikacje połączenia dotyczące przekazywanego katalogu, celem zapewnienia kompatybilności składanego przez wykonawcę katalogu elektronicznego z systemem teleinformatycznym zamawiającego.

Z uwagi na to, że katalog elektroniczny ma postać ustrukturyzowanego dokumentu elektronicznego, ofertom składanym w postaci katalogu elektronicznego mogą towarzyszyć inne dokumenty lub oświadczenia uzupełniające ofertę (np. katalogowe karty produktu, instrukcje montażu lub foldery reklamowe).

Stosowanie katalogów elektronicznych ma służyć przejrzystości postępowania. Z tego powodu, w odpowiedzi na żądanie złożenia katalogu elektronicznego, wykonawcy nie mogą się ograniczać do przesłania swojego ogólnego katalogu.

Wykonawcy mają bowiem obowiązek dostosowania swoich ogólnych katalogów do konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia, w taki sposób by zawierał wyłącznie te produkty, roboty budowlane lub usługi, które odpowiadają wymaganiom zamawiającego.

Zobacz także: OFERTA, OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA