Jesteś tutaj: Strona główna » Aktualności » Jak należy prawidłowo sporządzić roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach?

Dodano 2012-02-02

Wyślij Drukuj A A A

Jak należy prawidłowo sporządzić roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach?

Koniec roku zakończył się już stosunkowo dawno, jednak z czynności wykonanych w ubiegłym roku zamawiający rozliczać muszą się teraz. Wynika to z przepisów ustawy Pzp, a dokładnie z art. 98 ust. 1 tejże ustawy, który nakłada na jednostki zamawiające obowiązek sporządzania rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach. Termin, w jakim należy sprawozdanie przekazać Prezesowi UZP, upływa 1 marca każdego roku. Aby ułatwić sporządzanie tego skomplikowanego dokumentu, Urząd Zamówień Publicznych wydał opinię prawną na temat sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych.

Każda jednostka zamawiająca, która udzieliła zamówień publicznych w 2011 r. o wartości powyżej 14.000 euro, ma obowiązek sporządzić roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach. Wynika to z art. 98 ust. 1 ustawy Pzp. Wyjątek stanowią zamawiający sektorowi, którzy muszą przekazać sprawozdanie Prezesowi UZP, nawet gdy wartość ich zamówień sektorowych nie przewyższa progów unijnych (art. 133 ust. 2 ustawy Pzp). Obecnie są to kwoty:

  • 400.000 euro dla dostaw lub usług oraz
  • 5.000.000 euro dla robót budowlanych,
od których to istnieje obowiązek stosowania przepisów o zamówieniach sektorowych.

Natomiast dla sprawozdań rocznych sporządzanych za 2011 r. musisz zastosować wartości progów, które obowiązywały w tym okresie, tj.:

  • 387.000 euro dla dostaw lub usług oraz
  • 4.845.000 euro dla robót budowlanych.
Informacje zamieszczasz na formularzu ZP-SR2.

Pierwsze kroki

Dane, jakie należy zamieścić w sprawozdaniu rocznym, obejmują zamówienia udzielone od 1 stycznia do 31 grudnia roku sprawozdawczego. Poszczególne kroki, jakie należy wykonać, to:

  • wypełnić elektroniczny formularz zamieszczony na stronie portalu Urzędu Zamówień Publicznych (zamawiający musi posiadać takie same uprawnienia, tj. loginy i hasła,  jak do przesyłania ogłoszeń do Biuletynu ZP),
  • wysłać formularz sprawozdania on-line przez stronę portalu UZP;
  • wydrukować sporządzone przez system UZP dokument. Musi on posiadać numer referencyjny, ponieważ stanowi potwierdzenie, iż sprawozdanie wpłynęło do UZP. Pamiętaj, aby zachować go w aktach.
Uwaga!

Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania, formularz sprawozdania rocznego musisz przekazać drogą elektroniczną. Ten sposób, w porównaniu z tradycyjną formą pisemną, tj. wysyłaniem dokumentów np. pocztą, jest szybszy i pomaga ujednolicić dane zawarte we wszystkich formularzach.

Jakie dane musisz zamieścić w sprawozdaniu?

W dokumencie sprawozdawczym zamiesza się jedynie wartości netto zawartych umów w sprawie zamówienia publicznego, tj. bez podatku od towarów i usług. Pamiętaj, iż dotyczy to również kontraktów, które nie zostały jeszcze zakończone, nawet jeśli zostały zawarte na okres przekraczający 1 rok, a zamawiający nie wydatkował całej kwoty, na jaką było udzielone zamówienie. Jeżeli natomiast wykonawca podpisał umowę z jednostką zamawiającą na czas nieoznaczony, to jako wartość umowy należy wpisać w sprawozdaniu kwotę określoną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia w sprawozdaniu za rok, w którym zawarto umowę.

Uwaga!

Jeżeli w danej jednostce zawarte zostały umowy ramowe, to podajesz tylko całkowitą szacunkową wartość tej umowy; bez uwzględniania wartości zamówień udzielonych na podstawie umowy ramowej.

Pamiętaj również, iż w przypadku gdy w Twojej umowie wskazane są tylko ceny jednostkowe bez określenia wartości całkowitej umowy w sprawie zamówienia publicznego, to wartością, jaką musisz wpisać w sprawozdaniu rocznym jest  iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług oraz ceny jednostkowej określonej w umowie.

Jak określić wartość zamówień udzielanych w częściach?

W sytuacji, gdy w postępowaniu o zamówienie publiczne przewidziana była możliwość składania ofert częściowych, a Ty zawarłeś więcej niż jedną umowę z wykonawcami, to musisz potraktować to jako jedno zamówienie. A zatem w sprawozdaniu rocznym powinieneś wykazać wartość, jaką stanowi suma cen netto, na jakie zawarto umowy częściowe.

Zamówienia dodatkowe i uzupełniające - problem czy formalność?

Potrzeba zamieszczenia informacji w sprawozdaniu rocznym o zamówieniach dodatkowych lub uzupełniających istnieje jedynie wówczas, gdy ich wartość szacunkowa jest większa niż wyrażona w złotych równowartość 14.000 euro.

Jeżeli zatem przed wszczęciem procedury przetargowej oszacowałeś wartość zamówienia na kwotę przewyższającą wartość 14.000 euro, ale ostatecznie umowę z wykonawcą zawarłeś na kwotę niższą, tj. poniżej 14.000 euro, to i tak masz obowiązek zamieścić dane o tej umowie w sprawozdaniu rocznym w rubryce dotyczącej zamówień od 14.000 euro do progów UE. Taka sytuacja będzie miała miejsce nawet wówczas, gdy wartość zawartej umowy przekroczy progi unijne.

Pamiętaj o podpisie sprawozdania przez kierownika zamawiającego!

Zanim prześlesz roczne sprawozdanie do Prezesa UZP, pamiętaj, aby zostało ono najpierw podpisane (w wersji papierowej lub po wydrukowaniu uzupełnionego formularza ze strony UZP) przez kierownika Twojej jednostki albo osobę upoważnioną.

Tutaj możesz przeczytać opinię prawną UZP.

Autor:

Anna Śmigulska-Wojciechowska

  • Portal Kadrowo-PłacowyPortal Kadrowo-Płacowy
  • Portal Finansowo - KsięgowyPortal Finansowo - Księgowy
  • Certyfikat Firmy Wiarygodnej FinansowoCertyfikat Firmy Wiarygodnej Finansowo
  • Portal dla firmy transportowejPortal dla firmy transportowej
  • APEXNETAPEXNET
  • Zarządzanie kancelarią prawnąZarządzanie kancelarią prawną
  • Zostań PartneremZostań Partnerem
  • Portal dla specjalistów ds. BHPPortal dla specjalistów ds. BHP
  • Portal Twojej Spółki z o.o.Portal Twojej Spółki z o.o.
  • Portal dla placówek oświatowychPortal dla placówek oświatowych
  • Experto24.plExperto24.pl
  • Serwis Rachunkowści BudżetowejSerwis Rachunkowści Budżetowej

Aby zadać pytanie musisz być zalogowany

Nie masz konta…


Strona używa plików cookies.

Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookie w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.