Jesteś tutaj: Strona główna » Aktualności » Uzupełnianie dokumentów według zasad ustawy Pzp

Dodano 2015-10-27

Wyślij Drukuj A A A

Uzupełnianie dokumentów według zasad ustawy Pzp

Jedną z obowiązkowych czynności zamawiającego w trakcie badania i oceny ofert złożonych w postępowaniu przetargowym jest wezwanie do uzupełniania dokumentów lub oświadczeń składanych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu. Jednak nie zawsze czynność ta jest wykonywana przez zamawiających prawidłowo.

Na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Również złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert.

Brak dokumentów oraz ich brak

Użyte w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp sformułowanie „nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1” oznacza, że zamawiający jest obowiązany wezwać na podstawie art. 26 ust. 3 zarówno wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp (fizyczny brak oświadczeń lub dokumentów w ofercie), jak również wykonawców, którzy złożyli oświadczenia i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, ale nie spełniają określonych przez zamawiającego warunków udziału w postępowaniu lub oferowane przez nich dostawy, usługi lub roboty budowlane nie spełniają wymagań wskazanych przez zamawiającego - w ogłoszeniu o zamówieniu, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert. Wezwanie wykonawców w trybie art. 26 ust. 3 jest ustawowym obowiązkiem zamawiającego. Zamawiający może zrezygnować z wezwania wykonawców do uzupełnienia dokumentów tylko w sytuacji, gdy mimo złożenia oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw, o których mowa w art. 25 ust. 1 Pzp, oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne będzie unieważnienie postępowania.

Jednokrotne wezwanie do uzupełnienia

Wezwanie do złożenia oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, jest traktowane jako czynność jednokrotna i ponowne wzywanie wykonawcy do uzupełnienia tego samego dokumentu, w trybie art. 26 ust. 3 nie jest więc dopuszczalne (por. KIO/UZP 27/09, KIO/UZP 1530/08, KIO/UZP 1385/08 i KIO/UZP 1398/08, KIO/UZP 1042/08, KIO/UZP 950/08, KIO/UZP 949/08, KIO/UZP 934/08, KIO/UZP 933/08, KIO/UZP 926/08). Nie ma natomiast przeszkód prawnych, aby wykonawca był wezwany ponownie do uzupełnienia w nowo wyznaczonym terminie innego dokumentu niż określonego we wcześniejszym wezwaniu (KIO/UZP 1530/08). Przepisu art. 26 ust. 3 ustawy Pzp nie narusza również wezwanie do uzupełnienia dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 dotyczących innego członka konsorcjum niż ten, którego dotyczyło wcześniejsze wezwanie, nawet jeżeli wezwany jest on do uzupełnienia tego samego rodzaju oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 (por. KIO/UZP 33/09).

Konsekwencje braku uzupełnień

Wykonawców, którzy nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu zamawiający wyklucza z postępowania na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp. Konsekwencją nie złożenia wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub nie złożenia pełnomocnictw, albo złożenia wymaganych przez zamawiającego oświadczeń i dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierających błędy lub złożenia wadliwych pełnomocnictw będzie również zatrzymanie wadium (por. art. 46 ust 4a ustawy Pzp). Jeżeli z dokumentacji zgromadzonej w trakcie postępowania wynika, iż uzupełnienie dokumentów dotarło w wymaganym terminie jedynie w formie faksu oraz/lub skanu, ale dokumenty nie zostały dostarczone w formie pisemnej do dnia przypadającego na koniec dwudniowego terminu, to zamawiający jest zmuszony wykluczyć wykonawcę.

Orzeczenie
W wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z 28 grudnia 2012 r. (sygn. akt KIO 2766/12), Izba potwierdziła obowiązek wykonawcy dostosowania się do wymagań zamawiającego, co do formy składanych dokumentów. W wyroku czytamy m.in.: „Natomiast Odwołujący poinformował w drodze elektronicznej przed upływem tego terminu Zamawiającego o wysłaniu oryginałów dokumentów pocztą, załączając dodatkowo kopie tych dokumentów w postaci skanów. Odwołujący skutecznie zatem przekazał Zamawiającemu informację o fakcie wysłania dokumentów, korzystając w tym zakresie z dopuszczonej w s.i.w.z. formy przekazywania informacji zwykłą drogą elektroniczną. Natomiast załączone do wiadomości e-mail dokumenty nie zostały załączone we właściwej formie, wynikającej wprost z rozporządzenia w sprawie dokumentów.” Analogiczne stanowisko odnajdujemy w wyroku KIO z 29 lutego 2012 r. (sygn. akt KIO 344/12), w którym czytamy m.in.: „W ocenie Izby wymagania określone w wezwaniu Zamawiającego, w zakresie co do formy składania dokumentów były zgodne z § 6 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. 2009 r. Nr 226, poz. 1817). W ocenie Izby Zamawiający nie ma kompetencji, aby dopuścić uzupełnianie dokumentów w innej formie niż określona w w/w rozporządzeniu”, i dalej „Zasada powyższa zostałaby naruszona, gdyby Zamawiający w postępowaniu dopuścił możliwość uzupełniania dokumentów w formie innej niż wymagają tego przepisy w/w rozporządzenia. Wada takiego postępowania ujawnia się przez możliwość dopuszczenia do sytuacji, w której jedni z wykonawców do oferty dołączą wymagane dokumenty w wymaganej rozporządzeniem formie, inny zaś wykonawca w ogóle nie dołączy dokumentów i dopiero na wezwanie Zamawiającego uzupełni dokumenty jedynie w formie faksu lub e-maila - forma niezgodna z rozporządzeniem”, „Ponadto w ocenie Izby należy bezsprzecznie rozdzielić funkcję komunikacyjną - Zamawiającego z wykonawcami od funkcji potwierdzania spełniania warunków udziału w postępowaniu, które są od siebie odrębnie unormowane i nie mogą być utożsamiane na tym samym poziomie funkcjonalności”.

Kopia czy oryginał

Zasady składania dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp zostały określone w § 6 rozporządzenia (…) w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (…). Dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W przypadku składania elektronicznych dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zgodnie z  § 6 tegoż rozporządzenia, dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Oznacza to, iż dokumenty podmiotowe uczestników postępowania o udzielenie zamówienia publicznego muszą mieć formę pisemną. Odpowiedź wykonawcy na wezwanie zamawiającego została przesłana faksem, a więc w formie innej niż wymagana przez rozporządzenie. Formą pisemną jest bowiem, zgodnie z art. 78 § 1 KC w zw. z art. 14 ustawy Pzp, złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym oświadczenie woli.

Nie sposób zatem przypisać atrybutu formy pisemnej oświadczeniu przesłanemu faksem. Faks nie jest oryginałem, ani kopią potwierdzoną za zgodność z oryginałem, nie stanowi także formy pisemnej (por. uzasadnienie wyroku KIO z 9 lutego 2011 r., sygn. akt KIO/UZP 210/11). Fakt późniejszego przesłania oryginału pisma pozostaje bez znaczenia, skoro został on doręczony zamawiającemu po terminie wskazanym w wezwaniu.  Powyższe stanowisko wsparte jest orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej. KIO w wyroku z 7 czerwca 2010 r. (sygn. akt KIO/UZP 1017/10) stwierdziła jednoznacznie, iż nawet gdy zamawiający dopuści w siwz faks jako jedną z form porozumiewania się z wykonawcami w toku postępowania, to nie wyłącza to zastosowania § 7 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów. Izba stwierdziła, iż „nie można wyprowadzić wniosku, że dopuszczalne jest przesłanie wymaganego dokumentu w wyznaczonym terminie za pośrednictwem faksu (…), a następnie przedłożenie w określonej rozporządzeniem formie po upływie terminu”. Co więcej, zdaniem KIO wskazane w powołanym wyżej przepisie formy dokumentów (oryginał lub kopia poświadczona przez wykonawcę za zgodność z oryginałem) obowiązują zarówno w stosunku do dokumentów i oświadczeń składanych pierwotnie wraz z ofertą, jak i tych, które są uzupełniane w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp.

Własnoręczny podpis wykonawcy

Na podstawie obowiązujących przepisów dla dochowania terminu na dostarczenie dokumentów wskazanych w wezwaniu, wykonawca powinien złożyć wymagane dokumenty w siedzibie zamawiającego do upływu terminu określonego w wezwaniu. Potwierdza to np. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) z 7 czerwca 2010 r. sygn. akt: KIO/UZP 1017/10. W sprawie objętej przedmiotem odwołania Izba uznała, że wykaz przedkładany w odpowiedzi na wezwanie należało złożyć w formie oryginału bądź poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii zgodnie z rozporządzeniem oraz specyfikacją. Zasada ta obowiązuje bez względu na stadium postępowania o udzielenie zamówienia. W innym orzeczeniu KIO stwierdza, że “za kopię dokumentu potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez wykonawcę nie można uznać wydruku faksowego. Aby kopia dokumentu była potwierdzona za zgodność z oryginałem, musi na niej widnieć własnoręczny, oryginalny podpis wykonawcy. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykonawca potwierdził za zgodność z oryginałem wydruk faksowy, o ile wcześniej się zapoznał z oryginałem dokumentu - wówczas wydruk z faksu powinien być opatrzony oryginalnym podpisem. Dopuszczenie przez zamawiającego do kontaktów formy innej, niż pisemna nie deroguje naczelnej zasady, że dokumenty składane wraz z ofertą muszą mieć formę pisemną. Mogłaby być uznana za dopuszczalną sytuacja, gdyby wykonawca przekazał zamawiającemu dokumenty faksem w terminie i niezwłocznie potwierdził pisemnie. Wówczas z wysłaniem dokumentu faksem w terminie wiązałoby się swoiste domniemanie dochowania terminu doręczenia - które mogłoby zostać obalone w wypadku, kiedy zamawiający nie otrzyma pisemnego potwierdzenia dokumentów w rozsądnym terminie, usprawiedliwionym czasem niezbędnym na przesłanie oryginałów dokumentów na dużą odległość”.

Orzeczenie
Wyrok z 7 lutego 2011 r. (sygn. akt: KIO 144/11). Wymagania stawiane formie dokumentów załączanych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu reguluje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013 r. poz. 231). Zgodnie z § 7 ust. 1 ww. rozporządzenia dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Reguła składania dokumentów w formie pisemnej rozciąga się także na dokumenty jakie zobligowani są złożyć wykonawcy w ramach odpowiedzi na wezwanie do uzupełniania oferty. Powyższe potwierdza m.in. treść wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z 9 lutego 2011 r. (Sygn. akt. KIO 210/11). Przedmiotem rozważań Izby była m.in. kwestia formy w jakiej należało uzupełnić informację z Krajowego Rejestru Karnego. W wyroku czytamy m.in.: „Dokument składany w ramach uzupełnienia na podstawie art. 26 ust. 3 nie jest oświadczeniem wykonawcy, stanowi on dokument składany na potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia z postępowania, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia, w związku z treścią art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Do tego dokumentu stosuje się zatem ogólne reguły dotyczące oferty i dokumentów składanych w postępowaniu. W tych okolicznościach, nieuprawnionym jest utożsamianie dokumentu składanego w ramach uzupełnienia z udzieleniem informacji, oświadczeniem, wnioskiem czy zawiadomieniem, co do których w konkretnej sytuacji Zamawiający może wprowadzić reguły porozumiewania się pomiędzy zamawiającym i wykonawcami a także na odwrót, przewidując - zgodnie z treścią art. 27 ustawy Prawo zamówień publicznych - formę faksu, drogę elektroniczną [e-mail] lub pisemną. Przepis ten nie stanowi regulacji szczególnej, która wyłączałaby zasady dotyczące formy składanych dokumentów przewidziane w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.”

Autor:

Marcin Melon
Trener i ekspert APEXnet
Trener i doradca z zakresu zamówień publicznych od 2005 r. Prowadzi szkolenia dla ministerstw, samorządu terytorialnego, urzędów pracy, szpitali i innych jednostek. Wykładowca w Europejskiej Wyższej Szkole Prawa i Administracji w Warszawie na kierunku  zamówienia publiczne. Od 2014 certyfikowany trener biznesu.

Firma APEXnet od 15 lat edukuje polski rynek w zakresie zamówień publicznych. Jest liderem zarówno w organizacji szkoleń otwartych, jak i zamkniętych. Powstały już dziesiątki projektów szkoleniowych, w których pan Marcin Melon przeszkolił setki osób. Dowiedz się, co mogą zrobić dla Ciebie!

Kliknij tutaj >>

  • Portal Kadrowo-PłacowyPortal Kadrowo-Płacowy
  • Portal Finansowo - KsięgowyPortal Finansowo - Księgowy
  • Certyfikat Firmy Wiarygodnej FinansowoCertyfikat Firmy Wiarygodnej Finansowo
  • Portal dla placówek oświatowychPortal dla placówek oświatowych
  • AGB KancelariaAGB Kancelaria
  • Experto24.plExperto24.pl
  • Serwis InwestoraSerwis Inwestora
  • Portal dla specjalistów ds. BHPPortal dla specjalistów ds. BHP
  • Portal Twojej Spółki z o.o.Portal Twojej Spółki z o.o.
  • Portal dla firmy transportowejPortal dla firmy transportowej
  • Serwis Rachunkowści BudżetowejSerwis Rachunkowści Budżetowej

Aby zadać pytanie, musisz być zalogowany

  • 26 prawników i specjalistów Pzp czeka na Twoje pytania!
  • Udzielamy nawet kilkadziesiąt porad tygodniowo!
  • Na ponad 90% pytań odpowiadamy w 72h!
  • Stale powiększana baza ponad 100 dokumentów!
  • Możliwość pobierania na dysk i edytowania!
  • Wygoda i oszczędność czasu – nie musisz już sam przygotowywać dokumentów!
  • Stale powiększana baza prawie 2000 wyroków KIO i orzeczeń sądów!
  • Praktyczne komentarze do najważniejszych orzeczeń!
  • Korzystaj z orzeczeń i unikaj błędów popełnionych przez innych!
  • Aktualny słowników kodów CPV zawsze pod ręką
  • Możliwość śledzenia przetargów powiązanych z danym kodem!
  • Wygodne narzędzie ułatwiające przygotowywanie dokumentacji przetargowej!

Strona używa plików cookies.

Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookie w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.