Jesteś tutaj: Strona główna » Aktualności » Kontrola zarządcza w zamówieniach publicznych. Kilka cennych rad

Dodano 2012-04-10

Wyślij Drukuj A A A

Kontrola zarządcza w zamówieniach publicznych. Kilka cennych rad

W ramach wspólnej inicjatywy Departamentu Audytu Sektora Finansów Publicznych oraz Stowarzyszenia Audytorów Wewnętrznych 23 lutego 2012 r. w Ministerstwie Finansów odbyło się spotkanie z audytorami wewnętrznymi JSFP dotyczące kontroli zarządczej. Tym razem chodziło o realizację tego systemu w przypadku udzielania zamówień publicznych.

Na spotkaniu prezentację pt. „Kontrola zarządcza w zamówieniach publicznych” przedstawił Pan Ryszard Sołowiej - audytor, niegdyś Arbiter z listy Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

Kompetentni pracownicy…

W ocenie prelegenta, zasadniczym problemem jeśli chodzi o prawidłowość funkcjonowania systemu zamówień publicznych, a co za tym idzie systemu kontroli zarządczej, jest prawidłowy dobór kompetentnych pracowników do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne.

Jednostki powinny zapewnić im możliwość podnoszenia kwalifikacji zawodowych w zakresie przepisów prawa zamówień publicznych zabezpieczając jednocześnie środki finansowe na szkolenia.

… i odpowiednia struktura

Komórki zamówień publicznych powinny być właściwie usytuowane w strukturze organizacyjnej jednostki. Nie muszą on podlegać bezpośrednio kierownikowi jednostki, ale nie powinny być również usytuowane zbyt nisko w jej strukturze.

Struktura organizacyjna w komórkach zamówień publicznych powinna być dostosowana do celu, jakim jest prawidłowe udzielanie zamówień publicznych, a pracownicy zamówień publicznych powinni posiadać prawidłowo opisane stanowiska pracy, ze wskazaniem w formie pisemnej zakresu uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności.

Obszary ryzyka w przypadku zamówień

Prawdopodobieństwo osiągnięcia celu, czyli udzielenia zamówienia publicznego zgodnie z prawem, w sposób efektywny, oszczędny i terminowy zwiększy z pewnością właściwe zidentyfikowanie ryzyk.

Obszarami ryzyka w zakresie finansów publicznych są np.:

  • § błędne planowanie zamówień,
  • § błędne ustalanie wartości zamówienia (dzielenie zamówienia dotyczącego tego samego przedmiotu zamówienia na części),
  • § błędny wybór trybu (najczęściej wybierany tryb to przetarg nieograniczony),
  • § niewłaściwe sporządzenie SIWZ,
  • § niewłaściwy opis przedmiotu zamówienia (świadczy o tym np. duża liczba zapytań)
  • § niewłaściwa procedura uzupełniania dokumentów,
  • § błędne wykluczenie z postępowania,
  • § błędne odrzucenie ofert,
  • § unieważnienie postępowania bez spełnienia przesłanek,
  • § zagrożenie środkami ochrony prawnej,
  • § niewłaściwe dokumentowanie postępowań,
  • § zmiany umowy (zmiany umowy są dopuszczalne, ale w przypadku, gdy zamawiający je przewidział i określił warunki ewentualnej zmiany umowy),
  • § niewłaściwa realizacja umowy.
Mechanizmy kontroli

Mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko, które jednostka zamierza ograniczyć.

W przypadku zamówień publicznych jednostka powinna opracować taki regulamin udzielania zamówień publicznych będzie uwzględniał zadania komórek organizacyjnych, będzie zwięzły, przyjazny w czytaniu (ale nie zbyt ogólny), aktualny i użyteczny.

Regulamin komisji przetargowej powinien być ściśle powiązany z regulaminem udzielania zamówień, określać precyzyjnie obowiązki członków komisji, mając na celu zapewnienie indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności.

Przykładowymi mechanizmami kontrolnymi mogą być:

§ wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za zamówienia publiczne do sprawowania funkcji kontrolnych czynności dokonywanych w procesie udzielania zamówień publicznych,

§ samokontrola pracowników komórki zamówień publicznych,   

§ wzajemne dokonywanie czynności sprawdzających przez pracowników komórki zamówień publicznych,

§ podział obowiązków umożliwiający wykrywanie i korygowanie błędów,

§ zachowanie ciągłości pracy (planowanie urlopów, zastępowanie w pracach komisji przetargowych),

§ kontrola dostępu do systemów informatycznych ograniczona do osób związanych z komórką zamówień publicznych.

Nieszczęsne 14.000 euro.

Na zakończenie, prelegent starał się rozwiać wątpliwości dotyczące regulacji dla zamówień o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro. Czy wszystkie zakupy, także te o wartości poniżej 14.000 euro powinny podlegać regulacjom pisemnym?

Pan Ryszard Sołowiej stwierdził, że praktyka jest różna, ale zarówno zakupy pod-, jak i ponadprogowe są zamówieniami publicznymi, z tą różnica, że do zakupów podprogowych nie stosuje się przepisów Pzp. Zasady dokonywania zakupów podprogowych regulują regulaminy, które jednak, zdaniem prelegenta, są niekiedy niekiedy zbyt restrykcyjne.

www.mf.gov.pl

Autor:

Karol Zawadzki
specjalista ds. finansów publicznych

  • Portal Kadrowo-PłacowyPortal Kadrowo-Płacowy
  • Portal Finansowo - KsięgowyPortal Finansowo - Księgowy
  • Certyfikat Firmy Wiarygodnej FinansowoCertyfikat Firmy Wiarygodnej Finansowo
  • Portal dla firmy transportowejPortal dla firmy transportowej
  • APEXNETAPEXNET
  • Zarządzanie kancelarią prawnąZarządzanie kancelarią prawną
  • Serwis InwestoraSerwis Inwestora
  • Portal dla specjalistów ds. BHPPortal dla specjalistów ds. BHP
  • Portal Twojej Spółki z o.o.Portal Twojej Spółki z o.o.
  • Portal dla placówek oświatowychPortal dla placówek oświatowych
  • Experto24.plExperto24.pl
  • Serwis Rachunkowści BudżetowejSerwis Rachunkowści Budżetowej

Aby zadać pytanie, musisz być zalogowany

  • 26 prawników i specjalistów Pzp czeka na Twoje pytania!
  • Udzielamy nawet kilkadziesiąt porad tygodniowo!
  • Na ponad 90% pytań odpowiadamy w 72h!
  • Stale powiększana baza ponad 100 dokumentów!
  • Możliwość pobierania na dysk i edytowania!
  • Wygoda i oszczędność czasu – nie musisz już sam przygotowywać dokumentów!
  • Stale powiększana baza prawie 2000 wyroków KIO i orzeczeń sądów!
  • Praktyczne komentarze do najważniejszych orzeczeń!
  • Korzystaj z orzeczeń i unikaj błędów popełnionych przez innych!
  • Aktualny słowników kodów CPV zawsze pod ręką
  • Możliwość śledzenia przetargów powiązanych z danym kodem!
  • Wygodne narzędzie ułatwiające przygotowywanie dokumentacji przetargowej!

Strona używa plików cookies.

Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookie w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.