Przed zmianą ustawy Pzp, która weszła w życie 24 października 2008 r. nie mogłeś modyfikować specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie:
- kryteriów oceny ofert,
- warunków udziału w postępowaniu oraz
- sposobu oceny ich spełniania (uchylony art. 38 ust. 5 ustawy Pzp).
Znowelizowany art. 38 ustawy Pzp pozwala Ci na zmianę treści każdego zapisu siwz, także o istotnym charakterze. Jednak pamiętaj, że zmiany możesz dokonać tylko przed upływem terminu składania ofert. Natomiast w trybach dwuetapowych, w których składane są wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (przetarg ograniczony i negocjacje z ogłoszeniem) nie wolno Ci dokonywać zmian siwz prowadzących do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu po upływie terminu składania tych wniosków. Zakaz ten nie dotyczy sytuacji, gdy po zakończeniu negocjacji prowadzonych w postępowaniu w trybie negocjacji z ogłoszeniem zamawiający doprecyzowuje lub uzupełnia siwz w zakresie, w jakim była ona przedmiotem negocjacji (art. 59 ustawy Pzp).
Dopuszczenie dokonywania zmian siwz w pełnym zakresie wiąże się z nową regulacją art. 11 i 12 ustawy Pzp, która umożliwia dokonywanie zmian w treści ogłoszeń o zamówieniu.
W sytuacji, gdy w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego zmiana treści siwz dotyczy zapisów, które były zamieszczone również w ogłoszeniu o zamówieniu masz obowiązek:
- zamieścić w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o zmianie ogłoszenia, jeśli wartość zamówienia jest mniejsza niż progi unijne (133.000 euro dla dostaw lub usług i 5.150.000 euro dla robót budowlanych) albo
- przekazać Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich ogłoszenie dodatkowych informacji, informacji o niekompletnej procedurze lub sprostowania w postępowaniu o wartości powyżej progów unijnych.
A zatem, gdy zadecydujesz o zmianie siwz powinieneś porównać zapisy, które ulegają zmianie z treścią ogłoszenia, a w przypadku, gdy zmieniane informacje były zamieszczone w ogłoszeniu, dokonać odpowiedniej zmiany ogłoszenia. Takie rozwiązanie zapewnia realizację zasady jawności i uczciwej konkurencji w postępowaniu. W wielu przypadkach wykonawca zapoznaje się z siwz tylko wtedy, gdy zainteresuje go ogłoszenie. Niespójność zapisów siwz i ogłoszenia może więc ograniczać liczbę wykonawców, którzy wezmą udział w Twoim postępowaniu.
W znowelizowanym art. 38 ust. 4 sformułowanie „modyfikacja siwz” zastąpiono „zmianą siwz”. A zatem rozszerzono możliwości ustalenia, w trakcie postępowania, innej treści specyfikacji, niż opracowana pierwotnie.
Zmiana siwz może polegać na:
- zastąpieniu pewnej informacji inną,
- wykreśleniu informacji, czy
- dodaniu informacji, która nie znalazła się w pierwotnej wersji siwz.
Możesz jej dokonać w uzasadnionych przypadkach, gdy uznasz, że jest to celowe. Tak jak przed nowelizacją, dokonaną zmianę siwz przekazujesz niezwłocznie wszystkim wykonawcom, którym dostarczyłeś jej pierwotną wersję, a jeżeli udostępnił ją na stronie internetowej, zamieszcza informację o zmianie także tam.
Jeżeli zmiana specyfikacji prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu masz obowiązek przedłużenia terminu składania ofert(art. 12a ustawy Pzp). Natomiast w sytuacji, gdy zmiana siwz nie prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu możesz wyznaczyć wykonawcom dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach (art. 38 ust. 6 ustawy Pzp).
Podejmując taką decyzję powinieneś mieć na względzie:
- przedmiot zmiany i jej zakres,
- czas, jaki pozostał do upływu pierwotnego terminu składania ofert,
- specyfikę konkretnego zamówienia,
- a przede wszystkim zasadę uczciwej konkurencji.
Istotna zmiana opisu przedmiotu zamówienia może nie powodować obowiązku przedłużenia terminu składania ofert, jeśli od jej przekazania i zamieszczenia na stronie internetowej do upływu terminu składania ofert pozostało kilka tygodni i jest to czas wystarczający na przygotowanie ofert. Z drugiej strony, nawet niewielka zmiana siwz, dotycząca np. nieznacznego zmniejszenia ilości zamawianych produktów, dokonywana tuż przed upływem terminu składania ofert skutkuje obowiązkiem przedłużenia tego terminu, tak by wykonawcy mogli na nowo przygotować ofertę.
Czas, o jaki przedłużasz termin składania ofert powinien uwzględniać nie tylko charakter zamówienia i zakres dokonanej zmiany siwz, ale również:
- uwarunkowania organizacyjne wykonawców,
- konieczność zapoznania się przez nich ze zmianą siwz,
- przygotowania nowej oferty i
- uzyskania jej podpisu przez osobę upoważnioną do reprezentacji.
Zaniechanie przedłużenia terminu składania ofert lub niewystarczające przedłużenie tego terminu może skutkować nie tylko naruszeniem zasady uczciwej konkurencji, ale także uzyskaniem przez Ciebie ofert niezgodnych ze specyfikacja, które podlegać będą odrzuceniu na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp.
Autor: Anita Elżanowska
