Jesteś tutaj: Strona główna » Aktualności » Kontrola zarządcza w zamówieniach publicznych. Kilka cennych rad

Dodano 2012-04-10

Wyślij Drukuj A A A

Kontrola zarządcza w zamówieniach publicznych. Kilka cennych rad

W ramach wspólnej inicjatywy Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych oraz Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych 23 lutego 2012 r. w Ministerstwie Finansów odbyło się spotkanie z audytorami wewnętrznymi JSFP dotyczące kontroli zarządczej. Tym razem chodziło o realizację tego systemu w przypadku udzielania zamówień publicznych.

Na spotkaniu prezentację pt. „Kontrola zarządcza w zamówieniach publicznych” przedstawił Pan Ryszard Sołowiej - audytor, niegdyś Arbiter z listy Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

Kompetentni pracownicy…

W ocenie prelegenta, zasadniczym problemem jeśli chodzi o prawidłowość funkcjonowania systemu zamówień publicznych, a co za tym idzie systemu kontroli zarządczej, jest prawidłowy dobór kompetentnych pracowników do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne.

Jednostki powinny zapewnić im możliwość podnoszenia kwalifikacji zawodowych w zakresie przepisów prawa zamówień publicznych zabezpieczając jednocześnie środki finansowe na szkolenia.

… i odpowiednia struktura

Komórki zamówień publicznych powinny być właściwie usytuowane w strukturze organizacyjnej jednostki. Nie muszą on podlegać bezpośrednio kierownikowi jednostki, ale nie powinny być również usytuowane zbyt nisko w jej strukturze.

Struktura organizacyjna w komórkach zamówień publicznych powinna być dostosowana do celu, jakim jest prawidłowe udzielanie zamówień publicznych, a pracownicy zamówień publicznych powinni posiadać prawidłowo opisane stanowiska pracy, ze wskazaniem w formie pisemnej zakresu uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności.

Obszary ryzyka w przypadku zamówień

Prawdopodobieństwo osiągnięcia celu, czyli udzielenia zamówienia publicznego zgodnie z prawem, w sposób efektywny, oszczędny i terminowy zwiększy z pewnością właściwe zidentyfikowanie ryzyk.

Obszarami ryzyka w zakresie finansów publicznych są np.:

  • § błędne planowanie zamówień,
  • § błędne ustalanie wartości zamówienia (dzielenie zamówienia dotyczącego tego samego przedmiotu zamówienia na części),
  • § błędny wybór trybu (najczęściej wybierany tryb to przetarg nieograniczony),
  • § niewłaściwe sporządzenie SIWZ,
  • § niewłaściwy opis przedmiotu zamówienia (świadczy o tym np. duża liczba zapytań)
  • § niewłaściwa procedura uzupełniania dokumentów,
  • § błędne wykluczenie z postępowania,
  • § błędne odrzucenie ofert,
  • § unieważnienie postępowania bez spełnienia przesłanek,
  • § zagrożenie środkami ochrony prawnej,
  • § niewłaściwe dokumentowanie postępowań,
  • § zmiany umowy (zmiany umowy są dopuszczalne, ale w przypadku, gdy zamawiający je przewidział i określił warunki ewentualnej zmiany umowy),
  • § niewłaściwa realizacja umowy.
Mechanizmy kontroli

Mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko, które jednostka zamierza ograniczyć.

W przypadku zamówień publicznych jednostka powinna opracować taki regulamin udzielania zamówień publicznych będzie uwzględniał zadania komórek organizacyjnych, będzie zwięzły, przyjazny w czytaniu (ale nie zbyt ogólny), aktualny i użyteczny.

Regulamin komisji przetargowej powinien być ściśle powiązany z regulaminem udzielania zamówień, określać precyzyjnie obowiązki członków komisji, mając na celu zapewnienie indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności.

Przykładowymi mechanizmami kontrolnymi mogą być:

§ wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za zamówienia publiczne do sprawowania funkcji kontrolnych czynności dokonywanych w procesie udzielania zamówień publicznych,

§ samokontrola pracowników komórki zamówień publicznych,   

§ wzajemne dokonywanie czynności sprawdzających przez pracowników komórki zamówień publicznych,

§ podział obowiązków umożliwiający wykrywanie i korygowanie błędów,

§ zachowanie ciągłości pracy (planowanie urlopów, zastępowanie w pracach komisji przetargowych),

§ kontrola dostępu do systemów informatycznych ograniczona do osób związanych z komórką zamówień publicznych.

Nieszczęsne 14.000 euro.

Na zakończenie, prelegent starał się rozwiać wątpliwości dotyczące regulacji dla zamówień o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro. Czy wszystkie zakupy, także te o wartości poniżej 14.000 euro powinny podlegać regulacjom pisemnym?

Pan Ryszard Sołowiej stwierdził, że praktyka jest różna, ale zarówno zakupy pod-, jak i ponadprogowe są zamówieniami publicznymi, z tą różnica, że do zakupów podprogowych nie stosuje się przepisów Pzp. Zasady dokonywania zakupów podprogowych regulują regulaminy, które jednak, zdaniem prelegenta, są niekiedy niekiedy zbyt restrykcyjne.

www.mf.gov.pl

Autor:

Karol Zawadzki
specjalista ds. finansów publicznych

  • Portal Kadrowo-PłacowyPortal Kadrowo-Płacowy
  • Portal Finansowo - KsięgowyPortal Finansowo - Księgowy
  • Certyfikat Firmy Wiarygodnej FinansowoCertyfikat Firmy Wiarygodnej Finansowo
  • Portal dla firmy transportowejPortal dla firmy transportowej
  • APEXNETAPEXNET
  • Zarządzanie kancelarią prawnąZarządzanie kancelarią prawną
  • Serwis InwestoraSerwis Inwestora
  • Portal dla specjalistów ds. BHPPortal dla specjalistów ds. BHP
  • Portal Twojej Spółki z o.o.Portal Twojej Spółki z o.o.
  • Portal dla placówek oświatowychPortal dla placówek oświatowych
  • Experto24.plExperto24.pl
  • Serwis Rachunkowści BudżetowejSerwis Rachunkowści Budżetowej

Aby zadać pytanie musisz być zalogowany

Nie masz konta…


Strona używa plików cookies.

Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookie w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.